Уничтожение документов с грифом дсп по акту. Документы ДСП: образцы, оформление, хранение

Фото с сайта forex-league.ru

Довольно часто сотрудники различных ведомств или учреждений мотивируют свои требования некими "внутренними инструкциями". Проверить, существуют ли они на самом деле или заглянуть в них - почти невозможно. Бумаги надежно защищает гриф "для служебного пользования". «Право.ru» спросило у юристов, возможно ли оспорить такие документы и каковы шансы на положительное решение суда.

Отменить нельзя оспорить

Набережный не уверен, можно ли отнести к таким актам приказ МВД из дела Кателевского, поскольку разъяснений законодательства как таковых он не содержит. Однако такие инструкции, по мнению эксперта, создают "опасную" ситуацию: они обязательны для неопределенного круга лиц, но скрываются под грифом "секретно". "Фактически в такой ситуации мы должны доверять только словам сотрудников ведомств, и оспаривание их действий будет "гаданием на кофейной гуще", ведь текст самой инструкции можно будет увидеть только в судебном заседании", - объясняет Набережный.

Соблюдать инструкции - не обязательно

Адвокат юридической группы " " Марина Костина считает, что в спорных случаях, подобно делу Кателевского, единственно верным решением будет обратиться к ч. 3 ст. 15 Конституции.

Законы подлежат официальному опубликованию. Неопубликованные законы не применяются. Любые нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, не могут применяться, если они не опубликованы официально для всеобщего сведения.

"Следовательно, внутренние положения, инструкции и прочие документы, регламентирующие деятельность конкретного учреждения или организации, имеют локальный характер и не могут распространять своё действие на третьих лиц", - отметила Костина.

Вместе с тем на практике чаще всего приходится сталкиваться с обратным положением вещей, рассуждает юрист. Так, очень часто отдельные государственные или муниципальные органы по своему усмотрению устанавливают специальные требования к документам, представляемым им на рассмотрение. Например, определяют во внутренних инструкциях срок их действия или обязательные реквизиты. Однако, если закон или нормативно-правой акт таких требований не содержит, соблюдать их, по мнению Костиной, вовсе не обязательно.

А вот инструкции, в которые включены положения законодательства, соблюдать необходимо, а оспаривать - не имеет смысла. В прошлом году до ВС дошел спор об Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, согласно которой копия протокола судебного заседания изготавливается по письменному ходатайству участника разбирательства и за его счет (п. 7.12). Подсудимый же посчитал, что это требование противоречит НК, так как в нем с января 2013 года не предусмотрена оплата госпошлины за такое действие. Однако ВС с доводами Короткова не согласился и отказал в иске, поскольку инструкция не устанавливала "самостоятельные" нормы, а лишь дословно воспроизводила ч. 8 ст. 259 УПК (дело № АПЛ16-222).

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за учет, хранение и использование
документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с указанием СЗТУ России от 27.04.99 г. N 22-16/173 и в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП (Приложение 1).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

2.1. В своих подразделениях организацию работы с документами ДСП в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 23.09.96 г. N 582 ДСП "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".

2.2. В срок до 24 мая 1999 г. на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с Приказом ГТК РФ от 16.02.98 г. N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.

2.3. О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.

3. Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник таможни
генерал-майор т/с
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за работу с документами ДСП

Приложение 1
к приказу
от 19.05.99 N 144

Начальник отделения
специальной информации
М.В.Василькова

Приложение 2 к приказу. Примерная должностная инструкция ответственного за работу с документами ДСП в структурном подразделении (отделе) таможенного органа

Приложение 2
к приказу
от 19.05.99 N 144

1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства документов ДСП в отделе (таможенном посте).

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику подразделения.

1.3. Ответственный за работу с документами ДСП назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за работу с документами ДСП в своей деятельности руководствуется Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".

2. Права

2.1. Ответственный за работу с документами ДСП имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов ДСП в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы ДСП на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582.

