Работник запросил копии документов – выдавать или нет? Как сделать запрос в архив

Если Вы хотите узнать, как сделать запрос в архив о родственниках или предках, то эта публикация, определенно, для Вас. Запросы населения делятся на три типа: социально-правовые (справки по трудовому стажу и т.д.), тематические (информация биографического характера о человеке) и генеалогические. Для первых двух видов предусмотрены отдельные материалы, а здесь мы подробно рассмотрим вопрос о том, как сделать запрос в архив о предках. Ссылка на бесплатное скачивание образцов нескольких форм находится в конце статьи, но перед отправкой рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, чтобы повысить вероятность положительного ответа со сведениями о предках от государственного учреждения. Для тех читателей, кто хочет сэкономить время и нервы, предлагаем заказать генеалогический запрос в архив о родственниках в нашем бюро фамильных исследований. В рамках этой услуги, мы за символическую плату составим грамотный текст и сообщим точные координаты архивов, куда необходимо направить заявление. Далее читайте интересные нюансы взаимоотношений с сотрудниками читальных залов и отделов хранения документов, так как, в большинстве случаев, именно они работают с запросами о родственниках, которые приходят от граждан.

Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, обратите внимание на немаловажный психологический фактор при общении с представителями региональных организаций, куда должны передаваться документы возрастом более ста лет из органов ЗАГС. Основатели сайта сайт проводили поиск родственников более чем в пятидесяти регионах страны и, учитывая эту статистику, выявлено, что большинство персонала государственных архивов является образованными и интеллигентными людьми. По словам сотрудников, не в их интересах затягивать процесс обработки архивных запросов, так как, чем скорее они помогут заявителю, тем быстрее приступят к непосредственным обязанностям. Стоит учесть и тот факт, что доходы от решения задач по запросам о родственниках (а это платная услуга) идут в казну, а не какому-либо конкретному исполнителю. Ввиду того, что ответы на запросы в архив о предках не относятся к основной деятельности работников, Ваша заявка может быть отклонена без объяснения причин отказа или с предоставлением формальной отписки. На некоторых интернет-ресурсах федеральных учреждений так и написано: "архив не обрабатывает запросы генеалогического характера о родственниках из-за сильной занятости специалистов".

С органами ЗАГС (записи актов гражданского состояния) дела обстоят иначе. Ответить на запрос в архив о родственниках они обязаны. Заявки кардинально различаются, кого-то интересует брак или его расторжение между старшими членами семьи, другие ищут свидетельство о рождении или смерти родственника. Законодательство периодически меняется, из-за чего точную процедуру исполнения запросов в архив о предках следует узнавать на момент обращения. В учреждении могут потребовать доказательство родства с личностью или свидетельство о ее смерти. Например, в ходе одного из исследований рода, сотрудник отдела хранения документов в органе ЗАГС уточнил, что допускается запрашивать сведения только об умерших, причем делать это без дополнительных разрешений могут лишь дети. Предполагается, что люди будут восстанавливать свидетельства лично либо через полномочных представителей. То есть, внук, при живых родителях, не получит положительный результат на запрос в архив о родственниках третьего поколения (дедушках или бабушках). Если отец или мать не могут заниматься поиском данных, то они должны оформить у нотариуса доверенность на имя исполнителя, которым может быть кто угодно. Однако, как уже сказано, актуальный алгоритм действий становится известен в конкретной ситуации в период ее возникновения и зависит от степени родства гражданина, посылающего запрос в архив о предках , с искомой персоной. В строгих правилах присутствует логика. Мало кто из читателей обрадуется тому факту, что некто чужой беспрепятственно "копается" в биографии и отношениях их родственников либо проводит изучение истории семьи , стараясь найти компромат в корыстных целях.

Как сделать запрос в архив о родственниках семьи

После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более "молодые" записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.

