Приказ о создании графика отпусков образец. Подготовка приказа о графике отпусков

В статье расскажем, как составить приказ об утверждении графика отпусков на 2019 года, образец составления графика приведем.

График отпусков определяет очередность ухода сотрудников в ежегодный отпуск. Этот документ является обязательным как для сотрудников, так и для работодателей. Для составления графика отпусков нужно подготовить ряд документов, в том числе приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год, образец которого приведем в статье.

Какие документы нужны для составления графика отпусков

Организации обычно применяют для оформления графика отпусков на 2019 год форму Т-7. Но можно использовать и самостоятельно разработанную форму. Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец приведен ниже) не является обязательным документом. Ведь в унифицированной форме графика уже есть специальное поле для его утверждения руководителем.

Кстати, график отпусков на 2019 год в excel скачать можно .

Прежде, чем приступать к составлению графика отпусков, нужно составить приказ на график отпусков на 2019 год. Этот приказ составьте в свободной форме. Образец приведен ниже.

При составлении графика отпусков нужно учитывать специфику деятельности организации. Желательно запросить у сотрудников информацию о планируемых датах их отпусков.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец

График отпусков: образец заполнения 2019

После того как издан приказ на график отпусков на 2019 год, начинается подготовка самого графика отпусков.

В форме графика отпусков укажите номер графика и дату его составления, а также год, на который его составляете.

Далее заполните сведения по каждому сотруднику. Укажите планируемые и фактические даты отпуска. Если сотрудник переносит отпуск на другое время, новый график утверждать не нужно. Достаточно заполнить предусмотренные для этого графы в утвержденном графике.

С графиком отпусков ознакомьте сотрудников под подпись. Ведь он является для них обязательным к применению.

График отпусков подписывает руководитель отдела кадров. Если в организации нет отдела кадров, график отпусков составляет сотрудник, на которого возложены обязанности по кадровому учету.

Когда нужно утвердить график отпусков

График составляйте один раз в год на календарный год. Издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец ниже) нужно не позднее 16 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.

О том, что график отпусков – обязательный документ в каждой компании, слышали все. Но нужен ли отдельный приказ, чтобы его утвердить, знают единицы. Давайте вместе разберемся, действительно ли руководитель должен издавать такое распоряжение и как оно выглядит.

Как утвердить план отпусков

Обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

• ежегодные оплачиваемые;
• неиспользованные в прошлом году;
• дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:

Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

Унифицированный шаблон (форма Т-7)

Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу. Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна.

То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение - когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Как выглядит распоряжение на утверждение графика отпусков (образец)

Если на вопрос «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков» начальство ответило утвердительно, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому он должен содержать все стандартные реквизиты:

• наименование организации;
• название;
• дату составления;
• суть распоряжения;
• сведения о лице, его подписавшем;
• подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.

Согласно Законодательной базе и статье 123 ТК РФ, каждый сотрудник имеет право в течение года получить оплачиваемый отпуск. Работодатель не вправе без веских оснований отказать работнику взять заработанный отдых. Для утверждения официальной возможности выйти в отпуск работодателем составляется специальный график. Если же руководящее лицо не позаботится о заполнении документа, организация может быть вынуждена заплатить штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков. Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ. Если не составить график, по закону сотрудник не сможет выйти на ежегодный отдых. Расписание ежегодных выходных упрощает оформление отпуска для каждого сотрудника. Благодаря графику, работник может в течение года менять дату планируемого отдыха. Начальник организации не вправе приказывать и самостоятельно назначать планируемый период каникул для своих работников. Это противоречит нормам Трудового Кодекса.

Оформление приказа на согласование графика отпусков в организации зависит от видов отдыха:

• Ежегодного оплачиваемого;
• Дополнительного внеочередного;
• Неиспользованного за прошлые рабочие года.

Заполнение расписания делается в течение года. Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации. Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством. Если решение о внесении изменений в утвержденный акт положительное, работодатель издает приказ.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Чтобы составить распоряжение на согласование отпускных в расписании, можно руководствоваться общепринятой формой Т–7 или оформить правовой акт в произвольном виде. Главное, чтобы работодатель учитывал следующую информацию, которая закрепляется в 10 пунктах. Порядок оформления документа включает:

• В первом пункте нужно написать полное название организации;
• Вторая графа предполагает наличие информации, которая касается данных того, кто заполняет, и его статуса в компании: работодатель, бухгалтер, заместитель;
• В 3 и 4 пунктах работодатель пишет личные данные и должность каждого сотрудника;
• С 5 по 9 раздел осуществляется заполнение информации об отпускном периоде каждого работника. Пишется дата начала и завершения планируемых выходных. В 8 графе пишутся изменения продолжительности и переноса отпускного в случае непредвиденных ситуаций;
• Чтобы составить расписание отдыха правильно, нужно в 10 графе внести пояснения к информации и, по необходимости, вписать дополнения, которые касаются переноса отпускных.

