Как правильно оформить фирменный бланк. Создание фирменного бланка в Microsoft Word. Может ли ООО работать без печати

Главная / Авто

Мы уверены, что все пользователи, читающие эту статью, осознают, насколько значимое место в их жизни занимает интернет. Глобальная сеть открыла для людей не только ряд познавательных возможностей, но и вывела коммуникации между пользователями совершенно на новый уровень! Поэтому ни для кого не стало новостью, что интернет начал использоваться для осуществления онлайн-бизнеса.

В настоящее время практически каждый серьезный и старательный человек способен заработать с помощью всемирной паутины. «Каким образом?» — удивятся некоторые. Ответ прост – с помощью электронной коммерции!

Понятие электронной коммерции и ее основные составляющие

Электронная коммерция – понятие очень широкое и включает в себя множество категорий, которые мы обязательно обсудим позже. Если приводить максимально обобщенное толкование данного термина, можно сказать, это система экономических отношений, которые осуществляются при помощи интернета. В узком смысле, электронная торговля – это онлайн-предпринимательство.

К электронной коммерции относятся следующие глобальные категории:

онлайн-торговля
электронный обмен данными (т.к. в современном мире один из главных по ценности ресурсов – это информация)
электронный банкинг и осуществление страховых услуг
переводы денег и электронные денежные средства
электронный маркетинг (системы для сбора данных пользователя, электронные каталоги, справочники, доски объявлений)

На сегодняшний день, практически каждая физически существующая коммерческая организация (даже самая маленькая) имеет в распоряжении собственный сайт.

Это может быть обычный информационный сайт с основными данными об организации, услугах, ответами на часто задаваемые вопросы, контактными данными. Или же это может быть .

Все зависит от специфики работы организации, ее масштабов и целей. Также данное направление это отличный шанс для индивидуальных предпринимателей, решивших попробовать себя в качестве сетевых бизнесменов.

В современном мире все больше процессов становятся автоматизированными, поэтому очевидно, эта сфера интернет бизнеса, будет успешно развиваться и дальше. Расскажем подробнее о преимуществах и недостатках сетевой коммерции.

Преимущества

1) Главным преимуществом является ее способность достигать глобального рынка, не обязательно подразумевая большие финансовые вложения и затраты. Ограничения этого вида торговли не определяются географически. Это позволяет потребителям делать глобальный выбор, получать необходимую информацию и сравнивать предложения от всех потенциальных поставщиков независимо от их местонахождения.

2) Благодаря прямой связи с конечным потребителем, онлайн предпринимательство, сокращает цепочку посредников, иногда даже полностью устраняя их. Таким образом создается прямой канал между производителем или поставщиком услуг и конечным пользователем, что позволяет предлагать продукты и услуги, соответствующие индивидуальным предпочтениям целевого рынка.

3) Электронная коммерция позволяет поставщикам быть ближе к своим клиентам, что приводит к повышению производительности и конкурентоспособности для компаний. В результате потребитель получает улучшение качества обслуживания, что приводит к большей близости, а также к более эффективной до и после продажной поддержке. Благодаря этим новым формам электронной торговли потребители теперь имеют виртуальные магазины, которые открыты 24 часа в сутки.

4) Снижение затрат — еще одно очень важное преимущество, обычно связанное с электронной торговлей. Чем проще и удобнее осуществляется конкретный бизнес-процесс, тем больше вероятность его успеха. Это приводит к значительному снижению транзакционных издержек и, конечно же, цен, взимаемых с клиентов.

Недостатки

Основными недостатками, связанными с электронной торговлей, являются следующие:

1) Сильная зависимость от информационно-коммуникационных технологий. Особенно этот вопрос актуален для российского рынка. Далеко не во всех отдаленных регионах присутствует высокоскоростной интернет, который бы способствовал развитию интернет-торговли;

2) Отсутствие законодательства, которое надлежащим образом регулирует новые виды деятельности в области электронной торговли как на национальном, так и на международном уровне. Сюда же можно отнести высокий процент мошенничества в сфере электронной торговли и отсутствие эффективных методов борьбы с ним.

