Мо дубенский район по работе с обращениями граждан. Основы организации работы с обращениями граждан Деятельность отдела по обращениям граждан
1. Основные задачи отдела
1.1. Обеспечение рассмотрения обращений граждан, поступающих в адрес администрации города Хабаровска.
1.2. Осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан.
1.3. Анализ обращений граждан, подготовка информационных и аналитических материалов.
1.4. Соблюдение последовательности действий (административных процедур) и правил ведения делопроизводства при рассмотрении обращений граждан в администрации города Хабаровска.
1.5. Проведение консультационно-справочной и разъяснительной работы с гражданами, организация приема граждан.
1.6. Организация личного приема граждан Мэром города, заместителями Мэра города.
2. Функции отдела
2.1. Организация делопроизводства в Отделе, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации города, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства.
2.2. Организация работы с обращениями граждан:
- поступающими в устной, письменной форме и форме электронного документа;
- поступающими в администрацию города с использованием интернет-ресурса «Открытый регион»;
- поступающими в администрацию города по системе электронного документооборота (СЭД);
- в период подготовки и проведения выборных компаний;
- в день общероссийского ежегодного Дня приема граждан 12 декабря.
2.3. Прием и регистрация поступивших в администрацию города обращений граждан.
2.4. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, а также обращений, поступивших во время прямого эфира на теле, радио эфире в адрес Мэра города. Анализ и обобщение состояния этой работы в структурных подразделениях администрации города.
2.5. Контроль за исполнением гарантий, данных по обращениям граждан.
2.6. Проверка структурных подразделений администрации города по вопросам организации личного приема граждан, работы с обращениями граждан. Обобщение результатов проверок и доведение их до сведения заместителя Мэра города - управляющего делами администрации города.
2.7. Организация информационно-справочной и аналитической работы по обращениям граждан, размещение информации о работе с обращениями граждан на официальном сайте администрации города Хабаровска, направление материалов для публикаций в средства массовой информации.
2.8. Подготовка и проведение обучающих семинаров, совещаний со специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города, оказание им методической помощи.
2.9. Подготовка материалов для проведения совещаний по работе с обращениями граждан.
2.10. Подготовка отчетов в Правительство Хабаровского края и краевые общественные организации по вопросам работы с обращениями граждан.
2.11. Выполнение специалистами Отдела нормативных правовых актов органов представительной и исполнительной власти, протоколов аппаратных совещаний при Мэре города по вопросам работы с обращениями граждан.
2.12. Подготовка и оформление служебных писем в вышестоящие организации о рассмотрении обращений граждан.
2.13. Обеспечение правильного оформления, хранения и своевременной передачи дел по работе с обращениями граждан в архив.
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДУБЕНСКИЙ РАЙОН
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ОБЩЕГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ
МО ДУБЕНСКИЙ РАЙОН ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В целях повышения эффективности и результативности работы общего отдела администрации муниципального образования Дубенский район по работе с обращениями граждан, регламентации и оптимизации деятельности сотрудников отдела, руководствуясь статьей 33 Конституции Российской Федерации, статьей 32 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом РФ от 02.05.06 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, статьями 22, 25 Устава муниципального образования Дубенский район:
1. Утвердить Регламент общего отдела администрации муниципального образования Дубенский район по работе с обращениями граждан (приложение).
3. Распоряжение вступает в силу со дня его опубликования.
Глава администрации
муниципального образования
Дубенский район
С.К.ПУСТОВОЙТОВ
Приложение
к распоряжению главы администрации
МО Дубенский район
от 06.11.2007 N 39-р
РЕГЛАМЕНТ
ОБЩЕГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДУБЕНСКИЙ РАЙОН ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
1. Общие положения
1.1. Регламент общего отдела администрации МО Дубенский район (далее - общий отдел) в части работы с обращениями граждан разработан в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом муниципального образования Дубенский район, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации Тульской области, утвержденной Постановлением губернатора Тульской области от 15.05.2007 N 26-пг, Административным регламентом исполнения государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан и личного приема граждан в администрации Тульской области", утвержденного Постановлением губернатора Тульской области от 28.09.2007 N 480, Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, Положением об общем отделе администрации МО Дубенский район, утвержденным распоряжением главы администрации МО Дубенский район от 31.06.2005 N 422-р, Регламентом работы администрации МО Дубенский район, утвержденным Постановлением главы администрации МО Дубенский район от 10.07.2006 N 470, и другими нормативными правовыми актами.
