Служебная записка на командировку на личном транспорте. В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку? Служебная записка на командировку образец

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

• На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
• У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

• Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
• После шапки прямо по центру вписываем наименование;
• Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
• Список прилагаемых бумаг;
• Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

• Приказ руководства — основание для поездки;
• Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

• Цели;
• Сроки отбытия/прибытии;
• Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

Поездка ИП

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

• Расходы на отели или аренду жилья;
• Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

Обращение к руководству компании довольно часто сводится к написанию служебной записки. Особенно это актуально при направлении сотрудника в командировку. Что это такое, как её оформить, в каких случаях пишут записку - на эти вопросы постараемся найти ответы в статье..

Что такое «служебная записка»

Служебная записка - довольно распространенный инструмент общения начальника и подчиненного, часто используется для сообщения сути проблемы сотрудника. Например, требуется оформить отпуск за свой счет, и тут служебная записка будет первичным документом для оформления внутрифирменного приказа. Служебная записка может содержать предложения по улучшению производственной деятельности компании.

Служебная записка - это способ связи сотрудника отдела со своим начальником, начальников из разных отделов, да мало ли кого ещё. Этот документ помогает передать необходимую информацию лицу, заинтересованному в её получении. Служебная записка может содержать:

• просьбу подчинённого к руководителю отпустить в отпуск за свой счёт (или предоставить очередной оплачиваемый отпуск);
• объяснение действий сотрудника в производственной ситуации, в ней делается акцент на отклонение от общепринятой нормы;
• доклад о (или невыполнении) поручения сотруднику;
• отчёт о командировочной поездке, совершённой на личном транспорте (или транспорте третьих лиц).

Текст документа оформляется в свободной форме. По форме, как правило, состоит из шапки, тела записки, подписи.

В шапке записывается адресат сообщения, здесь прописывается должность и фамилия с инициалами должностного лица, которому собираются передать информацию.

После одного-двух отступов по центру листа пишут фразу «служебная записка» и с новой строчки с учетом абзацного отступа в свободном тексте сообщают причину обращения.

Затем, после изложения сути вопроса, после одного-двух отступов пишут должность обратившегося, ставят подпись и дату.

Структура служебной записки, как правило, простая, она состоит из (1) шапки, (2) тела записки, (3) подписи

Подавая служебную записку на рассмотрение, следует позаботиться о прикладываемых к ней документах, имеющих непосредственное отношение к её содержанию.

Если служебная записка оформляется по результатам командирования на собственном транспорте, то в содержании отмечается, что поездка к месту командирования осуществлялась на собственном транспорте, с указанием маршрута движения туда и обратно. К ней прикладывают:

• путевой или маршрутный лист;
• кассовые чеки;
• квитанции.

Прикладываемые документы должны свидетельствовать, что поездка действительно осуществлялась на собственном транспорте по указанному в записке маршруте. Также эти документы требуются для установления фактического срока командировки. Нужно только повнимательнее отнестись к срокам, длительность командировки по служебной записке и документам должен быть не больше срока по приказу о командировании.

Видео: служебная записка

Служебная записка о командировании

Служебная записка с просьбой отправить в командировку пишется по той же форме, что и другие служебные записки.

К служебной записке о командировании предъявляют ряд требований. Во-первых, адресуется записка о командировании должностному лицу, имеющему право отправлять сотрудников в командировки. Чаще всего, руководителю компании.

Во-вторых, из содержания записки должно быть понятно, кто обращается с просьбой направить в командировку и кого планируется направить в командировку. В тексте должно быть чётко написаны фамилия, имя, отчество и должность отправляемого. Записка может быть написана как самим работником, так и его начальником. Нужно только помнить про перечень лиц, отправлять в командировки которых можно лишь с их согласия.

содержит фамилию отправляемого, место командирования, цель поездки

В теле записки должны быть указаны:

• место командировки;
• предполагаемый срок поездки;
• цель поездки;
• форма отчёта о командировки;
• предполагаемая ценность поездки.

Кто подпишет служебную записку на командирование

Служебную записку с просьбой отправить в командировку может оформить и подписать как отправляемый в командировку сотрудник, так и его непосредственный начальник. Нужно лишь помнить, что далеко не всех работников можно отправлять в командировку без их согласия. Требуется согласие от женщин, воспитывающих детей до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до пяти лет, инвалидов, иностранных сотрудников. И если всё же требуется отправить такого сотрудника, то в служебной записке он пишет о своём согласии отправиться на исполнение командировочного задания. Такая бумага станет основой для составления приказа о командировании.

