Порядок регистрации документа fora. Почему необходимо вести регистрацию документов? Кто владеет регистрацией, тот владеет всем

Все сотрудники, занимающиеся делопроизводством, прекрасно знают, что каждый документ – входящий, исходящий или внутренний, нуждается в регистрации, которая позволяет вести учет, осуществлять быстрый поиск документов и контроль исполнения. Регистрация – это самое первое действие, которому должен подвергаться каждый документ. Чтобы помочь вам разобраться во всех тонкостях, мы расскажем, для чего нужна регистрация, какие данные необходимо вносить в регистрационную карточку, и какие виды регистрации существуют.

Кто владеет регистрацией, тот владеет всем

Регистрация документов не просто полезна, она необходима. Большой документооборот без регистрации существенно увеличивает шанс того, что что-то важное будет утеряно или выполнено не вовремя. Искать незарегистрированный документ по кабинетам - это как пытаться найти иголку в стоге сена: дело увлекательное, но не всегда продуктивное. Именно поэтому, как только документ поступил в руки делопроизводителя, он обязан его зарегистрировать.

Также регистрация позволяет:

• обеспечить доказательство того, что документы были созданы или получены, включены в систему исполнения или управления документами,
• получить информацию о поступлении или отправке документов,
• иметь представление о количественных данных для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени,
• провести анализ причин роста или снижения количества документов,
• изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации.

Если каждый документ будет проходить обязательную регистрацию, то можно будет создать понятную базу данных и достаточно простую информационно-поисковую систему. Кроме того, некоторые документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Так, например, исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их создания и отправки. Регистрацией входящих документов организация подтверждает не только факт их получения, но и дату, с которой наступает ответственность за использование или исполнение заключенной в документах информации. Получается, что регистрация документов носит не только рекомендательный, но и обязательный характер.

При этом важно отметить, что документы подлежат регистрации не зависимо от способа их получения или отправки. Простая или электронная почта, факсимильная связь или курьерская доставка – в любом случае документ должен быть зарегистрирован.

Что включает в себя регистрация

Что же такое регистрация? Вроде бы ответ очевиден: определенный набор данных, который позволяет идентифицировать документ. Но какие данные необходимо вносить, чтобы упорядочить документы и упростить их поиск?

В первую очередь, это регистрационный индекс. Он служит основным учетным и поисковым признаком каждого документа, а также означает принадлежность документа к конкретной группе и его порядковому номеру внутри нее. Как правило, регистрационный индекс является уникальным внутри определенной системы управления документами.

Регистрационный индекс может состоять из:

• порядкового номера (каждый календарный год порядковые номера начинаются сначала и длятся до его окончания),
• дополнительных условных буквенных обозначений,
• номенклатурного индекса (он используется в организациях, где разработана номенклатура дел).

Для упрощения поиска документов, регистрацию можно разделить на тематические группы. Например, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. В свою очередь каждая большая группа может иметь свой подраздел. Если вы принимаете решение делить документы на подобные массивы, то это необходимо отражать в регистрационной карточке, введя для этого определенные литеры или символы.

Еще один важный момент: в каждой организации необходимо строго соблюдать единообразие регистрации документов. Обычно правила регистрации устанавливаются службой делопроизводства, не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или в структурных подразделениях).

Чтобы облегчить как сам процесс регистрации, так и дальнейшую работу с документами, в инструкции по делопроизводству рекомендуется прописать структуру регистрационных индексов. Это позволит не только соблюдать принятые формы и правила, но и значительно ускорит вхождение в рабочий процесс новых сотрудников.

Отметим, что основными регистрационными формами в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Регистрационные формы можно посмотреть в разделе «Образцы документов»

Виды регистрации

Регистрацию можно разделить на несколько типов: по методу и по форме организации регистрации документов.