1.2. Регламент определяет порядок организации работы специалистов общего отдела по работе с обращениями граждан администрации МО Дубенский район.
1.3. Основными задачами общего отдела в части рассмотрения обращений граждан являются:
1) обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства, адресованных главе администрации МО Дубенский район, администрации МО Дубенский район, заместителям главы администрации МО Дубенский район;
2) осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан в администрации МО Дубенский район;
3) анализ обращений граждан, подготовка информационных и аналитических материалов.
1.4. Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1) своевременно рассматривает обращения граждан, а также обеспечивает их направление для рассмотрения в соответствующие подразделения администрации МО Дубенский район, органы местного самоуправления Дубенского района, территориальные федеральные органы исполнительной власти, организации в соответствии с их компетенцией;
2) осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации МО Дубенский район и его заместителей;
3) организует прием граждан главой администрации МО Дубенский район, руководителями органов исполнительной власти и руководителями подразделений аппарата администрации;
4) проводит информационно-аналитическую работу по обращениям граждан:
а) организует централизованный учет обращений граждан;
б) формирует на основе обращений граждан банк данных и обеспечивает получение из него сведений по запросам должностных лиц администрации МО Дубенский район;
в) осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных обратившимися гражданами;
г) информирует главу администрации о количестве, характере и сроках исполнения обращений граждан;
5) ведет справочную работу по поступившим письменным и устным обращениям граждан, информирует население о местонахождении и номерах телефонов должностных лиц;
6) готовит материалы по вопросам, касающимся обращений граждан, для освещения их в средствах массовой информации;
7) ведет архив обращений граждан.
1.5. Работа с обращениями граждан возложена на ведущего специалиста общего отдела, ответственного за эксплуатацию АП РКС, и ведущего специалиста общего отдела - секретаря руководителя администрации МО Дубенский район под руководством начальника общего отдела (далее - специалисты общего отдела).
1.6. Основные задачи и функции специалистов общего отдела по работе с обращениями граждан устанавливаются в соответствии с Федеральным законом РФ от 02.05.06 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления муниципального образования Дубенский район, утвержденным решением Собрания представителей муниципального образования Дубенский район от 04.12.06 N 15-4, Положением об общем отделе, которое утверждено распоряжением главы администрации МО Дубенский район от 21.06.05 N 422-р.
1.7. Функции муниципального служащего по работе с обращениями граждан закреплены в должностных инструкциях.
1.8. Несоблюдение требований настоящего Регламента муниципальным служащим по работе с обращениями граждан влечет его дисциплинарную ответственность, установленную законодательством РФ, законами и иными нормативными правовыми актами Тульской области, администрации муниципального образования Дубенский район.
2. Порядок планирования и организации работы общего
отдела в части работы с обращениями граждан
2.1. Специалисты общего отдела по работе с обращениями граждан осуществляют свою деятельность на основе перспективного и текущего планов работы.
2.2. Перспективный план составляется на календарный год. На основании перспективного плана составляется текущий поквартальный план с уточнением мероприятий и сроков их проведения.
3. Порядок исполнения поручений начальника общего отдела
3.1. Начальник общего отдела в пределах своей компетенции может давать поручения (поручение-распоряжение начальника общего отдела в устной или письменной форме по основным направлениям работы с обращениями граждан) специалистам по работе с обращениями граждан общего отдела.
3.2. Поручения исполняются в соответствии с определенными в них сроками.
4. Организация работы с письменными обращениями граждан
4.1. Специалист общего отдела обеспечивает своевременную регистрацию обращений граждан, адресованных главе администрации МО Дубенский район, его заместителю, а также их направление для рассмотрения в структурные подразделения администрации МО Дубенский район, органы местного самоуправления Дубенского района, организации в соответствии с их компетенцией.
