Архив организации с нуля. Оборудование и мебель. Варианты организации хранения документов

Главная / Бизнес

Каждая компания должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу. Но что делать, если вы никогда не вели архивную работу? В рамках вебинара Кулаева Наталия, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис», рассказала о том, на что обратить внимание при создании архива, как передать дела из структурных подразделений в архив, и как учитывать документы, которые поступают в архив. В конце статьи мы публикуем ответы на популярные вопросы с мероприятия.

,
юрист, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис»

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Вопросы, которые будут на вебинаре:

На что обратить внимание при создании архива
Какие нюансы в Приказе о создании архива в организации
Какова процедура передачи дел из структурных подразделений в архив
Как учесть документы, поступившие в архив, и создать номенклатуру дел
Как создать правила выдачи документов, хранящихся в архиве

Какими документами регулируется архивная работа в организации

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ;
Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. №526;
Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558;
Постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
Закон «О страховых взносах в ПФ Российской Федерации, ФСС Российской Федерации, ФФОМС» от 24.07.2009 № 212-ФЗ;
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) (утратил силу с 1 марта 2014 года, применяется добровольно). ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

С чего начать работу с архивом

оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения;
установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение;
организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам;
провести инвентаризацию всех документов организации;
cоставить номенклатуру дел;
ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов;
разыскать недостающие дела и документы;
решить вопрос с организацией переплета дел;
организовать учет всех выполняемых архивом работ.

Дело - ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Инвентаризация документов поможет выявить

у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);
сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);
способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);
сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;
относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;
имеет ли документ историческую ценность для организации;
относится ли документ к категории важнейших;
сколько времени документ должен храниться;
есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

К документам по личному составу относятся:

приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
личные дела;
личные карточки;
лицевые счета;
ведомости по начислению зарплаты;
табели учета рабочего времени;
трудовые договоры;
документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
документы, подтверждающие вредные условия производства;
списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз . 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу , а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , утвержденных .

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. №

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

Прием документов осуществляется только по актам.
Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.
Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения.
При приеме дел проводится экспертиза ценности документов.

Порядок выдачи документов из архива

Порядок выдачи таких документов во временное пользование закрепите или в Положении об архиве организации, или в Положении о работе с персональными данными.

Например, сформулировать такие правила можно так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют.

Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.

Всегда оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела.

Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

от 100 до 300 руб. для граждан;
от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ответы на вопросы

Что должно входить в личное дело сотрудника?

Личные дела сотрудников коммерческих и общественных структур могут вестись по утвержденным локальным актам самой организации. Законом строго не установлен перечень документов, которые должны входить в личные дела сотрудников.

Рекомендуется включать следующие копии документов: вторая страница и страница регистрации паспорта или иного удостоверения личности, дипломов или других подтверждающих документов о специальном образовании, сертификата, если он предусмотрен и имеется в наличии, свидетельства о государственном пенсионном страховании, медицинской справки (при ее необходимости), ИНН, удостоверений о присвоении квалификационной категории, свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации, страхового полиса, свидетельств о заключении/расторжении брака, о рождении детей. Если работа связана с ограничением к допуску в связи с уголовным преследованием или имеющейся судимостью, необходимо включать копию соответствующей справки из органов.

В момент заведения в личное дело вкладывается фото сотрудника размером 4×6 и документы, подтверждающие факт трудоустройства: заявление о приеме на работу, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр ТД. Позднее к личному делу могут приобщаться различные дополнительные соглашения к ТД, копии приказов о поощрениях и взысканиях, договор о материальной ответственности и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам.

Архив только создается, но старые документы есть. Опись нужно составить со старых документов или начинать с настоящего момента?

Первыми при составлении сдаточной описи необходимо описывать самые старые документы, систематизируя их по годам и по названиям структурных подразделений. Поэтому самый старый документ на предприятии должен получить первый порядковый номер.

Составление описи понадобится для документов временного и постоянного (свыше 10 лет) сроков хранения. При составлении описи учтите, что документы по личному составу и ряд специфических документов (судебные и следственные дела, медицинские карты, научные отчеты по темам и др.) должны быть включены в отдельные описи. Также в соответствии с «Основными Правилами работы архивов организаций», в отдельные дела формируются документы с разными сроками хранения. В любом случае опись нужно начинать с самых старых документов.

Что делать, если часть личных дел сотрудников сгорела? Хранилась в отдельном помещении на складе, который снимала организация. Как оформить такую утерю?

Прежде всего, нужно создать комиссию для расследования причин гибели документов, определения точного перечня тех документов, которые погибли, поиска возможностей их восстановления. Для участия в работе комиссии приглашаются представители государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт по факту утраты части личных дел сотрудников вследствие пожара с указанием причины гибели подлинников документов организации.

Акт составляется в произвольной форме, но обязательно должен содержать такие сведения, как состав комиссии, выясненные причины утраты личных дел, их перечень, объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников. Акт подписывается всеми членами комиссии и заверяется руководителем организации.

Составленный акт об утрате личных дел вместе с описью нужно передать в архив. Если есть возможность, то личные документы сотрудников восстанавливаются, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» ставится отметка о дубликате.

Какова процедура передачи дел в госархив, куда обращаться и т.д.?

Передачу дел в госархив нужно проводить ежегодно или раз в 3-5 лет, в зависимости от вида документов (см. п. 9. «Основные Правила работы архивов организаций»). Если у вас негосударственная организация, чтобы передать дела в госархив, нужно заключить с ними договор. Государственный архив можно найти в любом муниципальном образовании.

Оформите историческую справку на ваш архив. Подготовьте упорядоченную опись документов, передача дел будет проводиться поединично, в особо ценных случаях полистно. Причем на каждом экземпляре описи должны проставляться отметки о приеме документов в госархив.

В целом процедура передачи документов организации в госархив выглядит так: сначала экспертно-проверочной комиссией госархива утверждаются описи передаваемых организацией дел, при этом один экземпляр описи остается в госархиве, затем выполняется проверка состояния дел в организации сотрудником госархива, и только после этого состоится передача дел на основании составленной и утвержденной описи.

Факт передачи документов оформляется актом приема-передачи дел на госхранение в 2 экземплярах, по одному каждой стороне. С документами также отдаются 3 экземпляра описи, один вы заберете себе.

Учтите, что все работы по подготовке к передаче документов в госархив будет оплачивать ваша организация.

Нужно ли создавать приказ о подразделениях для номенклатуры дел?

При ежегодном составлении номенклатуры дел сведения, необходимые для нее, должны предоставить все структурные подразделения организации, так как уже на основе номенклатуры дел структурных подразделений составляют сводную номенклатуру всего предприятия.

Поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа о подразделениях. В приказе необходимо указать, в какой срок сотрудники должны подготовить и предоставить информацию о заводимых в подразделениях делах и видах существующих документов. Форму номенклатуры дел структурного подразделения вы можете посмотреть в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций».

Посредством создания приказа руководителя о подразделениях закрепляется собственно сам перечень категорий документов, используемых на предприятии, и обязанности определенных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется также сотрудниками этого подразделения и согласовывается со службой документационного обеспечения управления и с ответственным за архив организации лицом.

Нужно ли создавать экспертную комиссию перед созданием номенклатуры дел?

Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в «Основных Правилах работы архивов организаций». На практике создание экспертной комиссии происходит сразу после создания архива организации. Экспертную комиссию обычно составляют из компетентных сотрудников, которые помогают установить сроки хранения каждого документа, а также определить, требуется ли его хранить вообще и как долго.

Формирование экспертной комиссии организации проводится приказом руководства по основной деятельности. Изданием аналогичного приказа состав комиссии может быть при необходимости изменен.

Должен ли быть в школе архив?

В школе, как в любом учреждении, ведущем личные дела сотрудников и работающим с иными документами, нужно создавать архив. Номенклатура дел школы составляется по форме, определенной нормативными актами Государственной архивной службы РФ, и утверждается директором школы.

Сотрудники школы отвечают за формирование дел в соответствии со своими должностными обязанностями. Контроль за правильностью ведения номенклатуры возлагается обычно на секретаря и директора учреждения.

Должен ли быть в Доме культуры архив?

Дом культуры имеет право создавать собственный архивный фонд. Его комплектация и хранение осуществляется согласно правилам, утвержденным приказами Минкультуры РФ. Дело в том, что документы постоянного срока хранения не каждый год сдаются в муниципальный архив, а примерно раз в 10-15 лет, поэтому иметь свое хранилище как минимум для документов по личному составу необходимо.

