В сзв неверно указан период. Как исправить сзв-м, чтобы избежать штрафа. Нюансы, требующие особого внимания

Главная / Налоги

Если в уже сданной СЗВ-М вы обнаружили ошибку, ее следует исправить. Для этого в Пенсионный фонд надо подать отменяющую или дополняющую форму в зависимости от вида неточности. Самые распространенные ошибки мы разобрали в статье. И делимся с вами информацией, как их корректировать.

Обратите внимание. Законодательство не устанавливает срок для сдачи отменяющих и дополняющих форм. Но лучше с этим не затягивайте. Если успеете отправить «уточненку» до крайнего срока сдачи отчета за месяц, избежите штрафа. Если нет, фонд применит санкции.

Как будут штрафовать за ошибки в СЗВ-М

Если работодатель самостоятельно нашел ошибки в СЗВ-М, то исправить их без штрафа он может только до крайнего срока сдачи отчета. То есть до 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, СЗВ-М за июнь можно скорректировать без санкций до 10 июля включительно. После 10-го числа отчетный период заканчивается. Соответственно за ошибки будут штрафовать.

Другая ситуация, если ошибку в отчете нашли сотрудники ПФР. Тогда они направят в адрес работодателя уведомление (протокол) о неточности. С даты получения (если почтой, то шесть дней на вручение), у вас будет две недели, чтобы исправить ошибку без штрафа. Если уложитесь в срок, штрафа не будет. Если нет - фонд вас оштрафует. Размер штрафа за одну ошибку - 500 ₽. А его общую сумму рассчитают исходя из количества работников, по которым вы ошиблись. Столько же начислят за каждого сотрудника, не включенного в отчет.

Если вы не включили работника в отчет

Про что забывают бухгалтеры. Сдавать СЗВ-М надо на всех лиц, с которыми в отчетном месяце у вас действовали трудовые или гражданско-правовые договоры. Срок договора - день или месяц - не важен. Соответственно отчет следует отправить даже на тех граждан, кого вы уволили 1-го числа. Либо приняли на работу в последний день месяца.

Как исправить ошибку. Чтобы добавить в отчет данные на недостающего работника, сдайте в ПФР дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». И пропишите там ФИО, СНИЛС и ИНН работника, про которого изначально забыли. Весь штат заново не перечисляйте.

Если вы занесли в СЗВ-М лишнего сотрудника

Про что забывают бухгалтеры. Сотрудников, уволенных до начала отчетного месяца, включать в СЗВ-М не нужно. Даже если в отчетном месяце вы платили этим бывшим работникам деньги и начисляли по ним взносы. Если трудовой или гражданско-правовой договор не действовал хотя бы один день в месяце, подавать отчетность не надо.

Обратите внимание. Сдавать СЗВ-М на уволенных до начала отчетного месяца не надо. Даже если вы производили им выплаты и начисляли на них взносы.

Как исправить ошибку. Чтобы убрать из СЗВ-М работника, заполните отменяющую форму с типом «отмн». Включите в нее только лишнего сотрудника, которого включили в отчет по ошибке. Всех, кого указывали в первичной отчетности, не перечисляйте. Иначе Пенсионный фонд обнулит и правильные данные в отчете.

Важное обстоятельство. Чтобы исправить ошибочные данные в СЗВ-М, сдайте дополняющую форму. Отменять ранее сданный отчет не надо.

Пример оформления отменяющей СЗВ-М на лишнего сотрудника

ООО «Весна» применяет упрощенную систему налогообложения. В мае 2016 года из организации сократили администратора А.В. Дмитриева. А в июне сотруднику выплатили выходное пособие. Бухгалтер по ошибке сдала на уволенного СЗВ-М за июнь. Неточность обнаружили 4 июля. Тогда бухгалтер оформила на работника отменяющую форму. И включила в нее данные лишь по А.В. Дмитриеву.

Если вы указали неверные данные работника - ИНН, СНИЛС, ФИО

Про что забывают бухгалтеры. ИНН не является обязательным реквизитом формы СЗВ-М. Поэтому, если идентификационного номера работника у вас нет, его можно не ставить в отчете. Это не будет ошибкой. Но если номер указали и он неверный, его следует исправить. Остальные данные по работнику обязательны в форме. Их также нужно поправить, если они ошибочные.

