Как агент подтверждает вычеты принципала. Отчет агента

Вопрос

Какие документы должен предоставить агент заказчику (агент осуществляет закупки)? На чье имя должны быть составлены документы, если агент действует от своего имени?

Ответ

Если посредник действует от своего имени. Такая схема всегда применяется по договору комиссии и может применяться по агентскому договору. В этом случае посредник от своего лица заключает договоры с покупателями и продавцами. Это значит, что он сам является по договору продавцом или покупателем соответственно. При этом принципал в таких договорах может даже не упоминаться. И обязанным по заключенным договорам также становится посредник.

Отчет посредника

Независимо от того, от чьего имени действует посредник, выполняя поручение своего заказчика, он должен отчитаться перед принципалом за проведенную работу.

За какой именно период (например, по окончании месяца или после исполнения поручения) и в какие сроки отчет представляется принципалу, нужно предусмотреть в посредническом договоре. Если эти условия в договоре не указаны, то отчеты представляются посредником по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

В договоре также желательно установить срок для утверждения отчета принципалом.

В отчете посредника нужно отразить:

— название документа (отчет о выполнении поручения);

— дату его составления;

— дату его утверждения;

— наименования посредника и принципала;

— реквизиты договора, во исполнение которого он составлен (номер, дату);

— количество и стоимость реализованного (приобретенного) посредником товара (работ, услуг), даты отгрузки товара и получения за него оплаты. К отчету можно приложить (если вы обговорите такое условие в посредническом договоре) подтверждающие эти показатели документы (копии договоров, накладных, актов приемки-передачи и т.п.);

— сумму фактически произведенных расходов, подлежащих возмещению принципалом. И если это необходимо принципалу и вы добавили это условие в посреднический договор, можно указать перечень документов, подтверждающих расходы посредника, и, соответственно, передать их;

— сумму посреднического вознаграждения, исчисленную в соответствии с условиями договора, и сумму дополнительной выгоды (если она есть);

— фамилии и инициалы руководителей. Они должны подписать отчет.

Если покупка совершалась у физического лица, и он не может предоставить агенту чек или квитанцию об оплате, то можно оформить другие документы, подтверждающие оплату. Приобретение имущества (ОС, товаров, других МПЗ) у физического лица, не являющегося предпринимателем, оформляется договором купли-продажи. Если в договоре не сказано, что имущество передано покупателю при заключении договора, то дополнительно надо оформить документ, подтверждающий приемку-передачу имущества (например, акт приемки-передачи). Вместо договора и акта приемки-передачи можно составить один документ — закупочный акт.

Смежные вопросы:

1. 
   Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
   ✒ В организации должны оформляться…...
2. 
   Уточните, пожалуйста, какие особенности есть при заключении договора с внешним совместителем.
   ✒ При заключении трудового договора с совместителем применяются те же правила, что и при приеме работника на основную…...
3. 
   Добрый день, подскажите. Наш поставщик поставил нашему покупателю товар ж/д транспортом. в документах, выставленных в наш адрес на ж/д услуги значится не наш поставщик, а владелец вагонов, который в…...
4. 
   Добрый день. Мы ваш клиент. Договор 49825. Два связанных вопроса. Корпоративная карта выпущена непосредственно к расчетному счету Работник снял наличные деньги в банкомате и внес их в кассу организации.…...

Вопрос. На семинаре Владимир Яковлевич сказал, что агент обязан представлять принципалу вместе с отчетом документы, подтверждающие доходы и расходы по совершенным при исполнении поручения сделкам. Это действительно так?

М. А.: В принципе так, но с небольшой оговоркой. Представить такие документы непосредственно вместе с отчетом агент должен, если это прямо предусмотрено договором () . Однако даже если представление документов не предусмотрено договором, а принципал потребовал их представить, агент должен это сделать. А вас что-то смущает?

Вопрос. Но по Гражданскому кодексу агент обязан представить принципалу вместе с отчетом лишь документы, подтверждающие расходы, возмещаемые принципалом. Да и то только в том случае, если договором не предусмотрено иное () ! Разве это не означает того, что агент вправе не представлять принципалу как минимум - документы, подтверждающие полученные по сделкам доходы, а как максимум (если предусмотреть договором) - документы, подтверждающие расходы?

