Управление корпоративным контентом: спрятать то, что внутри. ECM: рынок, технология и границы понятия

Какие тенденции движут сегодня развитием систем управления контентом? Управление контентом - это просто возможность работать с неструктурированными данными, и в масштабах предприятия оно должно высвобождать потенциал бизнес­приложений и процессов, а не служить самоцелью. Ряд экспертов считает, что управление контентом лучше всего работает тогда, когда находится за кулисами - и не рассматривается как самостоятельное бизнес­приложение. Больше всего в таких проектах следует заботиться о том, чтобы облегчить бизнес­пользователям операции по управлению электронными документами или даже полностью снять с них это бремя. Именно это, а также новые технические идеи движут развитием систем управления контентом.

Краткая история

Предшественниками ECM­систем (enterprise content management -управление корпоративным контентом) были традиционные технологии управления документами. Первые основанные на них решения предназначались для двух типов задач:

• работа с относительно небольшими объемами сложноструктурированных документов, таких как результаты испытаний лекарственных средств или техническая документация;
• работа с очень большими объемами простых документов, например заявлений на открытие счета или на возмещение ущерба, которые в типичном случае сканировались, а затем использовались в рабочем процессе.

Логика применения отдельных систем подобного рода начала рассыпаться, когда поставщики решили, что могут выйти за границы этих специализированных подразделений и распространить автоматизацию работы с документами на всё предприятие. Ведь в доцифровую эпоху те, кто создавал документы, редко сталкивались с задачей их хранения - для этого существовали секретари и делопроизводители. Когда же в 1990­е годы электронные документы сделались стандартом, многие из ранних систем управления документами оказались непригодными для работы, так как требовали громоздких процедур архивирования и имели плохо спроектированный интерфейс, который пользователи не могли - да и не пытались - освоить.

Вторая важная проблема - объединение различных функциональных задач в единую систему. Практически у каждой крупной организации сейчас есть внушительного размера Web­сайт или несколько сайтов, для которых нужны инструменты управления веб­контентом. Большинство банков и страховых компаний работают со значительными объемами транзакционных документов, для чего традиционно применяются продукты IBM, FileNet, а также (особенно на предприятиях среднего размера) Hyland Software и EMC. В производственном секторе, для которого характерна сложная документация с соответствующими процессами коллективной подготовки, популярны такие системы, как EMC/Documentum, Open Text и Stellent.

Пройдя шквал слияний и приобретений (а также определенный цикл внутреннего развития), сегодняшние поставщики ECM­систем сумели объединить устоявшиеся технологии в составе «пакетов». Там вы найдете управление документами, записями, рабочим процессом и (с неодинаковым качеством) Web­контентом, а иногда, кроме того, порталы и среды коллективной работы. Естественно, о простоте и удобстве системы в таких случаях говорить не приходится.

Тенденция - стремление к простоте

В наши дни некоторые поставщики ECM­систем позиционируют свои продукты как полноценные бизнес­приложения, ошибочно считая, что обыкновенные бизнес­пользователи будут уделять управлению контентом по 15-20 минут своего рабочего дня. Безусловно, в определенных компаниях есть специалисты, для которых управление документами, декларирование записей, очистка очередей рабочих заданий и создание Web­страниц являются повседневным занятием. Однако основная масса конечных пользователей предпочитает более прозрачное и автоматизированное управление контентом.

Чтобы достичь этой цели, разработчики стремятся максимально скрыть сложные процессы от конечных пользователей. Одновременно такой подход позволяет гарантировать правильное, непротиворечивое и эффективное выполнение операций по хранению и администрированию информации, что никогда не достигалось при ручной обработке.

Кроме тенденции к упрощению на развитие ECM­систем влияют еще три фактора.

1. Затраты: при стоимости лицензии 300-600 долл. за рабочее место инсталляция на сто и на десять тысяч пользователей различается очень существенно. Для того чтобы базовые функции документооборота распространить на большое количество работников, необходимо существенное удешевление лицензий - путь, по которому идут Oracle и Microsoft.
2. Практичность: если сотрудникам, скажем, нравится работать с контентными папками в Outlook и обращаться к документам из привычных бизнес­приложений, таких как ERP­ или CRM­система, то продукты, обеспечивающие именно такие возможности, и надо делать.
3. Простота поддержки: для масштабного внедрения система электронного хранения документов (не забывайте, что в данном случае всё управление контентом фактически сводится к одной этой задаче) должна быть легко расширяемой, обслуживаемой и администрируемой - в противном случае ею быстро перестанут пользоваться, по крайней мере по назначению.

Конечно, в большинстве организаций (в особенности если они прошли через слияния и приобретения) системы имеют лоскутный характер, и применительно к ним невозможно говорить о стратегии, основанной на критериях экономичности, дружественности к пользователю или простоты. Однако положение начинает меняться. Замаскировать сложность внутренних систем и максимально скрыть сложные процессы от конечных пользователей помогают несколько технологических направлений - интеграция с рабочими столами пользователей, интеграция систем управления контентом и Web­сервисы, а также появление систем управления контентом от поставщиков инфраструктурных решений.

Всё на стол!

Интеграция с рабочим столом - почти синоним доступа к контенту через Microsoft Outlook. Чтобы удовлетворить спрос на простые системы, поставщики традиционных ECM­решений улучшают интерфейс своих продуктов и добавляют возможности интеграции с почтовой системой и бизнес­приложениями, стараясь таким путем завуалировать беспорядочные детали управления контентом. Почти во всех ECM­системах сейчас присутствует некая форма интеграции с Outlook, одно из лучших таких решений (кстати, оно было первым) принадлежит компании Interwoven. С точки зрения конечного пользователя это ненамногобольше, чем просто дополнительный набор папок, в которые можно самостоятельно складывать письма, вложения и документы. Иногда при перемещении документа в одну из таких папок Outlook активизирует разметку контента или рабочие процессы. Это гладкий и ненавязчивый способ предоставить возможности управления контентом множеству пользователей.

Однако данный подход не лишен серьезных недостатков. Во­первых, он страдает близорукостью - то, что происходит в Outlook, хорошо (может быть, даже слишком хорошо) видно, а весь контент, расположенный вокруг, попросту игнорируется. Во­вторых, в некоторых относительно пассивных вариантах интеграции с Outlook легко можно пропустить (по невнимательности или намеренно) определенные шаги, необходимые с точки зрения управления контентом. Тем не менее Microsoft Exchange во многих организациях на деле служит хранилищем контента, и если ваши процессы включают много задач, связанных с административной деятельностью и перепиской, то описанный подход - один из лучших.

Со стороны инфраструктуры

Как альтернатива дорогостоящим и длительным миграционным проектам с полным искоренением устаревших решений сейчас все больше начинает выступать интеграция систем управления контентом. Она позволяет связать друг с другом разрозненные хранилища, обеспечив для всех них единый интерфейс поиска в рамках системы или портала. Не так давно в процесс включились крупные игроки - за последние два года ведущие независимые поставщики средств интеграции контента фирмы Venetica и Context Media были приобретены соответственно IBM и Oracle.

Вообще в наши дни самые крупные сдвиги в управлении контентом исходят от поставщиков инфраструктурных решений. Ключевые приложения здесь - Microsoft SharePoint (в конце 2006 года Microsoft выпустила Office ShareРoint Server 2007 - более солидную, чем предыдущая версия, систему ECM­уровня с возможностями документооборота, управления записями и рабочим процессом) и Oracle Content Services 10g. Оба направлены на то, чтобы сменить сам подход и вместо того, чтобы управлять контентом, находящимся в хранилищах (отдельных от базы метаданных), поместить в одну и ту же базу и метаданные, и контент. Несколько лет назад это не было разумным, но сейчас использование общей базы практически не сказывается на быстродействии.

Однако оба предложения имеют свои проблемы. SharePoint - жертва собственного успеха: этот продукт молниеносно распространился по множеству предприятий и сотворил массу трудноуправляемых контентных «завалов». Oracle Content Services функционально полнее SharePoint, н главное его преимущество - в способности поддерживать тысячи пользователей. Так, одна американская финансовая фирма заменила имевшееся у нее решение на Oracle Content Services 10g, в значительной мере для того, чтобы распространить доступ к функциональности управления контентом более чем на 30 тыс. сотрудников. Конечно, масштабируемость продукта Oracle выглядит привлекательно, но большинство компаний пока заботится только о нуждах определенных отделов, а масштабные внедрения пока ещё редки.

Контент как сервис

Идея использования обычных бизнес­приложений для работы с контентом не нова. Она заключается в том, чтобы обеспечить сотрудникам доступ к необходимым документам из повседневно используемых приложений. Такие связи создаются давно, но это делается с помощью хрупких интеграционных решений на уровне API, которые либо требуют значительного времени на разработку, либо должны настраиваться, даже если по утверждению продавца они сертифицированы и готовы к работе «прямо из коробки». Вдобавок при каждом обновлении приложения существует риск потери связей. Поэтому основным подходом по­прежнему остается переключение между интерфейсами.

В то же время многие поставщики ECM­систем сейчас разрабатывают Web­сервисы, способные гладко и без усилий встраивать в бизнес­приложения функциональность управления контентом. Чуть ли не все участники рынка заявляют о применяемом ими в той или иной форме сервисно­ориентированном подходе (SOA) или о доступности сервисов, но у большинства из них разработки находятся лишь на ранней стадии, а некоторые представляют собой не более чем кусочки пластыря для склеивания продуктов, приобретенных независимо друг от друга.

Тем не менее, несмотря на относительную незрелость Web­сервисов с точки зрения сообщества ECM­поставщиков, многие корпоративные пользователи планируют их внедрение, в том числе и широкомасштабное. Сейчас успешно развертывается немало ECM­ре­­шений с использованием «готовых для SOA» серверов приложений, баз данных и средств уровня бизнес­процессов от поставщиков инфраструктурных решений. И опять основным стимулом развития выступает простота для пользователя. Подход на основе сервисов способен заметно улучшить взаимодействие приложений друг с другом и с труднодоступными хранилищами данных, но для фирм, уже принявших его на вооружение, главным выигрышем стала возможность встроить функциональность управления контентом в испытанные и проверенные временем старые системы.

Надо сказать, что компании, внедрившие у себя управление контентом на основе Web­сервисов, по большей части являются технологическими или производственными, т. е. относятся к секторам, где давно была необходима интеграция между разными приложениями. В этих отраслях так же активно применяются программные инструменты, родственные ECM, например системы управления жизненным циклом продукции (product lifecycle management, PLM) или изменением конфигурации (configuration change management, CCM). И PLM­системы вполне созрели для основанной на сервисах интеграции с функциональностью ECM.