4.2. Письменные обращения граждан, полученные по почте, принимаются специалистом общего отдела. В этом случае конверт вскрывается, проверяется его содержимое, в случае обнаружения фактов недовложения составляется акт. Письменные обращения могут приниматься непосредственно от граждан. В этом случае на руки заявителю выдается расписка о получении обращения (по требованию заявителя).
4.3. Регистрация письменных обращений граждан осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан в базе электронного документооборота в срок до 3 дней с момента получения.
4.4. На лицевой стороне первого листа письма в правом нижнем свободном углу проставляется штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера, состоящего из шифра района проживания заявителя, тематического шифра, раскрывающего основное содержание письма (телеграммы), обращения, заявления, жалобы, первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и номера, соответствующего очередности поступления письма (телеграммы), обращения, заявления, жалобы от данного заявителя по одному и тому же вопросу (например: 12-08-А-3456/1).
При поступлении обращений граждан с сопроводительным письмом на нем проставляется штамп.
4.5. После регистрации письменные обращения направляются начальнику общего отдела, а затем обращения, поступившие на имя главы администрации МО Дубенский район, - на подпись и визирование главе администрации.
4.6. Письма граждан с резолюциями возвращаются в общий отдел для внесения изменений в базу данных и передачи их на исполнение в соответствии с поручениями должностных лиц.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение трех дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы местного самоуправления или должностным лицам.
Письма граждан с подписанными резолюциями (поручениями) переадресуются и передаются в соответствии с поручением руководителя ответственному исполнителю.
Если поручение по письму дано нескольким руководителям, то работу по нему координирует руководитель, указанный в поручении первым, который готовит окончательный ответ заявителю и должностному лицу органа местного самоуправления, давшему поручение, ему направляются подлинник письма и поручения, остальным - копии для рассмотрения и подготовки информации по данному обращению.
Специалист общего отдела уведомляет заявителя о направлении письма для рассмотрения.
4.7. Письма граждан, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию администрации МО Дубенский район, в семидневный срок со дня регистрации подлежат переадресации в компетентный орган. Переадресация оформляется сопроводительным письмом, подписанным начальником общего отдела. Заявитель уведомляется о переадресации поданного им обращения.
4.8. Письмо снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение, на основании информации или иного документального подтверждения его исполнения.
4.9. Письменное обращение, поступившее в администрацию муниципального образования Дубенский район, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
В отдельных случаях срок рассмотрения письма (обращения) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц. Исполнитель готовит служебную записку с просьбой о продлении срока обращения не позднее чем за 3 дня до истечения первоначального срока исполнения обращения.
Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок до 7 дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены.
4.10. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям, руководителю согласно его поручению и вышестоящему органу, поставившему данное обращение на контроль.
Ответы заявителям регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
4.11. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляют начальник общего отдела и руководители подразделений администрации МО Дубенский район, которым поступило письмо на исполнение.
4.12. Ответ на обращение, поступившее в орган местного самоуправления по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.13. Если в структурное подразделение администрации МО Дубенский район поступило обращение не по принадлежности, то в течение двух дней оно подлежит возврату в общий отдел с приложением мотивировки возврата.
4.14. Отдельные обращения граждан рассматриваются в порядке, установленном статьей 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ". Такие обращения рассматриваются комиссионно с составлением акта. В состав комиссии входят заместитель главы администрации по социальным вопросам и управлению аппаратом, начальник общего отдела, специалист общего отдела, ответственный за эксплуатацию АП РКС. Заявителю направляется соответствующее уведомление.
4.15. Специалистом по работе с обращениями граждан подекадно направляются исполнителям поручений напоминания, сроки исполнения которых истекают или уже истекли.
4.16. Сформированные дела хранятся в архиве общего отдела и уничтожаются в соответствии с номенклатурой дел по истечении установленных сроков хранения.
5. Порядок организации личного приема граждан
5.1. Личный прием граждан главой администрации МО Дубенский район осуществляется еженедельно во вторник.
5.2. Запись посетителей на личный прием осуществляется в день приема средствами программного обеспечения "Письмо", а также предварительно за день до приема или в день приема ведущим специалистом общего отдела - секретарем руководителя администрации МО Дубенский район с 8-00 до 10-00 с распечаткой карточки личного приема граждан.
