Правила оформления работ в Word’е. Форматы бумаги и размеры полей
Узнать о том, как оформить документ по ГОСТу . основные требования, предъявляемые к текстовым деловым и научным бумагам вы можете, ознакомившись с ГОСТ 2.105-95. Это межгосударственный стандарт, в котором очень подробно и основательно изложено все, что касается тестовых документов. В нем даны общие положения и определение этого понятия и требования к различным видам таких документов. Требования к оформлению документов также изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.
Сам текст, согласно действующим ГОСТам, печатайте на одной стороне листа писчей бумаги формата А4. Верхнее и нижнее поле должно быть равно 2 см, размер левого установлен 3 см, правого 1,5 см. Текст печатайте с полуторным интервалом между строк, красная строка печатается с интервалом 1,25 см. Используйте шрифт Times New Roman Cyr размером 14 пт.
Нумеруйте страницы арабскими цифрами, размещая их в нижнем колонтитуле, посередине страницы. Нумерация должна быть сквозной по всему документу. Используйте шрифт 10 пт. Титульный лист учитывайте при нумерации, но номер на нем не ставьте. Рисунки и иллюстрации, выполненные на отдельных листах, также учитывайте в общей нумерации и ставьте на них номер страницы.
Рисунки и иллюстрации должны быть пронумерованы. Их располагайте в тексте сразу после того, как они были упомянуты первый раз. Нумерация проставляется арабскими цифрами под рисунком, после слова «Рис.» или «Рисунок», посередине, она должна быть сквозной по всему документу.
Таблицы нумеруйте также арабскими цифрами сквозным образом в пределах всего документа. Под каждой таблицей пишите ее наименование после слов «Табл.» или «Таблица». Каждая таблица обязательно должна быть расположена под ссылкой на нее в тексте. Заголовки граф и столбцов таблицы начинайте с прописных букв. Заменять кавычками повторяющиеся значения в таблице нельзя.
Все заголовки располагайте посреди строки, точка после названия не ставится. Отделяйте их от основного текста тройными интервалами сверху и снизу. Слова в заголовках переносить нельзя. В ГОСТе рекомендовано каждый новый раздел или главу начинать с новой страницы.
Текстовые документы должны быть отпечатаны с использованием компьютера и принтера на стандартных листах белой односортной бумаги формата А4.
Общие требования к оформлению текстовых документов, а также требования к использованию в них формул, рисунков и таблиц, определены межгосударственным стандартом ГОСТ 2.105-95. Кроме того, эти же требования с уточнениями применительно к отчетам о НИР приведены в ГОСТ 7.32-2001.
При подготовке текста документа в текстовом редакторе MS Word рекомендуется устанавливать следующие настройки.
Параметры Страницы (в меню "Файл "):
– Размер бумаги – А4 210×297 мм ;
– Поля: Верхнее – 2,0 см . Нижнее – 2,0 см . Левое – 2,5 см . Правое – 2,0 см;
– Положение переплета – слева ;
Параметры Шрифта (в меню "Формат "):
– Шрифт – Times New Roman ;
– Размер – 14 пунктов (в полиграфии и в текстовом редакторе M S Word тоже в качестве стандартной единицы измерения размера шрифта используется пункт . 1 пт = 1/72 дюйма);
– Цвет текста – Авто или Черный ;
Параметры Абзаца (в меню "Формат "):
– Выравнивание – По ширине ;
– Отступы слева и справа – 0 см (т.е. отсутствуют);
– Первая строка (красная строка) – 1,5 см ;
– Интервалы перед и после абзацев – 0 пт (т.е. отсутствуют);
– Межстрочный интервал – Полуторный (или другой – заданный).
Текст документа печатается с одной стороны листа.
Разделы документа должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта ни в заголовках, ни в тексте точку не ставят. Заголовки разделов, подразделов и пунктов следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Например: "3 Методы испытаний", "3.2 Подготовка к испытанию".
Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Для выделения заголовков этих элементов могут использоваться различные начертания шрифта (полужирный, полужирный курсив, курсив), а также прописное и строчное написание.
Названия разделов, подразделов, пунктов и подпунктов документа обычно отделяются одной строкой друг от друга и от основного текста.
Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву (за исключением – г, ё, з, й, о, ъ, ы, ь), после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа. Например:
Сноски располагают в конце страницы, на которой они обозначены, с абзацного отступа тем же шрифтом, что и основной текст, но меньшим размером (10 пт) и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны.
Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед текстом пояснения.
Знак сноски выполняют арабскими цифрами со скобкой и помещают на уровне верхнего обреза шрифта. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками (*). Применять более четырех звездочек не рекомендуется. Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.
Все страницы документа следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Номер страницы проставляют в центре нижней части листа ("Номера страниц… " в меню "Вставка ") без каких-либо дополнительных знаков (кавычек, тире, точек и т.д.).
Титульный лист включают в общую нумерацию страниц, однако номер страницы на нем (и только на нем) не проставляют.
Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц отчета.
Каждый структурный элемент документа (введение, разделы, заключение, список использованных источников, приложения и др.) следует начинать с нового листа.
Каждое приложение начинается со слова "Приложение" с обозначением заглавными буквами русского алфавита (кроме букв Ё, З, Й, О, Ч, Ъ, Ы, Ь), расположенных сверху посередине страницы. Например: Приложение А.
Приложение должно иметь заголовок, который выполняется отдельной строкой с горизонтальным центрированием и с прописной буквы.
В документах могут применяться только научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.
В тексте документа не допускается .
– применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
Читайте также: Образец заявления о принятии обеспечительных мер в арбитражный суд
– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
– применять произвольные словообразования;
– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
– сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
Для математического обоснования выдвигаемых теоретических положений используют формулы (уравнения).
При использовании формул нужно придерживаться следующих рекомендаций:
– в формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами;
– пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него;
– формула должна располагаться в отдельной строке с абзацного отступа;
– формулы должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках, например, (1). При этом используется тот же шрифт, что и в основном тексте;
– перед и после формулы обычно пропускается одна строка;
– формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой;
– переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют;
Для ввода формул используется редактор формул Microsoft Equation 3.0 из состава Microsoft Word. Перед вводом формул в открывшемся окне редактора формул нужно проверить, а при необходимости установить следующие параметры.
В меню "Стиль " (командой "Определить… "):
Текст Times New Roman Cyr o o
Функция Times New Roman Cyr o o
Переменная Times New Roman Cyr o þ
Стр. греческие Symbol o o
Пр. греческие Symbol o o
Символ Symbol o o
Матрица — вектор Times New Roman Cyr þ o
Числа Times New Roman Cyr o o
В меню "Размер " (команда "Определить… "):
– Крупный индекс – 8 пт ;
– Мелкий индекс – 6 пт ;
– Крупный символ – 20 пт ;
– Мелкий символ – 12 пт .
Для абзацев текста, в которых содержатся формулы, рекомендуется устанавливать те же параметры, что и для основного текста.
Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц для обеспечения лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.
При использовании таблиц нужно придерживаться следующих рекомендаций:
– таблицы нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией;
– название таблицы следует помещать над таблицей слева без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире, например, "Таблица 1 – Название" (в конце точка не ставится);
– графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием;
– цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть по возможности соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин;
– в ячейках таблицы используется тот же шрифт, что и в основном тексте, но допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте;
– в ячейках таблицы не должно быть абзацного отступа;
– толщина основной сетки таблицы обычно устанавливается равной 0,75 пт;
– таблицы центрируются по горизонтали;
– после таблицы всегда пропускается одна строка.
Для пояснения излагаемого текста используются рисунки (иллюстрации, схемы, графики).
При использовании рисунков нужно придерживаться следующих рекомендаций:
– рисунки следует располагать в документе непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице;
– рисунки нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией;
– название рисунка следует помещать под ним с центрированием относительно изображения в одну строку с его номером через тире, например, "Рисунок 1 – Название" (в конце точка не ставится);
– рисунки обычно центрируются по горизонтали;
– перед и после рисунка всегда пропускается одна строка;
– если рисунок достаточно мал, допускается его расположение справа от текста (т.е. рисунок располагается по правому краю страницы с обтеканием текста). При этом отступ от текста со всех сторон должен быть не менее 0,5 см.
В список литературы включаются только те работы, на которые имеются ссылки в документе, ссылки на неопубликованные работы не допускается.