Существует немало недорогих и хорошо себя зарекомендовавших специализированных систем по управлению контентом, которые хорошо решают определенные задачи на уровне подразделений. Но есть одна проблема, которой большинству организаций лишь предстоит заняться, - приведение в порядок огромных массивов контента, в данный момент никак не управляемых. Хотя поставщики ECM говорят о проектах внедрения масштаба предприятия, лишь очень немногие из них делают что­либо в этом роде.

Растущие требования к простоте и выход на рынок таких гигантов, как Microsoft и Oracle, должны изменить облик управления контентом. Тогда мы сможем замаскировать рутинные операции, связанные с хранением, отслеживанием и извлечением документов, а бизнес­пользователи получат более быстрый и простой доступ к содержанию этих документов в контексте своей работы. Это добрая новость, но ожидаются и трудности. Прежде всего - с выбором правильного подхода к упрощению и определением верной стратегии управления контентом, охватывающего все предприятие.

Алан Пельц­Шарпе
Директор по стратегии и руководитель по консалтингу
в области ECM компании Wipro.
С ним можно связаться по e­mail: [email protected]

Гириш Ийер
Архитектор решений и технический консультант
в области ECM компании Wipro.
С ним можно связаться по e­mail: [email protected]

Компания Eleaf не забывает свою самую массовую серию, и всего через несколько месяцев после презентации iJust 3 она анонсировала пополнение линейки - iJust ECM.

Как и прежде, это стартер кит формата «купил и пари», максимально дружелюбный к новичкам и тем, кто хочет простое и надёжное устройство.

Набор назван так в честь новых испарителей EC-M и EC-N, которые являются «фишкой» iJust ECM. В остальном серьёзных нововведений в моде и клиромайзере нет, это просто в очередной раз «подтянутая» под современные требования версия популярного у новичков устройства.

Кит состоит из батарейного блока iJust ECM и одноимённого клиромайзера ёмкостью 4 или 2 мл.

Парильщики отмечают, что iJust ECM можно назвать скорее потомком iJust S , а не iJust 3, так как в плане технических характеристик новинка уступает последнему. Зато и стоит iJust ECM меньше, чем «номерная» версия.

Отдельно можно почитать о сравнении моделей iJust S / iJust 3 / iJust ECM между собой.

Внешний вид

Дизайн iJust ECM имеет черты как от «классических» версий, так и от iJust 3. Это всё такая же ровная «труба», но с более смелыми расцветками.

Есть пять возможных цветов: «бензиновый», золотой, серебряный, голубой и чёрный. Каждый цвет имеет свой собственный геометрический рисунок.

Примерно четверть высоты батарейного блока занимает треугольная кнопка Fire. Она заметно возвышается над корпусом, благодаря чему её можно жать как угодно - по центру, с углов или даже боков.

Кнопка хорошо реагирует, но такая чувствительность может стать причиной случайного срабатывания, если не отключить устройство и положить кнопкой вниз на стол.

Габариты iJust ECM составляют 137 х 25 мм, причём высота одинакова и в версии на 4 мл, и на 2 мл.

Для европейского рынка Eleaf решили использовать вогнутое стекло, что позволило и соблюсти условия действующего законодательства, и избежать мелкой путаницы с размерами, которая неизбежно возникает при наличии двух версий.

Размеры не позволяют использовать модель для незаметного парения, так как она не полностью скрывается в ладони.

Корпус создаётся из цинкового сплава, в руку мод ложится хорошо и не выскальзывает. Качество сборки хорошее, но может немного дребезжать кнопка.

Функциональность

Как и все представители серии iJust, версия ECM имеет автоматический вариватт. Максимальная мощность составляет 40 Вт, с падением уровня заряда она будет понижаться - примерно так же работает режим Bypass в модах.

На парообразовании это практически не скажется, так как iJust ECM хорошо показывает себя на любом уровне заряда.

Точность платы, сабом

От 0.1 до 3 Ом. На сегодняшний день это новый стандарт. Посадочное место имеет диаметр 25 мм, поэтому на мод хорошо встанут многие современные клиромайзеры и дрипки.

Плата iJust ECM работает «как часы» в силу своей простоты. Заявленную мощность она выдаёт, сопротивление поддерживает, защиты работают без нареканий.

Аккумулятор

В iJust ECM установлен классический для iJust аккумулятор ёмкостью 3000 мАч. Зарядить его можно через USB-порт на стандартном токе 1 А.

Уровень заряда мод показывает свечением LED-подсветки кнопки Fire:

• зелёный цвет - от 100 до 30%;
• синий цвет - от 29 до 10%;
• красный цвет - от 9 до 0%.

Неравномерность интервалов даёт о себе знать, и «синяя фаза» на практике означает, что «красная» наступит уже через пару десятков затяжек. Из-за этого при парении складывается впечатление, что цветов у кнопки всего два - зелёный и красный.

Минимальный заряд батарейки составляет 3.3 В. Функция пастру (passtrough) официально не заявлена, поэтому парить во время зарядки можно только на свой страх и риск.

Коннектор

Стандартный стальной 510 коннектор с латунным подпружиненным пином.

