На какие группы делятся реквизиты. Реквизиты документов. Реквизит «Герб Российской Федерации»

Определение реквизиты документа

Каждый первичный документ обладает индивидуальностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его идентифицировать – т.е. отличить от других документов. Часть документа, позволяющая его идентифицировать, как раз и называется реквизитом документа .

Полноценной статьи реквизиты документов Википедия в настоящее время не имеет, но я нашел хорошее определение реквизиты документа на Академике :

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

(от лат. requisitum - необходимое)

1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);

2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

Как видим, данное описание реквизиты документа содержит понятие обязательные реквизиты документа , которые придают документу юридическую силу, так как соответствуют общепризнанным правилам и государственным законам, применимы для оформления важных документов. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Набор обязательных реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр документа.

Закон реквизиты документа

Смысл реквизиты документа можно понять из официального определения документа, которое дает Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов "

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Определение реквизиты документа в законе толкуются как части самого документа, необходимые для его идентификации. Термин реквизиты документа употреблен в узком смысле, но с учетом современных средств документирования и сохранения информации на материальном носителе.

Состав реквизитов документов

Создание любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов составления текста:

1. составление содержательной частью - анкетирование или разработка таблицы, печатание и т.п.;
2. и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части:

• заголовочную;
• содержательную;
• оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты - это и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

ГОСТ реквизиты документов

Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов документов должен быть достаточным и необходимым. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для унификации (единообразия) документов в Российской Федерации обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать Государственному стандарту - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В настоящее время стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 включает 30 реквизитов.

Хотя положения ГОСТа имеют рекомендательный характер, отдельные элементы являются обязательными для официальных документов. Разные виды организационно-распорядительных документов обязаны оформляться в соответствии с государственными правилами.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу , учреждению и т. п., называется документацией.
Реквизиты физического лица или реквизиты гражданина - это реквизиты его документов.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин делопроизводство.

В делопроизводстве действует свой ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Однако в международном документообороте использует несколько отличные правила оформления документов, поэтому был принят ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ УЧАСТИИ В МЕЖДУНАРОДНОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ОБМЕНЕ », целью которого обозначена следующим образом:

Цели настоящего Федерального закона - защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Можно сказать, что история реквизитов документа в России не закончилась.

Позволяет юридически подтвердить факт совершения хоз. операций. Организация может самостоятельно разработать формы первичных документов (за небольшим исключением: касса, банк) при условии соблюдения всех обязательных реквизитов. По типовым операциям орг-ции могут применять разработанные формы содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

наименование документа

дата его составления

наименование организации, от имени которой составлен документ

измерители операций

денежная оценка операции

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

личные подписи указанных лиц

При наличии тихнич. возможностей между контрагентами может быть организован электронный обмен, в том числе с использованием средств в электронно-цифровой подписи.

Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не позволяется. В остальных случаях документы исправлять можно при условии, что они согласованы с лицами подписывавшими документ.

Внесения изменений оговариваются датой и подписями указанных лиц.

22. Организация документа оборота на предприятии

Организацией занимается гл. бух. Документы сост. ответственные лица в установленные сроки в соотв с графиком документа оборота. Под графиком док-та оборота обозначается движение документов с момента составления или поступления в организацию, до момента передачи в архив. После использования документов их сдают в бухгалтерию. При приеме бух. должен убедится в правильности их оформления в соотв с установленными требованиями.

Процесс обработки док-ов в бух сост из следующих этапов:

1.Принятые документы бухгалтер проверяет по существу. Устанавливает законность совершаемых операций, их соотв нормативным актам и действующим инструкциям.

2.Проверка документов по форме (полнота заполнения реквизитов, наличие подписей ответственных лиц). Проводится проверка правильности расчета натуральных, стоимостных и денежных показателей.

3.Документы группируются по однородным признакам, определяется их корреспонденция счетов по каждому документу.

Каждая партия документов вкладывается в папки по видам хоз.деят.

Переплетенные документы сдаются в архив при этом срок хранения не должен быть менее 5 лет.

Ответственность за хранение документов несет главный бухгалтер. В случае кражи или гибели документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин кражи или гибели. Результат работы комиссии отражается актом, который утверждает руководитель.

23. Инвентаризация

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом.

Когда проводится обязательная инвентаризация:

ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности

при продаже имущества, сдаче в аренду,

при смене материально-ответственного лица,

при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

при реорганизации или ликвидации предприятия.

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия.

Документы: инвентарная опись, сличительная ведомость (отклонения), акт инвентаризации.