3) Не все потребители склонны к электронной торговле. Для многих клиентов возможность «пощупать» и визуально оценить товар является ключевым фактором при покупке тех или иных продуктов. Невозможность в полной мере оценить качество приобретаемого предмета – основной фактор, сдерживающий развитие электронной коммерции.

4) Потеря утраты пользователями конфиденциальности и небезопасность при проведении онлайн-транзакций. С развитием технологий безопасности риск этого фактора значительно снижается. Тем не менее, потерять свои деньги при оплате через интернет гораздо проще, чем потерять их, отдавая лично в руки продавцу в каком-нибудь магазине.

5) Угроза проблем с доставкой товара, оформлением возврата и т.п.

Электронная коммерция в цифрах

Зарождение электронной коммерции плавно начало происходить в 1998 году. Сегодня, спустя почти 20 лет, общий оборот интернет-торговли составил 2,36 трлн.долларов. Первое место по объему интернет-продаж среди всех стран, безусловно, занимает Китай. Россия находится лишь на 9 месте, а это значит, что в этой области существуют перспективы развития.

Электронная коммерция условно поделена более чем на 14 типов. Выделим из них несколько наиболее распространенных и интересных и расскажем о них подробнее.

B2B – в расшифровке аббревиатура означает «бизнес для бизнеса»
B2C – «бизнес для потребителя»
C2C – «взаимоотношения между потребителями»
C2B – «отношения между потребителями и торговыми организациями»
B2A – «бизнес-администрирование»
C2A – «потребительское администрирование»

Бизнес для бизнеса (B2B)

В этом типе электронной коммерции оба участника – коммерческие предприятия. В результате масштабы и ценность электронной коммерции B2B могут быть огромными. В качестве примера такой модели можно описать следующую ситуацию: предприятие-производитель смартфонов ищет оптовиков для сбыта своих товаров.

Таким образом, в этой схеме товары реализуются для их дальнейшей перепродажи конечным потребителям. Главной целью системы с В2В является повышение эффективности сотрудничества компаний в режиме онлайн.

Для любой бизнес-модели характерны свои площадки, с помощью которых реализуются торговые отношения. Для схемы B2B такими площадками являются биржи, аукционы и каталоги.

С помощью каталога можно получить максимум информации о характеристиках и свойствах приобретаемого продукта. Также покупатели могут сравнивать товары по цене, срокам и условиям доставки, отзывам и т.п.

Такая информационная прозрачность во много раз может облегчить выбор клиента. Чаще всего каталоги создаются в областях, где происходит сбыт недорогих товаров, на которые можно спрогнозировать спрос, и цена на которые почти не меняется.

Аукционы, как правило, проводятся для товаров уникального типа. Например, ими могут являться редкие предметы, специализированное техническое оборудование и т.д. Ценообразование здесь никогда не бывает фиксированным и происходит прямо в момент проведения аукциона.

Продавец выставляет все свои лоты, а многочисленные покупатели предлагают постоянно повышающуюся цену, если они заинтересовались в товаре. Аукцион для лота завершается по истечении заранее оговоренного времени, после этого товар отдается клиенту, который предложил наибольшую цену последним.

На биржах цены формируются в соответствии со спросом и предложением, а потому они очень редко оказываются стабильными. Биржа отлично подойдет для продажи популярных, распространенных и простых товаров с легко стандартизируемыми характеристиками. Биржа также подходит для отраслей, в которых цена и спрос часто колеблются. Зачастую биржи предоставляют возможность совершать торги анонимно.

Бизнес для потребителя (B2C)

Когда мы слышим термин «электронная коммерция», большинство людей думают как раз о модели B2C. Можно сказать, что данная схема является логичным продолжением системы B2B, ведь именно тип В2C обеспечивает доведение товара до конечного потребителя.

Таким образом тип «бизнес-потребитель» соответствует нашим представлениям о традиционной розничной торговле. Единственным отличием является то, что в данном случае торговля осуществляется через Интернет.

Данный тип отношений шире всего распространен в сфере онлайн-коммерции. В Интернете уже есть множество виртуальных магазинов, которые продают все виды потребительских товаров, таких как электронные приборы, программное обеспечение, книги, обувь, автомобили, продукты питания, развлекательные продукты, услуги и многое другое.

