Какие документы на визу нужны генеральному директору. Оформление справки с места работы для получения визы в чехию. Требования к сумме доступных средств

Согласно правилам современного российского делопроизводства большинство документов организации необходимо заверять печатью. Однако на ряд официальных бумаг эти правила не распространяются. Чаще всего у делопроизводителей возникает вопрос, нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности, на справке 2-НДФЛ и на документах внутреннего пользования (приказах, распоряжениях и т. д.).

Нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности?

По российскому законодательству юридические лица обязаны ежегодно направлять в Фонд социального страхования заявление о подтверждении вида экономической деятельности. Поскольку оно пишется на бланке установленной формы с внесением в специальные графы всех реквизитов компании, заверять документ печатью не нужно – достаточно подписи руководителя (с обязательной расшифровкой). При подаче заявления ответственным лицом территориального органа ФСС ставится штамп и подпись, подтверждающие прием документа.

К заявлению необходимо приложить справку-подтверждение основного вида экономической деятельности. Этот документ также оформляется на специальном бланке и, помимо подписей руководителя и главного бухгалтера, заверяется печатью организации. Печать ставится в левом нижнем углу, захватывая оттиском наименование должностей лиц, подписывавших документ. В том случае, если вы утратили печать или она вышла из строя, можно легко сделать её дубликат по оттиску на бумаге менее чем за 1 час.

Нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года?

В соответствии с Налоговым законодательством РФ юридические лица, в штате которых имеются наемные работники, должны предоставлять в налоговые органы справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на каждого сотрудника в отдельности. Данный документ может быть направлен в одном из двух вариантов:

1. На бумаге.
2. В электронном виде.

В обоих случаях печать не ставится – документ заверяется живой или электронной подписью руководителя организации (либо его заместителя).

Вопрос возник в связи с тем, что до недавнего времени законодательство России обязывало юридические лица проставлять "мокрую" печать на всех документах. Однако с 6 апреля 2015 года согласно Федеральному закону РФ № 82-ФЗ это требование стало необязательным. А в октябре того же года Приказом Федеральной налоговой инспекции Российской Федерации были введены новые правила заполнения формы 2-НДФЛ, согласно которым из самой формы была удалена строчка «М.П.» (место печати). Однако строгого запрета на проставление печати на справке 2-НДФЛ не существует. Не будет ошибкой оформления документа, если руководитель организаций поставит печать на этом документе, но делать это он не обязан.

В 2017 году в законодательство РФ не было внесено никаких изменений относительно оформления этого документа, поэтому на вопрос, нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года, ответ однозначный: нет.

Нужно ли на приказе ставить печать организации?

Нередко у делопроизводителей и специалистов кадровых подразделений возникают сомнения, нужно ли на приказе ставить печать организации. Здесь есть два совершенно четких правила:

1. Приказ – это документ организационно-распорядительного назначения, издаваемый руководителем компании для ее сотрудников. Он может быть следующего содержания:

• о приеме на работу;
• о предоставлении очередного, ученического или декретного отпуска;
• о переводе работника на другую должность;
• о выплате премий по результатам работы;
• об увольнении.

Поскольку приказ является документом внутреннего пользования, созданным в самой компании, печать на него не ставится.

2. Однако в случае, когда работником компании, другим юридическим лицом или государственными органами запрашивается копия приказа, документ приобретает статус исходящего. В этом случае его необходимо заверить печатью организации.

Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.

Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.

Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.

Всего выделяют три основные разновидности печатей:

• простые
• имеющие такое же значение, что и гербовые
• сами разновидности с гербами

Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.

Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в .

Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.

Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, с регистрационным номером.

О месте расположения оттиска печати

Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части. Обычно – там же, где свою подпись ставят директора. Печать может частично закрывать обозначение должности. Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой.

На иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать. Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях.

Для чего именно нужны печати?

Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.

Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.

Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:

• Правила с инструкциями, описанием положений и расписания штата. И любые другие нормативные локальные акты
• Письма на гарантию после доставленных товаров, выполненных работ
• Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий
• Справки и копии, взятые из архива
• Удостоверения служебного типа
• Грамоты и свидетельства, которые создаются специально для работников
• Представления и ходатайства, которые привязаны к награждениям
• Обязательны для и рекомендаций с мест работы
• Для командировочных удостоверений
• Для актов
• При составлении трудовых договоров вместе с дополнительными соглашениями, гражданско-правовых документов, договоров на полную материальную ответственность

Правила заверки документов в делопроизводстве

Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

Сначала определяются с , которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

Оптимальное решение – сделать подобную приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

Немного об использовании и хранении

У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

Специальный ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.

Постановка печатей на приказах

Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.

Заверение печатью обязательно только для тех , которые идут во внешние организации. Например, этого могут требовать некоторые банки. Вообще каждая организация вправе сама определить, на каких именно внутренних документах печать обязательно нужно поставить.

Больше о печатях в делопроизводстве

Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы на практике утвердить список с документами, требующими печати. Отдельного приказа или требует список должностных лиц, у которых есть право расписываться на документах.