3. Обязанности

3.1. Основной задачей ответственного за работу с документами ДСП является делопроизводство и осуществление контроля за исполнением документов ДСП.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за работу с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, обязан:

принимать документы ДСП для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов ДСП, докладывать об их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов ДСП;

принимать документы ДСП на подпись начальника подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов ДСП;

передавать исходящую корреспонденцию ДСП, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы ДСП к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления таможни;

обеспечивать учет и хранение документов ДСП;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

4. Ответственность

Ответственный за работу с документами ДСП несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 и должностной инструкцией.


Начальник подразделения ___________________________


СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела ____________________________



Текст документа сверен по:
официальная рассылка

Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.

Попробуем разобраться в этом вопросе.

ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.

До 2006 года

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:

С 2006 года

В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:

Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.

Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

В результате

• служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
• обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером. Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
• ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).

Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем (разработчиком) и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Использовать другие ограничительные пометки или грифы запрещается Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233..

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой "Для служебного пользования":

• - печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
• - учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
• - после регистрации передаются работникам подразделений под расписку;
• - пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
• - размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Разрешение оформляется на последнем листе (на оборотной стороне) размножаемого документа. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
• - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Требования пунктов настоящего Порядка распространяется и на съемные машинные носители информации, содержащие сведения ограниченного распространения. Используемые для записи защищаемой информации носители должны быть учтены в делопроизводстве подразделений. На магнитном носителе проставляются регистрационный номер, пометка “Для служебного пользования”, дата и роспись работника, отвечающего за учет носителей.

Вокруг документов "ДСП" ходит множество домыслов. С одной стороны, в государственных учреждениях он используется довольно широко (и это логично, исходя из того, зачем он нужен). С другой стороны, его использование там регламентировано ведомственными инструкциями, а на законодательном уровне этот вопрос не урегулирован - что порождает множество конфликтов и проблем.

Один из ведущих российских специалистов по вопросам документального оформления разного рода тайн, присутствующий на Форуме Сообщества Практиков Конкурентной разведки (СПКР) под ником toparenko, рассказал о правовом положении отметки "ДСП". Я подчеркиваю - вопрос о юридической составляющей, а не о том, что "ДСП все равно нужен" - понятно, что нужен, раз все еще жив, несмотря на все законодательные перипетии.

Итак, о "ДСП" - материал toparenko со стилистическими правками (т.к. текст мною из постов форума вырван).

ДСП всегда относился с несекретной информации. Но это была информация не подлежащая открытому опубликованию.

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения гос. органов не составляющих гос. тайну регулировалось:
- ст. 139 ГК РФ

Статья 139. Служебная и коммерческая тайна

1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.
Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

- "Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" . Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

188 Указом Президента (Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера")

В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый т.н. "трехглавый закон" (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

Кроме того после принятия нового "трехглавого закона":

Исчезло законодательное определение конфиденциальной информации (это определение было в старом "трехглавом законе" [Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"]) и с этого момента есть только "информация ограниченного доступа"/"информация ограниченного распространения"/"информация требующая обеспечения конфиденциальности" (при этом гос. тайна тоже подпадает под эти определения)

Ст. 9 определено, что ограничение доступа к информации должно устанавливаться законами (а не подзаконными актами):

Статья 9. Ограничение доступа к информации

1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны

При этом в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 "О служебной тайне", но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

В результате имеем:

Служебная тайна гос. органов (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной

Обязанности по обеспечению ее сохранности несут только гос/муниципальные органы. Кроме того те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации (например ФСТЭК требует такие обязательства от лицензиатов при продаже им РД с данной служебной отметкой)

Ответственность может быть только дисциплинарная (для гос/муниципалов) или предусмотренная в договорных обязательствах с остальными (не предусмотрели => нет ответственности)

На остальных лиц распространяется ч.4 ст.29 Конституции РФ о праве на свободу поиска и распространения информации не взирая на эту служебную отметку

Статья 29

4. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом.

Если интересно, то . Все наказания в РФ идут за иную охраняемую законом тайну.