Рассматривая случай с запросом поиска фактов о родственниках из метрических тетрадей церкви (предшественники книг с актами гражданского состояния, которые являлись официальным документом ~ до 1917 года), стоит обратить внимание на то, что поступать необходимо наоборот. Первоначально, запрашивайте сведения о предках у федеральных архивов в зависимости от региона, где произошло событие, а если записи не были переданы им на хранение, то заявителя перенаправят к органам ЗАГС. Отметим запутанную неразбериху с районами, где в рамках административно-территориального деления иногда менялись границы. Встречаются неоднозначные ситуации, когда деревня (село, город) и приход ее церкви, например, в 1850 году относилась к одной губернии, а в 1851 - уже к другой. Значит, и церковные метрические книги с семейной историей предков по данному населенному пункту могут находиться у двух региональных архивов. Есть вероятность, что гражданину об этом не сообщат, а на запрос ответят классической отпиской "не обнаружено". При сомнениях на тему тщательности обработки запроса в архив о родственниках - продублируйте письмо в учреждения соседних городов, куда могли быть отправлены книги с записями обрядов предков по спорным территориям.

Теперь объясним непосредственно саму процедуру оформления архивной заявки на поиск сведений о предках с написанием правильного текстового сопровождения. Рассмотрим ситуацию на примере генеалогического запроса в государственный архив, так как в случае с органами ЗАГС - действия достаточно схожи, а подготовленные нами формы по ссылке для бесплатного скачивания в конце публикации не нуждаются в дополнительном разъяснении. Запрос в архив о родственниках можно условно разделить на три блока (как в образце на первой фотографии): куда отправляется обращение, его суть и кем направлено. Сразу скажем, что все части обязательны к заполнению, если хотя бы одна будет пропущена, то с вероятностью 99% Ваше заявление будет отклонено. Перед тем, как сделать запрос в архив о предках , зайдите на сайт учреждения или уточните по телефону, занимаются ли сотрудники их исполнением в принципе. И если работа с обращениями граждан на тему поиска данных о родственниках ведется, узнайте, каким способом архиву будет удобнее принять заявление - по электронной почте или традиционным письмом. Когда запросы обрабатываются только на физическом носителе (в письменном виде), не лишним будет укомплектовать посылку вторым конвертом. Увы, по рассказам архивистов, иногда именно из-за отсутствия собственных средств пересылки, запросы о родственниках могут быть проигнорированы (чем меньше архив, тем скромнее бюджет на общение о предках семьи).

Что касается содержания документа, то необходимо знать следующие нюансы. Архив, куда посылается запрос о предках семьи, и отправитель располагаются в визуально едином пространстве - в левом верхнем углу. При этом, заявка должна направляться на имя директора. Точное наименование и актуального руководителя Вы найдете на сайте учреждения. Выглядит эта часть запроса сведений о родственниках примерно так: "Директору государственного архива такого-то субъекта Российской Федерации (области, республики, края и т.д.), его фамилия, имя, отчество (с новой строки)". Далее укажите в бланке Ф.И.О. заявителя, его адрес фактического проживания (где Вы сможете получать корреспонденцию), а также контактные данные (номер телефона или электронную почту, а лучше оба варианта). Анонимные запросы в архив о родственниках семьи и обращения без указания средств обратной связи по понятным причинам к исполнению сотрудниками не принимаются.

Как составить текст заявления, чтобы повысить шансы на положительный результат? Считаем нужным опровергнуть распространенный миф, который гласит: "чем подробнее изложить суть запроса в архив о предках, тем выше вероятность получить ответ со сведениями родственников". Такой подход актуален при взаимодействии с частными генеалогами или профильными организациями наподобие нашего бюро фамильных исследований "Хранители семейных тайн". Но с государственными учреждениями все должно происходить абсолютно наоборот. Чем четче и лаконичнее сформулирована задача, тем больше шансов добиться от архива решения поставленного вопроса и рассмотрения запроса о родственниках в небольшие сроки. Не стоит писать сочинение об уважении к предкам, укажите лишь точные факты: место с датой рождения, населенный пункт, имя родственника, степень родства, а также тип записи. Можно написать примерные данные, но это увеличит стоимость и время исполнения генеалогического запроса в архив о предках, а в некоторых случаях сделает поиск информации о родственниках невозможным. В конце архивного запроса отметьте, что интерес связан с восстановлением родословной, и Вы обязуетесь оплатить работу. Постарайтесь уместить суть в 3-4 строки.