Для юридических лиц печать тоже становится обязательной. Акты о несчастных случаях на производстве, журналы и книги, доверенности – вот лишь небольшой список бумаг, которые требуют применения данного материала. Использование печатей в делопроизводстве упрощает ведение бизнеса. Более того, отсутствие печати усложняет решение множества задач.

Некоторым юридическим лицам необходимо по закону иметь этот инструмент, вне зависимости от того, планируется ли использовать его на практике. Для общественных организаций и кооперативов, например, это не обязательное требование. В трудовых книжках печати ставятся лишь в трех ситуациях:

1. Когда документ оформляется в первый раз.
2. Если меняются анкетные данные сотрудника.
3. Если происходит увольнение.

Единственная серьезная проблема в настоящее время – отсутствие правил аннулирования ошибочно поставленных печатей.

На печатях разрешается использовать товарные знаки и фирменные наименования, если это не нарушает прав других лиц. Благодаря этому у руководства появляется дополнительный инструмент для индивидуализации. Это помогает выделиться на фоне конкурентов. Право на использование товарного знака возникает сразу после того, как завершена его . Изготовить печать для организации можно в любой фирме, которая представляет соответствующие услуги. Допустимо использование дополнительной защиты от создания подделок. Для этого наносят рисунки, которые остаются видимыми, либо невидимыми.

Каждый руководитель сам решает, использовать печать, или отказаться от нее. Некоторые нормативные акты обязательного использования печати вообще не предусматривают.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Интересно бы понять, сколько всего гербовых печатей может быть по закону на одном предприятии. Часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда кем-то выдаются справки предприятия с гербовой печатью, хотя предприятие уже давно закрыто.

Ответить

Много лет проработал делопроизводителем в государственной организации. Особые требования предъявлялись только к гербовым печатям. их нужно было утверждать в вышестоящей организации. К уничтожению тоже предъявлялись особые условия. А вот простые печати можно было заказывать сколько угодно штук.

Ответить

Подробнее о том, когда нужна печать на документах, см.: 2010, № 9, с. 73

Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговикиПостановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008 . Выясним, правомерны ли подобные претензии.

Можно ли иметь дополнительные печати

Сомнения в действительности заверенных дополнительной печатью документов возникают из-за того, что Законы об ООО и АО указывают на обязанность общества иметь «печать», а не «печати» ; . Но ведь и запрета иметь дополнительные печати нет. Суды с этим согласныПостановления ФАС ЦО от 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48 ; Третьего ААС от 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009 ; Четвертого ААС от 14.12.2009 № А78-4869/2009 и даже признают наличие нескольких печатей обычаем делового оборотаПостановление Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009 .

Как может выглядеть дополнительная печать

Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

1п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» ; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

На каких документах можно ставить дополнительную печать

Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

Мнение читателя

“ Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили - сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз” .

Юлия,
бухгалтер, г. Москва

ПРАВИЛО 1. Специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печатиПостановления ФАС ПО от 29.06.2009 № А06-6474/2008 ; Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009 .

ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначениемПостановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10 ; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340 . К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала - на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документовПостановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010 .

ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещаетПостановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10 . Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

• доверенность от имени организациип. 5 ст. 185 ГК РФ ;
• договорып. 1 ст. 160 ГК РФ ;
• налоговые декларации и расчеты по страховым взносам (форма РСВ-1 ПФРутв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н и форма-4 ФСС РФутв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 № 156н );
• справки по форме № 2-НДФЛутв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ ;
• представляемые в ИФНС по требованию налоговиков документып. 2 ст. 93 , пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ ;
• унифицированные формы первички, предусматривающие реквизит «Место печати» (например, накладная по форме № ТОРГ-12утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 , акты по форме № КС-2 и КС-3

Закон № 82-ФЗ, изданный 06.04.2015, отменил обязанность компаний применять печать ООО и перевёл её в разряд добровольных атрибутов. Статья 2 закона «Об ООО» теперь звучит так: «Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему».

Нужна ли печать ООО

На самом деле, отказаться от этого атрибута юридического лица станет возможным ещё нескоро. Причины этому следующие:

1. Статья 2 закона «Об ООО» теперь содержит такую оговорку: «Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать». Это означает, что вновь принятый законодательный акт федерального уровня может ввести её обязательное применение в какой-либо ситуации.
2. Изменения о добровольном использовании штампов внесены в некоторые нормативно-правовые акты, но другие по-прежнему обязывают их использовать. Так, оттиск всё еще необходим в и в приходных . Надо дождаться, когда упоминание об обязательности печати будет удалено из других актов, а пока в некоторых ситуациях без неё нельзя обойтись. Конечно, ведомства отметили факт отмены, поэтому дают собственное толкование возникающих спорных ситуаций. Так, Роструд разрешил подтверждать записи в трудовых книжках не круглыми оттисками, а штампами кадровой службы.
3. Если контрагент по сделке не отказался от печати, то при заключении договора он вправе требовать её использования и от вас. В таком случае сделка может не состояться, ведь стороны должны прийти к согласию относительно всех договорных условий.

