Положение о командировках сотрудников. Документальное оформление служебной командировки. Порядок утверждения положения

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

1.1. Настоящее Положение о служебных командировках (далее - Положение) устанавливает основные правила и порядок направления работников ООО «Монтаж и наладка» в служебные командировки в пределах Российской Федерации.

1.2. Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

ООО «Монтаж и наладка», кроме лиц, указанных в пункте 1.4 Положения.

1.4. Положение не распространяется:

На беременных работниц;

Работников в возрасте до 18 лет;

Работников в период действия ученического договора;

Работников с разъездным характером работы (приложение № 5 к коллективному договору);

Работников, имеющих детей в возрасте до трех лет или детей-инвалидов в возрасте до 16 лет. (В Положении стороны коллективного договора расширили законодательно установленный список категорий работников, которых нельзя отправлять в командировку. В этом списке отсутствуют категории физических лиц, не имеющих трудовых отношений с предприятием, а именно исполнители по договорам гражданско-правового характера, учредители, члены совета директоров. - Примеч. ред.)

2. Срок командировки

2.1. Срок командировки работников, командировочное задание которых предполагает выполнение работ по монтажу и наладке, не может превышать одного календарного года, включая дни отъезда и приезда, прочих работников - 40 календарных дней.

2.2. При необходимости командирования работника на срок, превышающий установленный в пункте 2.1 Положения, по его истечении сотруднику предоставляется дополнительный отпуск сроком на семь календарных дней, оплачиваемый за счет собственных средств предприятия (приложение № 6к коллективному договору). По его окончании работник вновь направляется в командировку для завершения командировочного задания. (В Положение введена дополнительная - по сравнению с нормами трудового законодательства - льгота для работников, вынужденных находиться в длительных командировках. - Примеч. ред.)

2.3. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия в место командировки и выбытия. Если работник командирован последовательно в несколько населенных пунктов, отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом пункте.

2.4. При необходимости решение о продлении первоначально установленного срока командировки принимает генеральный директор ООО «Монтаж и наладка» по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимаю щей стороны. Решение оформляется приказом генерального директора.

2.5. Днем выезда в командировку считается день отправления транс портного средства из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

2.6. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0.00 и позднее - последующие сутки.

2.7. При задержке в пути работник обязан представить оправдательный документ транспортной организации (справку о причинах опоздания транспортного средства). При отсутствии такого документа пропущенное время в период командировки не включается, за него работнику не выплачиваются суточные, не возмещаются затраты на оплату жилья и прочие расходы.

3. Порядок направления в командировку и возвращения из нее

3.1. Убытие

3.1.1. Направление работников в командировку производится на основании приказа генерального директора (по форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, далее - постановление № 1).

3.1.2. Руководитель подразделения командируемого сотрудника оформляет командировочное задание (форма № Т-10а, утвержденная постановлением № 1) с описанием основных направлений работы сотрудника в командировке.

3.1.3. За один день до отъезда работнику выдается командировочное удостоверение (форма № Т-10, утвержденная постановлением № 1). Если сотрудник возвращается из командировки в день отъезда, командировочное удостоверение выписывается в общем порядке. (Решение выписывать командировочное удостоверение для однодневных командировок зафиксировано по настоянию главного бухгалтера. Этот порядок облегчает ведение учета рабочего времени и расчета заработной платы. - Примеч. ред.)

3.1.4. Командируемый работник совместно с руководителем своего под разделения составляет смету командировочных расходов на основании норм, установленных разделом 5 Положения. При необходимости решение о произведении затрат сверх норм, установленных разделом 5 Положения, принимает генеральный директор предприятия на основании служебной записки непосредственного руководителя командируемого работника.

Смету расходов командируемого работника утверждают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

3.1.5. За один день до отъезда в командировку работнику выдается де нежный аванс в пределах сумм, причитающихся по утвержденной руководителем организации смете командировочных расходов. При получении аванса работник подписывает и передает в бухгалтерию расписку о согласии на удержание сумм неиспользованного аванса из начисленной заработной платы в случае просрочки их возврата свыше срока, установленного в пункте 3.2.4 Положения.

3.1.6. В случае если необходимость в осуществлении дополнительных за трат возникла у работника в течение командировки, он обязан согласовать эти расходы со своим непосредственным руководителем. Факт согласования (разрешения) дополнительных расходов подтверждается направлением командированному факсимильного сообщения, зарегистрированного в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Ответственность за дополни тельные расходы командированного работника сверх утвержденной сметы несет его непосредственный руководитель, санкционировавший их осуществление.

