Могут ли накладные. Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия. Можно ли оформить один СФ на несколько накладных

Оформляя товарную накладную при поставке товара, многие, к сожалению, не уделяют должного внимания деталям. Автору часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда в товарной накладной (форма ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132), применяемой для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) сторонней организации, продавец либо получатель товара ставил штамп вместо печати фирмы, а иногда вообще только подпись.

И это довольно распространенное явление. Законно ли это и какие правовые последствия в данном случае могут возникнуть, необходимо знать каждому руководителю.

Нормативно-правовая основа

Статьей 313 НК РФ установлено, что данные налогового учета подтверждаются первичными учетными документами, а согласно п. 1 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ (далее - ФЗ № 129) все хозяйст-венные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Руководствуясь п. 1 ст. 5 указанного Закона, общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в РФ осуществляется Правительством РФ. Правительством РФ было принято постановление от 08.07.1997 г. № 835. Согласно данному постановлению на Государственный комитет РФ по статистике (ныне - Росстат) возложена функция по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. При этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Таким образом, постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 29.05.1998 г. № 57а был утвержден и согласован в установленном законом порядке ряд унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе и товарная накладная (по форме ТОРГ-12). В указаниях по применению данной унифицированной формы не содержится требования об обязательном наличии оттиска печати. На то, что печать должна быть, указывает аббревиатура «М.П.» (место печати) в самой форме (ТОРГ-12) для заполнения как со стороны продавца, так и со стороны получателя ТМЦ.

Штамп юридического лица

Кроме того, согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20), в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом установленные реквизиты остаются неизменными (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Таким образом, можно сделать вывод, что печать на товарной -накладной является обязательным реквизитом.

Однако имеются прецеденты, когда участники товарного оборота, считая это возможным, ставят штамп юридического лица. Думаю, что данная позиция необоснована, так как законодательством РФ не предусмотрены определенные требования к форме и содержанию штампов в отличие от печати.

Из специального законодательства (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»; п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях») следует, что каждое юридическое лицо должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения.

Таким образом, законодательством РФ установлено, что на товарной накладной (ТОРГ-12) должна быть печать организации круглой формы с обязательными реквизитами: полным фирменным наименованием юридического лица на русском языке и указанием на его местонахождение. Нельзя не согласиться, что штампы зачастую не соответствуют указанным требованиям закона.

Образец накладной (ТОРГ-12)

Аналогичная позиция содержится и в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, согласно которым накладная, оформляемая при движении товара от поставщика к потребителю, заверяется круглыми печатями -организаций поставщика и получателя (п. 2.1.2 Методических рекомендаций).

Дополнительные печати

Рассмотрим случай, когда ТМЦ передаются обособленному подразделению юридического лица (филиалу, представительству, структурному подразделению). Например, при передаче товара магазинам определенного юридического лица. При этом бытует мнение, что печать у организации может быть только одна, так как согласно перечисленным законам, применимым для различных организационно-правовых форм, юридическое лицо «должно иметь печать», а не печати. И если следовать этому принципу, при передаче товара обособленным подразделением заверение оттиском печати на накладной становится невозможным, так как печать организации будет храниться в одном месте.

Вместе с тем обособленными подразделениями очень часто используются так называемые дополнительные печати (печати для документов и др.). При этом ни судебными, ни иными государственными органами не оспаривалась их легитимность.

В отдельных случаях налоговыми органами высказывались рекомендации о целесообразности дополнительной печати, в частности, для оформления счетов-фактур (письмо МНС России от 21.05.2001 г. № ВГ-6-03/404). Согласно рекомендациям налоговых органов в отношении подобных печатей, используемых в обособленных подразделениях, указанные печати должны содержать все обязательные реквизиты: ИНН организации, полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации (субъект РФ). На печатях филиалов и обособленных подразделений организации, кроме перечисленных реквизитов, указывается наименование структурного подразделения. Порядок использования указанных печатей уполномоченными лицами утверждается распорядительным документом по организации.

Таким образом, исходя из формального (буквального) толкования законодательства организации могут заверять накладные только одной печатью, в то время как в правоприменительной практике такое ограничение не предусмотрено. Последнее, в свою очередь, обуславливает широкое применение в хозяйственной деятельности организаций дополнительных печатей, в том числе при реализации товара через обособленные -(структурные) подразделения организаций.

