По закону любая фирма обязана принимать меры для хранения документов, образовавшихся в процессе ее деятельности. Также желательно независимо от форм собственности включить в устав(положение) фирмы дополнительные пункты, которые регулируют все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае банкротства и ликвидации фирмы.

Обеспечение хранения документов

Другими словами, должен существовать комплекс мер, с соответствующим юридическим обоснованием, который бы обеспечивал хранение документов. Архив фирмы лучше всего подходит для таких целей.

Требования к помещению архива

Помещение, где находиться архив фирмы, должно быть отдельным, необходимо наличие охранной и пожарной сигнализации.

Размеры помещения архива

Также ему нужно соответствовать основным требованиям и нормам противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения архива фирмы для размещения документов, включая документы по личному составу, нетрудно высчитать исходя из габаритных размеров полки и средней толщины стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж имеет приблизительно 12 таких полок.

Расстояние между стеллажами

Рассчитать площадь, выделенная под металлические шкафы и сейфы

Отдельно рассчитывается площадь, выделенная под металлические шкафы и сейфы, а также количество дел, которые могут в них размещаться. Проведя все эти расчеты, можно с большой точностью указать площади, необходимые для хранения архива фирмы.

Процедуры для подготовки документов для передачи их в архив

Существуют следующие процедуры для подготовки документов для передачи их в архив фирмы: формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве, экспертиза ценности дел и документов (изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение), описание дел, непосредственно передача документов в архив фирмы.

Приказы по личному составу

Стоит отметить, что приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, следует формировать в разные дела, иначе могут возникнуть проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

Запросы в архив

Бывшие сотрудники фирмы имеют право обращаться в архив с запросами о стаже, месте работы, занимаемой должности.

Проектирование архивных помещений. Схемы взаимосвязи архивных помещений. Соотношение площади проходов и площади хранения при разных системах хранения. Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги. Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения.

Функциональное назначение: четкая систематизация, удобное для пользования хранение документов при минимальной длине проходов и эффективном использовании площади помещения.

Данные о площади архивов приведены Ладнером. С увеличением глубины шкафов увеличивается ширина проходов между ними.

L х В (ширина шкафов) = площадь хранения + 1/2L х В + 0,5 = площадь проходов

Общая площадь = площадь хранения + площадь проходов.

Глубокие помещения архивов более экономичны (рис. 3,а). На рис. 3 наглядно показано соотношение площади хранения к площади проходов при вертикальной системе хранения документов в больших архивных стеллажах (системы «Велокс») и при горизонтальной системе. Площади хранения при вертикальной системе 5,2 м2, площади проходов - 4,6 м2 (100:90). При горизонтальной системе хранения площади хранения 3,2 м2, площади проходов 3,6 м2 (90:100, обратное отношение). При горизонтальной системе вместимость меньше, а верхние полки недоступны для обозрения.

При вертикальном хранении численность обслуживающего персонала сокращается более чем на. 40%. Хранение документов в выдвижных ящиках позволяет использовать площадь стен на 87% эффективней, чем хранение в папках-скоросшивателях (рис. 5), Документы пересылают в лифтах непрерывного действия (патерностер). Рабочее место оснащается полкой дтя разборки, небольшим столом и стулом на роликах.

Архив располагается в центральной части здания. Оптимальное расстояние между осями окон 2,25 - 2,5 м. Высота помещения архива в свету 2,1 м (утроенная высота помещения архива соответствует удвоенной высоте нормальных конторских помещений. Помещение должно быть сухим, размещение архива в подвальных и чердачных помещениях нежелательно. Расположение столов в ряд (рис. 5) с одновременным использованием подвесных папок и передвижной крышки для ведения записей улучшает взаимосвязь рабочих мест. Передвижная крышка используется также для перемещения картотечных ящиков. Передвижные архивные шкафы (системы Компактус) благодаря управлению промежуточных проходов позволяют эффективнее использовать площадь помещения (на 100 - 120%) (рис. 7,6). Такие устройства не стандартизованы и в принципе должны отвечать требованиям, предъявляемым к обычным архивам, библиотекам, складам. Необходимо в данном случае учитывать увеличение полезной нагрузки на полы. Шкафы перемещаются вручную или с помощью механического привода. Весь архив или его отдельные части могут быть заперты одним поворотом ручки.

Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги:

Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения:

Документ содержит нормативные показатели и требования, предъявляемые к размещению зданий на земельных участках, к объемно-планировочным решениям и инженерному оборудованию зданий и помещений, предназначенных для устройства государственных архивов. Инструкция распространяется на проектирование вновь строящихся и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов вместимостью от 0,15 до 2 млн. единиц хранения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ
ПО ГРАЖДАНСКОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ И АРХИТЕКТУРЕ
ПРИ ГОССТРОЕ СССР (ГОСГРАЖДАНСТРОЙ)

Инструкция
по проектированию
архивов

СН 426-82

Утверждена
приказом Государственного комитета по
гражданскому строительству и архитектуре
при Госстрое СССР
от 26 февраля 1982 г. № 62

Содержит нормативные показатели и требования, предъявляемые к размещению на земельных участках зданий, предназначенных для устройства государственных архивов, их объемно-планировочному решению и инженерному оборудованию.

С введением в действие настоящей Инструкции утрачивают силу «Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов» (СН 426-71).

Для проектировщиков, работников архивных учреждений.

Табл. 13.

Разработана ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С. Мезенцева Госгражданстроя при участии Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

Редакторы - инж. Н.А. Глинкина (Государственный комитет по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР), канд. арх. А.М. Жугастр-Лушина , инж. В.А. Солдатов (ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С. Мезенцева), д-р техн. наук Ж.Ф. Сергазин (Московский государственный историко-архитектурный институт).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция распространяется на проектирование вновь строящихся и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов вместимостью от 0,15 до 2 млн. единиц хранения.

Примечания . 1. При проектировании зданий и помещений архивов следует соблюдать также требования главы СНиП по проектированию общественных зданий.

2. Здания государственных архивов другой вместимости следует проектировать по нормам настоящей Инструкции с учетом дополнительных требований, указываемых в задании на проектирование, согласованных с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

3. Требования Инструкции не распространяются на проектирование зданий и помещений для специализированных архивов кинофотофонодокументов.

1.2. Здания государственных архивов подразделяются на группы:

группа I - здания центральных государственных архивов СССР и союзных республик;

группа II - здания государственных архивов автономных республик, областных (краевых), городских архивов, а также филиалов государственных архивов;

группа III - здания государственных районных архивов.

1.3. Расчетную вместимость проектируемых зданий архивов необходимо устанавливать по согласованию с органами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

2. ГЕНЕРАЛЬНЫЕ ПЛАНЫ

2.1. Здания архивов следует, как правило, размещать в селитебной зоне населенных пунктов или в других зонах на специально выделенных участках.

2.2. Земельные участки архивов, размещаемые вне селитебной зоны, должны быть удалены от промышленных предприятий, являющихся источниками загрязнения воздуха, на расстояния, установленные санитарными нормами проектирования промышленных предприятий, а от зданий и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию генеральных планов промышленных предприятий.

2.3. Размеры земельных участков для зданий архивов следует принимать согласно табл. .

Таблица 1

3. ОБЪЕМНО-ПЛАНИРОВОЧНЫЕ И КОНСТРУКТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ ЗДАНИЙ

Общая часть

3.1. Помещения архивов подразделяются на:

помещения хранения (хранилища);

помещения для работы с документами и служебно-бытовые.

3.2. Хранилища должны быть отделены от всех остальных помещений противопожарными стенами и перекрытиями или размещены в отдельном корпусе, обеспеченном удобной связью с другими помещениями.

3.3. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей.

3.4. Высоту хранилищ в зданиях архивов следует принимать в зависимости от технологического оборудования, принятого для документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций перекрытий.

3.5. В зданиях архивов при разнице в отметках полов первого и верхнего этажей 12 м и более следует предусматривать пассажирские или грузопассажирские лифты.

Примечание . В зданиях архивов с количеством этажей два и более и с разницей в отметках полов первого и верхнего этажей менее 12 м следует предусматривать малые грузовые лифты. Лифты следует располагать таким образом, чтобы было исключено пересечение путей движения документов и посетителей.

3.6. В цокольном этаже допускается размещать вестибюль с гардеробной, методический кабинет, справочное бюро, бюро пропусков, мастерскую ремонта оборудования и инвентаря.

3.7. В подвальном этаже допускается размещать кладовые, помещения сбора и упаковки макулатуры, помещения, предназначенные для размещения инженерных сетей и оборудования.