3.1.7. Непосредственный руководитель обязан провести подробный инструктаж командируемого работника.

3.1.8. При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта, заказывает и приобретает по наличному расчету из сумм полученного аванса билеты на проезд.

3.1.9. Регистрация лиц, отбывающих в командировки, ведется инспектором отдела кадров в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

3.1.10. В день отъезда сотрудник не обязан являться на основное рабочее место.

3.2. Возвращение

3.2.1. Работник обязан выйти на свое рабочее место на следующий рабочий день после дня прибытия из командировки.

3.2.2. Отметку в командировочном удостоверении о возвращении сотрудника делает специалист отдела кадров.

3.2.3. По возвращении из командировки работник в произвольной форме составляет отчет о выполнении командировочного задания и в течение двух дней сдает его руководителю своего подразделения.

3.2.4. По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) об израсходованных в связи с командировкой денежных средствах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы об оплате жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду и иных связанных с командировкой расходах.

3.2.5. По всем дополнительным расходам должны быть представлены подтверждающие документы.

3.2.6. Руководитель утверждает командировочные расходы работника, произведенные в пределах норм, установленных разделом 5 Положения, и на основании сметы командировочных расходов. Командировочные расходы работника, произведенные им сверх согласованной сметы и без согласования (разрешения) непосредственного руководителя, утверждению и возмещению не подлежат.

3.2.7. Работник в течение трех рабочих дней по приезде из командировки возвращает в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного на командировку. При несвоевременном возврате остатка неиспользованного аванса работодатель вправе удержать его из сумм заработной платы работника на основании приказа генерального директора и расписки работника о его согласии на удержание.

3.2.8. В случае перерасхода денежных средств организация компенсирует работнику на основании его заявления суммы перерасхода, утвержденные руководителем организации.

4. Гарантии командированным работникам

4.1. При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка. В случае когда сумма среднего заработка за период командировки оказывается меньше, чем сумма заработной платы, начисленной исходя из должностного оклада, работнику гарантирована доплата до суммы заработка, рассчитанной из должностного оклада без учета других доплат и надбавок (приложение № 1 к коллективному договору). Доплата производится за счет собственных средств предприятия. Она облагается НДФЛ в общем порядке. (Дополнительная выплата, предусмотренная положением об оплате труда с целью возмещения потерь в заработке командированных работников. - Примеч. ред.)

4.2. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Табель на командированного работника ведется по графи ку основного места работы. Он корректируется по возвращении сотрудника на основании данных командировочного удостоверения.

4.3. Если сотрудник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, ему производится доплата в размере двойной дневной тарифной ставки.

4.4. В случае когда по распоряжению работодателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении предоставляется другой день отдыха.

4.5. В случае временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается соответствующее пособие. Течение командировки прерывается с первого дня нетрудоспособности и возобновляется со следующего дня после ее окончания.

4.6. За период временной нетрудоспособности командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении).

Ему выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению командировочного задания или вернуться к месту постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

4.7. Выплата заработной платы командированному работнику производится одним из следующих способов по его выбору:

Почтовым переводом;

На лицевой счет в банке;

Через доверенное лицо из кассы предприятия.

Расходы по выплате заработной платы работникам, находящимся в командировке, несет работодатель.

5. Перечень и нормы командировочных расходов

5.1. Расходы на проезд

5.1.1. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере фактически оплаченных сумм, подтвержденных оправдательными документами (билетами на железнодорожный, водный, автомобильный транспорт, распечаткой электронного билета и посадочным талоном на самолет, квитанциями об оплате дополнительных услуг и сборов перевозчика). Они включают стоимость фактически оплаченных:

Услуг по проезду от места проживания к месту командировки с учетом норм комфортабельности, установленных в пункте 5.1.2 Положения);

Услуг по проезду к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

Страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

Услуг по предварительной продаже проездных документов;

Услуг по использованию в поездах постельных принадлежностей;

Услуг VIP-залов в аэропортах (для работников административного управления);

Аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита авто мобильного и иного транспорта.

5.1.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не свыше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда, для работников административного управления - в вагоне класса «СВ»;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пасса жиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - экономическим классом, для работников административного управления - бизнес-классом;

Автомобильным транспортом - на любом автотранспортном средстве (включая такси).

