Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания

Главная / Земля

Согласно действующему законодательству, все документы, принадлежащие работнику, выдаются ему на руки в день увольнения – последний день работы. Нередко бывает так, что у сотрудника нет возможности или желания явиться в организацию: например, если он заболел, находится в отпуске или не согласен с расторжением трудового договора. В такой ситуации работодатель или сотрудник отдела кадров обязан составить акт о невозможности вручения трудовой, а также отправить уведомление явиться за трудовой книжкой, образец которого обычно содержит следующую информацию:

Наименование работодателя, адрес и телефон.
Регистрационный номер.
Ф.И.О. уволенного сотрудника.
Просьбу о явке за книжкой, либо даче согласия на ее отправку почтой.

Стоит отметить, что трудовая книжка выдается на руки только после внесения в нее записи об увольнении. Во всех остальных случаях работники отдела кадров могут предоставить заверенную копию или выписку, т.к. до окончания действия трудового договора они несут ответственность за все документы и не могут их давать на руки даже под расписку. Это делается из-за того, что в случае утери трудовой виновным будет признан кадровик, и ему придется самостоятельно добывать всю информацию: где ранее работал сотрудник, периоды трудовой деятельности, причины увольнения и т.д.

В соответствии с КоАП, работники отделов кадров не имеет права намеренно удерживать трудовые книжки уволенных сотрудников, и если будет обнаружено данное нарушение трудовой инспекцией или другим уполномоченным органом, на них будут наложены штрафные санкции.

Сроки выдачи уведомления

Обязанность отправки уведомления на кадровиков или работодателей возлагается ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано, что, если работник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку в день увольнения, они должны отправить ему данный запрос, и со дня его отправки с них снимается ответственность за несвоевременный возврат документов. Это говорит о том, что уведомление необходимо направить уже утром, следующим за последним рабочим днем уволенного сотрудника. Если от него не было получено ответа, но по истечении некоторого времени он обратился с письменной просьбой выдать трудовую, нужно удовлетворить заявление и отдать на руки документ в течение трех дней после его визита.

Наиболее распространенные ошибки кадровиков:

Отправка уведомления вместе с трудовой: этого делать нельзя, т.к. для почтового отправления документа требуется согласие его владельца, к тому же он может затеряться, и тогда придется самостоятельно восстанавливать всю информацию.
Устная просьба явиться в отдел кадров за получением книжки: в случае судебных разбирательств будет невозможно доказать, что работник был уведомлен о необходимости явиться на старое место работы за документом.
Неотправка уведомления: по закону данная ситуация трактуется как нарушение сроков выдачи трудовой книжки, и если работник обратится надзорный орган, на работодателя может быть наложен административный штраф за такое нарушение.

Сам образец уведомления о выдаче трудовой книжки законом не установлен, но работодателям рекомендуется составлять его в письменном виде и вписывать туда все необходимые данные: реквизиты сторон, дату составления и саму просьбу явиться за документами.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Нередко бывает так, что работодатель не выдает трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний рабочий день, или же несвоевременно отправляет уведомление с просьбой забрать данный документ, тем самым нарушая нормы ст. 84.1 ТК РФ. Есть всего несколько исключений, при которых с руководителя снимается ответственность:

Если работнику вовремя было направлено уведомление.
Если последний день работы не совпадает с датой прекращения трудовых отношений по причине прогула или осуждения сотрудника к наказанию.