В отношении документов, направляемых в налоговые органы (декларации, отчёты, справки), ФНС России сообщает, что независимо от внесения изменений в приказы налоговой службы, они принимаются как со штампом фирмы, так и без него (письмо от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@).

Кроме того, теперь по умолчанию признается, что организация не использует печать. Если же это не так, то в уставе обязана содержаться информация о её наличии (статья 2 закона № 14-ФЗ). Опять же, непонятно, в какие сроки надо изменить устав, если такой формулировки там не было. Ничего не сказано и об ответственности за нарушение этой нормы и о том, является ли печать организации легитимной, если в уставе о ней не говорится. Получается, что намерение законодателей упростить документальный оборот только добавило бизнесменам вопросов и хлопот.

Государственный реестр

Особый порядок регистрации предусмотрен только при использовании гербовых изображений, а официальный учёт печатей коммерческих структур не ведётся. Тем не менее, какое-то время такой реестр существовал, но только для Москвы. В 1998 году было издано распоряжение московского мэра Юрия Лужкова о создании при регистрационной Палате г. Москвы городского реестра.

Всех московских бизнесменов обязали зарегистрировать печати в этом реестре, за что взималась госпошлина. Это было своего рода самоуправство столичного градоначальника, потому что ни в каком другом регионе РФ такого порядка учёта не было. Федеральная налоговая служба, в чьей компетенции находятся вопросы регистрации субъектов предпринимательской деятельности, потребовала отменить ведение московского реестра. Произошло это только через 7 лет - в феврале 2005 года.

Хорошо это или плохо, но в 2019 году государственного федерального реестра такого важного для юридического лица атрибута не существует. Чтобы заказать клише, достаточно передать по интернету или телефону название фирмы, коды ИНН и КПП, место нахождения. Никаких официальных документов для заказа не требуется, хотя некоторые изготовители запрашивают копии свидетельства о регистрации.

Конечно, при нынешнем развитии технологий можно заказать не только клише по своим реквизитам, но и любой другой организации по образцу. К сожалению, оттиск на бумаге не всегда гарантирует легитимность и принадлежность определённому юридическому лицу.

В Уголовном кодексе РФ установлена ответственность по статье 327 за подделку документов и штампов, срок наказания - до двух лет лишения свободы. Если вы хотите гарантированно защитить деловые бумаги и содержащуюся в них конфиденциальную информацию, то для этого стоит использовать .

Изготовители штампов тоже не стоят на месте, предлагая такие способы защиты от подделок:

• лазерная гравировка с полутоновыми рисунками и фотографиями;
• специальный шрифт, разработанный по алгоритму для конкретного заказчика;
• многоцветная флэш-технология;
• гильоширные сетки из линий толщиной менее 0,1 мм;
• защитные элементы по ГОСТ Р 51511-2001, которые используют для гербовых штампов;
• контрольные метки (микроповорот, микросмещение, микродеформация отдельных букв или их элементов; имитация дефекта клише, следа от пылинки, заплыва краски, брызг, клякс; включение отдельных букв с иным шрифтом);
• УФ-метки, видимые только в ультрафиолетовом свете;
• химические метки;
• рельефное клише с тиснением;
• скрытые изображения;
• двумерный штрих-код стандарта Data-Matrix.

Чем больше степеней защиты, тем дороже обойдётся изготовление. Но пока приходится в деловом обороте использовать этот символ юридического лица, надо принять все меры для его сохранности и невозможности подделать изображение.

Какой должна быть печать

Законодательство не устанавливает обязательные требования к печати организации. В предыдущей редакции статьи 2 закона об обществах с ограниченной ответственностью говорилось только про наличие в реквизитах полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (населённый пункт) ООО. Сейчас же формулировка сокращена до «…печать, штампы и бланки со своим наименованием». Так что, можно считать, что никаких официальных требований к форме и реквизитам штампов коммерческих структур не существует.

Однако, если посмотреть, как выглядят оттиски на документах разных фирм, можно увидеть их явное сходство между собой: по размеру и содержащейся информации. Оно вызвано тем, что профессиональные изготовители часть клише разрабатывают по ГОСТ Р 51511-2001, предназначенного для гербовых изображений. Соответственно, оборудование и стандарты работы для них применялись и для коммерческих заказчиков.

Важно: размещать герб РФ вправе только определённый круг лиц: федеральные органы власти; государственные органы, организации, учреждения; органы ЗАГСА.

Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:

• круглый - окружность диаметром 38-42 мм;
• треугольный - равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм;
• прямоугольный - прямоугольник со сторонами размером от 35-50 мм до 70-100 мм.

Относительно информации, обязательной для указания на клише юридических лиц, приводились такие требования:

• полное наименование на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
• местонахождение (населённый пункт);
• номер государственной регистрации.

Угловые штампы, кроме того, должны содержать полный юридический адрес и номер телефона. В добровольном порядке указывалось также наименование предприятия на языке народов Российской Федерации или иностранном языке, а также зарегистрированный товарный знак.

Образец печати ООО, обычный для делового оборота в России, выглядит так.

Идентификационный символ вашей компании может быть каким угодно, но излишний креатив все-таки лучше оставить для внутреннего пользования.