5.2. Расходы на оплату жилья

5.2.1. Командированный работник вправе самостоятельно выбрать мес то проживания в командировке (гостиница или частный сектор). Он имеет право от лица предприятия:

Заключить договор аренды жилого помещения;

Произвести выплату арендной платы. Если арендодатель - физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, то удержать НДФЛ в размере 13% от суммы арендной платы;

Получить расписку о получении арендной платы арендодателем - физическим лицом.

5.2.2. При предъявлении подтверждающих документов (счета за проживание в гостинице по форме № 3-Г, утвержденной приказом Минфина

России от 13.12.93 № 121, расписки физического лица - арендодателя жилого помещения о получении арендной платы, договора аренды жилого помещения) командированному работнику возмещаются затраты по найму жилого помещения в месте командировки со дня прибытия и по день выезда. Они включают расходы:

По найму (аренде) жилья в размере фактических затрат, но не более 1000 руб. в сутки на человека, а для работников административного управления - 1500 руб.;

Оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

5.2.3. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной оправдательными документами (см. пункт 2.7 Положения), возмещаются в размере фактических документально подтвержденных затрат, но не более 1000 руб. на человека в сутки для всех категорий работников.

5.2.4. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения (в том числе при задержке в пути), ему выплачивается компенсация стоимости найма жилья в размере 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.

5.3. Суточные

5.3.1. Командированному работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 800 руб., включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в дороге. Сумма превышения суточных по сравнению с нормой, установленной в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса, облагается налогом на доходы физических лиц.

5.3.2. При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются

5.4. Прочие командировочные расходы

5.4.1. При наличии оправдательных документов, подтверждающих оплату, командированным работникам возмещаются:

Расходы на междугородние переговоры с телефона гостиницы (наемного жилого помещения) с мобильного телефона на телефонные номера непосредственного руководителя (на основании распечатки узла связи, предоставившего услуги по месту командирования) в размере фактических затрат;

Расходы на оплату за пользование интернетом в размере фактических затрат, но из расчета не более 500 руб. за 30 календарных дней;

Представительские расходы (для работников административного управления) в размере фактических затрат, но не более 2500 руб. на одно приглашенное лицо;

Иные затраты, осуществление которых согласовано с непосредственным руководителем командированного работника, одобрено генеральным директором и главным бухгалтером.

5.4.2. Командированный работник обязан сохранять все документы, подтверждающие расходы.

6. Срок действия Положения

Положение вступает в силу с 1 января 2008 года и применяется в течение времени действия коллективного договора, приложением к которому оно является.

Строго говоря, положение о командировках не является локальным нормативным актом, наличие которого в организации обязательно требует законодательство. Но для удобства и самого работодателя, и работников иметь такой внутренний документ целесообразно.

Нормы трудового законодательства о командировках

Трудовой кодекс РФ, регулируя вопросы служебных командировок, в статье 168 устанавливает обязанность работодателя возмещать работнику расходы, связанные с командировками.

При этом особенности возмещения командировочных расходов в организациях, не являющихся федеральными госорганами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, федеральными госучреждениями, а также госорганами и госучреждениями субъектов РФ, органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (если иное не установлено законом).

Это означает, что работодатель вправе установить в таком акте свои правила возмещения, отражающие специфику организации и не противоречащие требованиям трудового законодательства, в частности Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (посл. редакция от 29.07.2015).

Если при этом в коллективном договоре или локальном нормативном акте (обычно его называют «Положение о служебных командировках», хотя это может быть и приказ руководителя) будут содержаться и другие правила, к примеру, конкретизирующие порядок направления в командировки, оформления документов, полномочия служб и специалистов и т.п., то противоречий с законом не будет.

В 2015 году в законодательство о командировках внесены существенные изменения. Так, теперь необязательными являются командировочные удостоверения, служебные задания и отчет о командировках. Но в новом локальном положении о командировках при необходимости работодатель может предусмотреть их наличие в организации, что не будет нарушением закона.

Напомним, что при принятии этого локального нормативного акта должны быть соблюдены требования ст. 8 ТК РФ о недопустимости ухудшения положения работников по сравнению с установленным законодательно, а также об учете мнения представительного органа работников (при его наличии).

