Фото Право.Ru

Верховный Суд РФ встал на сторону милиционера, которому руководство не дало ознакомиться с его личным делом. Оно, как и нижестоящий суд, отклонивший жалобу Николая Жарикова, апеллировали к приказу МВД, который объявил личные дела секретной информацией и потому "не подлежащими предоставлению сотрудникам для ознакомления". ВС с такой позицией не согласился, указав на "приоритет прав и свобод человека и гражданина".

В декабре 2010 года УВД по Камчатскому краю направило своего сотрудника Николая Жарикова на внеплановое психофизиологическое обследование, тот захотел ознакомиться с его результатами и личным делом, но ему отказали. После этого Жариков обратился в суд, и Камчатский краевой суд частично удовлетворил его заявление. Отказ в ознакомлении с результатами обследования был признан незаконным, однако решение руководства УВД отклонить рапорт Жарикова о доступе к материалам личного дела суд счел правомерным.

Кассационные жалобы в Верховный Суд подали обе стороны: истец добивался полного удовлетворения своего иска, УВД - полной отмены.

Верховный Суд, разбирая правовые основы, на основании которых должен быть разрешен этот спор, прежде всего, указал, что право гражданина знакомиться с медицинской документацией о состоянии его здоровья зафиксировано в ст. 31 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 года - в этой части суд высшей инстанции согласился с краевым. Что касается отказа в выдаче личного дела, признанного Камчатским крайсудом законным, то ВС посчитал, что этот вопрос регулируется п.4 Правил оформления и ведения личных дел рядового и начальствующего состава ОВД, где прописана обязанность ознакомления личного состава с их послужными списками не реже чем раз в пять лет, а "какого-либо запрета на ознакомление сотрудников МВД с их личными делами [этими] правилами не установлено". Довод о том, что согласно приказу МВД РФ от 25 августа 2007 года №750 материалы личного дела являются секретными сведениями и "не подлежат предоставлению сотрудникам ОВД для ознакомления", к которому прибег суд первой инстанции, признан ВС "не соответствующим требованиям действующего федерального закона".

Более того, суд отметил, что "отнесение тех или иных сведений к государственной тайне само по себе не может исключать права лиц, чьи законные интересы непосредственно затронуты отнесенной к охраняемой законом тайне информацией, на ознакомление с ней". "Приоритет прав и свобод человека и гражданина" коллегия ВС назвала "основным принципом построения и функционирования системы государственной службы", а также обратила внимание на то, что вступивший с 1 марта 2011 года в силу закон "О полиции" предоставляет право сотруднику полиции знакомиться с материалами его личного дела. А то, что описываемые события происходили в июле 2010 года, когда еще не было закона, который бы прямо предусматривал право сотрудников органов внутренних дел на ознакомление с личным делом, по мнению ВС, ничего не значит: "не может само по себе свидетельствовать об установлении запрета на такое ознакомление".

23. Личное дело сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации является основной формой учета ПДн сотрудника.

24. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией

25. Личные дела оформляются и ведутся кадровыми подразделениями, На граждан, до принятия решения о назначении их на должность в органах внутренних дел оформляются и ведутся материалы проверки граждан, поступающих на службу в органы внутренних дел

28. Личное дело является основным документом,

32. Личное дело состоит из шести частей,

41. Документы, находящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи

42. Оформление и выверка сведений, содержащихся в личном деле возлагается на лиц, занимающихся вопросами подбора и расстановки кадров.

43. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, запрещаются. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях

44. Учет и хранение личных дел организуются кадровым подразделением. Личные.

45. Учет личных дел производится по инвентарной книге

2. Зачисление навечно в Реестр направлено на увековечение памяти сотрудников, погибших при исполнении служебных обязанностей.

3. Навечно в Реестр зачисляются погибшие при исполнении служебных обязанностей, умершие от ран, контузий, увечий или заболеваний, полученных при выполнении служебных задач в результате действий по защите жизни, здоровья, прав и свобод граждан, собственности, интересов общества и государства от преступных или иных противоправных посягательств, либо при ликвидации чрезвычайных ситуаций, сотрудники, удостоенные звания Героя Российской Федерации или награжденные за проявленное мужество и отвагу орденами Российской Федерации.

