Заполняем личную карточку работника. Образец заполнения транспортной накладной Правила заполнения формы т 2

ТТН - это товарно-транспортная накладная, которая обязательно оформляется при перевозке любых товарно-материальных ценностей с помощью Составляя этот документ, водитель подтверждает факт законного перемещения товаров, а также упрощает ведение учета не только поставщику, но и покупателю. Кроме того, документ представляяет собой основу для расчетов с перевозчиком.

Основные правила заполнения

Заполнение ТТН - это достаточно сложная процедура, которая подчиняется множеству различных правил.

При проведении проверки обоснованности вычета по НДС большинство старается для начала подтвердить факт совершенной сделки, требуя представить им товарно-транспортную накладную. Также стоит отметить, что если используется уменьшение налога на прибыль за счет расходов, затраченных на перевозку, для этого также нужно будет представить необходимые транспортные документы, и в частности ТТН. Это одно из наиболее важных требований. Именно поэтому необходимо не только иметь такой документ, но еще и правильно его заполнять в соответствии с нормами действующего законодательства.

Форма ТТН № 1-Т была утверждена действующим постановлением Госкомстата №78, и по нынешнее время никаких существенных изменений в нее не вносилось. Нет ничего сложного в том, чтобы заполнить такую ТТН. Это осуществляется в четырех экземплярах, два из которых используют грузоотправитель и получатель, а два оставшихся передаются транспортной компании.

После того как груз был доставлен по месту назначения, дополнительный экземпляр отправляется плательщику, причем к нему также прикрепляется счет на оплату и составленный акт о выполненных работах. Одним из обязательных документов, необходимых для составления отчетности перевозчика, также является путевой лист, который нужно прикладывать к последнему экземпляру накладной.

Образец заполнения ТТН включает в себя два основных раздела - транспортный и товарный. При этом обязанность заполнения второго полностью возлагается на отправителя товара, в то время как транспортная часть должна составляться перевозчиком.

Как заполнять ТТН отправителю?

Образец заполнения ТТН для грузоотправителя должен включать в себя порядковый номер полученного документа, точную дату его составления, полные реквизиты обеих сторон, а также необходимую информацию об отгрузке товара, включая его количество, наименование, тип упаковки, стоимость, общее количество мест и стоимость партии.

В строке «Отправитель» и «Получатель» нужно указать полные наименования сторон, идентичные тем, которые записаны в учредительной документации, а также их номера телефонов и точные юридические адреса. Напротив этих строк нужно указать каждого предприятия в табличной части. Стоит отметить тот факт, что в соответствии с постановлением 78 нет точного определения того, как нужно правильно составлять образец заполнения ТТН, и что конкретно требуется писать в строках «Получатель» и «Отправитель», поэтому каждый самостоятельно решает, что именно там указывать. Некоторые предпочитают отталкиваться от подстрочных подсказок, которые присутствуют в стандартном шаблоне 1-Т, в то время как другие налогоплательщики указывают там дополнительно также налоговые номера.

В графе «Плательщик», которым чаще всего становится отправитель товара, нужно в обязательном порядке указать его В товарном разделе указывают любую имеющуюся информацию о партии груза. Количество, цена, наименование, а также общая сумма в ТТН в большинстве случаев дублируется потом также и в стандартных товарных накладных. По этой причине у сторон нет возможности оформлять дополнительные если изначально все сведения заполнялись в ТТН, и не нужно будет также отдельно выделять НДС.

Бывают и такие случаи, при которых в товарном разделе указывается информация о том, что образец ТТН был дополнен специализированной формой ТОРГ-12. В таком случае она будет выступать в качестве неотъемлемого элемента товарно-транспортной накладной.

Если оформление накладной произведено на нескольких листах, то информация об этом должна быть указана под отдельной табличной частью соответствующего раздела. Далее нужно прописью указать общее количество наименований товаров, а также массу груза и стоимость отгрузки.

Другие особенности

Перевозчик должен оформлять на уполномоченного водителя специализированную доверенность, а отправитель груза должен заполнять всю информацию в соответствующем месте ТТН. Нижняя левая часть первого раздела ТТН должна включать в себя подписи всех уполномоченных лиц отправителя груза, то есть тех людей, которые разрешали и производили отгрузку, а также полное имя главного бухгалтера, в то время как справа указывается подпись водителя, что является подтверждением факта возложения на него ответственности за дальнейшую сохранность принятого груза.

После того как груз будет доставлен в конечную точку, получатель на этой же стороне накладной в товарном разделе должен сделать отметку об имеющихся претензиях по доставке, и затем он ставит свою подпись. Также здесь должна присутствовать подпись материально ответственного лица, лично принимающего доставленный груз (зачастую речь идет о кладовщике).

Как документ заполняется перевозчиком?

Обязанности перевозчика включают в себя также заполнение транспортного раздела второй накладной.

Образец ТТН должен включать в себя основные данные компании, а именно:

• юридический адрес;
• полное наименование;
• банковские реквизиты;
• контактный телефон.

Всю эту информацию также нужно указать и в отношении плательщика. Также нужно указывать регистрационные сведения автомобиля, транспортирующего груз, и ФИО водителя, подпись которого содержит в себе накладная. ТТН, помимо прочего, должна включать в себя сведения о месте погрузки и разгрузки транспортного средства.

Табличная часть должна содержать в себе основную информацию о грузе. В частности, нужно писать его точное наименование, массу брутто, количество занимаемых мест, а также полный перечень документации, сопровождающей груз. Нужно в обязательном порядке заполнять строчки, относящиеся к способу определения точной массы груза. Под этой частью пишутся сведения о пломбах, определяется точное количество мест, а также общий вес брутто.

Оформление ТТН предусматривает дублирование подписей всех материально ответственных лиц отправителя на этой же стороне (их нужно указывать возле слова «Сдал») и получателя (возле слова «Принял»). Водитель же должен подписаться в двух местах - сначала у отправителя в процессе принятия груза к транспортировке, и потом уже в момент разгрузки, когда товар передается получателю.

Таблица «Погрузочно-разгрузочные работы» во время погрузки и разгрузки товара должна включать в себя отметки об исполнителе, типе проведенной операции, ответственном лице, выбранном способе проведения процедур, а также времени их выполнения. Нижние строки должны заполняться отделом бухгалтерии перевозчика, так как именно на основании указанной здесь информации будет насчитываться зарплата водителю.

Условия и нюансы оформления ТТН

Для каждого отдельного случая должен заполняться отдельный бланк. Заполнение ТТН осуществляется только в двух ситуациях:

• для транспортировки того или иного груза была привлечена наемная организация;
• транспортировка осуществляется на взятом в аренду или собственном транспорте.

Если покупатель или получатель решил самостоятельно организовать вывоз заказанного груза, то в таком случае с продавца полностью снимается обязанность по оформлению сопроводительной документации. ТТН нового образца должна заполняться при перевозке груза через страны Таможенного союза, а также по всей территории СНГ, если товар перевозится автомобильным или международным транспортом. Если же перевозка организуется вместе с представителями дальнего зарубежья, в таких ситуациях уже нужно оформлять накладные международного класса CMR.

Начиная с 2011 года, процедура списания продукции с баланса компании не предусматривает учет сведений, по которым велась работа с ТТН. Что это значит? Этим подтверждается факт того, что между сторонами был заключен договор о транспортировке, и в случае необходимости у перевозчика есть возможность предъявления данного документа сотрудникам ОВД. Соответствующий бланк ОВД должен сопровождать груз по всему маршруту. Его наличие помогает урегулировать отношения между всеми привлеченными участниками сделки, так как ТТН - это

Что должен содержать документ?

Основная информация, которую должна содержать ТТН о транспортируемом грузе:

• общий вес;
• маркировка;
• наименование;
• точное время приема и отгрузки.

В основном этот документ используется при урегулировании различных проблем в процессе транспортировки или же при составлении различных претензий.

Как указывать реквизиты?

Все указанные реквизиты нужно писать в соответствующем порядке. Перед началом погрузки отправитель должен проставить в заголовочном разделе номер составленного документа, дату его заполнения и серию, после чего в графы вносится необходимая информация. В качестве примера можно рассмотреть основной список данных, которые использует при составлении ТТН «Новая почта». Что это за данные?

• В графе "Заказчик" указывается точное наименование той компании или частного лица, которое заказывает услугу транспортировки.
• "Отправитель": указывается компания, осуществляющая отгрузку товара.
• "Получатель": частное лицо или фирма, принимающая отправку.
• "Пункт загрузки": точное место (адрес), где производится отгрузка товара для дальнейшей транспортировки.
• "Пункт разгрузки": конечная точка маршрута.
• "Информация о грузе": код и название. Общее количество и цена товара здесь не указывается.
• "Отпуск разрешен": имя сотрудника, ответственного за заполнение накладной и погрузку товаров, а также его подпись.