Правила оформления списка использованной литературы определены в ГОСТ 7.1-84. Кроме того, эти же правила с уточнениями применительно к отчетам о НИР приведены в ГОСТ 7.32-2001. В соответствии с ними список литературы набирается на языке оригинала. Требования к оформлению каждого абзаца этого списка те же, что и для основного текста документа.
Источники в списке литературы следует приводить в порядке появления ссылок на них в основном тексте работы, нумеровать арабскими цифрами без точки и располагать с абзацного отступа.
В описании литературы приводят сведения обо всех авторах. Если их более четырех, указывают фамилии только трех из них с добавлением слов "и др.".
При указании сведений о составителях, редакторах, переводчиках, иллюстраторах и т.д. приводят не более двух фамилий. Если их три и более, приводят фамилию только одного из них в каждой категории, с добавлением слов "и др.".
/ Оформление курсового проекта / Требования к оформлению текстовых документов кратко
1 Требования к оформлению текстовых документов на ПК
При применении ПК устанавливаются следующие поля: верхнее – 2 см; нижнее – 3.5 см; правое – 1,5 см; левое – 3 см (для установки полей используйте команду: Файл/Параметры страницы).
Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом (воспользуйтесь командой Формат/Абзац/ Междустрочный/Полуторный) на одной стороне бумаги формата А4. Абзацный отступ – 1,5 см. выравнивание – по ширине.
Вид шрифта: Times New Roman.
Размер шрифра: для текста – 14; для заголовков – 16; для подзаголовков – 14; для формул – 14; для таблиц – 9, 10 или 12.
Заголовки разделов (глав), подразделов печатаются с заглавной буквы (Технико-экономическая характеристика работы станции), нумеруются арабскими цифрами без точки в конце и записываются с абзацного отступа.
Читайте также: Судебные приставы ханты мансийского автономного округа
Переносы слов в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно двум интервалам (размер шрифта 14). Расстояние между заголовками раздела и подраздела – один интервал (размер шрифта 14).
При наборе текста учитывайте правила ввода текста:
1 После знаков препинания пробел обязателен, до знаков препинания пробел не ставится (дисциплины: история, математика, физика).
2 После скобок и кавычек пробел не ставится, например «Война и мир» (великое произведение Л.Н.Толстого).
3 До и после тире пробел обязателен (Земля – наш дом). До и после дефиса пробел не ставится (во-первых, где-либо).
4 После заголовков точки не ставятся.
2 Разделы и подразделы
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:
1 Типы и основные размеры
Нумерация пунктов первого раздела документа
2 Технические требования
Нумерация пунктов второго раздела документа
Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:
3 Методы испытаний
3.1 Аппараты, материалы и реактивы
Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа
3.2 Подготовка к испытанию
Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
Название таблицы следует помещать слева над таблицей без абзацного отступа. Например:
Таблица 1 – Температура плавления материалов
1 373 — 1 473 (1 100-1 200)
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.
Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.
Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части
Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.
Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.
4 Иллюстрации (рисунки)
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например — Рисунок А.3.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например — Рисунок 1.1.
Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают по центру листа следующим образом: Рисунок 1 — Детали прибора.
Формулы записываются по центру листа.
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.
Пример — Плотность каждого образца, кг/м, вычисляют по формуле
где m — масса образца, кг;
— объем образца, м.
Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.
Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «».
Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают — (1).
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).
Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).
Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.
Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.
Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.
Если в документе одно приложение, то оно обозначается «Приложение А».
Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.
Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?
Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.
Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:
- Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
- Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.
1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию
Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.
Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:
-
- Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы .
- В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская ) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
- Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты , убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
- Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию . Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.
Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы
В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.
2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста
Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.
Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.
Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку Главная в меню Изменить стили . Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:
- Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу
- Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца . Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
- На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
- Обязательно установите переключатель .
- Примените изменения нажатием кнопки OK .
Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.
Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно "вручную" (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная ), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.
Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет "родителей". Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились "сами собой", в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную. Например, ручной "доводки" потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1 , Заголовок 2 , Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:
- Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
- На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить . Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
- В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
- Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац . Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы .
- На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK .
- Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK .
Рис. 3. Диалог Изменение стиля.
Может показаться, что такая "возня" со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.
Примечание . Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.
