Выдача денег подотчет начинается с оформления и проставления на нем разрешительной визы директора (лица, уполномоченного директором принимать решения о расходовании денег из кассы). В заявлении указываются сумма и срок, на который должны быть выданы наличные. Оформлять такие заявления необходимо для соблюдения порядка ведения кассовых операций.

Но когда деньги из кассы должен получить подотчет сам директор, он вместо заявления на выдачу в подотчет издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы (так как он не может написать заявление самому себе). Распоряжение полностью заменяет заявление, поскольку содержит все обязательные данные: кому, сколько и на какой срок должны быть выданы наличные, подпись руководителя и дату.

Оформление распоряжения о выдаче денег подотчет директору

Все поля, включая даты и суммы, могут быть заполнены на компьютере до распечатки распоряжения. После директор просто его подпишет. Подписи главбуха (бухгалтера) или кассира на распоряжении не нужны.

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей . В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

Для того, чтобы выдать денежные средства под отчет, у организации должен быть один из следующих документов ( в ред., действ. с 19.08.2017):

• распорядительный документ юрлица;
• письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть .

В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так:

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет:

Кстати, в приказе можно указать сразу несколько подотчетников (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158). Но поскольку на каждую выдачу денег под отчет должен быть оформлен отдельный РКО, информация о выдаваемых суммах прописывается в приказе детализировано. А именно, в отношении каждого из подотчетных лиц нужно указать:
- Ф.И.О;
- сумму, выдаваемую под отчет;
- срок, на который выданы деньги.

Обращаем внимание, что если денежные средства под отчет выдаются в безналичной форме (к примеру, путем зачисления на зарплатную карту работника), обязательное оформление именно заявления или приказа на выдачу не требуется. Обосновать выдачу денежных средств в этом случае организация может любым иным предусмотренным ею способом (к примеру, служебной запиской).

Оформление факта выдачи наличных

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). При этом организация в обязательном порядке должна применять унифицированную форму № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Получение авансового отчета

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У):

• или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
• или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения , утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Выдача денег подотчетникам-должникам

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.2017 № 4416-У). Это значит, что даже если у подотчетного лица есть средства, за которые он еще не отчитался, ему могут быть выданы новые подотчетные суммы.

Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки. Предельный срок сдачи авансового отчета - не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки). Можно ли обойтись без распоряжения руководителя Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств.

Приказ о подотчетных лицах

Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств. Локальный акт - приказ о подотчетных лицах - должен содержать следующие реквизиты:

• в шапке - наименование компании;
• дату (даты) составления/утверждения документа;
• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
Ф.


И. О. и подпись руководителя;

• Ф. И. О.

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью. Порядок выдачи средств под отчет

1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц (2017) Скачать Образец о разовой выдаче Скачать Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где удобно.

Как грамотно составить приказ о назначении подотчетных лиц

Максимальная сумма в подотчет в 2018 году Покупка путевок в санаторий для работников вредного производства Приобретение товара через комиссионера и возмещение его затрат за хранение Кто отвечает за нарушение договора поставки Документы

• Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404)
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

© 1997 — 2018 PPT.RUПолное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования в рамках Политики в отношении обработки персональных данных.

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

• Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
• Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
• Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
• В документе обязательно укажите следующие реквизиты:

1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера.

Внимание

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2017-2018 годах В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена. Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций».

Образец приказа о подотчетных лицах на 2018 год

Инфо

При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным. Можно ли обойтись без приказа Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Выдача денежных средств в подотчет

К подотчетным лицам относятся сотрудники предприятия, которым выданы денежные наличные средства организации для оплаты предстоящих служебных расходов.

Они выдаются в строгом соответствии с в РФ, который Банк России утвердил Решением совета директоров в сентябре 1993 года. Эта процедура входит в обязанности бухгалтера. Он руководствуется при выполнении этой функции приказом о подотчетных лицах, изданным руководителем предприятия.

Зачем он нужен?

Издается такой приказ в организациях в начале каждого года с тем, чтобы четко установить:

• круг лиц, которым планируется выдавать денежные наличные средства под отчет;
• конкретный период времени, на который наличность будет выдана;
• конкретные статьи расходования денег.