Структура положения о командировках образец 2016 года

При составлении документа можно включать в его состав моменты, уточняющие и дополняющие установленные названным выше Постановлением Правительства требования:

в общих положениях: круг работников организации, на которых распространяет свое действие Положение; что является служебной командировкой и какие поездки не признаются таковой;
в разделе о сроках командировки и ее режиме: минимальная и максимальная продолжительность, определение фактического срока пребывания, режим рабочего времени в командировке, действия работника в непредвиденных обстоятельствах (в т.ч. при временной нетрудоспособности) и т.п.;
в разделе о документальном оформлении командировки можно предусмотреть также порядок взаимодействия служб при этой процедуре, формы составляемых в организации документов (в том числе командировочное удостоверение и служебное задание, если работодатель посчитает необходимым сохранить их в организации), сроки их прохождения; отчетность работника после завершения командировки с конкретизацией порядка и сроков ее представления можно предусмотреть здесь;
в разделе о гарантиях работникам при направлении их в командировки, помимо установленных ст. 167 ТК РФ , можно предусмотреть и иные (например, повышенная оплата работы в выходной или праздничный день и т.п.);
раздел о командировочных расходах - очень важный. В нем конкретизируются перечисленные в ст. 168 ТК РФ расходы, возмещаемые работнику в связи со служебной командировкой. Правильное составление этого раздела позволит избежать многих вопросов и упростит работу.

Образец Положения о командировках

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорООО "Вираж"Костров В.В. Костров Общество с ограниченной ответственностью "Вираж"(ООО "Вираж")

5. ОТЗЫВ РАБОТНИКА ИЗ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

6. ГАРАНТИИ РАБОТНИКУ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ

7. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ

Положение о командировках – это внутренний документ, который используется аналогично другим внутренним локальным актам.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Нормативно-правовыми актами его форма не утверждается и не регламентируется. Каждый наниматель должен оформлять положение с соблюдением всех нюансов и аспектов.

Данный документ необходим, чтобы закрепить и установить различные моменты:

какие виды командировок предусматриваются;
как будут возмещаться затраты на рабочие поездки;
какой транспорт может использоваться в поездках и пр.

Данный документ необходим для налогового учета. Бухгалтерия сможет признавать расходы как затраты на служебные поездки при расчете налога на прибыль или УСН.

Но составлять положение о командировках необязательно, если начальство не планирует отправлять своих сотрудников в рабочие поездки.

Что это такое?

Положение о командировках образец 2019 года – это документ, отображающий все правила поездок, связанных с работой.

Чтобы правильно понимать, необходимо дать определение, что такое командировка – это рабочая поездка за пределы трудового места.

Период определяется работодателем.

Выезд сопровождается финансовыми затратами – проезд, проживание и пр. Любые траты должны подтверждаться документально с целью правильного расчета налоговой базы по прибыли УСН. Именно поэтому так важно положение о командировках.

Данный документ определяет:

размер суточных;
сумму аэродромных сборов;
порядок получения выплат на поездку;
какие документы должны предоставляться;
в каком режиме сотрудник должен работать.

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется не только положением предприятия.

Законодательная база

Период служебной поездки определяется, исходя из данных в проездных билетах. В случае, когда сотрудник отправляется в командировку на собственном автомобиле, то в служебной записке он обязан указать срок.

Служебная записка

Должна составляться в целях удостоверения, что сотрудник прибыл на место командировки и вернулся. Она необходима в случаях:

когда сотрудник отправлялся в служебную поездку , служебном, арендованном автотранспорте;
если работник не предоставил чеки и квитанции на затраты.

Документы о расходах

Развивая бизнес, организации приходится расширять зону своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость направления сотрудников компании в служебные поездки в другие города и регионы. Порядок направления регулируется нормами законов. Однако, чтобы учесть все моменты деятельности и окончательно урегулировать взаимоотношения с сотрудниками лучше всего разработать Положение о командировках. Скачать образец положения на 2019 год можно ниже.

Положение о командировках – это нормативный акт фирмы, в котором она рассматривает основные моменты и вопросы, возникающие при направлении ее сотрудников в служебные поездки.

Положение о служебных командировках конкретизирует законодательство в рамках хозяйствующего субъекта, отражая используемые документы и процедуры в самой организации.

При этом закрепленные в нем нормы ни в коем случае не должны противоречит законодательству, и не ухудшать положение работающего на предприятии человека.

Малые предприятия могут не разрабатывать свое локальные нормативные акты, а вопросы между работников урегулировать положениями, отраженными в трудовых контрактах. Однако если численность сотрудников достаточно значительна, то рациональнее ввести отдельное положение, а в трудовых контрактах делать ссылку на него.

Внимание! Главная цель Положения о командировках урегулировать вопросы между администрацией компании и занятых на предприятии сотрудниках при возникновении спорных ситуаций и их разрешения. Также этот акт призван обосновать произведенные в затраты и включить их в расходы при налогообложении прибыли.

Кто должен составлять положение

Положение о командировках не является обязательным нормативным актом предприятия. Поэтому его разрабатывать субъекты могут на добровольной основе.

Связано это с тем, что нормы, рассматриваемые в этом документе, могут быть отражены в других Положениях предприятия (Коллективном договоре, Положении об оплате труда, Правилах внутреннего распорядка).

Главное требование закона, чтобы вопросы по урегулированию командировок были рассмотрены. Малые предприятия имеют право включать данные моменты даже в каждый трудовой контракт с работником. Но это является трудоемко при достаточно большом количестве работников в компании.

Внимание! Если в компании довольно часто направляют работников в командировки, то рекомендуется разработать данное положение и использовать его при урегулировании вопросов с персоналом в этой сфере отдельное положение.

Положение о командировках образец 2019 скачать

Что оговаривается в положении о командировках

Общие положения

Все основные моменты, связанные с командировками, закрепляются законодательно в положении №749. Поэтому в этом документе необходимо оговорить те моменты, которые оставлены на усмотрение работодателей. Например, считается ли командировкой поездка надомного сотрудника к работодателю, либо по каким признакам поездка в течение одного дня будет отнесена к командировкам.

Правило оформление командировок

Новые правила по командировкам не требуют, чтобы на сотрудника выписывались и . Теперь основополагающим документом стал . Однако если необходимо, чтобы данные бланки все же были у работника, это необходимо прописать в данном разделе.

Здесь же нужно обговорить порядок сокращения продолжительности поездки либо ее продления - при соблюдении каких условий можно выполнить каждое действие.

Обязательно нужно обговорить, по какому принципу осуществляется определение продолжительности поездки, чтобы на основании этого правильно рассчитать количество суточных.

Внимание! Еще один момент, который можно отразить в данном разделе - порядок привлечения командированного сотрудника к работе в выходной день.

Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам

Компания имеет право сама для себя установить, какие суммы будут подлежать возмещению после поездки, а также каким образом работник должен подтвердить правомочность произведенных расходов.

Предприятие имеет право для разных должностей установить разные объемы компенсируемых расходов.

В данном разделе желательно установить:

На каком типе транспорта работники разных должностей должны уезжать в поездку и возвращаться из нее;
При каких условиях работник имеет право воспользоваться самолетом;
Какая максимальная сумма оплаты за проживание в сутки (это также можно установить для каждой должности);
Работникам каких должностей можно пользоваться услугами повышенной комфортности - бизнес-класс, люкс-номера в гостинице и т. д.
Можно ли использовать для командировки личный транспорт и при каких условиях;
Можно ли в командировке пользоваться услугами такси;
Какие документы работник должен предоставить по каждому типу расходов.

В этом же разделе можно обговорить размер суточных для разных должностей. Также можно установить разным размер денежных средств, выдаваемый для близких поездок и на дальние расстояния.

Внимание! Отдельно необходимо обговорить порядок возмещения расходов и размер суточных при поездках в иностранные государства. Можно для каждой страны установить свой размер суточных, компенсации за проживание и т.д.

Порядок выдачи денег подотчет, отчет о командировке

Очень важно, чтобы такой раздел присутствовал в положении. Именно он будет определять каким образом работники могут получить деньги подотчет на командировку, а затем отчитаться по осуществленным расходам по .

В раздел нужно включить информацию:

В какой срок нужно работнику выдать необходимые денежные суммы на командировку;
Каким образом и в течение какого промежутка времени после возвращения из поездки он должен будет предоставить отчет о произведенным во время нее расходам.

Порядок утверждения положения

Поскольку положение о командировках можно отнести к локальным нормативным актам, то обязательным к разработке и использованию оно не является. Однако, если все же решено его применять, то нужно соблюдать определенную процедуру его ввода в действие.

Проект положения нужно обязательно отправить в профсоюзный орган, имеющийся в компании, и в установленном порядке провести его согласование. Если такой не сформирован, то данный шаг можно опускать.

