Какие локальные нормативные акты обязательны для организации. Локальные акты организации. Разработка локальных нормативных актов: ключевые моменты

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 11

Обязательные локальные нормативные акты

Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

Примечание. При разработке и утверждении указанных документов следует помнить о том, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).

Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу 1.

Таблица 1

Перечень необходимых кадровых документов

Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).

Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).

Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на Правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:

Основные права и обязанности работника и работодателя (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ);

Режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

Порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);

Время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);

Предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);

Предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);

Виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам. Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д. Поэтому, чтобы составить полные Правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д.

Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст. 108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст. 109 ТК РФ).

Очевидно, что в Правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории:

Работающие по режиму пятидневной рабочей недели;

Работающие в смену.

Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы:

Начало работы в 09-00;

Окончание работы в 18-00;

Обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы:

Начало работы в 08-00;

Окончание работы в 08-00 следующего дня;

Обеденный перерыв с 13-00 до 15-00;

Технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.

Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий.

Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Правила должны содержать раздел "Рабочее время", который может включать следующие составные элементы:

Вид и продолжительность рабочей недели;

Продолжительность ежедневного рабочего времени;

График рабочего дня;

Работа в ночное время;

Работа в выходные и праздничные дни;

Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д.

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Трудовым кодексом. Однако, как и в случае с Правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности.

В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.

Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью Положения об оплате труда, о которой мы расскажем чуть ниже.

В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться:

Оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);

Оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ);

Оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);

Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);

Оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

Минимальный размер оплаты труда (далее - МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.

Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 "О минимальном размере оплаты труда". В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г. его размер составляет 1100 руб. в месяц.

Система премирования

Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования.

Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении. Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа - Положение об оплате труда и Положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников.

Стимулирование труда - это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет. Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей.

Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.

Пример 2. В зависимости от области, в которой работает организация, администрация может установить свои показатели премирования. Вспомним про "наше" частное охранное предприятие. Оно к таким факторам может отнести:

Надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

Своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика;

Качественное выполнение служебных заданий;

Обеспечение безопасности охраняемых объектов;

Интенсивность труда;

Особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами);

Сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.

Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности). Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.

Налогообложение

Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их название со ст. 255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье. Например:

Премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ);

Надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ);

Единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п. 10 ст. 255 НК РФ);

Любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Депремирование

В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников. В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.

В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить:

Применение мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу);

Упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;

Нарушения Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии;

Невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия;

Несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании;

Ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей;

Нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также самовольный уход с рабочего места (поста);

Прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время;

Совершение хищения;

Утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.

Штатное расписание

Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают. А некоторые начинающие руководители маленьких фирм прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно. Раньше при плановой экономике штатное расписание "спускалось сверху" в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался. И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.

В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации. Однако приведем веские аргументы в его пользу.

Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации.

Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации.

В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать предоставить штатное расписание.

Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание - документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.

Аргумент в суде

Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать кадровой службе, сколько у нее остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по ст. 2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).

Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

"Вилка" в окладах

Много споров возникает о наличии так называемой "вилки" в окладах. "Вилка" - это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.

Должность реальная или виртуальная

Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании.

Изменения в штатном расписании

Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.

Общество с ограниченной ответственностью "Шериф"

01.11.2006 N 145-к

г. Казань

О внесении изменений

в штатное расписание

В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ

Приказываю:

1. Ввести с 01.12.2006 в штатное расписание ООО "Шериф", утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2005 N 234, следующие единицы:

Охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием;

Бухгалтера с окладом 15 000 руб.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.

Генеральный директор Печать ООО "Шериф" А.И. Фадеев

В форме N Т-3 предусмотрен реквизит "Личная подпись главного бухгалтера". Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11).

Штатный список (расстановка)

Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список. В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными. Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе. Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено. Например, он может выглядеть так:

Штатный список

И.Ю.Новикова

генеральный директор

практикующий аудитор,

преподаватель ГАСИС

Е.Н.Ивлева

Заместитель генерального директора

ООО "Аудит, консалтинг и право+",

практикующий аудитор

Подписано в печать

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными актами, содержащими , а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.
Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.
Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: - документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т.п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые - и приказы руководителя.
Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.
Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, Письма Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1, от 31.10.2007 N 4414-6).
А в Письме Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

Примечание. Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

В любом случае независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.
К основным общим требованиям можно отнести следующие:

• локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
• нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
• локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
• локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя - к административной.