Схема «бизнес-потребитель» дает много выгод как покупателю, так и продавцу:

Для продавца эта схема выгодна главным образом тем, что нет необходимости нанимать много оплачиваемого персонала, как это бывает в обычных магазинах. У покупателя же отпадает потребность тратить время на посещение магазина: любой товар можно купить в интернете, изучив характеристики и отзывы.

Еще один общеизвестный факт – через интернет любой предмет можно приобрести дешевле, чем в обычном магазине. На бытовую технику разница в ценах может составлять несколько тысяч.

Примерами крупнейших интернет-магазинов, работающих по системе «бизнес-потребитель» являются: Amazon, ozon, Aliexpress и т.д.

На основе схемы B2B появилось еще одно ответвление в электронной коммерции. С 2010 года активно начала развиваться продажа товаров через соц. сети, поэтому такой вид торговли получил название «социальная коммерция».

Тип B2B реализуется с помощью следующих торговых площадок:

интернет-магазины
Web -витрины
социальные сети

Потребительская электронная торговля (C2C)

Эта сфера затрагивает торговые отношения между людьми, которые не ведут предпринимательскую деятельность. Проводя аналогию с обычной жизнью, можно сказать, что это нечто вроде объявления в газете о продаже того или иного товара.

В России в качестве торговых площадок для формата C2C выступают всем известные доски объявлений: Авито, Юла, и т.д. Также формат С2С начал широко распространяться в социальных сетях. Создаются специальные группы, в которых пользователи размещают объявления о продаже вещей из любых категорий.

Рассмотрим еще несколько существующих схем. Сразу отметим, что они пользуются значительно меньшей популярностью и заработать на них обычному пользователю очень трудно. Следующие схемы представлены, главным, образом, для расширения общего кругозора.

Потребительский бизнес (C2B)

Этот тип электронной коммерции очень распространен в проектах, основанных на краудсорсинге . Большое количество людей делают свои услуги или продукты доступными для покупки среди компаний, ищущих именно эти виды услуг или продуктов.

Примерами такой практики являются сайты, на которых дизайнеры представляют несколько вариантов для логотипа компании, и какой-либо из них выбирается и приобретается.

Другие платформы, которая очень распространены в этом типе коммерции, — это рынки, на которых продаются фотографии, изображения, мультимедиа и элементы дизайна.

Бизнес-администрирование (B2A)

Эта часть электронной торговли охватывает все онлайн-транзакции, проводимые между компаниями и государственным управлением. Эта область характерна для таких областей, как фискальное, социальное обеспечение, занятость, юридические документы и регистры и т. д.

Потребительское администрирование (C2A)

Модель «потребитель-администрация» охватывает все электронные транзакции, проводимые между отдельными физическими лицами и государственным аппаратом.

Применяться эта схема может в следующих областях:

Образование — распространение информации, дистанционное обучение и т. д.
Социальное обеспечение — посредством распространения информации, осуществления платежей и т. д.
Налоги — подача налоговых деклараций, платежей и т. д.
Здравоохранение – запись на прием, онлайн-консультации, оплате медицинских услуг

Обе модели, связанные с государственным управлением (B2A и C2A) тесно связаны с идеей эффективности и удобства использования услуг, предоставляемых гражданам правительством при поддержке информационных и коммуникационных технологий.

Основные выводы

На основе информации, изложенной в статье, выделим несколько ключевых моментов, которые характеризуют основные положения электронной коммерции.

— для осуществления бизнес сделок, должно существовать минимум два участника. Один из них всегда будет выступать в роли продавца, а другой в качестве покупателя.

— Система В2В (бизнес – бизнес) – олицетворяет оптовую торговлю, и товары здесь продаются юридическим лицам. Тип B2C (бизнес-потребитель) представляет собой розничную торговлю и доводит товар до физических лиц (конечных потребителей)

— Любой пользователь без специальной информационно-компьютерной подготовки сможет зарабатывать с помощью схем B2С (бизнес –потребитель) и С2С (потребитель – потребитель).