Ответственные специалисты поручения, данные руководителем на приеме, направляют исполнителям. Контроль исполнения поручений руководителей осуществляет начальник общего отдела.
Учетные данные о проведенном приеме должностными лицами вводятся в электронную базу данных.
5.3. На каждого обратившегося заполняется карта личного приема с указанием фамилии, имени и отчества, адреса проживания, социального и льготного статусов, вопроса обращения.
5.4. Специалист по работе с обращениями граждан в случае повторного обращения осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.
5.5. Запись гражданина на повторный прием к главе администрации осуществляется не ранее получения им ответа на первичное обращение либо в том случае, если ответ на первичное обращение не получен, однако установленный срок рассмотрения обращения истек.
5.6. Результат приема заносится в карточку личного приема граждан. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема, подтверждаемая личной подписью заявителя.
5.7. Карточки личного приема направляются в общий отдел для регистрации в базе данных и рассмотрения в установленном порядке.
1 раз в год: заместитель главы администрации муниципального образования Дубенский район, руководители структурных подразделений администрации муниципального образования Дубенский район, муниципальных предприятий и районных подразделении федеральных служб. Для участия в "Прямой линии связи" привлекаются специалисты, отвечающие за определенное направление в работе.
Организует "Прямую линию связи" сектор по организационно-контрольной работе администрации муниципального образования Дубенский район. Для ее проведения составляется график проведения на год, в котором указываются дата, время проведения, телефон, фамилия, имя, отчество и должность отвечающего на вопросы, тема, по которой даются ответы на вопросы. Сведения по каждому сеансу "Прямой линии связи" доводятся до населения через средства массовой информации: районную газету "Наследие" и муниципальную радиопрограмму "Дубенский вестник" и объявления.
7.4. В случае несоответствия ответов на обращения граждан предъявляемым действующим законодательством требованиям документы возвращаются на доработку исполнителям поручений.
7.5. В случае сезонности работ, выполнение которых необходимо для решения поставленных в обращении вопросов, планирования финансовых средств и т.д., обращение гражданина по решению должностного лица может быть поставлено на дополнительный контроль.
8. Порядок обеспечения доступа к информации
о деятельности по работе с обращениями граждан
8.1. Начальник общего отдела ежеквартально готовит данные для средств массовой информации о работе с обращениями граждан: их количестве, социальном и льготном статусах заявителей, тематике обращений, результатах рассмотрения.
8.2. Специалист общего отдела предоставляет обратившимся информацию справочного характера.
8.3. Информация для заявителей нормативного характера размещается на информационном стенде в администрации муниципального образования Дубенский район.
8.4. На основе статистических данных, сформированных средствами программного обеспечения "Письмо", готовятся аналитические справки по работе с обращениями граждан в администрации муниципального образования Дубенский район.
УТРАТИЛО силу - Постановление Главы Администрации г. ВЛАДИВОСТОКА ОТ 18.02.2005 г. N 169 Утверждено постановлением и. о. главы администрации г. Владивостока от 28.07.99 N 1352 ПОЛОЖЕНИЕ об ОТДЕЛЕ по РАБОТЕ с ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Админстрации г. ВЛАДИВОСТОКА I. Общие положения 1.1. Отдел по работе с обращениями граждан (далее именуется - Отдел) является структурным подразделением администрации города Владивостока и осуществляет работу по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан. 1.2. Структура и штат отдела утверждается главой администрации, его работу возглавляет начальник отдела. 1.3. Деятельность отдела по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан направляется и контролируется заместителем главы администрации. 1.4. Работники отдела в своей работе с обращениями граждан руководствуются действующим законодательством по вопросам рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, инструкцией по ведению делопроизводства в администрации города и настоящим Положением. II. Основные задачи и функции отдела Основными задачами и функциями отдела являются: 2.1. Организация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за принятием решений по ним в нормативные сроки. 2.2. Организация приемов граждан по личным вопросам главой администрации и его заместителями. 2.3. Регистрация письменных обращений, изучение, оформление их в дела и передача на рассмотрение руководству администрации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей или в соответствующие структурные подразделения для принятия решения. 