Правила заполнения трудовых книжек в году. Правила заполнения трудовых книжек: разделы. Отметка и местонахождении трудовой книжки

С 1 июля вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016, который внес новые правила заверения трудовой книжки, а старый ГОСТ Р 6.30-2003 утратил силу. Новые требования для подтверждения документов не так сильно отличаются от старых. Тем не менее, в них необходимо разобраться, поскольку неприменение новых правил заверения копии трудовой книжки сделает ее недействительной.

Является главным документом, который информирует о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязуется вести трудовую книжку своего подчиненного, если он проработал больше 5 дней и для него это место деятельности является основным источником дохода.

В документ вписывают сведения о работнике, его роде деятельности, какую работу он выполняет, переводах на другую должность и увольнении, причинах завершения трудового договора, а также информацию о наградах за успехи в рабочей деятельности. Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, если санкцией не является само увольнение.

Также в трудовую книжку по месту занятости вносят следующую информацию:

• о времени службы в ВС РФ и государственных органах правопорядка, в том числе противопожарных;
• о периоде обучения на курсах и в школах по переквалификации, повышении квалификации и подготовке кадров.

Если исполнитель осуществляет свою деятельность по договору о дистанционной работе, то сведения об этом могут не быть внесены в трудовую книжку. Подтверждением стажа и нахождения на должности будет выступать договор о дистанционной службе. В случаях, когда этот документ отсутствует, можно предоставить работодателю трудовую книжку для внесения туда сведений.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Объединение "ГОЗНАК" изготавливает бланки для трудовых книжек. Такими бланками должен быть обеспечен работодатель, о чем свидетельствует Приказ №117н Минфина РФ.

Купить легальный бланк документа можно в отделе канцтоваров. Но перед этим необходимо убедиться, что предприятие имеет договор с "ГОЗНАКом", потому что их бланки считаются действительными. Не стоит покупать трудовые книжки в метро или газетном киоске, поскольку разрешения на продажу такой документации у них наверняка нет.

Учет новых бланков на предприятии ведется в специальной книге, за которую отвечает квалифицированный сотрудник кадров.

Трудовые книжки - это подотчетные документы, поэтому хранится они должны в сейфах или металлических шкафах, чтобы обеспечить их сохранность и ограничить доступ посторонних лиц. За хранение отвечает работодатель, поэтому выдавать трудовые книжки он может только при увольнении.

Некоторые начальники предприятия выдают документ на руки сотруднику, даже если он сейчас находится в штате. Но нужно помнить, что такое действие не считается законным и в случае потери трудовой книжки работником будет отвечать работодатель.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Работодатель должен выдать этот документ его владельцу в день окончания срока трудового договора. Если сотрудник отказывается от получения формуляра или его вообще нет на рабочем месте, глава организации может выслать уведомление о необходимости явиться на рабочее место за своим документом или отправить трудовую книжку по почте непосредственному владельцу. Такое действие застрахует работодателя от будущих претензий о задержке передачи формуляра.

Сотрудник при получении документа из отдела кадров должен расписаться в учетной книге. Трудовые книжки, их выписки и дубликаты должны храниться у работодателя до востребования, а если никто не востребовал, срок хранения составляет 75 лет.

Утрата трудовой книжки

При смене рабочего места трудовая книжка остается на руках у владельца. Часто именно при таких обстоятельствах люди теряют этот документ.

После утраты трудовой книжки необходимо обратиться на предыдущее место работы с заявлений о выдаче новой на основании той информации, которая внесена в дело работника.

Как быть, если организация прекратила свою деятельность или была расформирована? Остается только одно - на новом месте работы просить работодателя создать еще одну трудовую книжку. Это делается на основании заявления владельца с указанием причины отсутствия документа. Вносить сведения о стаже и предыдущих местах работы со слов работника начальник предприятия не может, но если имеется документальное подтверждение, это вполне реально. Однако, как правило, такие действия не практикуются и первой записью в трудовой книжке будет то место работы, где она была выдана.