Распространение требований закона на индивидуальных предпринимателей

Не стоит забывать об участии в товарном обороте индивидуальных предпринимателей, которых закон прямо не обязывает иметь и использовать в своей деятельности печать. Однако в данном случае в законодательстве существует пробел, поскольку требования по заполнению товарной накладной распространяются на всех участников предпринимательской деятельности. В письме УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 г. № 28-10/15239 даются разъяснения, что обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена.

При этом существует мнение Верховного Суда РФ, выраженное в определении от 20.02.1998 г. № 58-Г98-2, согласно которому в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не могут быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со ст. 6 ГК РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии. При этом согласно п. 3 ст. 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

Таким образом, вопрос использования печати индивидуальным предпринимателем на товарной накладной в настоящее время является спорным. И если контрагент является индивидуальным предпринимателем и ссылается на факт отсутствия у него печати, желательно, во избежание налоговых рисков, требовать от него информационное письмо об этом. И в случае претензий со стороны налогового органа всегда возможно предъявить данное письмо в качестве основания отсутствия оттиска печати на накладной.

Правовые риски

Товарные накладные могут быть не приняты к учету

Несоблюдение вышеуказанного требования (заверение печатью товарной накладной) служит серьезным основанием для конфликтов с налоговыми органами. Ведь согласно п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение -хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В вышеперечисленных реквизитах не содержится требования о наличии печати, однако форма товарной накладной (ТОРГ-12) является унифицированной, а значит, заполняться должна в соответствии с предусмотренными к ней требованиями, в том числе и об обязательном наличии печати организации.

Таким образом, согласно указанной статье товарные накладные, не заверенные печатью, могут быть не приняты к учету. Штрафные санкции при этом предусмотрены ст. 120 НК РФ « за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения». Согласно п. 3 данной статьи «под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов». А отсутствие первичных документов трактуется налоговым органом обычно достаточно широко. В связи с этим, если неправильно оформленная товарная накладная не принята к учету, такое обстоятельство само по себе указывает -на отсутствие данного первичного документа.

Отгруженный товар нельзя будет списать в налоговом учете

В данном случае при неправильном заполнении товарной накладной продавцом то-вар может быть не признан отгруженным, следовательно, его нельзя будет списать на расходы для налогового учета.

Такие же последствия возможны и для покупателя. Товар может быть не признан оприходованным, а значит, при дальнейшем использовании его нельзя будет учесть для целей налогообложения прибыли. Кроме этого, покупатель не сможет предъявить сумму НДС по при-обретенным (но неоприходованным) товарно-материальным ценностям к налоговому вычету из бюджета.

Однако стоит заметить, что покупатель рискует гораздо больше, так как поставщик получает по сделке доход с продаж и снимать данный доход не в интересах налогового органа. А в отношении покупателя его доход может быть признан налоговым органом заниженным. Так как согласно ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством. Следовательно, невозможно списывать затраты на основании неправильно оформленной товарной накладной, иначе они могут быть признаны необоснованными, а прибыль организации - заниженной. Таким образом, налоговый орган вправе будет увеличить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и выставить пени по неуплате недоплаченных в срок сумм данного налога согласно ст. 75 НК РФ.

Разъяснения по данному вопросу даны, в частности, в письме УФНС по г. Москве от 16.12.2005 г. № 20-12/93109, согласно которому расходы покупателя могут быть приняты к учету лишь на основании оформленных первичных документов, в данном случае товарной накладной (ТОРГ-12). Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ также предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета, повлекшее занижение налогоплательщиком налоговой базы (в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей).

Анализ противоречий судебной практики

Определение ВАС РФ от 21.12.2007 г. № 16524/07 подтверждает, что на товарной накладной (ТОРГ-12) помимо подписи уполномоченных лиц, отвечающих за отпуск и прием товара, должны стоять еще и печати организаций.

Тем не менее имеется и противоположная судебная практика, согласно которой оприходование товарно-материальных ценностей возможно и на основании первичных документов, составленных не в соответствии с их унифицированными формами, но содержащих обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 ФЗ №129.