2.4. Изучение и анализ вопросов, поставленных гражданами в письмах и на личных приемах, и на этой основе подготовка оперативной и периодической информации о количестве и характере обращений, поступивших в администрацию. 2.5. Подготовка на основе обобщения и анализа обращений граждан предложений по устранению причин, порождающих их обоснованные жалобы. 2.6. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации. 2.7. Осуществление проверок состояния работы по рассмотрению обращений граждан, оказание практической и методической помощи в организации этой работы в администрациях районов, отделах, управлениях и комитетах городской администрации. Изучение, обобщение и распространение положительного опыта организации приемов и рассмотрения обращений граждан. 2.8. Ведение делопроизводства по обращениям граждан, обеспечение хранения и своевременной передачи дел в архив, регистрация и рассылка адресатам ответов, подписанных главой администрации и его заместителями. III. Права По вопросам, отнесенным к компетенции отдела, ему предоставляется право: 3.1. Направлять в администрации районов, организации или хозяйственные органы письма граждан, относящиеся к их компетенции и ранее ими не рассматривавшиеся, в необходимых случаях с получением информации о принятых мерах. 3.2. Запрашивать от администраций районов, а также от структурных подразделений администрации города и подведомственных ей предприятий, организаций и учреждений информацию и другие дополнительные материалы, касающиеся вопросов, поставленных в письменных и устных обращениях граждан. 3.3. Требовать от руководителей структурных подразделений оформления ответов на обращения граждан в соответствии с инструкцией по делопроизводству. 3.4. Не принимать от исполнителей неправильно оформленные ответы. 3.5. Вносить на рассмотрение администрации вопросы о работе с письменными и устными обращениями граждан. 3.6. в случае необходимости вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе отдельных специалистов. IV. Организация работы с обращениями граждан 4.1. Организация личного приема граждан 4.1.1. Прием и рассмотрение обращений граждан в администрации осуществляют: глава администрации, заместители главы, начальники управлений и заведующие отделами. Прием граждан проводится в установленные графиком и доведенные до сведения граждан дни и часы. 4.1.2. График приема составляется на месяц ведущим специалистом отдела по работе с обращениями граждан до 25 числа, затем согласовывается со всеми внесенными в него должностными лицами, утверждается главой администрации, курирующим отдел, и вывешивается в здании администрации на доступном для обозрения месте, рассылается во все администрации районов г. Владивостока. 4.1.3. Прием граждан по личным вопросам осуществляется в приемной администрации. Запись граждан на прием к главе администрации г. Владивостока и его заместителям ведется работниками отдела согласно установленному графику. 4.1.4. Личный прием главы администрации и его заместителей обеспечивают специалисты отдела, а также другие должностные лица администрации по их решению. 4.1.5. Прием инвалидов ВОВ и труда, участников войны производится вне очереди. Записавшиеся на прием принимаются в порядке, согласно подготовленному заранее списку. 4.1.6. с гражданами, впервые пришедшими в приемную администрации, проводится беседа работником, ведущим запись на прием для выяснения вопроса и определения должностного лица или органа, к компетенции которого относится разрешение обращения. При этом выясняется, к каким должностным лицам или органам уже обращался заявитель и какое решение принято. Если заявитель ранее не обращался к компетентным лицам или органам по возникшему у него вопросу, то ему сообщается фамилия, имя, отчество, служебный адрес должностного лица, либо наименование и адрес органа, в который ему следует обратиться. 4.1.7. На все письменные и устные обращения заполняются контрольно - регистрационные карточки и заводятся "дела", в которые комплектуется документация, относящаяся к обращению. Решения, принятые руководителями по обращениям граждан, заносятся работником отдела в контрольно - регистрационные карточки, которые после окончания приема регистрируются и заносятся в компьютер. 4.2. Организация рассмотрения письменных обращений граждан 4.2.1. Письма граждан, поступившие в отдел документационного обеспечения управления делопроизводства, передаются в отдел по работе с обращениями граждан, где производится их регистрация. При этом на письмах работниками отдела проставляются регистрационный штамп, фиксирующий дату их поступления и регистрационный номер, а в необходимых случаях также штамп "контроль". 4.2.2. Все поступившие письма проверяются на компьютере на повторность поступления (по фамилии заявителя). Если обращение является повторным, то все материалы группируются в одном "деле", регистрационный номер остается первоначальным. 4.2.3. По содержанию каждого обращения отделом определяется кому из руководителей администрации, другим должностным лицам следует направить его для рассмотрения. 