Информация по доступу к ней бывает. Виды тайн в российском законодательстве. Право на информацию

Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

Что это такое?

Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.

Служебная и докладная: сходства и различия

Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

Составление служебных записок для начальства

Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка - это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто «потеряна». Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба «не дойдет» до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, - это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Служебные записки в другую организацию

Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки - для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.

Как правильно оформить служебную записку

Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова «Служебная записка» пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.

Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.

Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение - это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

• Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
• Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
• Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.

Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

• названия учреждения, предприятия;
• даты;
• индекса;
• адреса оформления;
• данных адресата;
• заголовка к теме докладной;
• изложенного текста;
• подписи руководящего лица;
• ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.

Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

• обозначение отдела;
• наименование документа;
• дату и регистрационный номер;
• заголовок к теме;
• текст;
• ФИО адресата;
• подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка - пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

• для запроса информации;
• при выдаче инструкций;
• в качестве сопроводительного документа;
• как информационное письмо.

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма объяснительной записки

Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную записку , и где взять образец?

Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов фирмы и работниками. В данной статье мы расскажем, как правильно написать служебную записку и предоставим для ознакомления образец служебной записки.

Необходимость в написании служебной записки

Служебная записка представляет собой форму документооборота внутри предприятия, которая позволяет в короткие сроки оперативно решать текущие производственные ситуации. Служебная записка призвана выполнять следующие цели:

• • Быстрое уведомление должностного лица о возникшей на текущий момент проблеме
  • Внесение предложений по ее устранению или согласование плана намеченных действий

Подача служебной записки несет ряд положительных моментов для производственного процесса на предприятия. Данный документ является прямым доказательством факта, что специалист, обнаружив проблему в рабочем процессе, за который он отвечает, оперативно осветил ее руководству.

В ситуациях, когда специалист не в состоянии самостоятельно справиться с возникшей непредвиденной ситуацией и с помощью служебной записки выносит ее на разрешение иными специалистами, он этим действием снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение проблемного вопроса.

Определенной формы служебной записки не установлено, поэтому бумага составляется в произвольной форме и передается руководству, как на бумажном носителе, так и посредством электронных средств связи.

Оформление служебной записки

Мы с вами выше разобрались, в каких случаях необходимо написать и подать руководству служебную записку. Теперь рассмотрим пример составления рассматриваемого нами документа, и как мы говорили выше, специального бланка служебной записки не предусмотрено, но общепринятые требования к содержанию документа имеются.

Среди них можно отметить:

1. В правом верхнем углу документа в обязательном порядке указывается адресат служебной записки. Необходимо написать фамилию, имя, отчество, должность лица, на имя которого составляется служебная записка.
2. Под этими данными прописывается номер и название документа.
3. После этого специалист раскрывает суть проблемного вопроса, с которым он столкнулся в поле своей деятельности на предприятии. Или описывает ситуацию, с которой он сам справиться не в состоянии и для этого требуется помощь других специалистов.
4. Далее необходимо прописать предложения по разрешению сложившейся ситуации. Или автор служебной записки проговаривает действия, которые он ожидает от должностного лица, на имя которого подается документ.
5. Внизу документа указывается фамилия, имя, отчество и должность лица, направившего служебную записку.

Данным шаблоном служебной записки в случае необходимости может воспользоваться каждый работающий гражданин.

Как написать служебную записку - образец и пример написания

Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка (образец). В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги.

Пример служебной записки

Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы - вымышлены.

Директору ОАО «Камелия»
Кравченко Анатолию Петровичу
г. Краснодар 15 июля 2015 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

С 13 июля 2015 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 (пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек).

В настоящее время лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования израсходован, а требующихся деталей в наличии не имеется. Чтобы избежать простоя горячего цеха, прошу:

1. Выделить указанную денежную сумму согласно списку, прилагаемому к документу.
2. Предоставить ремонтную бригаду для выполнения работ по замене пришедших в негодность деталей.

С уважением, начальник горячего цеха Оноприенко Валерия Викторовна.

Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс – это оперативность рассмотрения обращений сотрудников.

Как написать служебную записку в электронном виде? Документ не имеет существенных отличий от классического варианта на бумаге. Образец служебной записки в электронном виде почти ничем не отличается от рассмотренного выше примера. Существенная часть служебной записки в электронном виде будет аналогичной нашему примеру. В частности, описание произошедшей ситуации и комплекс предложений, вносимых сотрудником на рассмотрение.

Отличие все же будет – в служебной записке не нужно будет указывать адресата. В электронном письме в строке «Адрес» вы укажете имя пользователя, которому адресован документ. В случае если на весь отдел имеется только один электронный адрес, то в строке «Тема» потребуется указать получателя, то есть ФИО должностного лица, кому направляется служебная записка.

Вдобавок, при использовании электронной почты (собственного почтового ящика) часто уже имеется подпись, которая в автоматическом режиме вставляется в текст. Это существенно экономит время, в частности, когда пишется служебная записка. В случае если ваш электронный ящик не позволяет провести идентификацию отправителя (к примеру, когда на предприятии электронный ящик один), то в конце письма необходимо указать свою должность и ФИО.

Не забудьте, что при отправке документа по электронной почте важно запросить уведомление о том, что отправленное вами письмо прочитано адресатом. Для этого поставьте галочку в соответствующем окне. Такое уведомление – доказательство того, что вы в определенное время на самом деле отправили служебную записку конкретному должностному лицу.