После составления акта работодатель организации должен предоставить его сотрудникам. Только после подписи всех работников правовой документ можно считать действительным. Важно помнить: согласно статье 123 ТК РФ, произвести заполнение и утверждение распоряжения о плане каникул работодатель должен не позже, чем за две недели до начала нового рабочего года.

Приказ об утверждении дополнения к графику отпусков

План отпускных относится к обязательным документам компании, поэтому руководитель должен хранить правовой акт в течение года. Подготовка документа к утверждению осуществляется согласно дополнительной информации, которая может возникнуть в случае отмены или изменения даты отпуска. Если работник хочет изменить период отдыха, он должен написать заявление. Внести правки работодатель может только при наличии уважительного основания. Если ситуация входит в список причин, по которым сотрудник может поменять дату отдыха, начальник издает распоряжение о внесении дополнения в расписание каникул для сотрудников.

Когда новый работник приходит в организацию после заполнения и утверждения акта о расписании каникул, руководитель может приложить дополнительный документ к основному.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

- период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .

Часто перед работниками кадровой службы и руководителями небольших компаний, которые самостоятельно ведут делопроизводство, встаёт вопрос: необходимо ли утверждать график отпусков через издание отдельного распоряжения или можно обойтись без него. Да и вообще: нужен ли согласованный реестр с установленными на весь год отпускными периодами по всем сотрудникам предприятия. А если нужен приказ, по какой форме его составить, что в нём отразить, кто его визирует. В общем, вопросов много, разберёмся в них, опираясь на законодательные нормы.

Для чего нужен график отпусков и распоряжение по нему - нормы права и порядок вынесения

Отметим, что утверждённый график отпусков, в котором по всем сотрудникам предприятия на целый календарный год проставлены точные периоды, когда они обязаны выйти в отпуск, - непреложное требование законодательства для всех компаний, где есть трудоустроенный персонал. Это условие регулируется статьёй 123 ТК РФ.

Исключительное право не составлять такой документ предоставляется только микропредприятиям - индивидуальным предпринимателям, численность штата которых составляет не более пятнадцати человек.

Причём нормами трудового права установлен определённый период, когда реестр отпускных периодов персонала должен быть документально утверждён. За 14 дней до начала календарного года, когда соответствующий график вступает в силу и подлежит исполнению всеми участниками, он должен быть на 100% составлен (в нём должны быть учтены все работники компании) и утверждён руководством.

При этом следует учитывать, что при согласовании этого документа в обязательном порядке нужно:

Таким образом, крайний срок, когда отпускной реестр по компании на 2019 год должен быть согласован, - 17 декабря 2018 года.

А для этого нужно пройти несколько этапов:

1. Работодатель обязан подготовить шаблон документа, где будет записан каждый работающий на предприятии человек.
2. После чего наступает очередь ознакомления персонала с составленным документом. Опытные кадровики советуют провести информирование работников, получив от каждого подпись. В противном случае сотрудников, несогласных со временем ухода в отпуск, будет трудно призвать к выполнению своих обязательств. Хотя трудовое право и не устанавливает эту обязанность для нанимателя. Даты отдыха, которые установлены в утверждённом графике, можно перенести, но только согласовав это обеими сторонами. В одностороннем порядке такое делать запрещено. Получить письменное подтверждение, что работник поставлен в известность с периодами, когда он обязан выйти в отпуск, можно двумя способами:
3. Финальный этап - утверждение отпускного реестра. Подписывать этот документ, если он составлен по унифицированной форме №Т-7 , утверждённой распоряжением Госкомстата РФ №1, должен руководитель предприятия.

Заметьте, что даже если человек подписал отпускной реестр, это не отменяет законодательно установленное правило предупреждения отпускника за 2 недели до дня наступления этого срока. Иначе работник имеет полное право сдвинуть отпускной период на те дни, которые были пропущены кадровой службой нанимателя.

Казалось бы: после прохождения всех этапов согласования график подписан, дело сделано. Да, совершенно верно, нормативные акты не регламентируют, что график отпусков должен утверждаться отдельным приказом.

Он, по сути, самодостаточен, но только при условии, если используется стандартная форма Т-7 или на предприятии разработан свой шаблон, где в «шапке» документа стоит резолюция гендиректора «утверждаю» и дата.

Напомним, что уже более пяти лет как использование унифицированного бланка (в том числе и для графика отпусков) отменено законодательно.

