– это процесс контроля условий труда на рабочих местах организации. Обязанность по ее проведению возлагается на работодателя (ст. 212 ТК РФ). Преимуществ у аттестации множество. Она не только позволяет выявить несоответствия государственным требованиям законодательства об охране труда, но и улучшить ситуацию на рабочих местах, что приведет к минимальным потерям фонда рабочего времени, выплат компенсаций, страховых взносов.

При проведении аттестации важным моментом является итог или результат работ, который отображается в определенном перечне документов. Именно он является подтверждением состояния условий труда на рабочих местах.

Какие документы о результатах аттестации нужно направить в трудовую инспекцию?

ГИТ является надзорным органом, одной из функций которой является проверка соответствия проведения АРМ государственным нормативным требованиям в организациях.

Главным итогом аттестации является пакет документов, который готовится аттестационной комиссией. Он является фактическим подтверждением того, что АРМ в организации была пройдена. А вот насколько законно и по правилам – это уже выясняет трудовая инспекция.

За содержание документов ответственность несет работодатель, поэтому он должен внимательно ознакомиться с каждым документом, который получает по завершению аттестации. После проверки и утверждения приказа о завершения АРМ на предприятии, работодатель обязан представить в ГИТ следующие документы: сводную ведомость по результатам аттестации и сведения об аттестующей организации . Документы предоставляются в 10-дневный срок с момента издания приказа о завершении АРМ на предприятии. В сводной ведомости результатов фиксируется количество рабочих мест по каждому классу труда по основным показателям. В сведениях об аттестующих организациях содержится полная информация о деятельности (номер в реестре аккредитованных организаций, предоставляющих услуги в области охраны труда, полное наименование, юридический и фактический адрес, аккредитация лаборатории по аттестации, сведения о работниках испытательной лаборатории, сведения об использованных поверенных приборах).

Инспектор по труду проводит их анализ на основании Приказа Роструда от 31 августа 2011 года № 193. При неправильном оформлении, документы отдаются работодателю на доработку с указанием конкретного срока. После устранения недостатков, инспектор по труду проводит документарную проверку сведений, анализируя ситуацию на рабочих местах. Если данные вызывают сомнения, инспектор вправе организовать внеплановую выездную проверку в организацию, представившую документы. При обнаружении существенных нарушений, проведение аттестации является недействительным и работодатель должен незамедлительно провести АРМ повторно. Кроме того, в полномочия трудовой инспекции входит и плановая проверка условий труда, которая осуществляется согласно графику, который утверждается в конце календарного года.

Для того, чтобы заранее выявить все несоответствия в документах, а также в проведенных исследованиях, работодатель может до обращения в ГИТ направить полный пакет документов на государственную экспертизу условий труда. Госэкспертизу проводят федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов РФ. Они проводят анализ представленных данных и выносят заключение по качеству проведения АРМ. При выявленных нарушениях, органы выдают решение, на основании которого он должен будет устранить недостатки, чтобы получить положительное заключение.

Как используются результаты проведенной аттестации рабочих мест?

Результаты проведенной АРМ являются свидетельством объективной оценки условий труда в организации. Аттестация была введена для контроля за условиями труда и их оптимизации. Увидеть все недостатки и недочеты в организации трудового процесса на рабочих местах можно с помощью полученных результатов – комплексной оценки рабочих мест. На их основе разрабатываются и реализуются мероприятия по рационализации – приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда.

Результат аттестации влияет также на дальнейшее назначение льгот и компенсаций работникам, чьи условия на рабочих местах были признаны вредными или опасными. Компенсации назначаются в виде сокращенной продолжительности рабочего времени, дополнительного отпуска, дополнительных денежных выплат, выдачи молочных пищевых продуктов, предоставление ежегодного лечения в профилакториях и санаториях. При неудовлетворительных условиях, работодатель должен предоставлять ежегодный бесплатный медицинский осмотр, чтобы врач смог проследить тенденции ухудшения здоровья и предотвратить дальнейшее развитие профессиональных заболеваний.

Результаты также используются работодателем для обоснования планирования и финансирования мероприятий по улучшению условий труда. На основе их он может получить скидки и надбавки по страховому взносу от несчастных случаев и профзаболеваний в организации из средств Фонда социального страхования.

Результаты необходимо предоставлять в государственную инспекцию по труду субъекта РФ в виде сводной ведомости о результатах АРМ и сведений об аттестующей организации. Инспектор по труду также использует эти результаты для анализа ситуации и соответствия проведения аттестации на основании требований законодательства.

Как организации применить результаты, полученные по итогам аттестации рабочих мест?

Работодатели задаются этим вопросом при проведении аттестации. Мнение о том, что они необходимы только для органов трудовой инспекции, ошибочное.

Результаты работы по аттестации оформляются в виде пакета документов , который является подтверждением проведения АРМ в организации, служит дальнейшей опорой при проверках государственных органов, при возникновении несчастных случаев, устранении трудовых споров. Например, при проверках санитарно-эпидемиологических служб, результаты запрашиваются для того, чтобы проверяющий мог ознакомиться с общим состоянием на каждом рабочем месте и вынести уже свой вердикт в отношении организации. При несчастных случаях, аттестация позволяет работодателю избежать уголовной ответственности, потому как в любых подобных ситуациях виновным является ответственное лицо.

Но главным образом, организация должна применять результаты для улучшения ситуации на рабочих местах. Предложения об усовершенствовании содержатся в плане мероприятий по улучшению условий. В нем назначаются эффективные меры, указывается источник финансирования и ответственный за исполнение. Работодатель должен будет внедрить все предложения в производственный процесс, устранить грубые нарушения в области охраны труда сотрудника в течение пяти лет со дня проведения аттестации и начала последующей аттестации.

Результаты аттестации можно также применить и к начислению скидок и надбавок к страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. В соответствии с Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 39н, максимальный размер скидок равен 40% на основании итогов деятельности страхователя за три года. В Фонд социального страхования (является ответственным за начисление) предоставляются сведения о страховых случаях, личные дела пострадавших по страховым случаям, о проведении обязательных медицинских осмотров работников, а также аттестации. Решение о скидках принимается Фондом не позднее 1 сентября текущего года. В случае, если в организации в финансовом году произошел несчастный случай со смертельным исходом не по вине третьих лиц, в установлении скидки отказывается.

За счет средств ФСС работодатель может также частично возместить и затраты на проведение аттестации . Размер не превышает 20% сумм страховых взносов. Главное условие – предоставление документов, подтверждающих расходы.

Производительность труда высока там, где выстроен благоприятный психологический климат, а он в свою очередь требует надлежащих условий труда.

В течение какого срока организация должна хранить документы, подтверждающие результаты аттестации рабочих мест?

Документы по АРМ являются подтверждением соответствия условий труда на рабочих местах. АРМ должна проводиться в организации один раз в пять лет. Полученные данные являются действительными на протяжении указанного срока. Документы по аттестации должны находиться в непрерывном действии после проведения процесса, так как на их основании внедряется план мероприятий по улучшению условий, устраняются замечания аттестационной комиссии. Документы являются центром внимания также и у государственных органов. При проверках, к примеру, ГИТ в субъекте РФ, Роспотребнадзора, главным образом, запрашиваются материалы АРМ, которые наглядно отражают всю ситуации на отдельно взятом рабочем месте. Даже по прошествии сроков действия аттестации, организация должна продолжать хранить документы, подтверждающие результаты аттестации в архиве или в ином структурном подразделении. Рекомендуемый срок – 45 лет. Потому как работодателю не стоит забывать, что даже по истечении срока хранения документов, они также могут понадобиться в дальнейшем при различных судебных разбирательствах, проверках госорганов.

Работник должен быть ознакомлен в течение тридцати дней (календарных), отсчет при этом начинается с момента утверждения (подписания всеми членами комиссии) отчета о результатах СОУТ. В данный промежуток не включается период нахождения работника на больничном листе, в отпуске, командировке или межвахтовый отдых.

Довольно часто можно наблюдать ситуацию, когда работник отказывается знакомиться с результатами СОУТ, либо категорически с ними не согласен. В этом случае представителю работодателя необходимо оформить акт, подтверждающий это, и засвидетельствовать его, как минимум тремя подписями. В комиссию можно пригласить начальника или специалиста кадровой службы, руководителя структурного подразделения, в котором работник трудится. Кроме того, сотруднику нужно разъяснить его право на обращение в Трудовую инспекцию с целью обжалования результатов СОУТ.

