Нормативно правовые и методические документы. Нормативно-методическая база делопроизводства. Специальные нормативные документы по технической защите информации

Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Ведущая научная организация в этой области - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В течение многих лет одним из основных нормативных документов для делопроизводственных служб всех государственных органов власти и управления, ведомств, организаций и предприятий была «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), последняя редакция которой была утверждена в 1988 г.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, а также совершенствования работы аппарата управления ГСДОУ устанавливала единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основные положения ГСДОУ отражали и закрепляли традиционную для России модель делопроизводства. В связи с изменением нормативно-правовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами некоторые нормы ГСДОУ в настоящее время уже устарели.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (в действующей редакции 2005 г.) - комплексный документ, содержащий основные правила документирования и работы с документами и, к сожалению, отражающий, в основном, традиционные технологии делопроизводства. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Как следует из названия, инструкция предназначена для федеральных органов власти, однако службы делопроизводства организаций и предприятий могут использовать ее положения при разработке своей индивидуальной инструкции по делопроизводству.

«Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452, устанавливает, что основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти определяют регламент и инструкция по делопроизводству этого федерального органа. Типовой регламент закрепляет порядок подготовки и оформления таких документов федерального органа, как его решения, нормативные правовые акты в установленной сфере его деятельности, а также проекты актов, вносимых федеральным органом на рассмотрение в Правительство Российской Федерации. Кроме того, он определяет порядок рассмотрения отдельных видов обращений, в том числе организаций и граждан.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) регламентируют хранение документов в делопроизводстве (требования к номенклатурам дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, проведения экспертизы ценности документов, выделения документов к уничтожению, подготовку дел к передаче в архив), а также содержат методику работы с документами в архиве организации (комплектование архива, обеспечение сохранности использования документов архива, порядок передачи документов на постоянное хранение и т.д.). Правила позволяют создавать архивы документов на электронных носителях и принимать электронные документы обычными архивами организаций, которые в этом случае обязаны обеспечить сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение.

Ни один правовой акт Российской Федерации напрямую не запрещает создание и хранение документов исключительно в электронной форме, тем более документов негосударственных организаций. Тем не менее отечественная нормативно-методическая база, особенно в области хранения документов в электронной форме, значительно отстает от практики использования электронных документов в делопроизводстве российских организаций и предприятий, а также от нормативных актов развитых стран в этой области. Кроме того, по мнению Н.А. Храмцовской, «наши архивы сейчас не готовы к приему документов на электронных носителях и к организации надежного и профессионального долговременного хранения таких материалов» .

В течение нескольких десятилетий отечественные специалисты службы ДОУ в государственных и негосударственных организациях разных видов деятельности для определения сроков хранения и при отборе на уничтожение управленческих документов использовали единый и обязательный для всех нормативный документ - «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.). К сожалению, его содержание в достаточной мере устарело: оно не отражает изменения законодательства, и в нем отсутствуют многие виды появившихся в последние годы документов.

Российская законодательная и нормативная база в этой части в настоящее время характеризуется запутанностью, неполнотой и изменчивостью .

В соответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных нужд и подведомственных им организаций.

Так, в Федеральном законе «Об акционерных обществах» указано, что акционерное общество хранит документы в течение сроков, установленных федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. А, например, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью ничего не сказано ни о сроках хранения документов, ни об органе, ответственном за их установление. Эти коммерческие организации никому не подведомственны, поэтому для них разработанные федеральными органами перечни не являются нормативными документами.

В федеральных законах прослеживается тенденция усложнения правил установления сроков хранения документов. Уже сейчас выявляются нормативные акты, устанавливающие для одинаковых документов разные сроки хранения.

Существующие требования к составу управленческой документации, правилам подготовки и оформления управленческих документов (в основном это касается организационно-распорядительных документов - ОРД) закреплены в разработках Госстандарта России.

По мнению документоведов, среди недостатков нормативно-методической базы в области ДОУ - ее ориентирование преимущественно на государственные (бюджетные) структуры и на организационно-распорядительные документы . Например, бухгалтерские, статистические, банковские и другие документы юридически не подпадают под действие стандарта по оформлению ОРД, хотя, по сути, все документы должны оформляться (подписываться, датироваться, регистрироваться, издаваться на бланках) по принципиально единым правилам.

