При поступлении на работу требуются следующие документы. Документы для приема на работу (полный список). Необходимые документы для приема на работу иностранных граждан

Согласно положениям действующего законодательства, при приеме сотрудников на работу, работодатель имеет право и обязан требовать положенные документы. Некоторые из них обязательны и необходимы для трудоустройства в любую компанию и на любую должность.

Остальные документы сверх этого предоставлять не обязательно, но в конкретной организации могут их потребовать, в зависимости от рода занятий.

В данном материале мы расскажем, какие документы ннобходимы для устройства на работу, что нужно собрать и какие нюансы потребуется учитывать при этом.

Какие документы необходимы для устройства на работу в Москве?

Трудовой кодекс РФ определяет, какие документы для устройства на работу необходимо предоставить в обязательном порядке:

• документ, который подтверждает личность – в большинстве случаев это паспорт гражданина РФ, однако, если лицо проживает за границей, можно предъявить и заграничный паспорт;
• трудовая книжка;
• свидетельство о страховании (СНИЛС);
• документация, которая подтверждает квалификационный уровень (если необходимо), или разрешение на выполнение конкретных видов работ.

В трудовой книжке нет необходимости в двух случаях – если сотрудник заключает трудовой контракт впервые (СНИЛС также оформляет работодатель) или он работает по совместительству. Если же этого документа нет на руках, возможна подача заявления на предприятие о восстановлении трудовой книжки – тогда на его имя оформляется новый документ.

Список дополнительных документов

В дополнительный список документов для устройства на работу могут входить и другие. Например, военный билет. В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ он является обязательным документом в случае приема военнообязанных на работу (к данной категории относится 90% мужчин возрастом 18-27 лет).

Также некоторые женщины могут иметь Военно-учетную специальность, поэтому тоже подлежат призыву в случае военных действий (актуально, к примеру, для медицинских работников).

Для граждан, которые хотят работать в педагогике, дополнительно необходимо подать справку об отсутствии судимости. Она же фигурирует в списке требований при приеме на службу в государственных органах или другие виды работ, которые по закону требуют отсутствия судимости.

Если работник планирует осуществлять свою деятельность в пищевой промышленности, продавать продукты питания или работать на других подобных должностях, документы, предъявляемые при устройстве на работу, должны включать еще и санитарную книжку, которая отдельно оформляется в отделении Роспотребнадзора.

Кроме того, некоторые виды работ могут потребовать предоставления медицинской справки установленного образца. Без нее сотрудник не может быть допущен к выполнению профессиональных обязанностей.

Что касается иностранцев (кроме граждан Беларуси и других стран, с которыми заключены соответствующие договора), то им необходимо предоставить патент или другое разрешение на работу в Российской Федерации.

Список документов при приеме на работу несовершеннолетних

Трудовые договора заключаются и с гражданами, которые не достигли 18-летнего возраста, однако на это законодатель установил ряд ограничений:

• граждане возрастом до 16 лет могут осуществлять трудовую деятельность только с согласия одного из родителей или опекунов – соответственно, это согласие обязательно предоставляется в письменном виде и прикладывается к перечню основных документов;
• несовершеннолетним необходимо пройти медицинский осмотр, а его результаты приобщают к общим документам.

Отсутствие указанных справок и заключений при трудоустройстве несовершеннолетнего означает незаконность действия, поэтому работодатель привлекается к административной ответственности. Кроме того, он же возмещает вред здоровью несовершеннолетнего, полученный во время работы.

Необязательные справки

Статья 65 Трудового кодекса РФ четко очерчивает перечень документации, которая требуется при трудоустройстве, поэтому работодатель не вправе требовать от работника ничего более. Но практический опыт показывает, что это условие часто нарушается, а каждый второй руководитель самостоятельно определяет список и количество справок.

Как правило, в ряде случаев требуют свидетельство о присвоении ИНН – работник не обязан его предъявлять, поскольку требуемую информацию работодатель получит в налоговой службе. Но все же рекомендуется иметь свидетельство при себе: хоть оно и не нужно, подача будет жестом доброй воли и лояльности работника.