Грамотное обращение в архив с запросом о восстановлении истории предков выглядит примерно так: "Прошу найти в метрической книге запись о рождении (или смерти) моего прадедушки такого-то (его фамилия, имя, отчество) за X год в деревне (селе, городе) N. При отсутствии метрик, буду признателен, если сообщите о сохранности ревизских сказок, исповедных ведомостей и других генеалогических источников за указанный период. При успешном поиске родственника, хотелось бы оформить архивную справку (сделать выписку, ксерокопирование или фотографию страницы). Готов оплатить услуги." Когда интересует обряд бракосочетания предков, то просто замените фразу о рождении на соответствующий текст о браке. Сотрудниками архивов не приветствуются расплывчатые формулировки и масштабные запросы о родственниках в виде "проведите генеалогическое исследование рода" либо "хочу узнать родословную своей фамилии". Решение таких задач довольно затруднено, и архив вряд ли за них возьмется, так как генеалогия семьи - не профильное направление его деятельности. В неформальных беседах архивисты отмечают, что вежливое и культурное общение дополнительно мотивирует на качественное выполнение работы, что, в принципе, вполне закономерно. На отдельных сайтах учреждений в разделе с правилами обработки заявлений пишут: "не рассматриваются запросы в архив о родственниках, содержащие нецензурные выражения". Страшно представить, с каким населением приходится иметь дело. Не теряйте лицо, не порочьте память о предках и ведите себя достойно!

Внизу бланка поставьте дату и распишитесь. То есть, Вам необходимо распечатать документ, подписать и отсканировать его (если речь о пересылке по электронной почте). Обращаем внимание читателей на то, что нет никакого смысла дублировать отправку запроса в архив о родственниках, так как новое обращение встанет в конец очереди и создаст лишнюю нагрузку на сотрудников. Лучше, направьте в учреждение вопрос: "прошу уточнить стадию исполнения моего запроса от даты Y, заявитель такой-то". По поводу сроков выделим тот факт, что выполнение работы архивом может занять как считанные дни, так и несколько месяцев. В интернете известны подтвержденные случаи, когда ответа приходилось ждать и 10 месяцев. Однако, справедливости ради отметим, что на архивные запросы о предках, подготовленные специалистами сайт, результат, обычно, приходит в течение 1-2 недель, что еще раз подтверждает важность правильного оформления и четкой постановки задачи. Учитывая все наши советы при подготовке заявления, Вы сможете сделать корректный запрос в архив о родственниках и получить сведения о членах семьи. Кстати, рекомендуем заказать в нашем генеалогическом бюро подробный план проведения исследования , который ощутимо облегчит реализацию поиска предков, а также повысит эффективность затраченного времени и вложенных средств на восстановление родословной.

скачать типовые запросы о предках в архивы и органы ЗАГС (185 Kb; формат: docx).

Если у Вас есть дополнения - сообщите об этом в комментарии, сделаем полезный ресурс вместе!

Все права защищены, копирование текста допустимо только с размещением ссылки на сайт

Когда возникает необходимость восстановить утраченные документы или восстановить утерянную информацию, встает вопрос, как сделать запрос в архив . Чтобы запросить нужные сведения, необходимо знать точную процедуру обращения в это заведение. Что это за процедура, в какой последовательности проводить действия, мы расскажем в этой статье.

Кратко об архивах

Архивы существовали с незапамятных времен. Как только развитие цивилизации достигало определенного уровня, у него постепенно начиналось зарождение архивного дела. Сегодня известно, что архивы существовали не только в средневековой Европе, Древней Греции и Византии. Историки располагают архивными документами Древнего Рима, Ассирийского государства, Египта, Вавилона. В разные времена архивы делились на центральные и региональные, сюзеренов и вассалов, церковные и даже отдельных семей.

Архивы наших дней

Исходя из этого архивы принято делить на:

Общинные, частные, общественные;
городские, муниципальные;
исторические, текущие, государственные, правительственные, федеральные.

Сделать запрос в архив может любой человек, организация, в том числе и органы власти. В последнем случае запрос в архив будет иметь служебный характер. Также могут сделать запрос в архив иностранные граждане из-за границы. В этом случае он называется консульским.

К слову, запрос в архив может быть сделан не только за личными данными, но и за историческими документами. Обычно такими документами интересуются историки, писатели, сценаристы, ученые. В последнем случае, если информация необходима для диссертации, кроме паспорта необходимо предоставить документ, который подтверждает тему работы и статус интересующегося.

Где и как сделать запрос в архив

В любом случае поиски нужной информации всегда стоит начать с центрального городского архива места работы или пребывания человека. Сегодня многие архивы предоставляют онлайн-услуги поиска данных.

