Как заполнить журнал входящей корреспонденции образец. Как вести журнал входящей корреспонденции

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:

• обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
• систематизации и обработки корреспонденции;
• облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
• обеспечения сохранности документов;
• проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

1. В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
2. В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
3. В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

• Регистрационный номер;
• Дата поступления/отправки документа;
• Вид документа;
• Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
• Тема/содержание письма;
• Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

• В дело №;
• Способ доставки письма или пр.;
• Количество страниц;
• Резолюция;
• Отметка об исполнении;
• Кем подписано;
• Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

• 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
• 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
• 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

Образец документа:

Образец документа:

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

К записи "Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция." 12 комментариев

Подскажите, пожалуйста, нужно ли вести регистрацию входящей и исходящей документации руководителю структурного подразделения, если вся основная корреспонденция поступает на почту организации и регистрацию ведёт секретарь при директоре? И каким документом необходимо в данном случае руководствоваться?

• Здравствуйте, Наталья.
  Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству. Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников (без приказов и распоряжений).
  Руководитель подразделения может внести предложение о введении регистрации в своем подразделении и зафиксировать это в инструкции по делопроизводству.
  В некоторых компаниях секретарь ведет сквозной учет всей документации компании, а в подразделениях ведут дополнительно учет в подразделении.
  Никакими законодательными актами это не регламентируется. Решение о порядке регистрации документов принимается внутри компании. Если проблема стоит в том, что секретарь не все документы регистрирует, то эта проблема решается путем внесения перечня регистрируемых документов в инструкцию по делопроизводству.

Добрый день! подскажите пожалуйста у нас журнал исх.кр. закончился в конце октября мы хотим завести новый. но не знаю в новом журнале номер порядковый начинается с 1,2,…… или продолжать 221,222,…..

• Анастасия, добрый день.
  Новый журнал заводят в начале года и соответственно нумерацию начинают с 1 только в начале года.
  Если журнал закончился посреди года, то делают вкладыш и продолжают нумеровать в соответствии с порядковым номером и так до конца года. В начале следующего года заводите новый журнал и начинаете новую нумерацию с 1.

Добрый день.
1. можно ли заводить журнал только на факсимильные и бумажные входящие\исходящие письма.
2. Если компания работает по проектам и приходят информационные письма по проектам — данные письма также регистрируются в журнале, но где должны храниться? в проектной документации или в соответствующем бумажном архиве вх\исх документов (или где уместней хранить копии? или просто в журнале делать ссылку на реквизит хранения?
ps как раз сейчас продумываю номенклатуру и внутренний документооборот в компании, чтобы к НГ все было устроено удобно.

• Добрый день, Анна.
  1. Журналы входящей и исходящей корреспонденции обычно заводят на всю документацию, не только на письма. В них применяется сквозная нумерация. Но чтобы проще было искать, можно добавить в журнал колонку «категория» и в ней указывать к какой категории относится тот или иной документ (письма, извещения, коммерческие предложения и т.п.). В электронных журналах при наличии реквизита «категория» очень удобно фильтровать документы.
  Также вы можете завести отдельные журналы входящей и исходящей корреспонденции только для писем. А все остальные документы регистрировать в другом журнале. В номенклатуре дел, соответственно, вы указываете, что у вас несколько журналов регистрации корреспонденции. Обычно так делают, когда поток писем очень большой. В таком случае нужно обязательно указывать в названии журнала, что данный журнал предназначен для регистрации писем.
  2.Проектные письма необходимо хранить, в вашем случае, в двух экземплярах. Один в папке с входящей корреспонденцией, другой в папке с проектной документацией. На каждом экземпляре должен быть проставлен один и тот же регистрационный номер.
  По поводу того где хранить оригинал и где копию. Как правило, оригинал хранится в папке с входящей документацией у секретаря (делопроизводителя или иного ответственного лица), а копии передаются в подразделения или помещаются в иные папки. Но бывают исключения. Если руководитель требует, чтобы в папке с проектной документацией хранился оригинал письма, значит так и поступайте. Но ОБЯЗАТЕЛЬНО сохраняйте себе копию письма, с пометкой где хранится оригинал (можно на обратной стороне или внизу письма сделать пометку, что оригинал письма находится в таком-то отделе в такой-то папке). Возьмите себе за правило, в папке с входящей и исходящей документацией не должно быть пропущенных номеров, т.е. все зарегистрированные документы должны присутствовать в папке. Оригинал или копия — это уже как получится. Иначе будет бардак, в котором будет трудно разобраться не только вам, но и другим сотрудникам.

  Добрый день, Оксана!
  1. Входящий номер. Входящий номер указывается только при регистрации входящей корреспонденции. При регистрации исходящей корреспонденции такой реквизит отсутствует.
  2. Исходящий номер. Данный реквизит присутствует и во входящей корреспонденции и в исходящей корреспонденции. Но при регистрации входящей корреспонденции в журнале регистрации указывается исходящий номер контрагента (т.е., компании, которая направила вам письмо), а при регистрации исходящей корреспонденции вы сами присваиваете номер документу, издаваемый вашей компанией.

1. Здравствуйте!
   1.Если у вас журнал входящей или журнал исходящей корреспонденции в электронном виде, то с нового года надо заводить новый журнал и начинать нумерацию с 1 номера.
   2. Если вы ведете журнал в бумажном виде и в нем достаточно места для продолжения регистрации корреспонденции, то можно продолжить вести регистрацию в этом же журнале, но обязательно нужно с начала года начать регистрацию с нового листа и с номера 1. Т.е. пишите на новом листе 2015 год и дальше регистрируете корреспонденцию №001, №002 и т.д.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка

Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах .

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.

Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации . Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.

С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?

Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).

В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.

Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.

Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.

Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации

(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.

Регистрация

На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.

Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.

Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.

Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:

вх. № 123-Ф – документ поступил по факсу;

вх. № 124-ЭП – документ поступил по электронной почте;

вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А;

вх. № 2-125 – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре дел.

Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.

Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:

дата поступления документа;

индекс и дата, указанные на документе отправителем;

наименование корреспондента;

вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.);

В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.

Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.

Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе

Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е. письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?

Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.

ПРИМЕР 2

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа

Передача на рассмотрение

Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.

Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.

ПРИМЕР 3

Оформление резолюции на отдельном листе

ОАО «РОМАШКА»

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА

ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову

Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.

Семенов Е.Е. Семенов

К вх. № 159 от 30.03.2012

Передача на исполнение

После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).

Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.

По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?

Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае – направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.

Исполнение документа

Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.

Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?

Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Приложении 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ГСДОУ устанавливались следующие сроки исполнения:

● для писем-поручений и писем-запросов вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

● для писем предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней.

Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.

При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения .

Извлечение

Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков

[…] 2. Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей), а также справки об остатках электронных денежных средств и переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа .

Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки

[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.

Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках

[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).

Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.

Извлечение

из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

1. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган

Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.

Отметка об исполнении документа

Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки.

Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.

ПРИМЕР 4

Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа — запись учетных данных о по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели :

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации , как правило, относятся :

• информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы , например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа : секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков . Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

• вид документа;
• географическое местонахождение автора документа;
• автор резолюции;
• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки , но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

• вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
• автор резолюции -список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение — список структурных подразделений;
• исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
• № дела — связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

• название подразделения, подготовившего документ,
• исходящий номер документа;
• дата документа;
• адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
• краткое содержание документа;
• фамилия исполнителя, подготовившего документ;
• контрольная дата ожидаемого ответа;
• ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
• дата документа (регистрации);
• краткое содержание;
• подразделение, подготовившее документ;
• исполнитель;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (ход исполнения);
• номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Каждый вид документа ( , ) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота в создаваемой компании

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

• централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
• движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
• исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
• исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
• организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов

Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» - передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать , что:

1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
3. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации :

1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
4. Научные отчеты.
5. Нормы и нормативы расхода материалов.
6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
7. Поздравительные телеграммы, письма.
8. Прейскуранты.
9. Пригласительные билеты.
10. Программы конференций, совещаний.
11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп - отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:

Вх. № 114/03 , где

Вх. - указывается, что документ является входящим;
114 - порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;
03 - код структурного подразделения

При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.

Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения.

В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений и количество в нем листов;
• Ф.И.О. и должность лица, поставившего документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения поручений;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект и пр.);
• способ получения или отправки документов (почтой России, экспресс-почтой, факсом, курьером и др.);
• другие данные по необходимости.

Т. В. Войцехович,

О бработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:

• способ доставки корреспонденции;
• содержание документа;
• автор документа;
• установленные сроки исполнения документа.

Способ доставки корреспонденции

Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил.

Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская . Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.

Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения.

