Вид документа – это принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения . Наименования видов документов сформировались исторически. С начала 18 века известны такие документы, как протокол, рапорт, акт, ведомость. В конце 19 века появилось постановление. В 90-е годы 20 века в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти получило распространение поручение.

Понятие «разновидность » документа уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа – акт, разновидности – акт сдачи объекта в эксплуатацию, акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения, акт ликвидации организации и др.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По происхождению различают документы личные и официальные . Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей. Среди официальных документов, предполагающих обязательное оформление и удостоверение в установленном порядке, выделяют группу личных – удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

Входящие (поступившие в организацию);

Исходящие (отправляемые из организации);

Внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные . Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы содержат несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся приказы, протоколы, постановления, решения.

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными , трафаретными и типовыми . В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному или нескольким вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известными видами таких документов являются анкета и справка.

Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.)

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного , долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти РФ в области архивного дела и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы разделяются на управленческие, научные, технические, производственные и др.

По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии и дубликаты .

Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Черновой документ отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подписи и печать), особенности их расположения. Свободная форма содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.

Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «дубликат».

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное

учреждение высшего образования

«Самарский национальный исследовательский университет

имени академика С.П. Королева»

Классификация документов

Самара, 2017

Введение……………………………………………………………..……….….С. 3

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ» И ЕГО ОБЩЕСТВЕННАЯ РОЛЬ.….С. 6

1.1. Происхождение документа…………………………………………...С. 6

1.2. Место документоведения в системе наук………………………....…С. 11

ГЛАВА II. ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ………..…...…..С. 15

2.1. Классификация документов по М.В. Стенюкову………………...…С. 15

2.2. Классификация документов по М.В. Кирсановой……………..……С. 19

2.3. Классификация документов по Н.М. Березиной………….…………С. 20

2.4. Классификация документов по Г.Б. Блау……………………….……С. 20

ГЛАВА III. ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ………………………..…………..…С. 24

3.1. Определение функции документов………………………………...…С. 24

3.2. Классификация функций документов…………………………...……С. 25

Заключение…………………………………………………………………....….С. 29

Список использованных источников и литературы…………………………...С. 30

Введение

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации . Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение .

Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация , в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное «узелковое письмо»: у древних инков (кипу ), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались «носами», так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение «зарубить на носу», т.е. запомнить крепко-накрепко.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ .

Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы - изучить систему документации и определить понятие документа. Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1. Определить понятие документа и его роли для общества;
2. Рассмотреть виды и классификацию документов;
3. Изучить функции документов.

Теоретическая значимость:

Вопрос о классификации документов относится к теоретической части документоведения и рассматривался многими авторами. В интересах настоящей курсовой работы и в целях максимального раскрытия предмета исследования мною были использованы монографии, исследования и публикации в периодической печати, в области документоведения и архивного дела, что в последующем может помочь определиться начинающему предпринимателю с той классификацией документов в его будущей организации, с которой ему и его персоналу будет работать удобно и лаконично. А также, вероятно, стать автором собственной классификации документов.

ГЛАВА I . ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ» И ЕГО ОБЩЕСТВЕННАЯ РОЛЬ.

• Происхождение документа

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» - «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство». Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство ) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В толковом словаре В. Даля видно, что: «Документ - всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

• «документ» - материальный объект;
• «документ» - носитель информации;
• «документ» - документированная информация.

С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Так в первой половине XX столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ».

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной.

Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

• «Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
• Информация - это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
• «Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
• «Информация - это то, что уменьшает неопределённость события».

Однако в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах.

К настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике , например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего, как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: «Документ - информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем».

Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё». Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент - возможность идентификации информации через реквизиты.

В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

К настоящему времени у понятия “документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

1.2. Место документоведения в системе наук

Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии.

Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой, так как объектом документоведения является документ в историческом развитии.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право.

Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины - информационного менеджмента ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы (М.В.Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особо следует остановиться на связи документоведения с науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Вывод :

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. В повседневной жизни человека документ играет не менее важную роль (например, документы, удостоверяющие личность). Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д.

ГЛАВА II. ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. Классификация документов по М.В. Стенюкову

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Например, М.В. Стенюков предлагает следующую классификацию документов.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка - копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

Классификация, предложенная М.В. Стенюковым , строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

Рукописные;

Электронные;

Графические;

Кино-, фото-, фонодокументы.

1. По сфере использования:

Организационно-распорядительные;

Финансово-бухгалтерские;

Научно-технические;

По труду;

Отчетно-статистические.

1. По месту составления:

Входящие (поступившие в организацию);

Исходящие (отправляемые из организации);

Внутренние (составленные и используемые в самой организации).