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).
К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т.д.
По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т.д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).
И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

• принимаемые работодателем единолично;
• принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

Обратите внимание! Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).
Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработку, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.
Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т.д.
При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб - бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т.д.
Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.
В случаях предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.
В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.
При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

К сведению. При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченным лицом.
Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.
После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.
Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.
Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).
Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

• наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
• наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т.д.);
• дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
• место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общих положений, основной части и заключительных положений. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Приведем пример структуры некоторых документов.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например: "Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.". На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например: "Приложение N 1 к Положению о структурном подразделении от 13.01.2014".
Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит "Подпись" включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.
На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.
Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
от 13.01.2014 N 1

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит "Гриф утверждения", который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

УТВЕРЖДЕНО
Приказом ООО "Юпитер"
от 15.01.2014 N 1

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО "Юпитер"
Марсов А.В.Марсов
15.01.2014

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.
Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из-за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).
В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.
В ст. 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

• истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
• отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
• вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

К сведению. В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте - в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.
Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. В соответствии с этим Перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.

Многие вопросы повседневной жизни организации, а также ее отношений с работниками не регулируются напрямую Трудовым кодексом или иными нормативными правовыми актами (федеральными законами, приказами министерств и т.д.). Ведь в отличие от других отраслей права, в сфере трудовых правоотношений работодатель может сам выступить в роли нормотворца. То есть принять локальные акты, исполнять которые будут обязаны все работники. Более того, в некоторых случаях принятие подобного акта — обязанность организации! Что же такое локальный акт? Какие акты и когда работодатель должен принять в обязательном порядке? Как правильно применять нормы этих актов? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Как отличить локальный нормативный от других кадровых документов

О возможности работодателя самостоятельно принимать локальные нормативные акты говорится в статье Трудового кодекса, согласно части 1 которой такое право есть у организаций и ИП-работодателей. Однако определения локального нормативного акта данная статья не содержит, отмечая, лишь, что они в обязательном порядке должны содержать нормы трудового права.

Собственно, именно это уточнение и позволяет отделить локальные нормативные акты от прочих кадровых документов, издаваемых работодателем. Ведь норма права — это общеобязательное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение (п. 2 приложения к Постановлению Государственной Думы Федерального Собрания РФ от 11.11.96 № 781-II ГД).

Оттолкнувшись от приведенной цитаты, можно дать определение локальному нормативному акту.

Это внутренний документ работодателя (организации или ИП), который рассчитан на неоднократное применение. Он устанавливает права и обязанности как самого работодателя, так и его работников (либо всех, либо отдельных категорий) в той части трудовых правоотношений, которая напрямую трудовым законодательством не урегулирована.

В том, что данный документ рассчитан на многократное применение, заключается отличие локальных актов от прочих кадровых документов, оформляемых организацией. Так, различные приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании, направлении в командировку и т.п.) используются только один раз в отношении конкретного работника в конкретной ситуации, и на многократное применение не рассчитаны. Именно поэтому приказ, скажем, о приеме на работу не относится к локальным правовым актам, хотя он и устанавливает права и обязанности. Такой приказ является актом применения права.

А вот, к примеру, положение о премировании, или положение о командировках — акты, которые могут и должны использоваться каждый раз при назначении премии или при направлении в командировку. Причем, эти акты работодатель может применить к любому работнику и в любой момент. Так что названные документы определенно рассчитаны на многократное применение и устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и работников. А значит, положение о премировании или командировках может служить классическим примером локального нормативного акта.

Что «сильнее»: трудовой договор или локальный акт?

Итак, с правовой природой и признаками локальных актов мы разобрались. Теперь необходимо определиться с его юридической силой, т.е. местом в иерархии других актов, регулирующих трудовые отношения. В статье ТК РФ прямо сказано, что локальные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с тем, что зафиксировано в трудовом законодательстве, а также в коллективных договорах и соглашениях. В случае, если локальный акт содержит подобные нормы, то они не применяются.