4.2.4. На рассмотрение руководителей администрации, как правило, передаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие через государственные органы, общественные организации, редакции центральных газет и журналов, коллективные и повторные обращения граждан. Указанная категория писем ставится на "контроль" и подлинники ответов на них подлежат возврату в отдел по работе с обращениями граждан. Письма граждан, требующие разъяснения положений действующего законодательства, а также не рассматривавшиеся ранее администрациями районов г. Владивостока, или хозяйственными органами, направляются отделом для принятия мер на месте, о чем сообщается заявителю. 4.2.5. Руководитель администрации изучает содержание поступившего обращения, а также документы, находящиеся "в деле", пишет на регистрационной карточке резолюцию, с указанием конкретных сроков рассмотрения обращения исполнителем и передает его помощнику, который после ознакомления с резолюциями руководителей, передает письма в отдел. Если на поступившее письмо требуется ответ в вышестоящие органы, дает одновременно указание помощнику о персональном контроле за исполнением своего решения по обращению, а также последующей подготовке проектов ответов в вышестоящие государственные и общественные организации, редакции центральных газет и журналов. 4.2.6. Уведомление граждан о мерах, принятых по их обращениям осуществляют руководители служб и хозяйственных органов, на рассмотрение которых были направлены письма. Копии ответов направляются в адрес администрации г. Владивостока. 4.2.7. При организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан отдел контролирует соблюдение сроков их исполнения: а) до одного месяца в случаях, когда требуется дополнительное изучение и проверка; б) до 15 дней в случаях, когда не требуется дополнительное изучение и проверка; в) заявления и жалобы военнослужащих и членов из семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней с момента их поступления в управления, комитеты, отделы и службы администрации города; г) в случае необходимости проведения специальной проверки и требования дополнительных материалов и принятия других мер, глава администрации и заместители могут в порядке исключения продлить срок исполнения заявления или жалобы, но не более чем на один месяц, а обращения военнослужащих и членов их семей не более, чем на 15 дней с последующим уведомлением лица, подавшего жалобу или заявление. 4.3. Контроль за исполнением решений по обращениям граждан 4.3.1. Контроль за исполнением решений, принятых по обращениям граждан, осуществляет главный специалист отдела с помощью компьютера. Периодически работники отдела ставят в известность исполнителей об истечении сроков рассмотрения обращений граждан, о чем делаются соответствующие отметки. 4.3.2. Поступившие с мест ответы на обращения граждан, передаются отделом документационного обеспечения управления делопроизводства в отдел по работе с обращениями граждан. С содержанием полученного ответа работники отдела знакомят руководителей администрации, которые принимают решение о продлении контроля или прекращении производства по обращению ("в дело" и т. п.). Ответы, подписанные главой администрации или его заместителями, регистрируются и отправляются ведущим специалистом отдела. 4.4. Обобщение и анализ обращений граждан 4.4.1. Сведения о количестве и содержании вопросов, поднятых в письменных и устных обращениях граждан (раздельно) обобщаются с помощью компьютера по состоянию на 1 число каждого месяца, квартала. 4.4.2. Обобщение и анализ сведений о рассмотрении обращений граждан проводится ежемесячно, по итогам полугодия и года главным специалистом отдела по работе с обращениями граждан. Заместитель главы администрации - руководитель аппарата В.И. ШЕРЕНГОВОЙ __________________________________________________________________Кропотливая и неустанная работа с обращениями граждан на уровне федерального центра, округов и регионов, органов местного самоуправления со временем позволит положительно ответить на такой вопрос как: «Является ли политическая система в ее нынешнем виде инструментом реального народовластия? И насколько продуктивен диалог власти и общества»1. С этими словами Президента России невозможно не согласиться. При этом необходимо отметить, что работа с обращениями граждан, если ее рассматривать как процесс, нуждается в постоянном совершенствовании.
Если говорить о федеральном уровне то здесь необходимо констатировать, что имеющееся в стране советское законодательство сильно устарело. В этом случае государство должно обратить внимание на отсутствие правового регулирования работы с обращениями граждан путем разработки и принятия отдельного Федерального закона об обращениях граждан. Также необходимо принимать меры по созданию аналитической базы, методологии, использование которой существенно облегчило бы работу в данном направлении, создавать условия для подготовки соответствующих специалистов.
