Конвертация счет фактура старого образца на новый. Чем отличается счет от счета-фактуры. Наличие основных сходств

Главная / Суд

Счет-фактура и УПД - два первичных документа, имеющих практически одинаковую структуру, но в то же время отличающихся по своему назначению. Разберем в нашей статье, в каких ситуациях выписывается каждый из названных документов, а также выясним, в чем разница между УПД и счетом-фактурой.

Товарная накладная или акт — когда и какой документ выписать?

При оформлении операций, связанных с отгрузкой товаров, работ, услуг, продавец обязан выписать подтверждающие первичные документы. Что это могут быть за документы?

Для оформления отгрузки в первую очередь мы вспоминаем такие документы, как:

Товарная накладная — применяется при отгрузке продукции собственного производства либо товаров, предназначенных для перепродажи. Хозсубъекты могут применять бланк унифицированной формы ТОРГ-12, утвержденный постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132. Также у них есть возможность на его основе разработать собственный бланк, но с внесением всех обязательных реквизитов (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ , далее — закон № 402-ФЗ).
Акт приема-передачи основных средств используется при реализации имущества. Унифицированный бланк также есть в постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7, но можно разработать и свой.
Акт выполненных работ / оказанных услуг — оформляется при выполнении работ / оказании услуг. Унифицированной формы не существует, каждая организация или ИП вправе разработать форму исходя из собственных нужд.
Другие формы документов — это могут быть акты приема-передачи имущественных прав, накладные на отпуск материалов на сторону по форме М-15 и пр.

В комплект отгрузочных документов, если организация работает на общем режиме, обязательно должен входить и счет-фактура. О его предназначении поговорим в следующем разделе.

Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?

Счет-фактура — это первичный документ налогового учета по НДС. Организации и ИП на ОСН обязаны выставить этот документ, выделив в нем сумму налога, подлежащую уплате в бюджет с данной операции.

От оформления документа не освобождаются хозяйствующие субъекты, получившие освобождение от уплаты налога по ст. 145 НК РФ .

В свою очередь, спецрежимники, например лица, применяющие УСН, могут отказаться от выписки счетов-фактур за исключением тех случаев, когда они осуществляют посреднические или импортные операции.

Покупателю на ОСН требуется корректный счет-фактура со всеми реквизитами , чтобы принять НДС к вычету. Поэтому продавцам следует подходить к выписке этого документа с предельной внимательностью. Его форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Никаких собственных форм на базе этой экономические субъекты разрабатывать не вправе, в противном случае покупатель не будет иметь возможности принять НДС к вычету, а ведь основное предназначение счета-фактуры именно в этом (ст. 169 НК РФ).

Однако существует документ на замену счету-фактуре - универсальный передаточный документ. О нем расскажем в следующем разделе.

Универсальный передаточный документ — что это такое?

Итоги

Итак, в статье мы:

рассказали о формах первичных отгрузочных документов и о том, почему в комплекте с ними должен или не должен идти счет-фактура;
выяснили, для чего появился УПД и что отличает его от остальных отгрузочных документов;
охарактеризовали позицию контролеров по отношению к УПД и привели их письма, где они разъясняют хозсубъектам их права по оформлению и использованию УПД или счета-фактуры при предъявлении НДС к вычету.

ФНС России утвердила новый формат счета-фактуры. С 07.05.2016 по 30.06.2017 устанавливается «переходный период», в течение которого будут одновременно применяться оба формата счета-фактуры - старый и новый. Кроме того, новый формат с расширенным составом реквизитов по сути стал и форматом УПД.

Изменения комментируют эксперты 1С.

В решениях системы «1С:Предприятие» с выходом очередных релизов будет поддержана вариативность применения форматов. А те организации, которые перешли на применение универсального передаточного документа, смогут обмениваться им в электронном виде.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени:

1. C 7.05.2016 года применяется новый формат электронного счета-фактуры.

2. С 7.05.2016 по 30.06.2017 могут использоваться оба формата счета-фактуры – старый и новый.

3. Налоговые органы до 31.12.2020 обязаны принимать счета-фактуры по старому формату (при условии, что они составлены до 01.07.2017).

