Каков срок действия организационно правовых документов. Какие документы относятся к организационным
Введение
Документы появились с возникновением письменности.
Документ – латинское слово, которое переводится как «поучительный пример», «свидетельство».
Документы, сохранившиеся с древнейших времен, свидетельствуют о документировании отдельных сторон жизнедеятельности отдельных государств и людей. В них зафиксировались договорные отношения с иностранными государствами, закреплялись права на владения, например, в жалованных, вкладных грамотах. В Новгороде в 1950-е гг. найдены берестяные грамоты, изучение которых показало, что документ использовался как средство общения для передачи информации, т.е. как переписка не только между представителями власти и управления, но и между частными лицами.
Он / она ведет бухгалтерский и оперативный учет финансовых и материальных активов в соответствии с применимыми правилами. Осуществляет финансовые операции в контактах с банками и другими организациями. Он заботится о средствах и ценностях пациентов, вверенных больнице. Предоставляет доказательства, администрирование и взыскание долгов. Обеспечивает складские операции, включая первичные записи и предписанные административные процедуры. Он обеспечивает выполнение наличных, архивных и архивных услуг.
Предоставляет доставку и распространение почты. Он ведет учет движимых и недвижимых объектов, контролирует состояние, движение и финансовую стоимость имущества по предписанным формам и местным инвентарным спискам. Выполняет проверку правильной оценки долгосрочных инвестиций и малых активов. Обеспечивает непрерывность и согласованность оперативных записей с бухгалтерским учетом. Он ведет учет средств индивидуальной защиты и проверяет точность этой записи. Он подготавливает документацию для инвентаризации, рассчитывает разницу в запасах и представляет предложения по их урегулированию.
В период существования Древнерусского государства и период феодальной раздробленности идет процесс накопления опыта в области документирования: вырабатываются отдельные приемы создания, оформления, удостоверения документов.
В истории делопроизводства России выделяются два периода:
История дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху.
Он ведет учет пожертвований и привлечение финансовых пожертвований. Он отправляет даты закрытия учредителю в соответствии с его требованиями. Он ведет учет подписанных контрактов больницы и копирует учредителю. Этот отдел обязан составлять годовой финансовый отчет, который представляется в городской совет.
На основе экономической оценки составляется годовой отчет не позднее. Он обеспечивает всестороннее и безопасное управление больничными кадровыми ресурсами, вознаграждение, обучение и обучение персонала. В сотрудничестве с соответствующим управленческим персоналом он контролирует и регистрирует кадровое обеспечение отдельных операций в больнице. На основании назначений уполномоченного управленческого персонала, утвержденного Директором, он организует повестку дня, касающуюся классификации, увольнения, отчисления на работу и зарплаты сотрудников в зависимости от типа и интенсивности требуемой работы и в соответствии с квалификационными требованиями и предпосылками для выполнения работы.
Делопроизводство дореволюционной России включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода:
Первый этап – приказное делопроизводство (16 – 17в.);
Второй этап – коллежское делопроизводство (18в.)
Третий этап – министерское делопроизводство (начало 20в.)
В соответствии с Директивой служб больниц, она готовит и обрабатывает документацию, связанную с медицинскими осмотрами персонала. Он контролирует и оценивает изменения в правилах управления персоналом и заработной платой, представляет предложения по обеспечению того, чтобы эти изменения были реализованы во внутренних правилах и контролировали их. Лидеры в рамках своих управленческих компетенций, соблюдая все применимые законодательные нормы, предоставляют информацию о подчиненных сотрудниках, необходимых для выполнения их управленческой работы.
Государственное делопроизводство советской эпохи начинается в октябре 1917г. и заканчивается в 1991г.
Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в 10в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т.п.)
В соответствии с мандатом он сотрудничает с профсоюзом в обсуждении или утверждении трудового законодательства и внутренних правил оплаты труда и их изменений; сотрудничает в подготовке нового коллективного договора. Предоставляет программу трудоустройства людей с ограниченными возможностями.
Он предусматривает расчет и выплату заработной платы, включая пособия по трудовому праву, компенсацию временной нетрудоспособности и компенсацию за потерю дохода в случае несчастного случая на производстве. Отправляет платежи сотрудникам по их назначенным счетам в денежных учреждениях и осуществляет вычеты из заработной платы, исполнения, несостоятельности.
Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине 16в.
Первым к началу 17в. в России сложилось приказное делопроизводство.
Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.
Обновляет, обрабатывает и выполняет электронный выпуск для регистра страховой защиты и повестку дня для записей о пенсионном страховании. Он обрабатывает документы и выдает сертификат для определения и выплаты пособий по болезни сотрудникам соответствующего управления социального обеспечения. Он подготавливает повестку дня компенсации за работу для сотрудников.
Соблюдать обязательные статистические обследования сотрудников и выполнять их результаты в указанной форме. В рамках назначенных компетенций он сотрудничает с соответствующими органами, выполняет уставное уведомление и другие обязательства. Отдел технической и оперативной деятельности.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
В области эксплуатации энергетического оборудования и управления водными ресурсами он управляет и контролирует работу энергетического оборудования и специального технического оборудования. Обеспечивает экономичную работу отопительного и сопутствующего оборудования.
Обеспечивает выполнение предписанных изменений специализированного технического оборудования в соответствии с действующим законодательством. Он обеспечивает ремонт, техническое обслуживание и модернизацию основных средств и средств для строительства - путем собственного обслуживания и снабжения.
В начале19в. в коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось министерское делопроизводство.
Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создались архивы.
В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством.
Он обеспечивает все задачи, вытекающие из обязательства по внедрению эффективных мер по предупреждению пожаров, включая профилактику. Он работает со всеми руководителями больниц для обеспечения безопасности во всех разделах. Отдел медицинского питания организует и обеспечивает полное медицинское питание пациентам. Он обеспечивает калорийность и биологическую ценность диеты в соответствии с действующей системой диеты. Он контролирует финансовые издержки каждой диеты и несет ответственность за поддержание средней единицы потребления в день.
В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов.
Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
Она отвечает за организацию, работу и экономическое питание. Медицинское обслуживание транспорта обеспечивает перевозку раненых, больных, женщин. Обеспечивает экономические расходы на медицинское обслуживание транспорта. Операция полностью управляет, организует и предоставляет услуги прачечной, включая ремонт прачечной, сбор, распространение, замену и удаление.
Он обеспечивает работу УАТС и шлюзовой камеры, обеспечивает удаление, работу садоводства и другие вспомогательные операции. В области материально-технического снабжения и хранения он обеспечивает закупку материалов и изделий прогрессивного потребления.
1. Общая часть
1.1 Состав и характеристика организационно-правовых документов
Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.
К организационно-правовым документам относят:
Предоставляет медицинские газы, включая их распределение на отдельные рабочие места. Выполняет качественное и количественное принятие поставок. Он проверяет состояние запасов, хранит первичные записи в управлении складом, в области материальных и технических поставок.
Обеспечивает поставку потребительских медицинских принадлежностей. Сетевой администратор обеспечивает: администрирование сети и компьютеров в больнице, дополняет информацию о интрасети и Интернете, выполняет резервное копирование и резервное копирование серверов.
Устав организации;
Положение об организации;
Учредительный договор;
Положения о структурных подразделениях;
Регламент;
Структура и штатная численность;
Штатное расписание;
Должностные инструкции работников;
Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Утвердив эти организационные правила городским советом, действительность предыдущих организационных. Организационный код больницы является основным организационным стандартом и является обязательным для всех сотрудников больницы. На основе организационного кода Директор выдает внутренние стандарты последующих действий, подробно описывая работу и организацию больницы, включая их изменения и дополнения.
Неотъемлемой частью этих организационных правил являются Приложения 1 -. Правила организации, выпущенные по: Организационным правилам, утвержденным на. Директор больницы мэр Сланы. Отделение больницы Сланы. Внутренние машины скорой помощи и специализированные консультации - общий, доход, кардиология, нефрология, гастроэнтерология, гепатология, гематология, диабетология, ревматология, эндокринология, функциональная диагностика.
Датой организационно-правовых документов является дата утверждения.
Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.
Хирургическая клиника и специализированное консультирование - общий, доход, травматологическое консультирование для грудных, урологических, онкологических, гастроэнтерологических, клиник для заболеваний нижних конечностей, стоматологическая клиника. Детская скорая помощь и специализированное консультирование - нефрологическая, неврологическая, логопедия.
Гинекология - акушерская скорая помощь и специализированное консультирование - гинекология, гинекология - урология, клиника риска беременности, онкологическая профилактика. Анестезиологическая скорая помощь и скорая помощь. Совместные исследовательские и медицинские компоненты.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа.
Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.
Констатирующей частью текста организационно-правовых документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Кафедра клинической биохимии, гематологии и трансфузии. Приложение 2 Организационная схема больницы. Приложение 3 Организационная структура отдела. Медсестра медсестра медсестра медсестра. Высшая медсестра, ведущая немедицинская работа. Мы различаем организационную структуру в соответствии с ее назначением на два типа. С одной стороны, на процедурной структуре, с одной стороны, на структуре. Структура процесса является первичной, в то время как структура подразделения является вторичной, поскольку организация не существует из-за отделов, но отделы существуют для достижения целей организации.
Основной текст организационно-правовых документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производиться арабскими цифрами.
Организационно-правовые документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
Таким образом, существование ведомств оправдано только в той мере, в какой эти департаменты эффективно обеспечивают реализацию процессов, ведущих к достижению этих целей. Поэтому начало процесса реорганизации необходимо для анализа процессов. Взято из книги «Менеджмент», изданной издательством Града в год.
Управление и исполнительная деятельность в организациях осуществляются в среде, которая организована определенным образом. В теории теории систем организация может пониматься как создание структуры системы, то есть определение элементов системы и, в частности, отношений между этими элементами.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
2 Специальная часть
На таком сложном объекте, который, без сомнения, является организацией, будь то небольшое предприятие или крупная многонациональная компания, университет, офис или больница, можно и целенаправленно определять разные системы посредством целенаправленной абстракции. Речь идет о восприятии организации с разных точек зрения.
Это может быть, например, техническая система, в которой мы рассматриваем только технические аспекты организации, то есть машины, оборудование и другие технические элементы, а также отношения между ними. Или это может быть система договорных отношений, так как организация видит институциональную экономику.
2.1 Учредительный договор
Учредительный договор – это документ, правовой акт, свидетельствующий о волеизъявлении физических или юридических лиц по образованию организационно-правовой структуры с целью реализации той или иной предпринимательской идеи.
В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.
Для нашей цели нам необходимо определить систему управления для организации и рассмотреть такие аспекты, как разделение труда, сотрудничество, координация, превосходство, подчинение, полномочия, ответственность. Каждая система имеет свою структуру и показывает некоторое поведение. В общем, структура системы относительно стабильна, поведение системы динамично, оно представляет движение внутри структуры. Верно также, что структура определяет поведение. Однако в динамических системах это отношение не только одностороннее, но и поведение системы меняет направление и изменяет структуру системы.
Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.
Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические акты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.
Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное.
Учредительный договор может включать следующие разделы:
1. Вводная часть.
2. Цель заключения договора.
3. Наименование и правовая форма организации.
4. Предмет деятельности.
5. Местонахождение организации.
6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
7. Порядок образования имущества.
8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.
9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
10. Порядок управления делами юридического лица.
11. Права и обязанности участников (учредителей).
12. Ответственность за нарушение договора.
13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
14. Порядок рассмотрения споров.
15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.
В заключительной части учредительного договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.(см. приложение Б).
На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.
Учредительный договор полежит государственной регистрации в установленном порядке.
2.2 Устав организации
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым согласно закону для ее государственной регистрации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.
Устав – это сложный и объемный документ. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.
Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.
Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации. В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.
Образцом устава акционерного общества (открытого, закрытого) может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работы акционерных обществ, а именно, Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.
Устав оформляется на общем бланке организации.
Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из: наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций; даты регистрации; государственного регистрационного номера; подписи; печати регистрирующего органа.
Гриф утверждения также вноситься на титульный лист и заверяется печатью.
Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной – его учредителями, общим собранием акционеров.(см. приложение В).
Структура текста и его содержание определяется разработчиками устава. В число его обязательных разделов включаются:
1. Общие положения (определяются цели и задачи организации).
2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
3. Регламент организации (форма и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
4. Финансово-материальная база (порядок распоряжения средствами и ценностями).
5. Отчетная и ревизионная деятельность.