Виды архивных запросов

социально-правовой – консульский, служебный, частных лиц, направленный на получение информации для соблюдения интересов и прав организаций и лиц;
генеалогический – для установления родства, уточнения истории рода или семьи;
тематический – запрос в архив касательно определенного факта, события или темы.

Порядок обработки запросов закреплен Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с ним ответ на запрос в архив должен быть дан не позже 30 дней с момента обращения. В отдельных случаях срок может быть увеличен еще на 30 дней. Но в этом случае сотрудник архива обязан уведомить запрашиваемого в письменной форме о продлении срока.

Бывают случаи, когда обращаются с запросом не в тот архив. Тогда его сотрудники обязаны в течение пяти дней перенаправить запрос по нужному адресу. Об этом также уведомляют заявителя письменно.

Оформление запроса

В шапке указывается:

Название архива и ФИО его руководителя;
адрес и ФИО заявителя;
его контактный телефон;
если запрос дает юридическое лицо, то исходящий номер заявления, реквизиты организации и адрес.

Затем посередке пишется слово «Заявление» . После этого можно подробно написать запрос в архив. Здесь следует указать такую информацию:

Изложить информацию о том, что это за запрос, и указать время, когда нужно получить эту информацию;
объяснить, почему и зачем нужна информация;
электронный или почтовый адрес, по которому выслать ответ;
дата запроса;
подпись заявителя и печать, если запрос оформляется юридическим лицом.

Пример запроса в архив:

Как передать запрос

Что получить взамен

Если информация не была найдена, заявителя уведомляют письмом и дают рекомендации по поиску информации. В целом, вопрос, как сделать запрос в архив , решается просто – достаточно обратиться в нужный архив с заявлением.

Всегда ли работодатель должен удовлетворять просьбу работников о выдаче копий документов? Обязан ли он выдавать копии локальных нормативных актов, штатного расписания? В какие сроки выдаются документы, связанные с работой? Что грозит работодателю, если он нарушит срок выдачи? Как заверить копии документов для работника? В каком случае лучше оформить выписку? Как это сделать?

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ РАБОТОДАТЕЛЬ ОБЯЗАН ПРЕДОСТАВИТЬ РАБОТНИКУ?

Первая норма, к которой мы обратимся, - ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

• копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
• трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления - заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Вопрос:

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определения ВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

* Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам - в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, - документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В КАКИЕ СРОКИ И КОМУ ВЫДАЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ?

В основном - или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Вопрос:

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека - супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

• заявление, написанное работником;
• свой паспорт;
• доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

И. И. Зеленову

от менеджера Т. Д. Красновой

Заявление

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

Копию приказа о переводе на должность менеджера;

Копию трудового договора.

Краснова, 24.08.2017

КАК ПРАВИЛЬНО ЗАВЕРИТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ РАБОТНИКА?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779‑X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Приведем пример.

Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (на-именование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).

Вопрос:

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Вопрос:

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

ОФОРМЛЕНИЕ ВЫПИСКИ.

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, - штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка - это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Директор И. И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О. Е. Белова

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Выписка верна.

Секретарь Белова О. Е. Белова

Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указ у № 9779‑X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

ПОДВЕДЕМ ИТОГ.

Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.

Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких‑либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.

Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.

В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.

Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185‑ст.

Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст.

«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.

Архив - государственное учреждение, которое обеспечивает документам сохранность, благоприятные условия для их использования, предоставляет информацию органам государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения. А получение информации, необходимой для защиты личных интересов граждан, - наше неотъемлемое право. Рассмотрим этапы, которые проходит человек, обратившийся в архив.

Какие запросы бывают?

З апросы бывают трех видов:

• тематические - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;
• генеалогические - запросы, выражающие потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;
• социально-правовые - запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы:
  • служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
  • от физических и юридических лиц;
  • запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

• трудового стажа и размера заработной платы,
• службы в воинских частях и формированиях,
• о состоянии здоровья,
• награждении, присвоении званий,
• получении образования,
• применении репрессий,
• об актах гражданского состояния и т.п.

Пример 1

Свернуть Показать

Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

Не редкость - хлопоты с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам.

Бесплатные и платные услуги

Все социально-правовые запросы архив выполняет безвозмездно. Но бывают и исключения:

• если вам нужно исполнить запрос срочно (в течение 1-5 дней с момента обращения);
• выдать дубликат или переоформить архивную справку взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);
• изготовить несколько экземпляров архивной справки по просьбе заявителя;
• сделать запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд);
• сделать запрос об имущественных правах.