Однако требования подтверждения прописки незаконно, поскольку представляет собой дискриминацию по месту жительства. Обратившись в Компанию «Правовое решение», Вы будете уверенны, что все права будут соблюдены в полной мере.

Мы предоставим профессиональные консультации и помощь в правильном оформлении документации, поможем собрать ее. Также защитим права работодателей.

Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.

Основные этапы оформления работников

Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.

1. Подготовительный этап

От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:

• удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
• трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
• соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
• уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.

В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.

При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).

1. Информирование

В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):

• оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
• информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
• внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.

1. Оформление договора

Сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.

Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.

1. Получение сотрудником второго экземпляра договора

Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.

1. Работодателем

Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.

1. Информирование работника о приказе

Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).

1. Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы

Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.

1. Личная карточка сотрудника

Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.

Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу

В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.

В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.

Трудоустройство бывшего государственного служащего

Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется. Как указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.

Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.

1. Получить от работника о приеме на работу. заявление

Это не обязательный шаг, потому что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.

Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, оно может пригодиться в случае спора об условиях труда, согласованных сторонами. Вспоминается случай, когда работник был принят на работу по совместительству. Примерно в это же время его уволили с основной работы в связи с затяжными прогулами. Тогда же он на работе, которую выполнял по совместительству, поругался с руководством (тоже из-за прогулов) и нажаловался инспекторам по труду, что его принимали на основную работу с неполным рабочим временем, а, дескать, обманули и оформили совместительство. При проверке работодатель показал инспекторам заявление этого работника, из которого были полностью ясны первоначальные намерения работника «прошу принять меня на работу по совместительству…». Аналогичные споры случаются в отношении рабочего времени. Например, работнику устанавливают полное рабочее время, нормированный рабочий день, а он впоследствии настаивает, что при приеме на работу он просил установить неполное и/или гибкое рабочее время. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

Если заявление от работника было принято, то его следует зарегистрировать в соответствующем Журнале регистрации заявлений.

2. Ознакомить работника с документами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

3.Заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых договоров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Если на предприятии ведется Книга регистрации договоров о полной материальной ответственности, то заключенный договор следует зарегистрировать в данной Книге.

4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора.

Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

5. Издать приказ о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. Не применяйте свою форму. Во-первых, названная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) Во-вторых, если Вы создадите «самодеятельную» форму, то рискуете забыть внести в нее какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям в случае спора с работником в будущем.

6. Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

7. Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

8. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

9. Заполнить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

10. Оформить личную карточку на работника , ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

11. Оформить личное дело работника , если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Также имейте в виду, что эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами. Например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром (согласно ст.69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

Представляю Вашему вниманию пошаговую процедуру приёма на работу сотрудников:

1. Медицинское обследование работника в предусмотренных законом случаях.

3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной .

Согласно трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовой договор должны быть включены определенные сведения и обязательные условия (ч.1 и ч.2 ), могут быть включены дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в Книге (журнале) регистрации трудовых договоров.

5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен».

Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику.

6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет унифицированную форму - № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1.

Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись.

Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

9. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

10. Внесение сведений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России №69.

11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Личная карточка имеет унифицированную форму - № Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России №1. Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы тем же постановлением утверждена форма № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего». На научного и научно-педагогического работника ведется форма № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

12. Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих,

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров - они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
3. Трудовая книжка.
4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

Рабочая деятельность сотрудника начинается после подписания трудового договора

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

Читайте также: Как взять кредит чтобы погасить другой кредит

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
2. Всеми пунктами коллективного договора.
3. Должностными обязанностями и инструкциями.
4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Ознакомление с документами должно проходить под подпись

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

1. Гражданско-правовым.
2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях - набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

Трудовой договор может иметь вложения с нормативными актами

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

1. Полное название предприятия.
2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
5. Права сотрудника.
6. Обязанности сотрудника.
7. Права работодателя.
8. Обязанности работодателя.
9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
11. Распорядок работы, длительность отпуска.
12. Ответственность обеих сторон.
13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
14. Условия по страхованию сотрудника.
15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах - один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора - разницы в датах быть не должно.