На заметку. Узнать ИНН физлица вы можете на сайте ФНС России nalog.ru в разделе «Все сервисы»/«Узнай ИНН». Для этого вам потребуются паспортные данные работника. Если ИНН там нет, значит, он не присвоен работнику. Тогда сотруднику следует самому обратиться в ФНС за номером.

Как исправить ошибку. Сдайте дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». Там укажите правильные данные на работника, в сведениях которого изначально ошиблись. Остальных сотрудников вписывать не нужно.

Напомним, раньше специалисты ПФР в своих устных разъяснениях требовали сдавать по ошибочным сведениям две формы: отменяющую и дополняющую. Сейчас, повторимся, достаточно только бланка с кодом «доп». На основании него контролеры сразу заменят старые данные на новые. Отменять неверные сведения не надо.

Нюансы, требующие особого внимания:

Чтобы включить в отчет недостающего работника, сдайте в ПФР дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». И отметьте в ней лишь сотрудника, про которого изначально забыли.
Если вам нужно убрать из исходной СЗВ-М лишнего работника, подготовьте отменяющий отчет с типом «отмн». И занесите туда гражданина, сведения по которому подали по ошибке.
Без штрафа исправить отчет можно только до 10-го числа месяца, следующего за отчетным. После - фонд будет штрафовать на 500 ₽ за каждого работника с ошибочными данными. Такой же штраф - за каждое лицо, которое не включили в форму.

Вопрос аудитору

Организация представила СЗВ-М в надлежащий срок. Однако спустя неделю было обнаружено, что в форме нет сведений о нескольких физлицах. Что можно сделать, чтобы избежать штрафа?

Ежемесячно не позднее 15-го числа страхователи обязаны подавать в орган ПФР сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).

Из самой формы следует, что она подается с кодом "исхд".

Если организация после подачи СЗВ-М обнаружила ошибки, необходимо представить форму повторно за этот же отчетный период с кодом:

"доп" – если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были указаны не полностью. Например, если в форму включены не все работники или по ним не отражены необходимые данные;
"отмн" – если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были отражены неверно. Например, организация указала неверный СНИЛС или ИНН либо включила в отчетность физлиц, которые не относятся к числу застрахованных.

Следовательно, указанная в вопросе организация должна подать форму СЗВ-М с кодом "доп".

Все равно от ошибок никто не может быть застрахован. И чем больше сотрудников работает в компании – тем больше вероятность совершить оплошность. При этом следует помнить, что последствия для компании от неточностей в отчете, зависят от степени их тяжести.

Виды ошибок в СЗВ-М

Ошибки в проявляются при его , и по последствиям подразделяются на три типа:

Отчет принимается и не требует исправления и вторичной подачи.
Отчет принимается частично и есть необходимость в предоставлении допущенных ошибок.
Отчет отклоняется, и после исправления подается.

Это можно понять по коду, присвоенному ошибке.

С кодами 10 и 20

Это незначительные ошибки, не влияющие на сдачу отчета. При приемке СЗВ-М «прощается»:

Отсутствие ИНН сотрудника, так как его у физлица может вообще не быть.
Написание ФИО латинским шрифтом.
Ошибочная простановка знаков препинания (точки, скобки, дефисы, кавычки и другие символы).
Не указано отчество.

С кодами 30 и 40

Этот уже серьезней. Ошибки данной группы требуют исправления посредством подачи дополнительного отчета СЧЗВ-М. Вот перечень таких неточностей:

Код 40 присваивается, если в в графе сотрудников проставлены не допустимые символы, такие как лишний пробел, точка, дефис.
30-ый код ставится при не заполненной строке с инициалами работников.
Несовпадение внесенных в отчет ФИО или СНИЛС с данными ПФ по этим физлицам.
Неправильная нумерация сотрудников (не по возрастанию).

Ошибки с кодом 50

Их присутствие в отчете требует однозначной корректировки:

При электронном отчете это ошибочная структура файла или неправильный формат электронной подписи.
Ошибка в записи или .
Ошибочный тип формы отчета (исходный или дополнительный).
Ошибка в регистрационном номере от ПФР.
Не правильно указанный отчетный период.

Ошибки в написании имени и фамилии сотрудника

Имеется в виду раздел 4, где должны быть перечислены все работники компании, попадающие в данный отчетный период. Если неправильное написание имени или фамилии в СЗВ-М было допущено, то надо:

Отменить данную запись подачей СЗВ-М с с указанием записанных неправильно физлиц.
И подать новый отчет с записью «доп» в 3-ем пункте и правильными инициалами.