6. Порядок ликвидации организации.
2.3 Положение об организации
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.
На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.
Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.
Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организации. Как правило, утверждение положение об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.
Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.
Не существуют нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Текст положения об организации может включать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе «Общие положения» содержатся официальные полное и сокращенное наименования организации, определяются цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет.
Раздел «Основные задачи» формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисления прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать лили требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных
на организацию функций. К правам относятся:
Право на издание распорядительных и нормативных документов;
Право на ведение переписки;
Право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам;
Право представительствовать в вышестоящих и иных органах;
Право запрашивать информацию и др.
В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.
2.4 Структура и штатная численность
Структура и штатная численность – это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати.
В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам штатного расписания (см. приложение Д).
Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.
2.5 Штатное расписание
Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с наименованием вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).
Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации).
Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
2.6 Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.
Различают положения о структурных подразделениях и о коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание).
Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органах, так и для временно действующих органов.
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа.
Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделения взаимодействуют в работе (см. приложение Г)
Текст положения о подразделении состоит из разделов:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимодействия.
Если структурное подразделение состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности.
В разделе «Функции» устанавливаются виды работ, которое должно выполнить подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
2.7 Должностная инструкция
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к нем мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. (см. приложение Д)
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
Общие положения
Должностные обязанности
Ответственность
Взаимоотношения
Раздел «Общие положения» включает:
Наименование должности;
Должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;
Порядок назначения на должность и освобождение от должности;
Перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
Квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
Требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:
Участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
Виды работ, выполняемых работником.
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
Право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
Право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
Право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
Право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию(статистическую, экономическую, управленческую и др.);
Право требовать определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
3 Охрана труда
3.1 Организация рабочего места секретаря
Офис – это помещение, где мы проводим большую часть времени.
Компьютер – это первая опасность для секретаря. Что же опасного в компьютере и от чего следует защищаться?
Во-первых, от негативных воздействий излучений компьютера на организм. Считается, что продолжительная работа перед экраном монитора приводит к различным функциональным расстройствам внутренних органов, а также к серьезной нагрузке на глаза.
Во-вторых, это заболевания, вызванные травмами повторяющихся нагрузок.
В возникновении «компьютерных» болезней такого рода чаще всего виноваты сами пользователи: плохая эргономика рабочих мест, незнание и несоблюдение основных правил работы за компьютером, регламентируемых целым рядом инструктивно-методических материалов.
В настоящее время разработаны соответствующие рекомендации, касающиеся освещения в помещении и на рабочем месте, микроклимата, правильной организации рабочего места.
Самочувствие человека, его работоспособность во многом зависит от освещения. При этом важен не столько уровень освещенности, сколько спектр светового излучения и его частота. Недостаточное естественное освещение приводит во многих случаях к ухудшению работоспособности, повышенной утомляемости.
Любое освещение не должно находиться позади работающего и давать блики на экран. Желательно не работать в темном помещении, так как глаза больше утомляются при переводе взгляда с темного поля на светлое. Как правило, работающий за компьютером пользуется еще и печатными текстами, поэтому должно быть хорошее локальное освещение на столе и неяркое общее верхнее освещение, которое в светлое время суток вполне заменяет дневной свет.
Компьютеры должны размещаться под углом 90-105 градусов к окнам. В поле зрения работающего с компьютером не должны попадать поверхности окружающей среды, которые обладают свойством зеркального отражения.
Также встречаются и другие опасности современного офиса. Это ненатуральные отделочные материалы, тонер в копировальных аппаратах и принтерах, озон, выделяемый при работе копировальной техники, неправильно установленные кондиционеры и вентиляторы, статичный, малоподвижный образ жизни персонала.
Литература
1. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.: МЦФЭР, 2004. – 224с
2. Галахов В.В., Корнева И.К. Делопроизводство. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. – 456с
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ – ДИАНА, 2003. – 359с
4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб Питер, 2006. – 192.
5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство 2-е изд. – СПб., Питер, 2007. – 158с
Приложение А
(справочное)
Образец документа, регламентирующего структуру и штатную численность организации.