Наличность может выдаваться сотрудникам на совершено определенные цели, как, например, на хозяйственные (включая траты на рекламу, на канцелярские товары), представительские и операционные расходы, а также на расходы, которые возникают в ходе геологических, археологических и других работ и могут появиться у уполномоченных организаций. В их число входят и командировочные. Весь этот перечень установлен законодательством Российской Федерации.

Как должен быть составлен?

Оформить документ нужно правильно, с учетом требований законодательства РФ. В нем должны быть:

• сведения о предприятии (его полное название, порядковый номер из журнала регистрации, дата выпуска приказа и его утверждения, подпись руководителя, а также бухгалтера, которому вменено в обязанность выдавать денежные наличные средства, с расшифровками подписей);
• полный список сотрудников с указанием фамилий и должностей, которым будут выданы наличные;
• срок, не позже которого должен быть представлен авансовый отчет о расходовании наличных в бухгалтерию;
• точные размеры средств, выдаваемых под отчет.

В изданном на предприятии приказе особо оговаривается, что сотрудник получает право расходовать средства исключительно на цели, соответствующие строго определенным расходным статьям, для которых эти средства ему были выданы.

После получения работником наличности у него, как у материально-ответственного лица, нет права передавать имеющиеся ценности третьим лицам.

Работник, которому выдаются наличные под отчет, имеет всего три дня на предоставление исчерпывающего отчета в бухгалтерию предприятия об их использовании.

Когда средства выделяются на командировочные расходы, отсчет трех дней начинается со дня, когда сотрудник возвращается на рабочее место. Этот период может быть увеличен до 10 дней при зарубежной командировке.

О том, как правильно производится расчет с подотчетными лицами, смотрите на следующем видео:

Оформление расходования средств

Сведения о том, как израсходованы выданные работнику наличные, предоставляются в форме авансового отчета , к которому в качестве подтверждения прикладываются все соответствующие документы: квитанции, кассовые и товарные чеки.

Работник, который вернулся из командировки, обязан приложить к своему отчету: для оплаты проживания – счет из гостиницы, для отплаты проезда – авиа- или железнодорожные билеты, другие проездные документы, заверенное необходимыми подписями с печатями, чтобы оплатить суточные.

Нерастраченные деньги подотчетное лицо обязано немедленно вернуть в кассу.

После сдачи отчета за расход наличности сотрудник снова имеет возможность получить из бухгалтерии средства на покрытие очередных расходов.

Выдача подотчетных средств организации – это проблема для многих предприятий из-за того, что данный процесс имеет массу нюансов. Многие специалисты, занимающиеся подотчетными средствами, не могли прийти к единому решению, обязательно ли оформлять заявление о выдаче средств или нет. Однако с 2019 г. этот документ входит в перечень документов, которые должна иметь каждая организация в обязательном порядке.

Авансовые отчеты играют важную роль в кассовых операциях. Неправильное оформление документов может быть причиной негативных последствий в виде штрафных санкций и доначисления НДФЛ. Для снижения вероятности появления проблем необходимо соблюдать все правила, которые устанавливаются законодательством.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В 2019 г. вступили в силу новые правила, в соответствии с которыми будет проходить выдача подотчетных средств. Если раньше средства могу получить только штатный персонал, то теперь деньги могут получить и внештатные сотрудники.

Для того чтобы сократить затраты времени на оформление заявления о выдаче подотчетных денег организации, специалистам можно создать самостоятельно или найти в интернете бланк заявления. При необходимости его останется только распечатать и внести в него всю необходимую информацию.

Позиция в законе

В п. 4.4 Положением № 373-П сказано, что при выдаче сотрудникам подотчетных средств, должен быть оформлен (РКО). Основанием для его оформления является заявление сотрудника, которому необходимо получить средства.

Составляется такое заявление в произвольной форме. Оно должно содержать дату его составления и подпись руководителя предприятия. Также заявление должно включать информацию о сумме средств и о периоде, на который эти средства будут выданы. Наличные средства выдаются сотрудникам на расходы, которые связаны с деятельностью организации.