Пример 1

Свернуть Показать

Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм - «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)!

Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».

Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) вы доверите только ей. При этом будете уверены, что документы дойдут в кратчайшие сроки и будут переданы, что называется, из рук в руки.

А доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям . Благо, сегодня у нас есть выбор. Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам.

Классическим способом доставки официальных писем как по территории нашей страны, так и за ее пределы, является почтовое отправление через ФГУП «Почта России» : простые, заказные письма, письма с уведомлением о вручении, ценные письма и т.д. Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы.

По электронной почте чаще всего доставляются разного рода информационные материалы, приглашения, реклама и т.д.

Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Красота.

Иногда по электронной почте вы получаете электронные копии срочных документов, доставка которых на бумажном носителе будет осуществлена позднее обычной почтой (для этого в современном делопроизводстве используется такой термин, как «досыл»).

Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может поступать различными способами. И выбранный вариант напрямую зависит от содержания документа, его актуальности / срочности, что существенно влияет на его дальнейшую обработку.

Такое количество современных средств доставки корреспонденции удобно только для отправляющей стороны. А вот сотрудников, осуществляющих прием корреспонденции, оно может «перегрузить».

Пример 2

Свернуть Показать

Допустим, вы работаете в небольшой, но достаточно активно развивающейся конторе. В службе ДОУ два, от силы три человека. И целый день бегаете на ресепшен, принимаете почту у курьеров, просматриваете Outlook (заметьте, курьеры и электронная почта не работают по расписанию). Еще у вас не разобрана гора корреспонденции, полученной из местного отделения связи (хорошо, что хоть «Почта России» доставляет корреспонденцию один раз в день; при этом многие организации самостоятельно получают корреспонденцию в почтовом отделении, не доверяя такую важную процедуру почтальону, который тоже человек: может заболеть, уйти в отпуск или просто не явиться).

И тут на пороге появляется фельдъегерь. Вы все бросаете - и к нему, получать особо важный документ, с которым вы будете бегать весь оставшийся рабочий день...

Автор документа

Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени министра вашей отрасли, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение.

Современные делопроизводственные процессы предполагают разработку для отдельных групп документов специальных маршрутов, характерных для документов определенного содержания.

Пример 3

Свернуть Показать

Если вы используете систему электронного документооборота, то поступивший типовой документ можете направить по соответствующему маршруту одновременно всем заинтересованным лицам или выстроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он в автоматическом режиме передавался от одного сотрудника следующему.

Также для отдельных групп документов можно разрабатывать «обратные» маршруты, т.е. не от руководителя к исполнителям, а от исполнителей к руководителю.

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

Только по наименованию «письма-запросы » понятно, что данный вид документов требует тщательной проработки, и работа с документом этой группы может включать в себя все стадии обработки входящей корреспонденции, начиная с регистрации и заканчивая контролем исполнения. К письмам данного типа можно отнести и так называемые циркулярные , направляемые из вышестоящих организаций в подведомственные. В этих письмах перед вашей организацией ставятся какие-либо задачи, требующие обязательного, а иногда и безотлагательного исполнения. Поэтому для данной категории служебных писем важны два фактора: необходимость исполнения и, как следствие, сроки исполнения.

Письма-ответы являются ответными документами на ваши запросы, просьбы, предложения, требования и прочие инициативные письма, направленные в другие организации с целью решения каких-либо ваших задач. Чаще всего письма-ответы не требуют дальнейших действий, кроме их передачи сотрудникам, инициировавшим рассмотрение данного вопроса.

Справочно-информационные письма по своей сути не содержат элемента «необходимость исполнения» и чаще всего исполнению не подлежат - у них краткая жизнь: прочитал, принял к сведению и выбросил в корзину.

Срок исполнения

С какого момента начинать исчислять срок исполнения (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8’ 2011

Сроки исполнения могут быть установлены типовой инструкцией по ведению делопроизводства и растянуты до 1 месяца. Но для отдельных видов документов сроки исполнения установлены специальными нормативными актами, по которым они могут исчисляться в днях, например, с момента поступления письма в организацию. Поэтому для документов с различными сроками исполнения целесообразно разрабатывать и различные процессы их обработки.

Эту важную тему в прошлом полугодии мы подробно рассмотрели в своем журнале, опубликовав несколько статей.