1. По ограничению доступа:

Открытые (несекретные);

С грифом ограничения доступа.

1. Документы могут иметь следующие грифы:

- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

1. По происхождению:

Официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

Личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

1. По юридической значимости:

Подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

Копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

Заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

1. По форме изложения:

Индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

Трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

1. По срокам хранения:

Постоянного хранения;

Долговременного хранения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет).

2.2. Классификация документов по М.В. Кирсановой

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

По наименованиям - служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

2.3. Классификация документов по Н.М. Березиной

В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

По стадиям создания - черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

По степени гласности - обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

По юридической силе - подлинные, подложные;

По роду деятельности - система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

2.4. Классификация документов по Г.Б. Блау

По моему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау:

1. По способу фиксации информации:

Письменные (рукописные и печатные);

Фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

Кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

Фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

Аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

Электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

1. По месту составления:

Внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

Входящие документы, поступившие в организации;

Исходящие документы, отправляемые из организации.

1. По содержанию:

Простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

Сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

1. По степени гласности:

Обычные (открытые, несекретные);

Секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

Для служебного пользования (ДСП) - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

Конфиденциально - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

Коммерческая тайна (КТ) - информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

1. По форме изложения:

Индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

Трафаретные - структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

1. По стадиям создания:

Черновик - предварительная редакция документа;

Беловик - чистовик;

Отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

1. По юридической значимости:

Подлинник или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

Копия документа - точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия);

Дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

1. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;
2. По срокам хранения:

Документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

Документы, имеющие длительные сроки хранения - свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

Документы временного хранения - до 10 лет;

1. По происхождению:

Служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

Личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

1. По срокам исполнения:

Срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

Несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

Вывод:

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

ГЛАВА III. ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ.

• Определение функции документов

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Как по капле воды, её внутреннему составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение.

Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

• Классификация функций документов

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д.

Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. (Рис. 1)

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию , что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

• ретроспективную (относящуюся к прошлому);
• оперативную (текущую);
• перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Вывод:

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Тем самым, документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Список источников и литературы

Источники:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 2017.
2. Государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 . «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Издательство стандартов, 2013.

Литература:

1. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина Л.М. Лысенко Е.П. Воронцова. 3-е изд. М.: ИНФРА-М, 2007. С. 241.
2. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001. С. 271.
3. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 6-е изд. М.: ИНФРА-М; НГА, 2006. С. 364.
4. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С. 17-23.
5. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» / Делопроизводство. 2005. №1.

1. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. Красноярск, 2008. С. 92.
2. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. Саратов, 2005. С. 10.
3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2007. С. 254.
4. Стенюков М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. С. 160.
5. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005.

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С.17

Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. С.2-3

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С.18

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С.19

Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2005. № 1. С.5-9

Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 6-е изд. М.: ИНФРА-М; НГА, 2006. С. 364

ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2013

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С. 19

Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. Красноярск, 2008. С. 92

Стенюков М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. М.: Книга-сервис, 2003. С. 160

Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. М.: Приор, 2007. С. 254

Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 6-е изд. М.: ИНФРА-М; НГА, 2006. С. 364

Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2007. С. 241

Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. - Красноярск, 2008. С. 92

Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. Саратов, 2005. С. 10

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С. 23

Скачать: У вас нет доступа к скачиванию файлов с нашего сервера.

Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права.

Из статьи вы узнаете:

Понятие и виды документов

В современной делопроизводственной практике встречается несколько определения понятия “документ”. В основном, они сводятся к тому, что результатом документирования считается материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с зафиксированной на нем информацией. В качестве способа закрепления данных в делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и видеозапись.

Цели документирования можно определить следующим образом:

• хранение данных и их накопление;
• учет информации;
• многократное использование;
• передача другим лицам;
• возвращение к данным во времени;
• доказательство информации;

Что такое документ: сущность понятия

Действующие стандарты в сфере делопроизводства определяют понятие следующим образом:

это идентифицируемая информация, зафиксированная на материальном носителе, созданная или полученная организацией или физическим лицом и сохраняемая ими в качестве доказательства для подтверждения обязательств, а также сопровождения деловой деятельности (ИСО 15489-1-2007).

Различные виды документации обладают собственной информационной сущностью. Они являются обязательным элементом внутренней организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных подразделений. Актуальная и достоверная информация - это база для принятия управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Из чего состоит документ?

Любая служебная бумага обладает рядом внешних признаков, позволяющих однозначно идентифицировать ее принадлежность к тому или иному виду. Это может быть форма и размер, тип материального носителя, способ фиксации данных, элементы оформления.