Излишки по инвентаризации зачисляются в прочие доходы организации (сч. 91.1)

Недостача отражается в момент возникновения на сч. 94

Дальнейшая судьба недостачи отражается в учете следующим образом:

Если виновное лицо установлено, то сумма недостачи списывается на 73.2, либо 76

Если не установлено или его взыскание, установленного лица отказано судом, тогда сумма списывается в состав прочих расходов сч. 91.2

Реквизиты - обязательные элементы документов. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Для придания документу юридической силы используются обязательные реквизиты: наименование организации или структурного подразделения; дата; регистрационный индекс; подпись.

Кроме обязательных реквизитов существуют дополнительные реквизиты, придающие документу юридическую силу- гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, постановление, решение;

справочно-информационные - акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Обязательные реквизиты:

Наименование организации обозначает автора до­кумента, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименова­ние (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях когда оно закреплено в ее учредительных документах. Со­кращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Наименование структурного подразделения . Авто­ром документа может быть структурное подразделение организации. На именование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия, для утверждаемого до­кумента (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или ут­верждающее документ непосредственно при подписании. При подго­товке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Регистрационныйиндекс (реквизит 12) создаваемых и полу­чаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемо­го классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д).

Подпись - обязательный реквизит официаль­ного документа. Должностные лица подписывают документы в пре­делах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименова­ния должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фа­милией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Дополнительные реквизиты:

Гриф утверждения располагают в правом верх­нем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 пе­чатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распоряди­тельного документа (приказа, распоряжения, постановления, реше­ния) или должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвер­дившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати - гербовые и простые.

Печать ставится на документах, требующих особого удостове­рения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, до­веренностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии. Заверителъную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от грани­цы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

БИЛЕТ 25

25 тв.Перечислить размеры шрифтов, используемых при создании документов, определить интервальность при оформлении текста, многострочных реквизитов, установить порядок нумерации листов многостраничных документов.

пунктом 77 Инструкции установлено, что текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Согласно пункту 78 Инструкции при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта TimesNewRoman (TimesNewRomanCyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. Установлено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе MicrosoftWord, размер шрифта - 14 пт.

при подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт. Но содержится оговорка о том, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

Оформлению документа на компьютере посвящен пункт 81 Инструкции, согласно его норме реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. Однако в середине строк реквизитов знаки препинания, естественно, сохраняются.

при оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта TimesNewRoman (TimesNewRomanCyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт. Еще один очень важный момент: новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно Инструкция допускает печатать на двух сторонах листа.

БИЛЕТ 26

Дать определение резвизитам «Виза» и «Гриф согласование» , охарактеризовать и выделить особенности применения указанных реквизиток

1) Виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Показывает внутренние согласование документов, располагаются после реквизита подписи слева от нулевого табулятора и состоит из наименование должности, подписи, расшифровки, подписи и даты

При отсутствии свободного места, виза оформляется на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводится. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка.

2) Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор
ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

В зависимости от содержания документа внешнее согласование осуществляется в следующей очередности:

С подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

С общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

С органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

С вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

БИЛЕТ 27

Дать определение понятия «Бланк документов», охарактеризовать виды бланков используемых в организации, учреждении, выделить назначение каждого вида и особенности.

Бланк документов- Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

Бланк для письма (приложение 1);

Общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов (приложения 2, 3, 4).

Первый из указанных выше бланков используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На общем бланке размещают:

Государственный герб РБ;

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным (приложения 4, 5). Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного (приложение 3), так и углового (приложение 2) вариантов расположения реквизитов.

БИЛЕТ 28

При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты:

Государственный герб РБ;

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

Наименование организации;

Почтовый адрес отправителя;

Коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: «дата», «регистрационный индекс» и «регистрационный индекс и дата входящего документа».

На этот же бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «адресат», «заголовок к тексту». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Применение компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

На общем бланке размещают:

Государственный герб РБ;

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации: по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций;

Наименование вышестоящей организации;

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Место составления или издания;

Ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

На общий бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «код документа по ОКУД», «заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения».

БИЛЕТ 29

Законом закреплена обязанность всех государственных организаций наносить изображение Государственного герба РБ на бланки своих документов. При этом изображение Государственного герба должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для письма, так и на общих бланках, а также бланках конкретного вида документов.

Вместе с тем закон не исключает возможности использования изображения Государственного герба негосударственными организациями, однако определено, что такое право может предоставляться им только законодательными актами Республики Беларусь.Предоставление негосударственной организации или должностному лицу государственного органа права помещать изображение Государственного герба на бланки документов может осуществляться только посредством издания Декрета или Указа Президента РБ. В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Такие номера допускается наносить на левое нижнее поле лицевой стороны или на оборотную сторону бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядковых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и др.).

Учет гербовых бланков ведется в организациях при их поступлении раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:

Наименование вида гербового бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

Дата поступления, индекс сопроводительного документа, организация - поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовившего бланки, его наименование);

Количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), фамилия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

Лицо, персонально ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов, назначается приказом (распоряжением) руководителя. Оно выдает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:

Наименование вида бланка (общий бланк, бланк для письма, бланк для конкретного вида документа);
- получатель бланков (наименование структурного подразделения или исполнителя);
- должность, фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланки;
- количество экземпляров;
- серии и номера бланков;
- расписка в получении;
- номера и серии испорченных бланков;
- отметка об уничтожении.

В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков возможно вести в одном журнале (картотеке).

Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующую регистрационную форму можно ввести дополнительно графу «номер (серия) бланка».

Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба РБ по акту с отметкой в журнале (карточке). Образец такого акта приведен в приложении 5.

Приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.

Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель

БИЛЕТ 30

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
К данной группе документов относятся:

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ;

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ;

УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОРАЗДЕНИИ.

Состав реквизитов документов:
01 – государственный герб РФ.
02 – герб субъекта РФ.
03 – эмблема организации или товарный знак.
04 – код организации.
05 – код по виду документа.
06 – наименование организации.
07 – справочные данные об организации.
08 – вид документа.
09 – дата документа.
10 – регистрационный номер.
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.
12 – место составления или издание.
13 – ГРИФ ограничения доступа кдокументу.
14 – адресат.
15 – ГРИФ утверждения документа.
16 – резолюция.
17 – заголовок к тексту.
18 – отметка о контроле.
19 – текст документа.
20 – отметка о наличии приложения.
21 – подпись.
22 – ГРИФ согласования документа.
23 – визы согласования документа.
24 – печать.
25 – отметка о заверении копии.
26 – отметка об исполнителе.
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в ДЕЛО.
28 – отметка о поступлении документа в организацию.
29 – идентификатор электронной копии документа.

БИЛЕТ 31

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

Общие положение об уставе определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Устав организации утверждается его учредителями (участниками) . Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В уставе организации должны определяться:

1. наименование юридического лица,

2. место его нахождения,

3. порядок управления деятельностью,

4. а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

БИЛЕТ 32

32 Теоретический Вопрос.
Дать определение понятию «формуляр документа». Объяснить значение постоянных и переменных реквизитов. Охарактеризовать обязательные и дополнительные реквизиты документа. Выделить особенности оформления реквизитов.

Формуляр документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида.

В делопроизводстве выделяют индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр конкретного документа (акт, приказ по основной деятельности и т.д.).

Реквизит– это обязательный элемент документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные .

Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Постоянными реквизитами , наносимыми на бланк для писем, являются:

· Государственный герб Республики Беларусь,

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),

· код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП,

· наименование вышестоящей организации,

· наименование организации,

· наименование структурного подразделения,

· почтовый адрес отправителя,

· коммуникационные и коммерческие данные.

Реквизиты также делятся наобязательные и дополнительные.

Для придания документу юридической силы применяют обязательные реквизиты:

· наименование организации/структурного подразделения (подтверждает авторство);

· регистрационный индекс;

· подпись.

Кроме обязательных реквизитов существуют дополнительные обязательные реквизиты, придающие документам юридическую силу:

· гриф утверждения;

· печать;

· отметка о заверении копии.

(Особенности оформления реквизитов есть у каждого в тетрадиJ)

БИЛЕТ 33

Дать определение понятия «инструкция», определить, охарактеризовать структуру текста, выявить состав реквизитов, особенности и отличия от других документов.

Инструкция по делопроизводству – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений или должностных лиц.

Издается в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по исполнению и ведению документов.

Текст документа - это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.

Композиционная (логическая) структура текста документа - последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Текст включает:

· Общие положения;

· Цели и задачи;

· Функции;

· Права и обязанности;

· Руководство;

· Взаимоотношения с другими подразделениями.

Подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками, визирует юридическая служба, утверждает руководитель. Вступает в силу с момента утверждения.

Тексты приказов по основной деятельности составляются по схеме:

1) вводная, или констатирующая, часть (обоснование);

2) распорядительная часть.

Тексты приказов по личному составу состоят из тех же композиционных частей, расположенных в обратном порядке:

1) распорядительная часть;

2) обоснование.

Тексты протоколов строятся по схеме:

1. вводная часть (повестка дня);

2. основная (слушали - выступили - решили).

Тексты писем обычно состоят из 3-х частей: введения , в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения , где приводятся цифры, факты и доводы; заключения , содержащего суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения или просьбы.

Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение - обязательная часть любого текста документа.

Тексты сложных по структуре (cодержанию) документов (приказы, распоряжения, протоколы, инструкции и др.) делятся на пункты и подпункты. В больших по объему документах пункты могут объединяться в разделы и подразделы.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точками и записываются с абзаца.

Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используются абзацы, которые не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости.

В заголовках не допускается переноса слов, применения римских цифр, математических знаков и греческих букв. Точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголо-вок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согла-сования или виза согласования. Текст инструкции разбивает-ся на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подпи-сывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.
Инструкции бывают, например, должностные; по безо-пасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штат-ным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
Общие положения;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность;
Взаимоотношения.

БИЛЕТ 34

Структура и штатная численность организации предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации, его форма и содержание определяется нанимателем.

Штатное расписание организации также должно отражать ее организационную структуру, штатный состав и штатную численность работников. (Могу кинуть документ полностью по штатному расписанию с примерами документов)

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации как локального нормативного правового акта, его форму и содержание определяет наниматель.

В штатном расписании обязательно надо указать наименование должностей, профессий и специальностей, а также квалификацию работников. Именно поэтому так важно участие кадровой службы в данном процессе.

Используются такие реквизиты,как: Гриф утверждения,гриф приложения, название вида док-та,дата.

БИЛЕТ 35

Положение о структурном подразделении представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), определяющий статус структурного подразделения, его место в организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями, внутреннюю организационную структуру, закрепление за ним функций организации, права и ответственность.

Положения о структурных подразделениях разрабатываются на все структурные подразделения организации руководителями соответствующих структурных подразделений под методическим руководством и при согласовании с отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ), отделом кадров (ОК), юридическим отделом (ЮрО), отделом охраны труда (ООТ), отделом охраны окружающей среды (ОООС) по соответствующим направлениям деятельности этих подразделений.

Положения о структурных подразделениях утверждаются приказом руководителя организации, вступают в силу с момента издания приказа и действуют до их замены новыми. Приказ издает ООТиЗ (в случае отсутствия этого подразделения в организации - ОК). В приказе указываются:

срок утверждения и введения в действие положения;

мероприятия, связанные с введением в действие положения;

об утрате силы ранее действовавшего аналогичного положения

Согласованные и утвержденные в двух экземплярах положения о структурных подразделениях регистрируются в ООТиЗ. Один экземпляр хранится в ООТиЗ, другой - у руководителя соответствующего структурного подразделения в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Структура текста

· Общие положения

· Основные задачи

· Организационная структура

· Функции

· Права и обязанности

· Взаимоотношения. Связи

· Ответственность

Реквизиты: гриф утверждения,дата,номер,место издания, наименование организиции,название вида документа, подпись,гриф согласования

БИЛЕТ 36

Виды распорядительных документов

Распоряжение – распорядительный документ,издаваемый руководителем в рамках его компетенции. Распоряжения издают министерства,ведомства,администрацияобластей,городов,районов и предприятий.

Указания – распорядительный документ,издаваемый по вопросам,связанным с организацией и исполнением пприказов,инструкций и других актов. Применяются слова – предлагаю или обязываю

Приказ – распорядительный документ,издаваемый руководителем организации,действующий на основе принципа единоначалия. Издается для решения основных задач,стоящих перед организацией.

Приказы и распоряжения делятся на три вида:

Ø По основной деятельности

Ø По личному составу

Ø По административно-хозяйственным вопросам

Постановления и решения делятся на 2 вида:

y По основной деятельности

y По личному составу

Никогда не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по личному составу с какими-либо другими вопросами.
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта.
Распорядительная часть документа зааканчивается указанием должностного лица,ответственного за контроль исполнения всего документа. Отсутствие указания об ответственном за контроль означает,что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.
В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются со службами,ответственными за исполнение приказа.

Решения – это распорядительный документ,являющийся правовым актом,применяемым коллегиальным органом: коллегии министерства или ведомства,научнымсоветом,советомдиректоров,местные исполнительные органы власти.

БИЛЕТ 37

Формуляр документа – это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности каждого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида. Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность. Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей - не менее: левое- 30мм,правое- 8,верхи низ- 20.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав ипорядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.Основными реквизитами являются: наименование организации, дата, регистрационный индекс, подпись. Данные реквизиты придают документу юридическую силу и являются обязательными для всех видов документов. Дополнительные реквизиты - это реквизиты придающие документу юридическую силу и наносящиеся на документ в определенных ситуациях. К ним относятся гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

БИЛЕТ 38

Приказ - распорядительный док-т(правовой акт), издаваемый руководителем организации,действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Задачи определяются уставом организации(положением о ней).

К приказам по основной деятельности относятся приказы о распределении обязанностей между руководством, внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов и внесении изменений в них, создания комиссий и др.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности раскрывают содержание функции управления.

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента Российской Федерации;

Палат Федерального Собрания;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов;

Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека;

Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата :

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

Должностным лицом (руководителем);

Изданием соответствующего распорядительного документа;

Коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.