Существует два метода системы регистрации: традиционная (ручная) и автоматизированная. Что касается формы организации регистрации документов, то здесь выделяют централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма, при которой все документы регистрируются в одном месте, характерна для небольших компаний, где регистрацией занимается один человек – секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате. В крупных учреждениях, имеющих представительства в разных городах, регистрация ведется децентрализовано, что предполагает наличие нескольких пунктов регистрации, например, канцелярия организации и секретари структурных подразделений. Централизованная регистрация также доступна для крупных компаний, но в таком случае необходимо применять автоматизированную систему документационного обеспечения, которая сократит время движения документов и снизит сложность их обработки.

Важно понимать, что при любом варианте организации регистрации документов необходимо соблюдать основной принцип – однократность!

Какие документы подлежат обязательной регистрации

На самом деле, не лишним будет регистрировать все документы, которые имеют даже минимальное значение. Неважная, на первый взгляд, справка может понадобиться при служебном расследовании, а одно из заявлений станет основанием для поощрения или увольнения сотрудника.

Но существует определенный перечень документов, которые регистрировать обязательно. К ним относятся:

• документы, поступающие из органов государственной власти и управления, вышестоящих организаций или документы, направляемые в их адрес;
• важные внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы и т.п.;
• входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы;
• обращения граждан или сотрудников (регистрируются отдельно).

Таким образом, если вы цените порядок во всем и не хотите тратить долгие часы на поиск нужного документа, введите правило: регистрировать каждый документ, который имеет, пусть даже самое несущественное, но значение. Поверьте, потратив несколько минут на регистрацию, вы сэкономите несколько часов на поиск и идентификацию.

Т.В. Войцехович

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания, поступления или отправления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов позволяет:

· подтвердить факт создания, отправки или получения документа;

· создать регистрационно-справочный аппарат;

· определить технологию контроля за исполнением документа; количественные и качественные характеристики документов; организацию работы с документами в делопроизводстве и архиве.

Исходя из этого, можно сформулировать цели регистрации :

· учет документов,

· справочная работа по документам,

· контроль исполнения или использования документов.

Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или получения; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.

Процесс регистрации - это ввод в традиционную и/или автоматизированную справочно-информационную (информационно-поисковую) систему учреждения исходных сведений о документах, что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1) проставление отметки на документе;

2) заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Факт включения документа в информационно-поисковую систему фиксируется присвоением ему регистрационного номера (индекса), который служит главным учетным и поисковым признаком документа.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

3. Регистрация должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Это позволяет исключать повторный ввод в систему исходных сведений о документе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.

5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются:

ü приказы руководителя по основной деятельности;

ü приказы по личному составу и по кадрам;

ü приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;

ü решения коллегии вышестоящей организации;

ü акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

ü бухгалтерские сводки, отчеты;

ü планы работы подведомственной организации и др.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

6. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто руководитель организации составляет и утверждает единый список (перечень) таких документов, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

И.О. Фамилия

Регистрация документов - одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс - и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

• поступили из других организаций и от физических лиц;
• внутренние и отправляемые документы;
• требующие ответа;
• из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

• приказы по личному составу;
• личные дела работников;
• уведомления работников;
• командировочные удостоверения;
• справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
• протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести , представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

• сводки и информация, присланные для сведения;
• копии приказов руководителя по основной деятельности;
• копии распорядительных документов вышестоящей организации;
• формы статистической отчетности;
• графики, наряды, заявки;
• прейскуранты, прайс-листы,
• технические условия;
• поздравительные письма и телеграммы;
• пригласительные билеты;
• рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
• учебные планы, программы;
• печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
• корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

• Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
• Журнал учета личных дел;
• Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• Журнал регистрации приказов на отпуск;
• Журнал регистрации должностных инструкций;
• Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
• Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
• Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

• Журнал регистрации вводного инструктажа;
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ , можно ознакомиться в сводной таблице.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Т. В. Войцехович

Регистрация документов означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

• обеспечивать учет документов и контроль их исполнения;
• облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы;
• обеспечивать сохранность документов.

Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя фирмы начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера. Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные регистрация документы , но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение?