4. В новом формате нет изменений в показателях, форме или структуре данных счета-фактуры. Причиной появления нового формата послужила введенная возможность указывать в счетах-фактурах дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа. По сути, новый формат счета-фактуры стал и форматом УПД.

5. Новый формат счета-фактуры может включать не один файл, как было раньше, а два, которые при этом имеют разнонаправленное движение: от продавца к покупателю и от покупателя к продавцу.

В то же время налоговые органы обязаны принимать счета-фактуры по старому формату (утв. Приказом № 93) по 31.12.2020, если такие счета-фактуры составлены до 01.07.2017. Такой подход вполне объясним, так как налоговый орган в рамках проведения мероприятий налогового контроля должен обеспечить прием истребованных документов, в том числе счетов-фактур за весь период, охватываемый такой проверкой, а в рамках выездной налоговой проверки проверяется период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Следует отметить, что утверждение нового формата счета-фактуры не связано с внесением каких-либо изменений в показатели счета-фактуры, установленные в пунктах 5 и 5.1 статьи 169 НК РФ, а также в форму счета-фактуры и в структуру его данных, приведенных в Приложении № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137).

Причиной появления нового формата послужило введение с 01.01.2015 нового пункта 9 в Приложение № 1 к Постановлению № 1137, который закрепил за налогоплательщиками право указывать в дополнительных строках и графах счета-фактуры дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа, при условии сохранения формы счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137. Поправка к Постановлению № 1137 , по сути, открыла дорогу применению универсальных документов (универсального передаточного и универсального корректировочного), введенных в оборот письмами ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ .

Фактически универсальный передаточный документ – это счет-фактура с дополнительной информацией, обеспечивающей его одновременное применение в качестве первичного учетного документа, соответствующего статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Старый формат счета-фактуры , утвержденный Приказом № 93 , допускал возможность указания продавцом в информационном поле электронного счета-фактуры неких дополнительных сведений, но при этом не мог обеспечить соответствия требованиям, предъявляемым к первичному учетному документу и, соответственно, к рекомендованной форме универсального передаточного документа.

В отличие от старого формата, утв. Приказом № 93 , новый формат счета-фактуры с дополнительной информацией, утв. Приказом № 155, может применяться с функцией:

Счета-фактуры;

Счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) (условно говоря, формата УПД со статусом «1» согласно письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@);

Только документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) (условно говоря, формата УПД со статусом «2» согласно письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Если новый формат используется только с функцией счета-фактуры, то он, как и старый формат, утв. Приказом № 93 , представляет собой файл счета-фактуры, содержащий сведения, установленные статьей 169 НК РФ . Такой файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Если новый формат используется с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) (УПД со статусом «1»), то он включает:

Файл обмена информацией продавца, который представляет собой файл счета-фактуры, содержащий сведения, установленные статьей 169 НК РФ , и дополнительные сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, о предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.

Внимание! Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, может применять любую подпись (например, усиленную неквалифицированную), отвечающую требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее – закон № 63-ФЗ) (письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671 , письмо Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920).

Файл обмена информацией покупателя для представления дополнительной информации принимающей стороны, поскольку в большинстве случаев первичный учетный документ, которым оформляется сделка, является двусторонним. Этот файл также подписывается лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя, электронной подписью любого вида, отвечающей требованиям Закона № 63-ФЗ .

Если в соответствии с ГК РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку-передачу, не требуется, то файл обмена информацией покупателя может отсутствовать. Если новый формат используется только с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) (УПД со статусом «2»), то он включает в себя сведения передающей стороны об оформляемой сделке (файл обмена информацией продавца) и подписывается только лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, а также (в зависимости от положений ГК РФ) может включать или не включать еще и файл обмена информацией покупателя.

Таким образом, новый формат счета-фактуры может включать не один файл, как определено в Приказе № 93 , а два, которые при этом имеют разнонаправленное движение: от продавца к покупателю и от покупателя к продавцу.

Уже содержит специальные положения (п. 2.10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме), позволяющие передавать дополнительную информацию от покупателя к продавцу, столь необходимую для полноценного использования счета-фактуры в качестве первичного учетного документа в рамках обмена счетами-фактурами по формату, утв. Приказом № 155.