Уже два года специалисты Росархива и ВНИИДАД говорят о необходимости принятия федерального закона «О документационном обеспечении управления», который будет обязателен для исполнения всеми юридическими и физическими лицами. Методическим материалом для службы делопроизводства в коммерческих организациях могла бы стать «Типовая инструкция по документационному обеспечению управления в организациях».

В условиях неполноты, изменчивости, а порой и противоречивости правовой и методической базы в сфере работы с документной информацией можно рекомендовать руководителям и работникам отделов ДОУ коммерческих организаций при составлении внутренних нормативных актов по делопроизводству и хранению документов обращаться к специалистам - архивистам и документоведам.

В результате изучения данной темы студент должен:

• – знать законодательные, нормативно-методические акты и государственные стандарты по документированию управленческой деятельности; состав нормативнометодической базы документационного обеспечения управления;
• – уметь применять законодательные и нормативно-правовые акты в управленческой деятельности;
• – владеть навыками поиска необходимой нормативно-правовой информации в законодательных и нормативных актах Российской Федерации но делопроизводству.

Законодательные акты и государственные стандарты в области документирования управленческой деятельности

Нормативно-правовая и методическая база документационного обеспечения управления включает в себя совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления включает в себя:

• – правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
• – правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• – правовые акты, издаваемые органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• – правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций .

По предметам ведения Российской Федерации принимаются:

• – федеральные конституционные законы;
• – федеральные законы.

Официальным опубликованием закона считается первое размещение его полного текста в "Российской газете" или в "Собрании законодательства Российской Федерации". Закон вступает в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней его официального опубликования, если самими законами не установлен другой порядок вступления в силу. Рассмотрим основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы документирования управленческой деятельности.

Основным документом, обеспечивающим право документирования информации, является Конституция Российской Федерации, принятая всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Конституция имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ принят Государственной думой Федерального собрания Российской Федерации 21 октября 1994 г. В кодексе изложены основные правила заключения, изменения, оформления и расторжения гражданско-правовых договоров; правила составления и применения доверенностей.

Статья 51 и последующие части 1 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. Статья 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 и последующие содержат нормы обязательственного права и, в частности, определяют виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420–453 содержат общие положения о договоре. В части 4 ГК РФ содержится информация о применении товарного знака и знака обслуживания.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. N° 197-ФЗ используют при оформлении записей о приеме, перемещении и увольнении сотрудников в приказах по личному составу и трудовых книжках.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании" устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Законом определены порядок проведения работ по стандартизации, виды документов но стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Действие настоящего закона не распространяется на государственные образовательные стандарты, положения (стандарты) о бухгалтерском учете и правила (стандарты) аудиторской деятельности, стандарты эмиссии ценных бумаг и проспектов эмиссии ценных бумаг.

Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" регламентирует использование государственного языка в официальных документах.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" является базовым законом информационного законодательства. Он устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов" устанавливает правовые основы деятельности в области присвоения наименований и переименования географических объектов, а также нормализации, употребления, регистрации, учета и сохранения наименований географических объектов как составной части исторического и культурного наследия народов Российской Федерации.

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации " определяет органы власти и управления, которым разрешено изображать один из трех вариантов герба па бланках: многоцветный, одноцветный на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации " определяет последовательность работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, а также правила ведения делопроизводства но ним.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи >> (далее – Закон РФ "Об электронной подписи") регламентирует условия, при которых использование электронной подписи в электронных документах признается равнозначным собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В законе указаны также виды электронных подписей и порядок их применения.

Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов " определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документа, как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документа, его общественное использование. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра документа, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документа, ответственность за их нарушение. В тексте приведены основные понятия: документ, обязательный экземпляр документа, виды документов и т.п.

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" закрепляет перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов вводят учредительные документы (учредительный договор и/ или устав) подлинник или нотариально заверенная копия.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне " регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает: полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны; перечень сведений, составляющих государственную тайну; порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей; распоряжение сведениями, составляющими государственную тайну; порядок защиты государственной тайны; контроль и надзор за обеспечением государственной тайны; порядок проставления грифа секретности на документах и др. вопросы.

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера " применяется при работе с персональными данными сотрудника и при работе с конфиденциальными документами. В частности указ устанавливает, что сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации, в установленных федеральными законами случаях, являются конфиденциальной информацией.

Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне " содержит сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности государства, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. В указе представлены наименования федеральных органов исполнительной власти и других организаций, наделенных полномочиями по распоряжению сведениями отраслевой (ведомственной) принадлежности в рамках сто компетенции, определенной положением о конкретном государственном органе, а также сведениями других собственников информации соответствующей тематической направленности по их представлению.

Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью " определяет требования к печатям и штампам ООО. В частности, в законе указано, что общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.

Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" закрепляет задачи, права и ответственность акционеров. В законе указан состав документов акционерного общества, который должен храниться по месту нахождения головной организации, определен состав документов, издаваемых руководителем организации, а также порядок протоколирования заседаний коллегиальных органов акционерного общества.

Оформление документов регламентировано стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определены государственными органами управления. В соответствии с Законом Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации" государственные стандарты принимает Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификаци (Госстандарт; ныне – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, Росстандарт).

Приведем основные стандарты в области делопроизводства.

ГОСТ 6.10.4–84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам па машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов: код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

ГОСТ 6.10.5–87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Настоящий стандарт устанавливает основные правила построения формуляров-образцов, разработки унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков документов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления производством при реализации всех его функций. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, а также на организационно- распорядительную документацию.

Обратите внимание!

Несмотря на то ч то ГОСТ Р 6.30–2003 носит рекомендательный характер, требования к оформлению организационно-распорядительных и справочно-информационных документов, указанные в стандарте, в целях единства оформления документов на территории Российской Федерации применяются практически всеми организациями, учреждениями, предприятиями.

ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Требования данного ГОСТа распространяются на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая входит в состав ОКУД по классу 020000. ГОСТ устанавливает состав и расположение реквизитов, состав зон на формате А4 углового и продольного бланка организационно-распорядительных документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 7.0.8–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ 9327–60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. ГОСТ определяет размеры листа, в зависимости от которых выделяют форматы бумаги трех видов: А, В, С. Формат обозначается буквой ряда и цифрой, указывающей на то, сколько раз исходный лист ряда разделен пополам. Исходные форматы АО – 841 × 1189 мм; ВО – 1000 × 1414 мм; СО- 917 × 1297мм.

ГОСТ 17914–72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. Представлен образец оформления обложки дела постоянного хранения.

ГОСТ Р 7.0.12–2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила.

ГОСТ Р 7.0.66–2010 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию.

ГОСТ Р 7.0.83–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения.

ГОСТ 7.89–2005 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Оригиналы текстовые авторские и издательские. Общие требования. В ГОСТ дано понятие оригинала документа.

ГОСТ Р 54471–2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. Применение этого ГОСТ носит добровольный характер. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.

В условиях интеграции нашей страны в мировую экономику знание международных стандартов но оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Существующие международные нормы в области документации должны учитываться при разработке правил работы с документами в организациях различных форм собственности.

Обратите внимание!

Применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.

Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO ) трактует понятие "стандарт" как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом .

Перечислим международные стандарты, наиболее часто применяемым в документационном обеспечении управления.

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Стандарт определяет основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий; регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ИСО 216:1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В. Определены форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное.

ИСО 3535:1977 Листы для разработки форм и схемы размещения. На основании данного стандарта разрабатываются формы документов.

ИСО 8439:1990 Конструкция бланков – основная схема расположения. В стандарте указаны размеры полей, форматы бумаги, размеры текстовой части.

ИСО 4882:1979 Офисные машины и оборудование для обработки данных. Стандарт определяет межстрочный интервал и шаг письма.

ИСО 11180:1993 Адресация почтовая. Определяет правила размещения адреса на бланке.

ИСО 8601:1988 Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени. Установлены правила представления календарной даты, времени дня, периода.

• Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева [и др.]. М.: МЦФЭР, 2004.
• ISO 5127:2001 Информация и документирование. Словарь. Ч. 2. Традиционные виды документов.

Вопрос 4. Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности. Приведем лишь важнейшие законодательные и нормативные акты, содержащие как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.).

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об оказании услуг почтовой связи» и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законо­дательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота. Инструкция также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документацион­ного обеспечения управления.

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и ряде других видов документации.

Нормативно-методические документы по ДОУ

1. Федеральный закон от 01.01.2001 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации »

ГОСТЫ ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации РФ: общие требования к построению, оформлению, изложению и содержанию стандартов. ГОСТ Р 515.11-2001 Печати с воспроизведением государственного герба РФ: форма, размеры и технические требования (с изменением №1 от 01.01.2001) ГОСТ Обложки дел длительного срока хранения. Технические условия.