Судебная практика

Таким образом, оприходование товарно-материальных ценностей может осуществляться на основании как унифицированных форм (№ ТОРГ-12, М-15, 1-Т), так и иных форм первичных документов в предусмотренных случаях.

Как установлено арбитражным судом, накладная на отпуск материалов на сторону содержит все необходимые реквизиты, в связи с чем может являться первичным учетным документом и служит доказательством -оприходования товара.

Судебная практика

Известны случаи, когда суд вообще признал правомерным отнесение налогоплательщиком на себестоимость товаров расходов по оплате транспортных услуг на основании первичных документов, составленных после проведения выездной налоговой проверки, поскольку налогоплательщик имеет право представить в суд доказательства, подтверждающие -обоснованность его возражений.

Судебная практика

Но имеются и противоположные судебные решения.

Судебная практика

О том, что печать является обязательным реквизитом товарной накладной (ТОРГ-12), без которого невозможен отпуск-оприходывание товара, подтверждает постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.03. 2009 г. по делу № А05-9970/2008.

Судебная практика

Таким образом, можно сделать вывод, что судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Однако во избежание налоговых рисков субъектам предпринимательской деятельности необходимо заверять товарные накладные печатью.

Поставщик в течение месяца отгружал материалы, при передаче подписывались транспортные накладные. Товарная накладная выписана поставщиком одна на всю партию в конце месяца. Возможно ли оприходование материалов по ТН и их дальнейшее списание в производство? Не противоречит ли такой порядок организации документооборота действующему законодательству в области бухгалтерского учета?Налоговый учет не интересует,т.к. фирма находится на упрощенной системе налогообложения 6%

Транспортная накладная и товарная накладная имеют разное назначение. Товарная накладная является товаросопроводительным документом, который подтверждает факт отгрузки товара поставщиком и получения его покупателем. В товарной накладной перечисляются все товары, которые были отгружены поставщиком.

Транспортная накладная – это документ, подтверждающий факт заключения договора перевозки. В транспортной накладной указывается ссылка на товарную накладную и наименование груза. Причем отсутствуют указания о количестве единиц, цене за единицу, НДС.

Т.е. транспортная накладная дополняет собой товарную накладную, показывает каким образом и когда товар со склада поставщика попал к покупателю. Но транспортная накладная не является прямым подтверждением факта отгрузки товаров со склада поставщика в адрес покупателя. А в ч.1 ст. 9 закона 402-ФЗ говорится, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом.

Таким образом, на каждую отгрузку товара должна составляться и товарная, и транспортная накладная.

Обоснование

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

В каком порядке оприходовать товары

Документальное оформление

Порядок документального оформления поступивших товаров зависит от того, где они получены:

Если организация получает товары на складе поставщика и самостоятельно организует их доставку, то уполномоченному лицу организации нужно выдать доверенность (п. 2.1.4 ).

Доверенность на получение товаров можно составить по форме № М-2 или № М-2а . Форму № М-2 используют организации, которые выдают относительно немного доверенностей. При ее получении сотрудник должен расписаться в отрывной части документа, которая остается у организации. Если получение доверенностей носит массовый характер, то удобнее использовать форму № М-2а . В этом случае заводят книгу учета выданных доверенностей , в которой сотрудник расписывается в получении доверенности.

Одновременно с товаром поставщик должен передать получателю товаросопроводительные документы. Такими документами могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, другие документы, подтверждающие количество и качество полученных товаров.

Если приемка производится не на складе организации-получателя, а у поставщика или в другом месте (например, на железнодорожной станции), то товар допускается принимать по количеству мест, весу или по количеству единиц, указанных на упаковке (таре). Принять товар таким образом можно, если он находится в целой упаковке (таре). Такие правила установлены пунктом 2.1.2 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 .

Если приемка производится без осмотра каждой единицы товара, об этом нужно сделать отметку на товаросопроводительном документе (накладной). Такие правила установлены пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 .

Обычно передача товара от поставщика покупателю оформляется товарной накладной по форме № ТОРГ-12 . В зависимости от способа перевозки наряду с товарной накладной к грузу может быть оформлена:

Ситуация: можно ли оприходовать товар без товарной накладной по форме № ТОРГ-12. На груз выписана товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т. Поставщик доставляет товар покупателю автомобильным транспортом

Нет, нельзя.

