Работа с документами для служебного пользования. Служебное пользование

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем (разработчиком) и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Использовать другие ограничительные пометки или грифы запрещается Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233..

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой "Для служебного пользования":

• - печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
• - учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
• - после регистрации передаются работникам подразделений под расписку;
• - пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
• - размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Разрешение оформляется на последнем листе (на оборотной стороне) размножаемого документа. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
• - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Требования пунктов настоящего Порядка распространяется и на съемные машинные носители информации, содержащие сведения ограниченного распространения. Используемые для записи защищаемой информации носители должны быть учтены в делопроизводстве подразделений. На магнитном носителе проставляются регистрационный номер, пометка “Для служебного пользования”, дата и роспись работника, отвечающего за учет носителей.

Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.

Попробуем разобраться в этом вопросе.

ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.

До 2006 года

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:

С 2006 года

В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:

Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.

Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

В результате

• служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
• обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером. Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
• ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).

Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы, приказываю:

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@, (далее - Положение) следующие изменения и дополнения:

в пункте 2.3 Положения исключить текст "регистрации,";

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

"2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, "Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования" и дела с документами "Для служебного пользования" по Акту приема-передачи.";

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст "и состояния делопроизводства";

наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: "III. Выводы и предложения комиссии".

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, ";

приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова

Порядок
обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
(утв. Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. N ММВ-7-10/459@)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, (далее - Порядок) регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

В бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее обмен ДСП-документами в бумажном виде);

В электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее - ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ).

ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по ЭП с использованием СКЗИ, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный ДСП-документ.

Официальные электронные почтовые ящики (далее - ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее -операторы ЭПЯ).

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

В СЭД в БД "Канцелярия Экспедиция" создает регистрационную карточку (далее - РК), в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего", а также поле "Кому", в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" в представление "Поступившие/ДСП-документы" от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего";

Регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле "Кому";

В правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП";

Передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:

Наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

Соответствие оформления файлов установленным требованиям;

Правильность адресата;

Подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

3.2.2. Оператор ЭПЯ:

Распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

Вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;

На бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" и подпись.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: "Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…".

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с .

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" (), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

При необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;

В СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.

Передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в учета входящих документов "Для служебного пользования".

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

Передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре ();

Передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре ().

Проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп "Электронный документ соответствует подлиннику" .

Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.

7.2.4. Все файлы, перечисленные в , архивируются с помощью программы Winrar.

7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.

При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:

Адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;

В поле "Тема" заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, "от 24.06.2005 N 18-0-09/000123дсп@");

К почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.

7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле "Краткое содержание" после заголовка к документу добавляет фразу "Отправлено по ЭП с СКЗИ".

7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.

8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)

8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

На ДСП-приказах (в необходимых случаях - и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы проставляется (печатается) пометка ограничения доступа "Для служебного пользования";

Каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки "Для служебного пользования";

В конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка "ДСП" (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или "ДСП@" (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);

Пометка "Для служебного пользования" проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.

8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:

Должны быть заполнены все необходимые поля;

Переключатель "ДСП документ" должен быть включен;

В поле "Документ" электронный образ документа не вкладывается.

Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.

Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.

8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде ( , настоящего Порядка).

8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа ( настоящего Порядка).

_____________________________

* Допускается вместо штампа делать запись вручную.

** Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Приложение N 1
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Реестр приёма/передачи документов ДСП

Приложение N 2
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования"

Приложение N 3
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Список рассылки Приказа (распоряжения, письма)

_____________________________

* Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.

Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. № ММВ-7-10/459@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”

Обзор документа

Утвержден новый порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию. Он определяет правила работы со всеми ДСП-документами. Исключение - порядок работы с которыми урегулирован специальными нормативными актами.

Как и раньше, регламентирована работа с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах Службы.

Уточнено, что ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации, должны быть подписаны определенным видом ЭЦП - усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего соответствующий бумажный документ.

Регистрация входящих и исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

Отдельно уделено внимание подготовке, регистрации и рассылке приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов).

Приказ ФНС России, утвердивший ранее действовавший порядок, признан утратившим силу.

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования

1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет порядок работы с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими информацию для служебного пользования, в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, учреждениях и предприятиях Кыргызской Республики (далее - организация).