— Тип коммерции B2C самый распространенный вариант осуществления электронной коммерции. Каждый пользователь сумеет заработать таким путем, создав свой интернет-магазин. Подробнее о создании своего интернет-магазина без вложений можно прочитать в этой . Также мы писали статью о – это отличный пример, олицетворяющий получение дохода по системе С2С.

— В общей сложности, существует масса схем онлайн бизнеса. Можно расширить этот список до 30-40 схем, в зависимости от субъектов экономических отношений. Например, если мы считаем, что правительство является отдельным субъектом, то сможем придумать еще много видов онлайн торговли: B2G (от бизнеса к правительству), G2B (правительство для бизнеса), G2E (правительство для сотрудников), G2G (Правительство правительству), G2C (правительство гражданину), C2G (гражданин к правительству). Напоминаем, что все основные и общепризнанные типы были рассмотрены в данной статье.

Заключение

Подводя итог всему вышесказанному, можно сказать только одно: « продолжает успешно развиваться, проникая в более узкие специализированные сферы торговли. Будущее за интернетом и технологиями. Возможно, через несколько десятилетий у пользователей и вовсе пропадет надобность в традиционных розничных магазинах. А пока этого не произошло, просто следует знать, что электронная торговля – отличный шанс заработать и создать собственный бизнес с минимальными вложениями.

КОММЕРЦИЯ

(trade) Деятельность по продаже товаров или услуг с целью получения прибыли. от коммерции облагается подоходным налогом или корпорационным налогом, а не налогом на реализованный или корпорационным налогом на реализованный прирост капитала. Дать точное определение коммерции с точки зрения налогообложения достаточно трудно. В Законе о налогах всего лишь констатируется, что к коммерции следует относить любой торговли, производства, а также любое и всякую заинтересованность в коммерческой деятельности. Королевская по налогообложению прибылей и дохода в 1955 г. установила "шесть признаков коммерции": факт совершения , распространение права собственности на продаваемые или покупаемые , частота совершения однородных операций, работа с активом, проделанная с целью сделать его продаваемым, обстоятельства реализации актива и наличие стремления получить . Однако ни один из этих признаков сам по себе не конституирует коммерческого характера операции. Таким образом, которое ежегодно продает свой автомобиль с целью приобретения нового, с точки зрения налогообложения не является торговцем автомобилями.

Бизнес. Толковый словарь. - М.: "ИНФРА-М", Издательство "Весь Мир". Грэхэм Бетс, Барри Брайндли, С. Уильямс и др. Общая редакция: д.э.н. Осадчая И.М. . 1998 .

Коммерция торговая и торгово-посредническая деятельность, продажа или содействие продаже товаров и услуг.

Словарь бизнес-терминов. Академик.ру . 2001 .

Синонимы :

Смотреть что такое "Коммерция" в других словарях:

- (лат. commercium, от con с, вместе, и merx товар). Торговля в обширных размерах. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КОММЕРЦИЯ [лат. commercium] торговля, торговые операции. Словарь иностранных слов.… … Словарь иностранных слов русского языка

Бизнес * Банкротство * Бедность * Благополучие * Богатство * Воровство * Выгода * Деньги * Долги * Скупость * Золото * Игра * Идея * Конкуренция * Планирование * Прибыль * … Сводная энциклопедия афоризмов

- (от лат. commercium торговля) : в узком смысле торговая и торгово посредническая деятельность, участие в продаже или содействие продаже товаров и услуг; в широком смысле предпринимательская деятельность … Википедия

Торговля, бизнес; предпринимательство, бизнесменство, негоция Словарь русских синонимов. коммерция см. торговля 1 Словарь синонимов русского языка. Практический справочник. М.: Русский язык. З. Е. Александрова … Словарь синонимов

Коммерция - ■ Обсуждать вопрос, что благороднее коммерция или индустрия … Лексикон прописных истин

Деятельность по продаже или содействию продаже товаров и услуг … Юридический словарь

- (латинское commercium товарообмен), деятельность, связанная с производством и (или) реализацией продукции, оказанием услуг, приносящая доход (прибыль) … Современная энциклопедия