1. внимательно изучите учредительные документы организации и проверьте их на сайте Федеральной налоговой службы (egrul.nalog.ru) или по ответу на запрос из ФНС – должны совпадать название организации, ИНН, КПП, ОРГН, юридический адрес; организация должна быть действующей;
2. потребуйте документы, подтверждающие соответствие специализированной организации требованиям статьи 19 ФЗ (право работодателя требовать эти документы закреплено ст 4 ч. 1 п. 3 и ст. 6 ч. 2 п. 2);
3. проверьте свидетельство о внесении в государственный Реестр аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, сравните с соответствующей записью на официальном сайте Министерства здравоохранения РФ;
4. изучите аттестат аккредитации и область аккредитации – убедитесь, что исследования, которые Вам потребуются, включены в область аккредитации и что срок действия аттестата аккредитации не закончится до завершения СОУТ;
5. изучите текст договора:
   • в договоре должны быть указано, какие документы , сведения и информацию работодатель обязан предоставить организации, проводящей СОУТ (ст. 4 ч. 2 п. 2). В случае не представления этих сведений, документов и информации,
   • в договоре должны быть указаны условия , которые работодатель должен обеспечить для проведения СОУТ. В случае отказа работодателя обеспечивать эти условия, организация, проводящая СОУТ обязана не приступать или прекратить выполнение работ (ст. 6 ч. 2 п. 4).
   • посмотрите, какие документы обязана будет подготовить организация, проводящая СОУТ – будет ли она разрабатывать график проведения СОУТ, декларации о соответствии условии труда и т.д.

Суть идентификации: эксперт по СОУТ изучает имеющуюся у работодателя документацию (техническая документация на оборудование, проекты, результаты ранее проведенных измерений вредных факторов и т.п.), проводит обследование рабочих мест путем их осмотра, опрашивает работников и т.д. и выявляет вредные факторы.

Сроки специальной оценки условий труда

Проведение специальной оценки по условиям труда обязательно для всех видов предприятий любой специфики деятельности. Однако возникают вопросы о проведении этой процедуры в офисе, ведь вредных факторов тут вроде нет. Что из условий учитывается и как проходит спецоценка у офисного персонала? Как ее организовать и как оформить все необходимые документы? В этой статье приводится примерный вариант пошаговых действий.

С 1 января 2014 года все работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда рабочих мест, которая введена вместо существующей ранее аттестации рабочих мест для определения на них вредных и опасных факторов, воздействующих на работников. Какова же судебная практика по этому вопросу?

Проведение специальной оценки условий труда

Когда нарушение повлекло за собой возникновение угрозы здоровью людей или несчастный случай, то наказание может быть применено в форме приостановления деятельности юридического лица или ИП на 90 суток, а должностные лица, привлеченные к ответственности, дисквалифицируются на срок от года до 3 лет.

Кроме того, в течение следующего месяца результаты СОУТ должны быть выложены организацией-работодателем на официальный интернет-сайт (при его наличии). Территориальный орган ФСС уведомляется в сроки, предусмотренные для сдачи текущей отчётности, а информация подаётся путём включения в раздел 10 формы 4-ФСС.

Документы по специальной оценке условий труда

Помимо перечисленных документов, предоставляемых экспертной организацией, выполняющей работы по СОУТ, работодатель также самостоятельно обязан создать внутренние документы – Приказ об утверждении комиссии и график проведения работ. Первый документ утверждает состав членов комиссии и порядок деятельности при проведении спецоценки, второй – планируемые сроки проведения этапов работ, предусмотренные ФЗ № 426-ФЗ. Заполняются внутренние документы в свободной форме.

От того, какая исходная информация будет подана в Перечне, будет определяться вид проведения работ по спецоценке: идентификация или полные комплексные исследования на рабочих местах. Соответственно, для каждого вида исследования будет подготовлен индивидуальный пакет документов.

Федеральный закон от 28 декабря 2013 г

1. При выявлении аналогичных рабочих мест специальная оценка условий труда проводится в отношении 20 процентов рабочих мест от общего числа таких рабочих мест (но не менее чем двух рабочих мест) и ее результаты применяются ко всем аналогичным рабочим местам.

3. Организация, проводящая специальную оценку условий труда, в течение десяти рабочих дней со дня утверждения отчета о ее проведении передает в информационную систему учета в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, сведения, предусмотренные частью 2 настоящей статьи.

Специальная оценка условий труда

Специальная оценка условий труда (СОУТ) - самое обсуждаемое специалистами в области охраны труда нововведение Министерства Труда и Социального развития, пришедшее на смену морально устаревшей аттестации рабочих мест. Основная причина появления СОУТ - вступление России в ВТО, вызвавшее необходимость соответствовать международным стандартам по охране труда (на Западе понятия «аттестация рабочих мест» не существует, вместо этого имеет место «оценка профессиональных рисков»). Аттестация рабочих мест была создана в эпоху СССР, производственная жизнь которого существенно разнится с существующим укладом.

Положительный момент СОУТ - возможность использования результатов аттестации и производственного контроля в случае, если они были проведены не ранее полугода до проведения специальной оценки условий труда. Также очень важный момент для работодателей: результаты СОУТ влияют на частичное освобождение от дополнительных страховых взносов.

Специальная оценка условий труда в 13 шагов: к проведению готовы

Следует отметить, что до 1 мая 2016 года работодатель указывал в декларации только сведения об отсутствии вредных и/или опасных производственных факторов. В связи с этим, если по результатам измерений, проведенных до 1 мая 2016 года условия труда в отношении других рабочих мест были признаны оптимальными или допустимыми, работодатель должен подать в трудовую инспекцию уточненную декларацию с включением в нее этих рабочих мест (ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 1 мая 2016 г. № 136-ФЗ).

В течение трех рабочих дней с момента утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда работодатель обязан уведомить об этом специализированную организацию, а также направить в ее адрес копию утвержденного отчета (ч. 5.1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Сделать это можно любым доступным способом, обеспечивающим возможность подтвердить факт такого уведомления.

Еще раз о спецоценке условий труда: инструкция по проведению

Причем она должна быть независимой по отношению к вашей компании. Только в этом случае спецоценка условий труда может проводиться такой организацией. Так, спецоценку не может проводить дочернее предприятие или если сотрудники вашей компании и оценочной организации являются близкими родственниками.

Далее комиссия определяет перечень рабочих мест, в отношении которых будет проведена спецоценка условий труда. Для этого оформляют документ в свободной форме. Отдельно указывают аналогичные места - те, которые одновременно имеют следующие одинаковые признаки: профессии или должности одного наименования, работа в одном или нескольких однотипных помещениях и др. (ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Если выявлены аналогичные рабочие места, спецоценку условий труда достаточно провести в отношении 20 процентов от их общего числа (минимум двух). Затем результаты оценки распространяют на все аналогичные рабочие места.

Срок хранения результатов специальной оценки условий труда

Если рабочее место было аттестовано, то СОУТ можно назначить через пять лет после завершения аттестации.
В тоже время статьей 17 Закона № 426 предусмотрен ряд случаев, когда специальная оценка проводится внепланово :
— ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест;
— получение работодателем предписания государственного инспектора труда о проведении внеплановой специальной оценки условий труда в связи с выявленными в ходе проведения федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, нарушениями требований настоящего Федерального закона;
— изменение технологического процесса, замена производственного оборудования, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
— изменение состава применяемых материалов и (или) сырья, способных оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
— изменение применяемых средств индивидуальной и коллективной защиты, способное оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
— произошедший на рабочем месте несчастный случай на производстве (за исключением несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) или выявленное профессиональное заболевание, причинами которых явилось воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов;
— наличие мотивированных предложений выборных органов первичных профсоюзных организаций или иного представительного органа работников о проведении внеплановой специальной оценки условий труда.

Работодатель издаёт приказ в свободной форме, которым утверждается состав и порядок работы комиссии.
Число членов комиссии должно быть нечетным.
Возглавляет комиссию сам работодатель или его представитель.
Кроме того в состав комиссии входят:
— специалист по охране труда;
— представители выборного органа первичной профсоюзной организации (если таковая имеется).

Сроки хранения всех видов документов указаны в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Этот перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

В разделе 7.3. перечня для документов по охране труда установлены разные сроки хранения. В таблице 1 мы привели выборку из этого раздела.

Таблица 1. Сроки архивного хранения документов по охране труда

Не ищите в этом перечне точные названия документов, в нем указаны только содержание и возможные виды документов. Но далеко не все, которые могут быть в вашей компании.

Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранят столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать их нельзя до самой ликвидации организации. В этом случае документы не уничтожают автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Если же компанию реорганизуют, то архив документов передают на хранение организации - преемнику.

Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила. Этот срок не может быть меньше 1 года.