3. Приводим поля страницы к установленной норме
По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.
Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:
- Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу
- Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля . Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
- В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
- Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
- Закройте диалог нажатием кнопки OK .
Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы .
Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.
4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой
В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом ("красной строкой"). Во многих инструкциях задана величина такого отступа – обычно 1,25 см.
Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац
вкладки Главная
или горячая клавиша
Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка , которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:
Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Главная .
Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.
Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.
5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц
Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.
В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2 , которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы - Вверху страницы . Однако эта заготовка требует "доводки": номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.
Раз и навсегда сформулируем правила нумерации в шаблоне, на основе которого вы создаете документы. Тогда в будущем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться "сам собой". Проделайте следующее:
Рекомендуем сразу же создать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страница, колонтитула на ней нет. Но как только в документ добавятся следующие страницы, на них автоматически должен отобразиться номер.
6. Усмиряем автозамену и автоформат
Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.
Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться "сам собой", без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе "оданко" и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в "однако". Увы, не всегда "самоуправство" программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.
Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:
- Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание .
- В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена . Откроется диалог Автозамена , в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе .
Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок на вкладке Автозамена (рис.).
Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.
Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.
Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово "рубль" в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.
Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной, проделайте следующее:
- Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены .
- Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
- Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы "р" с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).
Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.
Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена . Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения .
Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными
. Кончено, тогда надо нажимать
Заключение
Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.
Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим "айтишникам" проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами. Можно и нужно создать внутрифирменный шаблон с тщательно выверенным набором настроек, снабдить его инструкцией и затем "раскидать" по рабочим местам. Это позволит при меньших затратах времени создавать более качественные и единообразные документы.
Все иллюстрации в работе (эскизы, схемы, графики, фотографии) называются рисунками и их нумеруют в пределах раздела. В работе допускаются цветные рисунки.
Название рисунка состоит из его номера и наименования. Наименование может включать расшифровку обозначений, использованных в рисунке. Все рисунки нумеруются последовательно арабскими цифрами в пределах одного раздела. Номер рисунка состоит из порядкового номера раздела и порядкового номера рисунка в разделе, разделенных точкой. При небольшом числе рисунков допускается сквозная нумерация рисунков в пределах всей работы. В номер рисунка включается также слово «Рисунок», отделенное знаком «пробел» от цифрового обозначения и тире от названия рисунка. Слово «Рисунок», его цифровое обозначение и название набирается шрифтом Times New Roman размером 14 пт с полуторным межстрочным интервалом и выставляется под рисунком по центру (также по центру выравнивается рисунок непосредственно). Точка после названия рисунка не ставится.
Эскизы, схемы, графики, таблицы располагаются вслед за первым упоминанием о них в тексте. Обозначения и нумерация их элементов должны соответствовать тексту работы. Например, номер рисунков в разделе 1 будет: Рисунок 1.1, Рисунок 1.2 и т. д.
Например:
Рисунок 1.1 - Логотип факультета журналистики ЮУрГУ
На все рисунки в тексте работы должны быть ссылки. Первая ссылка имеет вид, например, «рисунок 1» или «рисунок 1.1»; а все последующие ссылки на этот рисунок должны иметь вид – «см. рисунок 1» или «см. рисунок 1.1». При ссылках на рисунки следует писать слово полностью, например, «… в соответствии с рисунком 2».
Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Все обозначения, имеющиеся на рисунке, должны быть расшифрованы либо в подписи к нему, либо в тексте работы. Слово «Рисунок» и наименование помещают, в основном, до пояснительных данных. Рисунки разрешается поворачивать относительно основного положения в тексте на 90° против часовой стрелки.
Допускается включать в работу иллюстрации форматом А3, но они должны располагаться на разворотах или вкладках (в последнем случае вкладка считается за одну страницу текста).
Фотоснимки могут иметь размер не более формата А4, с указанными в данном стандарте полями, и должны быть наклеены на стандартные листы белой бумаги.
Коробление листа с наклеенной фотографией или ее отслоение не допускаются.
Если рисунок в работе единственный, то он обозначается «Рисунок 1».
Рисунки, помещенные в приложении, обозначают путем добавления к обозначению приложения порядкового номера рисунка. Например, первый рисунок приложения А обозначается – Рисунок А.1.