Как вы понимаете, когда агент действует от имени принципала, он обязан представить последнему все документы по сделкам просто потому, что это, по сути, документы принципала. Ведь они составлены либо от его имени, либо на его имя. Причем передать принципалу нужно не копии документов, а их подлинники. Согласны?

Вопрос. Да. Но нашей ситуации это не касается, мы действуем как агенты от своего имени.

Более того, вывод ВАС можно распространить на агентов и без оглядки на то, что к агентским договорам применяются нормы ГК о договорах комиссии. Поскольку в части обязанности агента (комиссионера) представлять отчеты нормы пункта 2 статьи 1008 и статьи 999 ГК практически одинаковые.

И если разобраться, ВАС абсолютно прав. Поскольку, несмотря на то что отношения сторон договоров агентирования и комиссии носят доверительный характер, народную мудрость "доверяй, но проверяй" еще никто не отменял. И принципал (комитент) имеет право проверить сведения, указанные агентом (комиссионером) в отчете. Сделать же это он может, только имея на руках копии документов, оформленных при заключении и исполнении сделок, совершенных за его счет. Причем, повторюсь, потребовать от агента представления таких документов принципал может, даже если договором это не предусмотрено.

Вопрос. А что будет, если мы копии документов по сделкам принципалу все-таки не представим?

М. А.: Если принципал примет ваш отчет и без них, то, в общем-то, ничего () . Раз отчет агента принят без возражений, значит, принципал признал, что поручение исполнено надлежащим образом, и должен уплатить агенту вознаграждение и возместить расходы.

Кстати, отсутствие в этом случае у принципала копий документов по сделкам, совершенным агентом, не говорит о том, что агентский договор не исполнен. Поэтому налоговые органы не вправе их требовать от принципала для подтверждения правомерности учета расходов или вычетов НДС () . Хотя, естественно, принципалу будет проще общаться с инспекторами, если у него копии этих документов будут () .

Вопрос. И что же нам делать? Мы не представляем документы по сделкам принципалам не потому, что пытаемся их обмануть, а лишь потому, что хотим сохранить в тайне сведения о своих контрагентах. Ведь имея на руках копии документов по нашим сделкам, принципалы смогут выйти на наших контрагентов и работать с ними напрямую. То есть мы просто лишимся возможности вести свой бизнес!

М. А.: Понимаю ваши опасения. Но эти риски можно минимизировать гражданско-правовыми средствами. Допустим, по агентскому договору вы реализуете товары некоего производителя (принципала). У вас в одном или нескольких регионах есть клиенты, закупающие эти товары. Включите в агентский договор условие о том, что принципал обязуется не продавать самостоятельно или через других агентов свою продукцию покупателям, находящимся на территории "ваших" регионов. И предусмотрите санкции за нарушение этого обязательства. Гражданский кодекс дает вам возможность так защитить свои коммерческие интересы () . Правда, узнать о нарушении принципалом такого обязательства и доказать этот факт в суде очень непросто.

Агентский договор – наиболее распространенный вид договора в хозяйственной практике организаций. Его заключают при осуществлении строительной и арендной деятельности, переводов и расчетов по денежным обязательствам перед третьими лицами и т. д. При использовании агентского договора зачастую возникают споры и между сторонами договора, и между налогоплательщиками и налоговыми органами. Что нужно знать, чтобы минимизировать риски?

Согласно п.1 ст.1005 ГК РФ по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.

Существенным условием агентского договора является определение действий, которые обязуется совершить агент. Совершение агентом юридических и иных действий по поручению принципала делает этот договор популярным в хозяйственной практике. Однако ГК РФ не раскрывает понятие «юридические и иные действия», что влечет много споров в квалификации договоров агентирования.

За выполнение поручения принципал должен уплатить агенту вознаграждение в размере и порядке, определенном в договоре. При отсутствии в договоре условий о порядке уплаты агентского вознаграждения принципал обязан уплатить вознаграждение в течение недели с момента представления ему агентом отчета за прошедший период, если из существа договора или обычаев делового оборота не вытекает иной порядок уплаты.