2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты.

3. Под сведениями "Для служебного пользования" понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению.

4. Не могут быть отнесены к информации для служебного пользования следующие сведения:

О стихийных бедствиях и чрезвычайных происшествиях, угрожающих здоровью граждан;

О катастрофах и их последствиях;

О положении дел в экологии, использовании природных ресурсов, здравоохранении, санитарии, культуре, сельском хозяйстве, образовании, торговле и обеспечении правопорядка;

О фактах нарушения законности государственными органами и должностными лицами;

О фактах, посягающих на права и законные интересы граждан, а также создающих угрозу их личной безопасности.

5. На проектах документов, содержащих информацию для служебного пользования, проставляется гриф "Для служебного пользования" (далее "ДСП").

6. Передача документов с грифом ограничения доступа "ДСП" иностранным юридическим и физическим лицам допускается в каждом отдельном случае и только по письменному разрешению руководителя организации, а в его отсутствие - лица, его замещающего. Такие документы и издания предварительно рассматриваются специальными экспертными комиссиями, созданными руководителями организаций из числа квалифицированных (или компетентных) специалистов, которые выносят заключение о возможности их передачи или снятия грифа ограничения доступа "ДСП", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение.

7. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании документов с грифом "ДСП" принимает ликвидационная комиссия.

2. Критерии и порядок отнесения сведений к категории "ДСП"

8. Сведения должны быть отнесены к категории "ДСП" на основании следующих критериев:

2) сведения не нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;

3) сведения оказывают непосредственное влияние на нормальную работу организации, процесс восстановления которой либо невозможен, либо связан с большими затратами. Несанкционированный доступ, изменение или уничтожение этих сведений влекут за собой материальные или моральные потери;

4) сведения имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к ним нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Отнесение сведений к категории "ДСП" производится исполнителем на основании Перечня сведений для служебного пользования (далее - Перечень сведений), разработанного в организации.

9. К сведениям "ДСП" не должны относиться сведения, составляющие государственные секреты.

10. Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается правовым актом руководителя организации (приказы, распоряжения и т.д.).

11. Если сведения не предусмотрены Перечнем, но, по мнению исполнителя, могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в Перечень.

12. Сведения "ДСП" утрачивают необходимость защиты:

По окончании установленного срока;

В связи с изменением обязательств, вызвавших необходимость их защиты (определяет лицо, обозначившее степень ограничения доступа к документу);

По соглашению заинтересованных сторон, установивших гриф ограничения доступа "ДСП";

При утечке или разглашении сведений, если не представилось возможным локализовать их распространение, а также в тех случаях, когда заинтересованные лица не настаивают на их дальнейшей защите.

Исполнителям документов, содержащих сведения "ДСП", по истечении срока действия грифа ограничения доступа к документу предоставляется право снятия с документа грифа ограничения доступа "ДСП". При этом гриф ограничения доступа "ДСП" зачеркивается, указывается основание и заверяется подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет.

Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" до истечения срока действия принимает исполнитель с согласия должностного лица, подписавшего (утвердившего) этот документ, или лица, его замещающего, о чем делается отметка на документе и заверяется его подписью, с указанием даты.

Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу, содержащему сведения "ДСП", может быть принято только по согласованию с лицом, по инициативе которого сведения были отнесены к категории "ДСП". Аннулирование грифа ограничения доступа к документу "ДСП" отражается в учетных данных. О снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" извещаются другие учреждения (организации), которым рассылался документ.

3. Порядок обращения с документами, содержащими гриф "ДСП"

13. Гриф "ДСП" и номера экземпляров проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

14. Прием, регистрация и учет документов с грифом "ДСП" осуществляются службами документационного обеспечения (ДОУ) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.

15. Вся поступающая в организацию корреспонденция "ДСП" доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются работниками, которым поручена работа с этими документами. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.

Акт подписывается работником, отвечающим за учет документов "ДСП", и утверждается руководителем службы ДОУ или в случае отсутствия такового руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.

Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу "ДСП" вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения "ДСП", они передаются для регистрации в службу ДОУ.

Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП", минуя службу ДОУ, напрямую поступает в структурные подразделения организации, то данная корреспонденция немедленно передается работникам службы ДОУ для регистрации и дальнейшей работы с ней.

16. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов.

17. Журналы учета документов с грифом ограничения доступа "ДСП" (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.

18. После регистрации все поступившие документы докладываются руководству организации для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются в службу ДОУ. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа "ДСП", знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.

19. Если документ подлежит исполнению, то работник службы ДОУ, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.

20. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", производится согласно письменному разрешению руководителя организации уполномоченным работником, ведущим их учет.

21. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом "ДСП" уполномоченный работник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

При применении средств организационной техники для обработки информации с грифом ограничения доступа "ДСП" создается система защиты, которая включает в себя мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа, предотвращению утечки и исключению случаев разрушения информации "ДСП". Учет съемных носителей с информацией "ДСП" производится в журнале (карточке) учета съемных носителей.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником, с отражением факта уничтожения в учетных формах.

22. При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.

Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем либо сотрудником службы ДОУ.

23. Отправляемые документы с грифом "ДСП" должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа "ДСП", адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.

24. При необходимости направления документов с грифом "ДСП" в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

4. Обязанности работников, допущенных к сведениям "ДСП"

25. Работники структурных подразделений организаций обязаны:

Знать и выполнять требования настоящего Положения;

Знать Перечень сведений "ДСП" для организации и руководства им в работе;

Не разглашать известные им сведения "ДСП";

Информировать руководителя подразделения и режимно-секретный орган (спецработника) о фактах нарушения порядка обращения со сведениями "ДСП", о попытках несанкционированного доступа к информации;

Строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета, хранения и уничтожения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;

Знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;

О допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений "ДСП" представлять письменные объяснения руководителю подразделения, комиссии по проведению служебного расследования.

26. Работникам организаций запрещается:

Использовать сведения "ДСП" при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;

Передавать сведения "ДСП" по открытым (незащищенным) каналам связи (факсимильная связь, сеть Интернет и т.д.);

Использовать сведения "ДСП" в открытой переписке, статьях и выступлениях;

Использовать сведения "ДСП" в личных интересах;

Выносить документы и другие носители информации, содержащие сведения "ДСП", из здания организации без разрешения руководства;

Уничтожать документы "ДСП" без оформления акта в установленном порядке.

5. Группировка исполненных (входящих, исходящих и внутренних) документов в дела, их архивирование

27. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.

28. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" группируются в дела согласно номенклатуре дел документов с грифом "ДСП". При этом, в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", добавляется отметка "ДСП".

29. Дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:

Предметно-вопросному или тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, то есть относятся к одному вопросу или одной теме;

По видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты и т.п.);

Корреспондентскому, при котором в дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями, и по другим признакам.

30. Дела формируются по мере исполнения документов.

Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше, они делятся на тома.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа. Во внутренней описи документов, находящихся в деле, указываются номер документа, откуда поступил или кому адресован документ, номера листов.

31. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение делопроизводства документов "ДСП", и общее количество листов, помещенных в дело.

32. На обложке дела (тома) указываются гриф ограничения доступа "ДСП", название учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома) по номенклатуре, заголовок (наименование дела), дата и год, когда начато и окончено дело, количество листов дела (тома), а также срок его хранения.

33. Срок хранения дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", устанавливается на основании Перечня документов, образующихся в деятельности организации и его учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденного решением руководства организации.

34. Дела и документы "ДСП" выдаются исполнителям для работы по карточке учета выдаваемых дел и документов.

35. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел с грифом ограничения доступа "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.

36. Законченные дела "ДСП" хранятся в подразделении в течение одного года и используются для текущей справочной работы, после чего передаются на хранение в архив организации.

37. Уничтожение дел и документов с грифом ограничения доступа "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией по акту, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем подразделения в установленном порядке. В состав комиссии могут включаться не менее трех сотрудников структурных подразделений, имеющих непосредственное отношение к этим материалам. Материалы уничтожаются только путем сжигания. После чего в учетных формах производится отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

38. Архивирование документов с грифом "ДСП" ведет архивариус. В своей деятельности архив государственного органа и органа местного самоуправления руководствуется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", приказами руководства соответствующего органа, методическими документами Центрального государственного архива Кыргызской Республики, других учреждений государственных архивных служб республики.