Акционерно-коммерческий банк УТВЕРЖДЕНА
«ИНФО-БАНК» Советом директоров
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ АКБ «ИНФО-БАНК»
ЧИСЛЕННОСТЬ (протокол № 5 от 12.06 2007)
Приложение Б
(справочное)
Пример оформления учредительного договора
Регистрационная палата
при Правительстве Ростовской области
16.02.2007 № 1930006
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МИЛЕДИ»
г. Ростов н./Д - 2007
Приложение В
(справочное)
Образец оформления устава организации
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО УТВЕРЖДЕНО
наименование организации протоколом общего
__________№________ собрания учредителей
дата__________№___________
МП организации МП организации
УСТАВ
акционерного общества открытого (закрытого) типа
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Город - год
Приложение Г
(справочное)
Образец Положения о структурном подразделении
Открытое акционерное общество
Московский коммерческий банк «ИНВЕСТБАНК»
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Правления банка
Подпись А.И.Морозов
ПОЛОЖЕНИЕ
о Секретариате
1.Общие положения
3.Функции
Ответственность
Взаимоотношения
Управляющий Подпись А.П.Жданов
Приложение Д
(справочное)
Оформление должностной инструкции
Наименование министерства УТВЕРЖДАЮ
Руководитель учреждения
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ____________________
подпись расшифровка
Место издания___________________________
Структура текста
Общие положения
Должностные обязанности
Ответственность
Взаимоотношения (связи по должности)
Руководитель структурного
подразделения подпись расшифровка
2.4.1. Организационно-правовые документы
Организационно-правовые документы закрепляют статус организации как юридического лица, порядок оформления организационно-правовой формы, закрепляют ее организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения и реализуют нормы гражданского и административного права, являясь правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем организации или ее коллегиальным органом управления и обязательно содержат в составе обязательных реквизитов гриф утверждения.
Организационно-правовые документы подразделяют на учредительные документы юридического лица (учредительный договор и устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности, нуждающимся в регламентации и другие регламентирующие документы).
Юридическим лицом считается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести взятые на себя обязанности в соответствии со своим уставом, быть истцом и ответчиком в суде.
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В отдельных случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида.
Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо, созданное в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ) (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля 2006 г.) одним учредителем, действует на основании устава, утвержденным этим учредителем, а несколькими – на основании устава и учредительного договора.
В учредительных документах юридического лица определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, предмет и цели деятельности, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.
Учредительные документы приобретают юридическую силу с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, – с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.
В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
В учредительном договоре обязательно указывается:
1) наименование и нахождение юридического лица;
2) правовой статус юридического лица;
3) уставной капитал и вклады в него;
4) порядок и сроки внесения вкладов в уставной капитал, ответственность учредителей (участников) за нарушение обязанностей внести вклад;
5) распределение прибыли между учредителями (участниками) юридического лица;
6) состав органов управления юридическим лицом;
7) порядок ликвидации, реорганизации юридического лица и выход из его состава учредителей (участников).
Учредительный договор подписывается учредителями (участниками), выдается каждому учредителю (участнику), и один экземпляр хранится в документах созданного юридического лица.
Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности– организационным документом.
Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются ГК РФ.
Как правило, учредительный договор состоит из следующих разделов:
1) вводная часть;
2) цель заключения договора;
3) наименование и правовая форма организации;
4) предмет деятельности;
5) место нахождения организации;
6) обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица;
7) порядок образования имущества;
8) условия и ответственность конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица;
9) порядок распределения прибыли и погашения убытков;
10) порядок управления делами юридического лица;
11) права и обязанности участников (учредителей);
12) ответственность за нарушение договора;
13) условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов;
14) порядок рассмотрения споров;
15) порядок расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
При необходимости учредительный договор утверждает устав организации, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель организации или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Образцы оформления и структура учредительных договоров о создании и деятельности хозяйственного и других обществ приведены в приложениях 1–3.
Устав, как учредительный документ организации, представляет собой свод правил, установленных учредителями юридического лица и регулирующих ее правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, а также определяющий ее правовой статус. Общие требования к содержанию устава определяет ГК РФ.
Для оформления устава используется следующий состав реквизитов: эмблема организации; наименование организации; справочные данные об организации; наименование документа; отметка о регистрации; гриф утверждения. Структура текста устава и его содержание определяется разработчиком Устава.
В уставе созданного юридического лица (организации) должны определяться: наименование организации, место его нахождения, предмет и цели деятельности, порядок вступления в организацию и выхода из нее, условия о размерах и порядке внесения вкладов уставной капитал, наименование и назначение создаваемых фондов организации, права и обязанности учредителей (участников) созданной организации, состав и компетенция органов управления и контроля организацией, порядок принятия ими решений, порядок реорганизации и ликвидации организации, сведения о филиалах и представительствах организации и иные сведения.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами и, как правило, содержит следующие разделы:
1) общие положения;
2) правовой статус Общества;
3) цели и задачи Общества;
4) уставной капитал Общества;
5) резервный и иные фонды общества;
6) права и обязанности Участников Общества;
7) органы Общества;
8) распределение прибыли Общества между Учредителями;
9) выход Участника из Общества;
10) реорганизация и ликвидация Общества;
11) регистрация Устава Общества.
В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности хозяйственного общества.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка организации, грифа утверждения, отметки о регистрации в органе государственного управления, подписывается руководителем организации и заверяется печатью организации и органа государственной регистрации.
Примеры оформления и содержание основных разделов Устава организаций и обществ, различных организационно – правовых форм приведены в приложениях 4–9.
Положение – документ, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности государственных и муниципальных бюджетных некоммерческих организаций или регламентирующий организацию работы отдельных структурных подразделений других организаций, коллегиальных и совещательных органов управления, отделов и служб и т. д.
Положение утверждается государственным органом или руководителем организации и оформляется аналогично уставу.
Текст положения об организации содержит следующие разделы:
1) общие положения;
2) основные задачи;
3) функции;
4) права и обязанности;
5) руководство;
6) взаимоотношения;
7) контроль, проверка и ревизия деятельности;
8) реорганизация и ликвидация.
Раздел «Общие положения» приводит официальное полное и сокращенное наименование организации (структурного подразделения), цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта. В нем указывается, чем руководствуется организация (структурное подразделение) в своей деятельности, и которые определяют характер и основные направления ее деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие имеет печати.
В разделе «Основные задачи» формулируются основные проблемы, которые призвана решать организация (структурное подразделение) в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация (структурное подразделение) для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация (структурное подразделение» в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию (структурное подразделение) функций (право на издание распорядительных и нормативных документов, на ведение официальной переписки, отдавать распоряжения и указания подчиненным подразделениям, запрашивать информацию и др.).
К обязанностям относятся действия, которые организация (структурное подразделение) должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией (структурным подразделением), на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.
В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций (структурных подразделений) и должностных лиц, с которыми осуществляется взаимодействие на информационном и документационном уровнях управления.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых и отчетных документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации (структурного подразделения).
Положение об организации (структурном подразделении (коллегиальных и совещательных органах управления)) могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций (структурных подразделений), и на их основе для конкретных организаций и ее подразделений. Положение оформляется аналогично уставу.
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиальных или совещательных органов управления.
Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации; наименование коллегиального или совещательного органа управления; вид документа; дата, номер документа; место составления; гриф утверждения; текст; подпись.
Регламент утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального органа управления.
В процессе разработки регламент проходит стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа управления и согласовывается с заинтересованными подразделениями и юридической службой организации.
Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации и оплату труда работников организации.
Штатное расписание составляется и утверждается руководителем организации по состоянию на 1 января каждого календарного года, оформляется на стандартных листах бумаги формата А3, имеет реквизиты общего бланка организации и утверждается руководителем организации.
Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме, с указанием кодов и наименований структурных подразделений и должностей, количества штатных единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.
Образец оформления штатного расписания приведен в приложении 10.
Инструкция – документ, имеющий правовой статус, и издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации или ее сотрудников. Инструкции оформляются на общем бланке организации и утверждаются руководителем организации или приказом по организации.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и подразделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами и начинается с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, и другие сведения общего характера.
В последующих разделах инструкции указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью и т. д., раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, конкретизируются должностные обязанности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций. Указываются права работника на информацию, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей и какую ответственность несет специалист за некачественное выполнение возложенных на него обязанностей. Образец оформления должностной инструкции приведен в приложении 11.