Далее следует отметить необходимость постоянного совершенствования информационно-аналитической деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления России, активнее использовать уже имеющиеся аналитические материалы, принимая то или иное управленческое решение. Кроме этого, нужно активизировать информационную работу по разъяснению населению тех вопросов, которые их наиболее волнуют, информировать население о принимаемых федеральных законах и о степени их реализации, о разработке общественно-значимых социальных программ и не только. При этом, проводя информационную работу в этом направлении, постоянно освещать мнение властей различного уровня по тем или иным актуальным вопросам.
Значительное количество обращений граждан в органы власти всех уровней требует организации четкой работы с ними. При этом как на уровне субъекта РФ, так и на уровне муниципалитетов используются традиционные, хорошо зарекомендовавшие себя на практике методы. Следует отметить, что использование традиционных технологий в работе с обращениями граждан не может способствовать созданию эффективной информационно-поисковой системы, а также качественному информационно-аналитическому и методологическому обеспечению деятельности органов власти и управления. Для сбора и обобщения информации необходимо осуществлять автоматизированную обработку данных об обращениях граждан с использованием технологий, которые в настоящее время все активнее внедряются в практику работы органов государственной власти и местного самоуправления. На сегодняшний день широко используются специально разработанные программы, позволяющие регистрировать, классифицировать обращения по различным категориям и получать нужную информацию: об общем числе поступивших обращений на конкретную дату, о количестве повторных обращений, об адресатах, о тематике содержания обращений, о сроках и результатах рассмотрения обращений и их исполнения. Использование таких программ повсеместно даст возможность получать оперативные данные о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что будет свидетельствовать о совершенствовании работы с обращениями граждан в органах власти всех уровней.
Что же касается организации работы с обращениями граждан в администрации Первомайского городского поселения, то ее совершенствование должно носить приоритетных характер.
Во-первых, это повышение профессионального уровня и компетентности сотрудников, осуществляющих эту деятельность. В настоящее время из числа штатных сотрудников администрации городского поселения, специальное образование имеется лишь у двух человек. Однако одного образования в этой работе мало. Необходимо периодически проводить семинары, главной целью которых и стало повышение профессионального уровня сотрудников администрации.
Во-вторых, с целью оптимизации работы с обращениями граждан считаю целесообразным использование мер материального и морального стимулирования результативной работы с обращениями граждан, улучшать материально-техническое оснащение соответствующих специалистов. До настоящего момента в администрации городского поселения нет соответствующей специальной программы по учету обращений граждан, что существенно затрудняет работу соответствующего специалиста.
Кроме этого, специалист администрации городского поселения должен активнее сотрудничать с соответствующими структурными подразделениями органов государственной власти субъекта РФ, ответственных за соответствующие направление деятельности, по оказанию ими методической и консультативной помощи в области работы с жалобами и заявлениями граждан.
Особое внимание следует уделить вопросу создания информационно-аналитического отдела администрации городского поселения.
В целом, решение проблем, направленных на совершенствование работы с обращениями граждан, требует комплексного подхода.
Настроение общества, отношение к власти определяются теми личными проблемами, которые изложены в обращениях, а они, как правило, касаются вопросов оказания материальной помощи, предоставления льгот различным категориям граждан, решения социальных и жилищных проблем и так далее. Все это можно отнести к частностям, но данная проблематика формирует общий социальный фон не только в Первомайском городском поселении, но и в Челябинской области, и в России в целом.
Власть, в этом случае, должна ответственней относиться к каждой проблеме. Ведь работа с обращениями граждан предполагает индивидуальный подход к каждому заявителю. И самое важное в этой работе - не остаться равнодушными к вопросам, поднимаемым гражданами в своих обращениях. Необходимо найти взаимопонимание с каждым человеком, обратившимся за помощью. А по-другому нельзя, ведь обращения граждан это политический институт, который является элементом исторически сложившейся структуры принятия решений и определяющий, наряду с референдумом и выборами, формы контроля за реализацией принятых решений1.