Как их исправить

Цена каждой ошибки в отчете составляет 500 рублей. Поэтому для компаний с большим штатом сумма может оказаться внушительной. Самостоятельно исправить допущенные неточности можно, только если они были обнаружены и откорректированы новым отчетом до крайнего срока сдачи. Но когда прошел, исправления могут быть только официальные. И здесь есть два варианта:

При не «фатальных» ошибках (код 30, 400) сданный СЗВ-М принимается, но подается дополнительный отчет по неточным позициям.
Если ошибки серьезные (код 50) форма отклоняется и требуется ее замена.

Тля технического осуществления данной процедуры разработаны три типа формы СЗВ-М с различными кодами. Это:

Исходный (исхд) – для первичной сдачи отчета.
Дополняющий (доп) – для дополнения отчета при незначительных ошибках, или повторной сдачи, ели исходный отчет отклонен.
Отменяющий (отмн) – для отмены отчета, сданного с ошибками.

Если забыли указать одного сотрудника

Такие ошибки могут происходить вследствие того, что:

1-го числа и поэтому его пропустили.
Работник начал трудовую деятельность в последний день месяца.
Работник долгое время не работает, но не уволен, например,

Суды трех инстанций поддержали страхователя в отсутствии оснований для взыскания штрафа в размере 500 руб. в связи с представлением 6 мая 2016 года сведений по форме СЗВ-М за апрель с ошибкой ().

В ходе судебного разбирательства установлено, что допущенная ошибка при представлении в ПФР исходных сведений о застрахованных лицах является технической опечаткой. Об обнаруженной ошибке Управление ПФР сообщило организации. В дальнейшем общество исправило ошибку посредством направления 30 мая 2016 года дополняющей формы СЗВ-М, содержащей откорректированные сведения. Данное право закреплено в ст. 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ " ". Однако по действующим на тот момент правилам не было предусмотрено условий, когда страхователь освобождался от штрафных санкций в связи с подачей исправленной формы ( (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н). Но суд кассационной инстанции учел разъяснения ПФР, согласно которым в случае устранения страхователем обнаруженных фондом ошибок в двухнедельный срок, штраф может не применяться (письмо ПФР от 14 декабря 2004 г. № КА-09-25/13379 " ").

Может ли быть снижена сумма штрафа при нарушении сроков сдачи СЗВ-М в связи с отсутствием умысла? Узнайте из материала "В каких случаях при нарушении сроков сдачи СЗВ-М сумма штрафа может быть снижена" в "Энциклопедии решений. Налоги и взносы" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите на 3 дня бесплатно!

ВС РФ согласился с позицией нижестоящих судов в том, что при таких обстоятельствах действия страхователя не могут быть расценены как представление недостоверных сведений, не позволяющих вести индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования. По итогам судебного разбирательства юрлицу отказано в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ.

Напомним, что в настоящее время финансовые санкции не применяются, если страхователь исправит ошибку в течение пяти рабочих дней со дня получения данного уведомления фонда об обнаружении ошибки на основании , утв. приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 г. № 766н. Данный документ действует с 19 февраля 2017 года.

Тогда юрлицо подало СЗВ-М с верным номером отчетного периода. ПФР оштрафовал юрлицо за несвоевременную подачу СЗВ-М.

Спор дошел до ВС РФ

ВС РФ подтвердил, что контролеры оштрафовали организацию неправомерно. Обратим внимание на следующие моменты, отмеченные судом предыдущей инстанции, которые повлияли на исход дела:

сведения за июль фонд уже получал ранее;
первоначально представленный отчет с ошибкой в поле для номера отчетного периода был обозначен как «исхд»;
организация представляла возражения на акт проверки с пояснениями, почему исправила ошибку.

В такой ситуации контролеры должны были понять, что своевременно представленные сведения СЗВ-М с номером отчетного периода 07 — на самом деле отчет за август. В этом случае оснований штрафовать юрлицо не было.

Подобные выводы о неправомерности штрафа уже встречались в судебной практике. Например, АС Поволжского округа рассмотрел ситуацию, когда в качестве отчетного периода вместо января был ошибочно указан февраль.

Документ: Определение ВС РФ от 22.01.2018 N 301-КГ17-20650.