Защиты

iJust ECM имеет полный набор защит, актуальных для своего функционала:

• от короткого замыкания;
• от перезаряда/переразряда;
• от низкого/высокого сопротивления;
• от перегрева;
• от перегрева испарителя (отсечка на 15-й секунде);
• вентиляционное отверстие для отвода газов от аккумулятора.

Клиромайзер

Главным нововведением набора является клиромайзер, а точнее представленные вместе с ним испарители. Сам же клир стандартен для своего времени и имеет все существующие на сегодняшний день полезные функции.

Его ёмкость составляет 4 мл или 2 мл для Европы. Заправка у клира верхняя со сдвижной крышкой. В комплекте имеется дополнительная проставка, создающая «мембрану» для защиты от протечек. По желанию эту проставку можно заменить обычной открытой.

Обдув регулируется поворотным кольцом в нижней части клиромайзера. Отверстия для обдува очень широкие, кольцо имеет стопор.

Клиромайзер iJust ECM полностью разборный, можно заменить стекло или поменять дрип-тип на любой другой под 810 о-ринговый коннектор.

Цветовая гамма клиров соответствует батарейным блокам из набора, материалы изготовления стандартные - нержавеющая сталь и стекло Pyrex.

Новые испарители EC-M и EC-N, которые дали название набору, представляют собой интересный гибрид испарителей iJust S и iJust 3.

Это стандартные по форме испарители серии EC, то есть они подойдут к более ранним версиям клиромайзеров от Eleaf, и, соответственно, полюбившиеся и широкодоступные испарители вроде EC Head 0.3 Ом подойдут к iJust ECM.

При этом их «начинка» соответствует более продвинутым испарителям от iJust 3 - HW-M и HW-N. Вместо привычной спирали в них «сеточка», вырезанная лазером, что позволяет увеличить впитывание жидкости и площадь испарения. Как результат - лучший вкус и парообразование.

Для своего функционала испарители HW требовали определённой формы, но инженерам Eleaf удалось поместить «сеточку» в привычный корпус испарителей EC.

На момент публикации есть только два новых испарителя: EC-M и EC-N. Сопротивление обоих составляет 0.15 Ом, поэтому их можно установить, к примеру, в iJust S. Материал «спирали» - кантал.

По сравнению с серий HW испарители EC-M и EC-N немного проигрывают по вкусопередаче, но это, видимо, было платой за универсальность.

Управление

iJust ECM управляется кнопкой Fire. Пять нажатий на неё включают и выключают устройство.

Параметры

• Размеры мода: 87.5 х 25 мм
• Размеры мода с клиромайзером: 137 х 25 мм
• Вес: 159 г (99 г мод, 60 г клиромайзер)
• Ёмкость клиромайзера: 4 мл или 2 мл

Характеристики

• Коннектор: 510 разъём (подпружиненный латунный пин)
• Ёмкость аккумулятора: 3000 мАч
• Поддерживаемое сопротивление: 0.1 - 3 Ом
• Максимальная рабочая мощность: 40 Вт
• Минимальное напряжение батареи: 3.3 В
• Максимальный ток зарядки: 1 А
• Время зарядки: 4 часа

Комплектация

iJust ECM поставляется в таком наборе:

• батарейный блок iJust ECM;
• клиромайзер iJust ECM 2 мл или 4 мл по выбору;
• испаритель EC-M 0.15 Ом;
• испаритель EC-N 0.15 Ом;
• запасное стекло;
• запасные о-ринги;
• запасные проставки для клиромайзера;
• USB-кабель;
• инструкция;
• фирменная упаковка.

Системы управления корпоративным контентом (Content Management Systems, ECM) с каждым годом становятся всё более востребованными. Аналитические компании пытаются количественно оценить рынок программного обеспечения в области ECM и описать его структуру.

Хорошо известна склонность западных ИТ-аналитиков к применению аббревиатур. Различные источники говорят о том, что ECM-рынок включает программные решения в области DMS, WCMS, RMS, DAMS, BPMS и ряда других компонентов. Проблема не в том, что сходу запомнить все эти аббревиатуры нелегко - толкование каждого из вышеперечисленных терминов можно найти в энциклопедии; проблема в том, что все эти определения не создают целостной картины. Во­первых, перечисленные технологии частично перекрывают друг друга; во-вторых, термины быстро эволюционируют; в­третьих, появляются новые технологии, которые внедряются в существующие. Поэтому без сравнительного толкования и наглядных структурных схем разобраться в таксономии очень трудно. В настоящей статье мы постараемся не только привести количественные оценки мирового рынка ECM, но и пояснить его структуру на графических схемах, а также дать сравнительное толкование основных терминов, обозначающих сегменты данного рынка.

Системы управления контентом - взгляд сверху

Под «взглядом сверху» в данном случае мы подразумеваем рассмотрение категории ECM по отношению к более общим понятиям. Прежде всего следует сказать, что термин «ECM» используется для обозначения не только класса программного обеспечения, но и концепции организации управления контентом на предприятии.

Согласно рис. 1, ECM можно представить как комбинацию стратегий, методов и инструментов, находящуюся на пересечении средств управления информацией и ИКТ-инструментария, как средство повышения эффективности HR и управления знаниями на предприятии.

