Личное дело бланк. Оформление личного дела сотрудника: особенности, образец. Опись электронных документов

В каких случаях составляют внутреннюю опись личного дела сотрудника? Может ли организация разработать собственный бланк описи или необходимо использовать унифицированную форму? Как правильно заполнять, нумеровать и хранить данный документ?

Из статьи вы узнаете:

В современном делопроизводстве понятие “дело” подразумевает совокупность документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную обложку.

Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела. Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.

Для чего составляют внутреннюю опись личного дела?

Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций. Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом. Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга.

Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:

Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки. Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку. В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены.

Как заполнять внутреннюю опись личного дела?

Регистр документов крайне важен для их учета и систематизации. Именно поэтому к его заполнению необходимо подходить ответственно. При оформлении рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Важно своевременно фиксировать поступающие в дело бумаги, а также факты их изъятия. В течение всей трудовой деятельности работника его досье будет пополняться новыми документами, учет которых важен для сохранения эффективности документооборота.
• В некоторых случаях расширение досье не позволяет поместить полный перечень бумаг на одном листе. В такой ситуации допустимо оформить регистр на двух или более листах. Отметим, что нумерация при этом ведется отдельно и не является сквозной.
• Если ведение досье по тем или иным причинам прекращается, дело передается в архив компании. В этом случае в регистр вносится последний документ: копия приказа об увольнении. После этого оставшиеся незаполненные строки необходимо перечеркнуть, чтобы исключить возможность внесения дополнительной информации.
• При заполнении документа нельзя допускать ошибок и неточностей, т.к. он служит важным элементом внутреннего кадрового документооборота.
• Информация, содержащаяся в деле, является конфиденциальной и охраняется законом о персональных данных. Даже после увольнения досье не передается на руки сотруднику, а храниться в компании.
• Срок хранения описей определяется установленными сроками хранения личных дел, т.к. она сдается на хранение в их составе. Срок хранения в архиве досье рядовых сотрудников – 75 лет, а сотрудников, занимающих руководящие позиции, – постоянно.

Внутренняя опись личного дела: образец заполнения

Приведенный ниже образец заполнения внутренней описи личного дела соответствует Приложению 10 к Правилам работы архивов и является примером незакрытого регистра, т.е. данный сотрудник все еще трудится в организации.

Работникам кадрового отдела необходимо обладать точными, полными и объективными сведениями обо всех служащих предприятия, находящихся в его штате. Документация индивидуального учета, в которой содержится информация о профессиональной деятельности каждого трудящегося, собирается в своего рода досье. Далее рассмотрим, как осуществляется формирование личных дел сотрудников на предприятии.

Общие сведения

Досье на работника необходимо для систематизации имеющихся сведений, обобщения их в одном месте. Личное дело сотрудника, образец оформления которого будет представлен далее, являет собой комплект бумаг, касающихся:

• Приема на работу.
• Процесса продвижения по службе.
• Исполнения правил трудовой дисциплины.
• Прекращения отношений с нанимателем и прочего.

Основные категории служащих

Следует отметить, что ведение личных дел сотрудников не является обязательным по отношению ко всем служащим. Примером является ФЗ № 79. В нем предусмотрено обязательное оформление личных дел сотрудников, находящихся на госслужбе. Для остальных трудящихся порядок составления досье может быть определен нормативными актами локального характера. Личные дела могут вестись на следующих сотрудников:

Преимущества составления досье

Следует отметить, что личное дело сотрудника – это очень удобный источник данных о каждом трудящемся. В одной папке собираются все копии личных бумаг служащего, приказов, принятых в его отношении, и прочее. Это позволяет составить наиболее полную характеристику на работника, отметить его заслуги или, наоборот, какие-либо нарушения и злоупотребления, допущенные им в ходе своей профессиональной деятельности на предприятии.

Внутренние акты предприятия: личное дело сотрудника

Документы собираются и составляются на тех или иных служащих на усмотрение руководства. Если папки с личными бумагами предполагаются для всех работников, то целесообразно создать соответствующий локальный акт. Кроме того, следует включить раздел, предусматривающий необходимость заводить личное дело сотрудника на каждого штатного работника, в том числе на технический персонал. На некоторых предприятиях руководители предпочитают разрабатывать отдельный акт, фиксирующий всю специфику составления досье.

Основные нюансы

Вне зависимости от формы регламентации составления досье на служащих, при работе с ними следует определить:

1. Категории служащих, на которых заводятся личные дела. Будут ли это все служащие или только отдельные их группы. К примеру, это могут быть только менеджеры всех отделов управления.
2. Способ, которым составляется личное дело сотрудника. Образец должен включать все необходимые разделы и графы, в которые вносится информация о специалисте.
3. Состав бумаг, которые собираются в досье. При этом указывается, какие документы подшиваются в виде копий, а какие – в оригинале.
4. Порядок, по которому осуществляется составление досье.
5. Правила ознакомления работника с бумагами на него.
6. Порядок, по которому осуществляется хранение личных дел сотрудников.

Необходимо ли досье на совместителя?

Это будет зависеть от того, занимает ли служащий такую должность, при которой необходимо личное дело сотрудника. При этом для внешних совместителей обычно заводится новое досье, а для внутренних в уже существующие папки подшиваются соответствующие документы. Если на предприятии предусмотрено нормативными актами обязательное ведение личных дел, то и на совместителей они заводятся тоже, согласно установленному порядку.

На совместителей досье составляется по общим правилам, определенным на каждом конкретном предприятии. Согласно ст. 283 ТК гражданин при назначении его на должность по совместительству предъявляет паспорт либо другой документ, который удостоверяет его личность. Если должность требует особых знаний, наниматель вправе попросить будущего специалиста предъявить диплом либо другой документ об образовании или профподготовке (или его копию, заверенную надлежащим образом). При приеме на предприятие с тяжелыми или опасными (вредными) трудовыми условиями работодатель может потребовать справку о характере и условиях деятельности на основном месте служащего. Копии предоставленных документов должны быть подшиты к личному делу.

Первоначальное составление

Создание личных дел осуществляется для упорядоченной группировки документированных сведений о работниках непосредственно в процессе фиксирования трудовых отношений с ними. Составление, как правило, производится в отдельной папке на каждого служащего. Данная форма ведения личных дел считается наиболее удобным способом систематизации сведений. Вместе с этим необходимо помнить, что запрещено получение, обработка и приобщение к досье сведений, указывающих на его политические, религиозные и прочие убеждения, частную жизнь, членство в общественных организациях, в профсоюзах в том числе.

Основные требования

На практике при составлении личных дел документы помещаются в скоросшиватель. На его обложке проставляется порядковый номер, который присвоен досье. Под ним же личное дело сотрудника регистрируется в соответствующем журнале (книге) учета. Данное предписание содержится в ст. 695, п. б Перечня архивных типовых бумаг, создаваемых в процессе функционирования госорганов, инстанций местной власти с указанием периода хранения. После того как служащий увольняется с предприятия, его досье изымается из скоросшивателя. Затем личное дело оформляется для передачи его в архив и сдается на хранение.

Сведения журнала (книги) учета

В этом документе могут присутствовать следующие данные:

1. Номер досье.
2. Ф.И.О. специалиста.
3. Число первоначального оформления досье.
4. Дата передачи бумаг в архив.
5. Прочие сведения, которые предусмотрены внутренней политикой предприятия.

Первоначальное оформление предполагает группировку бумаг, свидетельствующих о принятии гражданина на работу, а далее – все сведения, которые касаются профессиональной деятельности служащего в организации.

Перечень основных данных

В законодательстве список документов, которые должны включаться в личные дела, не определен. Для гражданских госслужащих предусмотрено, что их досье содержит персональные и прочие данные, касающиеся поступления на службу, прохождения ее и увольнения. В личные дела также включается информация, необходимая для обеспечения деятельности госоргана. Также в досье содержатся:

1. Внутренняя опись бумаг.
2. Личный листок учета или анкета.
3. Автобиография.
4. Копии:

• документа, который удостоверяет личность;
• страхового свидетельства;
• ИНН (если его предоставил служащий);
• свидетельства воинского учета для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву;
• бумаг, подтверждающих право специалиста на налоговые вычеты, которые предусмотрены в ст. 218 НК;
• справок об установлении уровня ограничения трудоспособности, инвалидности (при предоставлении их специалистом);
• распоряжения (приказа) о зачислении в штат;
• должностной инструкции;
• договора о принятии материальной ответственности (если должность предусматривает ее);
• трудового контракта (если оригинал хранится в отдельной папке).

5. Бумаги, касающиеся допуска к сведениям, которые составляют тайну, охраняемую законом (если исполнение обязанностей специалиста предполагает использование такой информации).

6. Результаты предварительного медосвидетельствования (обследования), которое выполняется для установления профпригодности (в предусмотренных в законе случаях).

Дополнительные бумаги

В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться:

1. Экземпляры соглашений к основному договору (или их копии).
2. Уведомления об изменениях условий трудового контракта по инициативе нанимателя.
3. Копии:

• докладных и объяснительных записок, заявлений и прошений работника по разным вопросам;
• приказов (распоряжений) о переводе сотрудника на иную деятельность (должность), о снятии дисциплинарных взысканий, поощрениях, прекращении деятельности на предприятии;
• трудовой книжки.

4. Результаты периодических (обязательных) медосмотров.

5. Материалы аттестации (если данных мероприятий требует должность).

6. Прочие документы, касающиеся деятельности специалиста на предприятии.

Фотография специалиста

Она также присутствует в личном деле. Как правило, используется фотография 4х6. На ее обороте записывается Ф.И.О. работника. Целесообразно менять фотографию не реже одного раза в 5 лет или при достижении определенного возраста. Данный вопрос регламентируется по усмотрению начальства.

Изменение сведений

Кадровые работники, несущие ответственность за составление и ведение дел, должны следить за их состоянием и своевременно корректировать информацию. Нет необходимости вносить изменения в анкету или листок учета, а также требовать от специалиста заполнить бумаги заново. Все корректировки осуществляются путем составления отдельных актов. Они называются дополнениями к тому или иному разделу (дополнение к анкете, например). Как правило, они представлены в табличном варианте. Разработка соответствующих бланков осуществляется по усмотрению работодателя.