После этого производится его ввод в действие, это допускается сделать двумя способами:

Поставить на положении специальный гриф «Утверждаю», с подписью руководящего лица. Если положение также согласовывалось с уполномоченными сотрудниками, то необходимо предусмотреть также графы и для них.
Издать отдельный распорядительный документ – приказ об утверждении положения о командировках. В нем нужно указать при каких условиях и с какой даты положение начинает действовать. На обложке положения также ставится гриф «Утверждено», и затем записываются сведения о приказе.

Внимание! После ввода положения в действие его текст нужно предоставить для ознакомления всем работникам фирмы. Факт ознакомления нужно фиксировать на отдельном либо в специальном журнале путем проставления подписи.

Положение о командировках должно содержать ответы на все вопросы о порядке направления сотрудников в служебные поездки. Какие именно?

Из статьи вы узнаете:

Командировка

Командировкой признается служебная поездка работника, совершаемая им по поручению работодателя в целях решения текущих рабочих задач вне места постоянного расположения компании. Такое определение зафиксировано в ст. 166 ТК РФ, которая наряду с прочими положениями главы 24 этого документа является ключевым разделом Трудового кодекса, регламентирующим порядок осуществления служебных поездок.

Обратите внимание! Командировки не следует путать с другими видами работ, предполагающих отъезд сотрудника из организации, например, вахтовым методом осуществления работ или разъездным характером труда.

В актуальной нормативной базе содержится ряд ограничений относительно данного вида трудовой деятельности. В частности, необходимо принимать во внимание, что некоторые категории сотрудников нельзя направлять в командировки даже в случае их согласия - например, к ним относятся беременные женщины. Какие еще работники не должны покидать своего постоянно места работы - читайте в нашем материале .

Скачайте документы по теме:

Оформление командировки

С 2015 года процедура направления работников в служебные поездки значительно упростилась в части оформления необходимой документации. Так, в связи с вступлением в силу постановлений Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771 и от 29 декабря 2014 г. № 1595 отменен обязательный характер составления таких документов как командировочное удостоверение , журнал учета сотрудников, прибывающих в командировку и отправляющихся обратно к месту постоянного расположения организации и некоторых других. В этом мы собрали полный список документов, которые больше не обязательно составлять.

Обратите внимание! Тем не менее, организация вправе сохранить прежний порядок документооборота при направлении работников в командировку.

В настоящий момент основным документом, регламентирующим порядок составления необходимых документов при оформлении служебной поездки, является постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Данное постановление содержит указание на перечень документов, которые по-прежнему являются обязательными при необходимости осуществления служебной поездки.

Документы, оформляемые при направлении работника в командировку

В частности, работодатель, принимая решение о направлении сотрудника в командировку, должен позаботиться о выполнении следующих необходимых процедур:

оформление приказа о направлении работника в служебную поездку с указанием ее причин и сроков;

предоставление сотруднику в виде аванса финансовых средств, которые потребуются ему для покрытия расходов в поездке;

получение авансового отчета от работника о расходовании выделенных ему денег после возвращения из командировки.

Следует учитывать, что в настоящее время коммерческие организации вправе самостоятельно выбирать форму составления таких документов, поскольку для них требование об обязательном применении унифицированных форм документации больше не применяется. Вместе с тем, составление приказа о направлении в служебную поездку, положения о командировках по образцу 2017 года в бюджетном учреждении и других документов в этих организациях осуществляется по другим правилам. Прочитайте наш материал , чтобы быть в курсе актуальных требований для организаций государственного сектора.

Положение о командировках

Положение о командировках в ряду документов, составляемых при выполнении сотрудником служебной поездки, имеет особый статус. Дело в том, что этот документ представляет собой основной нормативный акт, регламентирующий все аспекты осуществления данного вида деятельности в конкретной организации. Таким образом, можно сказать, что все другие бумаги, которые оформляются в этой ситуации, составляются на основе и в соответствии с содержанием положения о служебных командировках.

При этом коммерческим компаниям на сегодняшний день предоставляется право формировать положение о командировках в соответствии с их собственной формой, которую организация может разработать самостоятельно. Однако поскольку фактически такое положение представляет собой локальный нормативный акт фирмы, необходимо проследить за тем, чтобы его содержание и оформление соответствовало общим требованиям к такой документации, зафиксированным в ст.8 ТК РФ.

Кроме того, следует также обеспечить его соответствие условиям, прописанным в постановлениях Правительства РФ, принятых в 2014 и 2015 годах: мы составили краткий перечень разделов этих документов, на которые следует обратить особое внимание.