А вот приказ о командировании подпишет должностное лицо (руководитель то есть), обладающее полномочиями командировать своих сотрудников. А работник должен ознакомиться с этим приказом под роспись.

В какие сроки подавать записку на командирование

Опять расстроим читателей своей нечёткостью изложения вопроса о сроках подачи записки, но их попросту не существует. Здравый смысл подсказывает, подавать служебную записку с просьбой направить в командировку следует за срок, достаточный для:

• составления сметы расходов на поездку;
• выпуска приказа о командировании;
• получения денежных средств из кассы;
• покупки билетов.

В каждом случае требуется принять во внимание массу влияющих факторов - от оценки необходимости такого направления сотрудника, до возможности приобрести билет в сжатые сроки. В одном случае одного дня будет достаточно, а в другом потребуется две недели. Таким образом, планируя сроки подачи записки на командирование, следует все хорошо взвесить.

Служебные записки делятся на виды в зависимости от цели их оформления. В любом случае каждая из них содержит информацию, которую работник желает донести до своего руководителя. В случае оформления служебной записки перед командировкой или после, следует обратить внимание на требования к её содержанию и сопровождающим документам.

Служебная записка - это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку. Может использоваться в двух случаях: 1) когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2) когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях. Составим собственный документ, используя образец служебной записки о командировке.

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 .

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
3. Следующий раздел - приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2019

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру - вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Бесплатный образец служебной записки в отдельном блоке специально подготовлен нашими специалистами и доступен для свободного скачивания.

Институт командировки претерпел значительные изменения в 2019 году. Упрощение порядка оформления трудовых, служебных командировок безусловно является плюсом для всех участников правоотношений. Сейчас, достаточно написания служебной записки о командировке, издания соответствующего приказа руководителя. Поскольку нововведение на практике еще не имеет большой популярности, мы постараемся максимально подробно расписать все нюансы письменной работы в данной сфере в помощь кадровику и служащему.

Ранее было такое понятие как удостоверение командировки. Чтобы оформить его на большом предприятии, человеку требовался целый день. Затрата рабочего времени понапрасну никому не нужна. Работодатель теряет возможность получить результат основной деятельности сотрудника. Служащему также не нужна рутина оформления бумаг. Определив расходы, задачи командировки, исключая бумажную волокиту на открытие и закрытие командировочных листов, субъект уже может выполнить поставленные служебной командировкой функции. Торможение решающих для производства вопросов, препятствует развитию общества и экономического благополучия страны в целом. Написание записки может занять всего несколько минут, когда имеется вся информация и образец.

В связи с изменениями все содержание пакета бумаг отражается в служебной записке и приказе. Служебная записка, написанная служащим и ответное распоряжение с подтверждением условий, будут в полной мере отражать все вопросы перемещения лица. Служебная записка проста в исполнении, в связи с чем прижилось упрощение старого громоздкого процесса командировки.

Обязательные пункты служебной записки о командировке

• Должность руководителя и название компании, собственные данные автора пишутся в правом верхнем углу;
• Посередине листа титл "Служебная записка";
• Чуть ниже, номер документа и дата составления;
• Содержание должно включать в себя краткое описание предполагаемой поездки с подробной фиксацией сроков отъезда и прибытия. Предполагаемые затраты, лица участвующие в поездке, прохождение элементарных правил пожарной и технической безопасности отражаются в случае необходимости в конкретном случае (при участии группы людей - дети, спортсмены и др.);
• В самом низу ставится подпись и расшифровка обращающегося к руководству.

Иногда у работодателя возникает необходимость направить сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку (ст. 166 ТК РФ). И перед направлением работником в командировку иногда составляется служебная записка на командировку.

Служебная записка о направлении в командировку

Служебная записка о согласовании командировки, как правило, составляется непосредственным начальником работника, которого планируют направить в командировку. Пишется такая служебная записка на имя руководителя организации.

В служебной записке на командировку нужно указать служебную необходимость, в связи с которой работника необходимо отправить в командировку, место, а также период командирования.

Если руководитель организации согласен с необходимостью командировки, то издается соответствующий .

Служебная записка на командировку: образец-2019

Приведем образец служебной записки о командировке.

Служебная записка на командировку генерального директора (образец)

Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет - достаточно приказа о командировке.

Служебная записка о продлении командировки: образец

Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.

В данном материале мы не будем приводить образец такой записки - ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.

На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.

Служебная записка об отмене командировки (образец)

Командировка может быть отменена, например, в связи с болезнью работника, которого планировали направить в деловую поездку. Тогда в служебной записке нужно отразить причину отмены командировки. Затем на основании такой служебной записки руководитель издаст