Чтобы отразить в бухучете получение товара, организация обязана использовать первичные документы , содержащие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если доставка груза осуществляется транспортной компанией (автомобильным транспортом), выписывается товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных , п. 2 ст. 785 ГК РФ). При перевозках собственным автотранспортом продавец такжевыписывает товарно-транспортную накладную . Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя (п. 2.1.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 , указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , п. , Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Помимо этого товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , ). Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

Товар, поступивший без товаросопроводительных документов, называется неотфактурованным. Принять его к учету можно на основании акта, например, по форме № ТОРГ-4 , составленного комиссией с участием материально ответственного лица (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

После получения товаросопроводительных документов сравните указанную в них цену с учетной ценой, по которой товары были оприходованы. Если учетная цена равна цене поставщика, ее корректировать не нужно. Если цены не совпадут, записи в учете по приходу товаров нужно исправить.

Порядок корректировки цены товара по неотфактурованной поставке зависит от того, остались товары на складе или уже были реализованы. Если на дату поступления документов вся партия товаров еще на складе, увеличьте ее стоимость на разницу между учетной стоимостью и стоимостью по документам поставщика. Если часть товаров реализована или списана в производство, корректировку проведите так:
1. Определите разницу между учетной ценой товаров и ценой по документам поставщика.
2. Определите долю товаров, которые остались на складе и которые списаны в производство.
3. Увеличьте стоимость товаров в части товаров на складе.
4. Увеличьте расходы в части списанных (реализованных) товаров.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Также обращаем ваше внимание на то, что эти первичные учетные документы служат подтверждением данных и налогового учета (ст. 313 НК РФ).

При этом в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Насколько мы понимаем, речь идет о товарной накладной по форме ТОРГ-12. Такая форма содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132). Применяется она для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ внесение исправлений в первичные документы (за исключением кассовых и банковских документов) допускается. Но вноситься они могут лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются). Рядом с исправленной записью следует указать "исправлено" (или "исправленному верить"), поставить подписи лиц, подписавших документ, и дату внесения исправления (раздел 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете), п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Рассмотрим подробнее ваш конкретный пример. Если исправления в накладную вносились поставщиком до того, как она была выдана покупателю, то внесенные исправления (должна быть произведена корректировка итоговых сумм по накладной) необходимо сопроводить надписью "Исправлено" и подтвердить подписями соответствующих должностных лиц Поставщика с указанием даты внесения. Если необходимость внесения исправлений в накладную возникла после принятия ее покупателем, то в таком случае исправления должны быть подтверждены также и подписями уполномоченных лиц Покупателя, ранее подписавших данный документ при получении товара. При этом исправления необходимо внести как в экземпляры Поставщика, так и в экземпляры Покупателя, так как в противном случае могут возникнуть проблемы как при встречной налоговой проверке (хотя понятие встречной проверки и исключено из НК РФ, однако право налоговых органов истребовать в рамках налогового контроля документы у контрагентов предусмотрено ст. 93.1 НК РФ), так и в случае возникновения разногласий между поставщиком и покупателем, связанных с претензиями по договору поставки.

Если при внесении исправления не был соблюден указанный выше порядок, то накладные могут быть признаны ненадлежащим образом оформленными.

В этом случае позиция налоговых органов следующая: ненадлежащим образом оформленные товарно-транспортные и товарные накладные не могут служить основанием для принятия товаров к учету, следовательно, не подлежит вычету налог на добавленную стоимость по таким товарам (постановление ФАС СЗО от 08 апреля 2008 г. N А56-16847/2007).

Отметим, что суды в таких случаях зачастую встают на сторону налогоплательщиков (постановления ФАС СКО от 16 октября 2007 г. N Ф08-6786/07-2529А, от 27 ноября 2007 г. N Ф08-7043/07-2633А), придерживаясь мнения, что пороки в оформлении накладных не влияют на добросовестность общества по возмещению НДС из бюджета, а глава 25 НК РФ не содержит императивной нормы, которая указывала бы на невозможность принятия к учету первичных документов, имеющих пороки в оформлении.

Тем не менее организация при ведении бухгалтерского учета обязана следовать положениям Закона N 129-ФЗ и принимать к учету надлежащим образом оформленные первичные документы. В противном случае придется доказывать достоверность указанных в первичных документах сведений, а также правомерность формирования налоговой базы в целях исчисления налога на прибыль и НДС.

Вывод:

При принятии к учету накладной с исправлениями, не отвечающими требованиям п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и раздела 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, существует вероятность возникновения серьезных налоговых рисков.

Минфин назвал реквизиты "первички", в которых лучше не ошибаться.
Реквизит "Грузоотправитель и его адрес" необязателен для заполнения.
Ошибки в товарной накладной можно исправить.

Товарная накладная (ранее составлялась по унифицированной форме N ТОРГ-12) важна как для признания в налоговом учете расходов на покупку активов, так и для вычета НДС (абз. 2 п. 1 ст. 172 и абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь она подтверждает переход права собственности на приобретенное имущество. Если товарная накладная составлена с ошибками, налоговики зачастую отказывают покупателю в вычете НДС и учете расходов.
Проанализируем судебную практику, разъяснения Минфина России и налоговиков, чтобы выявить опасные реквизиты. Сформулируем аргументы, которые помогут организациям противостоять необоснованным претензиям.

Контролеры согласны, что несущественные ошибки в накладных не препятствуют учету расходов и вычету НДС

Минфин России разъяснил, какие ошибки в первичных документах не являются основанием для отказа в признании расходов. К ним относятся недочеты, которые не препятствуют налоговикам в ходе проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ или услуг и их стоимость (Письмо от 04.02.2015 N 03-03-10/4547). ФНС России поддержала этот подход (Письмо от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@).
Значит, наиболее опасны ошибки в следующих реквизитах товарной накладной (наименования реквизитов приведены согласно унифицированной форме N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132):
- поставщик, его адрес, телефон, факс, банковские реквизиты;
- плательщик, его адрес, телефон, факс, банковские реквизиты;
- наименование, характеристика, сорт, артикул товара (столбец 2 табличной части);
- сумма с учетом НДС (столбец 15 табличной части).
Отсутствие в накладной банковских реквизитов поставщика или покупателя не опровергает факт приобретения товара. Столичные налоговики подтвердили, что этот недочет не влияет на признание расходов и вычет НДС (Письмо УФНС России по г. Москве от 26.04.2010 N 16-15/43834).
Если организация использует самостоятельно разработанную форму товарной накладной, важно, чтобы в ней были все реквизиты, обязательные для "первички" (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете):
- наименование и дата составления документа;
- название организации или Ф.И.О. предпринимателя, от имени которого составлен документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- единица измерения;
- наименование должности, фамилия, инициалы и подписи лиц, ответственных за оформление операции (подробнее читайте во врезке ниже).

Обратите внимание! Рискованно визировать накладную факсимильной подписью
Налоговики утверждают, что первичные документы нельзя подписывать с помощью факсимиле. Ведь на них должна стоять личная подпись ответственного лица (Письма ФНС России от 23.09.2008 N 3-1-11/469@ и УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968).
Но законодательство изменилось. Требование о проставлении личной подписи было прописано в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Этот документ утратил силу с 1 января 2013 г. Теперь в списке обязательных реквизитов "первички" упоминается просто подпись (пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Несмотря на это, судебная практика остается неоднозначной. Многие суды по-прежнему против подписания "первички" факсимильными подписями. По их мнению, документы, заверенные факсимиле, недействительны. То есть с помощью таких бумаг нельзя подтвердить никаких фактов хозяйственной деятельности. В том числе факта приобретения товара (Постановления ФАС Дальневосточного от 02.04.2014 N Ф03-1016/2014, Поволжского от 01.04.2014 N А57-4665/2013 и Центрального от 28.03.2013 N А68-2818/12 округов).
Конечно, организация вправе ссылаться на изменение законодательства о бухучете. Но это не гарантирует ей победу в споре. Поэтому безопаснее не визировать товарные накладные и другую "первичку" факсимильными подписями. Даже если этот вариант подписания документов предусмотрен в соглашении с контрагентом (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Незаполнение или отсутствие в накладной других реквизитов не столь принципиально. Например, компания сама решает, заполнять или нет строку "Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты". Налоговики считают этот реквизит товарной накладной необязательным для заполнения (Письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-15/24227@). Значит, ошибки в нем не должны приводить к отказу в учете расходов и вычете "входного" НДС.