Руководителям государственных организаций следует также принять во внимание специальные нормативные документы, регламентирующие процедуру разработки положения о командировках для этого сектора. В частности, что касается положения о командировках в бюджетном учреждении в 2017 году, его образец является более строгим: мы расскажем, какие требования необходимо учесть при его составлении.

Составление положения о командировках

В зависимости от организационной структуры организации и распределения полномочий между ее подразделениями задача по разработке положения о командировках может быть возложена на различные отделы компании. Так, зачастую эти полномочия вверяются работникам кадровой службы, которые хорошо владеют актуальной информации о требованиях к документальному оформлению данного вида трудовой деятельности и знают, какие условия направления работников в командировку необходимо соблюсти в организации.

Вместе с тем, нередко руководство предприятия поручает эту работу сотрудникам бухгалтерии, поскольку значительная часть вопросов, касающихся процедуры направления работников в служебных поездках , лежит в области финансирования командировок и дальнейшего учета выделенных средств.

Тем не менее, в обоих случаях целесообразно обеспечить координацию между этими подразделениями с тем, чтобы содержание итогового документа полностью отвечало потребностям компании, не вступало в противоречие с требованиями действующего законодательства и было оптимальным с точки зрения оформления сопровождающей документации. Рассмотрите наше предложение о порядке совместной работы подразделений компании над положением о командировках.

Утверждение положения о командировках

Сформированное положение о командировках не вступает в силу непосредственно после окончания работы над ним и даже согласования его содержания с директором компании. Необходимо обеспечить корректное выполнение документальных процедур, которые позволят начать правомерное применение этого документа. В частности, речь идет об издании приказа, которым положение о командировках утверждается и вводится в действие.

Ознакомление с положением о командировках

Как и любой другой локальный нормативный документ, положение о командировках на 2017 год должно быть доведено до сведения работников организации. Вместе с тем, необходимо учитывать, что в данной ситуации требования действующего трудового законодательства об ознакомлении сотрудников с содержанием этого документа распространяются только на тех работников, трудовая деятельность которых предполагает осуществление служебных поездок. Мы прописали основные требования к процедуре ознакомления сотрудников с данным положением в этом материале .

Применение положения о командировках

В идеальной ситуации положение о командировках представляет собой достаточно обширный локальный нормативный документ, в котором исчерпывающим образом освещен регламент взаимодействия работодателя и работников, направляемых в служебные поездки.

Его положения являются обязательными для выполнения всеми сотрудниками компании, которые направляются в командировки - при условии, конечно, соблюдения порядка ознакомления с данным документом. Таким образом, невыполнение требований положения в той или иной ситуации может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины, что, в свою очередь, влечет за собой возможность применения к допустившему его работнику дисциплинарного взыскания.

Вместе с тем, на практике нередко возникают случаи, когда тот или иной нестандартный поворот событий не предусмотрен содержанием положения о командировках. Конечно, работник и работодатель могут попытаться урегулировать ее без оформления необходимых документов, однако не исключено, что у одной из сторон могут возникнуть претензии по поводу принятого решения. Тем не менее, назвать такую ситуацию безвыходной было бы преувеличением: мы расскажем, как работодателю вести себя в таком случае, чтобы обеспечить минимизацию неприятных последствий для компании.

Положение по командировкам – 2017: образец документа

Итак, положение о командировках в 2017 году по образцу, принятому в организации, должно содержать в себе исчерпывающий перечень указаний относительно порядка направления работников в служебные поездки, оформления необходимой документации, правил работы в месте командировки, учета рабочего времени, проведенного в поездке, и множества других моментов. Поэтому разработка такого положения с нуля представляется невероятно трудной и объемной задачей.

К счастью, в действительности решать ее нет никакой необходимости: для того, чтобы разработать корректное и всеобъемлющее положение о командировках, целесообразно обратиться к сложившейся практике кадровой работы, в рамках которой с течением времени уже выработался стандартный образец такого документа, в общем виде применимый к большинству ситуаций, связанных со служебными поездками. Тем не менее, разумеется, не стоит полагаться на предлагаемые шаблоны всецело: выбранный образец документа необходимо доработать таким образом, чтобы его содержание учитывало специфику работы конкретной компании.

Основываясь на своем обширном опыте решения самых различных ситуаций, связанных с командировками сотрудников, мы предлагаем собственный образец положения о командировках, который уже доказал свою эффективность на практике. Кроме того, мы подготовили обширный , в котором в удобном табличном виде отразили все основные моменты, которые необходимо учесть при доработке типового положения с учетом ваших задач.