* В соответствии с международными правилами в РФ стандарты ФЗ от 01.01.2001 «О техническом регулировании» признаны необязательными, а рекомендательными. Обязательным документом теперь является техническое условие (на стадии разработки)

3. ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991г.) и ЕГСД (1975г.) – единственный норматив, определяющий основы технологии делопроизводства.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – эталон структуры инструкции по дел-ву в любой организации.

5. Перечни документов со сроками хранения

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден в 2000г. Росархивом) Типовой перечень по научно-технической документации (утвержден в 1998г.) Перечень документов акционерных обществ со сроками хранения. Утвержден Постановлением ФКЦБ 14.07.2003 №03-33 п/с + ведомственные (отраслевые) перечни, например Перечень ЦБ РФ (2000г. 2-е издание)

6. Нормативы времени на различные виды управленческих работ (с кадрами, в бухгалтерии), в т. ч. на работу с документами :

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 01.01.2001 №72) Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы , утвержденные Постановлением Госкомтруда от 19.06.84 № 000/11 Нормы времени на работы по автоматизации архивной технологии и документационного обеспечения органов управления , утвержденные Постановлением Минтруда Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утвержденные Постановлением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 01.01.2001 № Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утверждены постановлением Минтруда от 01.01.2001 №23. (впервые нормированы и расписаны работы на компьютере)

7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда в 1998г .

8. Типовое положение по ведению делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (1982г.)

9. Правила почтовой связи

10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержден Постановлением Госкомстата от 01.01.2001 №26)

11. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002

12. Классификаторы

Основные определения

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Состав реквизитов, придающих документу юридическую силу: название учреждения – автора документа, регистрационный номер (иногда), подпись, гриф утверждения).

Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Подлинник – первый и единичный экземпляр документа

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

Стандартизация – деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Типовой формуляр – состав реквизитов, обязательных для данного вида документа.

Трафаретные тексты – тексты, в которых постоянная информация напечатана заранее и оставлены пропуски для индивидуальной информации, составляются для повторяющихся ситуаций. Унифицированные формы и трафаретные тексты составляют 98% всей служебной документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр документа – совокупность реквизитов, из которых состоит документ

Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.

Понятия «информация» и «документ» и их взаимосвязь

Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т. к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

ФЗ об «Информации, инф-ии и защите инфы»: информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Определения документа

· Документ – письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, издание Бронгауз - Ефрон, 1907)

· Документ

o юридически составленная законным порядком бумага, могущая служить доказательством чего-либо;

o письменное свидетельство, доказательство

o разг. паспорт, удостоверение личности (словарь иностранных слов, 1949г.)

· Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка , 1960)

· Документ – облаченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие факта юридического значения (БСЭ, 2 издание)

· Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)

· Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России)

· Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ об инфе, инф-ии и защите инфы)

Функции документа :

1. социальные (ежу понятно что это значит)

2. технические:

2.1 частные функции (ради которых создается документ в конкретном случае)

Управленческая (обладают все организационно-распорядительные документы)

Учета (обладают все первичные и сводные учетные документы)

Доказательства (могут выполнять все документы, имеющие юр. силу)

Исторического источника

Запечатления информации (информационная)

Коммуникативная (передача информации на расстояние и во времени)

Сохранения информации

Каждый документ выполняет все общие функции и одну частную, для которой он был создан.

ГОСТ Р.6.30-2003

Состав реквизитов:

Минюст России Генеральному директору АО «Электроцентромонтаж»

Департамент информатизации регионы» Главному бухгалтеру

и научно-технического обеспечения

Если адресуется в организацию или физическому лицу, указывается почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский ул. Садовая,

институт документоведения и архивного дела г. Липки, Киреевский р-н,

Профсоюзная ул., Москва, 117393 Тульская обл ., 301264

8. Копировально-множительное бюро : копирование документов, подготовка тиражей и учет выполняемой работы

9. Архив : подготовка документов к передаче из структурных подразделений в архив, контроль за формированием дел в структурных подразделениях, участие в разработке номенклатур дел организации, обеспечение хранения, учета и систематизации документов, находящихся в архиве, подготовка документов к передаче на гос. хран.

Положение о службе делопроизводства

Входит в состав УСОРД и имеет установленную структуру текста:

общие положения (! Начинается с того, что «служба ДОУ является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю», далее – нормативно-метод. документы, которыми служба руководствуется, структура службы, руководство службы); цели и задачи;

Ø постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами

Ø сокращение документооборота, унификация форм документов

Ø разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ

функции: 3 группы:

Ø документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработку бланков документов, составление документов, документирование работы совещаний, контроль за оформлением документов);

Ø работа с документами (прием, регистрация, доставка исполнителям документов, контроль за исполнением, отправка документов, разработка НД, формирование и хранение дел, организация работы архива);

Ø организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, орг-я телефонных переговоров, совершенствование делопроизводства)

права и обязанности; руководство; взаимоотношения (служебные связи) организация работы

Есть Примерное положение о службе ДОУ в приложении к ГСДОУ

Должностные инструкции

Оформляется, используя те же реквизиты, что и на общем бланке: наименование организации, наименование документа, дата и место подготовки. Справа вверху – гриф утверждения. Заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием документа. Например, Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу. В конце д/и – виза ознакомления работника.

Формуляр ДИ и структура текста унифицированы (УСОРД). Разделы:

Ø Общая часть (общие сведения о должности, подчиненность, требования к образованию и опыту, какими документами в своей работе руководствуется);

Ø Основные задачи и функции (основные направления деятельности

Ø Должностные обязанности (перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций из 2го раздела. Чем детальнее – тем лучше);

Ø Права (полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к компетенции работника)

Ø Ответственность

Ø Взаимоотношения (связи по должностям)

Инструкция по делопроизводству

В каждой организации – индивидуальная. Можно списать из Типовой инструкции по дел-ву в органах исполнительной власти. Примерная структура текста:

Ø Общие положения;

Ø Подготовка и оформление документов

Ø Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Ø Разделы, описывающие этапы работы с документами

Организационно-распорядительные документы

1. Организационные документы

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

Есть еще положения и инструкции (см. выше)

2. Распорядительные документы

(приказы, распоряжения, постановления, решения – последние два вида издают коллегиальные органы). Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей – констатирующей (введение в рассматриваемый вопрос) и распорядительной (излагается в повелительной форме, например, Приказываю: а далее по пунктам конкретные действия). Заголовок кратко формулирует содержание документа, например, «О подготовке школ области к новому учебному году»

3. Информационно-справочные документы (справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма). Везде главное все правильно оформить, для чего см. выше рекомендации из ГОСТаДокументооборот – движение документов с момента их создания и получения до момента отправки или завершения исполнения. Правила организации:

Однотипные документы должны проходить один и тот же маршрут и подвергаться одним и тем же операциям; операции одинакового целевого назначения выполнятся однократно из движения документа должны быть исключены лишние инстанции любая операция имеет 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.

Объем документооборота – количество документов, созданных за единицу времени (год)

Этапы работы с документами

1. Прием и первичная обработка документов

2. Распределение поступивших документов (к руководителю, в отделы, специалистам)

3. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Цель: учет документов, контроль за исполнением, справочная работа. В регистрационную форму в соответствии с ГСДОУ обязательно вносятся сведения:

· название вида документа;

· дата документа;

· индекс документа (дата и индекс поступления документа);

· заголовок документа или его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

4. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Бывает: текущий и предупредительный. Контролю подлежат все документы, которые требуют исполнения. Функции службы ДОУ по контролю:

Постановка документов на контроль

Предупредительный контроль исполнителей

Проставление отметки об исполнении и снятие с контроля

Составление аналитических справок по документам, поставленным на контроль.

Информации, которая готовится службой ДОУ по контролю: инфа о причинах неисполняемости и о неисполненных документах.

5. Информационно-справочная работа

6. Отправка документов . Проверяется: наличие подписи, наличие даты и номера, наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса для разовых корреспондентов, наличие отметки об исполнителе, наличие всех страниц и приложений.

Хранение документов

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Цели создания:

по НД осуществляется формирование документов в дела; является учетным документом и дает сведения о том, сколько и каких дел заведено в каждом календарном году ; является пособием для проведения ЭЦД документов, т. е. для отбора документов на хранение и уничтожение является пособием для составления всех видов описей для сдачи документов в архив.

Для составления НД используется штатное расписание (структура) и типовые или примерные НД. (Типовые НД обязательны для использования, примерные носят рекомендательный характер). Подлинник НД остается в канцелярии, копии – в архив и гос. архив. При систематизации заголовков дел в каждом разделе НД они располагаются так:

Организационно-распорядительная документация плановая документация всех видов отчетная документация внешняя переписка внутренняя переписка регистрационные и справочные массивы все остальное.

Сводная номенклатура составляется из НД структурных подразделений. Первым разделом сводной НД будет канцелярия (служба ДОУ). НД имеет унифицированную форму:

НД вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Каждый год ее надо заново утверждать руководителю учреждения. Раз в 5 лет подлежит пересоставлению и согласованию заново. В конце года в НД делается запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Переходящие дела – типа личных дел сотрудников переносятся из одной НД в другую из года в год.

Формирование дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указывается название фирмы, название структурного подразделения, под названием с/п индекс дела по номенклатура. Внизу обложки указывается срок хранения. Если постоянный – пишется «хранить постоянно». Перед формированием надо проверить исполнены ли документы и правильность оформления документов. Общие правила формирования документов в дела :

Дела формируются на основе НД внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке документы постоянного и временного хранения в одно дело никогда не подшиваются в дело подшивается по одному экземпляру документа дела формируются за один календарный год. Личные дела – в течение работы сотрудника в организации. Есть исключения, например, в учебных учр-ях – за учебный год дела, сформированные в делопроизводстве не должны превышать 250 листов.

Правила для отдельных категорий документов :

Приказы, протоколы формируются по номеру и про хронологии Приложения формируются вместе с основными документами (если их очень много, они формируются в отдельное дело) Все распорядительные документы формируются в дела по видам Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу все виды обращений граждан формируются в дела отдельно. переписка группируется в хронологической последовательности, но по принципу письмо-запрос, потом письмо-ответ плановая и отчетная документация помещается в дела того года, к которому она относится по содержанию, независимо от времени составления

Номинальный – по видам документов Корреспондентский – по корреспонденту Предметно-вопросный – по вопросам Хронологический – по периодам, в которые были созданы документы Географический – по группам корреспондентов, расположенных на одной территории Авторский – по автору Экспертный – по срока хранения документов (постоянные и временные отдельно)

Заголовки дел : Основное требование: краткость, четкость, предельная точность. Заголовок начинается с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы и т. п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве , вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Если в деле переписка с несколькими однородным корреспондентами, их название в заголовке дается обобщенно (пример: переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке тары)

Если корреспонденты разнородные, указывается лишь вопрос (пример:переписка об организации факультета повышения квалификации при университете)

Не должно быть общих заголовков типа «входящие документы», «руководящие материалы», «переписка по общим вопросам».

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для проведения ЭЦД в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, в крупных организациях – центральная экспертная комиссия. Создается приказом руководителя. Возглавляет 1й руководитель или его зам. Состав: 1-2 чел. От канцелярии, 1-2 – от бухгалтерии, 1-2 – от кадровой службы + д. б. секретарь комиссии.

Все комиссии создаются на основе Типового положения об ЭК и Типового положения о ЦЭК. Собирается комиссия 1-2 раза в год.

Задачи ЭК:

Рассмотрение и согласование номенклатур дел;

Согласование описей на дела, сдаваемые в архив;

Согласование акта о выделении документов к уничтожению.

ЭЦД занимаются работники службы ДОУ. В процессе ЭЦД выделяются 4 группы дел:

Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственны архив;

Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет);

Подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма - типовая. Акт одобряется на заседании ЭК (ЦЭК), утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, затем дела уничтожаются.

(!) Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В маленьких организациях составляется акт, и дела уничтожаются только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно): выявляется их наличие в соответствии с НД, проверяется правильность формирования, остаются в скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по НД и сдаются в архив.

Дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу: проводится полное оформление, которое включает:

· Подшивку или переплет дела;

· Нумерацию листов;

· Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

· Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

· Оформление всех реквизитов обложки дела.

При сдаче документов в гос. архив составляется 3 вида описей: на дела временного хранения, на дела постоянного хранения и по личному составу.

Конституция Российской Федерации и кодексы Российской Федерации в регулировании работы с документами и информацией. Законодательство Российской Федерации в области информационной политики. Правовое регулирование архивной деятельности. Правовое регулирование кадрового делопроизводства. Правовое регулирование работы с информацией, составляющей персональные данные. Правовое регулирование работы с документами, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну (конфиденциальная информация). Правовое регулирование использования изображений Государственного герба Российской Федерации, государственного языка Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации в документах. Правовое регулирование работы с обращениями граждан. Правовое регулирование электронного документооборота. Государственные стандарты в области работы с документами и информацией. Особенности регулирования делопроизводства в органах государственной власти и управления.

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельности службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

государственные стандарты на документы;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

нормативные правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.

Основным законом государства является Конституция РФ , 12 декабря 1993 г., она обладает высшей юридической силой и устанавливает основы политической, правовой и экономической систем на всей территории РФ. В Конституции РФ имеется ряд статей, посвященных вопросам работы с документами и информацией. Например, в ст. 29 - закреплено право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом; в ст. 24 - гарантировано право ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Вопросы работы с документами и информацией нашли отражение и во всех кодексах РФ.

Особенно много статей, посвященных документам, содержатся в Гражданском кодексе РФ, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. Ст. 52 - посвящена учредительным документам юридических лиц (названы виды документов - учредительный договор, устав, положение и порядок придания им юридической силы (например, устав утверждается его учредителями).

Много указаний на порядок документирования и виды документов содержат статьи Трудового кодекса РФ. Значительная его часть освещает процесс документирования трудовых взаимоотношений. В ст. 40 дано определение коллективного договора как правового акта, регулирующего социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемого работниками и работодателем в лице их представителей. Глава 14 ТК РФ затрагивает вопросы защиты персональных данных работника. В ней содержаться определения терминов «персональные данные работника» и «обработка персональных данных работника» (ст. 85), прописаны общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных (ст. 86 - 88).

Статьи Уголовного кодекса РФ устанавливают уголовную ответственность за преступления в сфере документационного обеспечения управления и информационной сфере. Например, в ст. 183 предусматривает ответственность за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, в том числе и путем похищения документов.

В КоАП (ст. 13, 20) к правонарушениям относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных доков.

Федеральные законы

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации".

Федеральный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций;

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (утрачивает силу с 01 июля 2012 г.).

Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (ст. 25 устанавливает порядок составления заявки на участие в конкурсе в электронной форме в соответствии со ст. 160 Гражданского кодекса РФ либо в бумажной форме в запечатанном конверте).

закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» - определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (с изм. на 06.04. 2011) - Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, определяет основные понятия в сфере информационных технологий, например: Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации (ст. 5 - закреплено разделение информации в зависимости от категории доступа к ней на общедоступную и информацию ограниченного доступа).

Федеральный закон от 22.10 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. В настоящем законе даются основные понятия: архивный документ, уникальный документ, экспертиза ценности документов и т.д.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ.

Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" - устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, кроме того, устанавливает общие требования организации работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти и др.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.)

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников";

Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";

Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне";

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Постановление Правительства Республики Коми от 20.09.2011 № 396«Об организации межведомственной системы электронного документооборота» - порядок работы, безопасность системы…

Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» - табличная форма со сроками выполнения.

Правила оказания услуг почтовой связи, утверж. Постановлением Правительства.

Доки федеральных органов исполнительной власти

Главархивом СССР в 1988 г. разработан и внедрен важный для грамотной организации делопроизводства в организации документ « Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Опубликована в 1991.

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях. Цель ГСДОУ - упорядочение доборота орг-ций, сокращение кол-ва и повышение качества доков, создание благоприятных условий для применения техн. средств и соврем. технологий сбора, обработки, использования и хранения инф-ции, совершенствование работы аппарата управления.

Основные Правила работы архивов организаций , одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. - распространяются на архивы гос. организаций, а также обязательны для всех негосуд. орг-ций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования доков АФ РФ, отнесенных к гос. собств-ти. Данные Правила устанавливают виды архивов, основные задачи и функции, права и обязанности архивов.

Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.

"Квалификационный справочник должностей руководителей , специалистов и других служащих" (утв Постановлением Минтруда 1998) является нормат доком и рекомендуется для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранени я"

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"

Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия "

Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"

Классификаторы - ОКУД (содержит коды УФД) и ОКПО (коды предприятий и орг-ций)

ГОСТы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению доков". Стандарт распространяется на орд- устанавливает состав реквизитов доков, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

2. ГОСТ Р 51141-98. Дп и арх дело. Термины и опред-ния

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Нац стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотеч и издательскому делу. Управление доками. Общие треб-ния. Утв приказом Фед агентства по технич регулированию и метрологии 2007.

Стандарт регулирует процессы управления доками гос, коммерч и общест организаций, предназначаемыми для внутр или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления доками, включению в нее доков, а также обеспечению соответствия доков установленным в стандарте характеристикам(аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования).