Все организационно распорядительные документы. Реферат: Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов. Правила написания писем-просьб

1.Правила составления и оформления организационных документов.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ.

Текст устава может содержать следующие разделы:

* Общие положения.

* Акционерный капитал (уставной фонд).

* Порядок деятельности.

* Управление.

* Учет и отчетность, распределение прибыли.

* Прочие накопления.

* Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

* наименование вида документа - УСТАВ;

* регистрационный номер, место издания (город);

* гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

* подпись.

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

* Общие положения;

* Цели и задачи;

* Функции;

* Права и обязанности;

* Руководство;

* Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

* Общие положения;

* Должностные обязанности;

* Ответственность;

* Взаимоотношения.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

* статус коллегиального или совещательного органа;

* порядок планирования работы;

* порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

* внесение материалов на рассмотрение;

* порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

* ведение протокола заседания;

* оформление решений коллегиального или совещательного органа;

* порядок доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

* наименование учреждения (организации);

* вид документа;

* заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

* вид документа;

* место составления;

* гриф утверждения;

* текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

2.Правила составления и оформления распорядительных документов.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т. д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: "Контроль за исполнением приказа возложить на...". В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: "Приказ от 00.00.0000 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)". Если приказ отменяет только один (или не­сколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам. В министерской практике принято обобщение возражений по проекту приказа, возникающих в ходе согласования, излагать в справке, которая является приложением к приказу. При возникновении изменений принципиального характера проект приказа подлежит редактированию, перепечатке и повторному согласованию.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат".

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Приложение 1 к решению Совета директоров от 12.04.2009 № 10

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решения подписываются руководителем органа управления. Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Заключение

В работе исследованы общие требования к организационно – распорядительной документации, унификация и стандартизация управленческой документации, унифицированная система организационно – распорядительной документации, оформление реквизитов организационно – распорядительных документов. Подводя итоги, можно выделить наиболее важные аспекты работы.

Организационно – правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно – правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Анализ свидетельствует, что документированная информация составляет основу управления. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Список использованной литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. : Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.

2. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.

3. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2001. – 416 с.

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

• нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
• конкретные поручения вышестоящих органов;
• осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
• потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

• единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
• коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Обратите внимание

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.

В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.

Распорядительная документация

В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.

Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).

Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. Источник всех определений – «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВНИИДАД, М., 2014).

Постановление

Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.

Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.

Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).

Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.

Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).

Приказ

Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).

Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».

Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:

● передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);

● при передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

● по основной деятельности;

● по административно-хозяйственной деятельности (АХД);

● по личному составу.

Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.

Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике – Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

● соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

● эксплуатации зданий и помещений;

● транспортного обслуживания, внутренней связи;

● обеспечения безопасности организации.

Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.

Распоряжение

Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее – Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).

Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).

Указание

Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.

Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).

Коллегиальные органы

Коллегиальные органы в организации – это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.

Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.

В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.

Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы:

● Коллегиальные органы управления, как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.

Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.

Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.

● Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.

В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.

● Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.

Яркий пример из области делопроизводства – экспертная комиссия, постоянно действующая в организации. В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы – постановления и решения.

Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа – Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.

Порядок работы с распорядительными документами

Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.

Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.

Порядок работы над постановлением и решением включает:

1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.

2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.

3. Издание распорядительного документа.

Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь – обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.

Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием: в условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.

Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.

Все вышеизложенное – какие распорядительные документы кем издаются – можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).

Оформление реквизитов распорядительных документов

Реквизиты распорядительных документов , как и всей организационно-распорядительной документации, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как можно увидеть в примерах 1–4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● регистрационный номер документа;

● дата документа;

● место издания документа;

● заголовок к тексту;

● подпись;

● отметка об исполнителе – для приказов, распоряжений и указаний.

Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:

● эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);

● отметку о приложении (если оно имеется);

● визы согласования (если они необходимы).

Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях к нему, распорядительные документы не требуют.

Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.

Особенности оформления реквизитов распорядительных документов, в том числе текста, в коммерческих организациях должны быть описаны в их локальной инструкции по делопроизводству. Именно в ней регламентируются шрифты и межстрочные интервалы, порядок набора слов «постановляю» или «приказываю» (вразрядку или прописными буквами) и их расположение (по центру строки или от левого края текстового поля).

Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.

Хранение распорядительных документов

Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.

Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»):

● постановления: постоянно (п. «б»–«д» ст. 18);

● решения: постоянно (п. «б»–«д» ст. 18);

● приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19);

● приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19);

● распоряжения: аналогично приказам;

● указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.

Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет.

Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).

Составление и оформление распорядительных документов: приказов, распоряжений, постановлений, указаний.

Видами распорядительных документов профсоюзной организации являются постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации». Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции председателя профсоюзной и для выполнения задач, возложенных на профсоюзную организацию.

Подготовка распорядительных документов сложный процесс. Она может быть поручена одному из должностных лиц или рабочей группе, комиссии профсоюзного комитета.

Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта распорядительного документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений коллегиального органа (профсоюзного комитета, президиума) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

1 Постановление

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности профсоюзной организации.

Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части даётся ссылка на него.

Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Например:

ГОСТ Р. 6.30 — 2003

2 Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке профсоюзной организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на:

• приказы по основной деятельности;
• по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (комиссия, должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Например:

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет.

3 Распоряжение

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый председателем профсоюзной организации или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.

Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».

Например :

4 Указание

Указание – правовой акт, издаваемый председателем или заместителем председателя профсоюзной организации по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.

Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».

Например:

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.

Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).

Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВНИИДАД, М., 2014).

■ Постановление

Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.

Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.

Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).

■ Решение

Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.

Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).

■ Приказ

Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).

Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».

Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:

Передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);

При передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

По основной деятельности;

По административно-хозяйственной деятельности (АХД);

По личному составу.

Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.

Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике - Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

Соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатации зданий и помещений;

Транспортного обслуживания, внутренней связи;

Обеспечения безопасности организации.

Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.

■ Распоряжение

Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее - Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).

Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).

■ Указание

Указание - документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.

Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).

КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ

Коллегиальные органы в организации - это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.

Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.

В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.

Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы.

■ Коллегиальные органы управления , как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.

Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.

Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.

■ Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.

В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.

■ Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.

Яркий пример из области делопроизводства - экспертная комиссия, постоянно действующая в организации. В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы - постановления и решения.

Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа - Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.

Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.

■ Порядок работы над постановлением и решением включает:

1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.

2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.

3. Издание распорядительного документа.

Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь - обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.

■ Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием

В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.

Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.

Все вышеизложенное - какие распорядительные документы кем издаются - можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

■ Реквизиты распорядительных документов , как и всей организационно-распорядительной документации, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как можно увидеть в примерах 1-4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Регистрационный номер документа;

Дата документа;

Место издания документа;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Отметка об исполнителе - для приказов, распоряжений и указаний.

Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:

Эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);

Отметку о приложении (если оно имеется);

Визы согласования (если они необходимы).

Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях5 к нему, распорядительные документы не требуют.

■ Общие правила оформления текстов распорядительных документов можно почерпнуть в Методических рекомендациях для ФОИВ и многих ведомственных инструкциях по делопроизводству.

Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.

Особенности оформления реквизитов распорядительных документов, в том числе текста, в коммерческих организациях должны быть описаны в их локальной инструкции по делопроизводству. Именно в ней регламентируются шрифты и межстрочные интервалы, порядок набора слов «постановляю» или «приказываю» (вразрядку или прописными буквами) и их расположение (по центру строки или от левого края текстового поля).

Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.

ХРАНЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.

Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»):

Постановления: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);

Решения: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);

Приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19);

Приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19);

Распоряжения: аналогично приказам;

Указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.

Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет.

Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).