Оформление справки с места работы. Оформляем и выдаем работникам справки. Типы справок и образцы

Аналитическая справка представляет собой документ, в котором указываются данные исследований, проведенных в той или иной области. Ее создают для формулирования возникших проблем. Сюда вносятся несколько вариантов для выхода из сложившейся ситуации. За основу берется доступная всем информация.

Структура

Объем справки, а также ее форма жестко не регламентируется. В качестве основы служат следующие элементы:

• аннотация;
• содержание;
• введение;
• основанная часть;
• заключение;
• подписи;
• приложение.

В аннотации кратко излагается суть основного документа. Это в первую очередь причины и обстоятельства, а также цели и задачи определенного объекта. Не менее важным фактором в данном случае являются методы и результаты работы.

Все данные вносятся с соблюдением логической последовательности и точной подачей информации. Докладчики опираются на дополнительную литературу, а также собственные источники. Сообщение и анализ данных проводится в несколько этапов. Все гипотезы обязательно должны иметь обоснование.

Аналитическая справка содержит прогнозы и выводы, в ней излагаются определенные рекомендации.

В качестве основы при этом берется изложенная информация. В приложении составляются таблицы со схемами, графиками и дополнительной информацией.

Цели документа

Одной из важнейших задач аналитической справки является проведение исследования в какой-либо области, например, анализ деятельности предприятия за год. Для объективности запрашивается информация с разных учреждений. Научные термины в большинстве случаев понимаются только специалистами, их следует заменять выражениями, которые будут понятны большинству.

Каждый раздел принято делать с новой страницы. В виде брошюры документ оформляется только после утверждения руководителем. Такая документация широко применяется для визуализации опыта в педагогической практике, на предприятиях и в бизнес-сфере.

Требования

Среди основных требований к документу следует выделить такие особенности:

• четкое построение;
• последовательность при изложении материала;
• наличие аргументов;
• точная оценка.

При составлении аналитической записки следует придерживаться определенных рекомендаций:

• Весь текст должен направляться на достижение конкретной цели (в большинстве случаев она одна).
• Нужно сделать предварительный запрос дополнительной информации, который повысит объективность записки.
• При подготовке используются имеющиеся методики, сопоставляются факты.
• Факты не должны рассматриваться в сочетании с посторонней информацией.
• Текст должен быть написан так, чтобы он был понят однозначно. Применение выражений и научных терминов приветствуется.
• Подробное раскрытие излагаемого материала.
• Размер записки должен составлять не менее 7 страниц.
• Презентация проводится после утверждения.

Аналитическая записка всегда заверяется ответственным лицом, передается на проверку и коррекцию в компетентное подразделение. Документ тщательно изучается, в него могут вноситься определенные изменения и дополнения.

Сфера применения

Такие документы широко применяются в качестве подтверждения изученной литературы или информации. Их используют учителя и студенты высших учебных заведений. Основываясь на данных производства, например, объемах выпущенной или реализованной продукции, можно сделать анализ эффективности деятельности отдельного предприятия. Прогнозирование на будущее проводится с помощью данных, собранных за несколько лет. В конечном итоге делается вывод относительно экономической деятельности предприятия.

Если компания только выходит на рынок и нужна оценка перспектив её развития в отрасли, для неё составляется аналитическая справка.

Это будет своего рода информационная работа для проведения анализа проблемы. Такой документ позволяет определить суть тех или иных вопросов, их масштаб в данном случае не имеет значения. Для этого предоставляется полная информация о состоянии в отрасли, а также всевозможные тенденции. Кроме того, это могут быть и данные определенного рыночного сегмента, сведения о компании.

Объектом исследования могут быть конкурирующие предприятия, а также потенциальные партнеры. Для ведения бизнеса следует всегда проявлять осторожность, выяснять обстановку, изучать методы работы. Именно с этой целью и составляется аналитическая правка с прогнозами на будущее.

В делопроизводстве различаются служебные, отражающие вопросы основной деятельности организации и личные справки. Служебные справки: о штатной численности, о выполнении заданий, планов, о задолженности по заработной плате. Справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, личные справки (о трудовом стаже, о заработной плате, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются другие виды справок — архивные справки. Архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Основная цель справок с места работы - подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К числу последних относятся:

— место работы (организация и ее структурное подразделение);

— должность или профессия;

— стаж работы по профессии;

— размер заработной платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения различных фактов.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления предоставить работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работник истребует справку.

