Организация работы с претензиями. Претензионные материалы это

Претензионная работа – это совокупность действий в лице юрисконсульта (юридической службы) по предъявлению и рассмотрению предъявленных претензий, а также по использованию полученной при этом информации.

Определив размер причиненного убытка на предприятии, сторона договора, право которой нарушено, может подать иск в суд. Однако, прежде чем это сделать, целесообразно отправить другой стороне претензии.

Претензионный порядок урегулирования споров может быть добровольным и обязательным .

Обязательный порядок предусмотрен для следующих отношений:

¾ Для железнодорожных перевозок.

¾ Перевозок речным транспортом.

¾ Морским транспортом.

¾ Автомобильные, воздушные перевозки.

¾ Пересылок почтовых отправлений и услуг связи.

¾ Требований об изменении и расторжении договоров (п.2 ст. 452 ГК РФ).

¾ В случае если он закреплен в договоре.

Досудебный порядок урегулирования споров имеет цель:

1. Обеспечить быстрейшее восстановление нарушенных прав, а также урегулирования возникающих разногласий по исполнению обязательств.

2. Способствовать выявлению и устранению причин и условий, порождающих факты неисполнения договорных обязательств, для улучшения работы по заключению и исполнению договоров.

Претензия – письменное требование кредитора к должнику об исполнении обязательств.

С экономической точки зрения претензии разделяются на три группы:

I. Надежное к получению – это тот случай, когда должник имеет достаточные денежные и иные материальные средства для расчетов с кредитором по имеющейся задолженности.

II. Сомнительные – когда кредитор не обладает полной уверенностью в том, что должник имеет возможность оплатить долг, либо сама претензия является спорной в отношении права требования или в отношении размеров требования.

III. Безнадежные к получению – когда кредитор имеет четкие сведения о полной невозможности получить причитающуюся задолженность (отсутствие у должника имущества, отсутствие сведений о месте нахождения).

Наиболее распространенным являются следующие претензии:

1) Возникающие из-за нарушения договора поставки (недопоставка товара, недостача, ненадлежащее качество, неоплата или несвоевременная оплата поставленного товара).

2) Вытекающие из договоров перевозки (самые распространенные).

3) По расчетам за выполненные работы, оказанные услуги, аренду помещений (имущества).

4) Связанные с нарушением договора строительного подряда (поставка материала более низкого качества, нарушение оговоренного порядка расчетов, завышение объемов выполненных работ, нарушение технологий строительства, нарушение сроков строительных работ и их сдача).

Претензионная работа состоит из 3-х основных частей:

1. Подготовка соответствующих материалов и предъявление организации претензий к ее должнику (дебиторов).

2. Рассмотрение поступающих претензий и принятие решений по ним.

3. Анализ предъявляемых претензий, обобщение полученных данных для соблюдения производственной, трудовой и финансовой дисциплины организации.

Порядок претензионной работы следующий:

Заинтересованная сторона направляет своему агенту письменное обращение (претензию), в котором излагает конкретные требования и дает их обоснование, а вторая сторона на 30-ый срок (либо тот, который указан в договоре) обязаны ответить на претензию. Не получение ответа на претензию, либо получение ответа, неудовлетворяющие требования заявителя, дает ему право обратиться в Арбитражный суд для разрешения спора по существу. Невыполнение этих обстоятельств, дает суду основание оставить исковое заявление без рассмотрения.

Как правило, претензионная работа организуется по одному из двух основных вариантов.

При первом варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юрисконсульта в данном случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления.

Второй вариант предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристу соответствующие документы.

В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.

Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности, от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.

Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.

Практика юридических служб определила общие методы и приемы претензионной работы, ее организационные формы. На каждом предприятии должен быть издан приказ или инструкция о порядке организации и ведения претензионно работы, где определялись бы подразделение или должностное лицо, должен готовить претензию в случае нарушения договора. Это подразделение или должностное лицо вправе требовать от других подразделений материалы, необходимые для предъявления претензий или подготовки ответа на нее.

В функции юридической службы входят контроль за правильностью предъявления претензий и ответов на них; обобщение результатов претензионной работы, подготовка руководству предложений по устранению недостатков в претензионной работе подразделений и должностных лиц.

На каждом предприятии должна организовываться надлежащая регистрация и учет претензий и исков, что, во-первых, обеспечивает хранение документов, а во-вторых, позволяет периодически анализировать состояние дел на предприятии: устанавливать причины предъявления претензий, уровень их удовлетворения и на этой основе разрабатывать необходимые предложения и мероприятия по их устранению. Как правило, на предприятии регистрируют претензии и иски юридические службы путем журнальной формы ведения учета. В одном журнале ведется учет претензий и исков, предъявленных предприятием, во втором – выдвинутых к предприятию.