Из этого очевидно, что юридическая сила локального акта меньше, чем у Трудового кодекса, законов и иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти или местного самоуправления. И ниже, чем у коллективных договоров и соглашений.

Обобщим. Локальные акты, как документы, действующие только в рамках одной организации (или ИП-работодателя), по своему юридическому статусу стоят на две ступени ниже законов и подзаконных актов, которые определяют права и обязанности всех работодателей в стране, и отраслевых и межотраслевых соглашений, которые регулируют отношения определенных групп работодателей. А по отношению к коллективному договору (для заключения которого предусмотрена весьма сложная процедура) локальные акты стоят на ступень ниже.

Что же касается соотношения между локальным актом и трудовым договором, то четкой нормы о том, какой из документов главнее в Трудовом кодексе мы не найдем. При этом, согласно ст. ТК РФ, трудовой договор не может содержать условий, ограничивающих права, или снижающих уровень гарантий по работникам по сравнению с тем, что установлен в локальном акте. Из этого следует, что локальный акт, действующий на момент заключения трудового договора (или внесения в него изменений), имеет бо́льшую юридическую силу.

А вот обратная ситуация, когда новый локальный акт вступает в противоречие с трудовым договором, в Трудовом кодексе не урегулирована. Однако, учитывая, что утверждение работодателем локального акта в силу ст. ТК РФ не является основанием для внесения изменения в трудовой договор, можно предположить, что в данном случае приоритет будет за трудовым договором.
Таким образом, в отношениях между локальными актами и трудовыми договорами действует принцип более ранней даты: приоритет имеет тот документ, который принят (подписан) первым.

Какие локальные акты работодатель обязан принять

Перейдем к следующему вопросу: когда работодатель может издать тот или иной локальный акт? В статье ТК РФ прямого ответа на этот вопрос нет. Там говорится, что акты принимаются работодателем «в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями».

Из данной цитаты можно сделать следующие выводы. Во-первых, работодатель может (а иногда — должен) принимать подобные акты в случаях, прямо указанных в Трудовом кодексе, или иных нормативных правовых актах. Таких случаев в ТК РФ не мало. Причем, в некоторых из них речь идет именно об обязанности работодателя по принятию соответствующего локального акта. Например, работодатель обязан принять следующие локальные акты:

1. Штатное расписание (ст. 15 и 57 ТК РФ).
2. График отпусков (ст. ТК РФ).
3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ТК РФ).
4. Документы, регламентирующие порядок хранения и использования персональных данных работников (ст. ТК РФ).

5. Положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст. ТК РФ).
6. Порядок индексации зарплаты, если данный момент не отражен в положении об оплате труда (ст. ТК РФ).
7. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если работникам организации трудовым договором установлен такой режим и соответствующего перечня нет в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст. и ст. ТК РФ).
8. Локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. ТК РФ), если такое практикуется в организации и указанные положения не включены в Правила внутреннего трудового распорядка.
9. Документ об утверждении формы расчетного листка (ч. 2 ст. ТК РФ).
10. Положение об аттестации, если в организации осуществлялись (или планируются) увольнения по п. 3 ч. 1 ст. ТК РФ.
11. Правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. ТК РФ).
12. График сменности, если в организации применяется сменная работа (ст. ТК РФ).
13. Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, если данные положения не включены в коллективный договор (ст. ТК РФ).

Есть подобные требования и в других законодательных актах. В частности, в силу п. 1 и 2 ч. 1 ст. Федерального закона от 29.07.04 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» работодатель обязан утвердить. Положение об охране коммерческой тайны, если в трудовой договор хотя бы с одним работником включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну.

Абзац 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.03 № 1/29) обязывает работодателя утвердить Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте. Этот акт принимается, если работодатель решил не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов.

Наконец, не стоит забывать про требования Правил противопожарного режима в Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ ). Согласно п. 2 Правил, в компании должна быть утверждена Инструкция о мерах пожарной безопасности.

В других случаях утверждение локального акта, даже прямо упомянутого в ТК РФ, может быть правом, а не обязанностью работодателя. К примеру, если в компании не создается производственный совет, то и утверждать соответствующий локальный акт не требуется (ст. ТК РФ). Приведем и другой пример. Если представлять работодателя при заключении коллективного договора будет непосредственно руководитель, то утверждать специальный локальный акт, содержащий перечень уполномоченных на ведение переговоров лиц, не обязательно (ст. ТК РФ).

Отдельную группу локальных актов составляют те, которые посвящены вопросам, в принципе не урегулированным трудовым законодательством. Решение о необходимости разработки и утверждения подобных документов, а также об их содержании работодатель принимает самостоятельно. Так, работодатель может принять локальный акт, регулирующий порядок уведомления сотрудником работодателя об использовании личного имущества в служебных целях (ст. ТК РФ). Или положение, регулирующее порядок обеспечения иногородних сотрудников жильем.

Как принять локальный акт

В Трудовом кодексе зафиксированы только самые общие положения, касающиеся порядка принятия локальных нормативных актов. Так, согласно ст. ТК РФ, если в организации имеется профсоюз, то в случаях, прямо указанных в ТК РФ, при принятии локального акта работодатель обязан запросить мнение профсоюза. Например, такая обязанность возникает при утверждении Правил внутреннего трудового распорядка (ст. ТК РФ), Положения об оплате труда (ст. ТК РФ), Правил компенсации расходов для работников, занятых в районах Крайнего Севера (ст. ТК РФ).

В остальных случаях (либо во всех, если организация профсоюзом не обременена), локальные акты принимаются работодателем самостоятельно. Что касается формы, то на практике локальные акты чаще всего принимаются в виде различных положений, порядков, инструкций. Порядок подготовки и согласования текста документа внутри организации может быть любой, но вот утверждать готовый документ должен либо непосредственно руководитель организации, либо иное уполномоченное им лицо. Утверждение может происходить как отдельным распорядительным документом —приказом или распоряжением об утверждении локального акта, так и в виде соответствующего реквизита «Утверждаю», или «Утверждено» на самом локальном акте. Каких-либо ограничений, связанных с этим вопросом, трудовое законодательство не содержит.

О порядке вступления в силу локальных актов и о том, как правильно вносить в них изменения и отменять ставшие ненужными нормы, мы поговорим отдельно в следующей статье.

Компания, не утвердившая обязательные локальные нормативные акты или не ознакомившая с ними сотрудников, рискует попасть под штрафные санкции. Рекомендации по составлению ЛНА и готовые примеры оформления вы найдете в статье.

Из этой статьи вы узнаете

Скачайте документы по теме:

Отношения «работник-работодатель» регулируются федеральным законодательством, региональными и муниципальными нормами, и межотраслевыми соглашениями, а также локальными нормативными актами (ЛНА). Но законодательные требования должны выполнять все, а локальные нормативные акты действуют только в рамках разработавшей их компании.

Что такое локальные нормативные акты организации?

Локальные нормативные акты — это документы, содержащие нормы трудового права. ЛНА разрабатываются индивидуальными предпринимателями и организациями. Освобождены от обязанности утверждать локальные акты только работодатели-физические лица, не имеющие статуса ИП, и , использующие с подробной информацией о режиме работы, системе оплаты труда, премиях (ст.8, 48.1 ТК РФ). От остальной организационно-распорядительной документации ЛНА отличаются тремя характерными признаками:

К локальным нормативным актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда и многие другие , которые при проверке обязательно запросит инспектор. Локальными нормативными актами являются, несмотря на несколько спорный статус, график отпусков и (см.письмо Роструда №ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014г.). А вот и отраслевые соглашения, часто по ошибке причисляемые к группе ЛНА, в действительности представляют собой правовые акты, регулирующие социально-трудовые отношения (ст.7 ТК РФ). Особенности применения некоторых видов ЛНА в той или иной мере регламентированы федеральным законодательством:

• положения об , инструкции по пожарной и электробезопасности — глава Х ТК РФ;
• положения об оплате труда, премировании и материальном стимулировании работников — глава VI ТК РФ;
• (ПВТР) — ст.189 ТК РФ;
• положение о коммерческой тайне — закон №98-ФЗ от 29.07.2004г.;
• положение об — ст.86 ТК РФ.

Эксперты «Системы Кадры» подготовили . Следуйте рекомендациям и не отказывайтесь от обязательных документов, за отсутствие которых инспектор может оштрафовать — например, положения об обработке персональных данных или графика отпусков. Но и лишние документы работодателю ни к чему: не стоит дублировать информацию, посвящая несколько разных положений одному и тому же аспекту деятельности компании, или составлять отдельные правила и положения для каждого филиала. Почему такой практики следует избегать, разъяснит эксперт:

Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Миздрава России.

Прямого запрета законодательство не содержит, однако применять такой подход не рекомендуется. Из буквального толкования статей 8 и 189 ТК РФ право принимать локальные акты принадлежит исключительно работодателю. Аналогичная возможность за филиалами или обособленными подразделениями не закреплена. Отсюда можно сделать вывод, что при необходимости закрепить особенности работы филиала…

Из ответа «»

Задайте свой вопрос экспертам

Разработка локальных нормативных актов: ключевые моменты

Законодательство не устанавливает четких требований к оформлению ЛНА. Как правило, работа над проектом каждого конкретного документа поручается профильным специалистам. Например, разрабатывается сотрудниками бухгалтерии, кадровой службы и экономического отдела кадров, к разработке инструкций по производственной безопасности привлекается специалист по охране труда, и так далее. Ориентируйтесь на стандарт 7.0.97-2016, содержащий общие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. В шапке укажите:

• наименование акта («положение», «правила», «инструкция» и т.д.);
• место составления;
• регистрационный номер согласно и дату утверждения;
• место составления;
• дату вступления в силу, если она отличается от даты утверждения;
• название и другие реквизиты работодателя.

Не забудьте согласовать готовый документ с юристом компании. Локальные нормативные акты, принимаемые работодателем, не должны противоречить действующему законодательству и ухудшать положение персонала по сравнению с федеральными или отраслевыми нормами. Если условия, закрепленные ЛНА, , эти положения не применяются (ст.8 ТК РФ). Также не будет применяться нормы локального акта, если документ не прошел согласование с профсоюзом в случае, когда это необходимо.

Совет от редакции. Если в организации есть профсоюз или иной выборный орган, представляющий интересы работников, некоторые виды локальных актов — в частности, ПВТР, графики сменности, положения о премировании и оплате труда — сначала нужно , и только потом утвердить в общем порядке. Как это сделать и где проставить гриф согласования, читайте в статье «».

Финальный этап — визирование локального акта руководителем. Существует два способа : проставить визу непосредственно на первой странице либо издать отдельный приказ. Если выбрали второй способ, составьте приказ в свободной форме, а ЛНА сделайте приложением к нему:

Как довести локальный акт до ведома сотрудников?

Каждый сотрудник должен изучить локальные нормативные акты организации, непосредственно связанные с его трудовой деятельностью, еще , причем до заключения трудового договора, а не после. Оформляя трудоустройство, убедитесь, что с должностной инструкцией, ПВТР, документами по охране труда, положениями об отпусках, премировании и коммерческой тайне. Если работодатель утверждает новый локальный акт или в прежнюю редакцию, персонал также следует ознакомить с документом под роспись, как того требует ст.22 ТК РФ.

На практике этот вопрос решается одним из трех способов:

Чем поможет: определить перечень документов, с которыми работника следует ознакомить под роспись, выбрать сроки и форму ознакомления.
• 
  Чем поможет: своевременно поставить персонал в известность о внесенных в ЛНА изменениях, без ошибок оформить кадровые документы.
• 
  Чем поможет: выбрать подходящий алгоритм ознакомления, без нарушений уведомить работника о предстоящем отпуске.

Отсутствие ключевых ЛНА не только подводит работодателя под штраф, но и мешает слаженной работе предприятия. Проведите аудит кадровой документации, выясните, каких нормативных актов не хватает. ПВТР, положения об оплате труда и защите персональных данных, инструкции по охране труда — необходимый минимум. Учредите группу разработки, установите сроки подготовки документов и с каждым новым локальным актом ознакомьте персонал под роспись.

При составлении локальных нормативных актов работодателям нередко приходится учитывать требования не только трудового законодательства, но и иных федеральных законов и нормативных правовых актов ().