Согласно действующему законодательству, за задержку трудовой книжки работодатель может понести административную ответственность:

За нарушение трудового законодательства – штраф от 30 000 до 50 000 руб., а для лица, отвечающего за выдачу документа – от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Если сотрудник планировал трудоустроиться в другую организацию, но из-за несвоевременной выдачи трудовой прежним работодателем некоторое время был без работы, для последнего наступает материальная ответственность: он должен возместить не полученный за весь период заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Теперь более подробно о том, кто именно отвечает за выдачу трудовых книжек: руководители или кадровики? Согласно п. 45 Правил ведения и хранения, вся ответственность за ведение, выдачу и хранение данных документов отвечают работодатели. Если же ими был издан приказ, согласно которому ответственность возлагается на другое уполномоченное лицо (чаще всего – сотрудника отдела кадров), то считаться виновным будет оно.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

В данной ситуации действия работника отдела кадров или самого руководителя очень просты:

Необходимо направить уволившемуся сотруднику письменное уведомление с просьбой явиться на старое место работы за документом, при этом его копию и квитанцию об отправке письма необходимо сохранить.
Если работник дает согласие на отправку трудовой по почте, нужно переслать ее ценным письмом с уведомлением о вручении.
Если уволившийся отказывается получать трудовую, необходимо оформить акт об отказе и указать в нем причину.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Часто возникает необходимость отправки уведомления о направлении трудовой книжки по почте, если уволившийся сотрудник работает в филиале компании, а главный офис находится в другом городе, или же когда работник трудился вахтовым методом и изменились обстоятельства до приезда на вахту. В таких случаях пересылка документов осуществляется на основании заявлений на увольнение и на отправку почтовым отправлением.

Заявление о пересылке почтой должно содержать следующую информацию:

Дату и причину увольнения.
Саму просьбу отправить документ и адрес, куда он должен быть доставлен.

Если же работник не забрал при увольнении трудовую и не написал заявление с просьбой отправить ее письмом, то сам работодатель или ответственное лицо должны составить уведомление о направлении трудовой книжки по почте, после чего получить согласие от ее владельца таким же путем. Когда все документы будут готовы (уведомление и письменное согласие), необходимо посетить почтовое отделение, взять бланк на отправку заказного письма и описи вложения. После заполнения сотрудник почты оформит письмо и выдаст уведомление об отправке.

Когда заказное письмо будет получено работником, на адрес работодателя придет уведомление об этом. Квитанция, опись и уведомление должны быть зарегистрированы в журнале входящей корреспонденции, т.к. эти документы могут послужить доказательством правомерных действий руководителя, если уволенный сотрудник решит обратиться в надзорные органы.

Получение документа по почте

Отправка документов по почте – самый простой вариант, облегчающий жизнь как уволившимся сотрудникам, так и кадровикам. Чтобы это сделать на законных основаниях, нужно выполнить несколько действий:

Отправить гражданину письменное уведомление на получение трудовой книжки или дать согласие на ее пересылку по почте.
После получения согласия переслать документ ценным письмом с уведомлением о получении.

Согласие в обязательном порядке должно содержать паспортные данные и саму суть: то, что работник не возражает против пересылки трудовой по почте. Данный документ составляется в форме расписки.

Снятие ответственности с работодателя

Как говорилось ранее, всю ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении несет руководитель или иное уполномоченное лицо, назначенное его приказом. Существует всего несколько ситуаций, при которых они не отвечают за задержку трудовой:

Если уведомление было направлено вовремя.
Если уволившийся сотрудник сам отказался приходить в организацию и забирать книжку, но и не дал согласие на пересылку по почте.
Если по каким-либо причинам письмо-уведомление не было доставлено до адресата, но имеется квитанция о его отправке.
Если последний рабочий день не совпадает с датой увольнения по причине расторжения трудового договора из-за ареста или прогулов работника.

Чтобы избежать проблем, нужно учитывать все вышеперечисленные пункты, т.к. гражданин, права которого были нарушены работодателем, может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если вина последнего будет установлена, то на него возлагается материальная и административная ответственность.

Хранение трудовой книжки

Как быть, если уведомление было отправлено, но работник так и не явился за трудовой или не дал письменное согласие на ее пересылку по почте? В такой ситуации необходимо руководствоваться п. 43 Правила учета и хранения, который говорит о том, что все трудовые книжки, не полученные сотрудниками в день увольнения, должны храниться у работодателя до востребования.

