1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Часто бывает, что первичные документы (счета-фактуры, кадровые приказы и распоряжения, акты, журналы учета и др.) оформляются с нарушением каких-либо правил бухгалтерского и налогового учета. Например, документы выдаются от имени несуществующего юридического лица или предпринимателя. Или от имени юридического лица, не состоящего на налоговом учете или с указанием неправильного ИНН. Могут ли такие первичные документы подтверждать расходы налогоплательщика? Налоговый кодекс РФ разъяснений по таким вопросам не содержит, а суды, как правило, принимают противоречивые решения. Разберемся в нюансах.

Оформление первичных документов

Как известно, все хозяйственные операции фирма обязана оформлять первичными учетными документами, которые являются своеобразной основной для бухгалтерского учета. Об этом сказано в ст. 8 и 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные документы применяются также для организации налогового учета. Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за что фирме могут грозить немалые штрафы. Поэтому к оформлению этих документов следует относиться особенно внимательно.
Требования к оформлению первичных документов установлены Законом N 129-ФЗ. В частности, там сказано: первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные документы, форма которых законодательно не утверждена, фирмы могут разрабатывать самостоятельно.
Однако такие формы должны непременно содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Формы первичных документов, разработанные внутри организации, необходимо закрепить в учетной политике. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Первичные документы, оформляющие хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, подписавших первичные документы, с указанием даты внесения исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Относительно унифицированных форм отметим один важный момент. В последнее время суды зачастую признают, что утвержденные Госкомстатом унифицированные формы не являются обязательными для применения, и отменяют решения ИФНС о начислении налоговой недоимки. Например, в постановлениях ФАС Поволжского округа от 21.05.2009 N А55-16309/2008, от 15.07.2008 N А55-16119/07 и от 19.06.2008 N А55-13067/07, Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2009 N 09АП-1956/2009-АК и др. суды признали не обязательными для использования унифицированные формы, утвержденные постановлениями Госкомстата России N 78 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте») и N 132 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»).

Ответственность за неправильное оформление

Согласно российскому налоговому законодательству, если первичный документ составлен или оформлен с нарушением предъявляемых к его форме и содержанию требований, фирма может столкнуться с рядом проблем. Наиболее часто встречаются, например, такие нарушения:
— отсутствие подписи уполномоченного должностного лица на первичных документах, что ставит под сомнение сам факт проведения хозяйственной операции;
— отсутствие даты в первичном документе, в результате чего невозможно определить, к какому отчетному периоду относится та или иная операция;
— отсутствие других обязательных реквизитов;
— несоблюдение установленной формы документа (например, незаполнение обязательных реквизитов счета-фактуры может повлечь за собой невозможность зачета «входного» НДС по оплаченным товарам (продукции, работам, услугам)).
Подобные нарушения приводят к неправильному налоговому учету доходов и расходов (например, неправильному уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль), нерациональному и нецелевому использованию бюджетных средств и, как следствие, привлечению организаций к налоговой ответственности, в частности к уплате немалых штрафов.
Так, отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов и влечет за собой необходимость уплатить:
— 5000 руб. — если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
— 15 000 руб. — если нарушение совершено в течение более одного налогового периода;
— 10% суммы неуплаченного налога — если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы.
Теперь вернемся к нашим спорным ситуациям.

Документы от имени несуществующей фирмы

Такая ситуация может возникнуть у налогоплательщика, например, если он имеет дело с организациями-«однодневками» в целях обналичивания денежных средств. Но иногда фирма принимает к учету документы, не осознавая, что ее контрагент — несуществующее юридическое лицо или предприниматель. Безусловно, подобные документы могут привлечь внимание налоговых органов. При этом в Налоговом кодексе РФ нет четких разъяснений по этому вопросу, зато есть абсолютно разноплановые судебные решения. Налогоплательщику предстоит решить, как поступать в том или ином конкретном случае. Однако наш долг — предупредить, что по данному вопросу свою правоту может понадобиться доказывать в суде!
В одних решениях арбитров говорится, что документы, выданные от имени не существующих юридических лиц или незарегистрированных индивидуальных предпринимателей, не могут подтверждать произведенные расходы налогоплательщика.
Например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23.03.2009 N Ф04-784/2009(307-А27-41) суд пришел к выводу: представленные налогоплательщиком документы подписаны от имени фирмы, не включенной в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), в связи с чем расходы налогоплательщика документально не подтверждены. Это не единственное подобное решение арбитров. В частности, аналогичные решения были вынесены в постановлениях ФАС Уральского округа от 18.06.2009 N Ф09-4110/08-С2, Западно-Сибирского округа от 30.03.2009 N Ф04-1773/2009(3217-А03-26) и др.
В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.2009 N Ф04-876/2008(19483-А45-14) судьи решили: первичные документы, выставленные несуществующими контрагентами, не могут носить законный характер в целях налогообложения, поскольку действия указанных лиц не могут быть признаны сделками в соответствии со ст. 153 Гражданского кодекса РФ. Следовательно, нельзя рассматривать соответствующие платежи в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Об этом же заявили арбитры ФАС Поволжского округа в постановлении от 21.08.2008 N А49-813/08, а также ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 14.01.2008 N А05-2845/2007.
Есть и более ранние решения судов, в которых первичные документы от имени несуществующих организаций и предпринимателей не признаются подтверждением расходов налогоплательщика. Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 27.04.2007 по делу N А55-28969/05-43 суд указал, что налогоплательщик неоднократно заключал договоры с несуществующими фирмами, а это вызывает сомнения в достоверности документов, представленных и налоговикам, и судьям. Здесь налицо недобросовестность налогоплательщика, т.к. он имел дело с «однодневками» в целях налоговой минимизации. А вот в постановлении ФАС Центрального округа от 02.11.2007 N А-62-2111/2007 суд указал: налогоплательщик, заключая с поставщиком договор, не получил из налоговых органов объективную информацию о правоспособности контрагента. Но, по мнению арбитров, он должен был осознавать противоправный характер своих действий.
Судьи Волго-Вятского округа в апреле нынешнего года отказали индивидуальным предпринимателям в принятии расходов по причине того, что контрагент — индивидуальный предприниматель — не был зарегистрирован в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.04.2009 по делу N А43-8938/2008-30-102). Судьи рассуждали следующим образом: правоспособность индивидуального предпринимателя возникает с момента регистрации в качестве такового. Поэтому расходы, понесенные по договорам с не зарегистрированными индивидуальными предпринимателями, для целей налогообложения признаны быть не могут.
Однако есть и противоположные решения, когда арбитры встают на стороны налогоплательщиков. По их мнению, расходы можно принять к учету даже в случае первичных документов, выданных несуществующими контрагентами. Только нужно доказать, что товары (работы, услуги) были использованы в производственной деятельности организации.
Так, в январе 2009 года судьи Центрального округа пришли к заключению: факт, что документы выданы от имени несуществующего юридического лица, не влияет на право общества отнести на расходы суммы оплаты за приобретенные товары. Недостоверность первичных документов является основанием для отказа налогоплательщика своему контрагенту в принятии к учету таких документов, но не влечет признание отсутствия затрат как таковых (постановление ФАС Центрального округа от 22.01.2009 по делу N А54-2716/2007-С22). Аналогичные выводы содержат и другие решения арбитров (см. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.08.2008 N Ф08-5094/2008, Уральского округа от 04.02.2008 N Ф09-98/08-СЗ). В свою очередь, в постановлении ФАС Уральского округа от 28.08.2008 N Ф09-6085/08-СЗ суд пришел к выводу: отсутствие сведений о регистрации контрагентов в ЕГЮРЛ не является основанием для отказа в принятии таких расходов, если они реальны и документально подтверждены.
Есть и более ранние решения. Например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 20.06.2007 N Ф08-3465/2007-1408А суд указал, что покупатель-налогоплательщик, приобретая товары (работы, услуги), не обязан проверять, зарегистрированы и поставлены ли поставщики на налоговый учет. Кроме того, судьи отметили: российское законодательство не связывает отсутствие в государственном реестре юридических лиц — поставщиков с невозможностью бухгалтерского учета произведенных расходов. Следовательно, учесть подобные затраты в целях налогообложения можно, даже если контрагенты не зарегистрированы в ЕГРЮЛ.

Контрагент не состоит на налоговом учете

Данная ситуация может возникнуть и с умыслом налогоплательщика (в целях налоговой минимизации), и без нее (например, если контрагент просто неверно указал ИНН). Здесь также есть две точки зрения на проблему (в то время как официально НК РФ не поясняет налогоплательщикам каких-то четких правил).
Начнем с примеров судебных решений, в которых суд отказал в признании расходов, в частности, потому что указанный в первичных документах ИНН контрагенту налогоплательщика не присваивался. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 01.07.2009 N Ф04-З216/2009(7623-А03-37) суд указал на нереальность хозяйственных операций, т.к. в представленных налогоплательщиком документах был указан неверный ИНН контрагента (в ЕГРЮЛ организация со спорным ИНН не значится). Такое же решение было вынесено в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.06.2009 N АЗЗ-14722/08 и Уральского округа от 13.07.2009 N Ф09-4779/09-СЗ.

Обратите внимание!
Даже ошибка в указании ИНН может повлечь отказ в принятии расходов к учету. К такому решению, в частности, пришли арбитры Поволжского округа. Суд отметил: в документах, подтверждающих расходы, указан ИНН контрагента, не соответствующий выписке из ЕГРЮЛ. По мнению арбитров, расходы признать нельзя, т.к. данное противоречие налогоплательщик мог установить самостоятельно (постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.2008 N А49-3939/07).

В то же время есть примеры судебных решений, согласно которым первичные документы, выданные юридическими лицами, не состоящими на налоговом учете, могут подтверждать произведенные расходы. В постановлении ФАС Поволжского округа от 07.04.2009 N А12-14314/2008 сказано: налоговое законодательство не связывает право налогоплательщика на признание расходов с постановкой контрагента на налоговый учет. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14.03.2008 N А13-2920/2006 вообще говорится: обстоятельство, что контрагент организации не состоит на налоговом учете, не опровергает фактическое осуществление расходов. А в постановлении ФАС Поволжского округа от 11.01.2008 N А55-9208/07 суд пришел к выводу, что указание недостоверного ИНН в документах не влияет на право налогоплательщика признавать расходы. Главное, чтобы реальность затрат была подтверждена доказательствами.
Есть еще одно любопытное дело, правда, относящееся к 2006 году. Тем не менее считаем целесообразным привести его в пример, т.к. аналогичные выводы принимаются арбитрами и сегодня. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21.09.2006 N А05-565/2006-34 суд отклонил доводы налогового органа, указывавшего на недостоверность сведений в первичных документах, поскольку контрагент налогоплательщика на налоговом учете не состоит. Суд пришел к следующему выводу: нарушение юридическим лицом — налогоплательщиком обязанности встать на учет в налоговых органах не отрицает факт существования данного лица, поскольку юридическое лицо считается созданным со дня внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ. Статус юридического лица как налогоплательщика законодательство о налогах и сборах также не связывает с постановкой организации на учет в налоговых органах. Аналогичные выводы содержатся и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21.03.2008 N А05-7250/2007.
Еще одно решение в пользу налогоплательщиков было вынесено в 2008 году судьями Северо-Кавказского округа (постановление от 28.03.2008 N Ф08-870/08-529А). В нем суд отклонил довод налогового органа о невозможности учесть расходы налогоплательщика по документам, которые выданы контрагентами, не состоящими на налоговом учете. Судьи указали: гл. 25 НК РФ не содержит запрет на принятие к учету первичных документов, имеющих пороки в оформлении.
Недостоверность первичных документов является основанием для отказа налогоплательщика своему контрагенту в принятии их к учету, но не влечет признание отсутствия затрат как таковых.
А в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.02.2007 N А19-14734/06-51-Ф02-49/07 арбитры порекомендовали налоговым органам заняться своими прямыми обязанностями, а не наложением бесполезных штрафов. По мнению судей, именно они (а не налогоплательщики) обязаны контролировать выполнение поставщиками возложенных на них обязанностей и применять к ним соответствующие меры. Об этом же заявили и арбитры Северо-Западного округа: инспекторы должны доказать недобросовестность налогоплательщика при исполнении им своих налоговых обязанностей (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.02.2008 N А66-2375/2007). А на нет, как говорится, и суда нет.

Документы подписаны неуполномоченным лицом

Достаточно часто бывает, что вместо руководителя организации или главного бухгалтера, которых нет в нужный момент на месте, на документах расписывается рядовой бухгалтер или кадровик (либо любой другой сотрудник, у которого «получается» подпись нужного лица). Подлинность подписи легко установить почерковедческой экспертизой. И в таком случае обоих контрагентов могут ждать проблемы. Тем, кто подделал подпись, грозят штрафы.
А тем, кто принял поддельные документы к учету, могут отказать в принятии к учету расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль. Есть масса подобных судебных примеров (например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 08.07.2009 N АЗЗ-16370/08, Дальневосточного округа от 25.05.2009 N Ф03-2089/2009 и др.).
Арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 15.06.2009 N Ф04-3454/2009(8570-А27-42)) на основании результатов экспертизы пришли к выводу, что подписи на первичных документах не принадлежат руководителям контрагентов, а значит, такие документы не могут подтверждать обоснованность расходов. Причем ФАС отклонил довод налогоплательщика о реальности понесенных затрат, т.к. это не является достаточным основанием для уменьшения налоговой базы, если отсутствуют документы, оформленные согласно п. 1 ст. 252 НК РФ. Аналогичных решений много, принимает их и Высший арбитражный суд РФ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 N 9299/08).
В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.07.2009 N А52-3424/2008 был рассмотрен весьма интересный вопрос. И решился он не в пользу налогоплательщика. Суд пришел к выводу, что первичный документ подписан от имени умершего лица, следовательно, такой документ не может быть принят в качестве доказательства реальности хозяйственной операции. Аналогичные выводы содержатся и в других постановлениях (например, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.06.2009 N АЗЗ-4457/08-Ф02-2643/09, ФАС Северо-Западного округа от 30.01.2009 N А42-4759/2007 и др.).
В то же время есть судебные решения, в которых суд признал расходы подтвержденными, несмотря на то что первичные документы были подписаны не тем, кем нужно. Например, в постановлении ФАС Центрального округа от 08.07.2009 N А48-4704/08-8 арбитры все же встали на сторону налогоплательщиков. Судьи указали: хозяйственные операции фирмы действительно осуществлены, а российское налоговое законодательство не содержит строгих директив относительно того, что налогоплательщики обязаны проверять полномочия лиц, подписывающих первичные документы. В постановлении ФАС Поволжского округа от 04.12.2008 N А55-17653/07 судьи также отметили: налогоплательщик не может самостоятельно проводить почерковедческую экспертизу, проверять изменение полномочий у контрагента, если он его об этом не уведомит.
В постановлении ФАС Уральского округа от 01.07.2009 N Ф09-4472/09-СЗ суд указал: подписание документов неуполномоченным лицом не доказывает получение налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, по мнению судей, подписание документов неуполномоченными лицами не является основанием для признания налогоплательщика недобросовестным при соблюдении им всех требований российского законодательства. Следовательно, расходы по таким первичным документам смело можно принимать к учету. То же сказано в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2008 N А13-4212/2007. Как указал суд, гл. 25 НК РФ не содержит императивной нормы, указывающей на невозможность принятия к учету первичных документов, имеющих пороки в оформлении. Постановка товаров на учет, факт оплаты и использования товаров в производственной деятельности подтверждены материалами дела.
А вот поволжские арбитры высказались о морали в общем смысле. По их мнению, подписание документов от имени контрагента неуполномоченным лицом свидетельствует лишь о недобросовестности указанных лиц, а не налогоплательщика (постановление ФАС Поволжского округа от 13.10.2008 N А12-4062/08)!

Таким образом, во всех трех вышеописанных ситуациях с подачи налоговых ревизоров сложилась весьма богатая судебная практика. Налогоплательщик может принимать расходы в целях налогообложения по таким первичным документам, но при этом надо готовиться к судебной защите своих интересов, ведь налоговые органы всегда рады придраться к подобным нюансам.

Ф.Н. Филина,
налоговый консультант, эксперт
по кадровому делопроизводству, к.э.н.

«Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров», N 1, январь 2010 г.

Работа сотрудников бухгалтерии неразрывно связана с анализом большого объема документов. Факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден документально, таким образом можно утверждать, что первичная документация составляет основу ведения бухгалтерского учета.

Следует отметить, что с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение альбомов унифицированных форм, установленных постановлениями Госкомстата РФ, становится необязательным.

Соответственно, все формы первичных документов, применяемые экономическими субъектами с 1 января 2013 года, формально не считаются унифицированными. Поэтому в случае, когда организация предполагает и далее использовать формы, которые ранее были включены в соответствующие альбомы, целесообразно утвердить их приказом руководителя и привести в приложении к учетной политике.

Кроме того, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 года № 106н, установлена необходимость разработки графика документооборота. Наличие данного документа позволяет контролировать движение документации между исполнителями от момента составления до передачи в архив, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ

Обширная практика налоговых и аудиторских проверок свидетельствует о наличии систематических ошибок, которые допускаются бухгалтерами, заполняющими первичные документы.

Выявление подобных нарушений практически всегда влечет возникновение споров с контролирующими органами по поводу правильности формирования налоговой базы, достоверности бухгалтерской отчетности и иные неприятные для экономического субъекта последствия. Таким образом, любой оправдательный документ должен быть проверен бухгалтером по форме и содержанию.

Типовые замечания, предъявляемые при проверках, зачастую связаны со следующими обстоятельствами.

Отсутствие первичного документа

При установлении налоговым органом фактов отсутствия первичных учетных документов к организации могут быть применены санкции, установленные статьей 120 Налогового Кодекса РФ за грубое нарушение порядка ведения учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.

Действительно, отражение в учете расхода, не подтвержденного документально, является нарушением как бухгалтерского законодательства, так и требований ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме затраты должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль только тогда, когда первичные документы заполнены корректно. Организации могут отказать в праве на применение вычета по НДС, поскольку факт расхода документально не оформлен.

Кроме того, не представляется возможным подтвердить правомерность оприходования ценностей в бухгалтерском учете, а также отсутствуют основания для принятия их материально-ответственными лицами под материальную ответственность.

Отсутствие документов на получение выручки может свидетельствовать о занижении экономическим субъектом налогооблагаемого дохода, что также влечет штрафные санкции.

Поскольку контрагенты зачастую присылают документацию со значительным опозданием, и бухгалтерия вынуждена проводить операции по учету на основании переданных по электронной почте сканированных копий или ксерокопий документов, необходимо обеспечить надлежащий внутренний контроль учета первичной документации. Целесообразно проводить периодические проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому документообороту.

Однако утеря первичной документации может быть обусловлена и объективными причинами, в частности, форс-мажорными обстоятельствами (пожар, наводнение и т.п.). В этом случае руководитель предприятия должен провести проверку и принять меры по восстановлению такой документации. При необходимости он может обратиться за помощью к службе безопасности офисного здания, пожарного надзора или следственным органам. Результаты проведенной проверки необходимо оформить актом.

Оформление первичного документа в электронном виде

Широко применяемые на практике бухгалтерские программы создают первичные документы в автоматическом режиме при формировании соответствующих проводок. Зачастую во избежание значительного документооборота бухгалтеры не распечатывают электронные документы.

Необходимо иметь в виду, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает наличие подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, в качестве обязательного реквизита первичного документа.

Действующее законодательство не исключает принятие к учету документации, оформленной с помощью компьютерной техники, в единственном случае - только при ее подписании с использованием квалифицированной электронной подписи с учетом требований Федерального закона от 06.04.2011 года № 64-ФЗ «Об электронной подписи». Такая подпись соответствует собственноручной.

Если электронная подпись экономическим субъектом не используется, хранение первичных документов только на машинных носителях может быть приравнено к их отсутствию.

Факсимильная подпись первичных документов

Как указывалось выше, Федеральный закон о бухгалтерском учете обязывает при оформлении документации обеспечить наличие подписей ответственных сотрудников. Кроме того, в Определении ВАС РФ от 26.08.2013 года № ВАС-10799/13 содержится вывод о том, что действующее российское законодательство не допускает оформления бухгалтерских и налоговых документов с использованием факсимильной подписи.

Порядок подписания счетов-фактур

Особое внимание следует обратить на порядок подписания счетов-фактур. Ведь на основании данного документа экономические субъекты реализуют право на возмещение НДС из бюджета.

Претензии со стороны налоговой могут быть связаны не только с наличием факсимильной подписи, но и с отсутствием расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера организации, одинаковой подписью при указании разных фамилий и иными факторами, которые могут вызвать сомнения в достоверности подписей должностных лиц.

Несмотря на большой перечень ограничений применение факсимильной подписи все же допустимо. Организации могут ее использовать при подписании договоров, а также приложений и дополнительных соглашений к ним в случаях и в порядке, предусмотренных российским законодательством или при условии согласования сторонами в тексте договора возможности такого способа его подписания.

Также аналогом собственноручной подписи можно оформлять документы, не влекущие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления).

Первичные документы и признаки их фальсификации

Несмотря на то, что достоверно установить факт подделки невозможно без проведения соответствующих экспертиз, существуют признаки, при наличии которых проверяющие могут усомниться (либо сделать вывод) в подлинности документа.

Подозрения о недостоверности документации могут возникнуть в следующих случаях:

При наличии орфографических и арифметических ошибок;

При очевидном механическом воздействии на документ (например: при искусственном состаривании, стирании части текста);

При дописывании текста документа;

При различии цвета и качества листов одного документа;

При наличии записей, написанных карандашом.

Безусловно, все вышеперечисленные признаки не могут свидетельствовать однозначно о фальсификации документа. Вполне возможно данный порядок заполнения был связан с объективными причинами.

Тем не менее, с высокой степенью вероятности налоговая инспекция обратит более пристальное внимание на подобные документы, посчитав их оформленными ненадлежащим образом. Как следствие, организации будет отказано в возмещении НДС и уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.

Исправление ошибок в первичных документах

По общему правилу, если бухгалтер обнаружит ошибку в первичном документе, он может ее исправить. Например, при установлении некорректно указанной суммы, она может быть отредактирована путем перечеркивания и указания верного показателя.

При этом не следует забывать о заверении исправления. Для этого нужно проставить в документе дату внесения исправительной записи, а также внести оговорку «Исправлено» и проставить подпись ответственного за корректировку сотрудника и ее расшифровку. Использование корректора, помарки и подчистки не допустимы.

Указанные правила не распространяются на кассовые документы. Исправление данной документации запрещено законодательством. При допущении ошибки в кассовом документе он уничтожается и оформляется новый.

В дополнение к замечаниям, предъявляемым к кассовым документам, следует отметить отсутствие даты получения денежных средств, подписи получателя, размера денежных средств, указанного прописью от руки в расходном кассовом ордере. В таком случае сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Другие распространенные ошибки в первичном документе

Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо предусматривает состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в любом первичном документе.

Выше мы рассматривали последствия отсутствия собственноручной подписи. Кроме этого привлечь внимание налоговых органов могут следующие распространенные ошибки:

• отсутствие даты составления документа;
• некорректное указание наименования организации;
• отсутствие расшифровки факта хозяйственной деятельности;
• применение нетиповой и неутвержденной приказом формы документа;
• подписание документа неуполномоченным лицом и другие.

ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ: НАРУШЕНИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Так, согласно статье 120 НК РФ данное обстоятельство может повлечь за собой финансовые санкции в сумме от 10 000 до 30 000 рублей. Если инспектором будет доказано, что налоговая база была занижена, взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога проверяемого периода, но не менее 40 000 рублей.

Изготовление и использование поддельных документов влечет административную и уголовную ответственность.

Компания, изготавливающая и распространяющая поддельные бланки, печати и штампы, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 рублей с конфискацией орудий совершения правонарушения на основании статьи 19.23 КоАП РФ.

Порядок приёма-сдачи первичных учётных документов

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполняемых реквизитов, наличие и правильность подписей, чёткость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчётов в документе.

После этого документ проверяют по существу содержания, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают расценку, группировку и разметку их.

Данные первичных учетных документов после их приемки, проверки и учетной обработки должны быть сгруппированы и записаны на счета аналитического и синтетического учета.

Для систематизации накопления информации, содержащейся в первичных документах, используют регистры бухгалтерского учета.

Ответственность за нарушение правил оформления документа

Все первичные документы должны быть оформлены в соответствии со служебными обязанностями, доведенными до исполнителей.

За несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшее эти документы.

За нарушение правил оформления документов может быть применена дисциплинарная ответственность (выговор), административная (штрафы), уголовная - передача дел на рассмотрение судебным органам.

Если не оформлен необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, то организация может быть оштрафована.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ " отсутствие первичных документов, счетов фактур или реестров бухгалтерского учёта" классифицирует как грубое нарушение правил учёта доходов, расходов объектов налогообложения.

Кроме того, за нарушение оформления и сроков хранения учетных документов на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф. Размер штрафа составляет от 2000 до 3000 рублей.

Если налоговики обнаружат нарушения оформления учетных документов, они вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье, который и будет решать, налагать на руководителя фирмы штраф или нет.

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей и налагается на руководителя фирмы.

Региональные власти могут устанавливать административную ответственность только в законе и за нарушение местного законодательства. При этом размер штрафа для должностных лиц не может превышать 5000 рублей.

Хотя очень часто можно услышать разговоры об отмене трудовых книжек, она по-прежнему является действительным трудовым документом, подтверждающим стаж человека и его трудовые заслуги. Но даже невзирая на то, что данный документ используется на протяжении многих лет, иногда могут возникать проблемы с его оформлением. Неправильное оформление трудовой книжки и халатное отношение к процедуре может иметь последствия как для работодателя, так и для самого владельца трудовой книжки.

Основа для предотвращения ошибок

Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:

1. Трудовой Кодекс РФ}
2. Постановление «О трудовых книжках»}
3. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов. Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д. Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.

Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу. Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях. Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.

Самые распространенные ошибки при первичном оформлении

Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:

• первичное оформление}
• при внесении записей}
• во время оформления вкладышей.

Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.

Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями. В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.

Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки. Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов. Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый. О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома. В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.

Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей

Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:

• даты приема}
• названия структурного подразделения, куда распределили человека}
• названия занимаемой должности и специальности работника.

Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.

Если необходимо вносить исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.

Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.

Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.

Ответственность за нарушение правил ведения

Работодатель может быть наказан за нарушение правил оформления и ведения трудовых документов своих сотрудников. Все виды наказания предусмотрены на законодательном уровне, а поэтому свою ответственность должен знать каждый кадровик.

Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.

Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную. Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.

Дисциплинарная ответственность

Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:

• приказ, подтверждающий возложение полномочий и обязанностей на человека,
• должностные инструкции,
• трудовая книжка, в которой была допущена ошибка.

Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов. Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания. Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.

Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения. После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил. В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.

Материальная ответственность

Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:

• работодателем была не вовремя выдана трудовая книжка}
• сотрудник кадровой службы внес неправильную запись в трудовую.

Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой. В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки. Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать. Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки. При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим. Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.

Процесс применения взысканий

Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании. Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства. В случае отказа от добровольной компенсации стороной-виновником, пострадавший имеет полное право обратиться в судовые органы. При этом в иске указываются обстоятельства ситуации и требования к виновнику.

Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба. Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке. Но работник обязательно должен предоставить все аргументы и доказать вину работодателя. Только в таком случае можно рассчитывать на получение компенсации от компании.

Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление. Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат. Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.

Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках. В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен. Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.