Нет, не нужно. Один документ регистрируется только один раз, даже если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный документ легче найти и проследить, как он выполняется. Если сведения о документе необходимы другим структурным подразделениям, то можно скопировать страницу регистрационного журнала или регистрационную карточку с информацией о документе и передать копию в структурное подразделение.

Документы для регистрации

Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах:

• на входящих (кроме приложений к ним);
• на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы;
• на внутренних и приложениях к ним.

На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

Однако регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях. Как правило, не регистрируют:

• поздравительные письма и телеграммы;
• документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
• документы, не требующие исполнения и ответа;
• малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
• письма с пометкой ллично».

Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по регистрации документов.

Как присваивать документам номера

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Обычно в регистрационный индекс включается:

• порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
• условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к». У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).

Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-ок, где 134 - порядковый номер документа, а лок» - обозначение структурного подразделения. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения - 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре - 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа - 144. Необходимо разработать для фирмы единую систему индексации документов и закрепить ее в инструкции по делопроизводству.

По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу?

В небольших фирмах обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов - лк», лок» или ллс». В крупных фирмах с большим штатом работников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, лп» -прием на работу, лот» - отпуск, лк» - командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя. В очень крупных компаниях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, лпр» - прием на работу рабочего, лпс» - прием на работу специалиста.

Работа с документами

Документы можно регистрировать:

• в специальных регистрационных журналах. Регистрационный журнал - это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой заносится определенная информация о документе;
• На карточках. Этот вариант предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета. С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля - письма, приказы, инструкции. Ведь карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам - по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Какие учетные журналы нужно вести в отделе кадров?

Обязательно нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец книги см. в главе лТрудовая книжка»). Кроме того, традиционно кадровики ведут следующие журналы:

• учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки (утверждены инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 лО служебных командировках в пределах СССР», приложения 2 и 3, образцы журналов см. в главе лКомандировка»);
• приема, перемещения (перевода), увольнения сотрудников;
• учета отпусков;
• учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
• выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
• выдачи командировочных удостоверений.

Такие журналы перечислены со сроками хранения в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.).

Можно ли вести учетные формы в электронном виде?

Можно, но только те, где не требуется собственноручных подписей сотрудников или исполнителей. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в фирме на бумажном носителе. А вот журнал регистрации приемов на работу, трудовых договоров, учета личных дел можно вести и с помощью компьютера. Обычно в фирме параллельно существуют две базы данных - электронная и обычная лбумажная». Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий чиновник (из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т. п.) может попросить вас предъявить регистрационные формы с подписями сотрудников.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения. Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время? Ответить на этот вопрос вы сможете после прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и перечисляются преимущества и недостатки каждой из них.

Регистрация документов в системе электронного документооборота

Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа . В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (рис. 1 и 2), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.

Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Отметим, что приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) содержит перечень сведений, которые должны вводиться в СЭД при регистрации документов, среди которых:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

10. Наименование текста.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант, дата поступления документа, входящий номер документа.

Рис. 2. Регистрационная карточка исходяшего документа в СЭД «ДЕЛО»

При этом Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах, т.е. состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться организацией.

Преимущества регистрации документов в СЭД

Регистрация документов в СЭД в настоящее время является удобнее и эффективнее для дальнейшей работы по сравнению с другими способами регистрации.

■ СЭД позволяют вести регистрацию разных групп документов централизованным или децентрализованным способом. То есть некоторые виды документов (например, приказы руководителя организации по основной деятельности) могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ, а другие – децентрализовано (например, каждое подразделение может регистрировать служебные записки, которые создаются в нем).

■ Независимо от места регистрации (централизованная или децентрализованная регистрация) все данные о документах сохраняются в одной базе данных. При этом права пользователей в СЭД разграничиваются на регистрацию, редактирование, удаление, просмотр документов и т.д. Соответственно, обладая определенными правами, можно ознакомиться в СЭД с разными документами, которые были зарегистрированы в разных подразделениях организации.

■ СЭД предоставляет удобный механизм поиска зарегистрированных документов и данных о них. Поиск документа или нескольких документов может осуществляться по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в РК, а также по прикрепленным файлам текстового формата. Кроме того, СЭД очень быстро отбирает документы, соответствующие поисковому запросу, и при этом учитываются права пользователей на доступ к информации в системе. Например, за несколько секунд можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, а можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, поступившие от определенного корреспондента и посвященные определенному вопросу, и т.д. Найденные документы, как правило, отображаются в виде таблицы (журнала), каждая строка которой содержит сведения об одном документе. При выборе какой-либо строки открывается РК документа. При необходимости таблица, содержащая сведения о найденных документах, может быть распечатана или отправлена по электронной почте.

■ СЭД предоставляют удобные механизмы заполнения РК. В настроенной СЭД заполнение РК осуществляется, как правило, быстрее, чем внесение такого же объема информации в электронный журнал в MS Excel или бумажный журнал, а также бумажную карточку. В большинстве СЭД некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно использовать механизм автопоиска (автоподставки), позволяющий в кратчайшие сроки выбрать необходимое значение из справочника, или использовать заранее сохраненные списки значений. Отметим, что выбор значений из справочников, во-первых, позволяет пользователям не совершать орфографических ошибок при заполнении карточек, во-вторых, в дальнейшем облегчает поиск документов.

Остальные поля РК являются текстовыми (например, краткое содержание документа или текст резолюции), и для экономии времени при их заполнении можно использовать заранее сохраненные списки текстов, выбирая из них нужный текст или его часть. Кроме того, некоторые СЭД при заполнении текстовых полей позволяют использовать механизм автозамены.

■ Действия пользователей в СЭД протоколируются, т.е. записываются в специальный системный журнал. Благодаря этому можно посмотреть точное время регистрации документа, каким именно пользователем был зарегистрирован документ, вносились ли изменения в РК документа, какие пользователи и в какое время просматривали РК и сам документ и т.д.

■ СЭД позволяет нескольким пользователям одновременно регистрировать документы одной группы. Например, при большом объеме документооборота входящие документы могут одновременно регистрировать несколько человек. При этом регистрационные номера документов присваиваются автоматически, по порядку и с учетом требований инструкции по делопроизводству организации.

■ Большинство СЭД поддерживают однократную регистрацию документов и позволяют отслеживать движение документов как в электронном, так и бумажном виде . Другими словами, при использовании СЭД исчезает потребность в повторной регистрации документа, поступившего из другого подразделения. Документ регистрируется в СЭД однократно (один раз документу присваивается регистрационный номер, один раз заполняется и сохраняет РК), а затем в системе автоматически фиксируются все данные о передаче документа (его РК). И в любом подразделении можно легко получить список документов, поступивших из других подразделений за указный период времени.

■ СЭД позволяют прикреплять к РК файлы, содержащие электронный документ или электронную копию документа. При этом многие СЭД позволяют быстро и удобно сканировать документы на бумажном носителе. Например, некоторые СЭД предоставляют возможность поточного сканирования документов на бумажном носителе для создания их электронных копий и сохранения этих копий в базе данных СЭД. Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует РК этого документа и содержит информацию о параметрах сохранения электронной копии. При сканировании любого количества документов СЭД самостоятельно анализирует штрих-код каждого документа, автоматически обрабатывает и прикрепляет электронные копии документов к соответствующим РК.

■ Многие СЭД позволяют проводить автоматическую проверку на повторность поступления документов. Например, сначала входящее письмо может прийти по факсу и быть зарегистрировано в СЭД. Через некоторое время это же письмо может быть доставлено почтой, и при его регистрации СЭД выдаст сообщение о том, что данный документ ранее поступал в организацию и уже зарегистрирован в системе.

■ СЭД позволят устанавливать связки или связывать несколько РК документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивает переход к работе из одной РК документа в другую. Например, можно установить связку между РК письма-запроса и РК письма-ответа.

■ СЭД позволяют в автоматизированном режиме формировать различные отчеты. То есть для подготовки отчета нужно задать только его параметры (например, период времени, виды документов, по которым формируется отчет, и т.д.), все остальное сделает СЭД.

Обратите внимание! Если в организации внедрена СЭД, то регистрация документов обязательно должна производиться в системе. Без выполнения данного условия (создания и заполнения РК документа) не получится автоматизировать в СЭД дальнейшую работу с документами.

В настоящее время СЭД используются не во всех организациях. Некоторые организации на начальном этапе формирования системы делопроизводства не могут позволить себе приобретение и внедрение СЭД или думают, что СЭД им не по карману. Но ряд СЭД (не все) позволяют внедрять их поэтапно : на первом этапе можно купить несколько рабочих мест СЭД только для работников службы ДОУ, автоматизируя некоторые процессы делопроизводства (в т.ч. регистрацию документов) в службе ДОУ, или рабочие места для работников службы ДОУ и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Далее можно автоматизировать больше функций делопроизводства, к тому же при таком внедрении пропадет потребность в повторной регистрации документов, поступающих в структурные подразделения.

Регистрация документов в электронных журналах

Электронные журналы регистрации удобнее всего вести в табличном процессоре MS Excel. При данном способе регистрации на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо завести отдельный электронный журнал. А для организации удобной работы с электронными журналами рекомендуем для каждого из них создать отдельный файл MS Excel. Другими словами, не нужно размещать несколько журналов на разных листах одного файла.

Состав столбцов в каждом электронном журнале определяет организация самостоятельно . А так как виды документов отличаются по составу реквизитов, то состав столбцов в электронных журналах может различаться. Для подготовки электронных журналов можно использовать приведенный выше Перечень обязательных сведений о документах из Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, при необходимости дополняя его другими данными. Например, для удобства ведения справочно-информационной работы в электронный журнал можно включить столбец, содержащий ссылки на отсканированные образы документов (рис. 3), т.е. при нажатии на ссылку будет открываться электронная копия документа.

Данные по каждому документу вносятся в отдельную строку таблицы (см. рис. 3).

Для удобства регистрации желательно выделить шапку таблицы (строку, содержащую наименования столбцов) и зафиксировать ее область. Для этого необходимо выделить строку, расположенную под шапкой таблицы, и на вкладке Вид в группе Окно щелкнуть кнопку Закрепить области , а затем выбрать команду с таким же наименованием (см. рис. 3). Выполнение данной операции позволить наименованиям столбцов таблицы всегда находиться в поле зрения.

Рис. 3. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel.

Закрепление области

Для ведения справочно-информационной работы по документам в MS Excel можно использовать функции поиска и фильтрации. Например, для быстрого получения информации о документе по исходящему номеру (регистрационному номеру, присвоенному корреспондентом) удобно использовать поиск. Для этого сначала желательно выделить столбец, содержащий исходящие номера, а затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Найти и выделить и выбрать команду Найти (рис. 4). В результате откроется окно Найти и заменить (рис. 5), в которое можно ввести номер и быстро перейти к строке, содержащей информацию о нужном документе.

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Поиск документа

Рис. 5. Окно найти и заменить

Для получения, например, перечня документов, поступивших от одного корреспондента, будет удобнее воспользоваться фильтром (рис. 6). В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям , а ненужные строки скрываются. После отбора данные о документах можно просматривать, выводить на печать, преобразовывать в диаграммы, копировать и т.д.

Кроме того, возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных. Например, можно получить перечень документов, поступивших от определенного корреспондента за определенный период времени.

Для создания фильтра нужно выделить ячейку в области данных, которые в дальнейшем нужно будет фильтровать, и затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Сортировка и фильтр и выбрать команду Фильтр . После установки фильтра в каждой ячейке с наименованием столбца появится кнопка, позволяющая выбрать условия фильтрации (см. рис. 6).

В рамках данной статьи нельзя рассказать подробно про функции поиска и фильтрации MS Excel. Однако всю необходимую информацию о работе данных функций можно найти в справке MS Excel, которая открывается при нажатии клавиши F1 на клавиатуре. А для освоения MS Excel будут полезны бесплатные учебные курсы, размещенные на сайте Microsoft: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/CR010047968.aspx.

Итак, возможности MS Excel по регистрации документов и дальнейшей работе с данными значительно уступают СЭД. Поэтому данный способ регистрации можно использовать при небольшом объеме документооборота, когда регистрацию документов в каждом электронном журнале осуществляет один человек. Если документов много, то стоит задуматься о приобретении СЭД.

Однако регистрация документов в MS Excel удобнее и эффективнее по сравнению с использованием бумажных журналов и карточек. Функции MS Excel позволяют более оперативно и качественно вести информационно-справочную работу по документам. При необходимости в MS Excel кроме названных нами функций поиска и фильтрации можно использовать другие средства: сводные таблицы, диаграммы, формулы и т.д.

Регистрация документов с использованием бумажных картотек

При данном способе регистрации РК создаются и заполняются на бумажном носителе, а затем вручную расставляются в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. На один документ может создаваться несколько РК, включаемых одновременно в несколько самостоятельных картотек. При этом могут использоваться следующие картотеки:

● справочная (информационная);

● тематическая (кодификационная);

● сроковая (контрольно-справочная).

Справочная (информационная) картотека используется для регистрации документов и их дальнейшего поиска. По одной картотеке, в которой РК систематизируются по видам документов и регистрационным номерам, не всегда удобно производить поиск документов. Поэтому в организации могут одновременно вестись сразу несколько справочных картотек, в которых РК систематизируются по другим параметрам: корреспонденту, исполнителю и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека . В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, содержащийся в тексте документа. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Сроковая (контрольно-справочная) картотека используется для осуществления контроля за исполнением документов и поручений.

Формы РК самостоятельно определяет организация и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Обычно РК делаются на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

Регистрационная карточка входящего документа

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Для ведения нескольких картотек, т.е. для создания нескольких РК по одному документу, используют одну из следующих технологий:

● заполняют несколько РК и затем расставляют их по картотекам;

● заполняют одну карточку, затем снимают необходимое количество копий карточки и расставляют их по картотекам.

Итак, карточная форма регистрации, построенная на применении традиционных ручных средств, является неудобной и трудоемкой для самого процесса регистрации. Кроме того, такой способ регистрации не удовлетворяет современным требованиям оперативности и полноты получения информации. При работе с РК, созданными на бумажном носителе, затруднено составление статистических и аналитических обобщающих сводок, проведение оперативного многоаспектного поиска, накопление, обработка и хранение больших объемов информации.

Однако данный способ регистрации нельзя назвать самым неэффективным. Самый трудоемкий и неудобный способ регистрации – это регистрация в бумажных журналах. Кратко опишем особенности использования журналов на бумажном носителе.

Регистрация документов с использованием бумажных журналов

Регистрация документов в бумажных журналах является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

При использовании бумажных журналов (аналогично с электронными) на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо заводить отдельный журнал. Состав столбцов в каждом бумажном журнале также самостоятельно определяется организацией .

Бумажные журналы значительно уступают по удобству использования электронным аналогам. Традиционные журналы не имеют никаких средств, позволяющих облегчить поиск документов, составление отчетов и т.д. Журнал на бумажном носителе предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске нужно постранично просматривать все записи в журнале, а это очень трудоемко и неэффективно. Кроме того, несколько человек не могут одновременно работать с одним бумажным журналом и во время просмотра журнала в него нельзя вносить данные о регистрируемых документах. Поэтому использовать бумажные журналы для регистрации организационно-распорядительных документов нецелесообразно. Сегодня нужно регистрировать документы в бумажных журналах только в том случае, если требование к ведению журналов на бумажных носителях закреплено в правовых актах или когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии и конфликтные ситуации (например, при выдаче документов об образовании, пропусков).

Извлечение

из Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства

(утверждены приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н)

50. Журнал регистрации денежных чеков ведется органом Федерального казначейства на бумажном носителе в следующем порядке… […]