За обслуживание в читальном зале архива плата не берется (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях.

Сроки исполнения запроса

По Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса . С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Если же по истечении установленных сроков ответ не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом, по какой причине не исполнено направленное обращение.

Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 20.02.1995 No 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Если ваш запрос признан непрофильным , то его пересылка по принадлежности в другие архивы или организации должна быть осуществлена в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив, а вас должны об этом информировать.

Куда обращаться?

Во-первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения - в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения - в муниципальные архивы.

Пример 2

Свернуть Показать

Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. С коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.

Чтобы сориентироваться, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru . Еще существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru , который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тыс. архивных фондов, содержащих социально-политические, исторические, военные, экономические и другие документы.

Как составить запрос?

К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные:

• фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место);
• адрес, по которому нужно направить ответ архива;
• ваш контактный телефон;
• о чем и для какой цели запрашивается информация.

Приведем наиболее распространенные запросы и поясним, что в каждом из них необходимо указать для того, чтобы сделать возможным выполнение такого запроса:

Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые - даже по телефону.

Пример 3

образец заявления для получения архивной справки о зарплате

Свернуть Показать

Пример 4

Образец письма-запроса от юридического лица (примерная форма)

Свернуть Показать

Архивная справка

Чаще всего заявителю приходит ответ на запрос в виде архивной справки, реже - архивной выписки или копии документа.

По ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивная справка - это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Рассмотрим несколько справок, которые выдаются на наиболее популярные запросы.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы (см. Пример 5). Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже (при необходимости эти сведения сообщаются письменно). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются только приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина (организации) справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Пример 5

Образец архивной справки

Свернуть Показать

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. При подготовке «отрицательных» ответов архивисты стараются избегать формулировок вроде «документы на хранение в архив не поступали», обычно заявителю даются рекомендации по поиску необходимой информации или разъясняется причина отсутствия архивных документов по теме запроса. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив может (но не обязан) выдать справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковыеданные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковые данные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).

Вообще, унифицировать форму архивной справки достаточно сложно, как и форму написания запроса. Однако существуют Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации (письмо Росархива от 14.03.2005 No 6/486-К). В Рекомендациях приводятся 12 образцов архивных справок по нескольким различным ситуациям.

Копии архивной справки (без штампа и печати) заверяются заведующим архивом и остаются в делопроизводстве архива.

Заметим, что архивные справки отличаются наименованием вида документа «АРХИВНАЯ СПРАВКА» от остальных справок, которые именуются просто «СПРАВКА».

Коммерческие компании тоже вправе выдавать архивные справки, архивные выписки, но при условии, что у них есть архив в виде отдельного подразделения. В противном случае они ограничатся обычными справками, выписками и копиями.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. и обязательных для всех негосударственных организаций, архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Справки, идентичные подлиннику архивные копии и выписки заверяются подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Архивная выписка и архивная копия

На архивной выписке и архивной копии делаются соответствующие обозначения - «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА» или «АРХИВНАЯ КОПИЯ». Они составляются на бланке архива, но при изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.

При оформлении выписки название оригинального документа, его номер и дата воспроизводятся полностью (см. Пример 6). Содержание архивной выписки документа должно отвечать запросу. Связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие. В одной архивной выписке можно давать извлечения только из одного документа.

Внимание! Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: «так в документе».

Архивные копии и выписки заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью организации.

Пример 6

Образец архивной выписки

Свернуть Показать

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа, послужившего основанием для оформления данной выписки (см. Пример 6).

Архивная копия полностью повторяет запрашиваемый документ. На обороте проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на местах скреплений заверены руководителем архива.

Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются заявителю обычным письмом.

Если вы передали документы на хранение сторонней организации

Допустим, ваша фирма передала свои документы на ответственное хранение сторонней организации, которая профессионально оказывает подобные услуги. Такие услуги предоставляют не только коммерческие архивы, но и государственные/муниципальные. Собственником документов продолжает являться компания, на территории которой документы уже не находятся. Кто в таком случае имеет право выдавать архивные справки: хранитель или собственник?