КОММЕРЦИЯ, и, жен. Торговля, торговые операции. Заниматься коммерцией. | прил. коммерческий, ая, ое. Коммерческие операции. Коммерческая сделка. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

- (от лат. commercium торговля) торговая и торгово посредническая деятельность, участие в продаже или содействие продаже товаров и услуг. В широком смысле слова предпринимательская деятельность. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б..… … Экономический словарь

коммерция - Деятельность по продаже товаров или услуг с целью получения прибыли. Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика

Книги

Коммерция , Жулидов С.И.. Настоящее учебное пособие разработано в целях оказания помощи сту-дентам по подготовке и защите выпускной квалификационной работы. Приведенные методические материалы содержат тематику…

Фирменный бланк, также как и карточка предприятия, является обязательным атрибутом не только ООО, наделенного статусом юрлица, но и ИП. Далее представлена детальная информация о том, для чего нужен фирменный бланк, какое его предназначение, и какие сведения должен содержать документ.

Предназначение фирменного бланка

Итак, зачем фирменный бланк нужен предприятию:

для оформления приказов. Все приказы , выданные ИП или директором ООО, оформляются на фирменном бланке предприятия. Как известно, все действия, осуществляющиеся в компании и несущие за собой правовые последствия, отображаются в соответствующих приказах. Чтобы документ имел юридическое значение, его следует делать на фирменном бланке предприятия. Этот требование касается всех выдаваемых приказов, начиная от назначения директора ООО и заканчивая приказами о принятии сотрудников на работу;
для ведения бизнес-переписки. Как показывает практика, одним из способов общения с контрагентами является переписка. Во время написания писем подобного рода принято использовать специальную форму;
для оформления деловых предложений. Пропозиции о поставке товара и оказании разного рода услуг, как правило, делают на специальных бланках предприятия;
для фиксации счетов на оплату оказанных услуг и поставленных товаров.

Обратите внимание! Наличие фирменного бланка необходимо для полноценного функционирования как общества, так и индивидуального предприятия. Фирменный бланк, как и карточка предприятия, идентифицирует организацию и в то же время дифференцирует ее от компаний, осуществляющих аналогичную деятельность.

Какие данные должны быть на фирменном бланке

Фирменный бланк является одним из основных документов предприятия, поэтому он должен соответствовать всем нормам и требованиям закона, а также содержать необходимую информацию.

Подобно другим официальным документам, бланк состоит из двух частей. Это «шапочка» и основная часть. Как правило, в «шапке» указываются основные данные об обществе или индивидуальном предпринимателе.

К таким сведениям относят:

полное название общества или ИП;
регистрационный номер предприятия. В случае с ООО - это ОГРН, для ИП - это ОГРН ИП;
на бланке общества с ограниченной ответственностью должен присутствовать код причины постановки. У индивидуального предпринимателя такого кода нет, поскольку он не обладает статусом юридического лица. В отношении ИП действует требование об указании в фирменном бланке налогового номера предпринимателя;
сведения об актуальном расчетном счете компании. Причем указывать следует не только номер банковского счета, но и наименование банка, и его идентификационный код;
информация относительно действующего юридического адреса предприятия. Сведения должны быть достоверными и не содержать ошибок. Неправильно указанный юридический адрес может не только вызвать повышенный интерес со стороны контролирующих органов, но и лишить предпринимателя выгодного партнерства;
помимо адресных данных, которые можно использовать для отправки корреспонденции, следует указывать другие контакты. Это может быть электронный адрес, факс или номера телефонов. Информация должна быть актуальной и соответствовать действительности.

Чтобы избежать недоразумений, сведения, зафиксированные в фирменном бланке, необходимо время от времени проверять и при необходимости подвергать корректировке. Помимо перечисленных реквизитов, фирменный бланк предприятия может содержать в себе логотип ООО или ИП.

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа (ОКУД);
отметка для регистрационного номера и даты документа;
отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать
Скачать
Скачать
Скачать

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации (автор документа);
отметка для проставления даты и номера документа;
место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Фото: arrowrootmedia.com