Акт о выявленных. Акты - образцы и примеры

Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
- о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
- передачи-приема (дел, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:
- несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
- несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
- прогулы;
- появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример
"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример
"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример
"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

На предприятиях, осуществляющих строительные или различные ремонтные работы, нередко приходится составлять всевозможные акты или ведомости. Монтаж оборудования, а также его наладка часто выявляют разного уровня неисправности и всякого рода дефекты. Чтобы документально оформить такие случаи, утверждена стандартная форма бланка ОС-16. Она применяется для документального оформления обнаруженных дефектов. Документ так и называется — акт о выявленных дефектах оборудования. Скачать бланк акта ОС-16 можно в конце статьи.

Любое оборудование поступает сначала на склад, где документально оформляется. Комиссия, его принимающая, может обнаружить видимые при осмотре дефекты уже на этом этапе, а значит, нужно заполнить форму ОС-16. Если видимых повреждений нет, то механизмы или агрегаты поступают для установки и наладки. В процессе монтажа или проверочного пуска могут быть выявлены всякие повреждения. Комиссия обязана заполнить акт о выявленных дефектах оборудования. Этот документ отражает повреждения, с указанием количественных показателей, но без учета в денежном выражении.

Для более точного отражения данных обязательно нужно указывать место расположения устройств. Это не только фактический адрес предприятия, но конкретное место. Если это цех, то указывается его номер или точное название либо это склад. Такие данные отражают, на каком этапе обнаружено повреждение.

Порядок заполнения акта

Форма ОС-16 заполняется с двух сторон комиссией, в которую обычно входят представители производителя, заказчика и фирмы, осуществлявшей монтаж и наладку оборудования.

Образец первой страницы акта.

Внешний вид документа ничем не отличается от прочих бухгалтерских форм.

Оформление начинается с верхней части бланка, где указываются:

• наименование организации купившей данное оборудование, с фактическим адресом его монтажа;
• подразделение, которое его установило (конкретный цех);
• документы, согласно которым производился монтаж, наладка или пробный пуск оборудования;
• завод-производитель, его ОКПО;
• реквизиты организации поставщика;
• обязательно указывается, на каком этапе были обнаружены дефекты либо повреждения;
• если монтаж осуществлялся сторонней фирмой, то необходимо указать ее реквизиты.

Теперь можно переходить непосредственно к заполнению таблицы. Здесь отражают полные сведения о неисправном оборудовании:

1. Его тип, марку, серийный номер;
2. Дату поступления на предприятие;
3. Обнаруженные неисправности, их количество, единицы измерения.

Образец заполнения бланка формы ОС-16.

Вторая страница бланка отражает результаты, то есть здесь указывается заключение комиссии о неисправностях, виновные (если они есть), а также конкретные пути устранения.

Важно! Работы по устранению повреждений расписываются с максимальной подробностью.

Внизу страницы представители всех организаций ставят свои подписи.

УТВЕРЖДАЮ

(наименование заказчика)

Руководитель организации __________________________ "____" __________ ______ г. М.П.

"__"_______________________ _____ г.

Место составления акта _______________________________________.

На основании приказа по _______________________________________________ (указывается наименование заказчика) N ___ от "___" _________ ____ г. комиссия в составе: _____________________________________________________ (указываются Ф.И.О., должность, место работы членов комиссии)

(выбрать нужное)

С участием представителя ____________________________________________ (указываются Ф.И.О., должность, наименование организации-подрядчика), действущ____ на основании ____________,

Представитель _________________________ (указывается наименование организации-подрядчика) для составления Акта не явился.

Извещение о дате и месте составления настоящего Акта "__"___________ ____ г. направлено __________________________________________ (указывается наименование организации-подрядчика)

установила следующее:

1. "__" ________ _____ г. на основании Договора подряда N _____ от "__" ________ _____ г., Акта приемки-сдачи выполненных работ N _____ от "__" ________ _____ г. ______________ (далее - Подрядчик) выполнил по заданию _____________________ (далее - Заказчик) _______________________ (указывается наименование работ, например, изготовление или переработку (обработку) определенной вещи, демонтаж оборудования и т.д.) (далее - Работы), а Заказчик принял результат Работ.

2. Стоимость выполненных Работ составила ____ (_______) руб., в том числе НДС __% в размере ____ (_______) руб.