А сейчас мы показали, на что нужно обращать внимание, выстраивая процесс работы с входящей корреспонденцией. В современном мире жестких сроков и правил, огромного потока информации не допустимо направлять движение этого информационного потока в одно русло, очень легко захлебнуться в этой быстрой и бушующей горной реке.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы :

• прием;
• сортировка;
• регистрация корреспонденции;
• направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
• направление документов на исполнение;
• исполнение документов;
• организация контроля исполнения документов;
• формирование исполненных документов в дела.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников . Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:

• Руководитель - это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
• Ответственный исполнитель - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
• Исполнитель - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
• Контролер - сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
• Секретарь - секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
• Делопроизводитель - сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.

Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа , в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1).

Прием входящей корреспонденции

Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.

Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам. Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др.

Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию. Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов. Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати. Как правило, для курьеров и сотрудников почтового отделения на оттиске печати достаточно наименования организации, отправляющей / получающей корреспонденцию.

Пример 4

Образцы штампа и печати экспедиции

Свернуть Показать

Если вы имеете дело с курьерской доставкой , то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью.

Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.

Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. Например, «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно» .

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.

Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту.

Первичная сортировка входящей корреспонденции

Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.

Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При децентрализованной - каждое подразделение самостоятельно регистрирует «свои» документы. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания.

Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т.д. Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: можно быть уверенным в том, что никто, кроме адресата, не прочитает и не унесет его почту. Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. Кстати, конверты с надписью «Лично» , как правило, никем не вскрываются, а передаются адресату.

В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации . Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо.

Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы - счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: все, что не зарегистрировано, то обязательно потеряется. А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты.

Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким.

Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.

Также отметим, что документы с грифом, например, «ДСП», чаще всего регистрируются в отдельных учетных регистрах.

Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства - на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться:

• как на бумажном носителе (в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки (далее - РК)),
• так и в электронном виде:
  • визуально для пользователя СЭД это может выглядеть как заполнение метаданных регистрируемого документа в тот же Журнал или в отдельную регистрационную карточку;
  • если на СЭД денег пока нет, то можно использовать широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме привычного нам Журнала регистрации. В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию.

Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники (например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.д.). Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами.

При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма:

• регистрационный номер входящего документа;
• дата регистрации (поступления) документа;
• дата и регистрационный номер поступившего документа;
• сведения о корреспонденте (наименование организации - автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
• краткое содержание письма;
• способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте);
• количество полученных экземпляров письма;
• номер полученного экземпляра;
• сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);
• кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК. Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа.

Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация (т.е. первичное заполнение полей РК в вашей системе) может осуществляться в автоматическом режиме.

После того, как мы внесли в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, давайте присвоим ему статус «Зарегистрировано». Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов:

• наименования организации;
• даты регистрации документа (иногда добавляют время получения);
• входящего регистрационного номера (не путать с номером, присвоенным документу его автором).

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

Как вы видите из реквизитов поступившего документа (из Примера 6) и регистрационных материалов (Журнал из Примера 5), мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным (см. графу 6 Журнала).

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе.

Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс.

Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой. И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно. Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж!

Также СЭД помогут делопроизводителю зарегистрировать «энное» количество однотипных писем, поступивших от одного корреспондента. Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. 15 одинаковых писем, отличающихся одно от другого только регистрационным номером и наименованием клиента банка, о котором запрашивается информация. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию. Пользователю останется только внести индивидуальные данные.

Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др.). В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать - сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: по каким параметрам вы в дальнейшем будете осуществлять поиск документов? Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа. Например, в регистрационной карточке входящего документа СЭД «ДЕЛО» для этой цели предусмотрена специальная закладка, которая так и называется - «Сопроводительный документ».

Направление документов на рассмотрение руководителю

Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю. В крупных компаниях до передачи документов руководителю помощником готовятся проекты резолюций, которые оформляются на специальных бланках, так называемых «бегунках». «Бегунок» может содержать только реквизиты руководителя: его должность и фамилию, имя, отчество или же иметь типовую форму. При разработке типовой формы «бегунка» особое внимание следует уделять содержательной части резолюции, необходимо предусмотреть место для написания текста резолюции, для указания фамилии должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения данного документа, а также фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей. Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа (его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты). См. Пример 7 на следующей странице.

В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия. СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.

Но вернемся к бумажному документообороту.

Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета.

Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю : руководитель - секретарь - делопроизводитель - исполнитель. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов.

Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю (или его секретарю) будет перечень (список номеров) передаваемых документов.