Примечание. Отсутствие в накладной второстепенных реквизитов не опровергает факт приобретения товара.

При наличии других доказательств фиктивности сделки ошибки в товарной накладной только подтвердят подозрения

Суды считают, что наличие в товарной накладной ошибок не опровергает поставку товаров и принятие их к учету. Недочеты свидетельствуют лишь о нарушении правил ведения учета. Значит, ссылка налоговиков только на эти дефекты не может быть основанием для исключения у покупателя расходов и отказа в вычете НДС (Постановления ФАС Московского от 26.02.2014 N Ф05-576/2014, Западно-Сибирского от 01.03.2012 N А75-1969/2011, Уральского от 30.06.2011 N Ф09-3562/11, Восточно-Сибирского от 20.12.2007 N А19-7415/07-33-Ф02-9351/07 и от 14.12.2007 N А19-8418/07-57-Ф02-9192/07 округов).
Но при наличии других доказательств нереальности сделки суд может поддержать инспекторов (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 20.09.2013 N А53-24630/2012, Уральского от 17.02.2012 N Ф09-99/12 и Западно-Сибирского от 06.11.2009 N А27-1367/2009 округов).

Какие претензии к оформлению товарных накладных организации успешно оспаривают в судах

Не указана дата отгрузки или приемки товара

По мнению налоговиков, отсутствие в накладной этих сведений является доказательством того, что покупатель не получил товар. Значит, он не вправе включать стоимость товара в налоговые расходы и принимать к вычету "входной" НДС (абз. 2 п. 1 ст. 172 и абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).
Но дата отгрузки товара поставщиком и дата его получения покупателем не являются обязательными реквизитами. К таковым относится лишь дата составления самой накладной (пп. 2 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Поэтому суды считают, что отсутствие в накладных дат передачи и приемки товара не препятствует учету расходов и вычету НДС (Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-16581/09, Постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.05.2015 N Ф07-2297/2015, ФАС Московского округа от 12.08.2011 N КА-А40/8591-11 и от 12.03.2010 N КА-А41/1727-10).

Отсутствуют реквизиты доверенности лица, подписавшего накладную

Этот недочет также не опровергает факт поставки и оприходования товара. Особенно если другие реквизиты товарной накладной заполнены безупречно. Главное, чтобы у лица, подписавшего накладную, были на то полномочия. Поэтому к накладной необходимо приложить копию доверенности. Это поможет отклонить претензии.
Более того, стороны сделки вправе внести исправления в накладную (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете). То есть вписать в нее реквизиты доверенности. Поскольку накладную составляет продавец, изменения в нее должен вносить именно он. Исправления необходимо заверить подписями тех лиц, которые оформляли накладную, и указать их фамилии и инициалы. Также нужно поставить дату внесения изменений.
Большинство судов разрешают покупателю учесть расходы и принять НДС к вычету, даже если в накладной нет ссылки на реквизиты доверенности (Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского от 18.09.2014 N А03-24469/2013, ФАС Западно-Сибирского от 01.03.2012 N А75-1969/2011, Московского от 29.02.2012 N А40-127306/10-90-714 и Поволжского от 22.05.2007 N А12-16921/06 округов). Арбитры считают этот дефект незначительным. Но только при отсутствии других признаков фиктивности сделки.