3. "__" ___________ ____ г. при __________________________ (указываются условия, при которых выявлены недостатки (например, при эксплуатации, при хранении), и наименование результата выполненных работ) выявлены следующие недостатки: ___________________________ (указываются наименования выявленных недостатков), при которых _________________________________________________ (указывается характеристика выявленных недостатков).

4. Гарантийный срок результата выполненных Работ (выбрать нужное)

Установлен Договором (п. 2.6) по "__" ________ _____ г.

Не установлен Договором.

5. Каким способом подтверждены выявленные недостатки ____________________ (указываются, например, контрольный запуск, экспертиза и т.п.).

6. Заключение об условиях использования результата Работ _________________________________ ____________________________________________ (указываются условия хранения, эксплуатации результата Работ и т.п.).

7. Заключение о причинах выявленных недостатков результата Работ ______________________________________________________________________.

(п. 8 включается, если комиссией определена сумма ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ, в противном случае п. 8 следует удалить и последующую нумерацию пунктов изменить)

8. Общая сумма ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ составила _______________________________ (____________________________) руб.

9. Приложения к Акту: ___________________________________ (расчет суммы ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ и др.).

Подписи членов комиссии: ____________________ (___________) ____________________ (___________) ____________________ (___________) Представитель Подрядчика ____________________ (___________)

Все действия, проводимые на предприятии, должны сопровождаться соответствующей документацией. Это правила лежит в основе закона «О бухгалтерском учете». Наряду с огромным количеством других первичных документов немаловажное значение имеет акт о выявленных дефектах оборудования. Что это такое и когда возникает необходимость его составлять? Обо всем этом необходимо поговорить более обстоятельно.

Назначение документа

Для начала стоит вспомнить, что по своей природе любой акт – это документ, с помощью которого группа лиц может удостоверить какой-то факт или зафиксировать конкретное событие. В данном случае акт о выявленных дефектах оборудования касается неисправностей, которые были замечены специалистами в ходе монтажа технологических линий, эксплуатации или сборке отдельных узлов. По правилам перед пуском таких систем они нуждаются в тщательном осмотре и инспектировании.

Если в готовой конструкции замечены некоторые неполадки, то данный факт обязательно нужно задокументировать. Именно тогда и составляется акт о выявленных дефектах оборудования. В противном случае при возникновении непредвиденной аварийной ситуации вина ляжет на руководителей, ответственных за монтаж. Чтобы этого не произошло, создается комиссия, которая соответствующим образом оформляет факт обнаружения конкретных неисправностей. Акт о выявленных дефектах оборудования фиксируется бухгалтерией и приобщается к остальным первичным документам. Он не требует какого-то разъяснения или расследования. Такая бумага просто констатирует факт.

Форма акта

Большинство документов, используемых на предприятиях, должны иметь определенный вид. Часть из них составляется произвольно, а для других разрабатываются специальные формы. Это относится к документу под названием "Акт о выявленных дефектах оборудования". ОС-16 – это специальная унифицированная форма, которая узаконена отдельным постановлением Госкомстата России №7 в январе 2003 года. Ее применение разрешено с 22.03.2003 года. Что же он собой представляет и что с его помощью можно осуществить? Для начала надо остановиться на форме.

Подобный акт начинается с названия организации. Далее идут реквизиты самого документа. После этого идет информация о компаниях, с помощью которых данное оборудование оказалось на данном предприятии. Чуть ниже размещается таблица, состоящая из семи граф, в которую заносится вся информация об обнаруженных дефектах. А после нее записывается решение, принятое специалистами о том, каким образом можно устранить такие неполадки. Заканчивается документ подписями сторон.

Правила заполнения

После обнаружения неисправности и создания комиссии возникает необходимость заполнить акт о выявленных дефектах оборудования. Образец заполнения стандартного бланка можно рассмотреть на конкретном примере.

Допустим, что дефект обнаружен после монтажа приобретенных накануне механизмов. После заполнения «шапки» с названием предприятия и основных реквизитов нужно указать данные обо всех организациях, которые занимались изготовлением, поставкой, перевозкой и монтажом данного оборудования. Далее в таблицу необходимо занести информацию о каждом механизме, в котором обнаружена неисправность. После этого специалисты принимают решение о том, что с ними делать. Здесь может быть два варианта:

• устранить неисправность собственными силами,
• отправить оборудование заводу-изготовителю для замены.