Если же вы работаете в СЭД, то секретарю, получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие передаваемых документов на бумажном носителе с документами, зарегистрированными в системе. Также удобно использовать стадии жизненного цикла электронного документа. Вы помните, после регистрации мы установили для зарегистрированных в системе документов стадию «Зарегистрировано». Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение».

Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе (см. текст курсивом на фрагменте входящего письма в Примере 8) или оформляется на прикрепленном к нему «бегунке» (Пример 7). «Бегунок», содержащий резолюцию руководителя, является неотъемлемой частью документа и подлежит дальнейшему хранению вместе с ним.

Пример 7

Свернуть Показать

Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя. Кстати, если заготовка «бегунка» содержит сведения, которые в итоговой резолюции должны быть иными (например, исполнителем руководитель решил назначить Иванова, а не Петрову, которую помощник уже вписал в проект резолюции на «бегунке»), то вместо перепечатки «бегунка» или внесения в него исправлений вручную можно оформить резолюцию на самом документе.

Пример 8

Свернуть Показать

Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах секретариата, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии жизненного цикла документа, которым присваивается следующий статус - «На исполнение».

Направление документов на исполнение

На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы ДОУ стоят две задачи:

• во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т.е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции);
• во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление.

Не забудьте, что если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль» / «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале признак контрольности может проставляться в графе «Регистрационный номер» (она идет первой и сразу видна), или в графе «Резолюция» (как в Примере 9), или в специально отведенной для этого графе.

Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле».

При работе с бумажными носителями делопроизводители должны каким-то образом передать документы исполнителям. Например, делопроизводители раскладывают их по все тем же папкам, ячейкам или почтовым ящикам структурных подразделений и ждут, когда сотрудники данных подразделений придут за документами. В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в соответствии с установленным графиком.

А при работе в СЭД рассылка исполнителям электронных документов осуществляется в автоматическом режиме сразу же после оформления резолюции руководителя. И документ поступает исполнителю уже через несколько секунд после нажатия волшебной кнопки «Ок».

А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и - одновременно - какие сведения вносятся в Журнал регистрации.

Пример 8

Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации

Свернуть Показать

Исполнение документов

Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с:

• резолюцией руководителя;
• должностными обязанностями;
• утвержденным бизнес-процессом.

Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»). На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа)

Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе.

В графу «Ход исполнения» вносятся основные этапы работы с документом или причины, послужившие основанием для продления (переноса) срока исполнения документа. Например, «25.08.2011 проведена встреча с партнером, достигнута предварительная договоренность, направлены документы для разработки договора сотрудничества» или «В связи с тем, что требуется дополнительная проверка и 11.08.2011 запрошены копии платежных документов, прошу перенести срок исполнения на 20.08.2011» .

В графу «Отметка об исполнении» вносятся сведения об исполнении документа в целом: «15.08.2011 проведена камеральная проверка ОАО «Алатырь». Отчет о проверке представлен руководству 18.08.2011» . Если исполнение документа оформлено ответным письмом, то указывается дата и номер ответного документа, например, «Исх. № 1561/12 от 25.08.2011» .

Если вы работаете в СЭД, особое внимание необходимо уделить так называемым «пустым» отчетам: когда сотрудники, получившие документы на исполнение, просто проставляют отметку «Исполнено», не задумываясь о том, что они одним нажатием клавиши отчитываются об исполнении документа, а не о его прочтении. Исполненным считается только тот документ, по которому решены все поставленные в нем вопросы. «Пустой» отчет ответственного исполнителя с текстом вроде «Выполнено» или «Исполнено», без указания конкретных сведений об исполнении делопроизводителем, приниматься не должен, а поручение должно быть направлено на доработку.

Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении. См. Пример 9. Так поступают при бумажном делопроизводстве. При работе в СЭД подобные сведения могут сразу вноситься в систему либо опять же оформляться исполнителем на бумажном документе с проставлением своей подписи, а потом они переносятся еще и в СЭД им самим или же делопроизводителем. В этот момент документ переходит на следующую стадию своего жизненного цикла - «Отчет об исполнении».

Организация контроля исполнения

Контроль исполнения документов по существу полностью ложится на плечи сотрудника, назначенного контролером. На сотрудников службы ДОУ возлагается лишь ведение «технической» стороны контроля: проверка факта исполнения документа «выполнено / не выполнено», а также соблюдения сроков исполнения.

