Акт командировочного удостоверения т 10. Командировочное удостоверение: обязательно ли, как правильно заполнить

Главная / Земля

Направление сотрудника в командировку должно оформляться должным образом с заполнением всех обязательных документов. Одним из таких документов является командировочное удостоверение , которое подтверждает факт нахождения сотрудника по месту назначения. Данный документ имеет унифицированную форму Т-10, ниже вы можете скачать бланк форма Т10 и посмотреть образец заполнения удостоверения.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .

Также к обязательным документам, подтверждающим командировочные расходы, относится со всеми приложенными документами. Направление в командировку оформляется , а руководителем подразделения составляется .

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Командировочное удостоверение (форма Т-10)

Бланк командировочного удостоверения представляет из себя двухсторонний лист: с одной стороны указывается общая информация о работнике и о командировке, с обратной стороны ставятся подписи и печати организаций, в которых побывал командируемый.

При заполнении удостоверения присваиваем ему номер и ставим дату оформления. Заполняем необходимую информацию о работнике: фамилию, имя, отчество, должность, согласно штатному расписанию, подразделение, табельный номер.

Затем ставим цель командировки по служебному заданию, количество дней командировки и ее сроки (первый день - день отбытия из организации, последний день - день прибытия).

Прописываем паспортные данные командируемого.

С обратной стороны в верхнем левом углу пишем наименование организации, из которой отбывает сотрудник (то есть ту, в которой он постоянно работает), дату отбытия, ставится подпись ответственного лица и печать организации.

Заполненный таким образом бланк Т10 подписывается руководителем организации и передается командируемому работнику.

Командировочное удостоверение - это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке. В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью. До 2015 года оформление командировочного удостоверения являлось обязательным, унифицированная форма Т-10 утверждена Госкомстатом России от 05.01.2004 №1.

В прошлом году порядок изменился - с 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание работникам, которые отправляются в командировку, так как требование об оформлении данных документов отменено. Однако работодатели могут продолжать использовать данные документы и далее, в частности, командировочные удостоверения (например, по унифицированной форме Т-10), если приняли такое решение и это отражено в учетной политике компании. Время нахождения работника в командировке нужно обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.

Обратите внимание, с 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны оформлять журналы учета командированных работников, однако могут продолжать оформлять журналы в свободной, утвержденной самостоятельно форме.

Как определить срок, когда работник фактически находится в командировке? Время командировки можно определить по проездным документам, предоставленным работником работодателю по возвращению. Если ваш сотрудник едет к месту командирования и возвращается на место работы на автотранспорте (служебном или личном), то срок пребывания в рабочей командировке необходимо указать в служебной записке. Если работник не может предоставить проездные документы (по причине их отсутствия), то срок нахождения в командировке работник должен подтвердить документами по найму помещения для проживания.

Оформлять командировку работника необходимо в следующем порядке:

1. Работодатель принимает решение о направлении работника в командировку.

2. Оформляются все необходимые документы для отправления работника в командировку и перечисляются деньги на командировочные расходы.

3. Когда работник возвращается из командировки, с ним производится окончательный расчет.

Образец заполнения унифицированной формы Т-10

Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:

номер удостоверения, дата составления;
ФИО работника, подразделение, должность;
место командировки;
цель командировки сотрудника;
длительность командировки без учета пути;
реквизиты паспорта;
подпись руководителя.

На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:

выбыл/прибыл в;
число и подпись ответственного лица с указанием должности.

Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.

Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.

Иногда возникает ситуация, когда работнику нужно отправиться в поездку в другой город либо страну для выполнения какого-либо задания. В число документов, которые могут оформляться на его месте работы, иногда входит командировочное удостоверение. Несмотря на то, что изменениями в законодательстве этот бланк теперь можно не составлять, но большое число организаций все равно продолжают это делать.

До 2015 года закон устанавливал, что если оформлялась командировка сотрудника, то данный документ необходимо было составлять в обязательном порядке.