Не стоит беспокоиться о стаже, ведь все данные о предыдущих местах работы есть в Пенсионном Фонде, ФОМС и ФСС.

Право на копию

Глава предприятия не может отказать работнику в предоставлении ему копии (выписки) трудовой книжки.

На основании письменного запроса работника руководитель должен выдать копию документа или заверенную выписку из него не позднее 3 дней с момента подачи заявления (статья 62 Трудового Кодекса РФ).

Для чего нужна копия или выписка

Заверение трудовой книжки может потребоваться для последующего предоставления в требующую инстанцию. Например, для получения кредита или социального пособия часто нужна такая бумага.

Для оформления какой-либо документации частым условием является предоставление информации об источниках постоянного дохода. Обычно, обходятся образцом заверения трудовой книжки, поскольку оригинал выдается лишь в исключительных случаях.

Как и где сделать заверение

Трудовая книжка - важный юридический документ. Поэтому, если субъект устроен на работу и числится в штате, то книжка должна состоять на хранении в отделе кадров или у непосредственного руководителя предприятия.

В случаях, когда лицо не числится в штате или не трудоустроено, документ должен быть у него на руках.

Способы заверения трудовой книжки:

1. Работнику предприятия, который числится в штате сотрудников, нужно обратиться к непосредственному руководителю или в отдел кадров с соответствующим заявление о выдаче копии формуляра с указанием организации, куда будет направлен дубликат.
2. Если трудовая книжка на руках у субъекта, заверить ее можно только у нотариуса на платной основе.

Порядок заверения трудовой книжки

1. Личное обращение. Для нотариальной конторы хватит и устной просьбы о заверении. В предприятии же потребуется написать заявление о предоставлении копии или выписки трудовой книжки. Не во всех организациях это является обязательным условием, но компании, где штат сотрудников достаточно большой, могут выдвинуть такое требование к заверению трудовой книжки.
2. Определение необходимых страниц. Далеко не всегда для подтверждения трудового стажа или источника дохода нужны все страницы документа. Как правило, специалист из отдела кадров выделяет первую страницу, где расположена информация о личности владельца, и дополнительно несколько страниц с информацией о трудовой деятельности. Например, сведения о наградах в банк не нужны, но они могут понадобиться, если работник хочет претендовать на звание "Ветеран труда". Необходимо определиться, для каких страниц нужно заверение, а какие можно оставить без него.
3. Ожидание и получение. Как упоминалось ранее, в течение 3 дней со дня подачи заявления работодатель выдает заверенную копию или выписку. Остается только получить ее и предоставить в организацию, требующую заверенного дубликата.

Общие правила оформления

Новое заверение трудовой книжки практически не изменило старого порядка оформления копий. Чтобы обозначить внесенные изменения, нужно изучить старые правила заверения и увидеть, что в них добавили, а что убрали.

Итак, для правильного заверения трудовой книжки всегда нужно учитывать следующие особенности:

• Снимаются копии всех страниц трудовой книжки (исключением являются сведения о наградах), начиная с первой, где указана информация о владельце, заканчивая последней с информацией о нынешнем месте работы. Это нужно для того, чтобы комиссия организации, которая требует образец заверения трудовой книжки, видела весь пройденный трудовой путь субъекта (в дальнейшем это может повлиять на их решение) и причины ухода с предыдущих мест работы.
• Заверить копию трудовой книжки может специалист отдела кадров, главный бухгалтер или начальник предприятия, где работает субъект.
• Не стоит увеличивать масштаб, нужно делать копию тех размеров, что и сама книжка;
• Все листы документа брошюруются и в конце на бумажной наклейке указывается количество страниц действующей копии.