6. Ответственность за разглашение сведений, содержащихся в документах с грифом ограниченного доступа "ДСП", утрату документов, содержащих такие сведения, и нарушение порядка работы с ними

39. Проверка наличия документов, дел и изданий "ДСП" производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

40. О фактах утраты документов, дел или изданий "ДСП" немедленно ставятся в известность руководитель организации и руководитель службы ДОУ.

41. Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом ограничения доступа "ДСП" приказом руководителя организации назначается комиссия по проведению служебного расследования. Заключение комиссии о результатах расследования докладывается руководителю организации.

42. За утрату документов, дел и изданий "ДСП", а также нарушение требований настоящего Положения виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

43. Об утрате документов, дел и изданий "ДСП" составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные данные. Акты об утрате документов, дел и изданий передаются в архив организации для постоянного хранения.

44. Дисциплинарную ответственность за разглашение сведений "ДСП" и утрату документов, содержащих такие сведения, несет персонально каждый работник организации, имеющий доступ к сведениям и документам "ДСП".

45. По факту разглашения сведений "ДСП" и утраты документов с грифом ограничения доступа "ДСП" проводится служебное расследование.

46. Комиссия по проведению служебного расследования устанавливает:

Обстоятельства разглашения сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";

Виновных в разглашении сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";

Причины и условия, способствующие разглашению сведений "ДСП" или утрате документов "ДСП".

47. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения или утраты.

48. При выявлении нарушения требований порядка обращения со сведениями "ДСП" или документами с грифом ограничения доступа "ДСП" к лицу, допустившему такие нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.

49. Руководство организации принимает решение о применении мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам по результатам проведенного служебного расследования не позднее одного месяца со дня утверждения заключения, если иное не установлено законодательством Кыргызской Республики.

Вокруг документов "ДСП" ходит множество домыслов. С одной стороны, в государственных учреждениях он используется довольно широко (и это логично, исходя из того, зачем он нужен). С другой стороны, его использование там регламентировано ведомственными инструкциями, а на законодательном уровне этот вопрос не урегулирован - что порождает множество конфликтов и проблем.

Один из ведущих российских специалистов по вопросам документального оформления разного рода тайн, присутствующий на Форуме Сообщества Практиков Конкурентной разведки (СПКР) под ником toparenko, рассказал о правовом положении отметки "ДСП". Я подчеркиваю - вопрос о юридической составляющей, а не о том, что "ДСП все равно нужен" - понятно, что нужен, раз все еще жив, несмотря на все законодательные перипетии.

Итак, о "ДСП" - материал toparenko со стилистическими правками (т.к. текст мною из постов форума вырван).

ДСП всегда относился с несекретной информации. Но это была информация не подлежащая открытому опубликованию.

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения гос. органов не составляющих гос. тайну регулировалось:
- ст. 139 ГК РФ

Статья 139. Служебная и коммерческая тайна

1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.
Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

- "Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" . Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

188 Указом Президента (Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера")

В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый т.н. "трехглавый закон" (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

Кроме того после принятия нового "трехглавого закона":

Исчезло законодательное определение конфиденциальной информации (это определение было в старом "трехглавом законе" [Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"]) и с этого момента есть только "информация ограниченного доступа"/"информация ограниченного распространения"/"информация требующая обеспечения конфиденциальности" (при этом гос. тайна тоже подпадает под эти определения)

Ст. 9 определено, что ограничение доступа к информации должно устанавливаться законами (а не подзаконными актами):

Статья 9. Ограничение доступа к информации

1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны

При этом в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 "О служебной тайне", но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

В результате имеем:

Служебная тайна гос. органов (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной

Обязанности по обеспечению ее сохранности несут только гос/муниципальные органы. Кроме того те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации (например ФСТЭК требует такие обязательства от лицензиатов при продаже им РД с данной служебной отметкой)

Ответственность может быть только дисциплинарная (для гос/муниципалов) или предусмотренная в договорных обязательствах с остальными (не предусмотрели => нет ответственности)

На остальных лиц распространяется ч.4 ст.29 Конституции РФ о праве на свободу поиска и распространения информации не взирая на эту служебную отметку

Статья 29

4. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом.

Если интересно, то . Все наказания в РФ идут за иную охраняемую законом тайну.