Отмена командировки, оформление документов. Нужно ли вносить пункт о возврате подотчетных сумм? НДС предъявленный гостиницей

Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую местность также регулируется отдельными документами. И если приказ о направлении в командировку уже был издан, то поездка должна состояться. Если же она по определенным причинам не может быть осуществлена, то должен быть издан акт об ее отмене. Правила его оформления и образцы являются достаточно актуальным вопросом. Это обусловлено тем, что данный документ должен учитывать определенные нюансы и соответствующий порядок действий.

Основания для отмены командировки

При составлении приказа для отмены командировки необходимо обратить внимание на основания для таких действий. Именно они в подотчетности играют ключевую роль. В данном вопросе можно выделить следующие причины:

• служебная поездка перестает быть востребованной;
• командированный не может выехать по причине болезни или личным обстоятельствам;
• наличие не зависящих от сторон чрезвычайных обстоятельств.

В оформлении образца такого документа именно основание является неотъемлемой его частью. По собственной инициативе работодатель не может отзывать сотрудника из служебной поездки. И если работник подписал соответствующий документ о своем назначении, то он также не может безосновательно отказаться от предписанных действий.

Причины отмены командировки

Причины отмены командировки должны быть зафиксированы в приказе наряду с указанием о том, какой акт подлежит отмене. В отдельном порядке следует разобрать наиболее основные из оснований.

Приказ об отмене командировки в связи с болезнью осуществляется чаще до самой поездки. Однако нередки случаи, когда заболевание происходит уже в командировочный период. В этом случае решение остается за работником. Он может быть отозван, если болезнь делает его фактически недееспособным и поставленные задачи не могут быть решены. Или же через письменное уведомление сотрудник может согласиться выполнять свое поручение и далее. В этом случае может потребоваться продление командировочного периода.

Личные обстоятельства регламентируются обычно внутренними нормативами по организации. Трудовой кодекс никак не указывает на то, какие случаи в личной жизни сотрудников могут являться достаточной причиной для отзыва направления в служебную поездку. Поэтому в большинстве случаев они остаются на усмотрении работодателя.

Непредвиденные обстоятельства могут включать в себя различные ситуации, которые прямо или косвенно могут помешать выполнению поставленных целей. К примеру работа предполагалась на открытой местности, но из-за погодных условий не может быть осуществлена.

Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка является составной частью процесса оформления соответствующего постановления. Сам по себе данный документ носит информативный характер уведомления. Составляется он в зависимости от назначения - это может быть и связь между отделами, и определенная информация для руководителя.

Соответственно именно на ее основании и выносится постановление. При составлении приказа руководитель ссылается на служебную записку и прилагает полученную информацию.

Составляется данный образец в произвольной форме. Следует указать, кому он направляется. В основном тексте указывается цель поездки, ее сроки. Вместе с этим указывается причина, по которой данное назначение не может быть осуществлено.

Оформление приказа об отмене командировки

Приказ об отмене командировки не имеет строго определенного образца. Подразумевается, что он составляется в произвольной форме, но с сохранением структуры официального акта. В документ при этом должны быть внесены следующие аспекты:

• указание на руководителя и компанию, полное имя и наименование организации;
• далее указывается форма постановления, она же - его название, в данном случае это приказ;
• необходимо при этом проставить порядковый номер акта согласно имеющейся в организации системе нумерации;
• указывается необходимость командировки, дается ссылка на номер соответствующего приказа, кратко приводятся данные по сотруднику, его должности и отделу;
• обязательно указываются основания для издания постановления, те причины, по которым служебная поездка не может быть осуществлена;
• проставляется подпись руководителя с расшифровкой, после чего следует подпись сотрудника.

Часто возникает вопрос о включении в документ финансовых вопросов. Данное положение остается на усмотрении руководителя. В любом случае выданные для поездки средства должны быть возвращены в полном объеме, исключая издержки на уже понесенные затраты.

Приказ об отмене командировки образца 2018 года

При составлении приказа об отмене командировки можно также учитывать наличие прилагаемых документов. Это может быть служебная записка, на основании которой издается приказ, или к примеру копия больничного листа, если приведена соответствующая причина.

На 2018 год не имеется отдельного образца, который отличался бы от приказов за предыдущие годы. Документ составляется по стандартной схеме, его содержание должно быть понятно и грамотно сформулировано. Это необходимо для того, чтобы в случае проверки можно было быстро найти нужные документы и представить всю информацию целиком.

Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

ФАЙЛЫ

По каким причинам может быть отменена командировка

Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:

• отсутствие актуальности поездки;
• перенос ее сроков;
• уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
• непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки

Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.

Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.

Формат приказа

Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

Оформление документа

Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.

Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре , но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Регистрация распоряжения

Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

• название организации (полное или сокращенное – неважно);
• наименование самого документа;
• его номер, дату и место его формирования.

• обоснование и основание для создания распоряжения
• должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
• указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
• ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

В деятельности предприятий нередко возникают ситуации, когда по каким-либо причинам командировку работника нужно отменить (частично или полностью) или перенести на более поздний срок. Как правило, вопросы отмены командировки, отзыва работника из командировки нормативными документами не регулируются. Но есть общие требования законодательства, при соблюдении которых можно правильно оформить такую отмену. Как это сделать, читайте в консультации.

Общие положения

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), регулирует только командировки работников органов государственной власти и бюджетных учреждений. На коммерческие предприятия ее действие не распространяется. Поэтому идеальным вариантом для небюджетных предприятий является утверждение своего внутреннего документа – Положения о служебных командировках работников предприятия – или включение соответствующего раздела в коллективный договор. В этом документе будут определены все правила служебных командировок. А за основу можно взять подходящие для конкретного предприятия нормы Инструкции № 59.

Некоторыми из этих норм можно руководствоваться при решении вопросов отмены командировки. Так, с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы, связанные с возвратом электронного проездного/перевозочного документа на поезд, разумеется, при наличии распечатанных документов, подтверждающих сумму таких расходов. В этом случае к отчету командированного работника должен прилагаться (также распечатанный на бумаге) документ о возврате проездных/перевозочных документов (абзацы пятый, шестой и восьмой п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59). Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно найти на официальном веб-сайте Укрзализныци (www.uz.qov.ua).

Обращаем внимание: расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин.

Причины отмены командировки могут быть разными:

• объективными, не зависящими от работника (вопросы с партнером решили по телефону или от него получено сообщение с просьбой перенести переговоры на более позднюю дату, произошло стихийное бедствие, возникли другие чрезвычайные ситуации в месте прибытия);
• субъективн ыми, зависящими от работника (болезнь, семейные обстоятельства, не позволяющие ему выехать в командировку).

В таких случаях руководитель принимает решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п. А для учета последствий отмены поездки работника в командировку важно правильно оформить необходимые документы.

Оформление отмены командировки

Предположим, что работник направлен в служебную командировку, все необходимые документы оформлены (приказ, служебное задание, командировочное удостоверение, если принято оформлять), выдан аванс, приобретены билеты на проезд (работник к месту назначения пока не выехал). Однако предприятие вынуждено отменить эту командировку.

Алгоритм действий в таких случаях прописывается в Положении о служебных командировках работников предприятия. Но если такого документа нет или он есть, но в нем отсутствуют положения, касающиеся процедур отмены командировки работников, то порядок действий должен быть следующим:

составляется служебная (докладная) записка на имя руководителя предприятия с обоснованием причины отмены командировки (см. образец 1 в конце консультации). В зависимости от причины отмены такая записка может быть подготовлена начальником структурного подразделения, в котором трудится командированный, самим командированным или другим ответственным лицом на предприятии;

издается приказ об отмене командировки (см. образец 2 в конце консультации) согласно ранее изданному приказу, в котором указываются: должность, фамилия и инициалы работника, причины отмены и срок, в течение которого он обязан вернуть в бухгалтерию предприятия полученный аванс на командировку. С этим приказом работника нужно ознакомить под подпись;

вносятся записи об аннулировании поездки работника в журнал регистрации приказов о командировке (по форме приложения к Инструкции № 59), составляется работником и представляется в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845 (далее – авансовый отчет).

Если командировка отменяется после отъезда работника к месту назначения, тогда тоже издается приказ о ее отмене и отзыве в связи с этим работника из командировки. В приказе указываются: причины отмены командировки, номер и дата предыдущего приказа, фамилия и инициалы командированного, его обязанность в ус-тановленные сроки отчитаться по командировке. Последующие действия будут такими же, как и при обычной отмене командировки.

Если был выдан аванс и часть его израсходована на приобретение проездных документов, то при отзыве из командировки такие расходы с разрешения руководителя возмещаются работнику (абзац пятый и девятый п. 12 разд. II, абзац пер-вый п. 11 разд. III Инструкции № 59):

• на основании приказа (решения) об отмене командировки по уважительным причинам (например, изменение задания);
• при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (соответствующий документ выдается при возврате билета). Если авиаби лет является нераздельным и частично использованным, к отчету прилагается составленное компанией-продавцом письмо (акт, справка) о возврате авиабилета. В письме указываются: фамилия и инициалы командированного, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета, а также копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия (абзац девятый п. 12 разд. II, абзац второй п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Учет расходов при отмене командировки

В бухгалтерском учете затраты на командировки списываются на соответствующие счета учета расходов (Дт 91–94).