Согласно статье 892 Гражданского кодекса РФ от 26.01.1996 No14-ФЗ хранитель не вправе без согласия поклажедателя пользоваться переданной на хранение вещью, а равно предоставлять возможность пользования ею третьим лицам, за исключением случаев, когда пользование хранимой вещью необходимо для обеспечения ее сохранности и не противоречит договору хранения. Следовательно, если вы хотите передать хранителю полномочия о выдаче справок по социально-правовым запросам и сэкономить свое время, то оговорите это условие в договоре по аутсорсингу. В противном случае компания-владелец будет разбираться с документами сама: при необходимости придется запросить в офис вывезенные ранее документы, разбираться с ними и составлять архивную справку, поскольку вопрос конфиденциальности информации все же преоритетнее.

Сноски

Свернуть Показать

Вам понадобится

• - лист бумаги формата А4;
• - авторучка;
• - компьютер;
• - конверт;
• - марки;
• - копии документов, подтверждающих факты, указанные в письме.

Инструкция

Написать письмо в министерство можно двумя способами.Способ №1. Письмо можно в электронном виде. Как правило, для приема электронных сообщений (интернет-обращений) на сайтах государственных применяется специализированное программное обеспечение, в котором предусмотрены поля, которые нужно заполнить реквизитами. Вам останется только изложить суть обращения в свободной форме. Ответ из министерства вы получите и в электронном виде и в письменной форме.Способ №2. Письменное обращение может быть написано, как «от руки», так и напечатано с помощью компьютера. Письмо в свободной форме. Никаких специальных для в органы государственной не существует. Но всё же, не помешает, если вы будете придерживаться некоторых правил деловой переписки.

Правильно заполните реквизиты письма. В правом верхнем углу листа напишите наименование государственного органа, куда направляется обращение. Далее укажите должность, фамилию, имя и отчество получателя, чуть ниже напишите полный почтовый адрес получателя. Под реквизитами получателя напишите свои фамилию, имя, отчество, свой полный почтовый адрес и номер телефона для связи.

Вежливо обратитесь к адресату, например: «Уважаемый Иван Иванович!». Далее изложите суть вашего обращения (предложения, заявления, ). Перечислите в письме приложенные копии документов, подтверждающих факты, указанные в обращении (если они у вас есть). В завершении поставьте подпись, разборчиво напишите свою фамилию с инициалами и укажите дату.

Написанное письмо можно отправить по почте. Обращение вместе с приложениями вложите в конверт. На разборчиво напишите адрес получателя, предварительно удостоверившись в его актуальности, и свой обратный адрес. Наберитесь терпения в ожидании ответа – несколько дней для и регистрации письма, а также положенные 30 дней на рассмотрение письма и подготовку на него ответа. Помимо этого возможна переадресация письма другому ведомству (об этом вас уведомят в письменной форме).

Обращение вместе с приложениями можно вручить собственноручно в канцелярию министерства. Тогда запаситесь своего обращения, на которой вам поставят штамп с датой регистрации. В этом случае вы сократите время ожидания ответа за счет почтовых служб и регистрации.

Обратите внимание

Согласно Федеральному закону от 02.05.2006 №59-ФЗ (статья 11), ваше обращение не будет принято к рассмотрению:
- если в письме не указаны ваши фамилия или почтовый адрес;
- если письменное обращение написано неразборчиво и не подлежит прочтению.

Не отправляйте, в качестве приложений, оригиналы документов. Сделайте ксерокопии.

Полезный совет

Прежде чем писать письмо в министерство, выясните, к компетенции какого подразделения будет адресовано ваше обращение. Уточните фамилию, имя, отчество и должность адресата.

Возможно, вы считаете, что решением вашего вопроса должно заниматься не одно министерство, а совместно с другим министерством или каким-либо ведомством. В таком случае напишите письма на несколько адресов с одинаковым содержанием. В перечне приложений укажите, куда вы еще отправили письмо и приложите его копию. Такой ход позволит вам значительно сократить срок получения ответа.

Источники:

• Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)

Запросы в министерства различных отраслей люди направляют для выяснения или разъяснения тонкостей российского законодательства. Существует несколько регламентированных правил отправления запроса, благодаря которым ваше обращение не останется без ответа.

Инструкция

Изучите имеющуюся информацию относительно вашего вопроса. Возможно, что вы таким образом найдете сведения, касающиеся вашего вопроса, разъяснения ваших обязанностей и прав, и сможете самостоятельно сгладить сложившуюся конфликтную ситуацию или добиться желаемых результатов в рамках дозволенных полномочий.