Помещения хранения (хранилища)

3.8. К помещениям хранения следует относить: хранилища делопроизводственных документов, крупноформатных документов, фотодокументов и микрофильмов, книгохранилище, а также помещения ответственных хранителей фондов.

3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 2

________________

* В качестве единицы хранения принята условная единица хранения документов с размерами: стандартный формат бумаги 210×297 мм, средняя толщина 17 мм. Для документов нестандартных форматов площади хранилищ соответственно пересчитываются в задании на проектирование с учетом рекомендаций Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

** В коробке 10 единиц хранения.

*** В папке 3 единицы хранения.

3.10. Ширину проходов между стеллажами и элементами конструкции помещений следует принимать согласно прил. .

3.11. Нормы площади хранилищ крупноформатных документов следует принимать согласно табл. .

Таблица 3

3.12. Хранилища для фотодокументов и микрофильмов следует предусматривать в отдельных помещениях.

3.13. Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов следует принимать согласно табл. .

Таблица 4

3.14. Нормы площади книгохранилищ научно-справочной библиотеки следует принимать согласно табл. .

Таблица 5

________________

* Передвижные книжные стеллажи - напольные, одно-, двухсекционные.

Примечания : 1. Объем книжного фонда следует принимать из расчета 2 тыс. единиц книжного фонда на 0,1 млн. единиц хранения документов.

2. Книгохранилище научно-справочной библиотеки в архивах менее 1 млн. единиц хранения следует размещать в одном помещении с кафедрой выдачи книг, каталогами, читательскими местами.

3.15. При хранилищах следует предусматривать помещения для ответственных хранителей фондов площадью 15 м 2 на каждые 300 тыс. единиц хранения, но не менее 1 комнаты на этаж.

Помещения для работы с документами и служебно-бытовые

3.16. Площади помещений для работы с документами и служебно-бытовых следует принимать согласно табл. .

Таблица 6

________________

* При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.

** При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются.

Примечание . Для зданий архивов III группы помещения, указанные в пп. 2, 3, 6 - 8, 10, 13 - 17, 19 - 24, 27, 28, не предусматриваются.

3.17. Состав и площади помещений централизованных лабораторий микрофотокопирования, размещаемых в зданиях архивов, следует принимать согласно прил. . В этом случае помещения, указанные в пп. 8 и 9 табл. , не предусматриваются; состав и площади помещений лабораторий реставрации принимаются по заданию на проектирование.

3.18. Научно-справочная библиотека архива должна размещаться в непроходном помещении.

3.19. Читальные залы должны быть непроходными с естественным освещением. Для работы с документами ограниченного пользования в читальных залах архивов всех групп следует предусматривать боксы площадью 3,5, м 2 без увеличения общей нормируемой площади зала.

3.20. Требования к расстановке оборудования в читальных залах следует принимать согласно прил. .

3.21. Примерный состав и площади помещений зданий архивов см. в прил. .

Противопожарные требования

3.22. Архивы должны размещаться в зданиях (помещениях) не ниже II степени огнестойкости.

3.23. Помещения архивохранилищ, служебных каталогов и описей должны быть разбиты противопожарными перегородками на отсеки площадью не более 600 м 2 . Каждый отсек должен иметь не менее двух выходов, один из которых должен быть эвакуационным.

Примечание . Из отсека площадью до 70 м 2 допускается предусматривать один эвакуационный выход.

3.24. Двери, ведущие из архивохранилищ, помещений ответственных хранителей фондов, служебных каталогов и описей, должны быть противопожарными с пределом огнестойкости не менее 0,6 ч.

3.25. При отсутствии в архивохранилищах окон в наружных стенах необходимо предусматривать для дымоудаления вытяжные каналы (площадь сечения не менее 0,2 % площади помещений), снабженные на каждом этаже клапанами с дистанционным приводом. Расстояние до наиболее удаленной точки помещения от клапана дымоудаления не должно превышать 20 м.

3.26. В помещениях архивов должно быть предусмотрено автоматическое отключение при пожаре системы приточно-вытяжной вентиляции, кондиционирования воздуха и системы дымоудаления.

3.27. Отделка стен и потолков в помещениях архивохранилищ, служебных каталогов и описей должна быть выполнена из несгораемых материалов.

3.28. Помещения хранилищ и помещения хранения служебных каталогов и описей в архивах должны быть оборудованы автоматическими установками газового пожаротушения. Объем помещения, защищаемого установкой газового пожаротушения, не должен превышать 1,5 тыс. м 3 .

