Сопроводительное письмо - универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная "сопроводиловка" избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

Когда это обязательно?

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

• разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
• возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
• подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
• сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
• выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная "сопроводиловка" при правильном подходе!

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.

Составление "сопроводиловки" следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.

Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.

• "Шапка" документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
• Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
• Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение "уважаемый".
• Подробный перечень прилагаемых документов , ведь из самого названия следует, что письмо "сопровождает" некое основное отправление.
• Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает "сопроводиловку" сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение "с уважением".
• Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.

Таковы основные требования к форме письма.

Образец сопроводительного письма к документам

Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.

Хитрун И. В.

ул. Васильевская, 3,

г. Кукино - 31005

№ 562 от 05.04.2015

Уважаемый Иван Васильевич!

На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.

Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой "Гедеон" была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.

Приложение (всего на 6 л.):

1. Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 - на 1 л.
2. Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 - на 1 л.
3. Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 - на 1 л.
4. Копия протокола выемки от 02.03.15 - на 3 л.

Голохвастов Ф. Е.

Исполнитель: Пупко А. В.

Такая "сопроводиловка" подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.

Сопроводительное письмо к документам по договорам

При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.

В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.

Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.

"Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый".

Многие документы, отправляемые посредством почты, содержат сопроводительное письмо. В данной статье мы подробно рассмотрим его назначение, правила оформления и примеры.

Из данного материала вы узнаете:

• что такое сопроводительное письмо к документам;
• как оформить сопроводительное письмо к документам;
• опись приложенных документов.

Что такое сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо является обязательным атрибутом при необходимости отправки пакета документов. Оно имеет сразу несколько назначений.

Подтверждение факта отправки. Сопроводительное письмо к документам регистрируется в исходящих документах компании и имеет соответствующий номер. Таким образом, факт отправки документов фиксируется на основании данного письма. Более того, адресат также фиксирует данное письмо и пакет документов, приложенных к нему.

Перечисление приложенных документов. Каждое сопроводительное письмо о направлении документов должно содержать их полный перечень и количество экземпляров.

Инструкция по обращению с документацией. Важно понимать, что при отправке документов часть из них может быть возвращена. В таком случае в сопроводительном письме следует указать, какие действия необходимо выполнить: ознакомиться с документами, согласовать, заполнить, подписать и оставить или отправить обратно. Напомним, что дополнительно для данных целей можно использовать специальные штампы.

Для начала необходимо заполнить адресную часть. В ней указывается наименование, название, адрес компании, фамилия и инициалы сотрудника и его должность (если документы отправляются конкретному человеку). Далее необходимо указать дату и номер исходящего документа.

Первая часть содержания письма должна представлять собой сообщение о направлении документов. Она начинается со слов: «Направляем вам …», «Представляем вам …» и т.д. После этого можно указать цель отправки документов (для ознакомления, заполнения, согласования и т.д.). Если к письму прикреплен один документ, то его можно указать в данной части, если несколько – можно использовать понятие «пакет документов», состав которого будет раскрыт ниже.

Вторая часть содержания состоит из конкретных задач по работе с документами. К примеру, она может содержать инструкцию о том, какие экземпляры нужно вернуть, какие требуют подписи и т.д.

Как видно из примера, сроки исполнения документов можно также указать в сопроводительном письме.

Самым важным этапом в оформлении сопроводительного письма является отметка о наличии приложений. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов.

Отметка о приложении должна иметь полный перечень прилагаемых документов, количество экземпляров и листов. Если приложенные документы сброшюрованы или подшиты между собой, то количество листов указывать не требуется (указывается лишь количество экземпляров).

Также следует понимать, что при указании наименования прикрепленных документов в тексте сопроводительного письма, указывать их повторно в приложениях нет необходимости. В данном случае просто указывается наличие приложения (приложение 1,2 и т.д.), количество листов и экземпляров.

Опись приложенных документов

Существует вероятность, что количество приложенных к сопроводительному письму документов может быть настолько велико, что отметка о их приложении не входит на лист письма. В таком случае рекомендуем составить опись приложенной документации на отдельном листе. При составлении описи, состав пакета документов, прикрепленных к письму, указывается в ней. В отметке о приложениях в сопроводительном письме указывается опись приложенных документов и количество листов. Оформляется это следующим образом:

Приложение: согласно описи на 2 л.

После реквизита «Отметка о наличии приложений» следует реквизит «Подпись» сотрудника, составившего письмо.

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

6. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО "Компания "Название"

А.А. Иванову

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Б.Б. Петрову

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО "Компания "Название"

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сидорову В.В.

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

7. Текст письма

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );

От третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).

8. Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

9. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

10. Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

11. Исполнитель

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

О материалах конференции

Об отзыве на статью

Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

Направляем Вам...,

Возвращаем Вам...,

Высылаем Вам....

Допускается начинать текст письма фразами типа

В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...

Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении .

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Об аренде автомобиля

О вывозе мусора

Об обучении сотрудника

Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.... Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.

Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

Оплату гарантируем с р/с...

Оплату гарантируем. Наш р/с...

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...

Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении .

Стиль переписки государственных организаций

Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

Сообщаем, что в период с... по...

Установлено, что в период с... по...

Сообщаем, что по состоянию на...

Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам...

Направляем Вам согласованный с...

Направляем на рассмотрение и утверждение...

Проверкой установлено, что...

Считаем целесообразным...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

Просим Вас рассмотреть вопрос...

Просим Вас изыскать возможность...

Принимая во внимание, что..., просим....

В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты... (гарантийное письмо)

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:

Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

Ограниченная сочетаемость слов

Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

Конструкции с отглагольным существительным

В переписке государственных организаций для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного и глагола вместо простой глагольной формы («расщепление сказуемого»). Например:

Ограниченное употребление глаголов в личной форме

Государственному стилю переписки свойственен неличный (безличный) характер изложения текста. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица употребляются в неопределенно-личном значении. Например:

Комиссией проведена проверка...

Министерством принято решение...

Кроме того, активно используются страдательные конструкции, в отличие от форм действительного залога. Например:

Проектом предусмотрено сооружение здания... (а не: Проект предусматривает).

Построение предложений

При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым в качестве главного члена, с которого начинается предложение. («Просим выслать план модернизации оборудования»). В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). Например:

Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов

Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно следует непосредственно за этим словом. Например:

В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...

Если придаточное относится ко всему главному предложению, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения. Например:

При условии досрочного и качественного выполнения полного объема работы, заказчик обязуется... (обстоятельства совершения действия).

Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлено технико-экономическое обоснование... (поясняется основная мысль предложения).

Причастные и деепричастные обороты

Придаточные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Причастный оборот может следовать за определяемым словом («тема, выполненная институтом») или предшествовать ему («выполненная институтом тема»). Причастный оборот не должен включать в себя определяемое существительное.

Правильно : Интерес, проявленный к выпускаемой продукции

Неправильно: Проявленный интерес к выпускаемой продукции

Место деепричастного оборота относительно свободное. Деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем случае - с объектом.

Правильно : Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.

Неправильно: Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.

Структура текста

Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.

Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т.д.

В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим.

Для удобства восприятия текст письма делится на абзацы, т.е. новая мысль начинается с красной строки.

Особенности стиля переписки коммерческих организаций

Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому..., если возможно... и т.п.

Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу, считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность должностного лица за принятые решения.

В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые языковые формулы, «нанизывание падежей» и отглагольные существительные.

Структура текста

Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации.

Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.

Может быть использован один из четырех вариантов обращения.

1 . Обращение по имени и отчеству.

Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например:

Уважаемый Иван Иванович!

Сопроводительное письмо к документам выполняет несколько полезных функций. Рассмотрим как его составить, а также покажем образцы сопроводительных писем для различных деловых ситуаций.

Главные функции сопроводительного письма — подтверждающая, рекомендательная и пояснительная.

Приведенный в письме перечень позволяет засвидетельствовать отправку именно тех документов, которые в нем указаны. Четкие инструкции и рекомендации укажут, что делать с каждым полученным документом, например, подтвердить получение, поставить печать подпись и прислать обратно, проинформировать и т.д. Пояснения помогут понять содержимое письма, например в случае отправки уточненной налоговой декларации в инспекцию.

Образец сопроводительного письма скачать

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Четко установленной формы сопроводительного письма нет. Можно пользоваться общей структурой деловых писем.

Бланк сопроводительного письма может состоять из шапки, заголовка, основного текста, отметки с количеством приложений и заключительной части с реквизитами.

Составьте сопроводительное письмо на фирменном бланке организации и напишите дату когда его составили и регистрационный номер.

В шапке слева укажите компанию-адресата, а также должность, Ф.И.О лица, которому отправляете письмо.

Сделайте заголовок. Основной текст начните с вежливого обращения к адресату. Соблюдайте этику общения, не допускайте фамильярности.Перечислите передаваемые документы и их реквизиты, приведите адресату инструкцию с пояснениями как поступить с каждым полученным документом. Если даете какие-либо пояснения четко опишите их суть и при необходимости приведите расчеты.

Если вы делегировали исполнение поручения о котором говорится в письме другому сотруднику, укажите его Ф.И.О, должность и контактные данные, чтобы адресат смог его легко найти для взаимодействия.