Рис. 1. Соотношение понятий KM (Knowledge Management)
и ECM (Enterprise Content Management)

ECM имеет отношение к организационному обучению (Organizational learning) - области знаний, которая изучает, как организация получает новые знания и адаптируется к изменениям окружающей среды. Организационное обучение включает такие аспекты, как обучение сотрудников общим принципам управления информацией, конкретным инструментам ECM и использованию этих инструментов таким образом, чтобы соблюдать политики и процедуры, регламентируемые HR-отделом. ЕСМ-системы (ECMS) призваны обеспечить управление информационными активами с учетом прав собственности, адаптировать лучшие практики, способствовать изменению поведения сотрудников, эффективному обмену информацией между инстанциями и управлению знаниями, применению передового опыта в области управления информацией на предприятии.

Системы управления контентом - взгляд снизу

Под «взглядом снизу» мы понимаем анализ ключевых элементов, входящих в ECM. Прежде всего рассмотрим условную схему ECM (по данным AIIM) - рис. 2 .

Таким образом, CMS/WCMS - это технология, которая поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и может интегрироваться с системой управления документами. CMS-cистемы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.

ПО для управления веб­контентом предусматривает:

• создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации в веб;
• доставку и администрирование информации для наполнения веб­сайта;
• автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
• надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации.

Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

ПО для совместной работы (Collaboration software/GroupWare)

ПО для совместной работы - это приложения, созданные с целью поддержки взаимодействия между сотрудниками, работающими совместно над решением общих задач. ПО для совместной работы обеспечивает работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.

К инструментам совместной работы можно отнести широкий класс ПО, включая электронную почту, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки, видеоконференц-связь и т.п.

Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

• совместное использование баз данных;
• совместную одновременную контролируемую обработку информации;
• применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
• использование коммуникационных приложений для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;
• применение социального ПО для совместной работы;
• интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

В данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird), Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Управление цифровыми активами (DAM)

Управление цифровыми активами (Digital Asset management, DAM) решает задачи, связанные с приемом, редактированием, каталогизацией, хранением, поиском и распространением цифровых активов (цифровые фотографии, анимация, видео и музыка). Чтобы лучше понять содержание термина, рассмотрим, чем DAM отличается от WCM. В области WCM контент - это нечто, являющееся средством передачи информации. В области DAM контент - это синоним актива. В DAM некая дискретная часть контента не является активом, пока она не классифицирована и не индексирована, пока не определена ее версия, пока ей не присвоен уникальный идентификатор и не установлен владелец. Ключом к созданию этой технологии является использование метаданных. Наличие метаданных делает объект доступным для поиска.

Например, использование формата XMP (eXtensible Metadata Platform - гибкая платформа метаданных) позволяет добавлять информацию о метаданных в графические файлы.

DAM-системы, как правило, хранят файлы в файловой системе, в то время как связанные с ними метаданные находятся в реляционной базе данных. Реже метаданные управляются как XMP , встроенные в актив.

DAM отличаются от систем управления документами и систем управления веб­контентом по своей направленности на мультимедиаресурсы - изображения, видео и аудио. Обычно DAM-системы предоставляют функции управления правами.

Управление записями (Records Management)

Запись - это документ или набор данных, который считается законченным и неизменяемым, в то время как документ - это единица контента, которая может быть доработана или изменена. Записи - это свидетельства о событиях и политиках, действующих в данной организации. Запись может существовать на бумаге, в виде сканированного изображения или другого электронного файла. Если управление документами обычно осуществляется на протяжении всего их жизненного цикла: создание, коллективная работа с документами, управление версиями, контроль доступа и архивирование, - то управление записями предполагает их сохранение без изменений и предоставление доступа к ним. Управление записями направлено на обеспечение работы с архивами документов длительного хранения и связано с процессами архивирования, возвращения или удаления.

Как правило, записи имеют жесткие требования относительно их сохранения и уничтожения. Обычно необходимо, чтобы записи хранились в их оригинальном формате на тот случай, если они понадобятся в ходе юридического разбирательства.

Таким образом, RM-приложения предназначены в первую очередь для идентификации, хранения и управления данными, которые используются для описания событий в технологическом цикле организации, связанных с соблюдением нормативных или финансовых правил или оперативной деятельностью. Данное ПО позволяет компаниям специфицировать правила хранения электронных архивных материалов, которые могут основываться на государственных законах или бизнес-требованиях компании.

Среди функций Records Management обычно выделяют следующие:

• визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;
• однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;
• управление графиком хранения и уничтожения записей;
• защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании - EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Типовое ЕСМ-решение

Схема, представленная на рис. 2 , отражает траекторию движения информации в ECM-системе. Для того чтобы лучше представить технологическую схему типового ECM-решения, обратимся к рис. 3. Как следует из этой схемы, решения по управлению документами и контентом могут иметь общие элементы. То есть из отдельных модулей может строиться то или иное ECM-решение.

Рис. 3. Схема построения типового ECM-решения

Рис. 4 подтверждает то, что системы документооборота и управления веб­контентом имеют области пересечения.

2018. В бесплатной версии Citeck EcoS доступен полный функционал адаптивного кейс-менеджмента

Компания Citeck выпустила новую стабильную версию бесплатной платформы для управления бизнес-процессами, кейсами и корпоративным контентом Citeck EcoS Community . Теперь в версии Community доступен полный функционал адаптивного кейс-менеджмента. Новый графический редактор BPMN c WEB-интерфейсом. Теперь создавать бизнес-процессы стало еще легче. Причем без программирования. Интеграция с мессенджером Telegram. Передавать данные в систему, запускать бизнес-процессы, согласовывать документы и делать другие вещи теперь можно через чат-бота. Изменился интерфейс: появилось боковое меню с деревом задач и журналов, изменилось меню создания новых документов, появилась карточка сотрудника в организационной структуре, изменилась цветовая схема.

2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию - ELMA Community Edition . Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

2015. Вышла новая версия СIteck Ecos Community RC3

Вышла новая версия СIteck Ecos Community RC3 - решение с открытым исходным кодом для управления корпоративным контентом и кейсами. Сiteck Ecos Community доступна для бесплатного скачивания и распространяется по лицензии LGPL. Лучше всего решение подходит для технических специалистов и разработчиков, которые готовы самостоятельно настраивать и поддерживать систему. Citeck Ecos базируется на Open Source платформе Аlfresco и помимо основных функций этой системы обладает рядом уникальных возможностей. Функциональность адаптивного управления кейсами – главная из дополнительных возможностей. Решение представляет собой не просто классическую СЭД, но систему управления бизнес процессами и документами. Помимо стандартного для СЭД функционала, такого как управление договорами, ОРД и Корреспонденицей, Citeck EcoS позволяет создавать и администрировать бизнес-процессы, совместно редактировать документы и управлять кейсами.

2012. PayDox увеличивает лимит бесплатной версии

В веб-ориентированной системе документооборота PayDox вместо бесплатной персональной версии теперь появилась бесплатная командная версия PayDox Team . Она представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы. Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.

2010. Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД

Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика глаза разбегаются от обилия решений на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача. Данная статья не претендует на обзор, сравнение и рекомендации по всем системам, т.к. у каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии.

2009. Вышла бесплатная версия системы ELMA

Компания EleWise объявила о выходе ELMA: Бесплатная версия. Данная версия выпускается в редакции «Задачи+Документы» и рассчитана на работу 5-ти пользователей в системе. ELMA: Бесплатная версия не содержит модуля управления бизнес-процессами. Если Вы желаете ознакомиться с работой данного модуля, пожалуйста, скачайте демо-версию ELMA. Бесплатная версия является полнофункциональной версией системы ELMA (Редакция «Задачи+Документы») без ограничения сроков действия. Для того, что бы начать использовать ELMA: Бесплатная версия необходимо скачать систему, зарегистрировать систему на сайте, ввести список пользователей, которые буду работать с системой.

2008. Alfresco намерена захватить ECM рынок

Новая версия open-source системы Alfresco 2.2 содержит много усовершенствований в функциональных возможностях по сравнению с предыдущей версией. Среди новых функций - возможность устанавливать и управлять ЕСМ решением на кластере вэб серверов. Также существует возможность предварительного просмотра результатов в таких системах разработки как Java Struts, Ruby on Rails, PHP или.NET. Также Alfresco упрощает управление ЕСМ при помощи шаблонов, которые помогают в создании сайтов, микросайтов или страниц. Продукт Alfresco Enterprise 2.2 является протестированной и сертифицированной ЕСМ системой. Alfresco также готовит версию для сообщества разработчиков, которая обладает такой же функциональностью. Ожидается, что версия Alfresco Community 3.0 выйдет в июле этого года. Выпуск версии 3.0 усовершенствует социальные и пользовательские возможности системы.

2008. Alfresco - open-source ECM в стиле Web 2.0

Лондонская компания Alfresco , которая занимается разработкой одноименной ECM системы, была основана в 2005 году сооснователем Documentum Джоном Ньютоном и топ-менеджером Business Objects Джоном Пауэллом (на фото). Переманив к себе довольно много сотрудников из Documentum (который был куплен EMC), а также других игроков сферы (Interwoven и Vignette) и заполучив 20 млн долларов инвестиций (в т.ч. от SAP Ventures), компания серьезно угрожает лидерам ECM рынка. А помогает ей в этом сообщество разработчиков - ведь Alfresco публикует открытый код системы по лицензии GPL. Правда, это не означает, что система Alfresco - бесплатная. Существует бесплатная версия для сообщества Alfresco Community и платная - Alfresco Enterprise, которая продается вместе с поддержкой компании.

2008. Бесплатная ECM в мире web 2.0

John Powell, исполнительный директор Alfresco с оптимизмом смотрит на будущее компании и на её роль на рынке систем управления контентом предприятий. Подход компании Alfresco отличается от других крупных игроков рынка ЕСМ, таких как IB, Oracle и Microsoft. Они продают не программное обеспечение (оно бесплатное), а свои услуги по внедрению и поддержке. Powell считает: «Пользователи уже не воспринимают системы управления контентом предприятий как сложное комплексное решение.Им нужны простые и функциональное инструменты.» Традиционно, из-за «неуклюжих» интерфейсов и архитектур, которые в действительности не являются сервисно-ориентированными, довольно тяжело внедрить системы управления контентом предприятий. Большинство же сервисов Alfresco используют вэб-архитектуру Representational State Transfer (REST), которая помогает значительно быстрее настроить необходимые функции.Powell приводит в пример недавнюю интеграцию с Facebook, чтобы показать, что программное обеспечение его компании «разработано для Web 2.0.» «Используя REST, нам понадобилось всего лишь два дня для интеграции с Facebook. Меньше чем через неделю наши клиенты имели возможность использовать портал Facebook, при помощи которого они передавали данные и совместно работали в реальном времени.»

2007. Alfresco интегрировалась с Facebook

Компания Alfresco, разрабатывающая системы управления контентом предприятий (ЕСМ), интегрировала свою систему популярной социальной сетью Facebook. Интеграция системы Alfresco с платформой Facebook позволяет использовать регистрационные данные из Facebook для входа в систему, загружать документацию в свой профайл и просматривать документы, загруженные коллегами через ленту новостей Facebook. Facebook , как и остальные социальные сети, по разному воспринимаются руководством на предприятиях. Согласно недавнему исследованию, которое провела фирма Sophos, занимающаяся обеспечением корпоративной безопасности, половина работодателей запрещает или ограничивает доступ в Facebook, так как считают, что это может отрицательно повлиять на безопасность и производительность. Тем не менее, некоторые компании пользуются этой платформой в качестве способа внутреннего общения, так как считают, что лучше использовать эту возможность для взаимодействия с клиентами и предпринимать дополнительные меры для обеспечения безопасности, чем пытаться запретить её.

2007. Вышла бесплатная версия PayDox для малого бизнеса

Компания PayDox выпустила бесплатную версию своей системы для совместной работы на базе документооборота PayDox Personal, предназначенную для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий одному пользователю (администратору) создавать и редактировать контент, а неограниченному количеству пользователей - просматривать этот контент в зависимости от их прав доступа. Например, система позволяет создать архив документов с возможностью поиска, публиковать новости компании, различные отчеты. Windows-версия PayDox Personal доступна для свободного скачивания с официального сайта PayDox. Напомним, PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу.

2003. Бесплатные дистрибутивы NauDoc

В рамках выставки Softool 2003 компания Naumen провела акцию под названием "Бесплатный дистрибутив NauDoc". Посетители стенда компании получили более 400 бесплатных компакт-дисков, содержащих дистрибутивы системы электронного документооборота NauDoc Special Edition SofTool 2003, программных продуктов NauRP/CRM и NauPhone. Большой интерес посетителей вызвали представленные системы NauDoc - система электронного документооборота и NauPhone - центр обслуживания телефонных вызовов (IP Phone/Call Center). Кроме того, в рамках проведенного мероприятия учебный центр Naumen анонсировал новую программу дистанционного обучения и курсов по методике Extreme Programming.

Какую проблему бизнеса решает: в наши дни объем генерируемых документов растет в геометрической прогрессии, поэтому становится важным выстроить потоки документации в единую цепочку и организовать их централизованное хранилище.

Для каких компаний предназначено ИТ-решение: необходимость внедрения системы электронного документооборота определяется, в первую очередь, объемами документации, генерируемыми в рамках компании, организационной структурой предприятия и сложностью решаемых задач при обмене документами. Как правило, системы ЕСМ эффективны при штате от 15 человек, наличии работающих из дома сотрудников и территориально удаленных подразделений (филиалов).

Сложность: за короткий промежуток времени необходимо большую часть персонала перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде подписей руководства и т.д.). Как следствие, неизбежны сложности в обучении и сопротивление таким организационным изменениям со стороны наиболее консервативных сотрудников.

О решении

Чтобы оценить, нужна ли Вашей организации система управления контентом, достаточно ответить на следующие вопросы:

• Вы можете разыскать нужный документ пока разговариваете по телефону с важным клиентом?
• Вы можете знать наверняка, каков текущий статус выданных Вами поручений?
• Вы уверены, что скорость согласования документов внутри Вашей организации устраивает внешних контрагентов?
• Вас устраивает объем бумаг, лежащих на столе?

Если на 3 или более вопроса вы ответили отрицательно – значит, пора всерьез задуматься о приобретении ECM системы.

ЕСМ (от англ. – Enterprise Content Management) переводится как «управление корпоративными информационными ресурсами» или «управление корпоративным контентом» и является зонтичным термином, объединяющим в себе стратегию, метод и инструменты, используемые для создания, управления, хранения и передачи контента и документов, связанных с организационными процессами.

ECM – это технология, позволяющая взять под контроль и упорядочить бизнес-критичную информацию в Вашей организации, содержащуюся в документах, письмах, счетах, договорах и многих других средах. Эффективное ЕСМ решение может упростить доступ, устранить узкие места, оптимизировать сохранность данных и свести к минимуму накладные расходы. В долгосрочной перспективе применение ЕСМ обеспечивает использование всей корпоративной информации для достижения целей компании.

История ECM

Технологии, которыми оснащены современные ECM системы, являются потомками систем электронного документооборота (СЭД) конца 1980-х – начала 1990-х годов. Первые СЭД были автономными программными продуктами, обеспечивавшими функциональность в одной из четырех областей: изображения, документооборот, управление документами и управление взаимоотношениями между пользователями.

Первые автономные СЭД-технологии были разработаны, чтобы сэкономить время и облегчить доступ к информации за счет сокращения обработки бумажных документов и их хранения. СЭД смогли обеспечить онлайн-доступ к информации, ранее доступной только на бумаге и снизить процент потерянных документов. Усилив контроль за документами и документ-ориентированными процессами, СЭД значительно ускорили течение трудоемких бизнес-процессов.