Не указана должность или расшифровка подписи лица, подписавшего накладную

Оба этих реквизита товарной накладной относятся к обязательным (пп. 6 и 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). На это обычно и ссылаются налоговики, снимая расходы и отказывая в вычете НДС.
Но суды рассуждают иначе. По их мнению, отсутствие в накладной наименования должности и расшифровки подписи является незначительным недостатком. Оно свидетельствует прежде всего о нарушении правил ведения учета.
Причем это нарушение допущено продавцом. Покупатель не должен отвечать за ошибки контрагентов (Определение Конституционного Суда РФ от 16.10.2003 N 329-О).
Если факты отгрузки и приемки товаров подтверждены, покупатель вправе учесть их стоимость в налоговом учете и принять "входной" НДС к вычету даже при отсутствии расшифровки подписи (Постановления ФАС Поволжского от 22.05.2012 N А55-5626/2010 и от 22.05.2007 N А12-16921/06, Восточно-Сибирского от 22.09.2011 N А58-6676/2010 и Московского от 14.09.2011 N А40-123143/10-116-503 округов).
Помимо товарных накладных, факт получения товаров можно подтвердить договорами, транспортными накладными, актами сверки с поставщиками, документами складского учета, распечатками карточек счетов бухучета, свидетельствующих об оприходовании ТМЦ (например, счета 10 или 41).
Еще один аргумент - отсутствие расшифровки подписи лица, подписавшего товарную накладную, не препятствует идентификации поставщика, покупателя, наименования товара, его количества и даты отпуска. Значит, этот недочет не приводит к негативным налоговым последствиям. Это отмечают некоторые суды (Постановления ФАС Центрального от 31.05.2011 N А35-9286/2010 и Северо-Западного от 04.05.2011 N А13-7011/2010 округов).

Примечание. Многие недостатки в оформлении товарных накладных суды считают несущественными.

Минфин России согласен, что недочеты в "первичке", не создающие препятствий для идентификации существенных аспектов сделки, не влекут отказа в учете расходов (Письмо от 04.02.2015 N 03-03-10/4547). На это целесообразно ссылаться при возникновении разногласий.

Если товары покупателю доставляет сторонний перевозчик, в товарной накладной поставщик указывает реквизиты транспортной накладной - ее номер и дату. Отсутствие этих сведений налоговики считают серьезным нарушением. По их мнению, это ставит под сомнение реальность транспортировки товара. Поэтому инспекторы отказывают покупателю в учете расходов и вычете "входного" НДС.
Суды отмечают, что ссылка на транспортную накладную не является обязательным реквизитом товарной накладной. Даже без этой ссылки можно достоверно установить, кто, когда и какой товар получил. Отсутствие сведений о транспортной накладной не препятствует оприходованию товара. Ведь организация принимает товар к учету на основании товарной накладной. Данных в ней для этого достаточно.
Поэтому суды не видят препятствий для признания расходов и вычета НДС по товарам, отгрузка которых оформлена со столь незначительным недочетом (Постановления ФАС Северо-Западного от 26.09.2013 N А13-9242/2012 и от 08.11.2011 N А13-12880/2010, Центрального от 22.12.2010 N А68-11668/09, Восточно-Сибирского от 24.06.2008 N N А19-15326/07-57-Ф02-2709/08 и А19-15325/07-24-Ф02-2707/08 округов).

Не указана масса брутто груза

В товарной накладной, помимо количества товара, предусмотрен столбец для указания массы брутто. То есть веса товара вместе с тарой и упаковкой (столбец 9 табличной части). Незаполнение этого реквизита в совокупности с другими недочетами налоговики признают нарушением, которое влечет отказ в вычете НДС и учете расходов.
Многим организациям сведения о массе брутто просто не нужны. Особенно если они принимают товар к учету поштучно. Суды учитывают это обстоятельство и отклоняют претензии инспекторов (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 26.10.2009 N А53-27009/2008-С5-34, Московского от 21.08.2008 N КА-А40/7847-08, Восточно-Сибирского от 18.03.2008 N А33-6296/07-Ф02-967/08 и от 06.03.2008 N А19-11334/07-51-Ф02-737/08 округов).
Даже если товар приходуется по весу, отсутствие в накладной данных о массе брутто не опровергает факт приобретения товара. Этот реквизит не относится к обязательным для заполнения.
Поэтому суды разрешают покупателям признать расходы на покупку весовых товаров и принять "входной" НДС по ним к вычету (Постановления ФАС Поволжского от 05.05.2011 N А49-5601/2010, Уральского от 28.04.2011 N Ф09-1468/11-С2, Московского от 16.02.2009 N КА-А40/374-09 и Западно-Сибирского от 11.09.2007 N Ф04-6170/2007(37886-А03-29) округов).

По общему правилу гражданского законодательства (ст.458 Гражданского кодекса РФ) право собственности на товар переходит от продавца в момент передачи покупателю или другому уполномоченному лицу.