Справка с места работы обязательно заверяется печатью организации.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала или книги.

Заполнение регистрационного журнала (книги):

1. Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки.

2. Краткое содержание справки включает в себя вводную часть этого документа - «о заработной плате», «о стаже» и т.д.

3. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования».

«Как написать аналитическую справку образец» — такой запрос часто вводят в строку поисковика те, кому требуется официально оформить результаты проведенных исследований какой-то проблемы. Как именно составляется такой документ и есть ли к нему официальные требования?

Где найти образец аналитической справки ?

Аналитическая записка или справка составляется тем, кто обязан проводить комплексное исследование какой-либо проблемы или области деятельности. Чаще всего она требуется:

• маркетологам, проводящим изучение рынка;
• методистам, изучающим работу образовательных учреждений в целом и отдельных учителей в частности;
• студентам при изучении некоторых тем.

Основное назначение справки — зафиксировать на бумаге результат анализа. При этом у многих, кто впервые сталкивается с необходимостью составления такого рода документов, возникает вопрос: а как, собственно, ее писать?

Одним из лучших вариантов решения этого вопроса будет ознакомление с образцами таких справок, найти которые сейчас не так уж сложно. Например, педагогические работники могут найти их в соответствующем отделе образования или на сайтах других школ. Собственно, Интернет в этом плане — лучший источник информации. т. к. на многих сайтах можно найти не только примеры уже составленных справок, но и шаблоны для заполнения.

Что должна включать в себя аналитическая справка ?

Никаких общих требований к составлению таких справок не существует, поэтому можно ориентироваться на отраслевые указания и методические рекомендации, принятые в соответствующем ведомстве. Однако традиционно принято, чтобы справка имела следующую структуру:

1. Титульный лист или шапка с указанием названия документа, предмета исследования, автора справки, города и даты написания.
2. Введение (аннотация) с кратким описанием предмета исследования и его цели.
3. Содержание — перечень частей справки, желательно — с указанием номеров страниц, с которых начинаются соответствующие части.
4. Основная часть.
5. Заключение, в котором отражаются сделанные выводы, а также рекомендации по улучшению ситуации.
6. Подписи участников исследования, проводивших анализ и составивших справку.
7. Приложение с дополнительными материалами по теме (при наличии таковых).

Приведенная структура является ориентировочной, при необходимости она может быть изменена.

Правила оформления справки

К аналитическим справкам применяются те же требования, что установлены ГОСТом для официально-деловой документации. Например:

1. Распечатка на листах формата А4.
2. Поля: 3 см слева, 1,5 см справа, 2 см сверху и снизу. Верхнее, нижнее и правое поля могут быть уменьшены, но левое требуется именно таким (чтобы облегчить подшивание документа в папку).
3. Шрифт при наборе на компьютере — не менее 12.
4. Текст должен размещаться только на одной стороне листа.

Рекомендации по написанию справки

Какова бы ни была цель составления аналитического документа, есть общие рекомендации, которые пригодятся составителю в любой области:

1. Каждый из разделов лучше начинать с новой страницы.
2. Не следует отклоняться от темы, подробно описывая, к примеру, историю школы, вуза или предприятия, если исследуемая проблема не вызвана прошлым.
3. Используйте нумерацию и разделение на параграфы для более логичного структурирования текста.
4. Если используются цитаты или ссылки на литературу, оформление ссылок должно также производиться по соответствующим нормам.
5. Перечень литературы, которая применялась при составлении аналитической справки, лучше составить отдельно и разместить в качестве приложения к документу.
6. Если как источник использовался интернет-ресурс, то он тоже должен быть указан. Причем лучше указывать полноразмерный вариант адреса, а не просто название сайта.
7. Оптимальный размер справки — от 5 до 12 страниц.
8. Следует избегать как чрезмерной краткости и неполного раскрытия материала, так излишнего раздувания объема текста.
9. Следует описывать не только текущую ситуацию, но и, по возможности, прогноз ее развития в будущем.

Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению.

К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.

6.1. Справки

Это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события.

Справки бывают двух видов:

• справка-подтверждение удостоверяет юридический факт и выдается гражданам и учреждениям (чаще личного характера). Эти справки требуют заверения печатью;
• справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справка, направляемая за пределы предприятия , оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты :

• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• ссылка на регистрационный индекс и дату запроса (13);
• место составления документа (14);
• адресат (16);
• текст (21);
• подпись (23).

Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы по числу рассматриваемых вопросов. Текст справки может содержать таблицы, иметь приложения.

Внутренняя справка (т. е. справка, направляемая в другие подразделения одного предприятия) оформляется на внутреннем бланке или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.

Приведем пример внутренней справки.

СПРАВКА

О расходах на почтовые отправления

В декабре 2009 года экспедиционной службой было отправлено 124 заказных письма на сумму 314 (триста четырнадцать) грн.

Справка личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляется на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе. Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера, а именно: отсутствие заголовка к тексту, обязательное заверение подписи печатью. Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Такие справки, как правило, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения.

В связи с тем, что тексты справок личного характера, как правило, типовые, могут применяться трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, где заполняются лишь отдельные реквизиты.

Приведем пример справки, оформленной на трафаретном бланке с проставлением штампа предприятия.

6.2. Служебные записки

Служебные записки - обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описываются определенные факты или события, а также вносятся предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.

При составлении служебной записки указывается точное название документа - докладная, пояснительная или аналитическая записка.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки - информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагаются факты, имевшие место, или сложившаяся ситуация, во второй - выводы, предложения или просьба.

В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, и внешними, которые адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы - министерство, ведомство и т. п. - или местные органы власти).

Внутренняя докладная записка составляется на чистом листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:

• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• адресат (16);
• заголовок к тексту (19);
• текст документа (21);
• подпись (23).

Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия.

Приведем пример составления докладной записки.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Пояснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства.

К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например, «Пояснительная записка к годовому отчету за 2009 год»). Оформляются такие пояснительные записки на общих бланках. Они имеют те же реквизиты, что и докладные записки.

Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.

Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги, имеют те же реквизиты и подписываются их составителями.

Приведем пример составления пояснительной записки.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Об аварии в архиве завода

В результате разрыва трубопровода холодной воды, случившегося в воскресенье 27.12.2009 около 14 часов, было залито водой архивохранилище Д заводского архива, в котором находились дела временного хранения. Авария произошла из-за плохого состояния водопроводных труб, на которых были установлены хомуты. Благодаря оперативным действиям дежурного Металлова М. А. своевременно были приняты меры по устранению аварии и ликвидации ее последствий. Однако до 30 % дел, находившихся в этом хранилище, намокло или отсырело.

Для спасения документов были предприняты следующие действия:

• перебраны все дела и отобраны поврежденные документы;
• выделены к уничтожению дела, по которым истек срок хранения;
• просушены документы, по которым срок хранения не истек;
• остальные дела и документы вынесены в другое специально выделенное помещение.

В результате принятых мер утраченных документов нет.

Приложения: 1. Акт об аварии от 27.12.2009 № 3 на 2 л. в 1 экз.

2. Акт об уничтожении поврежденных документов от 28.12.2009 № 12 на 3 л. в 1 экз.

Аналитические записки - письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.

Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.

6.3. Акты

Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий некие установленные факты и события. Его составляют в присутствии свидетелей или на основании обследования.

Как правило, акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие - ревизионные, экспертные и др. В определенных случаях акт может быть составлен с привлечением представителей сторонних предприятий.

Акты могут иметь различное назначение - служить первично-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт на списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек, акт принятия выполненных подрядных работ, акт об использовании рационализаторских предложений и др.), являться организационно-распорядительными документами (например, акт ликвидации предприятия) или составляться в зависимости от характера событий: при смене руководства, несчастном случае, аварии и др.

Составлению акта обычно предшествует изучение членами комиссии сути вопроса, действующих нормативных документов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов. В акте должны отражаться только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт. Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт представляется на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно завизировали все члены комиссии и заинтересованные лица.

