Шаблон командировочного удостоверения. Инструкция: заполняем командировочный лист. Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили
Форма Т-10 «Командировочное удостоверение» (бланк и образец)
Некоторые организации, направляющие своих работников в служебные командировки, продолжают использовать для своего удобства командировочные удостоверения и служебные задания для командировок, хотя сегодня законодательство от работодателей этого не требует.
Командировочные удостоверения: исторический экскурс
С 8 января 2015 года командировочные удостоверения перестали быть обязательным документом при оформлении командировок. Упоминаний о них в Положении об особенностях направления в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, больше нет.
Поэтому в настоящее время командировочные удостоверения применяются только в тех организациях, которые предусмотрели их использование в своих локальных нормативных актах о командировках (положениях, приказах и т.п.), принятых в соответствии со ст. 168 ТК РФ .
При этом форма удостоверения должна быть утверждена приказом по организации (в составе учетной политики). Возможно применение унифицированной формы № Т-10, если это надлежаще утверждено работодателем.
Скачать бланк формы Т-10 можно бесплатно в системе КонсультантПлюс .
Однако не возбраняется использование и самостоятельно разработанного организацией бланка командировочного удостоверения.
Отметки принимающей организации в командировочном удостоверении
Вместе с командировочными удостоверениями канули в Лету и журналы учета командировок, где фиксировались данные об убывших в командировку работниках и прибывших чужих командированных работниках. Если же работодатель посчитает нужным такой журнал все же вести, то это не будет нарушением.
Если в организации, куда командирован работник, не предусмотрено оформление командировочных удостоверений, то отметку о прибытии, возможно, ему не поставят. В случае отказа обязать принимающую организацию проставлять отметки никто не может.
В этом случае даты прибытия и убытия работник должен будет подтвердить проездными документами.
Как оформить командировочное удостоверение?
Порядок оформления командировочного удостоверения в организации, его использующей, должен быть прописан в локальном положении о командировках.
Обычно его заполняет работник кадровой службы, а при его отсутствии — секретарь или бухгалтер. Удостоверение составляется в одном экземпляре, оформляется рукописно или печатным способом.
Приведем образец заполнения командировочного удостоверения.
Содержание командировочного удостоверения
Таким образом, единого образца командировочного удостоверения теперь не существует.
Если организация посчитала целесообразным использовать у себя командировочные удостоверения и разработать свой бланк, включать туда нужно следующие сведения:
- номер и дату выдачи удостоверения;
- название организации (полное и сокращенное);
- ФИО сотрудника, его табельный номер, должность и структурное подразделение;
- наименование организации - принимающей стороны;
- цель поездки (должна соответствовать формулировке служебного задания и/или приказа);
- продолжительность поездки в календарных днях.
Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации, заверяется печатью.
Традиционно на обороте удостоверения отражаются данные о прибытии работника в место командировки и убытии из него. Эта информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Командировочный лист (командировочное удостоверение) выдается сотруднику, направляемому в поездку с целью исполнения служебных обязанностей.
Заполняется удостоверение на унифицированном бланке по форме Т-10 (Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004). При этом действующее законодательство позволяет работодателю составить форму командировочного листа самостоятельно, включив в него необходимые пункты и положения. В данном случае разработанный формат необходимо закрепить в учетной политике и иных локальных нормативно-правовых актах организации.
Где взять бланк
Командировочный лист (бланк скачать можно на нашем сайте) выглядит так.
Ранее этот документ был обязательным для заполнения в случае отбытия сотрудников в командировку. Согласно трудовому законодательству, в удостоверении надлежало прописывать цель и срок поездки.
В 2015 году обязанность составления командировочного удостоверения была снята с учреждений (ПП РФ № 1595 от 29.12.2014). С января 2015 года работодатель сам принимает решение, заполнять специальное удостоверение для командировок или нет. В случае, если в организации принято его заполнение, это также необходимо прописать во внутренних нормативах учреждения.
Как оформлять
Как было указано выше, руководство организации самостоятельно принимает решение об обязанности заполнения и формате документа. Если работодатель заполняет форму Т-10, ему надлежит придерживаться общепринятого порядка заполнения. Унифицированный бланк командировочного листа состоит из лицевой и оборотной сторон. Далее предлагаем инструкцию заполнения каждой из частей листа.
Лицевая часть
На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).
- Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
- структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
- данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
- целевое назначение поездки;
- длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.
Лицевая сторона листа заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).
Оборотная часть
На обороте фиксируются все передвижения сотрудника. Здесь принимающая организация проставляет следующие отметки:
- о дате фактического прибытия;
- о дне выбытия.
Таким образом, на обороте отображается фактическое количество командировочных дней. Также в обязательном порядке указываются фамилия, имя и отчество сотрудника и место командировки (город или иной населенный пункт).
Заверяет оборот листа руководитель принимающей организации, и, при использовании, ставится печать учреждения.
Удостоверение по форме Т-10 необходимо заполнять в строгом соответствии с установленными правилами. Ошибки в документе не допускаются. Если при оформлении была допущена неточность, то ошибочные сведения необходимо зачеркнуть одной линией, а верную информацию надписать сверху. Исправления необходимо заверить. Специалист, отвечающий за оформление документа, должен расписаться и поставить печать (при ее наличии в учреждении).
Если работник в рамках одной поездки должен посетить несколько городов или принимающих предприятий, то при проставлении отметок должна строго соблюдаться хронология.
Иногда предприятие может отправлять своих работников в служебные поездки с целью выполнения поставленной производственной задачи. Среди документов, которые часто оформляют для такой поездки, встречается также командировочное удостоверение. Последние изменения в законодательстве разрешают не использовать его, но многие компании все же продолжают применять этот бланк.
До 2015 года командировочное удостоверение было обязательным документом, если оформлялась . Оно служило для определения сроков пребывания в поездке, а также подтверждало период начисления суточных.
С 2015 года его, а также несколько других бланков, признали необязательными к использованию.
Теперь заполнять удостоверение нужно только в том случае, если это прямо указано в учетной политике, в , либо в прочих компании. При его отсутствии, сроки поездки можно подтверждать билетами, чеками из гостиницы, служебной запиской и прочими бумагами.
Теперь основывается на составлении приказа на командировку, на основании которого уже заполняется командировочное удостоверение. Для него существует унифицированная форма Т-10, подготовленная Госкомстатом. Она может заполняться вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере при помощи специальных программ.
После проставления всех подписей и печатей, документ передается работнику. Он действителен при предъявлении его вместе с паспортом либо другим документом, подтверждающим личность и указанным в бланке.
Вместе с удостоверением может оформляться (оно также теперь не является обязательным). В нем проставляются указания, которые сотрудник должен решить во время поездки, а также работнику в нем нужно отразить отчеты об их исполнении. Организация может разработать свой бланк и объединить командировочное удостоверение и служебное задание в один документ.
Внимание! После возврата из поездки, работник должен заполнить авансовый отчет, приложить к нему проштампованное за время поездки удостоверение, и передать их в бухгалтерию вместе с подтверждающими расходы документами.
Может ли принимающая сторона отказаться ставить отметки?
Поскольку командировочное удостоверение больше не являются обязательным документом, принимающее предприятие может отказаться ставить в нем печати. И это не будет считаться нарушением правил его оформления.
Если печати отсутствуют, срок командировки определяют с помощью:
- Дат в проездных документах;
- Таможенных печатей в загранпаспорте, они же определяют дату пересечения границы;
- Служебной записки.
Внимание! Последний способ также применяется, если работник совершает поездку на собственном либо рабочем автомобиле. Однако даты поездки и маршрут нужно подтвердить при помощи путевого листа, кассовых чеков с заправочных станций и прочих документов.
Скачать образец и бланк формы Т-10
Скачать в формате Word.
Скачать в формате Word.
Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10
Рассмотрим, как правильно заполняется форма командировочного удостоверения.
Лицевая сторона
Оформление бланка начинается с указания полного либо сокращенного названия компании, и в графе справа - кода в справочнике ОКПО.
Далее в следующие графы записывается очередной номер удостоверения, а также дата его заполнения. Под этим номером документ необходимо также зарегистрировать в журнале, если его ведение предусмотрено действующими локальными актами.
Следующем этапом записываются полные Ф.И.О. сотрудника, его номер согласно табелю, занимаемая должность и наименование подразделения, где он работает.
После этого следуют графы, в которые записывается информация о принимающей стороне. Обычно, здесь записываются название страны, города, а также компании, в которую едет работник. Если наименование фирмы на момент поездки неизвестно (к примеру, поездка производится с целью поиска новых клиентов), то можно указать только страну и город.
На основании данных, которые внесены в приказ на командировку, либо в служебное задание, в документе указывается цель поездки, количество дней, отводящихся на поездку, а также даты ее начала и завершения.
Форма Т-10 обязательно должна содержать сведения о документе, подтверждающем личность - его серию, номер, место выдачи.
Полностью оформленный документ подписывает руководитель компании, а также здесь ставится фирменная печать, если она используется.
Оборотная сторона
Ниже, либо на оборотной стороне бланка, располагаются графы, где принимающая организация должна проставить отметки о прибытии и выбытии командируемого. При этом должны быть указаны город, дата приезда либо отъезда, а также должность и личные сведения о сотруднике, который проставил отметку. Если компания использует печать, то на документе также нужно проставить ее оттиск. Оттиск должен быть четким и хорошо читаемым.
Если у работника несколько мест командировки, то при проставлении отметок принимающих компаний необходимо соблюдать последовательность записей, чтобы в дальнейшем можно было проследить цепочку прибытий и отправлений.
Внимание! В командировочное удостоверение можно вносить исправления, например, при продлении командировки. Но это необходимо делать аккуратно. Предыдущая запись прочеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ее, а сверху указывается новая информация. После этого исправления заверяются подписью лица и печатью.
Сопутствующие документы
Помимо командировочного удостоверения может применяться следующие документы:
- Служебное задание - этот документ не обязателен к оформлению. Но многие компании до сих пользуются им - в бланке записывается задание, которое должен выполнить сотрудник в поездке, а он сам там же отчитывается о его выполнении;
- Отчет о проделанной работе - применяется, если не используется служебное задание. В нем работник описывает процесс выполнения данных поручений;
- Авансовый отчет АО-1 - служит для отчета работником о произведенных им расходах, путем приложения подтверждающих документов. Суточные при командировках не подлежат отчету - их просто необходимо вписать, в зависимости от суточной нормы и количества дней поездки;
- Документы, которыми можно подтвердить найм помещения для проживания во время командировки - квитанция либо счет из гостиницы с указанием всех необходимых сведений, либо договор найма квартиры либо дома;
- Документы, которые подтвердят затраченные суммы на проезд - бумажные и электронные билеты, посадочные талоны, квитанция за белье в поезде и т. д.;
- Чеки либо квитанции за услуги такси;
- Документы по прочим расходам - чек из камеры хранения, квитанция за услуги связи и т. д.;
- Служебная записка с чеками на ГСМ, если работник ездил на собственном либо служебном транспорте;
- Служебная записка, если у работника отсутствуют документы на подтверждение проживания, либо проезда, или же и те, и те.
Направление сотрудника в командировку должно оформляться должным образом с заполнением всех обязательных документов. Одним из таких документов является командировочное удостоверение , которое подтверждает факт нахождения сотрудника по месту назначения. Данный документ имеет унифицированную форму Т-10, ниже вы можете скачать бланк форма Т10 и посмотреть образец заполнения удостоверения.
Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .
Также к обязательным документам, подтверждающим командировочные расходы, относится со всеми приложенными документами. Направление в командировку оформляется , а руководителем подразделения составляется .
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Командировочное удостоверение (форма Т-10)
Бланк командировочного удостоверения представляет из себя двухсторонний лист: с одной стороны указывается общая информация о работнике и о командировке, с обратной стороны ставятся подписи и печати организаций, в которых побывал командируемый.
При заполнении удостоверения присваиваем ему номер и ставим дату оформления. Заполняем необходимую информацию о работнике: фамилию, имя, отчество, должность, согласно штатному расписанию, подразделение, табельный номер.
Затем ставим цель командировки по служебному заданию, количество дней командировки и ее сроки (первый день - день отбытия из организации, последний день - день прибытия).
Прописываем паспортные данные командируемого.
С обратной стороны в верхнем левом углу пишем наименование организации, из которой отбывает сотрудник (то есть ту, в которой он постоянно работает), дату отбытия, ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Заполненный таким образом бланк Т10 подписывается руководителем организации и передается командируемому работнику.
Далее работник должен последовательно предъявлять данное удостоверение в каждой организации, в которой он побывает в процессе командировки, с целью заполнения с обратной стороны бланка строк «прибыл в» и «выбыл из». Каждая организация, в которой побывал командируемый, указывает свое наименование, дату прибытия, ставить подпись и печать и, соответственно, при выбытии – дату выбытия с подписью и печатью.
При возвращении на место постоянной работы работник сдает оформленное командировочное удостоверение и в нем ставится отметка о прибытии в родную организацию с указанием даты и проставлением подписи и печати.
Все командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации. Для учета этих документов используется специальный журнал регистрации, образец которого можно скачать ниже.
может использоваться организациями в случае направления своих сотрудников в командировку. Как оформить удостоверение на командировку и правильно заполнить этот бланк, вы узнаете из нашей статьи.
Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а
С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.
Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.
Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере. Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.
Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.
Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).
Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).
Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.
По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.
Где скачать бланк удостоверения на командировку
Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.
Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.
О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные» .
Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.
Итоги
С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным атрибутом служебной поездки. Но многие работодатели предпочитают его оформлять, продолжая использовать для этого унифицированную форму Т-10.