Если сотрудник все же решил забрать трудовую после расторжения договора, то он должен написать соответствующее заявление. Оно рассматривается руководителем, и в течение трех дней после даты обращения необходимые документы должны быть выданы на руки. Такая обязанность установлена ст. 84.1 ТК РФ, и если работник не получает вовремя книжку, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

Правильное составление документации играет важную роль. Обычно, если неверно написать ту или иную бумагу, ее могут попросту не принять в разнообразных службах, да и вообще она потеряет свою действительность. Поэтому важно знать, как правильно написать данного документа будет представлен далее. На самом деле нет ничего трудного или особенного в этом процессе. Достаточно просто следовать некоторым советам и рекомендациям. Тогда получится написать правильно бумагу. Соответственно, она будет иметь законную силу. Так на что обратить внимание? О каких особенностях придется узнать каждому гражданину?

Основные виды

Для начала следует уяснить, что важную роль играет вид уведомления. От него будет зависеть многое. Общие правила написания сохраняются, но некоторые особенности все равно появятся в том или ином случае.

Как правильно написать уведомление? Образец данного документа будет представлен несколько позже. Перед этим следует изучить всю актуальную информацию по созданию оного.

Среди основных видов уведомлений выделяют:

о расторжении договора/соглашения;
налоговые;
об изменении договора;
о задолженностях;
об оказании услуг;
информационные.

Это далеко не все типы изучаемого документа. Но именно они встречаются на практике чаще всего. Есть еще один момент, на который рекомендуется обратить внимание.

Типы писем

Как правильно написать уведомление? Образец данной бумаги будет представлен несколько позже. Для начала граждане должны знать о том, что существует несколько типов писем. Они различаются по целям. И среди них можно отыскать уведомления. Чем они отличаются от иных бумаг, которые присылаются населению?

Среди современной документации выделяют:

Извещения. Их цель - сообщить о проведении/происхождении чего-либо. Обычно рассылка производится массово.
Сообщения. Как правило, служат в качестве информирования отправителем о фактах, пригодных для получателя и того, кто отправил документ. Обычно указывают на чью-то инициативу или служат в качестве ответа.
Уведомления. В подобной документации пишутся сведения, которые представляют важность для адресата. Соответственно, можно получить подобное письмо и на одном листе, и на нескольких с разнообразными приложениями и дополнениями.

Теперь понятно, что, в принципе, собой представляют уведомления. Но как их писать? Что должен знать каждый отправитель о данном процессе, независимо от того, по какой причине отправляется документ?

Начало

Итак, теперь можно приступить к написанию бумаги. Важную роль играет причина, по которой направляется документ. Но это не основополагающий нюанс.

Уже было сказано, что уведомление может растягиваться на несколько страниц и включать в себя разнообразные приложения и прочие важные составляющие. Именно от причины написания письма зависит размер документа.

Как правильно написать уведомление? Образец (ЖКХ или любая организация будет отправителем этого документа - не суть важно), который будет представлен далее, является универсальным шаблоном. Изменяя его в той или иной степени, можно без особого труда сформировать и отправить любое уведомление.

Как только причина обозначена, можно задумываться над тем, как именно сформировать документ. Начало - это не что иное, как стандартный момент, имеющийся у всех

В правом верхнем углу желательно написать данные об отправителе и получателе (если таковые не были указаны на отдельном листе). Контакты для связи тоже желательно указать. А что дальше? Начальный этап завершен. Теперь можно приступить к более важным нюансам.

Основные правила

Как правильно написать уведомление? Образец для тех или иных случаев будет составлен несколько позже. Тогда, когда будет ясно, какие правила помогут верно сформировать документ.

Как уже было сказано, некоторые особенности будут зависеть от того, какой именно тип уведомления имеет место. Но общие принципы все равно есть.