3.29. Помещения хранилищ, служебных каталогов и описей в архивах II и III групп с площадью каждого защищаемого помещения менее 400 м 2 допускается оборудовать передвижными установками газового пожаротушения или переносными углекислотными огнетушителями.

3.30. Помещения зданий архивов (кроме венткамер, санузлов и других помещений с мокрыми технологическими процессами, а также помещений, в которых предусматривается автоматическое пожаротушение) следует оборудовать системами автоматической пожарной сигнализации.

3.31. Все помещения архивов I и II групп, двери, приямки, окна первых и последних этажей, крышки люков и другие проемы должны быть оборудованы автоматической охранной сигнализацией.

3.32. В зданиях архивов I и II групп следует предусматривать централизованную систему оповещения о пожаре.

3.33. В архивах I группы пути эвакуации должны быть оборудованы аварийным освещением.

4. ВОДОСНАБЖЕНИЕ И КАНАЛИЗАЦИЯ

4.1. В зданиях архивов следует предусматривать хозяйственно-питьевое и противопожарное водоснабжение, канализацию и водостоки.

Хозяйственно-питьевое и противопожарное водоснабжение, канализацию и водостоки следует проектировать в соответствии с требованиями глав СНиП по проектированию внутреннего водопровода и канализации зданий и указаниями настоящей Инструкции.

4.2. Нормы расхода воды и количество струй на внутреннее пожаротушение следует принимать согласно табл. .

Таблица 7

________________

* Внутренний противопожарный водопровод предусматривается при объеме здания 7500 м 3 и выше.

4.3. Пожарные краны следует располагать в лестничных клетках, коридорах и других помещениях, в которые обеспечивается доступ.

4.4. При установке пожарных насосов пуск их производится дистанционно от кнопок у пожарных кранов и автоматически от датчиков пожарной сигнализации.

4.5. Централизованное горячее водоснабжение обязательно для зданий архивов I группы, для зданий II группы допускается применение местных электроводонагревателей.

4.6. Прокладка труб через хранилище и помещения, в которых находятся архивные документы, допускается при условии отсутствия на трубопроводах арматуры, фланцевых и резьбовых соединений.

4.7. В зданиях архивов III группы, располагаемых в неканализованных районах, следует предусматривать устройство: в I, II и III климатических районах - люфт-клозетов, а в IV климатическом районе - наружных уборных с выгребами.

4.8. Устройство внутренних водостоков следует предусматривать для зданий высотой 8 м и более. Не допускается установка водосточных воронок над хранилищами и помещениями, в которых находятся архивные документы.

5. ОТОПЛЕНИЕ И ВЕНТИЛЯЦИЯ

5.1. В зданиях архивов следует предусматривать отопление и вентиляцию. В помещениях хранилищ архивов I группы следует предусматривать кондиционирование воздуха. Отопление, вентиляцию и кондиционирование воздуха надлежит проектировать в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, а также указаниями настоящего раздела.

5.2. В помещениях хранилищ архивов I и II группы вместимостью более 0,3 млн. единиц хранения следует применять, как правило, воздушное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией или с кондиционированием воздуха. В остальных помещениях зданий архивов следует предусматривать водяное отопление.

5.3. Здания архивов II группы вместимостью 0,3 млн. единиц хранения и менее и здания архивов III группы, расположенные в малых городах и сельских населенных пунктах, допускается оборудовать системами водяного отопления от местных источников тепла с предельной температурой теплоносителя 95 °С и системами вытяжной вентиляции с естественным побуждением. Для помещений хранилищ следует предусматривать отдельные ветви системы отопления с управлением из центрального теплового пункта.

5.4. В хранилищах при устройстве системы водяного отопления местные нагревательные приборы следует предусматривать с гладкой поверхностью, не допускается установка запорно-регулирующей арматуры.

5.5. Отдельные системы приточной вентиляции следует предусматривать для хранилищ и, как правило, группы помещений: приемки документов, временного хранения, дезинфекции и дезинсекции, обеспыливания, микрофотокопирования, реставрации, электрорепродукционной, мастерской. Остальные помещения следует обеспечивать общей системой приточной вентиляции.

5.6. В помещениях хранилищ следует предусматривать рециркуляцию воздуха. Объем наружного воздуха надлежит определять расчетом, но он должен быть не более 10 % общего количества подаваемого воздуха.