Но если реально посчитать, сколько времени уходит на весь процесс согласования отпускного документа по компании в целом, нетрудно предположить, что для того, чтобы успеть сделать всё в срок, нужно запускать процедуру как минимум за месяц. А если ещё вспомнить предыдущие годы, и понять, что если не установить конкретные сроки и ответственных, то процесс может затянуться до бесконечности. Вот тогда становится понятна цель введения в эту хлопотную процедуру отдельного приказа об утверждении графика отпусков.

Уточним ещё здесь, что за несвоевременное введение в действие отпускного документа, предприятию и гендиректору лично может грозить административная ответственность по статье КоАП 5.27 , где установлены следующие штрафы:

• 30 тыс. - 50 тыс. ₽ за отсутствие графика в компании или его несвоевременную ратификацию (только для юридических лиц);
• 1 тыс. - 5 тыс. ₽ за такое же нарушение для ИП либо для руководства организации.

Аргументы в пользу приказа по утверждении графика отпусков

Целесообразность введения в процедуру этого распоряжения можно подтвердить следующими доводами:

1. Издание отдельного приказа мобилизует всех ответственных лиц. Здесь всеми заинтересованными лицами принимается чётко спланированный процесс с точными датами, где указано: кто, когда и что должен сделать. При этом все понимают, что «косяки» со сроками приведут к задержке следующих этапов и могут сорвать всю процедуру в целом. То есть уровень ответственности вырастает, и при этом все осознают свой вклад в успешное завершение процедуры.
2. Когда на предприятии установлено, что ознакомление с графиком должно пройти с участием каждого (через подпись), распоряжение придаст веса этой процедуре. Проверено на практике, что, как правило, этот нелёгкий процесс проходит более гладко и просто.
3. Руководству и кадровым сотрудникам эффективнее в плане использования рабочего времени утвердить одно распоряжение, а сами графики отпусков по отделам оформить в качестве приложений. В этом случае достаточно, чтобы сами отпускные реестры завизировали начальники подразделений и кадровик.
4. Помимо всего сказанного, такой документ попросту облегчает жизнь ответственным лицам. Для исполнителей по сбору информации и её систематизации в реестре здесь есть информация, что нужно сделать, на что обратить внимание, установлены сроки (что очень стимулирует). А для кадровика, являющегося координатором всего процесса, приказ является документом, который фактически назначает его руководителем процедуры. Все ответственные лица (даже выше рангом) должны подчиняться указаниям координатора. Отмахнуться, нарушить сроки, завизировав лист ознакомления с распоряжением, по обыкновению, не осмеливается никто.

Таким образом, можно сделать вывод, что издание отдельного распоряжения, сделает утверждение и введение в действие графика отпусков более оперативным и простым, причём для всех участников процесса. Также это повысит статус этого документа.

Грамотное составление приказа - форма и образцы, детали в помощь кадровику

Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация - особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.

Итак, распоряжение о ратификации реестра отпусков оформляется следующим образом:

1. «Шапка» документа - лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:
2. Основная часть распоряжения должна состоять из:
   • Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае - графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
   • Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа - ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту. Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:
     • К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
     • А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.

       Чем полнее и конкретнее будет содержательная часть приказа, тем проще по нему работать всем заинтресованным лицам

     • Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
     • Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.

       В приказе нужно учесть самые важные моменты

     • При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
     • Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).
3. В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом. Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.).

   Ответственное лицо - координатор и фактически директор определённого проекта

4. Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
5. Визируется документ руководителем предприятия.
6. Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом.

   Каждое заинтересованное лицо, упомяное в приказе, должно быть ознакомлено с ним под роспись

По мере исполнения распоряжения документ подшивается в кадровый документооборот. Храниться приказ, как и его приложения (графики отпусков), которые он вводит в действие, должен 1 год по истечении применяемого периода. То есть, график отпусков на 2019 год вместе с приказом можно утилизировать в начале 2021 года.

Видеоурок: как подготовить и утвердить график отпусков

Резюмируем всё вышесказанное: первое, что нужно помнить - главный документ, регулирующий отпускные периоды на целый год для всех сотрудников предприятия, - график отпусков. Ратифицирован этот документ должен быть за 2 недели до начала календарного года. Это непреложное правило нужно соблюдать неукоснительно всем компаниям, где есть штат наёмных служащих. Единственное исключение - микропредприятия в статусе ИП, где трудоустроено не более пятнадцати человек. Если игнорировать это требование, к организации или ИП могут быт применены серьёзные санкции. А вот как вводить в действие график, компания выбирает самостоятельно. Приказ об утверждении реестра отпусков не является обязательным, но его издание зачастую бывает крайне целесообразно и для контроля сроков исполнения, и для чёткого информирования ответственных лиц по всем этапам и нужным деталям. Документ даёт возможность принять график без задержек и правильно. Подготовить этот документ несложно, форму выбирает сам исполнитель, достаточно знать и использовать определённые алгоритмы ведения кадрового делопроизводства.