В решениях «1С:Предприятие» новый формат счета-фактуры, утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, будет поддержан с выходом очередных релизов. О сроках см. в

С 1 октября 2017 года применяется новая форма счета-фактуры. Что изменилось в составе бланка? Зачем понадобилось вносить коррективы? Затронули ли изменения форму корректировочных счетов-фактур? Правда ли, что начинают действовать новые правила заполнения и хранения счетов-фактур? Расскажем о том, какие новые поля добавились в счет-фактуру и приведем образец заполнения. Также вы сможете скачать новый бланк (уже с учетом поправок).

Для чего нужны счета-фактуры: базовые знания

Счет-фактура – это документальное основание для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету (возмещению). Это следует из пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Счет-фактуру налоговое законодательство требует оформлять каждый раз при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав. Счета-фактуры могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Бумажная форма и правила ее заполнения определены в приложении № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 утверждены действующие формы и Правила заполнения (ведения) следующих документов, используемых при расчетах по НДС:

счета-фактуры (приложение № 1);
корректировочного счета-фактуры (приложение № 2);
журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (приложение № 3);
книги покупок (приложение № 4);
книги продаж (приложение № 5).

Если продавец желает направлять покупателям счета-фактуры в электронном виде, то требуется, чтобы покупатель был с этим согласен. При этом средства приема, обмена и обработки счетов-фактур в электронном виде продавца и покупателя должны быть совместимы. Они должны отвечать установленным форматам (абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Счета-фактуры в электронном виде выставляют и получают в порядке, который утвержден Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.

Очередное изменение формы счета-фактуры

С 1 октября 2017 года форма счета-фактуры вновь изменилась. Теперь поправки предусмотрены Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981. Вы можете скачать этот документ по .

Что именно изменилось в форме счета-фактуры

Теперь подробно расскажем об изменениях в счете-фактуре с 1 октября 2017 года. Мы выделили главные из них.

Добавили новую графу «Код вида товара»

С 1 октября 2017 года в форме счета-фактура появилась новая графа 1а «Кода вида товара». Ее нужно заполнять организациям, вывозящим товары за пределы РФ в страны ЕАЭС. Код вида товара нужно будет указывать в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.

Появились правила для экспедиторов

С 1 октября 2017 года порядок заполнения счета-фактуры дополнен новыми положениями. Они применяются в случаях, если счет-фактуру составляют экспедитор, застройщик или заказчик, выполняющий функции застройщика, при приобретении у одного и более продавцов товаров (работ, услуг) имущественных прав от своего имени.

Так, в частности, с 1 октября 2017 года прописали порядок составления счетов-фактур для экспедиторов, которые организуют перевозки силами сторонних компаний. До этого правил для них не было. Поэтому экспедиторы заполняли счета-фактуры по правилам, установленным для комиссионеров (письма Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-09/01).

Экспедитор, который организует перевозки силами сторонних перевозчиков, вправе составлять «сводные» счета-фактуры. В них он отражает данные счетов-фактур, полученных от перевозчиков-исполнителей. По новым правилам с 1 октября 2017 года экспедитор, который делает приобретения от своего имени за счет клиента, должен будет указывать в «сводных» счетах-фактурах:

в строке 1 – дату и номер «сводного» счета-фактуры по хронологии экспедитора;
в строке 2 – полное или сокращенное наименование продавца (экспедитора), Ф. И. О. предпринимателя (экспедитора);
в строке 2а – адрес экспедитора;
в строке 2б – ИНН и КПП продавца (экспедитора);
в строке 5 – реквизиты (номер и дату составления) платежно-расчетных документов о том, что экспедитор перевел деньги продавцам, а клиент – экспедитору – через знак «;»;
в графе 1 – наименования товаров (работ, услуг) в отдельных позициях по каждому продавцу;
в графах 2–10 – по каждому продавцу данные из выставленных ими экспедитору счетов-фактур.

С 1 октября 2017 год экспедиторы могут оформлять сводные счета-фактуры. В сводном счете-фактуре в строках «Продавец», «Адрес», «ИНН/КПП» продавца можно указывать собственные данные. То есть данные экспедитора, а не третьих лиц, оказывающих услуги экспедитору.

Цена определяется расчетным способом: как заполнять счет-фактуру

Иногда бухгалтеры сталкивались с вопросом о том, как заполнять счета-фактуры, если цена по договору определялась расчетным способом. Этот вопрос актуален, когда цена товара (работы, услуги) – это разница между стоимостью с учетом НДС и суммой НДС. В Правилах заполнения счета-фактуры с 1 октября 2017 разъясняется, что в этих случаях графа 4 счета-фактуры – это разница между графами 9 и 8. Такой подход к заполнению графы 4 применяйте, если:

было реализовано имущество, учтенное при покупке с учетом НДС (п. 3 ст. 154 НК РФ);
реализовали сельскохозяйственную продукцию, закупленную у физлиц (п. 4 ст. 154 НК РФ);
продали автомобили, ранее приобретенные у физлиц (п. 5.1 ст. 154 НК РФ);
передали имущественные права (п. 1–4 ст. 155 НК РФ).

Начиная с 1 октября текущего года, вводится новая форма счета-фактуры. Бланк претерпел некоторые существенные изменения и может вызвать определенные трудности при заполнении даже у опытных бухгалтеров. Рассмотрим новый вариант счета-фактуры и подробно расскажем, какие изменения были приняты, какие поля добавились в бланк и каким образом следует заполнять новый счет-фактуру. Дополнительно будет приведен образец документа, который послужит примером для заполнения формы.

Счет-фактура – это документ, который используется покупателем в качестве основания для подтверждения принятия суммы НДС к вычету или возмещению. С учетом отдельных положений Налогового Кодекса, документ необходимо оформлять каждый раз, когда выполняется реализация продукции компании или услуг, иных имущественных прав. Счета-фактуры могут оформляться двумя способами:

в электронном виде;
на бумажном носителе.

Бумажный вариант представлен в Приложении N 1 к ПП РФ N 1137 от 26.12.2011 года. В законодательном акте утверждены все необходимые для ведения хоз.деятельности предприятия формы, которые в дальнейшем будут использоваться при исчислении НДС. В перечень таких документов включены:

счет-фактура и бланк для корректировки;
журнал учета полученных и оформленных счетов-фактур;
книги покупок;
книги продаж.

В случае ведения документооборота в электронном варианте, продавец и покупатель должны пользоваться совместимым программным обеспечением и оформлять счета-фактуры в едином ключе. Разумеется, оформленные документы должны соответствовать всем требованиям, которые прописаны в отдельных законодательных актах.

Изменение в форме счета-фактуры

Последние поправки относительно общего вида счета-фактуры были внесены 1 июля 2017 года. Изменения коснулись не только самого бланка, но и корректировочной формы. В счет-фактуру была добавлена строка 8 «Идентификатор госконтракта, договора (соглашения)», а в корректировочном бланке появилась строка 5 с таким же названием.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Начиная с 1 октября 2017 года, форма документа вновь была видоизменена, и теперь все работники бухгалтерии обязаны использовать новый вид бланка для оформления сделки купли-продажи с НДС.

Образец нового счета-фактуры

Чтобы получить полное представление о новшествах, принятых в отношении счета-фактуры стоит привести образец заполнения документа и рассказать о том, какие изменения имеют место. Этот момент крайне важный, поскольку пользователи смогут оформить правильно и без особых сложностей и недопонимания.

Руководствуясь представленной формой, рассмотрим подробнее, какие изменения имеют место и каким образом их следует учитвать при заполнении:

В бланк была добавлена новая графа 1а «Код вида товара». Ее заполняют только те организации, которые занимаются вывозом продукции за пределы России в страны ЕАЭС. Код товара при этом будет вписываться, согласно единой Товарной номенклатуры, сформированной в соответствии с существующими группами продукции. Если такой деятельности компании не ведет, то в графе проставляется прочерк. Ранее, данный параметр прописывался в графе 1, после наименования продукции.
В бланке появилась графа для постановки росписи уполномоченного лица. Ранее такие графы использовались в счете-фактуре для подписи людьми, которые ставили подпись за руководителя или главного бухгалтера при наличии доверенности. Сегодня ответственный сотрудник также может поставить подпись.
Были внесены корректировки относительно наименования графы 11. Ранее этот раздел назывался «Номер таможенной декларации», однако, начиная с октября, в эту графу было добавлено слово регистрационный. Напомним, что указанные номера имеют принципиальные отличия и это совсем не одно и то же.
Графа 8 была дополнена новым комментарием, касающимся того, что необходимость заполнения документа возникает в том случае, если у компании имеется идентификатора госконтракта. Эта поправка носит больше технический характер, поскольку правила заполнения счета-фактуры это и так предусматривают.

Изменения в заполнении счета-фактуры

Помимо представленной формы некоторые поправки были внесены в порядок заполнения документа. Таких изменений вполне достаточно, чтобы доставить сложности ответственному лицу.

Рассмотрим самые важные из них подробнее.

Адрес продавца следует вписывать согласно той записи, которая имеется в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП. С начала октября строки 2а следует заполнять по-новому. Сегодня в данной строке прописываются данные о месте расположения продавца в соответствии с той информацией, которая указана в учредительной документации или указывается адрес проживания предприниматель. Начиная с 01.10.2017 года, данный реквизит необходимо будет указывать в соответствии с тем, какая информация прописана в ЕГРИП или в ЕГРЮЛ. Дополнительно необходимо вносить почтовый индекс и для продавца, и для покупателя.
Были приняты новые правила для экспедиторов. Новый счет-фактура дополнен приложениями, которые обязан будет заполнять экспедитор или застройщик. Ранее таких правил не было, поэтому экспедиторы должны подробно ознакомиться с действующими правилами и заполнять счета-фактуры. Порядок оформления построчно, действует следующий:

«1» – дату и номер бланка;
«2» – название фирмы или экспедитора (полное и сокращенное);
«2а» – регистрационный адрес продавца;
«2б» – реквизиты экспедитора (ИНН, КПП);
«5» – данные о переводе средств экспедитору;
«графа 1» – название продукции по каждому продавцу отдельно;
«графы 2–10» – данные о выставленных счетах-фактурах по каждому продавцу отдельно.

3. Цена будет определяться расчетным способом. Для этого графа 4 заполняется в виде разницу между графами 9 и 8.

Шестакова Е.В.,
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук.
Специально для компании «Такском».

С 07.05.2016 года вступил в силу Приказ ФНС России от 24.03.2016. № ММВ-7-15/155@, который утверждает новый формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнения работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру в электронной форме.

В период с 07.05.2016 года по 30.06.2017 года электронные счета-фактуры можно будет создавать как по старому формату (утв. Приказом ФНС от 04.03.15 № ММВ-7-6/93@), так и по новому (утв. Приказом ФНС России от 24.03.16 № ММВ-7-15/155@). Важно отметить, что до 1 июля 2017 года необходимо позаботиться о переходе на новый формат, если, конечно, в компании используются электронные документы, так как с этого времени выставить электронный счет-фактуру можно будет только по новому формату.

Чем отличается новый формат электронного документа?

В соответствии с Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ устанавливается новый формат электронного документа, который может применяться с функцией:

счета-фактуры на основании статьи 169 НК РФ;
счета-фактуры с дополнительной информацией (счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
первичного документа для оформления факта передачи товаров, работ, услуг.

В формат включены новые данные, которые позволяют облегчить работу налогоплательщику и избежать претензий налоговых органов:

наименование физического лица, которому доверено принятие товаров (груза)
расширенные сведения о лице, подписывающем файл обмена информации покупателя в электронной форме;
дополнительные сведения об участниках факта хозяйственной жизни, основаниях и обстоятельствах его проведения.

Кроме того, расширены поля для описания адреса поставщика и покупателя.
Напомним, как форматы развивались. Сначала было принято письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры».
В дальнейшем ФНС России в письме от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ помимо формы УКД и указаний по ее заполнению привела также рекомендации по внесению исправлений в универсальный передаточный документ (УПД), рекомендованный к использованию письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (приложение № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).

Электронный первичный документ применяется в следующих случаях:

отгрузка товаров с транспортировкой или без нее;
передача имущественных прав;
оказание услуг;
передача результатов выполненных работ;
отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

Новый формат первичного учетного документа будет фактически отличаться тем, что данный документ может состоять из нескольких файлов обмена и должен быть более удобен для пользователей. Но существуют и другие особенности использования нового формата электронного счета-фактуры.

Каковы особенности применения электронных счетов-фактур?

Документ в новом формате можно передать только через оператора электронного документооборота .

При этом, существуют следующие преимущества документа в новом формате: - электронный документ имеет три функции: счета-фактура, счета-фактуры с дополнительной информацией и первичного документа для оформления факта передачи товаров (работ, услуг). Это удобно, поскольку позволяет в соответствии с условиями договора направить контрагенту счет-фактуру с первичным документом (накладная, акт передачи товаров);

электронный документ более удобен, чем документ на бумажном носителе, потому, что его можно быстрее и проще передать контрагенту;
применение электронного документа является добровольным, то есть стороны могут самостоятельно решать применять его или нет;
электронный формат могут применять как организации, так и индивидуальные предприниматели, которые являются плательщиками НДС;

Поскольку компании обычно хранят отдельно первичные документы и счета-фактуры, использование электронного формата позволяет организовать рациональное хранение и быстрый поиск документов. Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрены порядком совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Учитывая изложенное, электронные счета-фактуры, выставленные в установленном порядке, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@).

Как применять электронный счет-фактуру и первичные учетные документы в компании?

Согласно действующему бухгалтерскому и налоговому законодательству документы на бумажном носителе и сформированные в электронном виде равнозначны по своей юридической силе. Следовательно, возможно применение как бумажных, так и электронных документов, которые равнозначны.

Необходимо внести соответствующие положения в учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета. Однако стоит помнить, что все изменения в учетной политике принимаются, как правило, с начала года, но если в законодательство были внесены изменения, такие как принятие нового формата электронных документов, то возможно путем издания соответствующего приказа принять поправки в середине года.
Использование электронного документооборота необходимо согласовывать с контрагентом, чтобы не возникало проблем с передачей документов. Сделать это можно путём обмена приглашениями в сервисе по обмену документами оператора ЭДО. Но в любом случае возможность передачи документов в электронном виде целесообразно прописать в договоре, в нем же указать и перечень подтверждающих первичных документов.

Как подписывается новый формат?

В случае, когда новый формат используется только с функцией счета-фактуры, то он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.

Если же новый формат используется с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (работ, услуг), то он состоить из двух файлов:

Файла обмена информации продавца, включающего в себя счет-фактуру и дополнительные сведения об экономических субъектах, участвующих в сделке, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах сделки. Этот файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур и электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, (например, усиленной неквалифицированной электронной подписью);
Файла обмена информации покупателя, содержащего сведения принимающей стороны в отношении оформляемой сделки. Этот файл подписывается электронной подписью любого вида, отвечающей требованиям Федерального закона № 63-ФЗ. Если составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку не требуется, то файл обмена информации покупателя может отсутствовать.

В третьем случае, когда счет-фактура с дополнительной информацией используется с функцией документа об отгрузке товаров (работ, услуг), то он включает:

файл обмена для представления информации продавца (со сведениями передающей стороны об оформляемой сделке). Этот файл подписывается лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца любой электронной подписью, отвечающей требованиям Федерального закона № 63 ФЗ.
файл обмена информации покупателя, содержащий сведения принимающей стороны в отношении оформляемой сделки. Этот файл подписывается электронной подписью любого вида, отвечающей требованиям Федерального закона № 63-ФЗ. Если составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку не требуется, то файл обмена информации покупателя может отсутствовать.

В заключение необходимо отметить, что новый формат электронного счета фактуры призван облегчить работу кампаниям. Устанавливается достаточно большой «переходный период» с 07.05.2016 по 30.06.2017, в котором налогоплательщики могут создавать электронные счета-фактуры как по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155@, так и по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ -7-6/93@

Обмен электронными счетами–фактурами с дополнительной информацией можно осуществлять через