В конце 1990-х годов индустрия систем электронного документооборота продолжала неуклонно расти. Постепенно пришло понимание, что различные категории продукции СЭД являются взаимодополняющими. Организации все чаще хотели использовать несколько продуктов СЭД. Движение в сторону интегрированных решений СЭД отражает лишь общую тенденцию в отрасли программного обеспечения. Например, до начала 1990-х годов обработка текстов, электронные таблицы, программные продукты по созданию презентаций являлись автономными продуктами. И только потом появился пакет приложений Microsoft Office.

Начиная с 2001 года, для определения интегрированных решений в области документооборота в широкое употребление вошел термин ЕСМ. В 2006 году корпорации Microsoft (с семейством продуктов SharePoint) и Oracle (с продуктом Oracle Content Management) присоединились к ранее признанным лидерам индустрии, таким как Newgen Software, EMC Documentum, OpenText и образовали сегмент ЕСМ решений базового уровня.

Российский рынок ЕСМ зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные системы электронного документооборота. Сегодня он представлен многочисленными игроками, в числе которых: Directum, DocsVision, EMC Documentum, Дело (ЭОС), ELMA BPM Suite, 1С: Документооборот, Е1 Евфрат, ТЕЗИС.

Мощным фактором развития систем СЭД и ЕСМ в России и мире стало принятие государственных стандартов в области электронного документооборота.

Преимущества ECM для Вашего бизнеса

После внедрения ECM системы в Вашей организации, Вы и Ваша команда будете наслаждаться многочисленными преимуществами. В их числе:

1. Прозрачность бизнес-процессов и повышение исполнительской дисциплины. Система ECM обеспечивает процесс безопасного документооборота полного цикла, с момента создания документа до его уничтожения. Документы упорядочены, их легко найти и автоматически связаться с автором или текущим пользователем. Например, при заключении договора с новым подрядчиком можно разместить договор на согласование с юридическим и финансовым департаментами и в онлайн-режиме отслеживать статус работ и сроки обработки договора. Если процесс согласования затянулся – легко понять, какой именно сотрудник «тормозит» процесс и поторопить его.
2. Сокращение операционных расходов. Использование ECM на предприятии сводит к минимуму расходы на печать, отправку и хранение бумажных документов, потому что весь корпоративный контент хранится в электронной форме. Благодаря оцифровке данных Вы получаете мгновенный доступ к информации и процессам, происходящим с ней, в любом месте, в том числе с мобильных устройств. Такие возможности гарантируют, что Ваша компания повысит производительность без увеличения штата сотрудников.
3. Контроль версий документа. ECM решение предоставит Вам управление документами и контроль версий, поэтому потеря контроля над важными документами останется в прошлом. Ваша команда может совместно работать с одним документом, оставляя заметки и комментарии в теле документа, с возможностью в любое время вернуться к предыдущей версии.
4. Улучшение качества обслуживания клиентов. ECM система поможет восстановить время, затрачиваемое на поиск документов в нескольких местах. Мгновенный доступ дает возможность отслеживания статуса заявок и сделок в режиме реального времени. Кроме того, Ваши клиенты смогут заполнять формы и делать запросы в режиме онлайн, тем самым, ускорится процесс их обслуживания.
5. Минимизация риска. ECM решения позволяют легко соответствовать корпоративным политикам безопасности благодаря функции отслеживания за движением всех документов, правами доступа к ним и действиями, производимыми с документами. Это облегчает отчетность и аудит уже имеющейся информации, а также информации, которая может Вам понадобиться. Нет необходимости беспокоиться и о процессе и сроках хранения документации, поскольку они автоматизированы.
6. Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых отечественными компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

• обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
• поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
• предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Классификация ECM

На основе количества выполняемых функций системы электронного документооборота делятся на:

• системы делопроизводства;
• электронные архивы;
• workflow-системы (управление потоками работ);
• комплексные или ECM системы.

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы. СЭД и ECM системы в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней задач другого типа будут малоэффективны.

Выбирая ИТ-решение по управлению документооборотом, нужно также учитывать, что система должна иметь возможность расти вместе с ростом организации.

Сроки внедрения:

План работ: Выбор производителя ECM системы – это лишь первый шаг на пути построения системы электронного документооборота в организации. Прежде чем система пройдет опытную эксплуатацию и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения, который состоит из следующих этапов:

1. организация проекта, создание рабочей группы;
2. документирование: а) всех типов контента, который генерируется и используется в организации; б) бизнес-процессов, связанных с жизненным циклом документов;
3. проектирование решений по использованию ECM системы;
4. настройка и адаптация ECM системы;
5. обучение сотрудников;
6. опытная эксплуатация.

Обязательным для успешного внедрения является соблюдение следующих правил:

• активное участие руководства в процессе внедрения и дальнейшего использования ECM системы;
• выделение и обучение пула сотрудников, которые станут «драйверами» развития ECM системы в Вашей компании;
• организация обучения всех пользователей и разработка инструкций по работе с системой.

Вы можете выбрать и внедрить подходящую систему документооборота своими силами. В таком случае потребуется больше времени и усилий со стороны сотрудников компании, сроки внедрения, скорее всего, затянутся. Либо Вы можете пригласить консультантов, располагающих опытом в сфере систем по управлению корпоративным контентом. В этом случае потребуется понести дополнительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но проект будет гарантированно реализован в срок, и результаты использования вскоре окупят вложенные инвестиции.