К сожалению, журнальная форма регистрации тем и неудобна, что не позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения документов. Ведение контрольной функции в автоматическом режиме является одним из преимуществ СЭД, которые позволяют получать информацию о документах, находящихся на контроле в различных разрезах: видеть документы, находящиеся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и у конкретного подразделения в целом; документы, срок исполнения которых истекает в определенную дату и т.д.

Конечно, текущий контроль удобнее всего осуществлять, ориентируясь на сроки исполнения, отсортировав документы соответствующим образом. Не стоит забывать и о промежуточном контроле, который проводится за несколько дней до установленного контрольного срока. Сегодня для проведения промежуточного контроля используют систему «напоминаний», которые направляются исполнителям в автоматическом режиме.

По одному документу может быть принято несколько управленческих решений, которые будут оформлены в виде нескольких поручений. Причем у них могут быть установлены разные сроки исполнения! И каждое поручение надо ставить на контроль, что в дальнейшем приведет к контролю за исполнением не только документа в целом, но и каждого поручения в отдельности.

Поэтому сегодня различают понятия «поручение» и «резолюция», обычная «резолюция» и «контрольная резолюция», обычное «поручение» и «контрольное поручение» или «контрольный документ». Один документ может иметь одновременно несколько обычных и контрольных поручений. При этом, например, если резолюция вышестоящего руководителя не имеет ни одного контрольного поручения, то и сам документ в целом не будет считаться контрольным.

Если у вас нет системы электронного документооборота, то рекомендуем вести Журнал регистрации все-таки не в бумажной форме, а хотя бы в электронной таблице в MS Excel или MS Access. В случае необходимости контроля нескольких поручений, выданных по одному документу, вы сможете завести их в таблице отдельными строками:

• в первой из которых вы заполняете все графы,
• а во всех последующих повторяете только входящий номер и дату поступления документа (для его идентификации), а также заполняете те графы, которые содержат индивидуальную информацию о выданном поручении и его исполнении.

Осуществление контрольных функций службой ДОУ будет менее обременительным, если информация об исполнении поручений будет вноситься своевременно, по мере обработки как входящих, так и исходящих документов. Например, если вы регистрируете исходящий документ, который одновременно является ответным письмом на какой-либо входящий документ, то не поленитесь и внесите информацию в регистрационные материалы входящего письма, а по возможности и снимите его с контроля.

Документ снимается с контроля лишь контролером. Исполнитель, доложив об исполнении документа, только просит снять его с контроля (см. отметку № 3 на входящем письме из Примера 9). Также «попросить» это сделать могут и иные сотрудники, «заметив» изменение ситуации.

После снятия документа с контроля в регистрационных материалах признак контрольности заменяют на признак «снято с контроля»: в системах электронного документооборота признак теряет свою яркую (часто красную) окраску , а в журнале регистрации яркую букву можно просто перечеркнуть . Отметку о контроле, проставленную на самом документе, не изменяют (в нашем Примере 9 это штамп «Контроль», он не перечеркивается).

В этот момент документу может быть установлен новый статус - «Исполнено. Снято с контроля».

Формирование документов в дела

Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:

• по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов);
• по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона);
• по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее.

Формирование дел с наименованиями «Входящие» и «Исходящие» допустимо только в том случае, если между документами, сформированными в эти разные дела, будет установлена тесная связь. Например, на входящем документе обязательно указывается номер и дата ответного документа, а также номер дела, в которое он подшит. Точно такая же информация должна содержаться и в регистрационных материалах. Иначе вам придется долго искать или письмо-запрос, или ответ на него.

Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, может входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма.

Делопроизводителем на документе делается соответствующая надпись: «В дело № 01-15», и эти же сведения переносятся в регистрационные материалы (см. в Примере 9 последнюю 15 графу Журнала и отметку под № 4 на входящем письме).

По работе с входящей корреспонденцией часто составляются различного рода аналитические отчеты:

• отчет о контроле исполнения документов (предоставляются как количественные, так и качественные показатели);
• отчеты о количестве поступивших документов в целом и в разрезе структурных подразделений;
• отчеты о тематике входящих документов или о регионах, с которыми ведется переписка, и т.д.

Поэтому сегодня устаревшие формы работы с документами на бумажных носителях отходят на задний план, уступая место электронному документообороту. Журнальная форма регистрации остается жить только в особо секретных учреждениях, и ее место в делопроизводственных процессах уверенно занимают системы электронного документооборота и «мастер на все руки» MS Excel.