В течение трех дней после того, как закончится период, на который были выданы деньги, подотчетному лицу необходимо представить авансовый отчет. Длительность проверки авансового отчета устанавливается руководителем организации. Она осуществляется сотрудниками бухгалтерии, но при их отсутствии эта обязанность возлагается на руководителя организации.

Подотчетные средства выдаются в случаях, когда ответственным лицом погашены все предыдущие задолженности по полученным наличным средствам организации.

Перечень сотрудников, которые могут получить подотчетные средства, не установлен законодательством и определяется приказом по предприятию.

В этом приказе должны быть указаны такие данные:

• период, на который могут быть выданы средства;
• их максимальный размер;
• порядок, в соответствии с которым должны представляться авансовые отчеты.

Как сказано в законодательстве, если на предприятии нет данного приказа, то срок их выдачи будет считаться не установленным, а все подсчеты должны осуществляться в течение рабочего дня.

Директор организации является как руководителем организации, так и ее сотрудником. Из этого следует, что он также вправе получить подотчетные средства. Из-за того, что в подобных случаях воля подотчетного лица и руководителя организации всегда совпадает (так как это один и тот же человек), многие специалисты считают, что надпись директора предприятия в заявлении не обязательна.

Важным моментом является то, что обязательным условием остается подпись руководителя предприятия на РКО. Исходя из этого, следует, что при выдаче подотчетных средств, руководителю организации, все равно нужно будет оформлять приказ о выдаче денег под отчет руководителю, который должен содержать его же подпись.

Общие моменты приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Выдача подотчетных средств руководителю организации иногда допускается на основании распоряжения, которое будет содержать всю необходимую информацию и будет адресовано кассиру. Однако это противоречит законодательству, и, если налоговые органы нагрянут на предприятие с проверкой, то они могут привлечь организацию к ответственности.

Средства могут быть выданы на определенные цели, регулируемые указанием Центрального Банка РФ:

• покупка необходимых предметов;
• оплата расходов, потраченных на командировки;
• расчетов по договорам.

Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:

1. Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
2. Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
3. Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
4. После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства. РКО должен быть подписан и кассиром, и получателем.
5. Последним шагом является занесение данной операции в кассовую книгу.

После получения средств, как закончится срок предоставления средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. Сдавать его нужно в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии проверяют, куда быть использованы средства с помощью подтверждающих документов (чеков и т.д.).

Условия, которые предъявляются к подтверждающим документам, а именно – чекам:

• в кассовых чеках должно быть хорошо пропечатано название покупки и реквизиты предприятия;
• товар должен быть приобретен в рабочее время;
• на товарном чеке должны быть и печать, и номер.

Также отчет проверяется на правильность оформления. Если нет каких-либо недочетов, то руководителю предприятия нужно будет подписать документ, после чего средства будут списаны.

Если была потрачена не вся выданная сумма, то ее остаток возвращается в кассу организации. Для этого нужно оформить . Если же сотруднику на осуществление поставленной цели не хватило средств, то вся сумма перерасхода должна быть отправлена сотруднику на счет, указанный в авансовом отчете. Данная операция также должна быть оформлена РКО.

В ТК РФ сказано, если сотрудником в кассу не были возвращены подотчетные средства, то организация вправе данную сумму удержать из его зарплаты. Но на это должно быть дано письменное согласие сотрудника. Если работник не даст согласие на взыскание, то оно будет осуществлено на основании судебного решения, но взыскание не может быть более 20% от зарплаты сотрудника.

Как показывает практика, выдача подотчетных сумм имеет и другие нюансы, например:

• если сотруднику необходимо получить средства, но руководителя нет на рабочем месте, то операцию выдачи средств может оформить бухгалтер или финансовый директор на основании доверенности;
• многие руководители хотят получить средства без заявления, что является грубейшим нарушением, потому что средства должны выдаваться на основании заявления сотрудника, вне зависимости от его должности;
• сумма, которая превышает лимит в 100000 руб., выдается только в случае расчета наличными средствами с другими предприятиями.

