Доверенность на подписание товарно транспортных накладных. Доверенность на право подписи накладных и счетов-фактур

В успешно действующей организации количество счетов, представляемых для оплаты, составляет весьма приличный пакет. К таким документам (они объединены в категорию бухгалтерских) относят банковские и первичные: налоговые декларации, расчеты, счета-фактуры и другие.

В соответствии с понятием о первой и второй подписи (разъяснено в Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 №153-И) на них должна быть подпись руководителя предприятия или главного бухгалтера. В случае изначального отсутствия главбуха в штате компании (в небольших предприятиях такая ситуация – не редкость) все документы нужно подписать. Делает это предприниматель – директор фирмы.

Требования к поверенному

Представителем права подписи счетов может быть назначено как физическое, так и юридическое лицо. Это может быть сотрудник предприятия, которому право подписания счета доверено на основании распорядительного документа по организации.

Важно! При соблюдении всех формальностей, необходимых для составление приказа и выдачи доверенности на его основании, законом предусмотрена даже возможность оформить право подписи счетов на стороннее физическое лицо, не являющееся сотрудником компании.

Пункт 3 статьи 9 в законе №129–ФЗ относит определение лиц, которые имеют право подписи учетных документов, на совместное усмотрение руководителя предприятия с главным бухгалтером.

Кем составляется документ?

Статьи — Гражданского кодекса четко оговаривают суть доверенности. Будучи юридически значимым актом с важными последствиями, составление, оформление и выдача доверенности на подписание счета должно производиться лицом, занимающимся юридической стороной вопросов.

С другой стороны, данная доверенность связана с финансовыми отношениями, значит, что выдача ее должна проходить при непосредственном участии главного бухгалтера компании. Подписывает доверенность директор компании.

При обращении к услугам нотариуса, составлением доверенности занимается обычно сам специалист , взимая за это дополнительную плату.

Важно! При самостоятельном составлении доверенности необходимо строго следовать предусмотренным законами правилам, поскольку неверно составленный документ может быть признан впоследствии ничтожным, следовательно, счета подписанные на его основании будут недействительны.

Как избежать претензий со стороны партнера?

Доверенность, дающую право подписывать документы, нередко выдают в форме бумаги, оформленной для передачи нескольких видов полномочий одновременно.

Это, безусловно, удобно, но такой документ рискует вызвать сомнения у стороны партнера. В случае, когда необходимо одной доверенностью уполномочить представителя на подпись счетов-фактур, актов и накладных, следует это прямо прописать в тексте документа, перечислив все по пунктам. Так удастся избежать претензий у третьей стороны и у налоговиков, оформляющих вычет организации.

Пишем доверенность на подпись счетов-фактур, актов и накладных

Алгоритм составления доверенности на право подписи счетов-фактур, актов и накладных организации :

1. Заглавными буквами в верхней части листа формата А4 в центре строки пишется наименование документа: «ДОВЕРЕННОСТЬ» и его номер.
2. Ниже слева указывается место выдачи бумаги (например, г. Москва ) и дата прописью (например, первое июня две тысячи семнадцатого года ).
3. Текстом пишется, кто является доверителем:
   • дата рождения;
   • место жительства;
   • сведения о паспорте для физического лица;
   • название и реквизиты компании – для юридического.

   Например, гражданин РФ индивидуальный предприниматель Андреев Андрей Андреевич, паспорт серия 52 85 № 750879, выдан 15,04,2005 ОВД «Данилковский» г. Москвы, проживающий по адресу г. Москва, ул. Парковая, д.7, ИНН 785625852355, ГРНИП 325669852145258, свидетельство государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя от 26.11.2011 № 002585985.

4. Далее следует указать, кто является поверенным, данные те же, что и в пункте 3 (например, старшего бухгалтера Копоткову Анну Сергеевну, паспорт серия 5875 № 587589, выдан 07.12.2007 ОВД Хорошевского района г. Москвы, проживающую по адресу г. Москва, ул. Молодежная, д.78 ).
5. Перечислить какие именно полномочия передает данный документ (например, настоящей доверенностью уполномочивает подписывать от имени Андреева Андрея Андреевича счета, выставляемые котрагентами ).
6. Указать, возможна ли передоверенность доверенных прав (например, доверенность выдана без права передоверия ).
7. Указать, какой срок действует данная доверенность (например, доверенность выдана сроком на 3 года ).
8. Подтвердить акт подписью (например, подпись А.С. Копотковой удостоверяю ).

Нужно ли нотариальное удостоверение?

в пункте 3 разделяет доверенности организаций и физических лиц. Для первых достаточно доверенности, удостоверенной подписью руководителя и печатью самой организации.

Для доверителя – физического лица – нотариальное удостоверение потребуется (в соответствии со вторым абзацем пункта). Это требование касается и физического лица – индивидуального предпринимателя.

Альтернативный вариант удостоверения – оформление доверенности в офисе банка. Такой способ позволяет сэкономить деньги за оплату услуги и время, затраченное на ее оформление.

Доверитель должен присутствовать при оформлении лично, в отношении представителя это требование не обязательно. Его присутствие понадобится, если в доверенность входит пункт «образец подписи поверенного»

Срок действия и способы продления

В число обязательных сведений при составлении доверенности на подпись счетов входит дата составления документа (пункт 1 статьи 186 ГК).

Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности

1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

   Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

От этой даты будет отсчитываться срок действия бумаги, если иное не указано в тексте доверенности. Если этот срок кажется слишком коротким, правила делопроизводства предусматривают возможность выдачи доверенности сроком до 3 лет.

В случае не оговоренного периода действия, подписывать счета на основании доверенности можно в течение года со дня ее выдачи. Затем придется оформлять новую бумагу. Доверенность без проставления даты выдачи считается недействительной.

Заключение

Доверенность – документ особой важности, ее реквизиты и правильность составления внимательно проверяют во всех спорных ситуациях. Она нужна и в повседневной деятельности компании, и в случаях отпусков или командировок руководства.

При оформлении и выдаче ее следует действовать в соответствии с регламентом, чтобы исключить возможность признания ничтожными документов, подписанных на ее основании.

Оформляем передачу права подписи счета-фактуры

Елена Орлова, налоговый консультант ООО АудитИнкам, г. Тюмень

Подпись в счете-фактуре могут ставить не только руководитель и главный бухгалтер, но и иные уполномоченные на то лица. Рассмотрим некоторые особенности передачи права подписи этого документа.

В пунктах 5 и 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ приведен перечень обязательных реквизитов счетов-фактур, выставляемых при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав и при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) соответственно.

Пунктом 6 этой же статьи определено, что подписи руководителя и главного бухгалтера организации являются обязательным атрибутом счета-фактуры. Возможно его подписание и иными лицами, уполномоченными на такое действие приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении же счета-фактуры индивидуальным предпринимателем этот счет-фактура подписывается им самим с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации.

Постановлением правительства РФ от 26 декабря г. № 1137 в форме счета-фактуры среди обязательных его реквизитов приведены:

Руководитель организации (подпись) (Ф.И.О.) и Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.).

При этом налоговые органы тщательно оценивают подписи при проверках. И нередко находят недостатки в оформлении счета-фактуры. К таковым относятся:

И это квалифицируется ими как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. А за этим следует непринятие к вычету суммы НДС, приведенной в рассматриваемом счете-фактуре, и возникновение у налогоплательщика недоимки по налогу. Производится начисление пеней за несвоевременную уплату налога в соответствии со статьей 75 Налогового кодекса РФ и штрафных санкций согласно пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ нет каких-либо ограничений в отношении лиц, которые могут быть уполномочены подписывать счета-фактуры от имени организации. Поэтому правом подписи счетов-фактур могут быть наделены лица, не являющиеся должностными лицами организации. Это подтвердили и судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 16 июня 2006 г. по делу № А13-14164/2005-28.

При оформлении счета-фактуры в этом случае возможны варианты: использовать стандартную его форму или же указывать должность лица, которое его подписывает по доверенности либо на основании распорядительного документа по организации вместо руководителя или главного бухгалтера.

Сначала Минфин России разъяснял, что указывать должности этих лиц в счете-фактуре не следует. В то же время в целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, после подписи желательно было бы указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (письмо Минфина России от 9 августа 2004 г. № 03-04-11/127).

Также налоговики отметили, что в случае если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8). Позднее же Минфин РФ разъяснил, что Налоговый кодекс РФ не запрещает указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру (письмо Минфина РФ от 23 апреля г. № 03-07-09/39.

Отсутствие у налогоплательщика копии приказов руководителей поставщиков или доверенностей о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур иным лицам во многих случаях налоговые органы опять же квалифицируют как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

С приведенной позицией соглашаются и арбитражные суды. О ненадобности указания должности уполномоченных лиц в счете-фактуре и необходимости указания фамилии и инициалов лица, подписавшего счет-фактуру, а также наличии копии приказов руководителей поставщиков о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур таким лицам напомнили судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлениях от 27 ноября 2006 г. по делу № А56-55403/2005, от 31 октября 2006 г. по делу № А56-825/2006.

Таким образом, в форме счета-фактуры целесообразно указывать после подписи фамилию и инициалы уполномоченного лица. Если в реквизитах счета-фактуры Руководитель организации и Главный бухгалтер присутствовали фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то под ними рекомендуется дополнительно указать: За руководителя организации и За главного бухгалтера соответственно. При этом уполномоченное лицо должно поставить свою подпись и указать свои фамилию и инициалы (письмо ФНС России от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425@).

Приложение № 1 (примерная форма доверенности)

Доверенность на право подписи накладных и счетов-фактур (скачать образец)

Доверенности на право подписи накладных составляют в свободной форме. Этот вид документов оформляют так же как подобные доверенности, позволяющие подписывать акты выполненных работ или счета-фактуры, указывая право представителя на заверение именно накладных.

Доверителем в данном случае может быть индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, а представителем – физическое или юридическое лицо, ИП, гражданин другой страны или лицо без гражданства. Организации, как правило, для оформления доверенности на подписание накладных используют свой фирменный бланк.

При необходимости документу можно присвоить номер. В доверенности следует указать:

Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность.

Доверенность можно выписать с правом передоверия или без такового. Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.

Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.

Если у сотрудника организации уже есть доверенность, дающая право получать товарно-материальные ценности по нарядам, счетам, заказам, договорам или соглашениям (форма М-2), то ее достаточно и для подписания накладных. Обязательное условие – доверенность этой форме может быть выдана только на сотрудника организации, доверяющей подписание этих документов. Оформляется доверенность на срок от 15 до 30 дней.

Доверителем при выдаче доверенности на подписание накладных может выступать исключительно организация и индивидуальный предприниматель (юридическое лицо). Представителем может становиться и физическое лицо, и организация. Налоговый кодекс РФ не предусматривает ограничений в назначении должностных лиц, которые вправе подписывать накладные за главбуха организации.

Если накладную подписывает лицо, указанное в доверенности, то на месте подписи следует указать:

Во избежание претензий, лучше приложить к документам копию доверенности.

Подписание накладных заведующим складом (кладовщиком)

Сотруднику, имеющему дело с ТМЦ необходимы специальные правомочия на право подписания товарных накладных (форма ТОРГ-12).

Специфика функций кладовщика такова, что он должен принимать, хранить и отпускать ТМЦ и т. п. Также заведующий складом контролирует учет складских операций и ведение отчетности. Контрагенты обоснованно требуют предоставления доверенности при передаче товарно-материальных ценностей, поскольку накладную должны подписывать руководитель и главбух.

Другие лица могут подписывать накладные в специальном порядке при наделении их отзывными полномочиями посредством доверенности, приказа и т. д. В доверенности должно быть четкое указание, какие документы может подписывать заведующий складом и имеет ли он право передоверия.

Re: доверенность на право подписи счетов-фактур

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

г. _______ Первое декабря две тысячи пятого года

Общество с ограниченной ответственностью "_____________" (внесена запись в Единый государственный реестр юридических лиц о создании юридического лица за ОГРН?____________ от ________ года, свидетельство серия ___ ?_______) в лице директора

_______________________

действующего на основании Устава ООО "________________________________", доверяет состоящей в штате _________________

_______________________

(паспорт_______________)

подписывать за руководителя от имени ООО "______________________________" акты выполненных работ (оказанных услуг), счета-фактуры Общества.

Образец подписи доверенного лица __________________________ заверяю.

Настоящая доверенность выдана без права передоверия сроком до 31.12.2006 г. (тридцать первое декабря две тысячи шестого года).

Доверенность на право подписи счетов-фактур

Такой вид доверенности предназначен для подписания представителем счетов-фактур в организациях и учреждениях.

Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие лица, уполномоченные на то приказом по организации (иной распорядительный документ) или по доверенности от имени организации.

В доверенности в качестве доверителя на право подписи счет-фактуры могут выступать организации и индивидуальные предприниматели (только юридические лица). Представителем может являться любое физическое лицо. Налоговый кодекс РФ не содержит ограничения по назначению должностных лиц, которые имеют право подписи счет-фактуры от лица руководителя и главного бухгалтера.

Объем передаваемых полномочий должен включать в себя список документов. которые имеет право подписать представитель.

Если представитель подписывает счет-фактуру, то в отведенном для подписи месте, рекомендуется указать следующее:

Доверенность на право подписи документов

Доверенность на право подписи документов оформляется в свободно форме. Организациями обычно выписывается на фирменном бланке. Действие доверенности на право подписи документов ограничивается конкретной датой окончания. Срок действия доверенности указывается в тексте доверенности и не может превышать трех лет. Если срок действия не указан, доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи.

Для некоторых видов доверенностей может потребоваться нотариальное удостоверение.

Доверенность на право подписи документов прекращает свое действие в следствие:

Состав передаваемых полномочий обязательно должен содержать перечень документов, которые представитель имеет право подписывать. Доверенность на право подписи документов может выписываться под конкретный тип документов: право подписи договоров, право подписи счетов-фактур, актов, счетов и накладных. В организациях вместо доверенности может использоваться приказ на подпись. Доверенность на получение товара. в свою очередь, дает право подписывать акты и накладные на получаемые ТМЦ.

У организации есть обособленные подразделения в других городах. Деятельность оптовая торговля. В них работают: Руководитель подразделения и менеджеры. Руководитель подразделения действует на основании доверенности от ген. директора. На основании какого документа дать разрешение на право подписи менеджерам на накладных и счет-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера?

Передачу права подписи товарных накладных и счетов-фактур менеджерам можно оформить доверенностью организации или приказом руководителя. Эти документы составляются в произвольной форме (образцы см. ниже). Если в генеральной доверенности руководителя обособленного подразделения указано, что он имеет право передавать часть своих полномочий другим сотрудникам, то он может сам оформить и подписать приказ и доверенность на сотрудников. Если такого условия в генеральной доверенности нет, то документы о передаче права подписывает руководитель организации.

Как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме . Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863 , от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 .

Из формы

ПРИКАЗ № 3
о передаче права подписи счетов-фактур

г. Москва 11.01.2013

На основании пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

предоставить право подписи счетов-фактур, выставляемых покупателям, следующим
сотрудникам:

– за – заместителю директора Петрову
Петру Владимировичу ;

– за главного бухгалтера Глебову Аллу Степановну – бухгалтеру Зайцевой Валентине
Николаевне .

При отсутствии П.В. Петрова и В.Н. Зайцевой более двух дней подряд (в случае отпуска,
болезни, командировки или по иным причинам) право подписи счетов-фактур имеют:

– за директора Львова Александра Владимировича – заместитель директора Костомаров
Федор Андреевич ;

– за главного бухгалтера Глебову Аллу Степановну – бухгалтер Слуцкая Ирина Игоревна .

Образцы подписей:

Петров Петр Владимирович

Зайцева Валентина Николаевна

Костомаров Федор Андреевич

Слуцкая Ирина Игоревна

Директор А.В. Львов

«Альфа »

ДОВЕРЕННОСТЬ № 27

г. Москва 02 .06.2014

«Альфа » в лице директора А.В. Львова , действующего на основании устава,
уполномочивает следующих лиц:

заместителя директора Кондратьева Александра Сергеевича (паспорт серии 54 02 № 234567
выдан Химкинским УВД Московской обл. 20.02.2004 , адрес проживания: Московская обл.,
г. Химки, ул. 8 Марта, д. 1, кв. 1 ),

главного бухгалтера Глебову Аллу Сергеевну (паспорт серии 80 05 № 567845 выдан УВД по
ЮАО 05.02.2006 , адрес проживания: г. Москва, ул. Воронежская, д. 13, кв. 16 )

от имени «Альфа » подписывать за руководителя счета-фактуры, а также первичные документы,
выставляемые контрагентам.

Доверенность выдана на один год без права передоверия .

Заместитель директора ____________ А.С. Кондратьев

Главный бухгалтер ____________ А.С. Глебова

Директор ____________ А.В. Львов

М.П.

Значительные и мелкие ошибки в первичке плюс советы, как их исправлять

Какие ошибки поставщики часто допускают в товарной накладной

Подписи. Особенно тщательно контролеры изучают подписи в накладной и зачастую проводят их экспертизу. Больше всего претензий связано с тем, что в накладной № ТОРГ-12 отсутствует подпись в строке «Отпуск груза произвел». Или не заполнена строка «Отпуск груза разрешил».

Следующая типичная ошибка - нет расшифровки подписей. Или не указаны должности сотрудников, подписавших товарную накладную. Примеры некорректных подписей в № ТОРГ-12 , а также правильный образец приведены ниже.

Но допустим, в полученной вами накладной все подписи налицо. Тогда убедитесь, что документ заверили уполномоченные сотрудники поставщика. Для этого понадобятся, например, копии доверенности или приказа руководителя о праве подписи. Заодно проверьте, чтобы подписи одного и того же работника на разных документах визуально не отличались.

Доверенности по-новому: проводим аудит работы с этими документами

Кто имеет право подписывать доверенности в организации

В большинстве случаев доверенность вправе издавать и подписывать руководитель организации. В то же время закон гласит, что учредительные документы (устав) могут содержать указания на других лиц, которые имеют право на издание доверенностей (ст. 185.1 ГК РФ).

Если устав предусматривает создание единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора), то право подписания доверенностей не может быть передано какому-либо лицу. Законодательство и судебная практика относят это полномочие к исключительной компетенции руководителя организации 2 . При этом генеральный директор имеет право делегировать часть своих полномочий своему заместителю. Тот в свою очередь может передать свои полномочия другим сотрудникам компании, если в его доверенности будет предусмотрено право передоверия. Однако делегировать само право издания доверенностей генеральный директор не может.

Совет

Не выдавайте доверенности на длительный срок. Сотрудник может быть уволен или переведен на другую работу

Если устав не предусматривает наличие генерального директора в организации, то право на издание и подписание доверенностей имеет то лицо, которому такое полномочие предписано учредительными документами.

• Скачайте формы

Доброго времени Сергей!

Письмо от налоговой есть?

Вот нашел информацию касающуюся Вашего вопроса!

Доверенность и
приказ

Если
подписанты первичных документов действуют на основании доверенности, то необходимо запросить копию такой
доверенности и проверить ее на соответствие требованиям ст. ст. 185
- 188.1
Гражданского кодекса РФ, а также удостовериться в передаче по ней полномочий на
подписание первичных документов.

Примечание.
О том, как оформить доверенность, читайте на с. 60.

К
сведению. В Письме
Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 была отражена позиция, согласно
которой заместитель директора, исполняющий обязанности директора на время
нахождения последнего в командировке, не может действовать от имени организации
только на основании приказа, необходимо также оформить доверенность. Вопрос,
заданный Минфину России, касался представительства в налоговых правоотношениях
(представлять декларации, пояснения и т.п.).

Действительно,
НК РФ (п. 3 ст. 29
НК РФ) не предусматривает иного порядка оформления полномочий представителя,
кроме доверенности. Однако применительно к подписанию первичных документов, а
также счетов-фактур таких требований нет. Более того, та же ст. 169
НК РФ указывает, что подписант счета-фактуры может быть уполномочен на то
приказом или доверенностью.

Перечень
лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает
руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14
Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ч. 1 ст. 7
Закона N 402-ФЗ, Информация
Минфина России N ПЗ-10/2012).

Следовательно,
подтверждением полномочий на подписание
документов может быть:

Распорядительный документ по организации (приказ, распоряжение, внутреннее
положение о праве подписи на документах);

Либо
доверенность от имени организации.

Положение
об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов в
подтверждение исполнения договора (например, товарных накладных, актов), можно
закрепить в договоре или приложении к нему. Здесь же можно закрепить и подписи
этих лиц.

Мнение.
М. Смольнинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»

Возникает
вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом
(иным распорядительным документом по организации), а когда - выдавать
доверенность?

НК РФ не
содержит ответа на него. Единственное, на что указывает законодатель, - это
альтернативность документов: достаточно одного из них.

На
практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из
них.

1.
Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и
главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не
состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется
на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации
оформляется ее внутренними документами (приказами, иными распорядительными
документами), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих
в ее штате) не распространяются.

2. Приказ
оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей)
руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они
временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во
всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке
упор делается на прямое назначение доверенности - подтверждение полномочий
перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры)
тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами
организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать
счета-фактуры от имени организации. В период замещения временно отсутствующего
работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а
замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому
доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник
действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по
организации.

Как
видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных
обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность
оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление
делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить
следующие основные проблемы:

Избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и контрагентами, поскольку
не исключена вероятность представления по их требованию документов,
подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;

Наряду
с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за
определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления
подписываемых ими счетов-фактур.

Руководство
компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной
ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью
оформляется только предоставление права, но не делегирование напрямую
соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные
обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по
организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых
обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57
Трудового кодекса Российской Федерации) и/или должностную инструкцию работника.
Если же право подписи делегируется не работнику организации, то соответствующие
обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны
в тексте гражданско-правового договора (договора возмездного оказания услуг и
т.п.).

Может
возникнуть ситуация, когда контрагент возразит, что приказом (иным
распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения
внутри организации, а на представительство перед внешними лицами требуется
доверенность. Но налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание
на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.

Таким
образом, можно сделать следующие выводы:

В
случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся
работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять
доверенностью;

При
замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя
организации и/или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права
подписи счетов-фактур:

1)
приказом (иным распорядительным документом) по организации;

2) а
также целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей
(штатное заместительство) в трудовые договоры и/или должностные инструкции этих
лиц;

Если
имеет место делегирование права подписи счетов-фактур на постоянной основе
работнику собственной организации, то целесообразно оформить:

1) приказ
(иной распорядительный документ) по организации;

2)
доверенность от имени организации;

3) а
также отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и/или
должностной инструкции. Причем для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169
НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного
документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной
инструкции больше заинтересован работодатель.

Идентификация лица

Далее следует удостовериться в наличии
подписи на документе именно того лица, которое указано в расшифровке. Данный
шаг необходим, поскольку в последнее время практически ни одна проверка со
стороны налоговых органов не проходит без выявления контрагентов, не
выполняющих свои налоговые обязательства.

Обратите внимание: даже в том случае,
когда руководители поставщиков не отказываются от участия в деятельности
организаций и признают, что являлись их руководителями, налоговые органы
инициируют почерковедческие экспертизы документов, подтверждающие, что подписи
на документах не принадлежат лицам, являющимся руководителями, и на этом
основании отказывают в признании расходов.

Налоговики ссылаются на ст. 252
НК РФ и Постановление
Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами
обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». Под
документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные
документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Не могут
являться основанием для получения налоговой выгоды документы, сведения в
которых неполны, недостоверны и (или) противоречивы. Поскольку подпись на
первичном документе выполнена неуполномоченным лицом (неизвестными лицами),
данный документ содержит недостоверные сведения, следовательно, не может
подтверждать расходы (вычет по НДС).