Командировочное удостоверение служило тогда основанием для определения сроков нахождения сотрудника в принимающей организации, и участвовало в расчете дней, исходя из которых выдавались суточные при командировках.

С 2015 года это бланк, а также некоторые другие были признаны необязательными. С этого времени удостоверение нужно было составлять только тогда, когда это обязательство было прямо прописано в учетной политике, либо иных внутренних локальных актах. Например, в .

Если данный бланк не выдается, то сроки командировки необходимо подтверждать проездными билетами, чеками, счетами из гостиницы и прочими способами.

Внимание! Если производится оформление командировки, то главенствующую роль теперь в процессе играет . Уже на его основании может быть заполнено командировочное удостоверение.

Для него разработана специальная унифицированная форма Т-10. Однако организации имеют право создать собственный бланк либо модифицировать стандартный. В него, к примеру, можно добавить поля для служебного задания, а также форму авансового отчета по поездке.

После того, как бланк полностью заполнен и проставлены печати, он передается работнику, отправляющемуся в поездку. Последний должен предъявлять ее только вместе с паспортом либо иным своим документом, при помощи которого он может подтвердить личность.

Также вместе с удостоверением может выдаваться , но этот бланк тоже теперь является не обязательным. В задании проставляются вопросы, которые работник должен выполнить в течение поездки, после чего сам работник заполняет отчет об их исполнении.

Внимание! После возвращения сотрудника из , ему нужно сделать , прикрепив к нему все подтверждающие расходы документы, после чего сдать отчет и удостоверение в бухгалтерию на проверку.

Командировочное удостоверение в 2018 году бланк скачать

Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10

Рассмотрим на примере как правильно оформляется форма командировочного удостоверения.

Лицевая сторона

Внесение данных начинается с записи полного либо сокращенного наименования компании. После этого в графе справа нужно проставить ее цифровой .

Следующим этапом проставляется номер удостоверения по порядку, а также дата, в которую оно было составлено. Если это предусмотрено внутренними правилами, то под указанным номером документ необходимо внести в журнал учета командировок.

Затем на документе располагаются графы, в которые нужно занести информацию о принимающей организации. Как правило, в этой части проставляются название страны, города, а также организации, в которую осуществляется поездка.

Внимание! В том случае, когда наименования компании нет (например, работник едет в другой город с целью поиска потенциальных клиентов), то в этой графе можно проставить только город и страну.

Информация о цели поездки в командировку, количестве дней, а также датах ее начала и окончания переносится из приказа на командировку либо служебного задания.

Еще одна обязательная информация, какую должна содержать форма Т-10 - сведения о документе, который подтверждает личность командированного. Сюда относится его название, серия и номер, дата выдачи.

После того, как документ целиком оформлен, его должен подписать руководитель фирмы, а также необходимо проставить оттиск печати (если она используется).

Оборотная сторона

В нижней части бланка, либо на его оборотной стороне могут располагаться графы, где принимающая сторона ставит отметку о приезде и отъезде командированного работника.

При этом в нее обязательно вносятся название города, дата события (приезда либо отъезда), должность и расшифровка подписи. Если принимающей организацией используется печать, то внесенные сведения нужно заверить ею. Причем оттиск должен быть проставлен так, чтобы он был отлично виден и полностью читаем.

Внимание! Если работник имеет целью посетить несколько мест, то проставление отметок должно выполняться таким образом, чтобы благодаря последовательности проставления отметок в дальнейшем можно было легко отследить весь порядок отправлений и прибытий.

В документ разрешается вносить исправления. Чаще всего это может произойти из-за изменения сроков поездки. Но делать из необходимо аккуратно.

Так, предыдущая информация, которая считается неверной, прочеркивается один раз, для того, чтобы предыдущая запись легко читалась. После этого новые данные записываются выше. Внесенные изменения заверяются подписью ответственного за это лица и оттиском печати.

Может ли принимающая сторона отказаться ставить отметки?

Из-за того, что бланк командировочного удостоверения теперь не является обязательным, организация, которая принимает командированного работника, может отказаться поставить в нем отметки о прибытии и выбытии. Однако это не будет являться нарушением оформления документа.