4. Зачисление навечно в Реестр производится приказом МВД России за подписью Министра внутренних дел Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности.

5. Представления о зачислении сотрудников навечно в Реестр вносятся начальниками подразделений центрального аппарата МВД России,

6. К представлению прилагаются:

6.1. Документы, содержащие описание подвигов (заслуг), совершенных сотрудником

6.2. Копии указов Президента Российской Федерации о присвоении сотруднику звания Героя Российской Федерации или награждении орденом (орденами) Российской Федерации.

7. Представление о зачислении сотрудника навечно в Реестр

8. В названии приказа МВД России указывается: «О зачислении навечно в Реестр сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации».

9. Текст приказа МВД России должен содержать указание на проявленные сотрудником при выполнении служебных обязанностей личное мужество, отвагу и самоотверженность и начинаться с формулировки о зачислении его навечно в Реестр.

11. Фамилии сотрудников, зачисляемых навечно в Реестр, располагаются в тексте приказа в алфавитном порядке.

12. Представление о зачислении сотрудника навечно в Реестр с копией приказа передаются для хранения в музейные учреждения органов внутренних дел Российской Федерации.

13. По месту службы лиц, зачисленных навечно в Реестр, оформляются мемориальные стенды с их портретами, описанием подвигов (заслуг), основных этапов жизни и деятельности.

Сотрудник назначается на должность
Основанием для издания приказа о назначении на должность является:
3.1.В отношении сотрудника - рапорт сотрудника и представление к назначению на должность
В рапорте сотрудником указывается, что он ознакомлен с должностным регламентом, основными условиями службы в органах внутренних дел, установленным порядком исчисления и выплаты денежного довольствия, режимом служебного времени и отдыха.
5.Представление оформляется подразделением центрального аппарата МВД России,
6.К представлению прилагаются:
6.1Рапорт сотрудника на имя Министра внутренних дел Российской Федерации или соответствующего руководителя
6.2. Аттестационный лист сотрудника с рекомендациями аттестационной комиссии, за исключением сотрудников:
Назначаемых на равнозначную должность.
Назначаемых на вышестоящую должность в органах внутренних дел из кадрового резерва.
Заключение военно-врачебной комиссии

Прекращение (расторжение) контракта и увольнение сотрудника со службы в органах внутренних дел производится по основаниям, предусмотренным статьей 82 Федерального закона «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
При принятии решения об увольнении сотрудника кадровое подразделение органа внутренних дел, в котором сотрудник проходит службу, с участием прямого руководителя (начальника) сотрудника готовит представление к увольнению из органов внутренних дел Российской Федерации<1>
Представление к увольнению согласовывается с непосредственным руководителем (начальником) сотрудника, увольняемого со службы в органах внутренних дел, и доводится до сведения сотрудника под расписку.
К представлению к увольнению прилагаются документы, послужившие основанием к увольнению сотрудника:
Рапорт сотрудника или Рапорт непосредственного руководителя (начальника) или Рапорт сотрудника и непосредственного руководителя (начальника)
Аттестационный лист – при увольнении по основанию, установленному пунктом 5 части 2 статьи 82 Федерального закона
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Заключение ВВК и рапорт сотрудника или непосредственного руководителя (начальника)
Иные документы, предусмотренные действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами МВД России.
35. Представление к увольнению и другие необходимые документы для увольнения направляются Министру внутренних дел Российской Федерации, заместителю Министра, начальнику подразделения центрального аппарата МВД России, руководителю (начальнику) территориального органа, организации и подразделения МВД России, структурного подразделения в следующие сроки:
IV.Порядок оформления документов, связанных с прекращением или расторжением контракта, увольнением со службы в Органах внутренних дел и исключением из реестра сотрудников
42.Прекращение (расторжение) контракта и увольнение со службы в органах внутренних дел оформляется приказом.
43.Приказ о прекращении (расторжении) контракта и увольнении сотрудника со службы из органов внутренних дел должен содержать:
43.1.Ссылку на пункт части 1, 2 или 3 статьи 82 Федерального закона «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации Перечень пособий и других денежных выплат в связи с увольнением со службы в органах внутренних дел, в том числе денежная компенсация за неиспользованный отпуск, положенный сотруднику.
Стаж службы
Сведения о необходимости взыскания в пользу МВД России стоимости выданных сотруднику предметов вещевого имущества личного пользования с учетом сроков носки.
Сведения о необходимости возмещения МВД России затрат на его обучение.
Документы, являющиеся основаниями для издания приказа об увольнении сотрудника.

Вы думате, что вы русский? Родились в СССР и думаете, что вы русский, украинец, белорус? Нет. Это не так.

Вы на самом деле русский, украинец или белорус. Но думате вы, что вы еврей.

Дичь? Неправильное слово. Правильное слово “импринтинг”.

Новорожденный ассоциирует себя с теми чертами лица, которые наблюдает сразу после рождения. Этот природный механизм свойственен большинству живых существ, обладающих зрением.

Новорожденные в СССР несколько первых дней видели мать минимум времени кормления, а большую часть времени видели лица персонала роддома. По странному стечению обстоятельств они были (и остаются до сих пор) по большей части еврейскими. Прием дикий по своей сути и эффективности.

Все детство вы недоумевали, почему живете в окружении неродных людей. Редкие евреи на вашем пути могли делать с вами все что угодно, ведь вы к ним тянулись, а других отталкивали. Да и сейчас могут.

Исправить это вы не сможете – импринтинг одноразовый и на всю жизнь. Понять это сложно, инстинкт оформился, когда вам было еще очень далеко до способности формулировать. С того момента не сохранилось ни слов, ни подробностей. Остались только черты лиц в глубине памяти. Те черты, которые вы считаете своими родными.

Система и наблюдатель

Определим систему, как объект, существование которого не вызывает сомнений.

Наблюдатель системы - объект не являющийся частью наблюдаемой им системы, то есть определяющий свое существование в том числе и через независящие от системы факторы.

Наблюдатель с точки зрения системы является источником хаоса - как управляющих воздействий, так и последствий наблюдательных измерений, не имеющих причинно-следственной связи с системой.

Внутренний наблюдатель - потенциально достижимый для системы объект в отношении которого возможна инверсия каналов наблюдения и управляющего воздействия.

Внешний наблюдатель - даже потенциально недостижимый для системы объект, находящийся за горизонтом событий системы (пространственным и временным).

Гипотеза №1. Всевидящее око

Предположим, что наша вселенная является системой и у нее есть внешний наблюдатель. Тогда наблюдательные измерения могут происходить например с помощью «гравитационного излучения» пронизывающего вселенную со всех сторон извне. Сечение захвата «гравитационного излучения» пропорционально массе объекта, и проекция «тени» от этого захвата на другой объект воспринимается как сила притяжения. Она будет пропорциональна произведению масс объектов и обратно пропорциональна расстоянию между ними, определяющим плотность «тени».

Захват «гравитационного излучения» объектом увеличивает его хаотичность и воспринимается нами как течение времени. Объект непрозрачный для «гравитационного излучения», сечение захвата которого больше геометрического размера, внутри вселенной выглядит как черная дыра.

Гипотеза №2. Внутренний наблюдатель

Возможно, что наша вселенная наблюдает за собой сама. Например с помощью пар квантово запутанных частиц разнесенных в пространстве в качестве эталонов. Тогда пространство между ними насыщено вероятностью существования породившего эти частицы процесса, достигающей максимальной плотности на пересечении траекторий этих частиц. Существование этих частиц также означает отсутствие на траекториях объектов достаточно великого сечения захвата, способного поглотить эти частицы. Остальные предположения остаются такими же как и для первой гипотезы, кроме:

Течение времени

Стороннее наблюдение объекта, приближающегося к горизонту событий черной дыры, если определяющим фактором времени во вселенной является «внешний наблюдатель», будет замедляться ровно в два раза - тень от черной дыры перекроет ровно половину возможных траекторий «гравитационного излучения». Если же определяющим фактором является «внутренний наблюдатель», то тень перекроет всю траекторию взаимодействия и течение времени у падающего в черную дыру объекта полностью остановится для взгляда со стороны.

Также не исключена возможность комбинации этих гипотез в той или иной пропорции.

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» .

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. № 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).

В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела.

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всехработников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. .

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

личному делу присваивается учетный номер;

производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

в личное дело вкладывается внутренняя опись (см. приложение 2).

ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений . В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности .

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи .

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника .

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

по порядку номеров;

в прямом алфавитном порядке;

по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел .

ВЫДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

вносить в личное дело новые записи;

извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении 3.

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи . При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:

• в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
• трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел , должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками» .

Во исполнение статьи 14 Федерального закона от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации":

1. Утвердить Положение о ведении личных дел государственных гражданских служащих города Москвы согласно приложению к настоящему указу.

2. Установить, что руководители государственных органов города Москвы определяют лиц, ответственных за ведение, учет и хранение личных дел государственных гражданских служащих города Москвы, а также уполномоченных на обработку персональных данных гражданских служащих города Москвы и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты персональных данных и порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих города Москвы.

3. Контроль за выполнением настоящего указа возложить на заместителя Мэра Москвы в - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы Ракову А.В.

Мэр Москвы

С.С. Собянин

Приложение

к указу Мэра Москвы

ПОЛОЖЕНИЕ

О ВЕДЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ

ГОРОДА МОСКВЫ

1. Общие положения

1.1. Настоящим Положением определяется порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственных гражданских служащих города Москвы (далее - гражданский служащий), а также порядок ведения и хранения личных дел гражданских служащих.

1.2. Личные дела гражданских служащих ведутся кадровой службой государственного органа города Москвы (далее - государственный орган) в соответствии с требованиями законодательства о государственной гражданской службе, Регламентом Правительства Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП, и настоящим Положением.

1.3. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

1.4. Ведение нескольких личных дел на гражданского служащего не допускается.

2. Кадровая работа по ведению личных дел

гражданских служащих

2.1. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:

2.1.1. Приобщение документов, указанных в пунктах 4.1-4.4 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих.

2.1.2. Обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих, конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих.

2.1.3. Ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Москвы, иными правовыми актами города Москвы.

3. Оформление и регистрация личных дел гражданских служащих

3.1. Личное дело гражданского служащего при его поступлении на государственную гражданскую службу города Москвы (далее - гражданская служба) формируется после издания правового акта государственного органа о назначении гражданина Российской Федерации на должность гражданской службы и ведется на протяжении всего периода прохождения гражданской службы.

3.2. Личные дела гражданского служащего подлежат регистрации в книге учета личных дел государственных гражданских служащих города Москвы в государственном органе (далее - книга учета личных дел гражданских служащих) по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. Книга учета личных дел гражданских служащих должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы государственного органа.

3.3. Все документы личного дела гражданского служащего брошюруются и помещаются в обложку дела. На документы личного дела гражданского служащего составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел гражданских служащих.

3.4. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы, где личному делу гражданского служащего присваивается новый регистрационный номер.

4. Документы, включаемые в личное дело

гражданского служащего

4.1. В личное дело гражданского служащего включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

4.2. При первоначальном формировании личного дела в него включаются следующие документы:

4.2.1. Письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы.

4.2.2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии.

4.2.3. Дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров государственного гражданского служащего города Москвы по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

4.2.4. Копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).

4.2.5. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (возлагается на гражданина, претендующего на замещение должности гражданской службы, предусмотренной перечнем должностей государственной гражданской службы города Москвы, при назначении на которые граждане и при замещении которых государственные гражданские служащие города Москвы обязаны предоставлять сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера).

4.2.6. Справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданином Российской Федерации сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и других сведений, представляемых при поступлении на государственную гражданскую службу, если такая проверка проводилась.

4.2.7. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина Российской Федерации заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.

4.2.8. Документы о прохождении гражданином Российской Федерации конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, если он назначен на должность гражданской службы по результатам конкурса, либо выписка из протокола заседания Конкурсной комиссии о включении в резерв.

4.2.9. Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.

4.2.10. Копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния гражданина Российской Федерации.

4.2.11. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение им военной или иной службы.

4.2.12. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).

4.2.13. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

4.2.14. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования гражданина Российской Федерации.

4.2.15. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования гражданина Российской Федерации.

4.2.16. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений.

4.3. В процессе прохождения гражданской службы к личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы в хронологическом порядке:

4.3.1. Копии решений о награждении гражданских служащих государственными наградами, наградами города Москвы, присвоении гражданскому служащему почетных званий, присуждении ему государственных премий.