Элементы документа (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения) называются его реквизитами . Согласно Госстандарту 351141-98 в сфере делопроизводства они являются обязательными элементами оформления официальной документации. Цели ее создания, в свою очередь, определяют количество реквизитов и их состав. От правильного оформления реквизитов в большинстве случаев зависит юридическая сила официальной бумаги, т.е. свойство, которым она наделена законодательно.

Совокупность реквизитов составляет форму документа (формуляр). Практически для каждого вида документов существует собственная типовая форма - набор обязательных реквизитов и в определенной последовательности.

Зачем классифицировать документы по видам?

Классификация представляет собой деление служебных бумаг на виды, исходя из признаков сходства и различия. Это необходимо в современном делопроизводстве для определения принципов составления и оформления документации, выявления оптимальных форм и методов работы.

Основная цель классификации - повысить оперативность и эффективность работы административного аппарата. Она помогает обеспечить быстрый поиск в документальном массиве, ускоряет делопроизводственные процессы, исполнение и контроль.

Классификация необходима для унификации официальных бумаг. Она служит базой для создания автоматизированных систем делопроизводства, разработки единых правил составления и оформления документации, создания шаблонов и трафаретных текстов.

Вложенные документы:

• Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
• Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Современные службы делопроизводства в основном имеют дело с официальными документами. Они создаются юридическими или физическими лицами для реализации основных функций управления: учет, планирование, финансирование, снабжение, прогнозирование и контроль.

Помимо происхождения, существует множество оснований для выделения основных видов документов в делопроизводстве:

• способ фиксации информации: письменные (рукописные или машинные), графические (чертежи, рисунки, карты, схемы), фото- и кинодокументы, акустические записи;
• содержание: организационно-распорядительные, финансово-отчетные, по личному составу;
• наименование: приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д.;
• особенности составления: индивидуальные, примерные, типовые;
• степень сложности: сложные и простые;
• место составления: внутренние и внешние;
• сроки исполнения: срочные и несрочные;
• степень гласности (ограничение доступа): обычные, секретные, для служебного пользования;
• юридическая сила: подлинные и подложные;
• назначение: оригинал, копия (отпуск, выписка, дубликат);
• срок хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;

Среди видов документов в общем делопроизводстве принято выделять организационно-распорядительные, справочно-информационные и кадровые (по личному составу).

Читайте также:

Организационно-распорядительные документы

К данному виду, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, входят: приказы, постановления, решения, распоряжения. Этот вид служебных бумаг служит для документирования деятельности организаций, принадлежащих различным уровням управления или власти, а также негосударственных учреждений. В этой группе можно выделить: учредительную документацию предприятия и акты, регламентирующие текущую деятельность. Порядок принятия административных решений в конкретной компании (принимается ли решение единоначально или коллегиально) определяет выбор конкретного способа документирования управленческой деятельности, технологии делопроизводства.

Так, например, первое лицо компании издает приказы и дает указания. Его заместители, а также руководители основных организационных подразделений - распоряжения и указания. Если же административный вопрос решается коллегиально (например, советом директоров), то он документируется постановлением или решением. В некоторых случаях для повышения эффективности делопроизводства к разработке проекта привлекаются рабочие группы или комиссии, состоящие из специалистов и практиков.

Справочно-информационная документация

К этому виду принадлежат бумаги, содержащие сведения, необходимые для производственно-хозяйственной деятельности компании. Их используют для передачи информации между адресатами и для фиксации данных и значимых фактов.

К этой группе относятся: официальные письма, служебные записки, докладные, справки, акты, сводки, телеграммы, телефаксы, отчеты, прогнозы и аналитические материалы.

Основная особенность данного вида состоит в том, что бумаги могут не требовать обязательного исполнения. Основанием для принятие решений на базе данной группы может быть только резолюция руководства.

Документы по личному составу

Данный вид официальных бумаг необходим в делопроизводстве для того, чтобы регламентировать трудовые взаимоотношения между администрацией и сотрудниками, специалистами одного организационного уровня. Кроме того, они характеризуют работников компании. В эту группу входят: личные заявления сотрудников, приказы о назначении в должность или снятии с нее, листок по учету кадров, автобиографии сотрудников, трудовые книжки, а также вся документация, которая подшивается в личное дело сотрудника.

Введение

Курс «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)» содержит

СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)

Основные понятия и определения

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование – это процесс создания и оформления документа. ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) трактует документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение .

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце 19 в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение 20 в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров их стали активно использовать для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Но следует отметить, что внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными требованиями и правилами.

Сегодня в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создаются как правило рукописным способом.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ГСДОУ (государственной системой документационного обеспечения управления), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными в какой-либо организации и полученными извне. ГОСТ Р 51141-98 документооборотом называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов;

· отправка документов;

· систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям «данные», «сведения», «показатели». Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года закреплен следующий термин:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Наиболее существенными требованиями к управленческой информации являются своевременность и достаточность для принятия оптимального решения. Кроме этого, важны полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность информации для восприятия человеком. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. В существующих условиях тот, кто владеет информацией, владеет ситуацией.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.