Однако есть вариант решения вопроса без создания своего архива – заключение договора с другим муниципальным учреждением о ведении для Дома культуры архива. Но при этом желательно одновременно делегировать стороннему архивисту полномочия на выдачу соответствующих справок из архива.

Вложенные файлы

Какую задачу ставят руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы? Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» На первых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить по определенному плану, корректируя его по мере необходимости.

Вот некоторые возможные пункты такого плана.

■ Оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения.

■ Установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.

■ Организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.

■ Провести инвентаризацию всех документов организации.

■ Составить номенклатуру дел.

■ Ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.

■ Разыскать недостающие дела и документы.

■ Решить вопрос с организацией переплета дел.

■ Организовать учет всех выполняемых архивом работ.

В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов.

Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива.

Рассмотрим пункты плана работ более детально.

Оценка организации архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения

Если в организации уже есть комната с гордым названием «архив», обязательно тщательно осмотрите ее, особенно если она находится в подвале здания. При этом обращайте особое внимание на следующие моменты:

● есть ли мокрые документы или сырость на стенах;

● не сложены ли документы поблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;

● есть ли рассыпанные из ящиков, покрытые пылью документы;

● какая в хранилище дверь как она запирается;

● есть ли пожарная сигнализация и средства пожаротушения;

● что находится в соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны с пропаном и т.п.);

● не находится ли рядом с дверью хранилища помещение для курения.

При посещении рабочих комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки, хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов? Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках, стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?

Все эти моменты потребуют самых оперативных действий.

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов осуществляется только по актам.

2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.

3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

4. При приеме дел проводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документы разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в соответствии с нормативами и правилами работы).

На первом этапе работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации. Главные задачи таких посещений:

■ Ближе познакомиться с сотрудниками организации.

■ Уточнить, какие документы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.

■ Разъяснить установленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можно утром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, но внутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала полок вынуждены будут действовать по вашим правилам.

■ Прочитать мини-лекцию о номенклатуре дел. Большинство сотрудников о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого понятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство. Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает. Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должна быть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты.

Прием на хранение не нужных для оперативной работы документов

Принимать нужно все, что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их актами приема.

Не бойтесь, если в актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование. Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к. главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Налаженный прием документов на хранение покажет всем имеющим дело с документами сотрудникам организации, что появилась реально работающая служба, способная очистить их столы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».

Если принятые документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом, сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельные личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то, что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной работы лучше возложить на архивную службу.

При приеме на хранение бухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями за прошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программное обеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из годов. По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов сшивов и установить, чего не хватает.

Если часть документов уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.

Проведение инвентаризации всех документов организации и составление номенклатуры дел

Инвентаризация документов – очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел. Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать, что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Инвентаризация документов должна выявить следующие важные моменты:

● у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);

● сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);

● способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);

● сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;

● относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;

● имеет ли документ историческую ценность для организации;

● относится ли документ к категории важнейших;

● сколько времени документ должен храниться;

● есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

Не переживайте, если с первой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у вас появится возможность значительно расширить его. Этот список позволит более точно определить состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельные виды документов из дела и где они теперь обитают. Результаты этой работы в дальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.

Особое внимание стоит обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть внести их в номенклатуру дел.

Ограничение доступа к хранилищу документов организации

С самого первого дня установите правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгая регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся, а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в хранилище.

Никто из сотрудников не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи дел.

Ограничение доступа в хранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективное средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.

Ограничением доступа к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы безопасности.

Розыск недостающих дел и документов

В процессе передачи документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает. Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год 250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только 240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов в архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинстве организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

В моей практике были случаи, когда полный комплект бухгалтерских сшивов банка за «доархивные» годы удалось собрать воедино в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами – мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов и уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивов нашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителя главного бухгалтера, в нижнем ящике.

Все сказанное относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов. А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой работа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание

Очень важно установить хорошие деловые отношения с сотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников от работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача – уговорить их это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают и маленькие «военные хитрости». Иной раз я говорила сотрудникам: «Заместитель председателя правления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов в архив, и все ли подразделения все сдали». (И здесь не было никакого обмана. Я действительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы в архиве, хотя и в несколько иной плоскости.)