Ст.1008 ГК РФ устанавливает обязанность агента представлять принципалу отчеты о выполнении поручения. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора. Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала.

Однако данная статья не содержит требований по форме и содержанию отчета агента, в связи с чем можно сделать вывод, что форма отчета должна определяться договором. При отсутствии согласования формы отчета, замене его другими документами (акты приемки работ, информационные материалы и др.) возникает много споров между сторонами. Таким образом, наличие отчета агента обязательно и вытекает из требований гражданского законодательства.

НК РФ, напротив, не содержит таких требований, в то же время при налоговой проверке проверяющие считают, что расходы принципала не подтверждены первичными оправдательными документами. И несмотря на то что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется (ФАС СЗО от 23.09.2009 № А56-39348/2008, ФАС ВВО от 24.09.2008 № А11-11888/2007-К1-9/605-40), на практике наблюдается обратное.

Чем же следует руководствоваться при разработке формы «Отчет агента», чтобы избежать споров?

Согласно Постановлению Седьмого арбитражного апелляционного суда от 10.02.2009 № 07АП-252/09 «в случае приобретения услуг агентом от своего имени, но в интересах и за счет принципала отчет агента может являться первичным документом, подтверждающим оказание услуг принципалу, на основании которого данные услуги принимаются на учет, что тем не менее не исключает необходимости соблюдения при составлении отчета агента и при принятии услуг к учету на основании данного отчета требований, установленных законодательством о бухгалтерском учете, а также сторонами агентского договора.

Так, согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с п.2 ст.9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».

Отсутствие в первичном документе обязательных реквизитов (либо одного или нескольких) влечет потерю юридической силы этого документа.

По мнению апелляционного суда, анализ представленных в суд отчетов агента показал, что в содержании отчета не указаны какие-либо сведения о товарах, работах или услугах, приобретенных агентом для принципала, не указаны ни совершенные хозяйственные операции, ни их измерители как в натуральном, так и в денежном выражении, а только общая предъявленная к уплате сумма. Также в отчете не содержится информация о количестве товаров, работ, услуг, о цене за единицу товара.

Как было указано в рассматриваемом Постановлении, суд первой инстанции правомерно пришел к выводу, что отчет не соответствует не только требованиям ст.9 Закона № 129-ФЗ, но и требованиям, предъявляемым к содержанию отчета, установленным самими агентом и принципалом в дополнительном соглашении к агентскому договору. Таким образом, документы, оформленные не должным образом, лишили права налогоплательщика на налоговый вычет по налогу на добавленную стоимость.

В другом споре, уже между принципалом и агентом по выплате вознаграждения последнему, суд указал, что в силу ст.1008 ГК РФ при отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора. Однако отчетов и (или) иных надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих исполнение договора со стороны агента, в материалы дела представлено не было.

Суды в качестве надлежащего доказательства исполнения агентом своих обязательств акт не приняли и указали, что подписание акта применительно к ст.1008 ГК РФ не может подменить составление отчета агента. В результате агент не смог доказать свое право на получение вознаграждения от принципала (Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 26.05.2010 № А75-10463/2009).

Как видим, агентский договор – наиболее спорный среди других договоров. Споры возникают по предмету договора, переквалификации агентского договора в договор возмездного оказания услуг, по подтверждению расходов, понесенных агентом, выплате вознаграждения, по выполнению поручения принципала. Для того чтобы минимизировать риски при использовании агентского договора, в качестве приложения к нему должна быть разработана и утверждена сторонами форма отчета агента. Следует также учесть требования гражданского законодательства (сроки и порядок представления отчета и приложений к отчету документов, подтверждающих понесенные расходы агентом при выполнении поручения принципала), бухгалтерского учета (указание всех необходимых реквизитов для признания отчета первичным документом), налогового законодательства (наличие отчета агента, иных первичных документов, необходимых для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль, подтверждающих право на налоговые вычеты по НДС).