По действующему законодательству партией считается одно или несколько наименований груза, транспортировка которого осуществляется в соответствии с одной товарно-распорядительной бумагой. В связи с этим ТТН - это документ строгой отчетности, который должен соответствовать общему количеству единиц автомобилей, транспортирующих ту или иную партию.

Заполнение после загрузки

После осуществления загрузки записывается следующая информация:

• В графе "Автомобиль" указывается марка, точный номер, а также любая другая необходимая информация о машине, на которой осуществляется транспортировка.

• "Автопредприятие":наименование предприятия, организующего грузоперевозку.
• "Водитель": все личные данные шофера.
• "Прицеп": номера, которые принадлежат закрепленному прицепу.
• "Информация о грузе": полный перечень сопроводительной документации, тип тары, общее количество мест, которое занимает каждый отдельный вид груза, а также способ определения его массы.
• "Указанный груз": определяется оттиск пломбы.
• "Масса брутто": указывается точный вес, а также ставится штамп и подпись того сотрудника, на котором лежит ответственность за проведение процедуры взвешивания.
• "Принял водитель": личные данные шофера, который подтверждает информацию, внесенную ранее в накладную, закрепляя все собственной подписью.
• "Погрузка": все необходимые данные о способен и времени погрузки, код работ и другая информация.
• "Транспортные услуги": весь перечень дополнительных услуг, которые были предоставлены водителем (включая упаковку, обвязку и другие).

Накладная будет сопровождать груз на протяжении всего маршрута, и подойти к ее оформлению следует максимально ответственно, так как заполнить ТТН не настолько просто, как многим кажется на первый взгляд.

Особенности оформления документа по форме ТОРГ-12

Несмотря на то что многие считают вопрос о необходимости печати потребителя на товарной накладной, составленной по форме ТОРГ-12, достаточно простым, на деле это не так. В рекомендациях действующего законодательства говорится о том, что подписывать накладную должны материально ответственные лица, которые сдают и принимают товар, после чего документ заверяется круглыми печатями получателя и поставщика.

Сама по себе данная форма ТТН, помимо остальных, включает в себя также реквизит «МП».

Считается, что ставить печать на ТОПГ-12 не нужно, если не были полностью подтверждены полномочия представителя покупателя. На доверенности уже отмечен оттиск печати компании, так как это требование установлено действующим законодательством. Также доверенность включает в себя все необходимые реквизиты накладной, по которой осуществляется прием товара представителем. В связи с этим ее можно прикладывать к выписанной накладной. Какие-либо налоговые санкции при отсутствии печати на накладной не могут налагаться.

Чтобы указать точные реквизиты доверенности в ТОРГ-12, нужно заполнить соответствующие строки. В частности, доверенное лицо должно поставить личную подпись в строке «Груз принял», а если прием продукции осуществляется руководителем компании, он должен расписаться уже в двух строках - указанной и «Груз получил грузополучатель». Так как руководитель компании в качестве единоличного исполнительного органа может осуществлять прием товара без необходимости предъявления доверенности, в строках, где указываются реквизиты данного документа, нужно просто оставить прочерки.

Продавцы товара также должны учитывать, что если покупателем определенной продукции является физическое лицо, то в таком случае при транспортировке в принципе не нужно заполнять форму ТОРГ-12, так как в соответствии с Постановлением Госкомстата №132 использование данной формы накладной используется при оформлении продажи каких-либо товарно-материальных ценностей сторонним организациям.

Когда и как заполняют ТОРГ-12?

Если вы являетесь покупателем и решили забрать товар со склада поставщика на собственном транспорте, вам не нужно оформлять договор с перевозчиком и, соответственно, разбираться с особенностями заполнения ТТН.

Если вы являетесь поставщиком и занимаетесь самостоятельной доставкой товара с собственного склада, используя свой транспорт, то вам нужно будет оформить только отгрузку товара по форме накладной ТОРГ-12, но при этом от вас не требуется заполнения других документов, включая номер ТТН. Что это за ТОРГ-12 и каковы основные особенности его составления, было рассмотрено выше.

Случается, что покупатель по условиям составленного договора должен оплатить поставщику общую стоимость доставки заказанной продукции. Какой-либо унифицированной формы документа, использующейся для отражения таких услуг, на данный момент не существует, поэтому на общую сумму услуг по доставке груза составляется специальный акт. В связи с этим необходимо внимательно разобраться в особенностях каждого отдельного случая.

Заполнение товарно-транспортной накладной отнюдь не является непосильным делом. Главное при заполнении - быть внимательным, соблюдать четкость и относительную грамотность. При выполнении данного условия не возникнет проблем с использованием документа.

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..

Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:

1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)

2. Трудовая книжка

3. Военный билет

4. Документ об образовании

5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

7. Приказ о приеме на работу

8. Трудовой договор

9. Документы, подтверждающие возраст детей

10. Документы, подтверждающие состояние в браке

11. и другие.

При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).

Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:

«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:

1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.

2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).

4. В графе «алфавит » указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.

5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.

6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».

8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.

9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975

10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:

· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.

· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;

· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45

11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:

· гражданин Российской Федерации – 1

· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)

· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3

· лицо без гражданства – 4.

12. Языки, которыми владеет работник , указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):

· владею свободно -3

· читаю и могу объясняться-2

· читаю и перевожу со словарем -1.

При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.

13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование – 02

· основное общее образование – 03

· среднее (полное) общее образование – 07

· начальное профессиональное образование – 10

· среднее профессиональное образование – 11

· неполное высшее образование – 15

· высшее профессиональное образование – 18

· послевузовское образование – 19.

Разъяснительные примеры:

13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).

Образец товарно-транспортной накладной, о котором говорится в этой статье, оформляется во всех случаях перевозки товарно-материальных ценностей автомобильным транспортом. Этот первичный документ подтверждает факт перемещения товаров, что важно для ведения учета как для поставщика, так и покупателя, а также служит основанием для расчетов с грузоперевозчиком.

Правила заполнения ТТН

При проведении проверки обоснованности применения вычета по НДС налоговые инспекторы зачастую просят подтвердить факт сделки путем представления товарно-транспортной накладной. Также при уменьшении налога на прибыль за счет расходов на перевозку для подтверждения этих затрат требуется представление транспортного документа, в частности ТТН по форме 1-Т. Поэтому важно не только, чтобы этот документ был в наличии, но также то, чтобы он был правильно заполнен.

Форма ТТН № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата № 78. На сегодняшний день существенные изменения в форму 1-Т не вносились. Товарно-транспортная накладная заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании.

После доставки груза третий экземпляр должен быть выслан плательщику вместе со счетом на оплату и актом о выполненных работах. Обязательным для отчетности перевозчика документом является путевой лист, который должен быть приложен к четвертому экземпляру накладной.

ТТН состоит из двух разделов: товарного и транспортного, при этом обязанность заполнения товарной части ТТН полностью возлагается на грузоотправителя. Транспортный раздел заполняется грузоперевозчиком.

Образец заполнения ТТН грузоотправителем

В товарном разделе ТТН грузоотправитель указывает порядковый номер документа и дату его составления, точные реквизиты сторон и данные по отгрузке товара (его наименование, количество, тип упаковки, количество мест, цену и сумму партии).

В строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» следует указать наименования сторон (такие же, как в учредительных документах), их юридический адрес и номера телефонов для связи. Напротив этих строк в табличной части следует заполнить регистрационные номера предприятий (ОКПО). Поскольку в постановлении 78 не разъяснено, как должны быть заполнены строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель», то каждый сам решает, что там писать. Многие опираются на подстрочные подсказки, содержащиеся в шаблоне формы 1-Т, некоторые налогоплательщики в этих строках предпочитают еще указывать и свои налоговые номера.

Не знаете свои права?

В строке «Плательщик», которым чаще всего выступает грузоотправитель (но бывают разные случаи — в том числе и оплата по поручению), необходимо обязательно указать банковские реквизиты этой стороны. В товарном разделе заполняются все имеющиеся сведения о партии груза. Наименование, количество, цена и сумма в ТТН чаще всего дублируются затем в обычных товарных накладных. Именно поэтому стороны могут не оформлять дополнительно товарные накладные, если все сведения заполнены в ТТН и не требуется отдельное выделение НДС.

А могут быть такие ситуации, когда в товарном разделе указывается, что к ТТН прикладывается специализированная форма ТОРГ-12, которая в данном случае будет считаться неотъемлемой частью товарно-транспортной накладной.

Если накладная оформлена на нескольких листах, то это указывается под табличной частью товарного раздела. Далее стоит прописью указать общее количество наименований и мест товаров, а также общую массу груза (брутто и нетто) и сумму отгрузки.

Грузоперевозчик должен оформить на своего водителя доверенность, а грузоотправитель должен заполнить эти данные в соответствующем месте товарного раздела товарно-транспортной накладной. В нижней части первого раздела ТТН слева должны стоять подписи уполномоченных лиц грузоотправителя (тех лиц, кто разрешил и произвел отгрузку, и главбуха), справа — подпись водителя (это подтверждение факта передачи ответственности за сохранность груза от грузоотправителя перевозчику).