Общим вопросом является также сроки выдвижения и рассмотрения претензий. Несоблюдение установленных сроков может лишить предприятие права на подачу иска, приведет к значительным потерям. И наоборот, соблюдение установленных сроков выдвижения и рассмотрения претензий чаще защищает предприятие от рассмотрения споров в арбитражных судах и денежных затрат на выплату государственной пошлины, командировочные и т.д.

Претензия подлежит рассмотрению в месячный срок со дня его получения. Если обязательными для обеих сторон правилами или договором предусмотрено право проверки забраковано продукции предприятием-изготовителем, претензии, связанные с качеством и комплектностью продукции, рассматриваются в течение двух месяцев.

Если отсутствуют отдельные необходимые для рассмотрения претензии документы, их испрашивается у заявителя с указанием срока их представления, но не менее пяти дней, не считая времени на почтовую пересылку. При этом рассмотрение претензии приостанавливается до получения этих документов или окончания срока их представления. Если затребованные документы не поступили в срок, претензия рассматривается по имеющимся документам 4 .

Правильное выдвижения претензии делает своевременное урегулирование споров, восстановления нарушенных прав и интересов предприятия.

Необходимые для выдвижения претензии материалы готовят заинтересованные подразделения (отдел снабжения, бухгалтерия и др.) и передают в подразделения, выполняющие претензионную работу; последние должны проверить наличие права на выдвижение претензии, полноту полученных материалов и их надлежащее оформление.

В случае необходимости от отделов требуются необходимые дополнительные материалы, а оформлены ненадлежащим образом возвращаются к ним для доработки в установленный срок.

Положение о претензионной работе — локальный нормативно-правовой акт, регулирующий порядок работы по предъявлению законных требований по обязательствам к контрагентам и реагированию на поступившие от них претензии. В предлагаемом далее материале мы расскажем о структуре и содержании этого документа, а также предложим образец положения.

Положение о претензионно-исковой работе в организации — что это и зачем нужно?

Согласно положениям ст. 8 ТК РФ, работодатель вправе разрабатывать локальные нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения, если их содержание не противоречит нормам действующего российского законодательства. Оптимизация же претензионной работы, безусловно, требует создания специального регламента, регулирующего не только деятельность сотрудников юридического отдела организации, но и порядок их взаимодействия с остальным коллективом по вопросам, связанным с урегулированием спорных договорных отношений с контрагентами.

При этом стоит сразу отметить, что в сфере малого бизнеса разработка отдельного— явление редкое. Более того, здесь даже отдельной должности юриста или специалиста по претензионной деятельности обычно нет. Организации же среднего бизнес-звена все чаще предпочитают разрабатывать отдельный регламент для ведения такой работы, а в крупных организациях формируются целые юридические отделы, деятельность которых регулируется в том числе и такими актами. Главное назначение положения такого рода — регламентирование порядка выставления законных требований по обязательствам к контрагентам и реагирование на поступившие от последних претензии.

Данный акт при условии правильной его разработки:

1. Оптимизирует порядок ведения претензионно-исковой деятельности.
2. Способствует сохранению и укреплению деловой репутации организации.
3. Повышает качество договорной работы на предприятии.
4. Снижает временные затраты на выставление претензий и реагирование на них.
5. Оптимизирует взаимодействие специалистов-юристов и работников других секторов по вопросам, связанным с урегулирование спорных договорных отношений.
6. Снижает издержки, вызванные неисполнением контрагентами их обязательств по сделкам.
7. Способствует правильной оценке рисков в исковой работе.
8. Обеспечивает сохранение информации о контрагенте, регламентируя порядок и сроки хранения претензий.

Структура положения

Структура положения о претензионной работе разрабатывается в организации самостоятельно, но представляется правильным включать в акт разделы, описывающие:

• общие положения;
• порядок ведения работы по выставлению претензий;
• порядок и сроки хранения документации;
• порядок и сроки реагирования на проступающие претензии;
• исковую работу и действия в ходе исполнительного производства;
• взаимодействие работников юридической службы с работниками других отделов в ходе претензионной работы;
• ответственность за нарушение порядка ведения претензионной работы.

Как нормативно-правовой акт положение должно коррелировать с остальными регламентами, действующими на предприятии. Особенно это касается организаций, связанных с поставками и закупками продуктов питания краткосрочного хранения или хрупких товаров, т. к. в этом случае разрабатываются отдельные регламенты по приемке и хранению поставленных товаров.

Примерное содержание положения

Отметим сразу, что на содержание положения о претензионной работе во многом влияют особенности деятельности самой организации. Например, для предприятий, работа которых связана с поставками или заказами товаров, большое значение имеет быстрое выставление претензии по факту обнаружения брака или повреждения товара при приемке, что не может не находить своего отражения в регламенте. Мы же рассмотрим наиболее общий вариант документа.