Елена Королева,

Агента для покупки товаров или услуг нанимают, чтобы сэкономить время, а в некоторых случаях и деньги. Чаще всего такие сделки встречаются в рекламной сфере, когда вы заказываете размещение рекламы в интернете, на радио, телевидении и т.д. Рекламное агентство выступает как посредник, договаривается об условиях размещения рекламы и занимается остальной работой по сделке. Вы платите ему вознаграждение и перечисляете деньги на оплату рекламы.

Ещё один распространённый вариант — закупка товаров. Например, вам нужно заказать небольшое количество товара, а большая партия стоит гораздо дешевле. Вы находите посредника, платите ему вознаграждение, и он покупает для вас нужный товар.

Как учесть затраты на покупку на УСН «Доходы минус расходы»

Чтобы не возникло проблем с налоговой, важно учесть расход в налоге УСН на правильную дату. Это зависит от того, что именно вы покупаете.

Как учесть агентское вознаграждение на УСН «Доходы минус расходы»

Кроме стоимости товаров или услуг вы можете учесть в расходах УСН агентское вознаграждение.

Если вы перечислили вознаграждение после того, как подписали отчёт агента, учитывайте его в расходах для УСН в день выплаты.

Если вы заплатили агенту вознаграждение до оформления отчёта агента, учитывайте его в расходах на дату отчёта агента.

Какие документы оформить

Когда агент работает от вашего имени, во всех документах вы будете фигурировать как покупатель. Чтобы агент мог подписывать договор с продавцом, акты или накладные, оформите на него доверенность. Потом эти документы агент передаст вам.

Если агент работает от своего имени, то вас в сделке между ним и продавцом не будет, и доверенность не понадобится. Акты/накладные агент оставит себе, и передаст вам купленный товар по акту приёма-передачи.

По итогам работы агент передаст вам отчёт о работе. Сделайте шаблон отчёта приложением к договору, чтобы агент отчитался перед вами по этой форме. Так вы будете уверены, что он не пропустит важные сведения, и не придётся просить его переделать отчёт. Утвердите отчёт и передайте подписанный экземпляр агенту в течение 30 дней, если договором не установили другой срок.

Как учесть такую покупку в Эльбе

1. Отразите перечисление денег агенту в разделе «Деньги»: списание с типом «Выплаты по агентскому договору». В расходах для расчёта УСН эта сумма пока не учитывается.

2. Отразите в расходах для расчёта УСН вознаграждение агента. Если перечислили его после утверждения отчёта агента, создайте в «Деньгах» списание с типом «Оплата товаров и услуг». Если перечислили вознаграждение до утверждения отчёта агента, создайте списание по типу «Прочее» на дату отчёта.

3. Отразите расходы на товар или услугу в налоге УСН через списание по типу «Прочее». Дату расхода определяйте по перечисленным выше правилам.

4. Отразите товар на складе. Если поставщик выставил накладную на ваше имя, добавьте её во «Входящие документы». Если накладной нет, оформляем товар по акту приёмки от агента — «Товары», «Добавить», «По акту приёмки».

Если вы купили через агента услугу, и исполнитель услуги выставил акт на ваше имя, добавьте его во «Входящие документы». Если акта от исполнителя нет, ничего добавлять не нужно.

5* — дополнительный шаг для ООО. При подготовке бухотчётности за год спишите задолженность агента перед вами бухсправкой с типом «Другое», Дебет 99 Кредит 76. Сумма — агентское вознаграждение, дата — когда подписали отчёт агента.

Если добавляли акт/накладную от продавца, создайте бухсправку с типом «Другое», Дебет 60 Кредит 76. Сумма — стоимость купленного товара/услуги без учёта агентского вознаграждения. Дата — когда подписали отчёт агента.

Отдельные нюансы отчета сгруппированы нами по направленности основных обязательств агента, связанных с отчетом: предоставить отчет принципалу и отразить в отчете свою деятельность по договору .