За последний год было принято несколько актов, в том числе и судебных, которые могут напрямую повлиять на позицию проверяющих органов. Разберемся, наличие каких положений следует проверить в локальных актах и включить их туда в случае их отсутствия, чтобы избежать административной ответственности.

Должностная инструкция

1 июля текущего года вступило в силу положение, согласно которому стали обязательны для применения работодателями, если это предусмотрено ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами (). До этого они за некоторым исключением носили лишь рекомендательный характер – обязательными они были, например, для педагогических работников (ст. 46 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ " ").

Положения должностной инструкции, разработанной в соответствии с требованиями профстандарта, также можно использовать при подборе персонала. Обязанность непосредственного руководителя и/или отдела кадров указывать соответствующие требования к кандидатам при составлении бланка заявки может быть также прописана в Положении о найме, ротации и увольнении персонала.

ПОЛЕЗНЫЕ СЕРВИСЫ

Таким образом, при составлении отказа работодателю останется лишь сослаться на конкретную должностную инструкцию и указать те требования этого документа, которым соискатель не соответствует.

Однако стоит иметь в виду, что такое требование, как отсутствие у кандидата вредных привычек, считается дискриминационным, поскольку оно не относится к деловым качествам работника. К такому выводу в мае это года Тверской районный суд г. Москвы. Следовательно, наличие данного требования в должностной инструкции и/или Положении о найме, ротации и увольнении персонала также может быть признано дискриминацией.

Положение об аттестации

Нужно ли работодателю проверять квалификацию уже работающих в организации сотрудников на соответствие профстандарту, если для данной категории специалистов он стал обязателен?

Кроме того, работодатель вправе провести аттестацию работников. Так, уточняет ведомство, при применении квалификационных справочников и профессиональных стандартов лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе "Требования к квалификации", но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии назначаются на должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

Однако если работодатель считает, что работник не справляется со своими обязанностями, он может признать его по результатам аттестации не соответствующим занимаемой должности (). По общему правилу Положение об аттестации обязательным локальным нормативным актом не является, а значит, его отсутствие не повлечет за собой административную ответственность. Но если работодатель хочет проверить квалификацию своих работников и привести ее в последующем в соответствие определенным требованиям либо уволить не отвечающих этим требованиям сотрудников по , без такого Положения не обойтись. Исключения составляют только случаи, когда обязательная аттестация регламентирована законом или подзаконным нормативным правовым актом (например, Приказ Министерства образования и науки РФ от 7 апреля 2014 г. № 276 " ").

В Положении об аттестации могут быть перечислены все основания и условия, при которых сотрудника, не прошедшего аттестацию, "условно" допускают к работе – например, при последующем обучении за счет работодателя, повышении его квалификации и повторной переаттестации. Однако лучше избегать таких положений – оставьте только два основных вывода аттестационной комиссии: соответствует занимаемой должности и не соответствует занимаемой должности.

Политика обработки персональных данных и Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников

С 1 сентября 2015 года при сборе персональных данных операторы обязаны обеспечивать локализацию персональных данных россиян на серверах, расположенных на территории России (ч. 5 ст. 18 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ " "; далее – закон о персональных данных). И работодатель, поскольку он является оператором, также обязан соблюдать указанное требование. Принимать новые локальные акты закон не требует, а вот коррективы в уже существующие следовало внести еще до сентября прошлого года.

Деятельность компании в части защиты персональных данных, как правило, регламентируют два документа: Политика обработки персональных данных и Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников.

Собственно, локальным нормативным актом является только Положение, которое распространяется на сотрудников организации. Однако в поле зрения компании часто попадают и персональные данные, которые касаются третьих лиц (контрагентов, клиентов, родственников сотрудников и др.). Порядок работы с этими данными как раз и фиксируется в Политике. "Политику о порядке обработки персональных данных мы должны сделать публичной (). Проще всего разместить ее на своем сайте. Но есть организации, у которых нет сайта – в этом случае, как правило, рядом с тем местом, где посетителям оформляются пропуска, вешают кармашек, в который вкладывается Политика на бумажном носителе. Любой человек сможет ее вынуть и изучить", – уточнила 5 июля на конференции, организованной "АСЭРГРУПП", к.ю.н., доцент кафедры трудового права Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики", ведущий научный сотрудник отдела законодательства о труде и социальном обеспечении Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ Татьяна Коршунова . Соблюдение указанных требований может не только ГИТ, но и сотрудники Роскомнадзора.