После доставки груза грузополучатель на этой же стороне ТТН в товарном разделе делает отметку о наличии или отсутствии претензий и проставляет свою подпись. Здесь же должна стоять подпись материально-ответственного лица, которое лично приняло груз (обычно это кладовщик).

Образец заполнения ТТН грузоперевозчиком

В обязанности грузоперевозчика входит заполнение транспортного (второго) раздела товарно-транспортной накладной — здесь необходимо указать данные компании-грузоперевозчика (точное наименование, юр. адрес, контактный телефон и банковские реквизиты). Такой же набор сведений должен быть указан и о плательщике (они дублируются из лицевой стороны ТТН). Следует также заполнить регистрационные данные автомобиля и ФИО водителя, а также место погрузки и разгрузки (и, если есть, сведения о переадресовке).

В табличной части необходимо указать сведения о грузе. Здесь указывается наименование груза, количество мест, занимаемых им, масса брутто, а также перечень документов, которые следуют с грузом. Необходимо обязательно заполнить строчки, касающиеся способа определения массы груза. Под табличной частью указывается информация о пломбах, подбивается количество мест и общий вес брутто.

На этой же стороне товарно-транспортной накладной дублируются подписи материально-ответственных лиц грузоотправителя (возле слова «Сдал»), грузополучателя (рядом со словом «Принял»), а подпись водителя (экспедитора) проставляется в двух местах: сначала у грузоотправителя при принятии груза к перевозке, а затем — в пункте разгрузки при сдаче груза получателю.

В таблице «Погрузочно-разгрузочные работы» делаются отметки при погрузке и разгрузке груза об исполнителе, типе операции, способе погрузки/разгрузки, ответственном лице и времени выполнения данной работы. Строки ниже заполняются бухгалтерией грузоперевозчика. Именно на основе указанных здесь сведений насчитывается зарплата водителю.

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года

Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, смотрите картинку

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

• читает и переводит со словарем;
• читает и может объясняться;
• владеет свободно.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

• в аппарате Совета Обороны РФ;
• в Администрации Президента РФ;
• в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в части трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
• либо военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке будет строиться по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

• А (годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел будет выглядеть следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит это примерно так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот выше и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Заполненный бланк формы Т-2

Бланк формы Т-2

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Несмотря на то, что мы в настоящее время пользуемся достижениями научно-технического прогресса и живем в век цифровой информации, традиционные бумажные работы никак не могут искореняться из делопроизводства. Одним из основополагающих документов в организации, определяющим отношение штатного сотрудника к военной службе, а также служащим источником данных об этом лице, является личная карточка, заполненная по определенной установленной форме Т-2.

В задачи, которыми должен заниматься сотрудник, ответственный за решение вопросов учетной деятельности, входит заполнение карточки на основе документально представленной информации, своевременное обновление данных, сверка с данными из военкомата и бережное хранение документов.

Существуют определенные термины, которые ставят в тупик специалиста по ВУР, особенно если он впервые вносит сведения о воинском учете персонала. Поэтому полезным будет поговорить о наполняемости карточки Т-2 поэтапно.

Избежать этого процесса не удастся по действующему законодательству, так как сведения о гражданах, трудящихся на предприятии и состоящих на воинском учете носят стратегический характер. В подтверждение этому необходимо привести тот факт, что личную карточку сотрудника положено хранить после его увольнения еще 75 лет.

Заполнение шапки и внесение общих данных

Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.

В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:

• владеет;
• объясняется;
• переводит со словарем.

Узнай: Как происходит снятие с воинского учета, какие существуют правила

Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.

Внесение сведений о ВУ

Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или приписное удостоверение . Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.

Внесение сведений об офицерах запаса

Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.

Военно-учетная специальность гражданина закодирована шестизначным числом. В графу ВУС вносится код из военного билета. Отсутствие специальности тоже имеет обозначение. Иногда указывается и группа учета. Для российской армии — это аббревиатура «РА».

Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».

Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.

Узнай: Что такое временный воинский учет, как проходит процедура постановки на него

О рядовых

Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».

Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.

О призывниках

Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.

Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.

Вместо воинского звания следует написать «Подлежит призыву». Часто случается такое, что после службы гражданин возвращается на предыдущее место работы. Чтобы не производить лишних исправлений, поля с изменяющейся информацией, не позволяющие вносить дополнения, следует заполнить карандашом. После изъятия карточки из картотеки обязательно все записи дублировать ручкой.

Еще одной отличительной особенностью заполнения личной карточки для призывника является то, что пункт №7 не заполняется.