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 6

Составление и оформление докладных и служебных записок

Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов. Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику.

Правовое регулирование оформления служебных

И докладных записок

Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г., предложены следующие определения указанных терминов:

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009, далее - ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.

Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины. Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим. Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы.

Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе отсутствует, однако во многих нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность государственных служащих, он упоминается наравне с докладной запиской. Поскольку специальных требований к ее оформлению не установлено, рекомендуем оформлять ее так же, как и докладную, с той лишь разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка идет между подразделениями). Наиболее часто в служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида. Согласно п. п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке.

Оформление докладных и служебных записок

Для оформления докладной или служебной записки существуют правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003). Первое, на что следует обратить внимание, - документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм - правое и не менее 20 мм - левое, верхнее и нижнее.

Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги. Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных и докладных записок являются:

Наименование структурного подразделения;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Регистрационный номер;

Заголовок к тексту;

Адресат;

Подпись составителя (с указанием должности);

Визы согласования документа;

Резолюция.

Если составляется внутренняя докладная (служебная) записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения - автора документа. Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (докладная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа - угловой или продольный) через два межстрочных интервала.

Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.

Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения.

Как правило, докладная и служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.

Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу"). В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, "приказываю").

В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Кроме того, информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

После рассмотрения записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

При наличии замечаний они излагаются на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.

После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).

Приведем примеры докладной и служебной записок.

Отдел бухгалтерии Главному врачу

Докладная записка МЛПУ N 18

От 03.06.2010 N 8 Е. О. Симонову

О выделении средств

Для участия в семинаре

23.06.2010 учебным центром "Профразвитие" будет проводиться семинар на

Тему "Новое в бухгалтерском учете и налогообложении", раскрывающий

Последние изменения в законодательстве, необходимые для грамотного

Осуществления работы сотрудниками бухгалтерии.

Прошу Вас выделить денежные средства в размере 5680 руб. для посещения

Данного семинара.

Приложение:

1. Программа семинара "Новое в бухгалтерском учете и налогообложении"

2. Платежное поручение от 02.06.2010 N 56.

Главный бухгалтер Крошенина /А. В. Крошенина/

Административно-хозяйственный отдел Руководителю службы

Служебная записка информационного обеспечения

От 27.05.2010 N 24

Об отключении электроэнергии

В пятницу 28.05.2010 с 11.00 до 13.00 в здании предприятия будут

Проводиться электромонтажные работы, в связи с этим будет произведено

Отключение электроэнергии.

Прошу Вас принять меры, необходимые для предотвращения утери информации

На электронных носителях.

Начальник АХО Ветров /П. А. Ветров/

Особенности оформления докладных и служебных записок

В учреждениях государственной службы

В целом делопроизводство и оформление докладных и служебных записок в учреждениях государственной службы соответствуют правилам, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления. В частности, Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. В разд. 3.8 указаны три вида записок - докладные, служебные, объяснительные.

Под докладной запиской понимается документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Порядок расположения реквизитов докладной записки указан в Приложении 8 к Типовой инструкции.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

В некоторых правовых актах есть лишь упоминание о таком виде документа, как служебная или должностная записка, например в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27. В этих случаях, если отсутствуют внутриведомственные инструкции по данному вопросу, необходимо руководствоваться общеобязательными нормами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003.

К. В.Шестакова

Эксперт журнала

"Отдел кадров

Бюджетного учреждения"

Подписано в печать

По своей сути служебная записка ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет записку вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной.

Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела. Записка пишется в тех случаях, когда устного общения недостаточно и просьбу необходимо задокументировать .

Следует заметить, что служебная записка является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД. Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений.

Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:

• кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность);
• наименование документа, дата, номер записки;
• краткую тему записки или заголовок;
• в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия составителя в связи с ситуацией;
• должность составителя, его подпись и Ф.И.О., иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.

Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале . Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).

Во избежание различных вариантов на каждом предприятии разрабатывают свой бланк служебной записки. При этом можно руководствоваться правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).

Идеальный вариант – рядом с такой инструкцией разместить образцы написания и/или предоставить сотрудникам готовые бланки.

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.

Образец написания служебной записки

Отдел автоматизации
Начальнику отдела продаж

ООО «АДА» И. Н. Славянскому

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

04.04.15 № 3-4/8

Об информировании пользователей ПК

Во вторник 7 апреля 2017 г. будет производиться установка нового программного обеспечения. Просим вас уведомить менеджеров о необходимости перенести всю рабочую информацию на съемные носители во избежание ее потери в процессе переустановки.

Начальник отдела автоматизации (подпись)
А. П. Вениаминов

Служебная записка – пустая формальность?

Безусловно, для маленького предприятия служебная записка может быть излишней формальностью, отнимающей время и силы. Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати. В таком случае служебная записка будет исполнять роль письменного напоминания о необходимых взаимодействиях между отделами .

В крупных структурах халатность при составлении служебной записки или пренебрежение ее составлением может обернуться лишней тратой времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе отделов.

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.

Вопросы о служебных записках

1. Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?

Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.

1. Какой формат листа используется для служебных записок?

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.

1. Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?

Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.