«Документ» в переводе с латинского – «поучительный пример», «способ доказательства». В современном употреблении термин имеет несколько значений. В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова:

1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…

2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.)…

3. Письменное свидетельство о чем-нибудь…

Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, это в первую очередь средство доказательства (что видно даже из происхождения данного слова), для историка – первоисточник, а для работника управления – средство фиксации и передачи информации.

Cпециалисты по организации и технике управленческого труда О.Д. Жуковская и Б.А. Гольцев считают документом всякий материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде; по мнению В.И. Лосева документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка фотографии, звукозаписи на специальном материале (бумаге, фотопленке) и т.д.

Документ (в трактовке Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и ГОСТа Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы.

Документы в соответствии со своим назначением могут выступать как средства:

· регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции и др.);

· распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

· передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Ценным для управления является то, что документы как средства свидетельства, доказательства определенных фактов имеют правовое значение.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Классификация документов

Рассмотрим классификацию документов по разным критериям:

1)по способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-, фоно- и кинодокументы:

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных множительных аппаратах, типографским и компьютерным способом;

К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, ценные своей иллюстративностью;

Фото-, кинодокументы позволяют запечатлеть объекты, явления и процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно;

Фонодокументы позволяют производить точную звукозапись информации и широко используются при протоколировании собраний, совещаний и т.п.;

3) по наименованию различают многие виды документов: положения, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, записки, письма, ордера, планы, балансы и т.п. Такая классификация, на наш взгляд, представляется нецелесообразной, т.к. существует немало документов одного и того же наименования, но совершенно разного содержания. Например, заявление о предоставлении отпуска и заявление об открытии расчетного счета в банке, принадлежат к разным системам документации, хотя имеют одно наименование - «заявление»;

4) по способу изготовления документы могут быть типовыми, трафаретными и индивидуальными. Типовые документы составляются заблаговременно и служат текстом-образцом для индивидуальных (типовые правила, инструкции и др.) На их основе составляются конкретные документы с сохранением композиции, формы и текста образца.

В трафаретных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (соответственно постоянная и переменная информация). Эта форма находит все большее распространение, т.к. позволяет составителям экономить время и облегчает машинную обработку.

Индивидуальные документы создаются каждый раз заново и трудно поддаются трафаретизации, потому что составляются произвольно (например, докладные и объяснительные записки, автобиографии), либо по образцу типового документа;

5) по степени сложности можно выделить простые и сложные документы. К первым относятся документы, содержащие один вопрос, а ко вторым - документы, содержащие два или несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы: их легко обрабатывать, контролировать исполнение, хранить;

6) по месту составления различают внутренние и внешние документы. К первой группе принадлежат документы, создаваемые внутри того или иного предприятия, ко второй – поступившие извне или направленные другим документы;

7) по срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Первые требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Эту категорию составляют также те из них, которые являются срочными по способу отправления или вручения (телеграммы, фототелеграммы, телефонограммы, факсы, командировочные удостоверения и т.п.). Все остальные считаются несрочными, их исполняют по необходимости в пределах сроков, установленных администрацией;

8) по происхождению документы делятся на служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят документы, созданные в организациях, учреждениях, на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – документы, касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.);

9) по степени гласности выделяют обычные, секретные, конфиденциальные документы и документы для служебного пользования (ДСП);

10) по юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, реквизиты или содержание которых не соответствуют истинным.

Подлинные документы, в свою очередь, бывают действительными (имеющими в данный момент юридическую силу) и недействительными (утратившими ее по каким-либо причинам, например, из-за истечения срока действия договора).

Подложными документы могут оказаться вследствие материального или интеллектуального подлога. Первый бывает, когда в содержание подлинного документа вместо правильных вносят ложные сведения, делают поправки, подчистки и т.п. Интеллектуальный подлог выражается в составлении и выдаче документа с заведомо ложным содержанием, хотя и безупречного с формальной стороны;

11) по назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник (тот, что создан впервые) может быть размножен копиями (точное воспроизведение подлинника). В юридическом отношении подлинник и копия равноценны, если копия имеет специальное удостоверение (например, нотариально заверенная копия или дубликат документа – повторный экземпляр подлинника).

Различают 3 разновидности копий: отпуск (устар.), выписка и дубликат.Отпуск – полная копия отправленного куда-либо подлинника, оставшаяся у отправителя. Выписка – копия, воспроизводящая часть текста документа.Дубликат – второй (повторный) экземпляр документа, выданный, например, в связи с утерей подлинника.