И в Политике, и в Положении должно быть условие о том, что при сборе персональных данных оператор обязуется обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных россиян с использованием баз данных, находящихся на территории России. Кроме того, нужно указать место нахождения такой базы данных.

"Иногда спрашивают, нельзя ли совместить два эти документа в одном. Конечно, можно, но только локальные акты не предусмотрены для того, чтобы ими руководствовались третьи лица. Например, зачем знакомить с ним человека, который по доверенности получает товар? Это будет нелогично", – заключает Татьяна Коршунова.

Правила внутреннего трудового распорядка

В начале года Европейский суд по правам человека (ЕСПЧ) право работодателя контролировать переписку сотрудников в рабочее время . Суть спора состояла в том, что сотрудник, уволенный из компании за использование служебного аккаунта для личного общения, счел действия работодателя по чтению находящихся в мессенджере сообщений нарушением его права на тайну переписки. ЕСПЧ, однако, встал на сторону работодателя, отметив, что тот вправе знать, чем занимается его сотрудник в рабочее время, и контролировать деятельность работников по использованию Интернета только для осуществления профессиональной деятельности. Тем более, что использование корпоративного аккаунта в личных целях было прямо запрещено корпоративными правилами, и работник был предупрежден о возможных проверках.

Таким образом, Суд признал право работодателя проверять переписку сотрудников.

"Отслеживать содержание корпоративной почты, интернет-траффик, использование компьютера – законное право работодателя. Что и подтвердил ЕСПЧ в указанном выше решении", – порталу ГАРАНТ.РУ эксперт центра правового содействия законотворчеству "Общественная Дума" Сергей Слесарев .

Аналогичные выводы есть и в решении российских судов (Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 1 декабря 2015 г. по делу № 33-17852/2015, ).

С тем, чтобы исключить уголовную ответственность за и обезопасить себя от претензий со стороны сотрудников, желательно включить условие о проверке корпоративной переписки в Правила внутреннего трудового распорядка или иной локальный акт.

МНЕНИЕ

Татьяна Коршунова, к.ю.н., доцент кафедры трудового права Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики", ведущий научный сотрудник отдела законодательства о труде и социальном обеспечении Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ:

"В Правилах внутреннего трудового распорядка или в специальном документе о пользовании корпоративной почтой работодатель должен зафиксировать, что корпоративная почта может использоваться исключительно для деловой переписки. Использование корпоративного почтового ящика для личных целей не допускается. Также следует указать, что работодатель имеет право в любой момент проверить корпоративную почту сотрудника.

Когда работник заранее знакомиться с данным локальным актом и ставит свою подпись, он дает работодателю свое согласие на это. Если ему не хочется, чтобы кто-то проверял его корпоративную почту, значит он просто ищет другую работу".

Складывающаяся судебная практика подтверждает законность проверки работодателем не только корпоративной электронной почты сотрудников, но и их активности в социальных сетях. Частое посещение сайтов, не имеющих прямого отношения к выполняемой работе, может быть признано нарушением трудовой дисциплины и в разных случаях послужить основанием для сокращения должности работника на 0,5 ставки, объявления выговора и даже для увольнения (апелляционное определение Новгородского областного суда от 6 июня 2012 г. по делу № 2-1935/12-33-823, апелляционное определение Рязанского областного суда от 11 февраля 2015 г. № 33-335, апелляционное определение Омского областного суда от 12 февраля 2014 г. по делу № 33-649/2014).

Обязанность использовать корпоративный компьютер исключительно в рабочих целях, а также право работодателя проверять соблюдение сотрудниками этой обязанности, также стоит закрепить в Правилах внутреннего трудового распорядка.

***

Подводя итог, можно отметить, что сфера трудовых отношений чувствительна к изменениям даже в областях, далеких от трудового законодательства. Учитывать ли все нововведения в локальных нормативных актах, каждый работодатель решает самостоятельно. Однако своевременная корректировка основных документов компании способна обезопасить от претензий со стороны проверяющих органов и, как следствие, от административной ответственности.