Кадровый учет у нанимателя. Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

Организация кадрового делопроизводства – второй шаг после регистрации и создания учредительных документов, в ряде предприятий остающийся «за кадром». Ведение грамотного учёта регулирует взаимоотношения между работодателем и наёмными работниками, обеспечивает отсутствие финансовых санкций у проверяющих структур, служит гарантом успеха в судах в случае возникновения конфликтных ситуаций.

Правила организации кадрового делопроизводства

Действующим законодательством ежегодно повышаются требования к ведению кадрового учёта, увеличиваются штрафные санкции и перечень организаций, допускающихся к проверкам по организации документооборота. Поэтому желательно создать инструкцию по кадровому делопроизводству, учитывая нормативную базу, форму собственности и специфику деятельности предприятия.

Нормативная база

Перечень нормативных актов, обязательный для исполнения всеми без исключения физическими и юридическими лицами, состоит из:

• Закон 152-ФЗ о персональной информации;
• Постановление Госкомстата № 1 об унифицированных формах;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 о стандартах ведения организационно-распорядительной документации;
• Закон 125-ФЗ от 2004 года, об организации архива;
• Постановление Минтруда № 69 о правилах ведения трудовых книжек;
• справочники ЕТКС, ЕКС и реестр профстандартов .

Форма организации

Кадровый учёт может осуществлять обособленное подразделение в виде отдела или инспектора по кадрам. Однако у предприятий малого или среднего бизнеса часто не возникает такой необходимости. Тогда назначается работник, ответственный за ведение данной сферы деятельности. В большинстве случаев это:

• директор;
• заместитель директора;
• работник бухгалтерии;
• офис-менеджер.

Возможно разделение обязанностей между сотрудниками, ведение трудовых книжек одним лицом, составление приказов другим, коллективных, трудовых договоров и составление кадровой отчётности третьим. В этом случае целесообразно отразить функциональные обязанности документально.

Кадровое делопроизводство для ИП

Индивидуальный предприниматель освобождается от ведения кадровой работы только при отсутствии наёмных работников. В случае принятия хотя бы одного сотрудника, ИП по вопросам кадровой политики приравнивается к юридическому лицу с обязанностью ведения делопроизводства в аналогичном порядке .

Схема отчётности с упрощённой формой, вид предпринимательской деятельности, выбор системы ведения учёта и налогообложения, годовой оборот, полученные доходы, произведённые расходы, задекларированная прибыль или убыток значения не имеют.

Кадровое делопроизводство с нуля

Работнику, осуществляющему организацию кадрового учёта после регистрации предприятия важно овладеть навыками делопроизводства. Важно изучить:

• действующее законодательство;
• устав и учредительные документы;
• предполагаемую специфику деятельности;
• ведение учёта и предоставление отчётности в органы статистики, профсоюзы, биржу труда;
• информационные программы для ведения текущего учёта и предоставления данных в электронном виде;
• правила расчёта страхового стажа для начисления отпускных, больничных и компенсационных выплат;
• порядок оформления и сроки хранения документации.

После теоретической подготовки начать оформлять документы практически. Первый приказ – назначение директора составом учредителей или акционеров.

Локальные нормативные акты

Возможность составлять локальные нормативные акты на предприятии позволяет сформулировать документы на взаимно выгодной основе «работодатель — работники — проверяющие структуры», ст. 8 ТК РФ . К локальным правовым актам относительно кадрового производства и политики относятся :

1. Коллективный договор, заключаемый в обязательном порядке по требованию одной из сторон (руководства или сотрудников).
2. Положение об оплате труда, включающее тарифную сетку формирования окладов в зависимости от степени занимаемой должности, уровня квалификации и заслуги для премирования.
3. Штатное расписание, устанавливающее должностные оклады в денежном эквиваленте по всем должностям.
4. Правила внутреннего распорядка, оговаривающие режим рабочего времени, сменность, работу в выходные и праздничные дни, вопросы этического характера.
5. График отпусков, рекомендуемый к составлению заблаговременно, чтобы каждый работник определился с выгодным ему периодом отдыха без ущерба для деятельности предприятия.

Наряду с работниками ответственных служб, грамотный представитель кадров участвует в разработке документов, вносит предложения и коррективы по профессиональным вопросам.

Виды и перечень кадровых документов

Документы, касающиеся отношений конкретного работника с предприятием, начинаются с издания приказа о приёме после прохождения собеседования и утверждения кандидатуры руководством. На основании приказа делается запись в трудовую книжку, которая хранится на основном месте работы. При изменении занимаемой должности, премировании или реорганизации предприятия всем штатным сотрудникам вносится соответствующая запись . Затем оформляется:

1. Трудовой договор, подписываемый в двухстороннем порядке. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй выдаётся работнику.
2. В случае необходимости оформляется должностная инструкция, на которой работником ставится подпись и пометка: «С инструкцией ознакомлен».
3. Создаётся личная карточка, где отражаются данные по передвижениям внутри предприятия и учёту страхового стажа.

Специалист по кадрам ведёт табель учёта рабочего времени, составляет приказы по отпускам, командировкам, распоряжения по премированию и взысканию, вносит записи в книгу регистрации по кадровой деятельности, следит за подписанием договоров о материальной ответственности с материально-ответственными лицами, составляет и сдаёт отчёты в соответствующие органы.

Обязанности и ответственность работников

Кадровая служба по специфике деятельности обязана быть внимательной и ответственной, поскольку ошибки могут привести к конфликтным ситуациям в коллективе и разбирательствам в судах. Неправильно заполненный табель учёта рабочего времени автоматически приведёт к искажению начислений заработной платы, ошибочно рассчитанный страховой стаж – к искажению по страховым выплатам . Забывчивость в отношении своевременного оформления приказов приводит к тому, что сотрудник лишается права вовремя пойти в отпуск или возмещения командировочных расходов.

Нарушение требований ведения и хранения кадровых документов может навлечь на ответственного специалиста и руководителя сразу несколько видов административной ответственности :

• ст. 5.27 КоАП РФ – за нарушения трудового законодательства и прав работников;
• ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ – за нарушение сроков хранения документации;
• ст. 13.11 КоАП РФ – за проступки в отношении персональных данных сотрудников.

Ошибки в делопроизводстве и штрафы для предприятия

До 01.01.2015 года штрафные санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были мизерными. Работодатель боялся восстановления уволенного работника по решению суда с выплатой заработной платы за вынужденный прогул, а не штрафа. С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

• отсутствие трудового договора;
• оформления договора с нарушением действующего законодательства;
• заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью минимизации фонда оплаты труда.

Обнаружение любого нарушения стало наказываться наложением штрафа на должностное лицо в размере от 10000 до 20000 рублей, а на предприятие – от 50000 до 100000 рублей, ст. 5.27 КоАП РФ . Судебная практика встала на сторону Государственной инспекции труда.

Налоговая служба при отсутствии табелей учёта рабочего времени пыталась доказывать незаконность начисления заработной платы со снятием расходов и неполучению налога на прибыль в бюджет. Аналогично по командировочным расходам при отсутствии оформленных приказов.

Организация электронного кадрового делопроизводства

Кадровые системы электронного документооборота попадают под действие Закона 152-ФЗ «О персональных данных» , устанавливающего требования по защите информации. Организация информационных систем требует соблюдения дополнительных мер по правовому регулированию. Предприятие обязано обеспечить :

• безопасность помещений, где находится система, от вторжений посторонних лиц и несанкционированного доступа к информации;
• сохранность носителей персональных данных;
• утверждение доступа ограниченного числа лиц к электронному журналу, непосредственно выполняющих трудовые обязанности;
• назначение работника, отвечающего за безопасность персональных данных в информационной системе.

Службы безопасности по вопросам персональных данных в электронном режиме устанавливают дополнительные меры по защите в пределах своих полномочий.

Для того чтобы электронный документооборот был признан юридически значимым и мог заменить бумажный, в работе нужно использовать электронные цифровые подписи для всех участников процесса.

Сроки и правила хранения кадровой документации

Трудовые отношения работника с работодателем фиксируются документами по личному составу, срок хранения которых с 13.03.2016 года составляет 50 лет вместо 75 лет – срока, действовавшего до вышеуказанной даты, закон 43-ФЗ от 2016 года . Новые периоды хранения распространяются на документы, датированные начиная с 2003 года. Эта документация условно подразделяется на связанную с:

• приёмом – приказ о приёме, трудовой договор, личная карточка;
• передвижением – переводом на другую должность, внутреннее совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
• материальным вознаграждением – приказ о повышении должностного оклада, назначение премии;
• прекращением трудовых отношений – приказ об увольнении.

Предприятие может не иметь технической возможности хранить документы в большом количестве из-за отсутствия помещений и накопления текущей документации.
По истечении 3-х лет после проверки органами документы можно подшить типографским способом и сдать в госархив.

Кроме этого существуют документы по личному составу со сроком хранения 5 лет. К ним относятся приказы о ежегодных очередных и дополнительных отпусках, компенсациях за неиспользованный отпуск, командировках недлительного характера. По истечении срока исковой давности документация уничтожается, о чём составляется акт с подробным перечнем каждой уничтоженной единицы.

Кадровая политика на предприятии приобретает всё большее значение с каждым годом. Это происходит за счёт увеличения требований к сотрудникам – ведения электронного документооборота, изучения законодательства, увеличения возможных плановых и внеплановых проверок различными структурами, значительным повышением финансовых санкций за минимальные нарушения.

Об организации кадрового делопроизводства «с нуля» рассказано ниже.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Деятельность любого юридического лица (особенно со штатом сотрудников) предполагает создание различного рода документов. И на определенном этапе встает вопрос организации работы с ними, а также их учета, хранения. Сложно ли организовать делопроизводство? Пошаговая инструкция 2017 года поможет в этом.

Из статьи вы узнаете:

• нужно ли уделять внимание делопроизводству;
• как можно организовать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 года;
• как привести в порядок кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2017.

Нормативные основы

Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.

С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами. Например:

• Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
• Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
• Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.

Читайте по теме в электронном журнале

• Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?
• Аудит делопроизводства: когда выгодно привлекать аудиторскую фирму
• Контроль исполнения документов

В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

• Виды документов в делопроизводстве
• Цели делопроизводства
• Делопроизводство и документооборот 2017

Как организовать делопроизводство

года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Шаг 1.

Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

Шаг 2.

Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.

Шаг 3.

В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.

Шаг 4.

Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции.

Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.

Шаг 5.

Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Шаг 6.

Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.

Как организовать кадровое делопроизводство

Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство, пошаговые инструкции 2017 помогут в этом.

Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.

Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.

• Первые этапы делопроизводства в организации
• Технология работы с документами. Документооборот
• Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления

Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье .

1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

• правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
• кадровая структура организации;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

• трудовые контракты;
• книга по учету движения трудовых книжек;
• книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
• табель по учету времени работы;
• персональные карточки сотрудников;
• кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
• должностные инструкции и другие документы;
• журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — .

Также могут издаваться следующие документы:

• коллективный договор;
• положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе .

1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи .

А о порядке их уничтожения читайте в статье .

О том, что такое делопроизводство в организации, мы рассказывали в нашей и приводили пример инструкции по делопроизводству. При этом в составе общего делопроизводства в организации могут выделяться самостоятельные разделы, одним из которых является кадровое делопроизводство.

Под кадровым делопроизводством можно понимать деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов по кадровым вопросам. В зависимости от масштабов и особенностей деятельности организации ответственными за кадровое делопроизводство могут назначаться как работники бухгалтерии (к примеру, заместитель главного бухгалтера), так и специально принимаемые для этих целей сотрудники (например, ).

Нужна ли инструкция по кадровому делопроизводству?

Инструкция по кадровому делопроизводству не является обязательным документом в организации. В то же время ее наличие позволит обеспечить должный контроль за полнотой, своевременностью и правильностью оформления и ведения кадровых документов. Пошаговую инструкцию по кадровому делопроизводству организация разрабатывает самостоятельно с учетом своей специфики, объема кадровых документов и количества работников, ответственных за ведение данного раздела делопроизводства.

Кадровое делопроизводство обычно предусматривает ведение документации по следующим основным разделам:

• заключение трудового договора и прием на работу;
• изменение трудового договора и перевод на другую работу;
• прекращение трудового договора и увольнение работников;
• предоставление отпусков работникам;
• поощрения и дисциплинарные взыскания;
• защита персональных данных работников.

Порядок работы с кадровыми документами можно предусмотреть в должностной инструкции с работником, назначенным ответственным за этот раздел делопроизводства.

Используемые формы документов по учету кадров организация также может прописать в своем положении о кадровом делопроизводстве. При этом если для учета кадров будут использоваться унифицированные формы, достаточно указать об этом и сами формы не приводить. Использование унифицированных форм кадровых документов там, где это возможно, является удобным не только потому, что не потребует самостоятельной разработки аналогичных форм документов, но и потому, что по таким формам обычно приводятся указания по их заполнению, являющиеся по сути пошаговой инструкцией. Так, например, для оформления отдельных документов по учету кадров (к примеру, приказа о приеме на работу, личной карточки работника или штатного расписания) можно обратиться к