Если на бланке не проставлены печати, то тогда для определения дат поездки необходимо использовать:

Информацию из проездных документов;
Штампы таможенников в загранпаспорте. По ним также будет определяться дата пересечения границы страны в обе стороны;
Служебную записку.

Служебку необходимо также составлять, если работник во время поездки применял личный либо рабочий автомобиль. Однако для подтверждения дат командировки и выбранного маршрута нужно использовать путевой лист, квитанции с заправочных станций и прочие отчетные документы.

Сопутствующие документы

Командировочное удостоверение может оформляться вместе с такими сопутствующими документами:

Служебное задание - по новым правилам это бланк составляется на усмотрение руководства. Субъекты бизнеса часто его используют, чтобы отразить для работников задачи, которые они должны решить в данной поездке.
Отчет по проделанной работе - его следует применять, когда служебное задание не используется. В нем командируемый сотрудник описывает, что именно он делал в служебной поездке.
Авансовый отчет (Форма АО1) - в нем работник, вернувшись из командировки отражает произведенные расходы. Все они указываются по предоставленным подтверждающим документам, которые идут в качестве приложения к авансовому отчету.
Счета и квитанции, договор найма - они выдаются работнику во время командировки при найме жилья для подтверждения потраченных им сумм на гостиницы.
Билеты, страховые полиса и т. д. – они используются в качестве подтверждения транспортных расходов командируемого. Сюда же можно включить посадочные талоны, квитанции за белье, чеки и квитанции за квитанции и т. д.
Прочие документы, которыми подтверждаются произведенные работником иные расходы в командировке. Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи.
Служебная записка, составленная работником при возвращении с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта.
Служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствует подтверждающие документы - на проезд, на проживание и т.д.

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

ФАЙЛЫ

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Документальное оформление командировки происходит следующим образом: заполняется служебное задание на командировку (как правило, этим занимается руководитель подразделения), на основании этого задания составляется соответствующий приказ. При возвращении из командировки сотрудник отчитывается о проделанной работе и произведенных , сдавая заполненные авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10.

Как составить приказ на командировку можно посмотреть , заполненный авансовый отчет , а командировочное удостоверение в .

Остается поговорить о служебном задании на командировку. Этот документ имеет унифицированную форму Т-10а. Скачать бланк этой формы можно в конце статьи.

Служебное задание на командировку (форма Т-10а). Образец заполнения

«Шапка» формы заполняется традиционно: наименование организации, дата составления, номер, фамилия, имя, отчество работника, которого отправляем в командировку, его табельный номер.

«структурное подразделение» – подразделение, в котором работает командируемый;
«должность» командируемого;
«страна, город» – населенный пункт, в который отправляем сотрудника;
«организация» – наименование предприятия, в которое направляется сотрудник;
«дата» – указывается дата начала и конца командировки, первый день командировки - день отъезда из места постоянной работы, последний день - день приезда. Если, например, сотрудник уезжает в 23.50 29 мая, а приезжает в 00.10 31 мая, то считается, что командировка длится три дня, несмотря на то, что он уезжает поздно вечером, а приезжает рано утром, первый день командировки - 29 мая, последний день - 31 мая;
«срок» – продолжительность командировки в календарных днях полностью и без учета дороги;
«организация-плательщик» – спонсор поездки, чаще финансирует командировку работодатель, но бывает командировка за счет принимающей стороны. Также возможны случая финансирования поездки третьей стороной.
«основание» – здесь следует указать документ, послуживший причиной заполнения служебного задания, обычно при принятии решения отправить работника в командировку составляется служебная записка, письмо либо другой подобный документ, на основании которого уже заполняется форма Т-10а.

Заполнив таблицу сведений о командировке, переходим к составлению задания работнику. Для этого ниже слева заполняется графа «содержание задания», в ней пишется, что необходимо сделать работнику за время нахождения в командировке, какие задачи ему ставятся.