Дополнительная информация

Изменения в порядке

Перечень изменений, внесенных в 2019 г. в порядок выдачи подотчетных сумм:

• Деньги могут быть выданы персоналу, который работает не только по трудовому соглашению, но и по гражданско-правовому.
• Заявление сотрудника – это единственное основание для выдачи средств. Ранее руководителю организации необходимо было писать сумму средств и срок их выдачи собственноручно, но теперь такой необходимости нет, и заявление может быть составлено в электронном виде.
• Выдача средств возможна, только при отсутствии задолженности по предыдущим суммам.
• Появилась возможность перечислить подотчетные средства со счета организации на карту сотрудника.
• Все операции с подотчетными средствами должны быть зафиксированы в налоговом и .
• Авансовый отчет необходимо предоставить в установленные сроки. Несоблюдение сроков может повлечь за собой доначисление НДФЛ.
• При составлении авансового отчета применяется форма АО-1.

Как избежать штрафов и ответственность

За нарушение кассовой дисциплины штраф не предусмотрен, но при налоговых проверках организация может быть арестована по таким причинам:

• нарушение порядка, в соответствии с которым должны храниться свободные наличные средства;
• нарушение порядка, в соответствии с которым должны вестись кассовые операции.

Взыскание штрафа по таким причинам и по причине отсутствия заявления можно оспорить в судебном порядке.

При налоговой проверке на предоставление всех необходимых документов отводится один день. За этот день могу быть оформлены все отсутствующие заявления на получение средств. Их нужно будет прикрепить к РКО.

Существует установленный срок давности для наложения административной ответственности за нарушение кассовой дисциплины. В п.1 ст. 4.5 КоАП указано, что он равняется двум месяцам, поэтому составлять заявления нужно только за последние два месяца перед налоговой проверкой.

Правила и особенности

Существуют остановленные правила, в соответствии с которыми должен осуществляться порядок выдачи подотчетных средств:

• Выдача средств может быть осуществлена только в случаях траты средств на цели, которые относятся к деятельности организации.
• Между сотрудником и организацией должен быть заключен либо трудовой, либо гражданско-правовое соглашение. Только при заключении соглашения сотрудник может получить подотчетные деньги.
• Обязательным условием является подтверждения заявления о выдаче средств у руководителя предприятия. Если средства были перечислены на карточку сотрудника, то должны быть также представлены соответствующие документы.
• Передача средств как руководителю, так и другим сотрудникам должна происходить при оформлении РКО.
• Средства будут выданы только при условии отсутствия задолженности у сотрудника. После получения средств нужно будет представить отчет по расходам и все необходимые документы.
• Представленные документы подвергаются тщательной проверке. После проверки, руководитель компании, должен установить период, в течение которого нужно погасить выданную сумму.

Данные правила действуют абсолютно на каждого сотрудника организации, включая директора.

У многих специалистов, занимающихся данным вопросом, появляются проблемы в оформлении выдачи средств руководителю предприятия.

В таких ситуациях нужно учитывать такие особенности:

• Как сказано в ТК РФ, директор организации имеет с ней такие же трудовые отношения, как и другие сотрудники, поэтому процесс выдачи подотчетных средств директору ничем не должен отличаться от стандартного процесса.
• Второй особенностью является то, что директор предприятия должен сам заверить свое заявление. В случаях, когда организация имеет несколько директоров, процесс подписания заявления значительно проще: если средства выдать необходимо одному директору, то заверить его заявление вправе другой руководитель.

Из этого следует, что руководители организаций не имеют никаких льгот при получении средств под отчет: перед тем, как получить средства они должны пройти все процедуры проверки, как и остальные сотрудники, и на них также должен быть составлен приказ о выдаче денег под отчет руководителю.

Когда бумага не нужна

На многих форумах можно найти советы или примеры ситуаций, когда заявление о выдаче денег организации под отчет не требуется, например:

• Первый случай – когда сотрудник получает средства, перечисленные на банковскую карту. Из-за того, что законодательством регулируется только работа с наличными средствами, при перечислении средств на карту пропадает необходимость оформления заявлений и приказов.
• Если работнику были возмещены потраченные средства.
• При условии выдачи суточных. Организация оплачивает командировки сотрудников. Проезд и плату за жилье можно оплатить со счета предприятия, а сотруднику наличными средствами выплатить только суточные. Основанием для их выдачи будет приказ о направлении сотрудника в командировку.