Факт передачи можно фиксировать различными документами, поскольку не установлено законом специальных видов и форм документов. Такими документами могут быть: акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке и другие документы.

Доказательством сдачи-приемки товаров можно считать письменные документы на бумажном носителе указанные выше, содержащий наименование, количество и цену передаваемого груза, другие обязательные реквизиты, а также полномочия ответственных лиц продавца и покупателя и личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Для целей бухгалтерского учета, на практике, документально факт приема и факт сдачи товара от покупателя продавцу оформляется товарными накладными (форма №ТОРГ-12) или товарно-транспортными накладными (ТТН) если используется сторонний перевозчик. Хотя, существует мнение налоговых чиновников, что для целей фиксации приемки должен использоваться другой документ - акт приемки, унифицированная форма №ТОРГ-1.

Товарная накладная - форма №ТОРГ-12, является первичным учетным документом для списания с учета, а у покупателя служит основанием для принятия товара на учет. Иными словами, у торговых организаций товарная накладная может выступать как расходным документом, так и приходным.

Юридическую силу первичный учетный документ приобретает с момента его правильного оформления всех его реквизитов и подписания уполномоченными лицами.

При возникновении задержки с оплатой полученного товара продавец может взыскать плату в судебном порядке. В суде покупатель должен будет доказать факт передачи товара. В качестве доказательств передачи товара суды учитывают в основном накладную по форме №ТОРГ-12 с подписью уполномоченного лица и печатью покупателя.

Пока суды становятся на сторону налогоплательщиков, использующих форму №ТОРГ-12.

Обратите внимание Для признания накладных надлежаще оформленными необходимо, чтобы они были скреплены печатью получателя и подписаны лицом, уполномоченным на получение товара в порядке статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

В судебно-арбитражной практике имеются различные позиции по отношению признания достоверным доказательством передачи товара накладной, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего.

1-я Позиция судов. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является достаточным и достоверным доказательством передачи, если полномочия работников следовали из ситуации передачи товара.

Если от лица покупателя документы о приемке товара подписал работник покупателя, исходя из его полномочий по трудовому договору (кладовщик, заведующий складом, и т.д.) с учетом обстоятельств передачи, то такой документ может быть признан судом, как одобрение сделки покупателем (абзац 2 пункта 1 статьи 182 ГК РФ).

2-я Позиция судов. Товарная накладная, подписанная работником покупателя без доверенности, но имеющая оттиск печати покупателя, не является достоверным доказательством передачи товара, при отсутствии заключенного единого договора купли-продажи.

Закон (ст.160 ГК РФ) определяет заключение сделки и прием товара с волеизъявлением лица, наделённого полномочиями действовать от имени покупателя.

Если имеется товарная накладная, подписанная лицом, должностное положение которого и полномочия, действовать от имени юридического лица, документально не подтверждены доверенностью, но заверенная оттиском печати покупателя, то такая товарная накладная не является достаточным доказательством в подтверждение передачи товара и заключения разовой сделки купли-продажи.

Товарная накладная, с оттиском факсимиле вместо живой подписи руководителя покупателя, может быть признана судом достоверным доказательством передачи товара, только если возможность использования факсимиле стороны заранее предусмотрели в договоре поставки. Без договора такая товарная накладная не подтвердит факт заключения сделки купли-продажи и передачи товаров.

Обратите внимание Товарные накладные без подписи, без указания инициалов и фамилии подписавшего лица, без оттиска фирменной печати, равно не являются доказательствами передачи товара покупателю.

Накладные, оформленные не по форме, предусмотренной договором, не подтверждают передачу товара покупателю. Если в договоре стороны указали, что передача товара оформляется товарными накладными по форме №ТОРГ-12, то накладные в другой форме уже не могут быть доказательствами передачи товара.

Однако, факт передачи может быть установлен судом на основании совокупности доказательств (переписки сторон, актов сверки, инвентаризационных описей, счетов-фактур, свидетельских показаний), подтверждающей получение товара.

Таким образом, допустимым доказательством, подтверждающим факт получения покупателем товара, будет являться товарная накладная, с подписью полномочного лица покупателя (генерального директора, работника уполномоченного на прием товара, иного лица по доверенности на получение ТМЦ, выданной в бухгалтерии) о получении товара и оттиском фирменной печати покупателя.