Общие положения

В разделе, содержащем общую информацию, обычно указываются:

• лица, на которых возложена обязанность по ведению претензионной работы на предприятии и контролю за ней;
• цели и задачи, поставленные перед работниками юридического (претензионного) отдела.

Обязанность по осуществлению претензионно-исковой деятельности, как правило, возлагается на специалиста по претензионно-исковой работе или разделяется между работниками юридической службы организации. Контроль за выполнением работниками их обязанностей возлагается на главу юридического отдела. Если же такая служба на предприятии не была создана, то контроль осуществляется непосредственно руководителем организации либо лицом, на которое возложены соответствующие полномочия.

Кроме того, в этом же разделе обозначаются цели и задачи, поставленные перед работниками юридической (претензионной) службы:

1. Защита имущественных и неимущественных прав и интересов организации.
2. Минимизация убытков, связанных с неисполнением обязательств контрагентами.
3. Оценка рисков исковой работы.
4. Защита деловой репутации организации.
5. Повышение качества договорной работы на предприятии путем учета ее недостатков, повлекших неисполнение контрагентами обязательств.
6. Устранение причин неисполнения договорных обязательств.
7. Повышение качества взаимодействия работников всех служб в ходе претензионной работы.
8. Повышение эффективности исполнительного производства.

Работа по выставлению претензий

В работе по выставлению претензий необходимо учитывать риски и затраты на нее. Таким образом, раздел о работе по исходящим претензиям должен включать информацию:

1. Об обязательных случаях выставления претензий и минимальной сумме ущерба, причиненного неисполнением обязательств, при которой необходимо их выдвижение. Эта сумма определяется организациями индивидуально, исходя из затрат на ведение претензионной работы.
2. О сроке выставления претензии. Обычно 30 дней после нарушения обязательств контрагентов достаточно, однако иногда, например если речь идет о скоропортящейся продукции или товарах ответственного хранения, его стоит сократить до нескольких дней, согласуя при этом с регламентом приемки.
3. О порядке отправки претензии и их учета. Целесообразно отправлять документы курьерской доставкой или почтой с уведомлением и описанием вложения. В организации необходимо вести журнал регистрации исходящей корреспонденции. Эти меры позволят сохранить доказательства проведения досудебного урегулирования хозяйственного спора, что особенно важно в связи с изменением норм ч. 5 ст. 4 АПК РФ (теперь досудебное урегулирование обязательно для подавляющего большинства хозяйственных споров).
4. О порядке приглашения экспертов. Если установление каких-либо обстоятельств по спорному делу требует привлечения экспертов, на юриста может быть возложена обязанность по их привлечению с указанием квалификации специалистов и срока обращения к ним. Такие действия могут быть оправданны, если речь идет об установлении причин порчи дорогостоящего товара, обосновании изменения предстоящих расходов и т. п.
5. О порядке и сроках хранения претензий. Представляется правильным хранить архив претензий в течение как минимум года с момента прекращения спора. В зависимости от сути спорных обязательств, хранение претензий может предусматривать как свободный доступ всех сотрудников юридического отдела, так и ограничения с учетом требований, предъявляемых к хранению коммерческой тайны или иной охраняемой информации.

Отдельно стоит упомянуть примерный бланк претензии. Он разрабатывается в организации самостоятельно с учетом особенностей деятельности, но в любом случае стоит соблюдать правила делового оборота, согласно которым документ должен содержать реквизиты организации, сведения о договоре, из которого происходят нарушенные обязательства, суть нарушения и само требование об их исполнении.

Работа по реагированию на претензии

Этот раздел объединяет сведения о следующих моментах:

1. Максимальном сроке реагирования на претензию. Обычно он составляет 30 дней — этого вполне достаточно для оценки законности требований и анализа прилагаемых документов.
2. Порядке проверки поступившей от контрагента документации и лицах, ответственных за ее проверку. Например, если организация осуществляет поставки продукции, требующей холодного хранения, возможны запросы в транспортную компанию о температуре в рефрижераторе во время транспортировки. Здесь же стоит указать сроки, в которые должны быть сделаны необходимые запросы.
3. Перечне необходимой для рассмотрения претензии документации, которую должен приложить контрагент. Как минимум это:

• письменная претензия;
• материалы, подтверждающие нарушение обязательств (накладные, результаты фото- или видеосъемки, акты приемки товара, акты о браке и т. д.).

В этот же раздел стоит включить описание бланка ответа на претензии контрагентов. Нормативные акты не содержат жесткой формы такого документа, потому он в каждой организации разрабатывается самостоятельно.

Исковая работа и деятельность в ходе исполнительного производства

Составляя этот раздел, нет необходимости дублировать нормы ГК и АПК, которыми по большей части регулируется исковая работа. Содержание его не может противоречить нормам действующего законодательства, но может дополнительно регулировать трудовые отношения внутри организации, устанавливая собственные сроки и порядок ведения исковой работы. Таким образом, достаточно будет ограничиться сведениями:

• об обязательствах, по которым необходимо начинать исковое производство, с учетом рисков и расходов на такую деятельность;
• сроке передачи дела для искового производства (АПК и ГК содержат указание на максимальные сроки исковой давности, но регламент может установить уменьшенные сроки для обращения в суд);
• лицах, уполномоченных принимать решение о заключении мирового соглашения от имени организации;
• лицах, контролирующих исковую работу организации (как правило, это глава юридической службы, руководитель предприятия либо сотрудник, которому даны такие полномочия);
• порядке и сроке хранения исковой документации в организации (обычно он идентичен сроку хранению претензий, однако в случае судебного урегулирования спора представляется правильным увеличить срок хранения);
• мерах контроля за исполнением удовлетворенных исковых требований к организации.

Представительство интересов организации и взаимодействие сотрудников в ходе претензионной работы

По общему правилу интересы организации представляет руководитель или лицо, им уполномоченное. Руководитель вправе издавать письменные приказы о передаче подписи. В регламенте стоит указывать список лиц, имеющих право:

• подписи под претензионными документами и представления интересов организации на стадии досудебного урегулирования спора;
• подписи под исковыми документами и представления интересы организации в суде;
• доступа к архиву претензионной и исковой документации;
• представления интересов организации в ходе исполнения решений суда и контроля их исполнения.

Для ускорения работы желательно указывать:

• срок передачи дела работникам претензионного отдела специалистами других служб организации;
• право специалиста претензионного отдела давать распоряжения работникам других служб о предоставлении всей необходимой информации;
• срок предоставления работниками других служб необходимой информации о спорном договоре по запросу сотрудника юридического отдела;
• обязанность специалистов по претензионной работе проводить анализ причин, повлекших неисполнение обязательств, и давать рекомендации для оптимизации договорной работы в дальнейшем.

Ответственность за нарушение положения о претензионной работе

Являясь локальным нормативно-правовым актом, положение регулирует порядок исполнения должностных обязанностей сотрудниками организации. В связи с этим нарушение его норм вполне может стать причиной наложения на виновного дисциплинарного взыскания в порядке ст. 192 и 193 ТК РФ как за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником своих трудовых обязанностей. Представляется правильным прописывать такое условие в положении. Причем ответственность за неисполнение норм регламента претензионной работы возлагается не только на работников юридического отдела или специалиста по претензионной работе — она касается всех сотрудников, которые оказались в нее вовлечены (например, в связи с обязанностью передавать документацию по неисполненным обязательствам для претензионной работы, своевременно отвечать на запросы юридического отдела и т. д.).

Таким образом, разработка положения о претензионной работе не только способствует решению задач, поставленных перед работниками юридических отделов, но и положительно сказывается на взаимодействии последних с остальными работниками. Примерный образец положения о порядке ведения претензионной работы можно скачать на нашем сайте.

Претензионная работа – это процесс урегулирования конфликта между компанией и третьими лицами до того, как придется подавать иск. Как организовать такую работу в компании и какие документы издать.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

В претензионно-исковую работу входит досудебный этап

Претензионная работа – это часть претензионно-исковой работы, которую ведет юридический отдел компании для защиты ее интересов. Претензионная работа включает в себя:

• выявление нарушений со стороны контрагента
• разработку документов, которые нужно направить контрагенту перед началом судебного этапа;
• направление документов контрагенту;
• отслеживание реакции контрагента на поступившее от компании обращение;
• работу с претензиями, которые приходят от контрагентов компании, и направление отзывов на поступившие обращения. В частности, это может быть работа с претензиями клиентов. Клиентом может быть как юридические лица, так и граждане, в зависимости от рода деятельности компании и специфики бизнеса.

Поручите работу с претензиями профессионалам

Претензионная работа в организации направлена на то, чтобы урегулировать конфликты с другими организациями, убирать причины разногласий и предотвращать необходимость судебного разбирательства. Если в компании нет своего юридического отдела или штатного юриста, претензионная работа ведется сотрудниками других подразделений, например, менеджерами или делопроизводителями. Но чтобы избежать проблем на этапе претензионной работы или судебного разбирательства, лучше поручить работу с претензиями юристу.

Претензионно-исковая работа на предприятии нужна для защиты его интересов

В целом претензионно-исковая работа – это процесс, который нужен для того, чтобы защитить материальные интересы компании. Когда компании не платят или не исполняют другие обязательства по сделке, необходимо начать претензионно-исковую работу в отношении контрагента-нарушителя.

Если сама компания допустила нарушение и получила претензию от бизнес-партнера, нужно выяснить, почему нарушение произошло, и принять меры, чтобы его ликвидировать. Если по условиям договора за нарушение нужно выплатить штраф или неустойку, компания на досудебной стадии урегулирует конфликт. Сроки на урегулирование указывают в договоре, если этого не сделали, стороны должны разрешить конфликт в течение 30 дней с момента направления претензии.

Не всегда удается снять разногласия на стадии претензионной работы. Контрагент не соглашается с претензией, или сама компания возражает против требований контрагента. Тогда наступает следующий этап претензионно-исковой работы на предприятии: подготовка обращения в суд. По правилам АПК РФ для многих типов споров существует обязательный порядок досудебного разрешения (). Если компания не выполнит эти требования, суд не примет иск. Необходимо подтвердить, что компания предприняла усилия по разрешению конфликта до того, как обратилась за судебной защитой.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

В претензионную работу юриста входит подготовка доказательств

Чтобы подтвердить, что компания выполнила требования закона, понадобится представить суду претензию и ответ не нее, доказательства отправки – почтовые квитанции, опись вложения и т. п. Возможно, потребуется электронная переписка или другие документы.

Подготовить необходимые доказательства – часть того, в чем заключается претензионная работа юриста. Нужно выполнять процедуру, а также своевременно и надлежащим образом обеспечивать доказательства, которые позволят компании отстоять свою позицию в суде. На этапе подготовки иска и для ведения процесса многие компании приглашают юридических консультантов, но обеспечения доказательств – задача юриста, который состоит в штате компании.

Положение о претензионно-исковой работе необходимо для организации рабочего процесса

Для организации претензионной работы юриста или сотрудника, которому ее поручили, в компании издают положение о претензионно-исковой работе. Это локальный акт, в котором прописывают порядок претензионной работы. Здесь нужно изложить задачи сотрудников, цели претензионно-исковой работы, механизм работы с претензиями.

В положении о претензионной работе указывают срок извещения юриста о нарушении

В положении о претензионной работе подробно расписывают, что в нее входит, какие действия нужно совершить и в какой последовательности. Задача документа – упорядочить процесс. В том числе в документе отмечают:

1. В какой срок нужно сообщить юристу о нарушении со стороны контрагента или получении претензии. Действие положения распространяется не только на тех, кому поручили ведение работы. Сотрудники других подразделений должны знать, в какой срок извещать ответственных лиц. Лучше, чтобы этот срок не превышал 10 дней, чтобы юрист успел среагировать вовремя.
2. В каком виде следует оформлять исходящие претензии, иски или заявления о выдаче судебного приказа.
3. Как регистрировать исходящие и входящие претензии и другие документы, которые связаны с претензионной работой и ведением судебного процесса.

Как автоматизировать претензионно-исковую работу

Систематизировать судебное и претензионное делопроизводство поможет умная программа. Например, упорядочивает учет договоров, претензий, проверок, судебных дел, исполнительного производства, а также формирует отчеты.

Соблюдение претензионного порядка. Рассказывает Алексей Солохин, государственный служащий судебной системы, советник юстиции I класса, преподаватель Российского государственного университета правосудия.

Прослушайте . Систематизируйте свои знания и получите документальное подтверждение - .

Бесплатные конференции в регионах

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

• Положение о претензионно-исковой работе в организации.doc

Предъявление претензий сторонами по договору и рассмотрение их является одним из проявлений хозяйственного расчета, частью правовой работы предприятий, учреждений и организаций. Предъявлением претензий к своим контрагентам по поводу нарушения договорных обязательств предприятие, организация защищает свои законные права, требует восстановления нарушенных прав, ограждения имущественных и в соответствующих случаях моральных интересов.

Для обеспечения защиты этих интересов разработана система норм, призванных в кратчайшие сроки разрешить возникший между контрагентами спор в соответствии с принципами законности и хозяйственного расчета.

В условиях становления рыночных отношений, нестабильного производства и нарушенных взаиморасчетов, большого числа порой недобросовестных предпринимателей и нестабильного законодательства причинами возникновения споров можно назвать следующие:

• 1) стремление каждой предпринимательской структуры добиться наибольшей выгоды для себя в рамках действующих законов и на основе заключенных договоров, предусматривающих твердые гарантии исполнения обязательств другой стороной по договору при отсутствии в последнем гарантий выполнения своих обязательств;
• 2) стремление руководителей и других работников предприятий, связанных с заключением и исполнением договоров, обеспечить свои интересы путем обхода законов, неправильного их толкования, создания наиболее выгодных для себя условий, ограничения собственной ответственности;
• 3) нередко причиной спора является незнание руководителями и специалистами, занимающимися договорной работой и защитой прав и интересов хозяйствующего субъекта, законов и других нормативных правовых актов, которыми регулируются спорные взаимоотношения, пренебрежение квалифицированной помощью и советами специалистов-юристов.

Являясь показателем имеющихся недостатков в хозяйственной деятельности, и, как правило, объективно отражая характер взаимоотношений между предприятиями и организациями, претензии в то же время служат серьезным фактором, способствующим устранению недостатков. Именно с этих позиций следует в первую очередь рассматривать важность улучшения претензионной работы и ее значение.

Предъявляя претензию, один хозяйствующий субъект указывает другому на совершенные им неправильные действия (бездействие) или ошибки, которые неправомерно ущемляют его законные интересы, и требует устранения или исправления в добровольном порядке этих нарушений, ссылаясь при этом на нормативные акты и фактические обстоятельства. В этом суть каждой претензии.

Если предприятие добровольно удовлетворяет заявленную претензию, цель претензионного производства (восстановить нарушенное право и осуществить защиту законных интересов предприятия) достигнута и необходимость в передаче дела на разрешение в арбитражный суд отпадает.

Добровольное удовлетворение претензионных требований обеспечивает наиболее быстрое восстановление нарушенных прав кредитора. В этом заключается положительный аспект претензионного порядка урегулирования разногласий. Но такой порядок урегулирования разногласий положительно отражается и на добросовестном должнике, поскольку избавляет его от дополнительных затрат на арбитражные расходы. Это тоже положительное качество досудебного урегулирования взаимоотношений сторон при нарушении обязательств.

Непосредственными задачами претензионной работы являются:

• а) восстановление нарушенных прав и защита законных интересов организаций;
• б) выявление причин и условий, влекущих невыполнение договорных обязательств, выпуск продукции и товаров ненадлежащего качества, хищения имущества и другие нарушения;
• в) предупреждение нарушений плановой и договорной дисциплины, действующего законодательства;
• г) улучшение экономических показателей хозяйственной деятельности организаций;
• д) возмещение за счет виновных лиц ущерба, причиненного организации

Таким образом, претензионная работа призвана содействовать укреплению экономики хозяйствующих субъектов. Обоснованные претензионные требования подлежат удовлетворению. Если же претензия не удовлетворена и законные интересы участника хозяйственных правоотношений не восстановлены, потерпевшая сторона вправе обратиться с иском в арбитражный суд. В этой связи в юридической литературе верно было сказано, что предъявление и рассмотрение претензий есть составная, неразрывная часть общего процесса рассмотрения спора. Однако неверно полагать, что рассмотрение претензии - это имущественный спор. Характеризуя соотношение, связь претензий и исков, ряд авторов правильно определяют претензионную работу как один из правовых способов защиты прав и законных интересов предприятий (наряду с таким способом, как предъявление исков). Подчеркивают, что претензионная работа дает возможность предупреждать возникновение хозяйственных споров и устранять причины, их порождающие. Однако есть и другая точка зрения по этому вопросу, согласно которой совокупность регулируемых нормами права организационных мероприятий, осуществляемых в целях непосредственного урегулирования с предприятиями-нарушителями возникшего конфликта до обращения в арбитражный суд, называется претензионной защитой хозяйственных прав.

Как видно, общим для этих точек зрения является неразрывность претензионной и исковой частей одного процесса, рассмотрения хозяйственного спора. Говоря о неразрывной связи претензионной и исковой работы, следует помнить, что речь при этом идет лишь о спорных случаях, рассмотрение которых переносится в арбитражный суд. Поэтому, называя предъявление и рассмотрение претензий составной, неразрывной частью общего процесса рассмотрения споров, следует иметь в виду, что спор как таковой начинается с предъявления иска. Предъявление претензии правильнее было бы называть пред арбитражным, досудебным сообщением ответчику о том, что он нарушил законные интересы и права своего контрагента.

Работа каждого хозяйствующего субъекта по предъявлению и рассмотрению претензий должна быть рациональной, отвечать задачам и требованиям, вытекающим из необходимости объективного и быстрого решения возникающих между хозяйствующими субъектами разногласий, устранения допущенных нарушений договорных обязательств, осуществляться в рамках действующего законодательства. Практика юридических служб выработала определенные методы и приемы этой работы, ее организационные начала.

Юридической службе предприятия, организации следует разработать и издать свой, локальный нормативный акт (инструкцию, стандарт, положение, приказ) о порядке организации и ведения претензионно-исковой работы. В этом документе следует установить, какая служба или должностное лицо готовит претензию в случае нарушения прав и законных интересов, невыполнения или недобросовестного исполнения договорных обязательств. Обычно на эту же службу возлагается ведение учета предъявленных и поступающих претензий и подготовка ответов на них.

По требованию службы, готовящей претензию или ответ на претензию, другие службы или должностные лица представляют все материалы, необходимые для работы с претензией.

В соответствии с действующим Общим положением о юридическом отделе, юридический отдел, юрисконсульт предприятия, учреждения, организации организует и ведет претензионную работу; осуществляет методическое руководство этой работой, если она ведется другими подразделениями предприятия, организации, учреждения. Выбор формы участия юридической службы в претензионной работе зависит от объема этой работы и структуры юридической службы конкретного предприятия, учреждения, организации. Однако в любом случае юридическая служба, юрисконсульт обязаны контролировать обоснованность предъявленных претензий и ответов на них, периодически обобщать результаты претензионной работы и вырабатывать предложения по устранению недостатков в претензионной работе, причин, порождающих претензии.

Как показывает практика, несмотря на наличие общих требований и условий, есть немало особенностей и специфических элементов в организации и ведении претензионной работы на предприятии. Поэтому целесообразно остановиться на некоторых общих вопросах, имея в виду, что конкретный порядок работы по отдельным категориям претензий и исков, особые приемы и методы вырабатываются юрисконсультами с учетом конкретной обстановки, характера производства, специальных нормативных актов и судебно-арбитражной практики.

Регистрация и учет претензий

Регистрация и учет претензий и исков позволяют решать двуединую задачу. Во-первых, обеспечивается сохранность документов. Нельзя забывать, что утеря документов может повлечь за собой большие убытки для организации (невозможность произвести взыскание, уплату госпошлины и др., если в связи с необоснованным отклонением претензии спор будет передан в арбитражный суд). Регистрация и учет претензий имеют большое значение и для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов. Во-вторых, значение правильно поставленного учета претензий состоит в том, что он позволяет периодически анализировать, по каким мотивам больше предъявляется претензий, выявить их причины, уровень их удовлетворения и на основе полученных данных разрабатывать необходимые предложения и мероприятия для представления руководству предприятия, организации.

Сроки предъявления и рассмотрения претензий

Своевременное предъявление и рассмотрение претензий диктуется прежде всего необходимостью в кратчайшие сроки решать вопрос о судьбе материальных ценностей, денежных средств, вещных и других прав хозяйствующего субъекта. Быстрое удовлетворение обоснованных претензий содействует правильному обороту средств предприятия, укреплению хозяйственного расчета. Несоблюдение претензионных сроков в некоторых случаях, в частности во взаимоотношениях с органами транспорта, связи, лишает предприятие права на предъявление иска, что может повлечь для организации невосполнимые непроизводительные потери. Соблюдение установленных сроков рассмотрения претензий во многих случаях гарантирует предприятию отведению от разбирательства споров в арбитражных судах, от излишнего расходования средств (уплата госпошлины, расходы по командировкам и т.п.).

Поскольку новейшее гражданское законодательство исключило обязательный претензионный порядок разрешения разногласий между сторонами, утратило силу и Положение о претензионном порядке урегулирования споров, которое, в частности, устанавливало конкретные сроки для рассмотрения претензий. Теперь эти сроки будут устанавливаться в каждом конкретном случае либо федеральным законом, либо хозяйственным договором. Однако поскольку ранее установленные в законодательном порядке сроки рассмотрения претензий (30 дней) являются наиболее оптимальными в условиях нашей страны, есть основания полагать, что этот срок следует устанавливать и сторонам в договорах, и в федеральных законах.

Чтобы эти сроки строго соблюдать, необходимо выработать определенный порядок ведения претензионной работы, регламентируемый упоминавшимся ранее локальным нормативным актом о претензионно-исковой работе.

• - предъявленная организации претензия незамедлительно передается в службу, ведающую вопросами заключения и исполнения договора, по которому предъявлена претензия. Эта служба, структурное подразделение организации выясняет все обстоятельства, связанные с претензией, и составляет заключение по ней;
• - все структурные подразделения предприятия представляют материалы, необходимые для решения вопроса об удовлетворении или отклонении претензии и дачи ответа на нее, по требованию подразделения, готовящего заключение по претензии, в срок, определяемый в каждом конкретном случае по согласованию заинтересованных служб. В случае разногласий между соответствующими службами относительно указанных сроков, необходимые материалы представляются не позже чем в двухдневный срок;
• - подразделение, готовящее заключение по претензии, передает заключение на проверку и визирование юрисконсульту не позднее 20 дней после поступления претензии;
• - юрисконсульт визирует заключение по претензии и не позднее чем в пятидневный срок возвращает все документы в структурное подразделение, готовящее заключение по претензии;
• - если претензия подлежит удовлетворению, то заключение об этом представляется на подпись руководителю организации или его заместителю. После этого заключение о необходимости удовлетворения претензии передается в подразделение, исполняющее претензионное требование, а также дается соответствующий ответ заявителю претензии;
• - если претензия не подлежит удовлетворению, подразделение, готовящее заключение по ней, представляет ответ на подпись руководителю и обеспечивает отправление ответа заявителю претензии.

Предъявление претензий

Как показывает практика, правильное предъявление претензии дает возможность своевременно урегулировать разногласия, восстановить нарушенные законные права и интересы предприятия, организации в более короткие сроки, чем посредством предъявления иска в арбитражный суд.

Необходимые для предъявления претензии материалы готовят заинтересованные службы или должностные лица, на которых возложены функции по осуществлению претензионно-исковой и договорной работы.

При получении материалов для предъявления претензии служба, ведущая претензионную работу, должна проверить:

• - наличие права на предъявление претензии;
• - полноту полученных материалов и их надлежащее оформление.

При необходимости следует получить дополнительные материалы. Неправильно оформленные материалы возвращаются соответствующему подразделению, службе, должностному лицу с указанием срока для исправления.

Независимо от установленного порядка ведения претензионной работы и формы учета движения претензионных дел необходимо периодически, но не реже одного раза в квартал сверять данные учета претензионных дел с данными учета исковых материалов, чтобы обеспечить своевременное предъявление исковых заявлений по не удовлетворенным полностью или частично претензиям.

Претензия должна предъявляться в письменной форме за подписью руководителя предприятия или его заместителя, если это предусмотрено законом или уставом предприятия, а также гражданином-предпринимателем. Законом не предусмотрена возможность подписания претензий другими должностными лицами по доверенности, по соглашению или договору. Но это не исключает, однако, возможность предъявления претензий и исков структурными подразделениями, филиалами предприятия, а также по доверенности другими должностными лицами в интересах последнего. Такие полномочия могут быть предусмотрены в положении об этой структурной единице и в доверенности.

В письменную форму вкладывается довольно широкое понятие: письменной признается телеграфная, телетайпная претензия, а также претензия, переданная с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления. Самым распространенным и надежным является отправление претензии заказным письмом либо вручение ее под расписку. При этом доказательства отправки претензии заказной корреспонденцией, почтовая квитанция в приеме заказного письма почтовым отделением должна сохраняться у заявителя до предъявления иска. Почтовая квитанция должна прикладываться к исковому заявлению, направляемому в арбитражный суд, в качестве доказательства принятия мер к непосредственному урегулированию спора, если не будет получен ответ на претензию.

По содержанию претензия должна отвечать конкретным требованиям. Прежде всего в претензии должно быть указано наименование организации, учреждения, предприятия, предъявившего претензию с указанием полного и правильного наименования и почтового адреса, а также наименование и все реквизиты предприятия, которому эта претензия предъявляется. Это особенно важно, когда предприятия различной организационно-правовой формы, разной формы собственности могут иметь идентичное наименование.

В самой претензии следует конкретно изложить свои требования. Именно конкретность должна характеризовать требования заявителя. Недопустимо заявление сослагательных требований, т. е. таких, которые ставятся в зависимость от других действий или обязательств. Разумеется, это не значит, что в определенных случаях требования не могут быть альтернативными. Например, в случае получения товара с недостачей получатель может потребовать либо возвратить стоимость оплаченного, но не полученного товара, либо дослать недостающее количества товара.

Если претензионные требования подлежат денежной оценке, в претензии указывается истребуемая сумма и приводится ее полный и обоснованный расчет. На практике встречается чаще всего несоблюдение именно последнего. В таких случаях ответчик не может проверить обоснованность требований и по существу дать ответ по заявленной претензии.

Требования, заявленные в претензии, должны быть основаны на конкретных обстоятельствах и доказательствах, подтверждающих их, со ссылкой на соответствующее законодательство. Так, в случае предъявления претензии в связи с недостачей товара в ней необходимо указать в соответствии с каким договором, по какому документу (товарно-транспортная накладная, доверенность и т.п.) получен товар, каким документом зафиксирована недостача (коммерческий акт, акт приемки товара по количеству и т.д.). В претензии указывается количество и стоимость недостающего груза. Если истребуются штрафные санкции или убытки, необходимо сослаться на законодательный акт или договор, в котором установлена эта ответственность.

В претензии могут быть указаны и другие сведения, которые по мнению заявителя, будут способствовать более быстрому и правильному ее рассмотрению, объективному урегулированию спора.

Заявленные требования подтверждаются необходимыми документами, которые прилагаются к претензии в подлинном виде или надлежащие заверенные копии либо выписки из них. Если какие-то документы у другой стороны имеются, например договор, соглашение о цене, их направлять с претензией не требуется.

Ответ на полученную претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем или заместителем руководителя организации, гражданином-предпринимателем. Как и претензия, ответ на претензию должен содержать вполне определенные данные. В конце ответа на претензию должен содержаться перечень прилагаемых документов, других доказательств.

Ответ на претензию отправляется теми же способами, что и претензия: заказным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.