5.7. Отдельные вытяжные системы следует предусматривать для помещений:

а) хранилищ;

б) дезинфекции и дезинсекции;

в) микрофотокопирования и реставрации, лабораторий, мастерских;

г) хранения фотодокументов;

д) санитарных узлов.

Остальные помещения допускается объединять одной вытяжной системой.

5.8. Из нижней зоны помещений хранилищ, оборудованных стационарными системами газового пожаротушения, необходимо предусматривать аварийную вытяжную вентиляцию. Объем удаляемого воздуха следует определять из условий шестикратного обмена в 1 ч по большему хранилищу.

5.9. Воздухообмен в помещениях хранилищ следует осуществлять по схеме «сверху - вниз - вверх»: приток в верхнюю зону, рециркуляцию - из нижней зоны, и вытяжку - из верхней зоны.

5.10. Для хранилищ должна быть предусмотрена очистка от пыли наружного и рециркуляционного воздуха до предельно допустимой концентрации ее в помещении, определенной технологическим заданием.

5.11. Расчетную температуру воздуха и кратность воздухообмена в помещениях следует принимать согласно табл. .

Таблица 8

Примечания : 1. Параметры воздуха в помещениях хранилищ надлежит принимать:

при устройстве кондиционирования воздуха круглогодично - температуру +18 °С, относительную влажность 55 %;

при устройстве систем вентиляции в холодный период - температуру +18 °С, относительную влажность - 55 %. Температуру воздуха в теплый период следует принимать на 3 °С выше расчетной наружной температуры по параметрам А. Для кондиционирования воздуха пределы колебания параметров не должны превышать: по температуре ± 1 °С, по относительной влажности ± 5 %.

2. При расчете тепло-влажностного баланса кондиционируемых помещений необходимо учитывать тепло-, влаговыделения от людей, теплопоступление через ограждения, тепло, вносимое солнечной радиацией и частично электроосвещением. Процент установленной мощности светильников, включаемых в дневное время, принимается согласно заданию на проектирование.

3. В производственных помещениях (табл. , пп. 9, 10, 11, 12) количество удаляемого воздуха через местные отсосы должно быть компенсировано приточным воздухом в объеме 80 %, остальные 20 % должны быть поданы в коридоры.

4. В зданиях архивов вместимостью 0,3 млн. единиц хранения и менее при устройстве естественной вентиляции следует принимать однократный обмен воздуха.

5. При устройстве воздушного отопления в помещениях ответственных хранителей фондов воздухообмен принимается по расчету.

6. ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА

6.1. Электрооборудование, электрическое освещение следует проектировать в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию естественного и искусственного освещения, правил производства и приемки работ по монтажу электротехнических устройств и правил устройства электроустановок.

6.2. Наименьшую освещенность и источники света в зависимости от назначения помещений следует принимать согласно прил. . В помещениях хранилищ следует принимать светильники с лампами накаливания.

6.3. Здания и помещения архивов должны оборудоваться средствами связи и сигнализации.

6.4. Городские телефоны устанавливаются в кабинетах, справочном бюро, в помещении пожарного поста, на рабочих местах начальников отделов, бюро пропусков.

В вестибюле следует устанавливать телефон-автомат.

В зданиях архивов I группы допускается предусматривать местные АТС без выхода в город.

6.5. Телефонные аппараты местной АТС устанавливаются в группе помещений для работы с документами.

6.6. Абонентские точки городской радиотрансляционной сети следует устанавливать в группе помещений для работы с документами.

6.7. В зданиях архивов следует предусматривать диспетчеризацию инженерного оборудования. Объект диспетчеризации определяется заданием на проектирование.

6.8. Диспетчерские пункты управления автоматизированными системами следует располагать в отдельных помещениях, в зоне технического обслуживания. Уровень шума в диспетчерской не должен превышать 60 дБ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ШИРИНА ПРОХОДОВ МЕЖДУ СТЕЛЛАЖАМИ И ЭЛЕМЕНТАМИ КОНСТРУКЦИЙ ПОМЕЩЕНИЙ

________________

* Площадь указана из расчета средней нормы 2,5 м 2 на 1 тыс. единиц хранения, в том числе: хранение документов на бумажной основе - 100 % расчетной вместимости (98 % делопроизводственных документов по п. 2 табл. , с коэффициентом 1,05; 1,5 % научно-технических документов по п. 1 табл. ; 0,4 чертежей по п. 2 и 0,1 % карт по п. 4 табл. ); хранение фотодокументов и микрофильмов - 1,6 % к площади хранения документов на бумажной основе. При ином соотношении площадь уточняется заданием на проектирование.

** Площадь общих рабочих комнат рассчитана на количество сотрудников с учетом размещения части из них в прочих помещениях для работы с документами.

Примечания : 1. Состав и площади помещений допускается уточнять в задании на проектирование в зависимости от местных условий в пределах, установленных нормативными удельными показателями строительного объема. При этом для зданий архивов I группы вместимостью менее 2 млн. единиц хранения площади помещений допускается увеличивать в соответствии с нормативами, приведенными в табл. 6 30

2. Хранилище фотодокументов и микрофильмов

3. Помещения ответственных хранителей фондов

4. Общие рабочие комнаты *

5. Кабинеты *

6. Приемная при кабинете директора

7. Помещение приемки документов *

8. Помещение временного хранения документов

9. Помещение обеспыливания документов

10. Помещение дезинфекции и дезинсекции

На вертикальной поверхности стеллажа

11. Помещение микрофотокопирования.

В том числе:

прием, хранение и выдача заказов

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

съемочная, проявочная, зарядка кассет, получение фотокопий на бумаге

технический контроль

кладовая хранения химикатов

12. Помещение реставрации

13. Помещение электрорепродукционной

14. Помещение хранения учетных документов

На вертикальной поверхности фронта картотек

15. Помещение хранения служебных каталогов и описей

16. Научно-справочная библиотека *

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

17. Методический кабинет *

18. Читальный зал для работы с документами *

19. Аванзал выдачи документов, читательские каталоги и описи

20. Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал

21. Вестибюль с гардеробной

На уровне пола

22. Помещение ожидания для посетителей

23. Бюро пропусков *

0,8 м от пола в горизонтальной плоскости

24. Справочное бюро *

25. Комнаты общественных организаций *

26. Комнаты обслуживающего персонала

27. Мастерская ремонта оборудования и инвентаря

28. Кладовые оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей, уборочного инвентаря, помещение сбора и упаковки макулатуры

На уровне пола

29. Пожарный пост

На уровне пола

30. Санитарные узлы

31. Коридоры:

32. Лестницы:

На площадках и ступенях лестниц

Примечания : 1. Во всех помещениях, отмеченных знаком * , необходимо предусматривать дополнительное местное освещение (штепсельные розетки).

2. Л. л. - люминесцентные лампы; л. н. - лампы накаливания.

Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.

ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ

Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:

. один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;

. один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.

Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива - процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:

При перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;

При переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;

При необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.

Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.

◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.

Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:

Приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;

Воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).

В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором - финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.

◙ Рассчитываем площадь архива . Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:

Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).

Пример расчета . Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 - постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.

◙ Требования к помещению архива . Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.

Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией .

Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха 50-55 %; для черно-белых пленочных материалов - 15 °С и 40-55 %), для цветных - 2-5 °С и 40-55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20 °С и 50-65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.

СОЗДАЕМ НАВИГАЦИЮ ПО АРХИВУ

◙ Рисуем схему размещения архивного фонда . На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.

◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела . Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).

В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

◙ Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов . Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя - на каждый стеллаж (Пример 3).

◙ Требования к расстановке стеллажей . Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:

Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.

ЧТО ЕЩЕ НУЖНО ПРЕДУСМОТРЕТЬ ПРИ ОБУСТРОЙСТВЕ АРХИВА

◙ Требования к подбору материалов . Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования - остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.

Правильный подбор материалов - важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:

2523 - Цемент;

4863 - Оборудование кондиционеров;

2388 - Материалы лакокрасочные;

3530 - Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;

5331 - Пиломатериалы качественные;

5620 - Мебель специальная.

Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.

Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.

◙ Требования к оборудованию помещения архива .

1 . Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.

Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.1 Специальных правил).

2 . В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).

3 . В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).

4 . Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).

5 . Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.

Огнетушители . Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.

При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.

Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.

Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).

◙ Требования к пожарной безопасности .

◙ Требования к мебели архивохранилища . Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).

В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).

Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:

Минимальный вес конструкции;

Возможность наращивания секций;

Угловые полки;

Стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.

В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).

К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).

Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.