К примеру, требуется придерживаться следующих правил:

Посередине листа в самом начале документа пишется слово "Уведомление". Это обязательный пункт. Под данным словом рекомендуется написать причину обращения к гражданину. Например, "Уведомление об отказе в назначении пособия по безработице".
Основной текст разделяют на несколько частей. Если точнее, то на две. В первой пишут причину обращения к гражданину, во второй приводят факты, аргументы, решения, доказательства и предложения.
Все приложения, которые зачастую прилагаются к уведомлению, оформляются по определенным правилам. На них в тексте письма делается ссылка, а в конце составляется список всего, что прилагается с указанием количества дополнительных листов.
Как правильно написать уведомление (образец документа представлен далее)? В конце бумаги обязательно проставляются данные об исполнителе. Делается это уже после проставленных подписей. Не следует забывать об оставлении контактов для связи с исполнителем.

Пожалуй, это все основные правила. А вот содержание документа напрямую зависит от того, по какой причине он был составлен и направлен гражданину. Какие варианты имеют место?

О долгах

Нередко граждане сталкиваются с уведомлениями, указывающие на наличие долга. Подобные документы составляются без особого труда. Их, как правило, рассылает налоговая служба. Но если долг образовался не из-за налогов, то ждать "письмо счастья" придется из другой компании.

Как правильно написать уведомление о задолженности? Образец основной части, представленный ниже, поможет ответить на данный вопрос. Перед этим важно помнить, что:

документ составляется организацией, которой задолжали денежные средства;
отправляется в качестве письма с уведомлением о получении или отдается получателю лично в руки;
направляется спустя сутки после даты (времени), указанной в договоре или установленной по закону, отведенной для погашения долга;
уведомление направляется с актом сверки.

Как только все вышеперечисленные нюансы учтены, можно посмотреть, как правильно написать уведомление о задолженности. Гражданин получит письмо приблизительно такого типа:

"Уведомление о возникновении долга. Уведомляем вас, Иванов Иван Иванович, что по договору № 55555 от 25.08.2009 г. по поставкам молочных продуктов у вас возникла задолженность перед компанией "ООО МолокоПлюс". Общая сумма задолженности на 15.04.2010 г. составляет 200 000 рублей 25 копеек (двести тысяч рублей двадцать пять копеек). До 30.05.2010 г. необходимо оплатить долг, иначе на основании заключенного соглашения "ООО МолокоПлюс" вынуждена будет обратиться в суд.

Это только первый документ, который имеет место на практике. Какие еще уведомления и по каким правилам составляют в тех или иных случаях? На что обратить внимание населению?

Расторжение договора

Скажем, можно задуматься над другими причинами оформления изучаемой бумаги. Как правильно написать уведомление? Образец о расторжении договора, приведенный далее, хорошо показывает, каким именно образом пишется основная часть подобного документа. На практике он встречается не так часто, как вариант с задолженностью.

Правила, помогающие в данной затее, следующие:

в самом начале указывается пункт для расторжения соглашения;
далее пишется основание, по которому прекращается действие договора;
обязательно пишется срок, когда событие вступает в силу;
если это предусмотрено, то прописываются условия сохранения соглашения.

Приблизительный шаблон будет выглядеть так:

"Уведомление о расторжении трудового договора. Согласно договору № 4545 от 8.10.2005г. п. 5 компания "СтройГрад" имеет право расторгнуть ранее заключенное соглашение с Ивановым Иваном Ивановичем. Действие совершается ввиду неоднократного появления сотрудника на рабочем месте в нетрезвом состоянии. Договор расторгается 20.11.2010 г."

Ничего трудного или особенного в этом нет. Обычно подобные письма занимают от 1 до нескольких листов с подробным описанием обстоятельств и оснований прекращения действия соглашения.

Отказы

Как правильно написать уведомление? Образец об отказе, например, в получении налогового вычета, представлен ниже. Подобный документ обычно направляется организацией, которая предоставляет те или иные услуги. Ничего особенного или трудного нет.