Срок хранения журналов по охране труда начинается со следующего года после последней записи в нем. Например, последнюю строку в журнале заполнили 10 марта 2016 года. Срок хранения этого журнала начнется с 1 января 2017 года и закончится 31 декабря 2026 года - 10 лет.

Как и любые другие локальные акты предприятий, инструкции по охране труда имеют свои особенности хранения и учета. Стандартный срок хранения инструкций по охране труда устанавливается действующими нормами трудового законодательства.

Из этой статьи вы узнаете:

• сроки хранения инструкций по охране труда;
• особенности хранения инструкций по охране труда;
• правила оформления журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

В широкий спектр обязанностей работодателя вне зависимости от организационной и правовой структуры предприятия входит обеспечение эффективной охраны труда. Важнейшей задачей такой охраны считаются подготовка и хранение нормативно-правовой базы.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Кроме общепринятых актов с государственными требованиями к охране труда, в эту базу включаются локальные нормативные акты, основным из которых является инструкция по безопасности и охране труда.

Сроки хранения инструкций по охране труда

Как и любого другого официального документа, у локальных актов предприятия имеется конкретный период действия. Представим основные особенности и сроки хранения инструкций по охране труда:

• срок использования разрабатываемых инструкций по охране труда составляет 5 лет. Как только документ теряет свою актуальность, проводится его пересмотр с внесением необходимых правок;
• досрочный пересмотр инструкций допускается при изменениях отраслевых/межотраслевых стандартов, корректировке типовых инструкций по ОТ, внедрении новых технологий и оборудования, изменении условий труда персонала предприятия и в ряде других установленных законодательством случаев;
• при отсутствии необходимости менять инструкцию работодатель должен оформить приказ о продлении срока действия. Соответствующая пометка делается на первом листе документа;
• все обязанности по своевременной проверке, разработке, пересмотру, утверждению инструкций включаются в перечень должностных обязанностей специалиста по охране труда или другого ответственного за ОТ лица.

Особенности хранения инструкций по охране труда

Хранение инструкций по охране труда – важная задача, заниматься которой должны опытные и ответственные сотрудники предприятия. В соответствии с действующими законодательными нормами:

• место для хранения инструкций по ОТ определяется руководителем подразделения. Главными принципами в данном случае являются обеспечение удобства и доступности документов для ознакомления с ними;
• действующие на предприятии инструкции по ОТ запрашиваются работниками в случае необходимости у начальника подразделения;
• допускается выдача инструкций сотрудникам для изучения при проведении первичного инструктажа;

• для учета таких документов ведутся специальные журналы;
• если действующих инструкций не слишком много, ответственным за их хранение и учет может быть назначен инженер по ОТ;
• ознакомление работников с инструкциями проводится под роспись;
• инструктаж по правилам инструкций охраны труда организуется как при приеме сотрудника на работу, так и в случаях перевода работника на другую должность, повышении квалификации, получении предписаний уполномоченных должностных органов и др.

Правила оформления журнала учета выдачи инструкций по охране труда

Как уже было сказано, любое получение сотрудником для ознакомления инструкции по охране труда обязательно фиксируется в специальном журнале учета выдачи. Ответственные за хранение и учет инструкций по ОТ сотрудники должны следить, чтобы все журналы были надлежащим образом прошнурованы и пронумерованы. Обязательными атрибутами таких учетных документов являются подпись ответственного за их ведение лица и проставленная печать организации.

Типовая форма журнала учета включает таблицы, в которых указаны номера по порядку, даты выдачи, номера, наименования инструкций. Кроме того, специалист по охране труда отмечает количество выданных экземпляров, должность и ФИО получившего инструкцию работника. Каждый факт выдачи подтверждается проставленной подписью получателя.

Таким образом, хранение и учет инструкций по охране осуществляется по четко установленным правилам. В прямые обязанности специалиста по охране труда включаются ведение журналов учета и выдачи инструкций, предоставление документов с правилами по охране труда для ознакомления, контроль своевременного пересмотра и продления инструкций. Главными принципами, на основании которых организуется хранение инструкций по ОТ, являются обеспечение максимальной доступности документов для работников предприятия.

Вложенные файлы

• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
• Положение о порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда (бланк).doc
• Программа мероприятий по охране труда (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Положение о порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда (образец).doc
• Программа мероприятий по охране труда (образец).doc