Шаблон выставления счета от ип. Как правильно заполнить счет на оплату с НДС (образец). Что это такое

Коммерческие отношения, осуществляемые на договорной или бездоговорной основе, подразумевают оплату стороной-приобретателем товарно-материальных ценностей или услуг, полученных от стороны-продавца. Обычно речь идёт о денежных переводах, хотя, в соответствии с условиями заключённого контракта, оплата может быть произведена и в натуральном виде. В любом случае, действуя в рамках сложившейся практики, продавец должен выставить счёт на оплату, не дожидаясь напоминания приобретателя.

Составить документ значительно проще, чем разобраться в основных ; сделать это может как сотрудник бухгалтерского отдела, так и руководитель компании или индивидуальный предприниматель. А чтобы не тратить время на самостоятельное формирование бланка в Word или Excel, можно скачать шаблон и пример заполнения счёта на оплату в Интернете. Как заполнить документ и где можно найти готовые файлы - в следующих абзацах.

Как выставить счёт на оплату?

В соответствии с общей практикой счёт на оплату, как и , оформляется одним из контрагентов, в данном случае - продавцом товаров или услуг. Документ может быть направлен второй стороне любым из следующих способов:

1. Лично или через доверенное лицо . Оптимальный как по временным, так и по финансовым затратам вариант, если офисы компаний расположены недалеко друг от друга или бумагу было решено передать одновременно с поставляемым товаром.
2. Курьером . Если в организации-поставщике есть соответствующая штатная единица, её можно задействовать, чтобы обеспечить сохранность документа и полную конфиденциальность. Можно воспользоваться и услугами фирм-посредников - конечно, если они заслуживают доверия.
3. По почте . Как и письмо-просьба, счёт на оплату может быть отправлен через Почту России — обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Учитывая неторопливость работы структуры и не слишком трепетное отношение её сотрудников к сохранности отправлений, этот способ рекомендовать нельзя. В настоящее время он используется редко, постепенно выходя из употребления.
4. В электронном виде — на виртуальный почтовый ящик или с использованием других средств онлайн-коммуникации (мессенджеров, социальных сетей, файлообменников и так далее). Способ необходимо обговорить заранее, чтобы не столкнуться с невозможностью контрагента получить или открыть файл.

Важно : поскольку единой формы счёта на оплату товаров или услуг законодателем не предусмотрено, продавец может напечатать свой бланк или воспользоваться любым из представленных в Интернете образцов. Найти нужный файл проще, чем ; главное - вовремя уведомить получателя о необходимости перечисления средств и позаботиться, чтобы документ был читаем и однозначно воспринимаем в каждом пункте.

Инструкция по заполнению бланка

Как и вычисление , создание и заполнение бланка счёта на оплату услуг или товаров осуществляется компанией по мере необходимости и исходя из соображений составителя об оптимальной структуре документа. Не существует ни обязательных условий, ни единой формы составления документа.

Тем не менее, чтобы избежать ненужной путаницы и дать контрагенту возможность в кратчайшие сроки обработать заявку и отправить перевод, рекомендуется придерживаться следующей схемы заполнения бланка счёта на оплату товарно-материальных ценностей или услуг:

1. Вверху документа нужно указать (в сводной таблице или в отдельных строках) реквизиты банка-получателя денежного перевода.
2. Далее - полное наименование отправителя счёта на оплату, его идентификационный номер налогоплательщика, ОГРН, КПП и значимые коды статистики.
3. В строке наименования следует привести порядковый номер в соответствии с принятой у отправителя нумерацией исходящих документов и дату подписания бумаги.
4. В следующем блоке - сведения об исполнителе работ или поставщике товаров (полное и сокращённое официальные наименования; если необходимо - фамилии, имена и отчества ответственных лиц), получателе или заказчике (официальные названия — как полное, так и краткое, и имена уполномоченных лиц) и основании для выставления счёта (обычно это номер договора поставки или купли-продажи и дата его составления).
5. В основной сводной таблице нужно привести:
   • в первой графе - номер каждой позиции по порядку;
   • во второй - наименование проданных (поставленных) товаров или оказанных услуг, каждая разновидность по отдельности;
   • в третьей - количество единиц измерения (килограммов, литров, тюков, пачек, единиц, человеко-часов);
   • в четвёртой - наименование используемых для оценки количества единиц в российском и, если необходимо, международном форматах;
   • в пятой - цена (рыночная стоимость) единицы каждого вида продукции (используются ранее приведённые единицы измерения: килограммы, литры, часы и так далее);
   • в шестой - окончательная стоимость каждого товара или каждой услуги, полученная перемножением цены единицы измерения на общее количество единиц.
6. Ниже основной таблицы (под заключительной графой «Сумма») следует указать:
   • итоговую стоимость, полученную суммированием позиций;
   • размер налога на добавленную стоимость (НДС);
   • сумму к оплате.
7. Далее (опционально) составитель счёта может вписать следующие данные:
   • сумма к оплате прописью (рубли и копейки);
   • уточняющие сведения и примечания;
   • сроки перечисления денежных средств — за каждую позицию отдельно или за все вместе.
8. В конце документа должны содержаться подписи главного бухгалтера и директора предприятия. Если счёт на оплату выставляется индивидуальным предпринимателем, не имеющим в штате бухгалтера, ему достаточно будет поставить только свою подпись с расшифровкой.
9. Под подписями - печать или штамп ИП или организации. Если документ пересылается в электронном виде, составителю следует использовать ранее полученную квалифицированную электронно-цифровую подпись.
10. В заключительном блоке счёта на оплату услуг или товарно-материальных ценностей можно ещё раз привести дату составления документа или контактные данные адресанта.

Совет : чтобы не тратить время на простановку одинаковых данных, имеет смысл сохранить в шаблоне счёта на оплату данные продавца (поставщика), включая наименование, контактные данные и основные коды. Но при их смене важно не забыть внести в документ соответствующие коррективы.

Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Excel)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Excel можно, перейдя по ссылке выше.

Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Word)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Word можно, перейдя по ссылке выше.

Подводим итоги

Счёт на оплату услуг или товаров составляется поставщиком или продавцом и направляется в адрес покупателя или заказчика. Единой формы документа не существует: каждая организация может разработать свой собственный бланк. Счёт может быть передан лично, через посредника, направлен по обычной или электронной почте, а также доставлен с помощью других современных способов коммуникации.

В документе следует указать полное наименование продавца и покупателя, реквизиты для оплаты, привести перечень поставленных товаров или оказанных услуг и общую сумму к оплате. Если ранее была достигнута договорённость, следует также прописать срок перечисления средств. Счёт должен быть заверен подписями главного бухгалтера и директора предприятия, а также печатью или штампом - или, если пересылается в электронном виде, квалифицированной электронно-цифровой подписью.

Большинство сделок проходит в безналичной форме . Счет содержит в себе банковские реквизиты для перечисления средств. Законом и положениями бухгалтерского учета не установлен единый шаблон этого документа. Его форма сложилась в результате многолетней практики использования. Он может являться важным доказательством в суде, при отсутствии договора.

Когда необходим

Бывают случаи когда предоставление счета на оплату является обязательным . К таковым можно отнести договора, в которых не указывается сумма. Например, соглашение на предоставление услуг связи. В таком случае клиент совершает оплату ежемесячно, после предоставления от компании счета. А также его всегда предоставляют при оплате аванса за товар или услугу.

Какая информация должна быть в содержании

В гражданском кодексе или ином нормативном акте не указано конкретное требование по .

Любая компания вполне может разработать свою форму и указать в нем всю необходимую информацию или скачать стандартный образец в интернете и доработать его самостоятельно.

Компании существующие много лет на рынке применяют фирменный бланк организации или прочую символику. Обычно бухгалтера при его составлении указывают следующую информацию :

1. Наименование организации с указанием организационно — правовой формы или Ф.И.О. физ. лица. Указываться такая информация как в сокращенном, так и в полном виде. Например, ООО «Строитель» или «ИП Сергеев Максим Павлович».
2. Юридический адрес организации или филиала, в случае если он имеет обособленный баланс. Физическому лицу нужно указать адрес, указанный в паспорте либо адрес по месту пребывания.
3. ИНН организации или физического лица. При помощи данного номера партнер сможет посмотреть информацию о второй стороне на официальном сайте ФНС. Организации еще предоставляют КПП.
4. Номер и дату.
5. Предмет договора. Поставка товара или оказание услуги/выполнение работы. Предмет договора на оплату должен полностью совпадать с указанным в договоре.
6. Объем поставленного товара либо оказанной услуги/выполненной работы.
7. Цена договора.
8. Валюту, в которой будет осуществлен расчет между сторонами. В случае если иной стороной являются иностранные партнеры, то для бухгалтерского учета иностранную валюту необходимо конвертировать в рубли по текущему на момент уплату курсом.
9. Наименование заказчика или ФИО физического лица.
10. Телефоны обеих сторон.
11. Банковские реквизиты для перечисления средств.
12. Если компания работает с НДС, то рядом с ценой указывается его ставка и размер.

В конце документа должна быть печать организации .

Кто утверждает

В компаниях счет на оплату подписывается руководителями. Таковыми является директор или генеральный директор. Утверждать его имеют право и ответственные представители по доверенности. Ее номер обязательно необходимо вписать в счет.

Как правило, в крупных предприятиях подпись также ставит главный бухгалтер или начальник отдела сбыта. Индивидуальный предприниматель обычно сам его утверждает или имеющейся сотрудник ответственный за документооборот.

Онлайн-заполнение

При регулярной необходимости заполнения счета на оплату имеет смысл воспользоваться различными онлайн-сервисами. Одним из таких является сайт под названием . Благодаря ему каждый желающий может быстро создать и отправить заполненную форму по e-mail.

Помимо счета, при помощи сервиса также можно без труда создать , Акт, . Такие сервисы позволяют сотрудникам больших компаний значительно быстрее осуществлять свою работу.

Для создания документов на сервисе «Выставить счет» необходимо сделать следующее:

1. Нажать на вкладку «Выставить счет».
2. Дата и номер будут присвоены программой автоматически.
3. Найти контрагента путем набора ИНН. Если его нет в базе, то нужно нажать на вкладку «Добавить нового контрагента».
4. Указать номер договора, если таковой имеется.
5. Прописать НДС.
6. Указать необходимые данные (Валюту, ОГРНИП).
7. Заполнить товарные позиции. Сервис позволяет удалять и перемещать их.
8. В графе примечание желательно указать срок поставки товара, работ/услуг и срок оплаты товара, работ/услуг, подробные характеристики товара или иную информацию.

После заполнения необходимых пунктов обязательно необходимо нажать «Сохранить». Сделать счет можно также и при помощи других сервисов.

Довольно простым и эффективным сервисом является Tamali.net . На нем можно без труда создать документ и сохранить его себе на компьютер, без дополнительной установки программ. Заполнить данный документ можно также на сайте copdoc.ru . Сделать это вы можете совершенно бесплатно, без регистрации.

Сервис «Куб»

Многие организации используют онлайн сервис под названием «Куб» kub-24.ru . Он быстро стал пользоваться популярностью благодарю следующим преимуществам:

• за счёт полной автоматизации заполнение формы осуществляется в разы быстрее;
• сервис полностью исключает ошибки;
• заполненный документ можно отправить себе и контрагенту по e-mail;
• автоматическое заполнение формы после указания ИНН;
• автоматический расчет итоговой суммы;
• итоговая сумма также автоматически прописывается буквами.

Сервис также имеет возможность автоматически прикреплять скан подписи, логотип фирмы и скан печати.

Сайт Контур.Бухгалтерия

Данный сайт www.b-kontur.ru доступен совершенно бесплатно и не имеет ограничения в использовании. Каждый желающий может сделать с его помощью документ за небольшое количество времени. Для его создания необходимо сделать следующее:

1. Заполнить необходимые реквизиты. Для этого достаточно указать ИНН или осуществить заполнение вручную.
2. Добавить товар в специальную строку. Если имеется потребность в дополнительных строчках, то их можно легко создать.
3. После указания реквизитов документ можно отправить по e-mail или сохранить себе на компьютер.

Плюсы данного сайта заключаются в следующем:

• после сохранения документа, он сразу удаляется из памяти. Благодаря этому, ваша информация не попадет в чужие руки;
• простое создание документа. Для этого не нужно обладать знаниями бухгалтериями;
• отсутствует необходимость скачивания дополнительных программ.

После регистрации на данном сайте у пользователя будет возможность в течение 30 дней пользоваться им бесплатно. Помимо него также, можно заполнить форму на сайте Naoplatu.ru . Кроме, стандартных возможностей данный сайт может автоматически показывать вам неоплаченные счета.

Сайт также может отправлять его контрагенту автоматически раз в год или в месяц. Сайт не допускает ошибок и дает пользователю возможность загрузить свою подпись и печать.

Счет на оплату служит уведомлением для перечисления денежных средств клиентам продавцу. В нём содержится информация о сделке, а также реквизиты сторон.

Как правило, такой документ выставляется продавцом для оплаты аванса . Но и бывают случаи когда его требуют бюджетные организации при оплате всей суммы указанной в договоре.

В таком случае основанием для оплаты будет являться акт сдачи — приемки услуг/работ или передачи товара, и счет-фактура. А счет на оплату необходим для уточнения реквизитов организации . Данный документ может доставляться до клиентов следующими способами :

• личное предоставление;
• по факсу;
• отправка отсканированной копии документа на электронный ящик клиента;
• при помощи оператора ЭДО.

Все же рекомендуется передавать оригинал счета клиенту с подтверждением получения. Данный поступок обезопасит вас от возможных претензий от другой стороны. Для этого необязательно нужно доставлять его лично. Можно осуществить отправку почтой, при помощи курьера или вовсе передать при подписании договора.

Технические ошибки при формировании

Счет на оплату нельзя отнести к сложной документации, но все же к его заполнению нужно относиться серьезно. Многие граждане, делающие данный документ, совершают немало ошибок. Наиболее частыми из них являются :

1. Ошибочное указание суммы, подлежащей к оплате.
2. Указание ошибочных реквизитов или пропуск некоторых из них.
3. Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц. Ее наличие имеет большую важность в бухгалтерских документах. Данная ошибка, которую часто допускают поставщики, полностью исключается при ведении электронного документооборота. Так как в таком случае используется электронная подпись.
4. Непредоставление в течение 5 дней после отгрузки счета-фактуры. Данный документ обязательно должны предоставить в установленный срок организации, работающие с НДС.

Несмотря на то, что счет на оплату не является основанием для перечисления средств, его предоставление требуют в обязательном порядке многие учреждения или магазины. В нём необходимо указать всю основную информацию о сделке. Необходимо быть крайне внимательным, так как утверждает этот документ руководитель или главный бухгалтер организации.

Как выставить счет на оплату в 1С, можно узнать из данной инструкции.

Это документ для осуществления платежей. Он может также являться предварительным соглашением, в котором продавец указывает перечень товаров или услуг с оговоренной ценой и количеством для покупателя. Как правило, счет на оплату выставляется после заключения между сторонами договора, как дополнение к нему, но иногда может быть самостоятельным документом.

Случаи, когда он обязателен:

• отсутствует договор, то после оплаты он подтверждает сделку;
• когда выставление прописано в договоре.

Оформляется в одном экземпляре в бумажном или электронном виде.

Кто оформляет

Счет на оплату обычно выставляет бухгалтер. Далее он передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью.

Если же при оформлении допущены какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а формировать заново.

Бланк счета на оплату

Он не является первичным учетным документом, поэтому форма счета на оплату не унифицирована и жестких требований к ней не установлено. Организация может разработать собственный образец, счет договора на поставку товара, например. Самый же простой вариант — воспользоваться бухгалтерской программой, в которой ведется учет.

Можно ли оформить без договора

Можно, но в этом случае он должен содержать все условия, которые должны быть в соглашении. К ним относится:

• порядок и сроки расчетов;
• наименование и количество товара/услуг.

В этом случае он является офертой и имеет юридическую силу.

Счет-оферта

Счет-оферта, говоря простым языком, — коммерческое предложение, с которым потенциальный клиент соглашаются и оплачивает, или отказывается. Отказ желательно делать в письменном виде. Для оферты нет унифицированной формы, при составлении бюджетная организация чаще всего использует самостоятельно разработанный бланк.

Счет является офертой, если в нем есть такие реквизиты:

• адресат,
• существенные условия соглашения;
• намерение лица-отправителя (оферента) считать себя заключившим договор.

Для того, чтобы он имел юридическую силу, получателю необходимо и достаточно его оплатить (акцептовать), о чем говорится в ст. 438 ГК РФ.

Разберем, какие бывают оферты:

1. Безотзывная — заключается со всеми желающими, не ограничена по срокам.
2. Свободная — чаще всего делается для определенных организаций, которые могут проявить интерес к товару или услуге.
3. Твердая — делается индивидуально для конкретной организации, где четко прописываются сроки, в течение которых возможен акцепт.
4. Публичная — предложение, которое делается публично.

Образец счет-оферты

Счет-договор

Это по сути счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать документ на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.

В статье 441 ГК РФ написано, что перед заключением соглашения можно предоставить оферту.

Основные моменты:

1. Его можно подписывать в одностороннем порядке. Главное — прописать пункт, что в случае оплаты заказчиком, договор считается заключенным, а заказчик согласен со всеми указанными условиями.
2. Оформляется в двух экземплярах для каждой стороны. Оба имеют одинаковую юридическую силу.

Образец договор-счета

В качестве примера приведем образец счет-договора на оказание услуг.

Обязательные реквизиты

Необходимо указать:

• наименование и реквизиты организации-составителя;
• наименование документа (название очевидно);
• его номер;
• дата составления;
• поставщик,
• получатель,
• перечень товаров, работ или услуг и стоимость;
• НДС (ставка и сумма) либо сведения, почему не облагается НДС.

Инструкция по заполнению

Шаг 1. Укажите реквизиты организации-поставщика (наименование, юридический и фактический адрес, контакты, прочие сведения).

Шаг 2. Заполните раздел о получателе. Укажите ИНН, КПП и банковские реквизиты.

Шаг 3. Впишите номер и дату документа.

Шаг 4. Укажите рек реквизиты организации-получателя.

Шаг 5. Уточните обязательство (договор, дополнительное соглашение и пр.), на основании которого выставляется.

Шаг 6. Заполните таблицу с информацией о товарах, работах или услугах, которые приобретаются.

Указываются количество, объем, мера измерения, стоимость единицы товара и конечная сумма.

Помните, что требуется обязательно выделить часть НДС. Представлять данные об НДС необходимо, даже если операция по реализации не облагается налогом.

Шаг 7. Приведите наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

Можно поставить печать, но помните, что она не является обязательным реквизитом, если такое условие не содержится в уставе организации.

Друзья, очень часто меня просят сделать автозаполняемые документы, например на отдельном листе заполняете данные и эти данные попадают в печатную форму бланка счета Excel. Поэтому я решил публиковать часто используемые мной формы документов. На этот раз публикую бланк счета в Excel. C комментариями по использованию документа Счет на оплату.

Сперва хочется сказать, что сама форма счета это совсем не обязательный документ. Не верите? Посмотрите в Википедии . Связанно это с тем, что счет является всего лишь подтверждением договорных отношений. Т.е. если вы обо всем договорились с партнером/заказчиком, то вы должны закрепить ваши отношения договором, а уже на основании этого договора вы оказываете услуги или продаете товар, оплата за вашу работу идет именно по договору. Распространенная ошибка — это когда при ежедневном сотрудничестве клиент заказывает у вас услугу, а такой услуги нет в договоре, это может стать серьезной проблемой и поводом для лишних разбирательств, т.к. вы не согласовали цену и условия между собой. Желательно такую услугу и цену на нее согласовать в дополнительном соглашении.

Если же договора между вами нет, то счет можно сказать обязательный документ, т.к. он обозначет вашу оферту (от слова offer — предлагать) клиенту о ваших условиях и подтверждает акцепт (accept — соглашаться) клиента на ваши условия. Часто применяется заменой договору при предоплате клиентом.

Но наш совет, если бумагу не жалко:), бланк счета все же распечатывать при любых отношениях. Хотя, к примеру, в «доблестной» системе ее представители (ООО «РТиТС») отказываются подписывать договор на оказание услуг межу компанией ООО «РТиТС» и пользователями системы и не предоставляют счета, да еще и взимают предоплату. Ссылаются на договор публичной офферты и не готовы вносить никакие корректировки. Но это государство, а бюджет всему голова как мы знаем:(

Форма. Бланк Счета в Excel

Утвержденной формой счета на оплату нет. Т.е. организация в праве сама выбирать для себя форму счета. Но можно отметить логичные обязательные реквизиты счета.

В счете, конечно же, нужны банковские реквизиты продавца, наименования работ или услуг с указанием их количества, цены и стоимости. А так же рекомендуем указать номер и дату счета.

Помимо этого, счет часто делают на фирменном бланке, с указанием логотипа или фирменного слогана в шапке.

Красивый счет будет выглядеть примерно так (фото взял из интернета, удалив реквизиты компании)

НДС

Хоть документ счет и необязательный, но если уж взялись делать его, то отдельной строкой должен быть указан (п. 4 ст. 168 НК РФ). От налога на добавленную стоимость никуда не спрячешься, если вы являетесь плательщиком НДС конечно же. См. выше замечания про бюджет:)

Т.е. вы должны написать, что-то вроде «В том числе НДС» и подсчитать сумму или «Без НДС» — если вы не плательщик этого налога.

Важно отметить. Что если нет договора, обязательным является как можно более точное отражение в счете информации об оказываемой услуге.

Например , если вы заказывает поверку какого-нибудь прибора, то в перечисление услуг должно быть написано «Поверка прибора ‘название’ методом ‘название’ для ‘название’, а не просто «Поверка прибора». Это защитит вас от рисков, возможных в случае споров при неправильном оказании услуги. В шапке или подвале счета полезно указать сроки поставки товаров или услуг для большей подстраховки. Это как говорится, я испробовал на себе.

Валюта счета может быть любая!

Печать и подпись на бланке счета

Вопреки всеобщему мнению тоже необязательны, т.к. документ не отражает факт хоз. деятельности (см. выше).

«Подкреплять» печать подписью совсем необязательно для любого документа — это небольшое заблуждение. Почему? Не одна экспертиза не докажет, что подпись сделана именно этим человеком. Для стопроцентной экспертизы нужно как минимум 3 слова. Но это уже другая история, если интересно — пишите в комментарии, расскажу свой опыт.