В целом схема составления документа остается прежней. Отказ может выглядеть приблизительно так:

"Уведомление об отказе в предоставлении налогового вычета на квартиру. Уведомляем вас, Иванов Иван Иванович, что Налоговая служба Ленинградского района г. Москвы отказывает в предоставлении налогового вычета за квартиру, купленную по договору № 7777 от 5.03.2015 г в связи с отсутствием полного пакета документов и реквизитов для перечисления денежных средств. Убедительная просьба в течение месяца донести недостающую документацию".

Соответственно, об отказе в любых услугах и действиях уведомления имеют подобную форму. Есть ли еще какие-либо особенности, о которых должен знать гражданин?

Повышение аренды

Да. На самом деле уведомлений, как уже можно было догадаться, очень много. И у каждого документа есть свои особенности. Как правильно написать уведомление? Образец о повышении арендной платы предлагается следующий:

"Уведомление о повышении арендной платы с 1 января 2017 года. Уважаемый Иванов Иван Иванович, уведомляем вас, что с 1.01.2017 г. повышается сумма ежемесячной арендной платы за жилье по договору № 8888 от 14.09.2014 г. Отныне она составляет 20 000 рублей (двадцать тысяч рублей ноль копеек)".

После указанного сообщения обычно пишется информация для связи с собственником, а также прочие важные данные, разрешающие расторгнуть договор. Ничего особенного или трудного.

Итоги

Отныне понятно, как правильно написать уведомление. Образец этой бумаги был представлен в нескольких количествах. Процесс составления документа не отнимает много времени и сил. Главное - правильно прописать все особенности и нюансы дела, а также причину уведомления гражданина о чем-либо.

Уведомления на практике встречаются крайне часто. Данный документ - это далеко не самая сложная Если хорошенько продумать основную часть бумаги, то никаких трудностей с формированием уведомления не возникнет.

Когда закончился термин действия соглашений о найме, сотрудник, его подписавший, подлежит увольнению.

В этом случае нет необходимости брать у работника заявление об уходе. Договор является достаточным основанием для расчета. Конечно, если соглашение не продлено.

Бывает, что работник после этого «пропадает» не забрав трудовую книжку. Организация-работодатель не обязана ее хранить. Чтобы напомнить о необходимости изъять ее из отдела кадров, составляется уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

Составление уведомлений

Установленного бланка для написания такого письма нет. Поэтому кадровые работники пишут его в свободной форме. Но не стоит забывать о том, что это официальное обращение и оно должно иметь соответствующую стилистику и компоновку.

Примеры таких извещений можно получить бесплатно внизу данной публикации.

Важно отметить, что передавать письмо-уведомление можно двумя способами:

В руки при личной встрече бывшего работника с сотрудником-кадровиком;
Воспользовавшись почтовыми услугами.

В первом варианте документ - составляется в двух экземплярах. Один из которых отдается уволенному, а второй возвращается в кадровый отдел.

На экземпляре компании, предоставившей расчет работнику, необходимо будет поставить заметку о вручении. Она должна быть написана лично рассчитавшимся.

Своей рукой бывший работник пишет «получил», ставит дату, ФИО и подпись.

Допускается возможность указать о желании получить трудовую по почте. Это можно предложить прописать в отметке об ознакомлении. Так же можно внести в текст письма соответствующую графу и оставить место для подписи.

дата отправки;
исходящий номер, так как письмо должно быть зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции;
данные о лице, которому это письмо адресовано (Фамилия, Имя, Отчество, ранее занимаемая должность);
адрес компании-работодателя, по которому будет производиться выдача. Имеется в виду фактический адрес нахождения компании и кадровой службы в частности.
время, в которое книжку можно будет забрать. График рабочего времени кадровика, отведенного для приема сотрудников.