Требования к оформлению текста реферата изложены в ГОСТ 2.105-95 «Общие требования к текстовым документам». Ниже приводятся рекомендации по оформлению работ в текстовом редакторе MS Word.
1. Объемы рефератов колеблются в пределах 10-24 машинописных страниц. Не следует требовать написания очень объемных по количеству страниц рефератов. Однако, жестких ограничений не существует. Работа выполняется на одной стороне листа стандартного формата. Поля слева+справа=4 см и сверху+снузу=4 см, например, 2*2*3*1 (сверху-снизу-слева-справа). (Файл/Параметры страницы/Поля)
2. Включена автоматическая расстановка переносов по тексту (Сервис/Язык/Расстановка переносов), но выключена в заголовках.
3. Все заголовки выделены особо. Наоборот, по тексту никаких выделений нет. Курсив, жирный или подчеркивание существует только для тех, кто не умеет достаточно ярко выражать свои мысли. Максимум, что допускается-во введении выделить слова "актуальность, цель, задачи, новизна, практическая значимость, информационная, методологическая база и т.д.). В рефератах это излишне, рекомендация для дипломов. В конце заголовков точка не ставится.
4. Содержание, введение, заключение, список литературы, основная часть, приложения ВСЕГДА начинаются с нового листа. Не надо ставить лишние абзацы-лучше вставить разрыв страницы (Вставка/Разрыв-Начать новую страницу), тогда точно заголовок не перепрыгнет на неверное место. В курсовых и дипломах обычно кроме этого каждую главу основной части также начинают с новой страницы. Если преподаватель требует, чтобы каждый параграф работы начинался с новой страницы, то придется искусственно увеличивать или сокращать текст, чтобы не было полупустых страниц.
5. Если выделить заголовки и подзаголовки встроенными стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д., то легко формируется профессиональное содержание (Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели-Оглавление). В оглавлении должны быть указаны страницы. При этом автоматическое содержание позволяет его легко обновлять, если вы добавили или удалили пункты или изменили объем текста. Кстати, если вы удалили большой кусок текста, а в содержании так и остались старые страницы-достаточно переключиться в просмотр документа (Файл/Предварительный просмотр) и содержание обновится в соответствии с новым количеством страниц.
6. На каждой странице, кроме первой, должен стоять номер страницы (Вставка/Номера страниц). Чаще всего требуют сверху посередине или нижний правый угол. Из приложений нумеруется только первая страница (на которой стоит слово ПРИЛОЖЕНИЯ, выровненное абсолютно по центру страницы. Остальные страницы приложения не нумеруются и не выносятся в содержание. И их объем не включается в объем работы, так что это хороший способ сократить работу без ущерба ее качеству-вынеся все графики, рисунки, схемы и таблицы в приложения.
7. Весь обычный текст должен быть оформлен одним стилем (лучше не обычный, а специально созданный Стиль 1 или ваш авторский стиль, т.к. на обычном строятся некоторые другие стили). Оформление: шрифт Times New Roman 14, полуторный интервал, выравнивание по ширине. Зачем это надо? Например, если преподаватель требует исправить весь текст, уменьшив его до 13 или 12, то это делается за три секунды с помощью правки конкретного нашего Стиля 1.
8. Оформление таблиц: перед таблицей, выровненное к правому краю название Таблица 1 (нумерация или сквозная, или с включением названия главы типа 1.1, если таблиц очень много)-выровненное по центру название таблицы, часто тут же указывается единица измерения. Например "Анализ структуры баланса, %" - текст в таблице мельче, чем основной текст (создайте еще один стиль), обычно одинарный интервал, без абзацев. (Вставка/Ссылка/Название).
9. Оформление рисунков. После рисунка пишется: "Рисунок 1. Анализ структуры баланса, %" Нумерация аналогично таблицам-если там сквозная, то и здесь делаем сквозную. (Вставка/Ссылка/Название).
10. На таблицы, рисунки и приложения в тексте должны быть ссылки, например: (см. таблицу 1).
11. Литература. Сначала пишутся нормативно-правовые акты, потом все остальное. Если литературы много-делите на части с подзаголовками:
- нормативно-правовые акты
- библиография
- периодика
Естественно, оформление литературы должно соответствовать ГОСТу:
13. Сноски бывают трех видов:
-постраничные внизу страницы
-постраничные в тексте страницы
-концевые.
Необходимо, чтобы скоски по тексту были единообразные-только постраничные, например. Нумерация сносок или сквозная или начинается на каждой странице. Не забудьте перейти в сноски, выделить все и оформить одним стилем-помельче, чем основной текст. Ориентировочно по сноске на каждой второй странице устраивает большинство преподавателей.
16. В работе должны отсутствовать (Правка/Найти и заменить…):
- двойные пробелы (легко убрать, заменив пустое пространство на один пробел во вкладке замены)
- разрывы строки (заменить на абзацы)
- лишние абзацы
- полупустые страницы
- "вдовы" и "сироты"-одиночные строки от абзацев, оставшиеся в конце страницы или в ее начале.
17. Все кавычки должны быть единообразными - или «елочки» или "лапки".
18. До знаков препинания не должно быть пробелов, зато они должны обязательно присутствовать после знака препинания. НЕВЕРНО: Работа должна быть написана научным языком, без" жаргонизмов" . ВЕРНО: Работа должна быть написана научным языком, без "жаргонизмов".
19. Введение и заключение должны быть размером не менее страницы.
20. Все списки должны быть промаркированы: Нумерацией:
1. Анализ проблемы.
2. Теоретические основы.
3. Проектные предложения.
При этом каждое предложение начинается с заглавной буквы, в конце ставится точка.
Маркерами:
- анализ проблемы;
- теоретические основы;
- проектные предложения.
При этом каждое предложение начинается с маленькой буквы, в конце ставится точка с запятой и только в конце последнего предложения ставится точка.
Как написать список литературы (использованных источников)
Кон И.С. Психология ранней юности: Кн. для учителя /И.С. Кон. – М.: Просвещение, 1989. – 255 с.
Полозова Т.Д. Всем лучшим во мне я обязан книгам: Кн. для учителя / Т.Д. Полозова, Т.А. Полозова. – М. : Просвещение, 1990. – 256 с.
Из глубины: Сборник статей о русской революции / С.А. Аскольдов, Н.А. Бердяев, С.А. Булгаков и др. – М.: Изд-во Моск. ун-та, 1990. - 298 с.
Сырых В.М. История государства и права России. Советский и современный периоды. – М.: Юристъ, 2000. – 488 с.
Статья из сборника или периодического издания:
Венецкий С.М. Погубивший Рим// Рассказы о металлах. – М. : Металлургия, 1985. – С. 189-192.
Синцева Г.В. Построение методической работы на диагностической основе //Методист. - 2003. - № 1. - С.19-21.
Сборники документов:
Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления: ГОСТ 7.1.84. - Введ.01.01.86. - М., 1984. - 75 с. - (Система стандартов по информ., библ. и изд. делу).
О правилах описания изоизданий, аудиовизуальных материалов и электронных ресурсов
В описание изоизданий кроме общих элементов включаются сведения об особенностях воспроизведения изображения, форме выпуска документа. Под автором описываются только репродукции произведений изобразительного искусства. Например:
Шишкин И.И. Утро в сосновом лесу: [Репрод.] / И.И. Шишкин. – М. : Правда, 1959. – 1 л.; 53х72 см.
Олег Басилашвили, заслуженный артист РСФСР: [Открытка]. – Киев, 1980. – 1 л.; 14х9 см.
При описании аудиовизуальных материалов (фонограмм, кинофильмов и т.п.) обязательно включение вида и характеристики документа наряду с остальными сведениями. Например:
«Ария». Игра с огнем. – М.: MOROZ Records , 1989. – 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ).
Форрест Гамп: Драма / Реж. Р. Земекис; В гл. ролях: Т. Хэнкс, Р. Райт. – М.: Премьер-видеофильм, 1997. – 1 вк.
Различают два основных вида электронных ресурсов по доступу к ним: локального доступа (диски) и удаленного (т.е. сетевых). Соответственно используют и разные формы описания.
Описание магнитных и оптических дисков включает после основного заглавия, взятого с самого носителя (а иногда с этикетки, иногда с контейнера, иногда из сопроводительного документа), общее обозначение материала – «электронный ресурс». Оно заключается в квадратные скобки. Например:
Библия [Электронный ресурс]. – Электр. дан. – М. : Кирилл и Мефодий, 1996. – 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ) : зв., цв.+ Прил.: Руководство пользователя (7 с.).
Русские художники Х11-ХХ веков [Электронный ресурс] : Энциклопедия / Регион. Общественный фонд поддержки науки, культуры и образования «Петербургское наследие и перспектива». – Электрон. Дан. – СПб. : Азбука, 1998. - 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ) : зв., цв.
При описании материалов из Интернета необходимо отразить кроме общих сведений: режим доступа, тип протокола, доменный адрес сайта, имя файла, дату получения информации. Например:
Создание корпоративной сети публичных (КСПБМ) библиотек Москвы [Электронный ресурс]: Эскизный проект (с элементами технического проектирования) / Науч. Руководитель проекта Я.Л. Шрайберг; Отв. Исполнитель Ф.С. Воройский. – Электрон. текстовые данные (4515 bytes ). – М. : ГПНТБ РФ, 2000. – Режим доступа: http :// www . gpntb . ru / win / korppro /2/ index . html Tuesday , 18 Apr 2000 09:31:34.
Упрощенная форма:
1. Микляев А. Современные мониторы. http :// www . remservmru / cgi / rec 1. htm
2. Сайт «Студенточка». http :// studentochka . ru
Для составления разного рода документации обязательно нужно пользоваться законодательными нормами.
В отношении большинства предпринимательских бумаг не созданы никакие ограничения и они оформляются в свободной форме.
Что же касается официальных, технических позиций, то здесь проведение настройки состоит в установленных критериях ГОСТа.
Общие требования
В России действует определенное количество правил по оформлению документации. Установление новых позиций оговаривается с 1 июля 2019 года.
Предполагается размещение позиций по отношению к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который должен был вступить в силу еще в 2017 году.
До этого периода все пользовались положениями, прописанными в документе ГОСТ Р 6.30-2003. И потому следует понимать, какие есть схожие моменты и отличия. В новом правовом документе основные изменения находятся в сфере реквизитного оборота.
В стандартных же положениях, в государственном акте размещена информация в таких областях:
| Для отчетности, которая оформляется в бумажном или электронном вариантах | Устанавливаются позиции по:
|
| Требования относительно создания документации | Работает несколько важных моментов:
|
К официальным бумагам
Шрифт используется в документах по ГОСТу не для основного документооборота. Но все же опираться на некоторые структурные моменты стоит учитывать. К примеру те, которые прописаны в нормативных локальных актах компании.
Область применения отчетности также важна. Для работы с бухгалтерскими бланками нужно подбирать те шрифты, которые хорошо читаются.
Отличия между ними должны быть даже в системе применения исходя из формата составления — одни удобны для применения на бумаге, а другие при чтении бумаг с экрана.
Наиболее популярным методом является оформление документации с использованием программы Microsoft Word. Эта утилита предоставляет возможность правильно структурировать информацию .
Лучше всего для составления текста подходит Times New Roman. Для русской версии информационного потока применяется Calibri — начиная с 2007 года.
В то же время, после развития работы и применения компьютерной техники в банковской системе, начали получать распространение другие шрифты. Лучше всего подходят для этих целей Arial, Helvetica — исходя из их рубленной, гротескной формы.
Для официальных бумаг нет определенных норм. Согласно ГОСТу прописаны те параметры, которые максимально подходят и допустимы относительно всех символов.
Размер, используемого шрифта 12 или 14
Относительно гарнитур и размеров шрифтов в документе размещены нормы только предпочтительного характера. Изменения в таких позициях зависят от того, какой вариант документа выбран.
Рассматривать стоит следующий алгоритм значений:
Документом допускаются и вариации, приближенные к таким размерам. Опираться при выборе необходимо на несколько факторов:
- насколько читабелен текст;
- отражение информации, восприятие ее с листа и экрана;
- формат используемого бланка — А4, А5, А2.
Лучшим способом определения является распечатать и посмотреть на удобство чтения, рассмотрения отчетности.
Влияют на эффект и параметры по интервалам. Они визуально разделяют текст и потому совместно со шрифтом создают картину текста в таких рамках:
Между словами стандартно работает один пробел, а между буквами интервал устанавливается информационной программой в обычном режиме.