Отчет агента принципалу

Условие о том, что агент обязан выставлять отчет по своей договорной деятельности, является императивным. Суды не признают акт сдачи-приемки оказанных агентом услуг достаточным подтверждением факта выполнения обязательств агентом (см., например, постановление Восьмого ААС от 26.05.2010 №А75-10463/2009). Форма отчета не регламентирована: теоретически он может быть и устным, однако неизбежен вопрос - каким образом можно доказать факт представления такого отчета? Поэтому на практике чаще всего используется письменная форма. Это немаловажно для агента и в следующем аспекте: срок оплаты его услуг в договоре чаще всего привязан к отчету. При отсутствии условия об этом в договоре применяются диспозитивные правила ГК РФ, согласно которым срок составляет неделю с момента сдачи отчета. Если срок договора длительный (или вообще не определен), сроки подачи отчетов отсутствуют, то агент, желающий получить вознаграждение за какой-либо период, должен представить отчет. В этом случае принципал на основании ст. 1006, 1008 ГК РФ обязан выплатить вознаграждение за соответствующий период.

Отчет направляется принципалу, поэтому подтверждение факта получения документа обязательно. Это могут быть квитанция почтовой или транспортной организации, обычная расписка секретаря на втором экземпляре либо подпись уполномоченного лица в специальной строке «Принял» (наиболее удобный вариант в случае территориальной доступности). При этом всегда нужно учитывать, что принятым в непосредственном юридическом смысле отчет будет при отсутствии возражений со стороны принципала в тридцатидневный или иной срок, предусмотренный договором. Срок для изучения отчета и оценки его соответствия фактам - обязательный элемент агентского договора. При отсутствии соответствующего условия, предусмотренного сторонами, будет применена приведенная диспозитивная норма ГК РФ.

Отчет агента по агентскому договору

Отчет определяется условиями агентского договора и сущностью предмета деятельности агента. Агент выполняет как юридические, так и фактические действия, но в любом случае - это услуги, хотя и не в обычном понимании услуг, а именно в контексте посредничества и целевого соблюдения интересов принципала. На отчет возлагается большая смысловая нагрузка, нежели распространенное цитирование договора, поскольку предмет деятельности в договоре может быть раскрыт незначительно. Все подробности, касающиеся совершенных сделок и фактических действий, должны быть отражены в отчете.

1. Результат деятельности агента

   Описание результата деятельности должно соответствовать тем задачам, которые были поставлены перед агентом условиями договора. Не следует при этом забывать, что результат деятельности агента ни в коем случае не должен иметь овеществленную форму, в ином случае договор может быть переквалифицирован судом в качестве договора подряда, прецеденты известны. Следует также избегать момента, когда товары, которыми оперируют стороны, на какой-то период переходят в собственность агента. Здесь возможна переквалификация на договор купли-продажи.

   Зачастую стороны желают воспринимать отчет в качестве первичного документа бухгалтерского учета. Этот момент следует предусмотреть договором, а стороны в своей документации обязаны руководствоваться ФЗ «О бухгалтерском учете» в части реквизитов, утверждения формы и т. д. Необходимо учитывать, что отдельные факты должны подтверждаться другими первичными документами (в частности, транспортными - этот момент часто выпадает из внимания на практике). Вся деятельность по исполнению договора должна быть экономически обоснована и соответствовать принципу целесообразности. Следует отразить в отчете весь порядок исполнения договора: например, если доставка товара возложена на агента, должны быть приведены договоры с транспортными организациями, грузоперевозочные документы.

2. Расходы агента

   Расходы агента либо предварительно оплачиваются принципалом, либо компенсируются в последующем. Следует принимать во внимание следующее:

• суммы, составляющие расходы агента, при предварительной выдаче расцениваются как авансирование принципала с применением норм о коммерческом кредите (постановление Президиума ВАС от 09.04.2009 №16378/08);
• расходы должны быть обоснованными, поскольку они всегда подчинены функциям, возложенным на агента договором;
• платежные документы должны содержать указание на основание перечисления (агентский договор).

Таким образом, отчет агента - не «отписка» и не формальность, а один из важнейших документов, определяющих правильность оформления всего договора, а для агента - основной документ, подтверждающий факт выполнения обязательств по договору. Во избежание риска переквалификации договора учет приведенных в статье особенностей составления отчета необходим.

Образец отчета агента принципалу можно скачать по ссылке: