Передача документов по акту образец. Передача важных бумаг при назначении нового руководителя

В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).

Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.

Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей .

Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме

Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:

Одновременно передается печать канцелярии.

В процессе приемки-передачи документов установлено:

... (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).

Приложение:

1. Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
2. Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.

Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.

Составление акта приема-передачи документов

Началом процесса передачи документов может послужить . Он составляется в случаях:

• Увольнения работника,
• Назначения работника на ту или иную должность,
• Перевода сотрудника на другую должность,
• Перевода сотрудника в другое подразделение,
• Иной приказ по личному составу.

В состав комиссии должны входить как минимум три человека.

Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие - состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:

На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: , факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.

В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение - неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.

Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Как правильно составить передаточный акт в 2019 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

• Название свидетельства.
• Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
• Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
• Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов» . Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц - это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:

• № п/п.
• Наименование документа.
• Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.

1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы :

1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

• Название, дата и место написания свидетельства передачи.
• Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
• Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
• Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
• Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
• В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику. Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

• Название свидетельства.
• Дата подписания.
• Место подписания.
• Название передаваемых материалов в виде списка.
• Число передаваемых материалов.
• Ф.И.О. участвующих сторон.
• Основание для оформления бланка.
• Подписи сторон.
• Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов. Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Акт приема-передачи документов – документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты :

1. Наименование, дата и место оформления данного акта
2. Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
3. Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
4. Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
5. Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
6. Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя - стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

при передаче документации от одного сотрудника другому;

при смене руководящих лиц в организации;

при перемещении важных документов внутри предприятия;

при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

его полное наименование;

дату и место составления;

наименование фирмы;

состав комиссии (при ее назначении);

подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов .

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Акт приема и передачи первичной документации используется во время процесса отправки документов, имеющих высокую ценность. В данном акте приводится перечень бумаг, которые передаются между организациями или частными лицами. Таким образом, рассматриваемый документ является документальным подтверждением факта того, что принимающая сторона получила все бумаги, перечисленные в бланке. Давайте рассмотрим, как составляется акт приема-передачи документации.

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие

Для чего используются подобные акты

Данный вид актов используются юридическими лицами в случае необходимости передачи документов, имеющих высокую значимость для каждой из сторон. Это могут быть как различные приложения к договору, так и локальные документы конкретного предприятия. Чаще всего подобным образом передаются сведения об увольнении или переводе работников организации, а также о закрытии филиалов компании.

Роспись в данных актах свидетельствует о получении документов, что помогает в будущем доказать, что принимающая сторона исполнила свои обязательства . Рассматриваемый бланк может являться как неотъемлемой частью договора, так и самостоятельным документом в том случае, когда одной из сторон требуются подобные документы. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк наделен юридической силой только при учете правильного составления. Это означает, что этот бланк может выступить в качестве доказательной базы во время судебных разбирательств. Акт приема-передачи документации составляется в двух копиях, одна из которых передается получателю, а вторая остается у отправителя.

В каких случаях возникает необходимость составление акта

Существует множество различных ситуаций, в которых может потребоваться составление подобного бланка. Чаще всего подобные акты заключаются между двумя физическими или юридическими лицами. В последнем случае, данный документ составляется при необходимости передачи первичной документации в качестве сопровождения к публичной оферте. Также допускается использование рассматриваемых бумаг между юридическими и физическими лицами.

Значительно чаще данный вид документов используется внутри одного предприятия, имеющего развитую структуру. Давайте рассмотрим применение актов на конкретных примерах. Представьте себе ситуацию, когда ведущий специалист компании проходит процедуру увольнения. На данную должность нанимается новый сотрудник, в обязанности которого входит принятие дел компании.

Для того, чтобы избежать потери или порчи важной документации, составляется акт, который выступает в качестве документального подтверждения факта о том, что вся документация была передана в надлежащем виде.

Также составление данной бумаги может потребоваться в случае перевода сотрудника из одного подразделения в другой отдел. В этом случае, рассматриваемый работник должен передать все имеющиеся документы новому должностному лицу или другим сотрудникам отдела. Необходимость в составлении акта возникает при передаче бухгалтерских книг, административных и кадровых документов, а также другой локальной документации.

Далее предлагаем перейти к более сложным случаям. Одной из ситуаций, требующей составления акта приема-передачи документации, является объявление банкротства. В этом случае сотрудникам компании потребуется составить несколько десятков различных бланков, которые группируются по категориям, в соответствии с принадлежностью документов. Также этот акт может понадобиться в ситуации, связанной с реорганизацией предпринимательской деятельности. В случае слияния нескольких корпораций или объединения разных отделов появляется необходимость передать всю текущую документацию новому должностному лицу. Следует обратить внимание на то, что в этой ситуации создается более десятка подобных документов, в каждом из которых рассматривается конкретный отдел или наемный работник.

Составление бланка физическими лицами может понадобиться в случае оказания различных услуг, сопровождающихся оформлением важных документов . Одним из примеров данной ситуации является передача права второму лицу предоставлять интересы первой стороны в ходе судебных разбирательств. В рассматриваемом примере, между частными лицами передаются важные документы, которые могут быть в единственном экземпляре. Также рассматриваемый бланк может применяться в виде доказательной базы в ходе судебных разбирательств между физическими лицами.

Правила составления

Единая форма акта приема-передачи документов не установлена . Однако несмотря на это, существуют различные правила составления этого бланка. Игнорирование этих правил может привести к потере юридической силы, что подразумевает недействительность акта как доказательство факта передачи файлов между двумя компаниями. Именно поэтому, необходимо подойти с повышенным вниманием к вопросу разработки приемопередаточного акта.

В первую очередь рассматриваемый документ должен иметь правильное название. Далее следует указать дату и место составления бумаг. После этого в бланке указываются реквизиты предприятия выступающего в качестве стороны, передающей важные бумаги. Затем следует указать должностное лицо, в чьи обязанности входит оформление акта. Здесь указывается должность сотрудника, его фамилия и инициалы.

Далее указывается информация о получателе пакета документов. В случае с юридическими лицами следует указать не только наименование предприятия, но и форму собственности. Далее необходимо привести сведения о лице в чьи обязанности входит получение и обработка входящей документации. Здесь очень важно привести фамилию и инициалы работника, а также упомянуть занимаемую им должность.

После того, как будут указаны все вышеперечисленные сведения, приводится таблица, содержащая в себе данные о переданных файлах. Здесь необходимо указать наименования бумаг, их регистрационные номера, а также форму и дату составления. После этого, в документе ставится подпись передающей стороны. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк составляется в двух экземплярах, которые передаются получателю.

После проверки наличия всей перечисленной документации в акте, должностное лицо, выступающее в качестве получателя, ставит свою подпись на обоих бланках. Один из бланков остается у принимающей стороны, а второй отдается обратно фирме, что отправила документы. Для того чтобы заполненный бланк получил юридическую значимость, помимо подписи должностных лиц должны присутствовать фирменные печати предприятия.

В том случае, когда рассматриваемые бумаги составляются между физическими лицами, необходимо указать данные из паспорта каждой стороны. Эта информация указывается вместо реквизитов организаций. В данной ситуации достаточно лишь подписи сторон, поскольку печать у физических лиц отсутствует. Важно обратить внимание на то, что при передаче оригинальных бумаг, необходимо зафиксировать этот факт на страницах акта. При порче или утери этих документов, акт приема-передачи может выступить в качестве основного документа для разрешения конфликта при помощи суда. Так как существует определенный процент риска развития подобной ситуации, многие юристы рекомендуют сделать копии с оригинальных документов.

Акт приема-передачи документов, образец:

ИП «МегаСвет» в лице Соколовского Артема Михайловича, с одной стороны передал, а ОАО «Полет» в лице Орловой Татьяны Ивановны, с другой стороны, приняла следующие документы:

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны:

Передал документы: Соколовский А.М Соколовский

Приняла документы: Орлова Т.И Орлова».

Образец акта приема-передачи документов другому лицу имеет точно такую же форму, однако вместо формы и названия организаций, указываются паспортные данные обеих сторон.

Различные примеры использования актов приема-передачи документации

Передача важных бумаг бухгалтерского отдела

В рассматриваемом примере, назначается комиссия, в задачу которой входит составление акта о приеме и передаче бухгалтерских бумаг. Необходимость сбора комиссии возникает при увольнении ведущего специалиста, в чьи должностные обязанности входило ведение документов. В этом случае используются фирменные бланки, установленные на предприятии. В рассматриваемом акте указываются документы, которые передаются уволенным - новому должностному лицу.

В данном случае, имеется специальная форма составления бланков. Сведения о передаваемых книгах учета и других бухгалтерских записях приводятся в виде таблицы. Главным требованием при заполнении акта является указание следующих сведений:

• дата составления акта;
• порядкового номера;
• название файлов.

Передача важных бумаг при назначении нового руководителя

В задачу главного бухгалтера и руководителя предприятия входит заверение первичных документов предприятия. При смене руководства - это право передается новому должностному лицу. Важно обратить внимание, что во время изменений в составе администрации предприятия очень важно поставить в известность учреждения, осуществляющие контроль над деятельностью компании. Помимо этого, необходимо уведомить банковское учреждение, обслуживающее фирму. Данное правило действует только в отношении государственных компаний, а частным предпринимателям оставляется право принятия самостоятельного решения.

Акт передачи документов составляется согласно установленной форме, на фирменном бланке предприятия. Важно обратить внимание на то, что смена руководителя подразумевает возникновение различных вопросов, связанных с финансовым фондом компании. В этом случае, создается специальная комиссия, занимающаяся решением возникающих вопросов.

Передача кадровых файлов

Бланк, свидетельствующий о передаче кадровых записей увольняющимся лицом, составляется по установленной законом форме. В данном документе должны содержаться такие параметры, как:

• порядковый номер;
• наименование файла;
• дата заполнения;
• количество листов в файле;
• примечания.

В случае с ситуациями потери личных дел сотрудников предприятия или отсутствия определенных записей, данные нюансы указываются в графе «примечания».

Передача важных бумаг при назначении нового учредителя

Данный процесс имеет множество различных тонкостей и нюансов, связанных с передачей первичной документации . В первую очередь, должно быть назначено ответственное лицо, в чьи должностные обязанности будет входить перенос файлов. Далее выпускается приказ о сборе комиссии. В этом приказе следует указать четкий срок, необходимый для отправки документов. В процессе назначения нового учредителя, документ передается только лично.

Передача важных бумаг на государственное хранение

Многие предприятия часто передают информацию о своей деятельности государственным службам. Этот процесс подразумевает создание бланка, подтверждающего факт ценных сведений, о деятельности предприятия . Необходимость в подобных действиях возникает в случае реорганизационных мероприятий или ликвидации организации. Помимо этого, передавать документы в государственные службы необходимо по окончании периода хранения документов на территории предприятия.

В составленном акте должны быть указаны следующие сведения:

1. Наименование организации, что передает документы.
2. Название учреждения, принимающего файлы на хранение.

При утере важной документации, необходимо сделать соответствующую пометку в акте . В графе с примечаниями указываются сведения о порче или отсутствии документов либо отдельных страниц.