На уровне государственного стандарта предполагается только размещение рекомендаций. И потому в документе прописана возможность составителя бумаги применять к тексту более мелкие шрифты.
Стиль информации будет зависеть от конкретных нужд и сферы, направления действия.
Особое внимание обращают на электронную подпись. У нее нет установленного размера, потому намного сложнее контролировать правильность бланков.
Но прописан ГОСТ относительно того, что цифровое визирование должно быть различимым, читаемым и соответствовать натуральной величине.
Имеется в виду и вариант распечатки такой нормы как шаблон, на котором должно быть видно все перечисленные параметры.
Распределение величины относится и специфично к каждой отчетной позиции. Если необходимо выделить информацию, то выбирают более крупные символы. Все в данном случае подстраивается под оформление соответствующего внешнего вида.
Техническая документация
В области проведения такого рода бумаг существуют конкретные государственные разработки.
Дело в том, что здесь фиксируются важные данные относительно строительства, архитектурных решений и других бланков в области технического сопровождения.
Опираться в плане необходимости разработки таких бумаг, стоит на несколько правовых актов. В Российской Федерации на 2019 год актуальны следующие позиции:
В данных нормативно-правовых актах размещаются общие положения относительно формирования технических бумаг.
Но вместе с тем, в них нет четких указаний по выбору стиля и размера информации, определенных гарнитур.
Этот правовой сборник оговаривает, что преимущественно возникает необходимость установления своих позиций по стилистике. Ведь нужно выделить информацию, подчеркнуть ее значимость.
Сделать это можно только на основании того или иного вида и размера текста, начертаний применения в бланках.
В таблицах
Когда в документе применена такая позиция организации информационных сведений как таблица, стоит разрабатывать ее вид правильно. Особых указаний на счет шрифтов и их размеров в актах типа ГОСТ нет.
Последний принятый контролирующий все позиции государственный регулятор содержит всего одно упоминание по поводу размеров и стиля в таблице.
Указания относительно размера оговариваются в рамках определения составителем удобных конфигураций.
Они должны соответствовать тем же пунктам, которые прописаны для основного наполнения. В то же время, государственные отчеты разрешается заполнять таблицами и там снижать кегль.
Обратить внимание стоит на то, что все сведения должны находиться в одной плоскости. А вот при создании структуры в системе Word уже существуют стандартные параметры и построить ее не сложно.
Основные позиции по внутренней организации текста можно разделить на такие группы:
- не нужно изменять название стиля — он должен быть таким же как и по тексту в целом;
- возможно снижение кегля на один или два пункта;
- заголовки в шапках стоит размещать по центру;
- в отношении названия строчек используют выравнивание по левому краю;
- цифры прописывают арабскими значениями — на стандартных основаниях.
Видео: из какой группы шрифтов лучше выбрать шрифт для документа
Оформление чертежей
В этой области опираются на ГОСТ 2.304-81, где прописано несколько типов шрифтов:
Для того, чтобы разобраться с наклонными плоскостями, параметрами фиксирования букв, существует несколько таблиц:
Какие должны быть параметры страницы в ворде
- при распечатке применяют белую бумагу в формате А4;
- книжная ориентация с положением переплета с левой стороны;
- отступают для полей — слева 30 мм, сверху и снизу 20 мм, справа 10 мм;
- используют черный шрифт в размере не менее 12 пунктов.
Отступы предполагаются в следующих пределах:
- абзац — от 15 до 17 мм;
- слева и справа отступы не делают;
- перед и после абзацев интервалы не применяют;
- между строк — 1,5 пункта;
- выравнивают по ширине — для равномерного распределения сведений.
Обязательность исполнения действует только в отношении к научным и исследовательским работам. К остальным же применяется рекомендательность параметров.
Оформление ряда требований по таким позициям как шрифт, нумерация и структурирование стиля. Все параметры стоит соотносить с положениями соответствующего ГОСТа.
Важно быть информированным исходя из актуальных подтвержденных правовых документов. Хотя для большинства бумаг нормы являются рекомендательными, а не обязательными к выполнению.
Эти моменты и стоит учитывать и рассматривать в верном направлении использования, и по закону России.