В первом случае требуется проведение дополнительных ремонтных работ. А во втором надо будет составить претензию и отправить бракованную машину, оформив в качестве сопроводительного документа отдельную накладную. Бланк акта заканчивается подписями представителей трех сторон: заказчика, изготовителя и организации, производившей монтажные работы.

Скачать акт о выявленных дефектах оборудования

Условие о надлежащем качестве товаров прописывается в договоре между поставщиком и покупателем. Но бывают ситуации, когда при проверке полученного от поставщика товара обнаруживаются те или иные дефекты. Что надо делать в таких случаях? Какими документами оформляется получение бракованного товара? Как правильно составить акт о выявленных недостатках? Ответы на эти и другие вопросы можно найти в статье.

Составление акта о выявленных недостатках

Бракованная продукция не подлежит реализации, поэтому необходимо позаботиться о правильном документальном оформлении факта ее обнаружения. Для этого в организации составляют акт о выявленных недостатках товара – документ, на основании которого покупатель имеет право написать претензию производителю или поставщику и получить компенсацию по понесенным убыткам.

Данный акт имеет широкую сферу применения и может использоваться в различных сферах бизнеса. Акт не является самостоятельным документом, чаще всего он выступает в качестве приложения к договору купли-продажи, договору поставки и др.

Благодаря оформлению акта бухгалтер организации имеет право провести такие операции:

• при оприходовании учесть поступившие ТМЦ в количестве за минусом тех, качество которых не соответствует заявленным требованиям;
• если недостатки были выявлены после оприходования товара – его можно списать с учета организации и вернуть обратно поставщику.

Создание комиссии

Акт о выявленных недостатках товара составляется специальной комиссией, состав которой определяется отдельным распоряжением или приказом генерального директора. Задача комиссии заключается в том, чтобы зафиксировать факт поставки некачественных ТМЦ. Комиссия должна состоять из двух и более человек. Чаще всего это работники организации, имеющие достаточную квалификацию для того, чтобы подтвердить наличие дефектов на товарах.

К участию в оценке качества продукции можно пригласить эксперта со стороны. В составе комиссии следует выделить председателя и рядовых членов. Максимальная ответственность за содержание составленного акта будет возложена на председателя.

Форма акта о выявленных недостатках товаров

Форма документа не утверждена законодательством, его можно составить в свободной форме. Некоторые компании самостоятельно разрабатывают бланки документов и используют их при осуществлении хозяйственной деятельности. Составленный акт должен соответствовать положениям закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ о «Бухгалтерском учете».

Для фиксации обнаруженных дефектов товаров можно использовать официальные формы, разработанные Госкомстатом РФ:

• форма «ТОРГ-2» (для установления расхождений по количеству и качеству при приемке ТМЦ);
• форма «ТОРГ-3» (для установления расхождений по количеству и качеству при приемке импортных товаров).

Акт составляют в трех идентичных экземплярах. Один экземпляр остается в компании, получившей некачественный товар. Два других экземпляра вместе с претензией направляют поставщику и в транспортную компанию, осуществившую перевозку товаров. Все документы должны быть подписаны ответственными лицами:

• представителем поставщика;
• представителем транспортной компании;
• представителем получателя ТМЦ;
• независимыми экспертами, проводившими осмотр.

Акт о выявленных недостатках печатают на обычном листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке организации. Штамп ставят только в том случае, если это требование прописано в учетной политике юридического лица, представитель которого составляет документ. В акте надо подробно описать обнаруженные дефекты продукции, так как если дело дойдет до судебных разбирательств – данный документ станет юридически значимым и будет использован в качестве доказательства.

Что необходимо указать в акте?

Документ состоит из основной и вводной части. В правом верхнем углу документа должна быть «шапка», представляющая собой резолюцию директора компании-покупателя. В ней указывают: название организации, ФИО директора, дату составления. Акту присваивают порядковый номер.

Во вводной части указывают такие сведения:

• состав комиссии, члены которой присутствовали при составлении акта;
• условия, при которых был выявлен бракованный товар;

В основной части прописывают следующее:

• подробное описание дефектов, характер их возникновения;
• количество единиц бракованного товара;
• ссылки на нормативные акты, требования которых были нарушены;
• стоимость ТМЦ;
• способы и методы устранения дефектов;
• действия организации если дефекты невозможно устранить;
• перечень лиц, виновных в том, что продукция оказалась непригодной к использованию.

Документ подписывает председатель и члены комиссии.