4.3.2. Ежегодно предоставленные сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (для замещающих должности гражданской службы, предусмотренные перечнем должностей государственной гражданской службы города Москвы, при назначении на которые граждане и при замещении которых государственные гражданские служащие города Москвы обязаны предоставлять сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера).

4.3.3. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.

4.3.4. Экзаменационный лист гражданского служащего, отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина гражданской службы.

4.3.5. Копии актов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы города Москвы.

4.3.6. Письменные заявления гражданского служащего о переводе на иную должность гражданской службы, временном замещении им иной должности гражданской службы.

4.3.8. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, временном замещении им иной должности гражданской службы.

4.3.9. Экземпляр служебного контракта гражданского служащего, экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт.

4.3.10. Экземпляр должностного регламента по замещаемой должности.

4.3.11. Копии актов о поощрении гражданского служащего, а также наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

4.3.12. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы.

4.3.13. Письменное заявление гражданского служащего об освобождении от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении.

4.3.14. Письмо государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и увольнении в порядке перевода.

4.3.15. Копия акта государственного органа об освобождении государственного служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта (или его приостановлении) и увольнении с гражданской службы.

4.3.16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.

4.3.17. Копия запроса о передаче личного дела гражданского служащего в случае назначения гражданского служащего на иную должность в другом государственном органе.

4.3.18. Лист ознакомления государственного гражданского служащего города Москвы с личным делом по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.

4.4. К личному делу гражданского служащего приобщаются письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе.

5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело

гражданского служащего

5.1. К личному делу гражданского служащего приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных настоящим Положением.

5.2. Выписка из правового акта государственного органа приобщается к личному делу гражданского служащего в случае значительного объема этого документа.

Выписка из правового акта государственного органа должна содержать все имеющиеся в оригинале реквизиты: вид правового акта, номер, дату, заголовок, указание должности, фамилии и инициалов подписавшего его лица (без личной подписи).

5.3. Оформленные и удостоверенные копии и выписки из правовых актов государственных органов и иных документов включаются в личное дело гражданского служащего.

5.4. Все исправления, внесенные в документы личного дела гражданского служащего, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение и хранение личных дел, и печатью государственного органа.

5.5. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии.

5.6. Работник, ответственный за ведение личных дел гражданских служащих, обязан при приеме анкеты проверить полноту и правильность указанных в ней сведений, заверить анкету своей подписью с указанием фамилии и печатью кадровой службы государственного органа.

5.7. Изменения персональных данных гражданского служащего отражаются в дополнении к анкете, при этом анкета вновь не заполняется.

Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них.

6. Порядок хранения личных дел гражданских служащих

6.1. Личные дела гражданских служащих хранятся в кадровой службе в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

6.2. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

6.3. Личные дела лиц, уволенных с гражданской службы, хранятся в кадровой службе государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения лица с гражданской службы, после чего передаются в архив.

7. Порядок ознакомления с личным делом

гражданского служащего

7.1. Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела проводится кадровой службой государственного органа не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и в иных случаях, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе.

7.2. Факт ознакомления с личным делом гражданского служащего удостоверяется личной подписью гражданского служащего в листе ознакомления государственного гражданского служащего города Москвы с личным делом по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению с указанием даты ознакомления.

7.3. Личное дело гражданского служащего на руки гражданскому служащему во временное пользование не выдается.

8. Порядок передачи личных дел гражданских служащих

8.1. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения должности.

8.2. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность города Москвы или других субъектов Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности.

8.3. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа в соответствии с пунктом 6.3 настоящего Положения, поступит вновь на гражданскую службу либо будет назначен на государственную должность, его личное дело подлежит передаче по новому месту замещения должности.

8.4. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается представителем кадровой службы государственного органа и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.

8.5. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа - получателя почтового отправления.

8.6. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:

8.6.1. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

8.6.2. В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, ответственным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.

8.6.3. На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы - первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.

8.7. При передаче личных дел гражданских служащих на архивное хранение в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Москвы, иными нормативными правовыми актами города Москвы личные дела гражданских служащих оформляются в порядке, установленном пунктом 8.6 настоящего Положения.