Основные разделы положения о командировках

Как правило, структура положения о командировках, применимая к деятельности большинства предприятий, включает в себя следующие разделы:

общие положения, описывающие порядок использования указаний данного документа и перечень сотрудников, на работу которых распространяется его действие. В случае, если регулярное направление в служебные поездки осуществляется преимущественно для работников конкретных подразделений компании, здесь целесообразно перечислить эти подразделения;

раздел, посвященный правилам оформления документов, связанных с направлением работника в служебную поездку. В частности, здесь нужно перечислить общий перечень документов, которые оформляются в связи с каждым случаем командировки, а также действующие требования к их составлению;

блок, описывающий порядок предоставления отчетных документов . Этот раздел касается в первую очередь работников, направляемых в командировки, поскольку он содержит правила и сроки предоставления документации по итогам выполнения служебной поездки и результатов решения поставленных перед ними трудовых задач;

раздел, в котором указывается порядок финансирования служебных поездок. В данном блоке необходимо исчерпывающим образом описать правила возмещения расходов, связанных с пребыванием сотрудника в командировке, поскольку именно этот вопрос зачастую становится причиной разногласий между работниками и работодателем;

блок, связанный с урегулированием вопроса о предоставлении гарантий и компенсаций работникам, направляемым в служебные поездки. Оформляя содержание этого раздела, необходимо строго следить за тем, чтобы оно не ухудшало положения сотрудников компании в сравнении с условиями, предусмотренными гл. 24 ТК РФ;

прочие разделы, связанные со спецификой работы конкретной организации. Например, в этом блоке может содержаться описание механизма оплаты работы в выходные дни в период нахождения в служебной поездке, если такая практика является распространенной в данной компании.

Разумеется, приведенный перечень разделов, как и их последовательность, представляет собой примерное описание алгоритма, используемого при составлении положения о командировках. Окончательное решение относительно текста данного документа принимает работодатель. Тем не менее, мы рекомендуем вам ознакомиться с одним из наиболее удобных образцов такого положения, чтобы понять, как оно может выглядеть на практике.

Порядок возмещения командировочных расходов в положении о командировках

Как следует из положений действующего Трудового кодекса, работодателю вменяется в обязанность возмещение сотруднику следующих видов расходов, понесенных им в служебной поездке:

расходы на дорогу к месту командировки и обратно;
расходы на проживание в месте командировки;
расходы на обеспечение личных нужд работника на протяжении служебной поездки, которые обычно называют суточными. Как правило, эти средства в первую очередь выделяются на обеспечение питания сотрудника в командировке;
прочие траты, сделанные сотрудником с ведома работодателя и при его согласии.

Средства, предназначенные для покрытия расходов в служебной поездке, должны быть выданы сотруднику до ее начала, чтобы он мог избежать необходимости расходования личных средств на эти цели и последующего взыскания этих денег с работодателя. При этом трудовым законодательством не урегулирован вопрос о том, в какой срок до командировки сотруднику необходимо выдать указанный аванс. Конкретный срок такой выплаты организация может установить в своем локальном документе.

Сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов по найму жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно - например, коллективным договором или иным локальным актом организации. При этом в данной ситуации многое зависит от формулировки, прописанной в этом документе. Узнайте, какого варианта рекомендуют придерживаться опытные кадровые работники, прочитав наш материал .

Размер суточных организация устанавливает самостоятельно локальным нормативным актом или коллективным договором, действующим в организации. Минимальный размер суточных не облагаемый НДФЛ установлен в абзаце 12 пункта 3 статьи 217 и статье 210 Налогового кодекса РФ.

При этом размер суточных не может быть ниже размера, установленного для госучреждений. Максимальный же размер суточных для коммерческих организаций не установлен. Поэтому организация вправе установить любой размер суточных, но не ниже минимального. На это указывают и суды: ознакомьтесь с нашим материалом , чтобы быть в курсе актуальной судебной практики по этому вопросу.

Таким образом, составление положения о командировках требует от уполномоченных сотрудников не только знания действующего законодательства, но и значительного опыта работы в области организации служебных поездок. Тем не менее, иногда даже самому информированному специалисту требуется справочная информация: мы подготовили несколько , которые позволят сориентироваться в любой ситуации, связанной с командировками.

Скачать в.doc