Posted On 29.11.2017

Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить. Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше?

Требования законодательства

Для госслужбы и муниципалитета

В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.

Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.

Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации - личное дело - позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП

Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные - подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.

Оформление и структура личного дела

Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72). Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки - просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место.

Что отображает титульный лист

1. В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть - еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры.
2. Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки.
3. Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме. Как, например: Дело №08, далее номер индекса - 356.
4. Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку.
5. Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.

Что содержит папка с делом?

В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.

Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Принят следующий стандарт наполнения личного дела:

• имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
• автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
• документальное подтверждение личности - копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
• подтверждающие документы полученного образования (копии) - сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
• при наличии - характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
• изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
• документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
• трудовой договор, при наличии - дополнительные к нему соглашения;
• документальное свидетельство аттестационной проверки;
• сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
• должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
• отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.

Что не нужно подшивать в личное дело?

Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период (а именно - 75 лет). Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.

Перечень (опись документов)

Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название - «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:

1. Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
2. Его индекс - устанавливается согласно номенклатуре дел.
3. Обозначение цифрами даты актуализации документа.
4. Название имеющегося документа (что именно - характеристика, свидетельство, сертификат).
5. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
6. Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
7. Примечание - возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня.

Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Общие указания к ведению документации

Как регистрировать и проводить учет

Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих.

На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал (книгу) реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно - ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию (если дело на госслужащего).

Порядок изменений

Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа. Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия. Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения (письменного) руководителя что-либо предпринимать с личными делами.

Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии).

Как сохранять дела сотрудников

Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.

В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент. Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.

Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.
Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры. Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.

Кому выдают личные дела?

В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку.

Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей.

Формирование личного дела работника

Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.

Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.

Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел. Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам. Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы.

Составление внутренней описи документов личных дел

Она составляется после того, как сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако и к уже переплетённым личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложке с внутренней стороны. Обязательная внутренняя опись для документов Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно.

Индекс личного дела

виды и сроки хранения. 3. Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов. 4. Последующее хранение кадровых документов. 4.1. Экспертиза ценности документов. 4.2. Уничтожение документов. 4.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение. Рекомендуемая для отдела кадров номенклатура дел: 1. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров. 2.

Правила формирования личного дела сотрудника

Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе.

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), к таким нормативным правовым актам относятся Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (п.8.2), и Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п.5.1.20), в которых содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела. Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения (примечание); во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е.

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Скажу еще раз о специфике этого вида документов.

Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии.

Что такое личное дело работника?

N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Оформление личного дела сотрудника

В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений.

Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.

Это пакет документации, содержащей подробную информацию и являющейся основной базой для работы кадровиков. Использовать, формировать и хранить подобные документы работников доступно исключительно в рамках законодательства и установленных правил делопроизводства.

Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.

Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.

Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

• Анкета;
• Автобиография;
• Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
• Рекомендационные листы;
• Заявление о приеме на работу и увольнении;
• Трудовое соглашение;
• Разного рода приказы (например, и );
• Брачное свидетельство;
• Справки;
• Фотографии;
• Сведения из паспорта.

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

• Автобиография заменяется резюме;
• Анкета – листом по учету кадров;
• Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте .

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете .

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

• Подтверждение прохождения конкурса на должность;
• Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
• Допсоглашения;
• Данные о прохождении военной службы;
• Экзаменационные листы;
• Документы о награждениях, повышениях по службе;
• Допуск;
• Декларация о доходах;
• Медицинское соглашение;
• Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

• Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
• Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Порядок заполнения папки личного дела

Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.

Титульный лист

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

• Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
• Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
• Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
• Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
• Далее идет наименование папки – ФИО работника;
• В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.

Относительно оформление документов он обязан:

• Принять;
• Пронумеровать;
• Описать;
• Подшить;
• При необходимости внести изменения;
• Закрыть дело;
• Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

В нее входит:

• Регистрационный номер документа;
• Присвоенный индекс;
• Дата фиксирования документа;
• Заголовок;
• Номера листов согласно нумерации дела;
• Примечание.

В папке такой лист указывается на обороте титула или подшивается последним к общей документации. Регистр подписывает его составитель с расшифровкой подписи и указанием даты. Если он состоит из нескольких листов необходима их нумерация.

Заключение

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.

Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности – смотрите в этом видео:

Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

• трудовой договор;
• автобиография;
• приказ о приеме на работу;
• копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
• приказы о повышении квалификации;
• характеристики;
• документы, связанные с аттестацией;
• иные.

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Сведения, которые должны содержаться в описи

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата его принятия.
3. Номер.
4. Название.
5. Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
6. Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
7. Количество документов, содержащихся в деле.
8. Сведения о количестве листов описи.
9. Должность и данные о составителе, его подпись.
10. Дата, когда опись составлялась.

Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Внутренняя опись личного дела № 1

работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича

Итого 4 документа

Количество листов внутренней описи 1

Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

Никифоров

Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.