Решение вопроса с организацией переплета дел

Хотя большинство документов архива организации (до 90 %) составляют документы временного срока хранения и, согласно правилам классического делопроизводства, переплет таких документов не обязателен, я настоятельно рекомендую тщательно взвесить все «за» и «против». В настоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажных документов:

1. Комплектование и хранение документов в папках типа «Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения различного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Минусов, однако, значительно больше:

■ Если кто-нибудь хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и неудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы и разложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.

■ Объем папок обычно значительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки с документами составляет 3 кг. При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку, снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е. поднять придется 12 кг – в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.

■ При архивном хранении в хранилище папки займут значительно больше места.

■ При архивном хранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки. Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

■ В папках «Корона» постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов, которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.

■ При выдаче дела во временное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить их на место.

2. Комплектование и хранение документов в переплетенных делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на четыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела, и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же, как мне кажется, больше:

■ Даже при самом головокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания» документов по всему хранилищу очень мала.

■ Вес дела объемом 250 листов – 1,25 кг.

■ При архивном хранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.

■ При выдаче дел во временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически сводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно труднее.

Конечно, выбор за вами и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка). Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Кроме того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленное выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала вполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.

Однако необходимо помнить еще об одной важной вещи: вы должны уметь не только грамотно и квалифицированно наладить работу с архивными документами организации, но и «продать» результаты своей работы руководству организации и ее коллективу, что будет самой сложной задачей. Для этого необходимо с первого дня позаботиться о сборе и сохранении «вещественных доказательств».

Прежде всего, если вам в наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательно задокументируйте этот факт. Хороший способ – сфотографировать все это безобразие. Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивными документами, фотографируйте результаты своей работы. Сравнить две фотографии – «до» и «после» – и увидеть разницу сможет даже самый критически настроенный руководитель.

С первого дня тщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение, сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Вы в любой момент должны быть готовыми отчитаться о своей работе, и такие слова, как «много», «очень много» вам мало помогут. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты.

Даже в небольшой организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов. Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

По архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

Источников.
Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

Подразделения предприятия.
Физлица.
Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

Типовой.
Примерной.
Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной - как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с необходимо соблюдать следующие требования:

Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения - в другую.
Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

Переплет/подшивку папки.
Нумерацию листов.
Составление страницы-заверителя.
Формирование внутренней описи в случае необходимости.
Внесение уточнений в реквизиты Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство - вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

Количество листов с нумерацией.
Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

Пятигорская торгово-промышленная палата информирует о том, что Международный институт менеджмента для объединений предпринимателей Торгово-промышленной палаты Российской Федерации разработал серию, а именно
18 мая 2016 г.
«АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ: С ЧЕГО НАЧАТЬ?»
Практические рекомендации профессионала по созданию, оптимизации и ведению архива на предприятии.
В процессе своей производственной деятельности любое предприятие создает множество документов, обязательных для хранения на протяжении некоторого, а иногда достаточно продолжительного времени. И возникает вопрос: где и как хранить документы, которые образуются в ходе ее деятельности. Нужно ли для этого создавать специальный архив? И если нужно, то какими нормативными документами при этом руководствоваться? Обязательно ли издавать специальное положение об архиве? Каким требованиям должно отвечать помещение, отведенное под архив?
В настоящий момент архивное дело регулируется следующими нормативными актами:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.) (далее - Основные правила);
3. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06 октября 2000 г.);
4. Постановление ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21 августа 2003 г. N 4994);
5. “Основные Правила работы архивов организаций” (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), добавим к этом внутренние положения и распоряжения.
О том, как правильно организовать работу архива и обеспечить сохранность документов на долгие годы, мы будем говорить на нашем вебинаре.

Программа вебинара:
Тема 1. Законодательство Российской Федерации по архивному делу и государственный контроль за его соблюдением.
1.1. Порядок создания архива, организация его работы. Новые требования к организации. Формированию и использованию архивного фонда организации. Понятие архива организации, его организационно-правовые формы.
Тема 2. Номенклатура дел – основополагающий документ для организации работы архива.
2.1. Виды номенклатур дел, порядок их разработки.
2.2. Участие архива организации в составлении и согласовании номенклатуры дел.
Тема 3. Передача дел на хранение в архив организации. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.1. Контроль архива организации за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.
3.2. Определение сроков хранения документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве и в архиве организации.
3.3. Составление и оформление описей дел при передаче документов в архив организации. Составление сводных описей дел в архиве.
3.4. Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.
Тема 4. Учет и сохранность документов и дел в архиве организации.
4.1. Учет документов в архиве, разработка научно-справочного аппарата.
4.2. Обеспечение сохранности документов в архиве организации (требования к помещению, оборудованию, размещению дел, режиму хранения).
4.3. Использование документов в архиве организации (исполнение запросов, выдача дел).
5. Ответы на вопросы слушателей.

Ведущая вебинара:
ДОРОНИНА Лариса Алексеевна – кандидат экономических наук, документовед, специалист по информационным технологиям управления, доцент кафедры Документоведения и ДОУ Государственного университета управления, член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров. Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Автор более 150 публикаций, в том числе статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Управление персоналом», «Служба кадров», «Поиск: от проекта до ключа» и др.

Целевая аудитория вебинара:
Специалисты служб ДОУ,
работники канцелярии,
секретари,
специалисты, чья работа связана с организацией делопроизводства и документооборота организационно-методических отделов коммерческих и государственных (муниципальных) учреждений и органов власти.

Участники вебинара (интернет-семинара) могут принимать участие:
1. Очно, находясь в региональной ТПП, где будет оборудован зал с проекционным и интернет-оборудованием с налаженной связью с центральным отделением проведения мероприятия;
2. Дистанционно через интернет на своем рабочем месте;
3. Дистанционно через интернет на своем домашнем компьютере;
4. Имеется возможность участвовать с планшета или смартфонов.
Участники вебинара получают именной электронный сертификат установленного образца Международного института менеджмента ТПП РФ о повышении квалификации.
Слушатели, прослушавшие 3 семинара по программе «Офис-менеджер», получают удостоверение установленного образца о повышении квалификации, соответствующее Приказу Минобрнауки РФ №499 от 1 июля 2013г., в объёме 72 часов по специализации «Офис-менеджер» и вносятся в Реестр сертифицированных специалистов МИМОП ТПП РФ.

Дополнительно: участникам вебинара после проведения мероприятия предоставляется на месяц интернет-ссылка записи вебинара для просмотра в офлайн-режиме.
Стоимость участия в вебинаре:
1. Для участия специалистов из коммерческих организаций – 4000 руб.,
2. Для участия специалистов из организаций-членов палат – 3500 руб.,
3. Для участия специалистов государственных организаций – 3500 руб.,
4. Для специалистов торгово-промышленных палат- 3000 руб.
(в случае набора 2–х слушателей из коммерческих организаций (и/или членов ТПП) на вебинар 1 специалист ТПП участвует бесплатно)

Дополнительная скидка: для двух и более участников с одной организации 10%

Обращаем Ваше внимание, количество возможных подключений к вебинару ограничено!
1)Регистрация на вебинар (интернет-семинар) на электронной почте:[email protected]
Далее зарегистрированному участнику будет по электронной почте выслан счет на безналичную оплату и ближе к проведению вебинара логин и пароль для входа в систему.
2) Интернет-ссылка на техническое тестирование предоставляется после оплаты счета
3) Техническая проверка компьютерного оборудования слушателей вебинара состоится 17 мая 2016 г. в 12-00 по московскому времени.
В случае заинтересованности и для подробной информации просим обращаться: Ставропольский край, г. Пятигорск, ул. Козлова 24/1/ Калинина 74 т/ф 8 8793 33-43-56 или [email protected]отдел по работе с предприятиями.

Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе. Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.

Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива

Регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся. Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников. Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.

Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.

Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.

Работу проводят на основании . Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.

Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.

Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями. Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.

Учетные документы архива предприятия

Если вы создаете архив не с нуля, то необходимо проверить наличие в вашем архиве уже составленных учетных документов. Независимо от конкретной ситуации вам следует понимать, какие установленные формы нужно вести в соответствии с актуальными нормативными требованиями. На нашем сайте вы найдете полезную статью по этой тематике.

Если вы нашли в архиве дело фонда, а также описи дел, это очень хорошо. Их изучение поможет вам разобраться с составом и количеством архивной документации. Для ведения ведомственного архива также необходимо наличие за последние годы.

Состав документов архива предприятия

На основании соответствующего положения в архив предприятия поступает следующая документация, завершенная отделом делопроизводства:

Документы постоянного хранения, которые обычно формируются только у тех организаций, которые передают документацию на государственное хранение. Прочие же компании могут не иметь таких документов, так как вправе устанавливать десятилетние сроки хранения и более. Зачастую вместо постоянного хранения в компаниях применяют вариант хранения «до ликвидации организации».
Документы по личному составу.
Документы временного хранения со сроком более 10 лет, если они имеются в организации.
Документы временного хранения со сроком менее10 лет достаточно редко передаются в архив, это может проводиться лишь по решению руководителя фирмы, например, из-за того, что недостает места для хранения этих документов в структурных подразделениях компании.

Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия

Если вам необходимо принять дела от другого сотрудника, . Это осуществляется в ситуации смены ответственного за архив, в котором проводят прием-передачу архивных документов, а также при изменении справочного аппарата, помещения или оборудования архива.

Если у вас на руках не тот ведомственный архив, который создается с нуля, и в нем уже находятся те или иные документы, вам понадобится проведение проверки наличия и состояния имеющихся в нем дел. Эта процедура проводится для того, чтобы установить соответствие их состава и количества по факту и по учетным формам. Другими словами, проводится сравнение описания, стоящего на обложке дела, с описанием, имеющимся в архивных описях. Если все совпадает - прекрасно, если же будут выявлены различия, их необходимо будет устранить. В процессе такой проверки следует оформить акт установленной формы. Готовые акты необходимо будет разместить в деле фонда.

План работы архива организации

Когда наступит момент составления плана работы ведомственного архива, необходимо будет рассмотреть, что в этот план включается.

Если это необходимо, вы можете запланировать восстановление учетных документов. Особое внимание необходимо уделить описям дел. В случае отсутствия этих документов, их следует завести. Описи дел тех документов, которые будут передаваться на государственное хранение, будут находиться в госархиве, а потому вы можете сделать копию и для своей организации.

Необходимо будет установить, каким документам необходима обработка и упорядочения, а какие - подлежат уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Чтобы разобраться с этим, вам следует изучить номенклатуру дел предприятия.

Существующие нормы предполагают, что документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также те, которые имеют срок хранения более 10 лет, не позднее, чем через три года после того как будет завершено делопроизводство, должны подвергнуться полному оформлению, то есть быть подшиты в твердую обложку. Обработка документов с научно-технической точки зрения весьма трудоемкая, и для нее необходимы специальные навыки. Именно поэтому ее могут проводить не только сотрудники предприятия, но также и сторонние специалисты, с которыми заключаются соответствующие договора на оказание услуг.

Следует составить график предприятия от каждого структурного подразделения, который должен быть согласован с руководителями данных структурных подразделений.

Если в организации документы также передаются на государственное хранение, желательно проконсультироваться по вопросам сроков, порядка передачи и т.д. с куратором госархива.

Организация использования документов ведомственного архива

Необходимо будет провести организацию использования документов архива фирмы, если наступит практическая необходимость. На основании своей заявки сотрудник организации может получить нужное дело на срок до 30 дней, но при необходимости этот срок можно продлить еще на 30 дней. В особой форме под названием , ставятся отметки о получении, а затем о возвращении каждого конкретного дела. На место выданного архивного дела должна вкладываться . Хотя на практике в организациях с небольшим объемом использования архивных документов последнее требования чаще всего не применяется.

Мы рекомендуем проводить оформление выдачи дел из архива только при помощи книги выдачи дел из хранилища с условием росписи получателя за получение конкретного дела. Посторонние лица не должны быть допущены к делам архива, так как всегда следует помнить о том, что на вас лежит персональная ответственность за сохранность документов.

Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть? Нет ничего страшного в том, если вас попросили быстро просмотреть дело, причем оно не было вынесено из помещения архива, и в данном случае можно пренебречь бюрократическими процедурами. Однако, если дело выносят из архива, пусть даже на небольшой срок, например, чтобы сделать ксерокопию, всегда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и в результате дело исчезнет, и со временем вы даже не сможете вспомнить, у кого его нужно искать.

И напоследок

У сотрудника архива должна быть соответствующая квалификация, чтобы проводить следующие работы:

Проверка формирования и оформления дел в структурных подразделениях, которая также включает осмотр состояния хранения документов, в ходе которого составляется соответствующая справка или докладная записка на имя руководителя.
Оказание помощи сотрудникам структурных подразделений компании при работе с документами.
Участие в создании номенклатуры дел предприятия, а при необходимости также и в разработке нормативно-методической базы архивного дела и делопроизводства фирмы.

Мы надеемся, что данная статья была вам полезна, и вы успехом будете применять полученные знания в работе!