Общие правила заверения трудовой книжки состоят из того, что на последней странице сшитого документа должны содержаться следующие элементы:

• номер записи;
• подтверждение "Верно" или "Копия верна", прописанное вручную или нанесенное при помощи специального штампа;
• его инициалы и подпись;
• дата оформления;
• печать предприятия.

Для несшитых документов такая информация должна содержаться на каждом листе копии.

Некоторые организации просят поставить отметку "Работает по настоящее время". Это требование не соответствует новому ГОСТу заверения трудовой книжки, но пометку сделать можно, поскольку оно и не противоречит действующим правилам.

Одной из наиболее распространенных ошибок является постановка печати в неправильном месте. Печать предприятия должна стоять в строго определенном месте:

Стоит отметить также, что печать не должна захватывать подпись должностного лица, заверяющего документ. Обычно ее ставят так, чтобы она стояла поверх подписи и инициалов. Это не совсем корректно. Поскольку печать заверяет подпись должностного лица и ее должно быть видно так же, как и инициалы. Общая схема по правилам заверения трудовой книжки:

Как видно из представленного примера, для печати отводится специальное место. В образцах заверения трудовой книжки можно увидеть следующее:

Однако согласно новому ГОСТу, это нельзя считать правильным.

Новый ГОСТ заверения трудовой книжки

Теперь необходимо рассмотреть, какие изменения были внесены действующим ГОСТом с июля 2018 года. Новые правила заверения копии трудовой книжки требуют постановки дополнительной записи. Это не столь существенное изменение, как казалось бы, но соблюдать его нужно.

В образце заверения трудовой книжки нужно указать место, где хранится оригинал документа. Такая пометка нужна в том случае, если копия книжки передается в стороннюю организацию. Например, для предоставления образца в банк, чтобы получить кредит, в записи нужно будет указать, что подлинник находится на хранении по месту работы служащего.

Новый ГОСТ вводит систему заверения копии документа при помощи специальных штампов. Также согласно ему по-новому расшифровывается подпись оформителя, где сначала пишутся инициалы должностного лица, а уже потом фамилия.

Сроки действия заверения

Информация в трудовой книжке может регулярно обновляться при смене рабочего места. Общим правилом введено, что период актуальности копии заверенной трудовой книжки равен одному месяцу.

Но период годности такого документа может потерять свою действительность, если в течение одного месяца в трудовую книжку были внесены определенные изменения.

К примеру, работник ООО "Маршзавод" идет оформлять кредит, предоставляя в отделение банка необходимые документы. Через две недели он увольняется. В кредите ему будет отказано, поскольку при обращении в место хранения документа банку сообщат, что таковой работник уже не работает, а трудовая книжка находится у него на руках. Что делает копию документа недействительным.

Поэтому, намереваясь передавать дубликат трудовой книжки в сторонние организации, нужно предоставлять актуальную информацию.

Ошибки при заверении документа

Распространено думать, что печать должна захватывать подпись должностного лица, заверяющего документ. Но это не так. Согласно новому ГОСТу печать ставится, не затрагивая подписи, или в отдельном месте, где указано "МП" (то есть место для печати).

Также не стоит допускать ошибки при заполнении документа. Орфографические и грамматические опечатки добавляют проблем при предоставлении копии трудовой книжки. Исправления формулировок не допускается, в том числе. Если при заверении трудовой книжки была допущена ошибка, стоит заново скопировать нужные листы и заверить заново.

Таким образом, можно сказать, что новый ГОСТ не внес существенных изменений в порядок регистрации копий трудовой книжки. Одно из главных требований, которое было добавлено в новые правила, это указание места хранения подлинника трудовой книжки при предоставлении ее в сторонние организации.

Как указано в общих правилах, оригинал документа должен находиться у работодателя в специально отведенном месте, которое сможет обеспечить сохранность бумаги. Руководитель может выдать только копию трудовой книжки, поскольку за хранение документа он будет отвечать до тех пор, пока сотрудник не заберет его при увольнении. Дубликат заверяется по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней с момента подачи. Копия трудовой книжки должна прошиваться и содержать на последней страницу следующую информацию:

• номер записи;
• подтверждение "Верно" или "Копия верна", прописанное вручную или при помощи специального штампа;
• должность специалиста, заверяющего документ;
• его инициалы и подпись;
• дата оформления;
• место хранения документа;
• печать предприятия.

При соблюдении всех условий документ будет иметь срок действия в течение одного месяца. Но любые изменения в трудовой книжке в этот период делают ее копию недействительной.

Заверение трудовой книжки в 2019 году может потребоваться во многих ситуациях. Работники организации обращаются в отдел кадров для этих целей в случае, если копию трудовой книжки необходимо предоставить банку для получения кредита или передать ее в различные организации социальной направленности (например, в Центр занятости населения).

Заверенная копия трудовой книжки используется для подтверждения уровня дохода человека и того факта, что он имеет постоянный заработок. Отдел кадров обязан выдать ее работнику спустя не более 3 дней после получения от него соответствующего заявления (или после устной просьбы). С 1 июля 2019 года в правила заверения трудовых книжек внесено одно существенное изменение .

Правила получения копии трудовой книжки

Трудовая книжка является собственностью работника, но на время трудовой деятельности она хранится у работодателя, в отделе кадров. Для получения оригинала этого документа, его копии или выписки необходимо передать ответственному специалисту отдела кадров соответствующее заявление. Заверенная копия трудовой книжки выдается работнику в течение последующих трех дней ().

Все документы, связанные с профессиональной деятельностью, в том числе и копия трудовой книжки, выдаются уже заверенными надлежащим образом и безвозмездно (бесплатно).

Заявление о получении заверенной копии трудовой книжки пишется от руки или печатается на компьютере на имя начальника предприятия, в свободной форме. Важно лишь соблюдать общие правила, которые используются для написания любых заявлений (кому и от кого оно написано, причины написания заявления и сопутствующие обстоятельства, дата написания документа и подпись заявителя).

В нашем случае основной текст заявления может быть следующим: «Прошу на основании статьи 62 Трудового кодекса РФ предоставить мне заверенную копию трудовой книжки для ее предоставления по месту требования».

В некоторых организациях для подобных заявлений создаются специальные бланки. В иных же компаниях вместо заявления ограничиваются устной просьбой. Хотя устное обращение для получения заверенной копии трудовой книжки и дозволяется в организациях малого бизнеса, все же лучше использовать именно письменную форму.

Как заверить трудовую книжку?

Заверение трудовой книжки, в том числе с пометкой «работает по настоящее время», происходит либо через организацию, в которой на данный момент трудится заявитель, или через нотариуса. Обращение к нотариусу требуется только в том случае, если владелец трудовой книжки нигде временно не работает.

Каким именно образом специалисты отдела кадров заверяют этот документ?

1. Первым делом копируются все основные листы трудовой книжки (на которых имеются какие-либо записи). Начиная титульным листом документа и заканчивая последней записью о трудоустройстве на текущее место работы;
2. Раздел, в котором описываются полученные работником вознаграждения, копируется при необходимости и только по просьбе заявителя. Это может потребоваться в случае предоставления копии в социальные органы. Например, для получения различных почетных званий;
3. Все скопированные листы трудовой тщательно брошюруются, а на специальной наклейке (с задней стороны сброшюрованных листов) указывается общее их количество.

На крайнем скопированном листе, после последней записи указывается ряд важной информации:

• слово «Верно»;
• наименование должности сотрудника, который заверяет трудовую книжку, а также его инициалы с фамилией и личная подпись;
• дата создания заверенной копии трудовой;
• печать или штамп организации (если в организации нет собственной круглой печати, то разрешается обойтись и без нее).

Каждый лист скопированной или отсканированной трудовой книжки должен быть заполнен только с одной стороны . В противном случае этот документ могут не принять.

Сам текст должен быть очень четким, а право заверения имеется только у лиц, которым это доверено на основании локальных нормативных актов или специально составленной для этих целей доверенности. Если таких актов в организации нет, то сотрудник отдела кадров вправе отнести бумаги для заверения руководителю предприятия.

Бывает, что листы трудовой книжки не сшиваются, а выдаются работнику отдельно. Но в этом случае заверительные записи должны располагаться в конце каждого листа. Это может быть достаточно трудоемким процессом, если трудовая содержит очень много листов.

Некоторые банки или государственные органы требуют, чтобы помимо основной информации на последнем листе трудовой была сделана запись «работает по настоящее время». Однако нигде в законе такого требования не содержится.

Заверение трудовой книжки по новым правилам

С 1 июля 2019 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 , взамен устаревшего ГОСТ Р 6.30-2003. В новом государственном стандарте, который регулирует правила оформления организационно-распорядительной документации, а также устанавливает систему стандартов для библиотечного и издательского дела, появился новый пункт 5.26. Именно в нем и описывается новшество в порядке заверения трудовой книжки.

Речь идет о требовании проставлять в копии трудовой книжки одну дополнительную запись. Помимо других стандартных отметок, которые не были изменены. Это отметка о месте хранения подлинника трудовой книжки. К примеру, «Подлинник трудовой книжки работника ООО «Дельта» хранится в его личном деле № 69 за 2016 год».

Однако дополнительную запись следует делать только в том случае, если документ передается в стороннюю организацию . При использовании заверенной копии трудовой книжки внутри организации делать этого не нужно.

Образец заверения последней страницы копии трудовой книжки (как это должно выглядеть с 1 июля 2019 года) представлен на рисунке.

Частые ошибки при заверении трудовой книжки

Хотя процесс заверения трудовой и не отличается особой сложностью, многие работники отдела кадров все же допускают в нем ряд серьезных ошибок. Некоторые из них и вовсе не позволят использовать копию по назначению, то есть заставят полностью переделать документ.

Самые распространенные ошибки:

• печать организации стоит отдельно от записи о заверении копии, то есть не затрагивает своими краями основную надпись, включая подпись должностного лица;
• в записях допущены ошибки или сделаны исправления, присутствуют различные помарки (в этом случае необходимо заново скопировать или отсканировать нужные страницы);
• запись о том, что копия является верной, сделана только на последней странице (если документ не сброшюрован должным образом, то запись следует делать на каждой странице);
• в записи не указана должность сотрудника, заверившего копию, или не проставлена его подпись (расшифровка подписи);
• лицо, заверившее документ, не имело на то никаких законных оснований;
• в записи не указано, где хранится подлинник трудовой книжки (с 1 июля 2019 года).

В каких случаях может потребоваться копия трудовой?

В подавляющем большинстве случаев заверенная копия трудовой книжки предоставляется в банки или прочие кредитные организации для следующих целей:

• Форс-мажорные обстоятельства. Если получатель кредита однажды прекратит его погашение, то банк посредством постановления суда сможет снимать деньги напрямую из его зарплаты (точнее, делать это будут судебные приставы);
• Подтверждение официального и постоянного источника дохода;
• Подтверждение личных сведений, указанных в заявлении на получение кредита или ипотеки;
• Получение информации о том, как часто человек меняет работу (если редко, то шансы на получение кредита у него возрастают) или о причинах его увольнения с последнего места работы.

Копия трудовой книжки зачастую требуется для оформления заграничного паспорта, хотя по закону сотрудники миграционной службы сейчас и не имеют права ее требовать (но оспорить это на месте будет сложно). Требуется она порой и при трудоустройстве на новое место, когда человек еще не уволился с предыдущей работы. То есть у него нет возможности предоставить оригинал своей трудовой книжки.

Не стоит забывать и о самых разнообразных организациях социального обслуживания населения. Предоставление копии трудовой книжки в них может потребоваться для совершенно разных целей. Например, для получения почетного звания «Ветерана труда» или для оформления пособия по безработице.

Как стало известно, изменения по трудовым книжкам с 1 июля 2018 года коснутся правил оформления немаловажного документа. В общем и целом, правила, которые действуют касательно оформления трудовых книжек еще с 2003 года, поменяются незначительно.

Данные изменения коснутся тех ситуаций, когда копию трудовой книжки необходимо предоставить в другом учреждении, например, в банке. Чтобы копия документа была оформлена правильно, на ней нужно указать местонахождение оригинала. Согласно действующего российского законодательства, саму трудовую книжку передавать в другие организации нельзя, и она должна храниться по месту работы.

Изменения в трудовых книжках с 1 июля 2018

В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек с 01.07.2018?

Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.

Но в конце 2016 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 со сроком введения с действие с июля 2017 года («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).

Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2017 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год. Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2018 года.

Ожидается, что изменений будет не так много, но одно существенное все же появится. Придется указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.

Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля 2018

С 1 июля 2018 года вводится в действие новый стандарт, определяющий порядок заверения трудовых книжек на территории РФ. И, несмотря на то, что предложенный ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер и предприятия не обязаны применять его в своей практике, разработчики стандарта советуют оформлять копии трудовых книжек в соответствии с новыми правилами, так как они понятны и тем, кто выдает такие документы (компаниям, организациям, предприятиям и т. д.), и тем, кто их получает (наемным работникам).

Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018

В соответствии с нормами профильного законодательства, сотрудник вправе обратиться к своему работодателю для получения заверенной копии трудовой книжки, не поясняя, для каких целей она ему необходима.

Как правило, такой документ требуют коммерческие банки при выдаче кредитов (чтобы убедиться в платежеспособности клиента), или органы социальной защиты при принятии решения о назначении пособий или льгот.

После обращения сотрудника работодатель обязан в течение трех рабочих дней с момента принятия составленного в письменном виде заявления выдать ему заверенную копию, что предусмотрено статье 62 ТК РФ. В случае нарушения сроков сотрудник, руководствуясь статьей 5.27 КоАП, может обратиться в инспекцию, которая может оштрафовать работодателя-нарушителя.

Если предприятие отказывается выдать документ, превышая тем самым свои полномочия, гражданин также может обратиться за помощью в Прокуратуру, ссылаясь на нарушение своих прав и законных интересов.

В отдельных случаях такой документ может потребоваться и работодателю. К примеру, если он планирует получить возмещение расходов по ранее выплаченным пособиям. При обращении в соцстрах данные трудовых книжек используются для подтверждения стажа работы, что необходимо для расчета размера пособия. И хотя это не является обязательным условием для получения возмещения по уволенным сотрудникам, на что указывает текущая судебная практика, лучше хранить копии их трудовых книжек, чтобы впоследствии не пришлось оспаривать сумму выплаченной компенсации в судебном порядке или осуществлять розыск ранее уволенных работников для получения необходимой информации.

Как заверять трудовые книжки с 1 июля 2018

Вступившие в силу с 1 июля новые правила по трудовым книжкам не меняют порядок их заверения, что осуществляется в соответствии с ранее утвержденным ГОСТом Р 6.30-2003.

Исходя из его требований, подпись заверителя должна содержать в себе такие элементы:

• слово «Верно», фраза «Копия верна» или произвольная словоформа аналогичного смысла;
• указание должности сотрудника, который заверяет документ; собственноручная подпись заверителя и ее полная расшифровка (с указанием занимаемой им должности);
• дата подписания.

Если на момент предоставления копии гражданин трудоустроен у работодателя, то такую информацию тоже можно указать при заверении. Исключение возможно только в том случае, если в ближайшие дни он будет уволен в принудительном или добровольном порядке.

144.76.78.4

Если документ будет передаваться в другую организацию, то в соответствии с требованиями по трудовым книжкам, с 1 июля 2018 года необходимо сделать запись о том, где на момент предоставления дубликата хранится ее оригинал.

Выданный документ не подлежит регистрации в качестве исходящей корреспонденции.

Где хранится подлинник

Руководствуясь пунктом 5.26 действующего ГОСТа Р 7.0.97-2016, при заверении книжки уполномоченное лицо должно указать не только место хранения оригинала (наименование компании-работодателя), а и прописать реквизиты дела, в котором хранится данный документ.

Но такое требование не актуально для предприятий МСБ, которые имеют ограниченный штат сотрудников и работают без отдела кадров. Трудовые книжки они предпочитают хранить в сейфах или противопожарных шкафах, доступ к которым открыт только у определенных должностных лиц (это не является нарушением закона, если обеспечена безопасность хранения подлинников). В этом случае при заверении копии указывается только полное наименование организации, которая несет ответственность за хранение документов строгой отчетности

Для каждого занятого трудовой деятельностью человека трудовая книжка служит документом первостепенной важности. Причем необходима она не только в процессе трудоустройства на различные места работы, но и для последующего оформления пенсии. Отсюда и требования к серьезному подходу к оформлению трудовой книжки .

Требования эти предусмотрены действующим трудовым законодательством, в том числе Трудовым кодексом РФ и постановлениями Правительства РФ №225 от 16.04.2003 и №69 от 10.10.2003. Правда, в перечисленных правовых актах есть немало противоречащих друг другу положений, которые могут в ряде случаев привести в замешательство лиц, ответственных за заполнение трудовых книжек . При возникновении таких спорных моментов при внесении записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться главным образом положениями Трудового кодекса РФ, поскольку он имеет наибольшую юридическую силу. Мы же в данной статье постарались обобщить все рекомендации по оформлению трудовых книжек, что наверняка будет хорошим подспорьем кадровикам. Итак, начнем…

Правила заполнения трудовых книжек в 2017 году

Записи в трудовой книжке оформляются без каких-либо сокращений. Им присваивается индивидуальный порядковый номер в каждом разделе. Даты записей указываются исключительно арабскими цифрами. Месяц и день в дате записи всегда указываются двумя цифрами (01,02,10,25), а год – четырьмя (например, 2017).

Когда человек трудоустраивается на новое место работы, представленная им трудовая книжка проверяется на подлинность, а именно проверяется соответствие паспортных данных, указываемых на первой странице книжки, наличие печати с первого места работы на титульном листе. Если указанная печать отсутствует, книжка признается недействительной, а работодатель оформляет новую. Также новая книжка заводится, если человек устраивается на работу в первый раз.

В случае наличия незакрытой последней записи о работе, когда отсутствует запись о его увольнении, делать запись в трудовой книжке о приеме на новое место запрещено. Также в трудовой книжке не делаются записи о дисциплинарных взысканиях в отношении ее владельца, а вот отметки, касающиеся установления непрерывного стажа, либо не зачете конкретных периодов времени в непрерывный стаж должны отражаться в установленном порядке.

Правила заполнения трудовых книжек: разделы

• Персональных сведений о работнике;
• Информации о местах его трудоустройства и занимаемых должностях;
• Сведений об имевших место в ходе трудовой деятельности награждениях.

При полном использовании количества листов в конкретном разделе, в него оформляется специальный вкладыш. При этом в книжке делается отметка о выдаче вкладыша с указанием конкретной даты. Эта запись делается в виде штампа на титульном листе или его развороте. В данном случае сделать запись от руки о выдаче вкладыша нельзя. Вкладыш вшивается в книжку и без нее считается недействительным, а нумерация страниц в нем продолжает нумерацию в самой книжке. На титульной странице вкладыша должна стоять печать работодателя.

Как делаются записи в трудовую книжку

Что касается заполнения раздела, касающегося сведений о местах работы, то здесь есть свои правила заполнения трудовых книжек . При занесении первой записи на новом месте проставляется штамп организации, содержащий все необходимые реквизиты. Если штампа нет, то название организации пишется от руки.

графа 1 «Порядковый номер»

указывается порядковый номер записи. Использовать можно только арабские цифры;

графа 2 «Дата»

Дата приема на работу, либо внутреннего перевода, либо увольнения. Опять же используются исключительно арабские цифры;

графа 3 «Сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела»

указанная информация заполняется без сокращений со ссылкой на статьи правовых актов. К примеру, «уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При условии занесения записи об увольнении должна обязательно ставиться подпись владельца книжки;

графа 4 «Основание для совершения записи»

В качестве оснований для внесения записей в трудовую книжку могут выступать приказы, протоколы, решения общего собрания. Вместе с наименованием документа в обязательном порядке указываются его номер и дата составления.

В отношении заполнения раздела о награждениях распространяются аналогичные требования к указанию информации по графам. Важно учитываться, что в данном разделе отражаются сведения о присвоении почетных званий, награждении гос.наградами, почетными грамотами, дипломами, нагрудными знаками. А вот сведения о вручении денежных премий и ценных подарков здесь не указываются.

Нужны ли записи в трудовой книжке о совместительстве?

В случае, если совместительство осуществляется внутри одного предприятия, то для осуществления необходимых записей в трудовой книжке используются внутренние документы. Аналогично делается и запись об увольнении с места работы по совместительству.

Что делать, если при заполнении трудовой книжки требуется что-то исправить?

Есть нюансы

При заполнении трудовой книжки в данном случае нужно сделать запись следующего содержания «Время работы с (дата) по (дата) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж» . Не забудьте данной записи присвоить порядковый номер, указать ее основание и дату.

Совсем скоро специалисты по кадрам должны будут вести главные документы о стаже работников - трудовые книжки - по новым правилам. Минтруд России вынес соответствующие нормативно-правовые акты на общественное обсуждение. Чиновники смягчают требования к заполнению и учету трудовых книжек, что может говорить о скором переходе на их электронный вариант.

Что случилось?

Минтруд России разработал и опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов проект изменений в постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Чиновники решили изменить порядок ведения и хранения трудовых книжек. Поэтому одновременно с поправками в постановление кабмина Минтруд опубликовал проект своего приказа с инструкцией о новых правилах заполнения и учета трудовых книжек. Оба проекта проходят общественное обсуждение, но должны быть утверждены и вступить в силу еще в этом году.

Новые правила и бланк трудовых книжек

В уведомлении о разработке документов специалисты Минтруда отмечают, что поправки в порядок ведения трудовых необходимы в связи с реализацией плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда. Речь идет о нормативах со времен СССР, которые были недавно упразднены в России. Поэтому проекты Минтруда направлены, в первую очередь, на сокращение требований и упрощение порядка хранения самих книжек и их бланков.

В частности, чиновники считают необходимым отменить обязанность работников заверять записи в трудовой книжке при увольнении своей подписью. Также в Минтруде считают излишней обязанность работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Кроме того, сами записи в трудовой книжке при увольнении работника можно будет заверять не только печатью организации, но и печатью кадровой службы. Особенно это актуально в том случае, если организация в соответствии с Уставом работает без круглой печати.

Что касается хранения и учета трудовых книжек, то приходно-расходную книгу и книгу учета трудовых больше не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

Чиновники напоминают в пояснительной записке к проекту приказа, что по нормам статьи 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, которым и является Минтруд. Отдельно отмечено, что Минфин России должен будет разработать порядок изготовления бланков трудовых книжек, потому что старые уже морально устарели.

Проекты публично обсуждаются до 28 апреля, после чего будут переданы на антикоррупционную экспертизу. Скорее всего, упрощение в ведении трудовых начнет действовать уже в начале лета 2018 года.