Согласно изменениям, внесенным в Налоговый кодекс (далее – НК) Законом от 28.12.14 г. № 71-VIII, с 1 января 2015 года в налоговом учете расходы отражаются по правилам бухгалтерского учета. При этом объектом обложения налогом на прибыль является финансовый результат до налогообложения, рассчитанный по правилам бух-учета согласно П(С)БУ или МСБУ и скорректированный на разницы, определенные по правилам НК. Ограничения по командировочным расходам НК не предусмотрены.

Плательщики налога на прибыль могут включать в состав налоговых расходы, связанные с хозяй-ственной деятельностью предприятия (непосредственно с получением доходов). К таковым в составе прочих относятся и расходы на командировки при условии их документального подтверждения.

При отмене командировки расходы по выданным и частично использованным средствам вполне логично включить в командировочные расходы (как правило, Дт 94 «Прочие расходы операционной деятельности»).

Пример

На предприятии издан приказ о направлении в командировку работника отдела продаж для выполнения производственного задания. Из-за неблагоприятных погодных условий распоряжением директора командировка отменена.

В бухгалтерском учете такие операции будут отражены так:

(грн.)

В нашем случае расходы (70 грн.), понесенные в связи с возвратом билета на поезд по уважи-тельной причине (отмена командировки), документально подтверждены, могут считаться связанными с хоздеятельностью предприятия и подлежат включению в состав налоговых. При определении объекта обложения налогом на прибыль (от суммы финансового результата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета), по таким расходам корректировка на разницы НК не предусмотрена.

Отмена командировки работника оформляется приказом руководителя предприятия, независимо от того, на каком этапе это происходит (до или после отъезда работника). Приказ об отмене (переносе) командировки должен содержать:

• ссылку на ранее изданный приказ о командировке;
• причины ее отмены (переноса), сроки возврата работника из командировки (в случае отзыва из нее), сроки возврата полученного на командировку аванса или неизрасходованной сум мы аванса (если были понесены предварительные расходы).

Для правильного оформления и отражения в учете таких операций на предприятии должно быть разработано и утверждено Положение о служебных командировках работников предприятия.

ОБРАЗЕЦ 1

Директору ООО «Варежка» Журавлеву В. Б.

Начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Докладная записка от 08.01.15 г. № 1

Согласно приказу от 05.01.15 г. № 1 водитель-экспедитор Петрусевич К. Д. направлен с 08.01.15 г. в командировку в г. Харьков для получения товара в ООО «Карандаш». В связи с неблагоприятными погодными условиями (сильный снегопад и заносы на дорогах) прошу отменить указанную командировку водителя-экспедитора Петрусевича К. Д.

Начальник транспортного отдела (подпись) Д. Ф. Шинкаренко

ОБРАЗЕЦ 2

Общество с ограниченной ответственностью «Варежка»

Приказ (распоряжение) № 2

08.01.15 г. г. Днепропетровск

Об отмене командировки

1. В связи с неблагоприятными погодными условиями (сильный снегопад и заносы на дорогах) отменить командировку водителя-экспедитора Петрусевича К. Д. в г. Харьков для получения то-вара в ООО «Карандаш» согласно приказу от 05.01.15 г. № 1.

2. Главному бухгалтеру (Родзянко Н. Г.) обеспечить проведение расчетов с водителем-экспедитором Петрусевичем К. Д. по выданному на командировку авансу в установленные законодательством сроки.

Основание: докладная записка от 08.01.15 г. № 1 начальника транспортного отдела Шинкаренко Д. Ф.

Директор (подпись) В. Б. Журавлев

С приказом ознакомлены: (подпись) К. Д. Петрусевич

(подпись) Н. Г. Родзянко

В дополнение к вышеприведенным образцам приведем в таблице формулировки докладной записки и приказа об отмене командировки по наиболее распространенным причинам.

Сотрудника Иванова планировали направить в командировку заграницу, есть служебная записка за подписью руководителя о направлении в командировку Иванова вместе с еще несколькими сотрудниками. Сотрудниками были оформлены визы для выезда заграницу. Потом руководство приняло решение не направлять Иванова в командировку (остальные сотрудники летят). Приказ был подготовлен уже после данного решения, поэтому Иванов там не фигурирует. Какими документами нужно оформить данную операцию: переделать приказ о направлении в командировку чтобы там был Иванов, а также сделать приказ на отмену командировки? Таких документов будет достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ и страх.взносы с Иванова? Как отразить затраты на визу в налоговом учете в целях налогообложения прибыли?

Расходы на оформление и выдачу виз, паспортов учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих – подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако, если зарубежная командировка для конкретного сотрудника не состоялась, расходы на оформление виз в налоговом учете признать нельзя. Ведь такие затраты не связаны с поездкой сотрудника, носящей производственный характер (п. 1 письма от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Есть все шансы для того, чтобы отстоять дело в суде, но для этого Вам действительно понадобиться переоформить документы.
Судьи указывают, что для целей налогового учета не важно, состоялась поездка или нет. Главное, что она планировалась именно как производственная (постановления ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. № Ф09-2237/08-С2).

Поэтому на сотрудника Иванова помимо служебной записки должен быть оформлен приказ на командировку с указанием командировочного задания. Соответственно, на указанный документ должно быть распоряжение от отмене командировки Иванова обязательно с указанием причины отмены.

Расходы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве возмещения командировочных расходов, НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НКРФ). Эта же норма применяется и в случае, когда руководство отменяет поездку (п. 2 письма Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).Но здесь следует еще раз обратить внимание, что из всех документов должно быть видно, что отменяется именно запланированная командировка сотрудника. То есть применяются те же документы, что и для обоснования признания затрат.

Кроме того, в письме Минтруда России сказано, что отмена командировки не меняет квалификации расходов, понесенных общество для того, чтобы такая поездка состоялась. Стоимость визы страховыми взносами не облагается в любом случае (письмо от 27 ноября 2014 г. № 17-3/В-572).

Обоснование

Расходы на оформление визы

Н.К. Гашина, генеральный директор ООО «КонЭкс-Т»

Финансисты подтвердили, что расходы по оформлению работнику визы для служебной поездки за границу можно признать в целях налогообложения прибыли*. Но как быть, если виза оформлена, а командировка отменена?

Общие правила налогового учета расходов

Но здесь нужно помнить про нормы пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: расходы должны быть обязательно документально подтверждены. Поэтому сотруднику турфирмы, съездив в командировку, следует отчитаться о проделанной работе, представив необходимые документы.

Если командировка отменена

Другое дело, если поездка по каким-либо причинам была отменена. Тогда у организации могут возникнуть сложности с признанием затрат.

Налоговый учет

Минфин России считает, что расходы на оформление и выдачу виз в ситуации, когда поездка не состоялась, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (). Да и ФНС России указывает, что затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся поездкой сотрудника, носящей производственный характер (письмо от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756@).

Совсем недавно Минфин России выпустил письмо от 3 июня 2014 г. № 03-03-06/1/26511 .

В нем указывается, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, учитываются в составе прочих. При методе начисления датой их признания является дата утверждения авансового отчета – подпункт 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Как видите, чиновники привели общие нормы Налогового кодекса РФ. И не сделали оговорок относительно того, как поступить с учетом расходов, если командировка не состоялась.

С другой стороны, можно рассуждать так. Изначально расходы на оформление визы были связаны с подготовкой поездки, которая связана с производственной деятельностью турфирмы. А если поездка и была отменена (а это грамотно оформлено документами, из которых видна уважительная причина отмены), то признать расходы вообще-то можно.

Но если командировка не состоялась, а споров с контролируемыми органами хочется избежать, эти затраты лучше не учитывать при расчете налогооблагаемой базы.

Вопросы удержания НДФЛ

В данном случае важно понять, имело ли место получение дохода сотрудником компании. Очевидно, что никакого дохода человек не получил.

А поскольку отсутствует факт наличия дохода лично у работника ввиду служебного характера поездки в интересах компании, организация не должна начислять НДФЛ с сумм, затраченных на оформление работнику визы и оплаченных за счет этой организации.

Налоговый кодекс РФ относит к выплатам, не подлежащим обложению НДФЛ, расходы на получение виз независимо от того, состоялась командировка работника за границу или нет (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). И Минфин России подтверждает, что отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам, которые не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (письмо от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Бухгалтерский учет расходов

В бухучете командировочные затраты признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (счета «Основное производство», «Общехозяйственные расходы»).

Если поездка была отменена, расходы можно списать как прочие – счет 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Прочие расходы»).

Важно запомнить
Расходы на оформление визы можно учесть в целях налогообложения прибыли, если командировка состоялась. Если поездка была отменена, с учетом таких затрат могут возникнуть трудности.