Вне зависимости от вида все акты составляются по единой схеме. Для многих актируемых повторяющихся ситуаций существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов, составляемых архивными подразделениями предприятий при проверке наличия и состояния дел, при выделении дел к уничтожению, при приеме-передаче дел на государственное хранение и др.

• наименование организации (07);
• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• место составления или издания документа (14);
• гриф утверждения документа (17);
• заголовок к тексту документа (19);
• текст документа (21);
• отметка о наличии приложений (22);
• подписи (23).

Оформляется акт на общем бланке предприятия. Целесообразно использовать угловой бланк (с угловым расположением реквизитов), если акт подлежит утверждению.

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Например: « О проверке…» , «О списании…» , «Об уничтожении…» или «Установление производительности автоматической линии…»

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются название, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется событие, указываются должности, фамилии и инициалы (в именительном падеже) лиц, участвующих в составлении акта, а также могут быть указаны присутствующие лица.

Вводная часть начинается со слова «Основание» , которое печатается ниже заголовка на 2 - 3 интервала без отступа от левого поля. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются название организационно-распорядительного документа в именительном падеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дата, регистрационный номер и заголовок.

Пример:

Основание: приказ директора завода от 03.12.2009 № 112 «О реконструкции опытно-экспериментального участка».

С новой строки без отступа от левого поля печатается слово «Составлен» и приводятся должности, фамилии и инициалы составителей акта либо приводится состав комиссии (при этом первым указывают председателя комиссии).

Следует обратить внимание, что, если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу руководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указывают.

Должности присутствующих (свидетелей составления акта) следует указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть: лица, работа которых проверяется; должностные лица предприятия; специалисты данного предприятия или приглашенные; представители профкома или другой общественной организации; свидетели события и др. Если в составлении акта принимают участие представители других предприятий, то в название должности включают и наименование предприятия. Фамилии членов комиссии и присутствующих указываются в алфавитном порядке.

Пример:

Составлен комиссией в составе:

Председатель - Новый М. Н.

Члены комиссии: Воинов К. Л.

Субботин М. И.

Якушев В. А.

Присутствовали: главный инженер ОАО «Турбоатом» Савченко Т. Т.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указываются документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируются установленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы. В случае необходимости формулируются выводы и даются рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг предприятий или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.

Пример:

Составлен в 3-х экземплярах:

• 1-й экземпляр - в бухгалтерию;
• 2-й экземпляр - в отдел главного механика;
• 3-й экземпляр - в дело № 08-25.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в его составлении, в том числе и приглашенными. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Пример:

При наличии особого мнения у составителей акта или присутствующих его излагают ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. В последнем случае в акте рядом с подписью делается отметка: «с учетом особого мнения (прилагается)» .

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт об инвентаризации утверждается руководителем предприятия. Утверждение оформляется грифом в соответствии с ДСТУ 4163 (см. с. 14).

6.4. Служебные письма

Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения - установления служебных контактов, обмена информацией между предприятиями. Путем переписки ведутся переговоры, согласуются вопросы, выясняются отношения между партнерами, излагаются претензии и т. п. Деловая переписка предусматривает связь между юридическими лицами или между юридическими и физическими лицами, которые могут быть как отправителями, так и получателями корреспонденции.

По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют ответа, и такие, которые его не требуют.

К письмам, которые требуют ответа (инициативные письма) , относятся: письма-просьбы, письма-обращения, письма-запросы, письма-предложения, письма-требования.

Ответные письма по своему содержанию зависят от инициативных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить запрашиваемые сведения или характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Ответ должен быть изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть выполнены и в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументированным. На таких письмах исполнитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.

Среди писем, которые не требуют ответа (циркулярные письма) , можно назвать письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма.

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата об отправке ему документов, прилагаемых к письму. Такое письмо составляется в случае, когда необходимо пояснить или дополнить документы, которые прилагаются: указать срок исполнения, пояснить причину задержки, пояснить сложные моменты и т. п. Начинаются письма этой разновидности словами: «Высылаем» , «Направляем» , «Возвращаем» , «Прилагаем» , далее указываются заголовки и реквизиты (дата и номер) документа, который высылается.

Гарантийное письмо - документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.).

Письмо-напоминание содержит указания на приближение или окончание срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом: «Напоминаем» .