Правильная компоновка письма

В заголовке обращения необходимо указать следующие данные (шапка документа):

название предприятия;
ФИО, должность работника;
адрес получателя.

После шапки идет название документа и его номер.

После этого слева - город, в котором происходит событие, а напротив справа - дата составления.

Далее находится текст обращения, составленный с учетом вышесказанного. После него указывается руководитель организации-работодателя. А именно, его должность полностью, ФИО и оставляется место для подписи.

Отправлять письмо адресату необходимо подписанным и заверенным печатью предприятия-работодателя.

Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления о получении трудовой книжки вариант которого можно скачать бесплатно.

Трудовая книжка бывшему работнику выдается в день увольнения, который является последним рабочим днем по трудовому договору. Проблема с выдачей возникает в том случае, если работник уволен по статье за прогулы, или последний день трудового договора совпадает с последним днем отпуска, а работник не явился за документами. В таком случае необходимо выслать уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку.

Выдача на руки трудовой книжки – важный момент делопроизводства, задержка может быть представлена бывшим сотрудником не в пользу работодателя. При несвоевременной выдаче трудовой книжки возможен вариант восстановления на рабочем месте работника по решению суда с выплатой сумм, причитающихся за дни вынужденного простоя.

Обнаружение трудовой инспекцией книжек уволенных сотрудников грозит штрафом в 50 000 рублей в соответствии с КоАП.

Процедура уведомления

В день, следующий за днем увольнения, необходимо выслать уведомление бывшему работнику в виде письма через почтовое отделение. Отправка производится на адрес регистрации или фактического проживания при его наличии.

Корреспонденция оформляется ценным письмом с оплаченным уведомлением о вручении, сопровождается описью документа вложения для доказательств того, что письмо о необходимости забрать трудовую книжку отправлено. Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Документ представляет собой бланк кадрового документооборота, назначение которого – оградить организацию от возможных нарушений статей ТК РФ не по вине работодателя. Оформляется с указанием всех реквизитов организации, подписывается руководителем.

Письмом удостоверяется причина, по которой не произведена выдача: неявка, отсутствие, отказ и прочие.

Уведомлением бывшему работнику предлагается явиться в организацию для получения документа или дать согласие в письменном виде на отправку по почте. Также указывается то, что организация снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу книжки со дня отправки письма. При получении согласия от работника на высылку документа почтой необходимо сделать это по возможности быстро.

Если бывший работник не ответил на уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Законодательством запрещена пересылка по почте трудовой книжки работника в том случае, если лицом не дано согласие на пересылку. При отсутствии реакции на уведомление работодатель должен продолжать хранение документа до волеизъявления бывшего работника. Трудовая книжка останется в архиве организации на период, равный 50 годам.

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку направляется в случае, когда в день расторжения трудовых отношений сотрудник этого не сделал. Ссылка на скачивание образца уведомления о трудовой книжке при увольнении содержится в статье.

В каких случаях требуется направить уволенному уведомление?

Каждый работодатель должен выдавать трудовые книжки сотрудникам на руки в день их увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Но что делать, если бывший сотрудник не является за книжкой?

По почте, без согласия уволенного, ее направить нельзя (до того, как от бывшего трудящегося не поступит разрешение на это). Поэтому в его адрес направляется уведомление о том, чтобы он забрал книжку, либо дал согласие на ее почтовую пересылку. Направление уведомления освобождает работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу кадрового документа.

Порядок составления уведомления

Документ составляется в произвольной форме, поскольку его бланк на законодательном уровне не утвержден. Заверяется он подписью работодателя.

В нем отражаются следующие данные:

Наименование организации.
Ф.И.О. адресата.
Название документа.
Просьба забрать трудовую книжку, либо дать разрешение на ее направление почтовой связью.
Подпись руководителя организации.
Дата.

Таким образом, составить уведомление достаточно просто. Его образец можно скачать по ссылке в начале статьи.