Письма-приглашения направляются адресату с предложением принять участие в мероприятиях, которые проводятся. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В этих документах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-уведомление по своему стилю приближено к письму-приглашению и информационному письму. Составляется для конкретного адресата и, как правило, является ответом на запрос. Начинается со слов: «Уведомляем» , «Сообщаем» , «Доводим до Вашего сведения» и т. п., далее излагаются факты, которые являются целью уведомления.

Письмо-подтверждение содержит уведомление о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли), о том, что предварительный документ остается в силе, и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словом: «Подтверждаем» .

Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются: угловой бланк письма предприятия (см. с. 19) и продольный бланк письма предприятия (см. с. 20) в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа отправителя. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия содержит реквизиты :

• изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01);
• изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);
• изображение наград (03);
• код организации (04);
• наименование вышестоящей организации (06);
• наименование организации (07);
• наименование структурного подразделения (08);
• справочные данные об организации (09).

Кроме того, на бланке письма рекомендуется размещать ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).

Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом. ДСТУ 4163 разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.

Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «Название вида документа (10)» , т. е. слово «Письмо».

Реквизиты служебного письма :

• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (13);
• гриф ограничения доступа к документу (15) (при необходимости);
• адресат (16);
• резолюция (18);
• заголовок к тексту документа (19);
• отметка о контроле (20);
• текст документа (21);
• отметка о наличии приложений (22) (при необходимости);
• подпись (23);
• визы документа (25) (оформляются на экземпляре письма, остающемся у отправителя);
• оттиск печати (26) (при необходимости);
• фамилия исполнителя и номер его телефона (28);
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29) (проставляется от руки после исполнения документа);
• отметка о наличии документа в электронной форме (30);
• отметка о поступлении документа в организацию (31) (проставляется адресатом в день поступления документа).

Остановимся на особенностях оформления некоторых реквизитов.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) имеется только на бланке для писем. В письмах-ответах регистрационный индекс и дата входящего письма должны быть проставлены обязательно в специально отведенном для этого месте . Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного письма цифровым способом и должны иметь следующий вид: «На № 05-14/122 от 28.12.2009».

Такая запись позволяет при получении письма-ответа быстро найти копию письма-запроса.

Этот реквизит не следует повторять в тексте . Фраза: «На Ваш № ____ от ______ сообщаем следующее…» - является лишней.

Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Изложение текста письма должно быть лаконичным, логически последовательным и корректным. Не менее важным для текста письма является соответствие литературным нормам.

Письмо, как правило, должно быть посвящено одному вопросу , поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.

В служебной переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, уведомляем, направляем, напоминаем и т. п.), так как должностное лицо, которое подписывает письмо, выступает от имени предприятия (учреждения, организации). Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, уведомляю, направляю, напоминаю и т. п.) возможна в случаях, если письмо оформляют на бланке должностного лица или если письмо содержит персональное обращение к адресату.

Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Также во вступительной части могут приводиться ссылки на нормативные или инструктивные документы. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.

Например:

« В соответствии с решением наблюдательного совета правление ОАО «Монолит» информирует заинтересованные предприятия о…»

«С целью выполнения распоряжения…»

В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки на нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.

Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.

Например:

« Учитывая вышеизложенное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию».

В письме могут быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.

Например:

« Думаем, что этот проект Вас заинтересует»

«Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и взаимовыгодным».

В заключительной части письма перед реквизитом «Подпись» могут присутствовать слова: «С уважением».

Письма, направляемые зарубежным адресатам, целесообразно оформлять на двуязычных бланках, дополнительно используя язык страны-адресата или один из языков международного общения.

Унификация процесса оформления писем позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• ускорить обработку корреспонденции;
• облегчить визуальный поиск нужной информации;
• применить оргтехнику.

Аналитическая справка- это документ, который должен содержать данные различных исследований, которые проводятся в определенной сфере. Написанием данной справки занимаются для формулировки возникших проблем. В нее обязательно вносят ряд вариантов для выхода из возникшей ситуации.

Аналитическая справка. Образец: №1.

Что представляет из себя аналитическая справка

В этой статье мы поговорим о том, как написать аналитическую справку. Также здесь мы предложим своим читателям её образец. Итак, в качестве основы, как правило, берется понятная и доступная всем информация. Структура. Форма справки, и также ее объем строго не регламентируется. Главной основной в справке выступает:

• Содержание.
• Аннотация.
• Главная часть.
• Введение.
• Заключение.
• Приложение.
• Подписи.

Во втором пункте под названием аннотация должна излагаться главная суть этого документа. Это могут быть обстоятельства или причины, и также задачи и цели какого-либо объекта. Наиболее важным фактором в данном случае также выступают результаты и способы работы.

Как написать аналитическую справку: Образец №2.

Содержание документа. В пункте «содержание»» должны излагаться все структурные дополнения, и рекомендации. Обязательно в этом пункте документа является введение. В определенных случаях его выделяют в качестве отдельного заголовка. Вся информация вносится в этот документ с обязательным соблюдением логической последовательности и четкой подаче данных. Занимаясь составлением этой справки докладчики, как правило, берут за основу дополнительную литературу, или личные источники информации.

Анализ и сообщение информации должно проводится в несколько этапов. Все высказанные в этом документе гипотезы должны быть обоснованными. Аналитическая справка обязательно должна содержать выводы и прогнозы. В ней также должны быть изложены определенные советы. За основу в данном случае берется изложенная информация. В пункте «приложение» составляются специальные таблицы с графиками и схемами и дополнительными сведениями.

Как написать аналитическую справку. Образец №3.

Цели документа

Одной из самых главных задач аналитической справки выступает проведение исследования в той или иной области. Допустим, анализ деятельности организации за один год. Для получения объективных данных обязательно запрашиваются сведения из различных учреждений. В большинстве своем, многие научные термины могут понять лишь специалисты. Их необходимо заменять такими выражениями, которые будут более понятны для большинства людей. Каждый раздел аналитической справки необходимо делать с новой страницы. Данная документация широко используется в педагогической практике для визуализации опыта, на различных предприятиях и в сфере бизнеса.

Требования

Среди главных требований к этому виду документа необходимо выделять следующие особенности:

• Присутствие в документе аргументов.
• Четкое построение.
• Четкая оценка.
• Соблюдение последовательности при изложении материала.

Занимаясь составлением аналитической записки необходимо обязательно соблюдать следующие рекомендации:

1. Весь текст в этом документе обязательно должен быть направлен на достижение необходимой цели. (она, как правило, одна).
2. Необходимо запросить дополнительные сведения, которые могут существенно повысить объективность записи.
3. В момент подготовки применяются различные методички и сопоставляются факты.
4. Факты, в свою очередь, не рассматриваются в сочетании с посторонними сведениями.
5. Текст должен быть составлен таким образом, чтобы он обязательно был понят людьми однозначно. Использование научной терминологии и выражений приветствуется.
6. Размер аналитической записки должен составить не меньше семи страниц.
7. Более подробное раскрытие излагаемой темы.
8. Презентация записки, как правило, проводится после ее утверждения.

Аналитическая справка должна быть заверена ответственным лицом и передана на коррекцию и проверку в соответствующее ведомство. В данном подразделении этот документ будет тщательно изучен. В него могут быть внесены некоторые изменения.

Сфера применения

Такие виды документов очень широко используются в качестве подтверждения изученных сведений и литературы. Как правило, их применяют студенты и учителя в высших учебных заведениях. Беря за основу данные, какого-либо производства, допустим, объем произведенной и проданной продукции, можно проанализировать эффективность деятельности определенного предприятия. Прогноз на будущее производится при помощи тех сведений, которые были собраны на несколько лет. В результате, делается заключение, которое касается экономической деятельности данного предприятия. В том случае, если организация только что вышла на рынок и ее необходима оценка перспектив дальнейшего развития в выбранной отрасли, для нее будет составлена аналитическая справка. Эта, так называемая, информационная работа для проведения соответствующего анализа проблемы. С помощью данного документа можно определить основную суть того или иного вопроса. Объектом исследования могут выступать различные конкурирующие организации и потенциальные партнеры. Для ведения предпринимательской деятельности обязательно необходимо проявлять осторожность, пытаться выяснить остановку, изучить способы работы. Именно для этого и производится составление аналитической справки с прогнозом на будущее.

Посмотрите видео